สำนักงานบริหารโครงการ (PMO)

สำนักงานบริหารโครงการ (PMO)

• PMO คือโครงสร้างองค์กรที่กำหนดมาตรฐานกระบวนการกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องกับโครงการ และอำนวยความสะดวกในการแบ่งปันทรัพยากร วิธีการ เครื่องมือ และเทคนิคต่างๆ

ประเภทของ PMO

• มี 3 ประเภท ได้แก่ สนับสนุน ควบคุม และสั่งการ
  • PMO สนับสนุน: มุ่งเน้นการพัฒนาแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด วิธีการ มาตรฐาน และแม่แบบ รวมถึงให้คำปรึกษา แนะนำ ฝึกอบรม และให้คำแนะนำแก่ผู้จัดการโครงการ
  • PMO ควบคุม: รับผิดชอบในการตรวจสอบการปฏิบัติตามมาตรฐาน นโยบาย ขั้นตอน และแม่แบบการจัดการโครงการผ่านการตรวจสอบโครงการ
  • PMO สั่งการ: จัดการทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันและอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างโครงการต่างๆ
• ระดับการควบคุมจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของโครงสร้าง PMO ในองค์กร
  • PMO สนับสนุน: การควบคุมต่ำ
  • PMO ควบคุม: การควบคุมปานกลาง
  • PMO สั่งการ: การควบคุมสูง
• ศูนย์ความเป็นเลิศด้าน Agile (หรือสำนักงานส่งมอบมูลค่า) มีบทบาทในการเพิ่มขีดความสามารถให้ทีมงานโครงการโดยการฝึกสอนและให้คำปรึกษา มากกว่าการจัดการ และสร้างความคิด ทักษะ และขีดความสามารถแบบ Agile ทั่วทั้งองค์กร

การบริหารโครงการเชิงองค์กร (OPM)

• OPM คือกรอบการทำงานสำหรับการดำเนินการตามกลยุทธ์ที่ใช้การจัดการโครงการ โปรแกรม กลุ่มโครงการ และการดำเนินงาน เพื่อให้องค์กรสามารถส่งมอบกลยุทธ์ได้
  • การจัดการโครงการ: ช่วยให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร
  • การจัดการโปรแกรม: ประสานงานส่วนประกอบของโปรแกรมและควบคุมความสัมพันธ์ระหว่างกันเพื่อให้ได้รับผลประโยชน์ตามที่ระบุ
  • การจัดการกลุ่มโครงการ: จัดกลุ่มโครงการให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร โดยการเลือกโปรแกรมหรือโครงการที่เหมาะสม จัดลำดับความสำคัญของงาน และจัดหาทรัพยากรที่จำเป็น
  • การจัดการการดำเนินงาน: รวมถึงการดำเนินงานประจำวันขององค์กร เมื่อมีการจัดการเชิงกลยุทธ์แล้ว ทั้งหมดจะรวมกันเพื่อสร้าง OPM

ความสัมพันธ์ระหว่างโครงการ โปรแกรม และกลุ่มโครงการ

• โปรแกรม: กลุ่มของโปรแกรมย่อยและความกิจกรรมของโปรแกรมที่ได้รับการจัดการในลักษณะที่ประสานงานกันเพื่อให้ได้รับผลประโยชน์ที่ไม่สามารถรับได้จากการจัดการแยกกัน
• กลุ่มโครงการ: ชุดของโครงการ โปรแกรม กลุ่มโครงการย่อย และการดำเนินงานที่ได้รับการจัดการเป็นกลุ่มเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์
• กลุ่มโครงการแสดงถึงส่วนหนึ่งของกลยุทธ์โดยรวมขององค์กร เป้าหมายเชิงกลยุทธ์จะถูกส่งต่อไปยังส่วนประกอบระดับล่าง กลุ่มโครงการอาจมีโปรแกรม โครงการ และงานอื่นๆ

โครงสร้างองค์กร

• โครงสร้างองค์กรมีบทบาทสำคัญในการกำหนดวิธีที่กลุ่มและบุคคลต่างๆ ภายในองค์กรมีปฏิสัมพันธ์กัน
  • ส่งผลกระทบต่ออำนาจของผู้จัดการโครงการ การมีทรัพยากร และวิธีการดำเนินโครงการ
  • ประเภทของโครงสร้างองค์กร: โครงสร้างตามหน้าที่ โครงสร้างเมทริกซ์ โครงสร้างที่มุ่งเน้นโครงการ และโครงสร้างแบบผสม

โครงสร้างตามหน้าที่

• ทรัพยากรถูกจัดกลุ่มตามการมุ่งเน้นในการดำเนินกิจกรรมเฉพาะที่คล้ายกัน
• การรายงานเป็นแบบลำดับชั้น โดยบุคคลรายงานต่อหัวหน้างานตามหน้าที่
• ผู้จัดการโครงการมีอำนาจน้อยกว่าผู้จัดการตามหน้าที่

โครงสร้างเมทริกซ์

• ทรัพยากรถูกดึงมาจากส่วนงานตามหน้าที่อื่นๆ
• รายงานต่อผู้จัดการหลายคน ได้แก่ ผู้จัดการตามหน้าที่ ผู้จัดการทรัพยากร และอาจถึงผู้จัดการโครงการ
• โครงสร้างอาจมีลักษณะเป็นแบบอ่อนตัว สมดุล หรือแข็งแกร่ง ขึ้นอยู่กับอำนาจสัมพัทธ์ของผู้จัดการโครงการต่อผู้จัดการตามหน้าที่

