Compras y Ajustes p.Ex. PDF

Compras Dentro de nuestro trabajo, el registro de LAS COMPRAS es una de las fases de mayor importancia, ya que, si no te proporcionan los colaboradores los DOCUMENTOS DE COMPRAS, es imposible determinar con EXACTITUD LAS VENTAS de los productos que medimos en el Mercado. Para la obtención de docum...

Compras Dentro de nuestro trabajo, el registro de LAS COMPRAS es una de las fases de mayor importancia, ya que, si no te proporcionan los colaboradores los DOCUMENTOS DE COMPRAS, es imposible determinar con EXACTITUD LAS VENTAS de los productos que medimos en el Mercado. Para la obtención de documentos de Compra, debes explicar al colaborador la necesidad que tienes de revisar toda la documentación, siendo de vital importancia que nos provea de la documentación, ya que esta respalda la adquisición o recibo de mercadería. Estas pueden ser facturas, guías de despacho, notas de ventas, transferencias, compras por WhatsApp, aplicativos, etc., así como donaciones o bonificaciones de productos que estén en estudio o no. En ocasiones resultará difícil que algunos de los colaboradores te guarden y/o permitan revisar el 100% de la facturación, por lo que deberás hacer labor de convencimiento, siendo amable, diplomático, mostrando seguridad en tus peticiones y estar convencido de que puedes lograr lo que estás solicitando, para que realmente la información de compras que te proporcionen esté completa. Favorecerá tu trabajo si estableces una buena relación con el propietario, gerente y/o encargado del establecimiento y te ganes su confianza. Variables a Considerar: Compras Directas: Al Fabricante o distribuidor autorizado Compras Indirectas: Distribuidoras, Mayoristas u otros 3.4 Definición de Compras Denominamos compras a todos los documentos de entrada de mercadería que tienen los negocios. Estos documentos o facturas son los que nos permiten conocer cuánto ha comprado un negocio durante un período determinado de tiempo. Siempre tomaremos compras para períodos Mensuales (30 días), aunque en todos los casos podamos adelantarnos y hacerlas mes a mes. Tomar en cuenta que también debemos revisar las compras que se realicen por medios digitales como WhatsApp, Aplicativos, Páginas Web y Correos. Antes de comenzar la revisión de las facturas o documentos de compra, ten en cuenta lo siguiente: 1\. Determina las fechas que cubre la Auditoria es decir el mismo día de la Auditoria anterior, hasta la fecha de la Auditoria actual. 2\. Deberás realizar un seguimiento continuo a los volúmenes e importancia de las compras documentadas vs las no documentadas. 3\. Todos los proveedores de mercadería de la tienda deben ser identificados en el primer FULLAUDIT del negocio 4\. Identifica, con la autorización del colaborador, todos los lugares en donde puedas encontrar compras incluyendo a su contador. Estos debes identificarlos y registrarlos en tu formato 185, así podrás crear un fácil acceso para obtener la información para ti o para cualquier otro Auditor de Campo en visitas de periodos posteriores. 5\. Para aquellos productos con bajo nivel de documentación de compras, debes tener presente el uso del calendario, en donde junto con el colaborador te permita realizar ajustes más precisos y reales de las compras del periodo. UN ALTO NIVEL DE AJUSTES BASADO EN LA MEMORIA DE TU COLABORADOR NO ES UNA INFORMACION CONFIABLE Y ACEPTABLE. 6\. Toda factura, nota de venta, nota de crédito, registro diario de compra, compra de medios digitales deben ser registradas como Compra Documentada (Pantalla Compras), de lo contrario como Ajuste Compra (Pantalla Ajustes), con la ayuda del colaborador, las compras que sean obtenidas por medios digitales deben ser guardadas en alguna ruta que permita alguna validación posterior 7\. Cada factura o registro debes marcarlo físicamente (signo Delta encerrado en círculo) así podrás asegurar que estas fueron registradas y que el documento completo fue auditado. 8\. Las notas de crédito (devoluciones) y las transferencias de mercadería deben ser identificadas y auditadas apropiadamente, es decir, toda mercadería devuelta por la tienda al proveedor o traspasada a otro local o a otro lugar, debe ser ingresada como crédito. 9\. Consulta con el colaborador los documentos de compras y verifica que está en su totalidad la documentación que requieres, de acuerdo con las fechas de visitas de la tienda. 