Proceso de Dirección y Control en Administración

Proceso de Dirección

• Consiste en coordinar las actividades individuales y grupales para lograr los objetivos de la organización.
• Sus componentes principales son la comunicación efectiva, la toma de decisiones adecuada y la motivación/liderazgo para alinear esfuerzos hacia metas comunes.

Actividades del Proceso de Dirección

• Asignar tareas específicas a los empleados.
• Supervisar actividades para asegurar cumplimiento de estándares establecidos.
• Resolver conflictos entre miembros del equipo.
• Motivar a los empleados para mejorar su desempeño.
• Proporcionar retroalimentación continua sobre el progreso hacia los objetivos.

Relación de Procesos

• Planeación, organización y dirección están interconectadas.
• La planeación establece los objetivos y pasos necesarios para alcanzarlos.
• La organización asigna recursos y estructura actividades según lo planeado.
• La dirección ejecuta el plan, asegurando que las tareas se realicen de acuerdo con lo establecido y guiando a los equipos para cumplir las metas.

Papel de Recursos en la Dirección

• Los recursos (información, tiempo y energía) son esenciales para la dirección.
• Información: Permite tomar decisiones fundamentadas y estratégicas.
• Tiempo: Permite priorizar y programar actividades eficientemente.
• Energía: Asegurar el esfuerzo continuo de los líderes y empleados para cumplir objetivos.
• La dirección eficaz optimiza el uso de estos recursos para alcanzar los resultados esperados.

Importancia del Autocontrol

• El autocontrol es crucial para la administración moderna.
• Fomenta la responsabilidad individual y reduce la necesidad de supervisión constante.
• Permite a los empleados gestionar su tiempo y prioridades de manera autónoma.
• Promueve un ambiente laboral basado en la confianza y una cultura organizacional positiva y motivadora.
• Es una habilidad clave para la adaptación en entornos dinámicos y competitivos.

Proceso de Control

• Consiste en generar información para la toma de decisiones orientadas a alcanzar los objetivos de la organización.
• Apoya en mantener el sistema enfocado en las metas establecidas, monitoreando constantemente las actividades y resultados.
• El proceso de control permite decisiones sobre los objetivos de la organización, la comparación del desempeño actual con los objetivos establecidos, la identificación de riesgos y oportunidades, y la realización de ajustes necesarios y las modificaciones de objetivos si es necesario.

Control en el Contexto de la Administración

• Implica la toma de decisiones basadas en información continua sobre actividades y objetivos.
• Sirve como criterio de evaluación y comparación para medir el desempeño.
• Es como usar un mapa para mantener un vehículo en la ruta correcta.

Relación Control-Monitoreo-Evaluación

• El control incluye: monitoreo (recopilar información sobre el desempeño actual) y evaluación (comparar información con objetivos para sacar conclusiones y decidir ajustes).

Niveles Jerárquicos de Control

• Control estratégico: enfocado en el monitoreo de misiones, estrategias y objetivos globales de la organización.
• Control administrativo (funcional): evalúa el desempeño en áreas específicas (producción, marketing, RRHH).
• Control operativo: se centra en el control de actividades y consumo de recursos a nivel individual.

Criterios de Control Administrativo

• Producción: cantidad y calidad de los productos.
• Recursos humanos: rotación de personal, absentismo y atrasos.
• Marketing: participación en el mercado y efectividad de estrategias promocionales.

Herramientas de Control Operativo

• Cronogramas.

Relación de Niveles de Control

• Los tres niveles de control están interrelacionados.
• El control estratégico guía las decisiones globales y se alimenta de la información de los niveles administrativo y operativo.
• Los niveles administrativo y operativo aseguran que las actividades específicas contribuyan a los objetivos generales de la organización.

Componentes de un Sistema de Control

• Patrones de control: información para evaluar el desempeño y tomar decisiones.
• Adquisición de información: monitoreo o seguimiento.
• Comparación y acción correctiva: evaluar los datos recopilados frente a objetivos.
• Reinicio del ciclo de planeación: aplicar lecciones aprendidas para ajustar la planeación futura.

Adquisición de Información para el Control

• Inspección visual, reuniones de equipo, cuestionarios a clientes, sistemas automatizados, informes escritos o verbales, gráficos y mapas.
• La elección depende de los objetivos del control.

Momentos de Generación de Información de Control

• Previo a la actividad.
• Durante la actividad.
• Después de la actividad.

Comparación y Acción Correctiva

• Permite medir el desempeño real frente a los patrones de control.
• Las acciones correctivas son necesarias para alinear las actividades con los objetivos.

La Comparación en el Proceso de Control

• Es la etapa donde se evalúa el desempeño real frente a los objetivos establecidos.
• Permite identificar discrepancias, determinando si se necesitan acciones correctivas o de refuerzo.

Situaciones en la Comparación

• Desempeño igual al esperado: refuerzo (premios, reconocimiento).
• Desempeño inferior al esperado: correcciones (más recursos, ajuste de objetivos).
• Desempeño superior al esperado: refuerzo (mantener el nivel excepcional).

Reinicio del Ciclo de Planeación

• Es el proceso mediante el que la información obtenida del control se utiliza para definir nuevos objetivos y patrones de control.
• Permite mejorar la planeación basándose en información real, no en proyecciones.

Características de un Sistema de Control Eficaz

• Enfoque en los puntos estratégicos (priorizar).
• Precisión de la información.
• Rapidez en la entrega de la información para evitar errores.
• Objetividad en los datos, sin influencias subjetivas.
• Economía: coste rentable.
• Aceptación por las personas.
• Enfoque en la excepción: priorizar controles en áreas problemáticas.

Importancia de la Aceptación de las Personas

• Facilita el uso y comprensión del sistema.
• Mejora la efectividad del control.