โครงสร้างที่มุ่งเน้นโครงการ

• ผู้จัดการโครงการและทีมงานโครงการหลักทำงานเป็นองค์กรแยกต่างหากภายในองค์กรแม่
• ทรัพยากรทุ่มเทให้กับโครงการ 100% และรายงานต่อผู้จัดการโครงการ
• ผู้จัดการโครงการมีอำนาจและอิสระอย่างมาก

โครงสร้างแบบผสม

• โครงสร้างองค์กรทั้งหมด รวมถึงโครงสร้างตามหน้าที่ เมทริกซ์ และโครงสร้างที่มุ่งเน้นโครงการในระดับต่างๆ ขององค์กร

หลักการจัดการโครงการ

• สถาบันบริหารโครงการได้กำหนดหลักการ 12 ประการใน Standard for Project Management, a guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK Guide, 7th Edition เพื่อให้พารามิเตอร์ที่กว้างขวางซึ่งโครงการและทีมงานโครงการสามารถดำเนินการได้
  1. เป็นผู้ดูแลที่มีความขยัน เคารพ และกระตือรือร้น
  2. รับรู้ ประเมิน และตอบสนองต่อการทำงานร่วมกันของระบบ
  3. นำทางความซับซ้อน
  4. สร้างสภาพแวดล้อมของทีมงานโครงการที่ทำงานร่วมกัน
  5. แสดงพฤติกรรมความเป็นผู้นำ
  6. เพิ่มประสิทธิภาพการตอบสนองต่อความเสี่ยง
  7. มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีประสิทธิภาพ
  8. ปรับแต่งตามบริบท
  9. ยอมรับความสามารถในการปรับตัวและความยืดหยุ่น
  10. มุ่งเน้นที่มูลค่า
  11. สร้างคุณภาพในกระบวนการและผลลัพธ์ที่ส่งมอบ
  12. เปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้บรรลุสถานะอนาคตที่มองเห็นไว้

โดเมนประสิทธิภาพ

• โดเมนประสิทธิภาพของโครงการคือกลุ่มของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องซึ่งมีความสำคัญต่อการส่งมอบผลลัพธ์ของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ
• มี 8 โดเมนประสิทธิภาพ ได้แก่ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทีม แนวทางการพัฒนาและวงจรชีวิต การวางแผน งานโครงการ การส่งมอบ การวัดผล และความไม่แน่นอน
  • ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: สร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเห็นด้วยกับวัตถุประสงค์ของโครงการ และมีความเข้าใจร่วมกัน
  • ทีม: ทีมมีความเป็นเจ้าของร่วมกัน ทีมมีประสิทธิภาพสูง สมาชิกทุกคนในทีมมีทักษะความเป็นผู้นำและมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
  • แนวทางการพัฒนาและวงจรชีวิต: แนวทางสอดคล้องกับผลลัพธ์ที่ส่งมอบของโครงการ โครงการให้ข้อเสนอแนะที่มีค่า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตลอดทั้งโครงการ แนวทางปฏิบัติตามจังหวะการส่งมอบสำหรับผลลัพธ์ที่ส่งมอบของโครงการ
  • การวางแผน: โครงการได้รับการจัดระเบียบและประสานงานอย่างดี แผนโครงการใช้แนวทางแบบบูรณาการ การขยายความก้าวหน้าสร้างผลลัพธ์ที่ส่งมอบและผลลัพธ์ของโครงการ และแผนตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง
  • งานโครงการ: มีเป้าหมายที่จะทำให้ประสิทธิภาพมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ซึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้กระบวนการที่เหมาะสมกับโครงการเฉพาะและบริบท การสื่อสารที่เปิดเผยและเหมาะสมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การจัดการทรัพยากรทางกายภาพอย่างมีประสิทธิภาพ และการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างอย่างมีประสิทธิภาพ
  • การส่งมอบ: โครงการสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและผลลัพธ์เชิงกลยุทธ์ โครงการส่งมอบผลผลิตตามแผน ผลลัพธ์และผลประโยชน์สำเร็จได้ภายในกรอบเวลาที่กำหนด ข้อกำหนดเป็นที่เข้าใจกันดีในทีมงานโครงการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยอมรับผลลัพธ์ที่ส่งมอบและพอใจกับผลลัพธ์ของโครงการ
  • การวัดผล: วัดประสิทธิภาพเป็นระยะๆ เพื่อสะท้อนสถานะที่แท้จริงของโครงการ ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงานถูกรวบรวมเป็นประจำเพื่อช่วยในการตัดสินใจ การดำเนินการและการตัดสินใจที่ทันท่วงทีจะถูกนำมาใช้เพื่อให้ประสิทธิภาพของโครงการอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง ใช้การคาดการณ์และรายงานที่เชื่อถือได้เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์
  • ความไม่แน่นอน: ตรวจสอบสภาพแวดล้อมของโครงการโดยใช้กรอบงานเช่น PESTLE และ VUCA ระบุและตอบสนองต่อความไม่แน่นอนเชิงรุก คาดการณ์ภัยคุกคามและบรรเทาผลกระทบ ใช้ประโยชน์จากโอกาสและควบคุมเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ จัดการปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