Penyelenggaraan Hotel dan Prosedur

Objektif dan Skop

• Memastikan prestasi optimum semua kemudahan dan peralatan hotel melalui pemantauan sistematik dan penyelenggaraan berkala.
• Meliputi pengurusan sistem kritikal seperti penghawa dingin, lif, peralatan dapur, dan infrastruktur elektrik.
• Matlamat utama adalah mempertingkatkan keselamatan, kebersihan, dan kecekapan operasi untuk kepuasan tetamu serta kesejahteraan kakitangan.
• Pemeriksaan harian sistem mekanikal dan elektrikal.
• Penyelenggaraan mingguan kemudahan bilik dan peralatan dapur.
• Perkhidmatan bulanan untuk sistem lif dan HVAC (Heating, Ventilation & Air-Conditioning).
• Perkhidmatan kecemasan 24 jam.
• Audit keselamatan secara berkala.
• Pengurusan inventori alat ganti secara strategik.
• Penyediaan laporan prestasi bulanan yang komprehensif.

Prosedur Operasi Standard (SOP): Penyelenggaraan Hotel

• Komponen Kritikal:
  • Pengurusan Bilik Tetamu (Sistem HVAC, rangkaian elektrik, inventori perabot)
  • Kawasan Awam (Ruang lobi, kemudahan rekreasi)
  • Peralatan Operasi (Sistem lif, infrastruktur keselamatan, kelengkapan dapur)
• Protokol Penyelenggaraan:
  • Pemeriksaan harian & mingguan.
  • Masa Tindak Balas (Kerosakan kritikal: 24 jam; Isu bukan kritikal: 72 jam).
  • Program Pencegahan (Dilaksanakan setiap suku tahun; Pemeriksaan menyeluruh; Servis berkala).

Carta Organisasi Jabatan Penyelenggaraan

• Ketua Penyelenggaraan: Memimpin operasi strategik dan mengurus belanjawan.
• Penolong Ketua Penyelenggaraan: Menyelaras operasi 24/7 dan memantau prestasi projek penyelenggaraan.
• Pasukan Elektrik: Mengendalikan sistem elektrik bilik dan infrastruktur kritikal hotel.
• Pasukan Mekanikal: Memastikan operasi lif dan sistem HVAC seluruh bangunan.

Peranan dan Tanggungjawab Kakitangan

• Ketua Penyelenggaraan: Memimpin strategi penyelenggaraan dengan sasaran 95% penyelesaian, mengoptimumkan bajet, mengetuai mesyuarat mingguan, dan menilai/meluluskan perolehan peralatan.
• Penolong Ketua Penyelenggaraan: Mengurus pasukan teknikal, fokus pada masa tindak balas <30 minit, merancang jadual kerja 24/7, melatih keselamatan bulanan.
• Pasukan Elektrik: Mengekalkan kecekapan tenaga 95% untuk penghawa dingin, mengurangkan kos elektrik, audit keselamatan setiap 3 bulan, dan mengekalkan operasi 99.9%.
• Pasukan Mekanikal: Mengurus lif (sasaran 99.5% operasi), mengurangkan kos air (sistem pam berkapasiti tinggi, penggunaan solar), dan bertindak balas dalam masa 2 jam bagi kebocoran paip.

Tanggungjawab Pasukan Penyelenggaraan

• Kakitangan Penyelenggaraan: Melaksanakan kerja-kerja pembaikan dan penyelenggaraan, menjalankan pemeriksaan harian, mendokumentasikan semua kerosakan, serta mengurus program penyelenggaraan pencegahan.
• Penyelia Penyelenggaraan: Mengurus jadual kerja pasukan teknikal, mengutamakan isu kerosakan, menyelaras aktiviti pembekal dan kontraktor, mengurus inventori alat ganti, dan menyediakan laporan tepat.
• Pengurus Hotel: Menilai & meluluskan permintaan pembaikan, menganalisis perbelanjaan, melakukan penilaian prestasi setiap suku tahun, dan memastikan pematuhan keselamatan.