10\. Ordena la documentación por fecha, por proveedor o producto, para agilizar el registro de las compras. 11\. Para cada Auditoria, deberás hacer un seguimiento por fecha de las facturas encontradas vs. las facturas que esperabas recibir por cada proveedor, esto lo obtendrás de acuerdo con la frecuencia de compras de la tienda la cual será proporcionada por el colaborador, así podrás detectar las facturas faltantes y lograrás una mayor precisión en los ajustes. 12\. Recuerda que siempre debes demostrar una alta calidad y profesionalismo en la toma de la información de cada una de tus tiendas, para cada período. 13\. La calidad de tu trabajo será medida y evaluada por tu jefe directo en las supervisiones que realice en tus tiendas. 14\. Cuando te encuentres con el caso de que en el periodo anterior has omitido alguna compra, deberás cerciorarte e incluirla a través de ajuste factura omitida. 15\. Dependiendo del tipo de negocio en el que estemos haciendo la Auditoria, la documentación puede cambiar; por lo tanto, cada Auditor de Campo es responsable de conocerla, interpretarla y leerla. 16\. En el caso de encontrar compras provenientes de Supermercados, Automercados, etc. Las mismas serán consideradas, pero se excluirán los productos que sean marcas propias de estos. 3.5 Verificación de Documentos de Compras Una vez que tengamos todos los documentos de compra para el período en nuestro poder, podemos iniciar la verificación y registro de las informaciones contenidas en los mismos. La información que se debe considerar de los documentos de compra son las siguientes: Fecha de Entrada Debe tener un cuidado especial en la fecha de entrada de la mercadería al negocio, ya que es a partir de ese dato que el producto comienza a ser estudiado dentro del período. Normalmente, los documentos de compra contienen varias fechas, por ejemplo: de emisión, de vencimiento, y la de recibido de la mercadería. La fecha que nos interesa es la de entrada o recibido en el local de la muestra, en algunos casos la emisión equivale a la entrada. Productos contenidos A continuación, debemos identificar los ítems contenidos en el documento, marcando con un "visto" aquellos que son parte de nuestro estudio (ítems en condición FA). Identificar un ítem significa conocer la marca, el tamaño, el envase y el tipo, según definición de las Categorías de Productos. Cantidad de Unidades de Compra Una vez identificados los productos, debemos verificar la cantidad de unidades de compra de cada ítem en estudio y proceder al registro de estas cifras en el Receptor, y corta con dos pequeñas líneas paralelas el "visto" hecho para el ítem identificado, una vez que este fue registrado en la pantalla de compras de la tienda. Esto te permitirá saber que lo has ingresado. Una vez registrados los ítems contenidos en el documento completo, haremos un delta circulado en la esquina inferior derecha del mismo, indicando así que este documento fue totalmente revisado y registrado por el Auditor de Campo. Este signo debe realizarse en todos los documentos que pasen por las manos del Auditor de Campo, y no solamente en aquellos que contengan ítems estudiados. Esto se hace para no tener que ver dos veces la misma documentación cada mes que la revisamos. 3.6 Tipos de Compra La función destinada al ingreso de compras está dividida en dos: una para registrar las compras directas y otra para registrar las compras indirectas, cuya separación llevamos a cabo de acuerdo con el requerimiento de nuestros clientes. Dentro de las variables reportadas a los clientes, existe una de fundamental importancia que dice relación con las compras realizadas a los detallistas a través de su propia fuerza de ventas (compras directas) o las realizadas a través de distribuidores y/o mayoristas (compras indirectas). Esta información permite a los clientes identificar las coberturas de distribución directa o indirecta de sus productos, de ahí que la clasificación por parte del Auditor de Campo de esta condición de compra, No Puede Ni Debe estar mal reportada. Definición Compras Directas: Son aquellas gestiones de abastecimiento que el comerciante detallista realiza directamente a los Fabricantes, los cuales través de sus propios esfuerzos de venta y/o a través de Distribuidores Exclusivos para los negocios detallistas, hacen