T3. GESTION COMPRAS. Tramitación de la documentación de compra

Tramitación de la Documentación de Compra de Mercancías

• El tema trata sobre la gestión de la documentación necesaria para una transacción de compraventa.
• Se deben conocer los contratos de suministro, su contenido y las obligaciones para ambas partes.
• Se deben comprender las tareas administrativas para documentar una transacción de compraventa.
• Se deben identificar los documentos obligatorios y no obligatorios en una transacción.
• Se debe estudiar la fiscalidad aplicada a las transacciones.
• Se deben identificar los métodos de pago más comunes entre empresas.

Objetivos del Tema

• Aprender a gestionar toda la documentación generada a partir de un acuerdo de compraventa.
• Conocer los contratos de suministro y sus obligaciones para ambas partes.
• Comprender las tareas administrativas para documentar transacciones.
• Identificar documentos obligatorios y no obligatorios.
• Estudiar la fiscalidad de las transacciones.
• Conocer los métodos de pago más habituales.

El Contrato de Suministro

• Es un acuerdo entre dos partes (proveedor/suministrador y cliente/suministrado).
• El suministrador se compromete a brindar un bien o servicio de forma periódica.
• Se considera una compraventa continuada con entregas repartidas.
• Se establecen las condiciones y periodicidad de las entregas.
• Debe incluir los elementos materiales como el precio y forma de pago y la entrega.

Elementos Personales de las Partes en un Contrato

• Se refieren a la identificación del suministrador/proveedor y el comprador/suministrado.
• Las partes pueden ser personas naturales (físicas) o personas jurídicas (colectivos).
• Los mayores de edad con plena capacidad contractual; pero aquellos incapacitados o menores de edad bajo tutela.
• Los menores de 16 con emancipación pueden contratar.

Elementos Materiales o Reales

• El objeto: lo que se vende. (Bien, servicio o derecho.)
• El precio: importe que el comprador paga.
• La entrega: frecuencia y periodicidad según el contrato.
• La duración: tiempo determinado o indeterminado.
• La forma de pago.

Elementos Formales

• La forma del contrato: si es oral o escrita.
• Las obligaciones de cada parte.
• Las posibles consecuencias por incumplimiento contractual.
• Las cláusulas contractuales. (específicas a cada caso)

Pliego de Condiciones de Aprovisionamiento

• Es un documento con las cláusulas que regulan el contrato en detalle.
• Es un documento exhaustivo y obligatorio para contratos de obra, servicios, o concesión administrativa.
• Se publica con transparencia en los medios de comunicación específicos de cada administración.

Claúsulas Habituales en Contratos de Aprovisionamiento

• Objeto y cantidad descrita del contrato.
• Plazos y forma de pago.
• Lugar, frecuencia y método de entrega de los bienes.

Técnicas de Comunicación en la Tramitación de Compras

• La comunicación se presenta en varias formas (escrita, verbal y no verbal).
• Elementos fundamentales de la comunicación: emisor, mensaje y receptor.
• La importancia de la codificación, el medio y la descodificación.
• Tipos de comunicación (interna y externa).

Características de la Comunicación Verbal

• El uso de las palabras.
• El tono de voz: expresión de emociones y estado de ánimo.
• El volumen de voz para transmitir prioridades.
• Tiempo de pausas y silencios para enfatizar el mensaje.
• Descodificación del mensaje.
• Comunicacion eficaz para una negociación.

Características de la Comunicación No Verbal

• Lenguaje corporal: gestos, expresiones faciales y postura.
• Contacto visual y distancia interpersonal.
• La importancia de la comunicación no verbal cuando el lenguaje es diferente.

Gestión Administrativa de Pedidos

• Consiste en la gestión correcta de cada orden de compra, desde la recepción hasta la entrega.
• Incluye pasos como la asignación, el cumplimiento y la gestión del inventario.
• Habilidades requeridas para una correcta gestión.

Catálogo de Productos

• Es una herramienta de marketing que presenta los productos.
• Puede ser físico o digital.
• Se clasifican en las áreas: básica y complementaria.
• Las ventajas del formato digital son la constante actualización y la reducción de costes.
• El catálogo permite organizar y comunicar los productos.

Ofertas

• Se anuncian los productos en oferta.
• El catálogo puede ser físico o bien por medios digitales.
• Se detalla el producto y el descuento.

Órdenes de Compra y Pedido

• Es un documento de compraventa que detalla la cantidad y tipo de mercancía.
• Formaliza la transacción y las expectativas entre ambas partes.

Registro y Archivo de Documentos

• Las facturas son documentos obligatorios.
• Otros documentos como los albaranes de entrega, cartas de portes (y otras) son complementarias e importantes para la gestión de la empresa.
• Los documentos deben ser guardados durante un tiempo determinado , normalmente 4 años desde su emisión.
• La forma de archivo (digital o papel) depende de la empresa.

Albaranes de Entrega

• Es un documento que contiene una lista de los productos entregados.
• Incluye la información esencial: nombre del artículo, cantidad y precio.
• Sirve como comprobante de entrega para el cliente.

Carta de Porte

• Documento emitido para un envío de mercancías (cuando se requiere un transportista externo).
• Identifica a las partes involucradas: remitente, destinatario y transportista.

Facturas

• Registra la información económica de una transacción de compraventa.
• Obligatoria en la compraventa.

Medios de Pago

• Al contado; efectivo.
• Transferencia bancaria.
• Domiciliación bancaria.
• Cheque.
• Tarjetas bancarias
• Otros medios electrónicos.

Pago Aplazado o a Crédito

• El pago se realiza en un momento posterior a la entrega o servicio.
• Es método de pagos frecuente en transacciones B2B. (Entre empresas)

Letras de Cambio y Pagarés

• Son instrumentos de pago que implican un plazo para el pago.
• Se utilizan en las relaciones entre clientes y proveedores cuando el pago se extiende en el tiempo.

Notas de Gastos

• Es un documento donde los trabajadores detallan los gastos por motivos de negocio.