Pemeriksaan Berkala

• Frekuensi: Harian (lif, eskalator), Mingguan (penghawa dingin, dapur), Bulanan (elektrik, sanitasi), Suku Tahunan (keselamatan menyeluruh).
• Kawasan Pemeriksaan: Sistem Elektrik, Penyejukan, Pengangkutan, Sistem Air, dan Dapur.
• Dokumentasi: Borang pemeriksaan penuh, dokumentasi visual kerosakan, rekod bacaan meter/suhu, laporan status mingguan yang komprehensif, dan rekod digital untuk audit.

Laporan Masalah dan Pembaikan Segera

• Sistem Pelaporan: Pelbagai saluran (aplikasi, talian khas, portal), kakitangan dengan walkie-talkie untuk komunikasi segera.
• Kategori Masalah: Keutamaan Tinggi (kebocoran paip utama, kegagalan lif, gangguan elektrik) & Keutamaan Biasa (penggantian lampu, penyelenggaraan ringan peralatan).
• Tindakan Pembaikan: Keutamaan Tinggi (tindak balas segera <30 minit), Keutamaan Biasa (penyelesaian dalam 24 jam), dokumen pengesahan setiap pembaikan.

Penyelenggaraan Pencegahan

• Penghawa Dingin: Membersihkan penapis HEPA setiap bulan, pemeriksaan gas R410A/R32 setiap 3 bulan, dan pembersihan profesional unit kondenser setiap 6 bulan.
• Api: Memeriksa tekanan dan keadaan fizikal setiap bulan, ujian bateri penggera asap, dan sijil keselamatan setiap 6 bulan.
• Komponen Mekanikal: Melincirkan bahagian utama lif setiap 2 minggu, pemeriksaan sistem brek hidraulik & kabel keluli, pemeriksaan setiap 3 bulan untuk lif & eskalator.
• Dokumentasi: Mencatatkan setiap aktiviti penyelenggaraan dalam sistem pengurusan aset digital, fail fizikal, tarikh, masa, nama juruteknik, komponen diperiksa, bacaan teknikal, tindakan pembetulan, dan simpanan rekod selama 7 tahun.

Semakan Akhir dan Dokumentasi

• Semakan Fungsi: Melaksanakan pemeriksaan menyeluruh mengikut piawaian ISO, termasuk penghawa dingin (suhu optimum 21±3°C), tekanan alat pemadam api (minimum 12 bar), dan prestasi lif (getaran ≤ 0.5m/s²).
• Laporan Terperinci: Dokumentasikan dalam sistem eSOPHotel, termasuk kod kerja unik, masa mula/tamat, butiran juruteknik, nombor inventori, analisis punca masalah, dan dokumentasi visual.
• Arkib: Menyimpan rekod digital selama 5 tahun dalam sistem CMMS.

Komunikasi dan KPI

• Komunikasi Strategik: Komunikasi proaktif melalui sistem e-mel/SMS kepada tetamu (dalam tempoh 30 minit selepas gangguan), laporan harian yang komprehensif kepada penyelia, dan laporan analitik bulanan untuk mesyuarat pengurusan.
• KPI Prestasi dan Pematuhan SOP: Penyelesaian segera (100% isu kritikal), dokumentasi berkualiti (95% laporan diselesaikan dalam 24 jam), pemeriksaan menyeluruh (98% pematuhan senarai semak), dan kepuasan pelanggan (peningkatan 4.5/5.0).

Kesimpulan

• Pengurangan masa henti peralatan sebanyak 60%, kepuasan tetamu (melebihi 4.5/5.0), penjimatan kos penyelenggaraan (35%), penyelesaian isu kritikal (dalam 2 jam), dokumentasi berkualiti (24 jam), pemeriksaan berkala yang komprehensif, dan pematuhan SOP (melebihi 98%).