Penyelenggaraan Hotel dan Pengurusan Sistem

Objektif dan Skop

• Memastikan prestasi optimum semua kemudahan dan peralatan hotel melalui pemantauan sistematik dan penyelenggaraan berkala.
• Meliputi pengurusan sistem kritikal seperti penghawa dingin, lif, peralatan dapur, dan infrastruktur elektrik.
• Matlamat utama adalah mempertingkatkan tahap keselamatan, kebersihan, dan kecekapan operasi untuk kepuasan tetamu dan kesejahteraan kakitangan hotel.
• Pemeriksaan harian sistem mekanikal dan elektrikal.
• Penyelenggaraan mingguan kemudahan bilik dan peralatan dapur.
• Perkhidmatan bulanan untuk sistem lif dan HVAC (Heating, Ventilation & Air-Conditioning).
• Perkhidmatan kecemasan 24 jam.
• Audit keselamatan secara berkala.
• Pengurusan inventori alat ganti secara strategik.
• Penyediaan laporan prestasi bulanan yang komprehensif.

Prosedur Operasi Standard (SOP) Penyelenggaraan Hotel

• Komponen Kritikal: Pengurusan Bilik Tetamu (Sistem HVAC, Rangkaian elektrik, Inventori perabot), Kawasan Awam (Ruang lobi, Kemudahan rekreasi), Peralatan Operasi (Sistem lif, Infrastruktur keselamatan, Kelengkapan dapur).
• Protokol Penyelenggaraan: Pemeriksaan Wajib (harian, mingguan), Masa Tindak Balas (kerosakan kritikal: 24 jam, isu bukan kritikal: 72 jam), Program Pencegahan (dilaksanakan setiap suku tahun, pemeriksaan menyeluruh, servis berkala).

Carta Organisasi Jabatan Penyelenggaraan

• Ketua Penyelenggaraan: Memimpin operasi strategik, mengurus belanjawan untuk penambahbaikan fasiliti.
• Penolong Ketua Penyelenggaraan: Menyelaras operasi 24/7 dan memantau prestasi projek penyelenggaraan.
• Pasukan Elektrik: Mengendalikan sistem elektrik bilik dan infrastruktur kritikal hotel.
• Pasukan Mekanikal: Memastikan kelancaran operasi lif dan sistem HVAC seluruh bangunan.

Peranan dan Tanggungjawab Kakitangan

• Ketua Penyelenggaraan: Memimpin strategi penyelenggaraan secara menyeluruh dengan sasaran 95% kadar penyelesaian, mengoptimumkan bajet , mengetuai mesyuarat mingguan, menilai dan meluluskan perolehan peralatan.
• Penolong Ketua Penyelenggaraan: Mengurus pasukan teknikal (fokus masa tindak balas <30 minit), merancang jadual kerja 24/7, melaksanakan program latihan keselamatan, mengoptimumkan inventori & mengekalkan ketersediaan alat ganti kritikal.
• Pasukan Elektrik: Memastikan prestasi optimum unit penghawa dingin (kecekapan tenaga 95%), menyelenggara sistem pencahayaan LED (menjimatkan 30% kos elektrik), menjalankan audit keselamatan elektrik setiap 3 bulan, mencapai masa operasi 99.9% untuk semua sistem kritikal.
• Pasukan Mekanikal: Mengurus lif (sasaran masa operasi 99.5%), mengekalkan tekanan air optimum, memaksimumkan penjimatan menggunakan sistem pam berkapasiti tinggi, memberikan respons dalam masa 2 jam untuk sebarang kebocoran paip (kadar penyelesaian 100%).

Tanggungjawab Pasukan Penyelenggaraan

• Kakitangan Penyelenggaraan: Melaksanakan kerja-kerja pembaikan dan penyelenggaraan untuk semua unit (penghawa dingin, sistem paip, peralatan elektrik), menjalankan pemeriksaan harian untuk sistem mekanikal dan elektrik, mendokumentasikan semua kerosakan dengan gambar, melaksanakan program penyelenggaraan pencegahan (ISO).
• Penyelia Penyelenggaraan: Mengurus jadual kerja 24/7 pasukan kakitangan teknikal, menganalisis dan mengutamakan laporan kerosakan, menyelaras aktiviti dengan pembekal dan kontraktor bertauliah, mengurus inventori alat ganti, menghasilkan laporan prestasi bulanan.
• Pengurus Hotel: Menilai dan meluluskan permohonan pembaikan, menganalisis perbelanjaan penyelenggaraan bulanan, menjalankan penilaian prestasi komprehensif setiap suku tahun, memastikan pematuhan 100% kepada standard keselamatan, merancang dan mengurus bajet penyelenggaraan tahunan.