Enfoque de los Puntos Estratégicos

• Centrar controles en actividades o procesos clave que tienen alta probabilidad de presentar desvíos.

Importancia de la Precisión en el Control

• Asegurar que las decisiones se basan en datos confiables.
• Ayuda a ajustar gastos y evitar sobrecostos.

Importancia del Énfasis en la Excepción

• Priorizar el control de actividades o áreas problemáticas en lugar de supervisar todo uniformemente.
• Optimiza el uso de recursos.

La Evaluación del Desempeño

• Tiene como finalidad principal proporcionar retroalimentación para reforzar comportamientos positivos y corregir negativos.

• La rapidez de la retroalimentación es importante para la eficacia de la corrección.

Comunicación Eficaz de Retroalimentación

• Describir hechos y expectativas, en lugar de juzgar las intenciones.

Autocontrol

• Es un sistema basado en la disciplina interior.
• Ventaja: Reduce la necesidad de controles externos y fomenta la autogestión
• Desafío: Crear una cultura de compromiso y disciplina interna

Etapas para la Definición de Medios para Alcanzar los Objetivos de un Proyecto

• Identificación de actividades necesarias.
• Distribución de tareas en el tiempo (cronograma).
• Especificación de los recursos necesarios (personas, materiales, etc.).
• Preparación de un presupuesto, incluyendo un margen de seguridad.

Mecanismos de Control en un Proyecto

• Asignar responsabilidades
• Establecer mecanismos de control que establezcan la relación entre cliente y proyecto, incluyendo contratos y reportes de avances.

Definición de Calidad

• Excelencia en el desempeño
• Valor para el cliente
• Especificaciones (previamente definidas)
• Conformidad con las especificaciones
• Regularidad en la producción

Costos de Calidad

• Costos de prevención: capacitación, desarrollo de proveedores.
• Costos de evaluación: inspección, medición, control estadístico.
• Costos internos: defectos identificados antes de la entrega
• Costos externos: defectos que afectan al cliente.

Eras de la Calidad

• Era de la inspección: control basado en la inspección directa de productos uno a uno.
• Era del control estadístico: uso de muestreo para garantizar la calidad.
• Era de la calidad total: enfoque sistémico que abarca a toda la organización y la satisfacción del cliente.

Ciclo de Deming (PDCA)

• Planificar: Identificar un proceso y diseñar mejoras.
• Hacer: Implementar cambios a pequeña escala.
• Verificar: Analizar resultados y medir el éxito.
• Actuar: Ajustar procesos y estandarizar las mejoras.

Normas ISO 9000

• Estándares internacionales para la gestión de calidad

Premios de Calidad

• Premio Deming: Reconocimiento a los contribuidores significativos de los métodos de control de calidad estádistico.
• Premio Baldrige: Evalúa la integración de calidad en la administración
• Premio Europeo: Enfatiza el impacto en la sociedad y la excelencia empresarial.

Éxito de un Proyecto

• Cumplimiento con el producto o resultado.
• Términos del plazo y presupuesto establecidos

Tipos de Productos (Proyectos)

• Productos físicos: Tangibles (ej. edificios, carreteras)
• Conceptos: Intangibles (ej. planes, sistemas)
• Eventos: Servicios o actividades (ej. conferencias, competencias deportivas).

Desafíos de los Proyectos

• Introducción de nuevos problemas.
• Planeación y control específicos.

Ciclo de Vida de un Proyecto

• Fase de descubrimiento de ideas
• Fase de concepción: Idea a modelo mental.
• Fase de diseño
• Fase de desarrollo
• Fase de entrega/cierre.

Pasos para administrar un Proyecto

• Esclarecer necesidades
• Planear producto/medios
• Movilizar recursos
• Controlar/dirigir actividades
• Conclusión del proyecto
• Entrega del producto

Importancia del Ciclo de Vida de los Proyectos

• Visión clara y estructurada para el proyecto.
• Mejora aplicación de técnicas de gestión.
• Mayor probabilidad de éxito.

Administración de un Proyecto

• Planeación: Definir qué hacer, cómo, cuándo, con cuáles recursos.

• Dirección: Ejecutar el plan, movilizar recursos y supervisar el progreso.

• Entender la necesidad del proyecto.

• Planear el producto que cubrirá la necesidad.

• Planificar los recursos de tiempo.

• Movilizar recursos

• Dirigir y controlar actividades.

• Entregar el producto final.

• Concluir el proyecto.

Planeación Operativa de un Proyecto

• Elaboración de un cronograma
• Preparación del presupuesto
• Identificación de los componentes y riesgos
• Uso del análisis del objetivo en la planeación.
• Determinar el orden de las actividades y el tiempo que tomará cada una.
• Asignación de los recursos necesarios.

Pasos Antes de la Dirección de un Proyecto

• Crear una estructura adecuada para la ejecución (proyecto).
• Reclutar y organizar un equipo de trabajo.
• Detallar el plan operativo y movilizar recursos.

Dirección del Proyecto

• Ejecutar actividades planificadas.
• Aplicar ajustes al plan si es necesario.

Gerente de Proyectos

• Responsabilidad de garantizar que el proyecto se realice de acuerdo con objetivos.
• Administrar personas, recursos, contratos, riesgos y otros aspectos.
• Variaciones en el rol del gerente según proyecto y organización.
• Desafíos como coordinar equipos (en ocasiones con autoridad limitada), balancear recursos, tiempo y calidad ante múltiples partes interesadas.

Competencias del Gerente de Proyecto

• Administración general (planeación, organización, dirección y control)
• Administración de proyectos (herramientas como cronogramas, presupuestos, análisis de riesgos)
• Competencias humanas (Comunicación clara, liderazgo, relaciones políticas).