esto posible. La documentación en estos casos está identificada con el nombre del fabricante, razón social, su imagen corporativa, fotografías identificando la canasta de productos que venden y distribuyen y/o el detalle del mix de productos que venden y distribuyen. Definición Compras Indirectas: Contrario a lo anteriormente establecido, se definen como aquellas gestiones de abastecimiento que realizan las tiendas a través de distribuidores no exclusivos, conocidos generalmente como Mayoristas, grandes supermercados, vendedores ambulantes, los mercados municipales, etc. La documentación en estos casos suele ser un tanto informal, puede o no identificar el nombre del mayorista o distribuidor. Es necesario consultar siempre al colaborador en los casos que esta información no pueda ser identificada. 3.7. Sistema de Archivo Algunos establecimientos guardan sus facturas de compra en orden y en un sólo lugar; pero también existen otros que no cuentan con la misma disciplina. En estos últimos, es conveniente que revises todos los lugares para asegurarte que has reunido toda la facturación que necesitas: En gancheras, tras o bajo los productos Documentos pendientes de pago, es decir todavía no han sido cancelados En la oficina del contador En el domicilio del propietario para su corrección o pago En el área de ventas para su revisión o marcaje de precios. "Investigando y Preguntando al Dueño o Encargado de la Facturación de Cada Tienda, Conocerás Todos Estos Lugares" 3.8. Consideraciones Especiales en las Compras Duplicidad de documentación: Existen algunas prácticas en donde el colaborador separa el documento original del duplicado, o bien en ocasiones un mismo envío es facturado dos veces, lo que llevaría a un posible error de duplicidad, en casos como estos el auditor deberá colocar COPIA para evitar duplicar las compras. Compras documentadas sin Inventario: Cuando se encuentren compras en documentos que no tengan presencia del ítem físico en la tienda no se debe registrar NE (No encontrado) sin antes haber revisado con su As o QCT su inclusión en caso de alguna duda, solo se podría aplicar el NE para ítems nuevos en la tienda, ítems nuevos en el mercado o que tengan atributos muy difíciles de interpretar, la idea de esta indicación es no perder volúmenes de compras sin antes analizar las situaciones diversas. Para aquellos ítems que no se encuentren presentes en la sala de ventas deberá colocarse las cantidades halladas de acuerdo con su descripción, en los casos sea difícil saber a qué ítem corresponde, se deberá consultar al AS o QCTE apoyándose con las fotos, solo cuando tenga atributos o variedades difíciles de interpretar que correspondan a lanzamientos de novedades no se registrara, ya que como es sabido para estas creaciones siempre se necesita tener el ítem en físico Chequeo de toda la Documentación: Debes chequear cada una de las facturas para que no omitas ningún dato. Aún los documentos que creamos no corresponden a los rubros propios del negocio, deben ser chequeados, revisados y marcados para evitar omisiones. Ilegibilidad: Hay facturas que, debido a la mala escritura o el uso de abreviaturas no conocidas, resultan ilegibles y por consiguiente difíciles de identificar. Tú debes hacer todo lo posible por descifrarlas: en caso de no poder hacerlo, consulta con el propietario o encargado para que te ayude, debido a que nunca debes dejar pasar por alto facturas que no se puedan leer. (Puedes estar omitiendo información) Cajas Cerradas con Unidades Originales: Hay facturas en las que indican compras de cajas cerradas sin especificar la cantidad de unidades que contienen. Un elemento de apoyo es la división de los valores totales v/s valores unitarios, pero en definitiva siempre se deberá recurrir al propietario o encargado del establecimiento para que te ayude a descifrar la cantidad de unidades contenidos en dichas cajas. Mercadería Regalada por el Fabricante (Bonificaciones): Encontrarás facturas en las que el proveedor está obsequiando mercadería al tendero, para estos casos también deberás registrarla como compra. Ej.: Si una factura indica 20 cajas de Nescafé de 170 grs, de 12 tarros cada una y se entregan 4 cajas más sin cargo, deberás registrar en la sección de compras el total de 24 cajas. De hallarse algún ítem que se bonifique de una CP que no se mida en la tienda con un ítem que sí se mide, se debe registrar un comentario en el ítem que se mide sobre lo que se está regalando. Compras Compartidas: Son aquellas donde dos o más colaboradores se unen para comprar gran cantidad de productos en un solo documento, para esto debes consultar al colaborador cuantas de estas compras son para su negocio y destinar la cantidad para el ingreso al colector, se debe escribir en alguna parte del documento la cantidad que quedo para el negocio para su posterior validación. 