Pemeriksaan Berkala

• Frekuensi: Harian (Pemeriksaan lif dan eskalator sebelum operasi), Mingguan (Penilaian sistem penghawa dingin dan peralatan dapur), Bulanan (Audit menyeluruh sistem elektrik dan sanitasi), Suku Tahunan (Pemeriksaan keselamatan komprehensif).
• Kawasan Pemeriksaan: Sistem Elektrik, Sistem Penyejukan, Pengangkutan, Sistem Air, Dapur.
• Dokumentasi: Lengkapkan borang pemeriksaan, dokumentasi visual, rekod dan analisis, laporan status mingguan, rekod digital untuk audit dan pemantauan.

Laporan Masalah dan Pembaikan Segera

• Penerimaan Laporan: Sistem pelaporan pelbagai saluran (aplikasi mudah alih hotel, talian khas meja hadapan), portal dalam talian, kakitangan dilengkapi sistem laporan digital dan walkie-talkie untuk komunikasi segera.
• Kategori Masalah: Keutamaan Tinggi (kebocoran paip utama, kegagalan sistem lif, gangguan bekalan elektrik), Keutamaan Biasa (penggantian lampu, penyelarasan peralatan bilik, pembaikan perabot ringan).
• Tindakan Pembaikan: Keutamaan Tinggi (tindak balas dalam masa 30 minit), Keutamaan Biasa (penyelesaian dalam tempoh 24 jam), pembaikan melalui proses pengesahan berkualiti, didokumentasikan dalam sistem pengurusan berpusat.

Penyelenggaraan Pencegahan

• Penghawa Dingin: Pembersihan penapis HEPA setiap bulan, pemeriksaan paras gas penyejuk (R410A/R32) setiap 3 bulan, pembersihan profesional unit kondenser setiap 6 bulan.
• Api: Pemeriksaan tekanan dan fizikal setiap bulan, ujian bateri penggera asap setiap 6 bulan.
• Komponen Mekanikal: Pelinciran komponen utama lif setiap 2 minggu, pemeriksaan sistem brek hidraulik dan kabel setiap bulan, ujian beban penuh setiap 3 bulan .
• Dokumentasi: Dokumentasikan setiap aktiviti penyelenggaraan dalam sistem pengurusan aset digital (CMMS), rekod lengkap selama 7 tahun.

Semakan Akhir dan Dokumentasi

• Semakan Fungsi: Pemeriksaan menyeluruh mengikut piawaian ISO (penghawa dingin, tekanan alat pemadam api, prestasi lif).
• Laporan Terperinci: Dokumentasikan dalam sistem eSOPHotel (kod kerja unik, masa mula/tamat, butiran juruteknik, nombor inventori, analisis punca masalah, dokumentasi visual).
• Arkib: Selenggara rekod digital 5 tahun dalam sistem CMMS.

Komunikasi dan KPI

• Komunikasi Strategik: Komunikasi proaktif melalui e-mel/SMS kepada tetamu (dalam tempoh 30 minit selepas sebarang gangguan), laporan harian komprehensif kepada penyelia, laporan analitik bulanan (trend prestasi, pelan tindakan penambahbaikan).
• KPI Prestasi dan Pematuhan SOP: Penyelesaian segera (tangani 100% isu kritikal dalam tempoh maksimum 2 jam), Dokumentasi berkualiti (lengkapkan 95% laporan), Pemeriksaan Menyeloloh (capaian 98% senarai semak bulanan), Kepuasan Pelanggan (penarafan minimum 4.5/5.0).

Kesimpulan

• Pengurangan masa henti peralatan sebanyak 60%.
• Kadar kepuasan tetamu melebihi 4.5/5.0.
• Penjimatan kos penyelenggaraan tahunan sebanyak 35%.
• Penyelesaian isu kritikal dalam masa 2 jam.
• Dokumentasi lengkap dalam tempoh 24 jam.
• Pemeriksaan berkala dan sistem komunikasi mantap.
• Kadar pematuhan melebihi 98% bulanan.
• Pencapaian standard lima bintang.
• Menjamin pengalaman tetamu yang unggul dan kemampanan operasi jangka panjang.