3.9 Diario de Compras Es un formulario que Usted debe dejar en las tiendas en las que no es posible colectar documentos de compra. Esta herramienta, es para que sea llenada por el colaborador, anotando los ítems, cantidades de compra, las fechas en que se abasteció y el lugar de procedencia donde adquirió los productos. Los registros de este documento se deben considerar como COMPRAS DOCUMENTADAS. Cuando la compra sea INDIRECTA, solicite al colaborador que encierre la cantidad en un círculo, para que Usted pueda distinguirlas de las compras DIRECTAS. El Diario de Compras no deberá tener ningún dato de la tienda como Nombre, Dirección o Ubicación de la tienda   3.10. Créditos o Anulaciones de Compra Se consideran como tal, las notas de crédito, devoluciones o traspasos de mercadería, que no constituirán actos de venta en la tienda. Es de gran importancia que se registren todos aquellos créditos (en la Pantalla Compras) que se lleven a cabo en los establecimientos que audites. Si por alguna razón se omiten estos datos, estaremos afectando la información que ofrecemos a nuestros Clientes. Se debe asegurar que, al utilizar los créditos, la información final sea consistente con las ventas de la tienda. Asegúrate que, al registrar los créditos, correspondan al período de estudio, pues no puede salir de la tienda más mercadería de la que ha ingresado; cuando esto sucede se da lugar a ventas negativas por omisión de documentación de compras, produciéndose aparentemente un exceso en los créditos. Cualquier devolución que tenga 2 o más períodos de antigüedad, no debe ser registrada. ¿Qué documentación se debe considerar como Crédito? Mercadería devuelta al fabricante o mayorista Mercadería cambiada por otra Transferencia a otros establecimientos No se considera como crédito o devolución la mercadería usada o consumida por el dueño del establecimiento independientemente de la cantidad. La excepción es: Cuando se compran productos que no maneja la tienda y que son de exclusividad del consumo del colaborador, solo se debe indicar en la boleta. 3.11. ¿Dónde Trabajar al registrar las facturas de compra? Todos los documentos de compra con los que vas a trabajar son propiedad del establecimiento que estás auditando, por lo que no tienes derecho para retenerlos en tu poder. Tendrás que trabajar con los documentos mencionados donde el propietario te lo indique. Está estrictamente prohibido sacar los documentos fuera del área considerada como propiedad del establecimiento, solamente en casos muy especiales y contando con la autorización expresa del dueño podrás sacar del lugar los documentos de compra para trabajar con ellos, posteriormente debes devolverlos completos y ordenados. Esto debe ser informado con anterioridad a tu Supervisor directo. Ajustes A pesar de las acciones que hemos tomado para evitar cualquier error, en ocasiones y por necesidades específicas de las tiendas que se visitan, se hace necesario tomar medidas correctivas, como realizar algún tipo de ajuste. Algunas de las razones principales para realizar ajustes pueden ser: Falta de documentos de compra en la visita actual. Omisión de documentación en la visita anterior. Mercadería omitida en el inventario anterior. Error por parte del Auditor de Campo en compras o inventario en la visita anterior. "Toda información de compras no documentadas debe ser ingresada como ajustes" Sin Documento. SD Cuando encuentres un negativo en ventas o una venta baja sin explicación alguna, con respecto a las tendencias de venta de hace 1 y 2 meses y al investigar con el colaborador, te informa haber comprado mercadería en el último mes, pero no conserva el documento que ampara la adquisición, aunque recuerda perfectamente la cantidad comprada, en estos casos deberás realizar este tipo de ajuste de compras. Para determinar la cantidad de ajuste, deberás tomar en cuenta las siguientes consideraciones: Cantidad del negativo Tendencias de venta de hace 1 y 2 meses Métodos de compra del colaborador (docenas, cajas, medias cajas, etc.) Número de unidades que contiene cada caja Tiempo transcurrido entre la última visita y la actual Campañas promocionales del artículo durante el período Temporalidad del producto Si el colaborador realiza compras directas o indirectas Fab (SD) Sin Documento Aplica para aquellas compras que se realicen en distribuidores exclusivos o fabricantes de las que el tendero no haya guardado sus documentos May (SD) Sin Documento Aplica para aquellas compras que se realicen en Mercados, Mayoristas, Ambulantes o cualquier otro intermediario de las que el tendero no haya guardado sus documentos Compra Estimada. CE Cuando encuentres un negativo en ventas o una venta baja sin explicación alguna, con respecto a las tendencias de venta de hace 1 y 2 meses y al investigar con el colaborador del establecimiento, te informa haber comprado mercadería en el último mes, pero no recuerda la cantidad comprada, ni conserva los documentos que amparan dicha adquisición (facturas o anotación en el block de compras) deberás realizar este ajuste con ayuda del colaborador Fab (CE) Compra Estimada Aplica para las compras de los fabricantes directos o distribuidores exclusivos May (CE) Compra Estimada Aplicara para compras de Mayoristas como mercados, distribuidores, ambulantes, etc. Para evitar estimaciones de compras ligeras, se aplicará un análisis de los proveedores junto al calendario, que permitirá conocer desde un principio en cada tienda la lista de proveedores y la frecuencia con que el negocio realiza sus compras. Esta información sirve de control al Auditor de Campo, al revisar las facturas del negocio, permitiéndole identificar los documentos posiblemente faltantes en un determinado período y para un determinado proveedor. Con esta información se puede llegar a precisar con mayor acierto el número de documentos faltantes, así como las cantidades de compras realizadas. Factura Omitida. FO o NOP Las compras omitidas en el periodo anterior deben ser registradas como ajustes de compras del periodo actual, el valor de compra a ingresar en el período actual debe ser la cantidad total encontrada en el documento de compra. "Al realizar este procedimiento notarás que las ventas de hace 1 mes aumentarán si es que el valor de compra omitido supera al valor de compra ajustado el periodo anterior." Todas las facturas omitidas con 2 períodos o más de antigüedad, deberás ignorarlas, pero reportarlas al AS o QCTE Stock Omitido EOP Cuando en la verificación de un ítem encuentres un negativo y se tiene la certeza de que el negocio no compró durante el período y se verifica que la mercadería encontrada tiene un mayor tiempo que el período que me encuentro auditando. Al registrar una cantidad en el Campo del ajuste EOP, se incrementará el inventario anterior. TRANSFERENCIA DE ITEM CEP Algunos productos, debido a semejanza de empaque, tamaño de envase, factura ilegible, etc. son incluidos erróneamente en ítems de otros productos, esta opción permite la corrección, ajustando los datos del período anterior en los ítems correctos del período actual. Procedimiento: Si detectas o te indican que el ítem al que le estás registrando información es un ítem inexistente, erróneo o duplicado procede a realizar un ajuste CEP aplicando los siguientes pasos: Identifica el ítem erróneo o inexistente al que se le registró información que no le corresponde. Aplica un crédito por la misma cantidad del inventario previo. Da de alta el ítem correcto si no existe en el archivo de la tienda. Transfiere la cantidad del inventario anterior (previo) del ítem erróneo o inexistente al correcto, selecciona el + Ajuste Mayorista CEP, del ítem al cual le corresponde esta información. Registra inventario, compras y determina ventas en el ítem correcto. Registrar un Comentario al ítem correcto, para justificar la cantidad ingresada ya que no es un ítem nuevo (TI + NANKEY del ítem del que se transfiere). Registrar un Comentario al ítem errado, para justificar el crédito (TI + NANKEY (número de identificación del ítem al que se transfiere). Al registrar una cantidad en el Campo del ajuste TI, se incrementará el inventario anterior y por consecuencia las ventas actuales.