Règlements généraux FFF / Annexe 1 : Guide de procédure pour la délivrance des licences

Demandes de licences

• Les clubs saisissent les demandes de licences pour les joueurs amateurs et fédéraux, les arbitres, les dirigeants, les volontaires et les éducateurs fédéraux ou les titulaires d’une licence « Technique Nationale » ou « Technique Régionale » à l'aide du logiciel Footclubs.
• Les demandes sont saisies via le menu « Licences » ou « Educateurs » selon le cas.

Types de demandes

• Les « nouvelles demandes » concernent les personnes non titulaires d'une licence valide dans le club ou le centre de gestion pour les arbitres indépendants.
• Les « renouvellements » concernent les personnes titulaires d'une licence valide la saison précédente qui souhaitent la renouveler dans le même club ou conserver leur statut d'arbitre indépendant.
• Les « demandes de changement de club » concernent les personnes titulaires d'une licence valide dans un autre club pour la saison en cours ou la saison précédente.
• Les « demandes de changement de statut » des arbitres licenciés dans un club qui désirent devenir indépendants, ou inversement, sont assimilés à un changement de club en faveur ou en provenance du centre de gestion de l'arbitre.

Demande de licence

• Le document « Demande de licence » doit être entièrement rempli et dûment signé par le demandeur ou son représentant légal si le demandeur est mineur, et un représentant habilité du club.
• La demande de licence engage ses signataires quant aux informations renseignées et aux documents fournis.

Informations et assurances

• Le document informe le demandeur des modalités de l'assurance souscrite par la Ligue et des propositions d'assurance complémentaire.

Pièces à fournir

• Les pièces à fournir doivent être listées dans le logiciel Footclubs lors de la saisie par le club.
• Les pièces doivent être numérisées individuellement par le club à l'aide d'un scanner.
• Chaque fichier informatique doit être transmis par Footclubs en l'associant à la pièce correspondante.

Contrôle et validation

• Chaque document transmis est contrôlé visuellement par l'instance compétente qui en valide la conformité.
• En cas de non-conformité, l'instance refuse le document en précisant le motif.
• Une notification électronique est automatiquement transmise au club demandeur pour l'informer de ce refus.

Suivi des dossiers

• Lorsqu'un dossier de demande de licence est incomplet, le club en est avisé par Footclubs.
• Les pièces manquantes sont indiquées à ce moment-là.

Fourniture des pièces

• Tout dossier incomplet est annulé automatiquement après 30 jours.
• Le délai de 30 jours commence à compter de la saisie de la demande de licence.
• Si des pièces manquantes sont adressées par le club et que l'une d'elles est refusée par la Ligue, le délai de 30 jours repart à compter de la notification du refus.
• Le délai est suspendu lors de l'envoi des pièces demandées et jusqu'à la notification du rejet d'une ou de plusieurs pièces.
• Le délai peut être prolongé pour respecter le délai de 4 jours fixé à l'article 82 des Règlements Généraux de la F.F.F.
• Une notification électronique est envoyée au club demandeur pour l'informer de l'annulation.
• Pour les arbitres, si le seul document manquant est le dossier médical, le dossier de demande de licence n'est annulé automatiquement qu'à l'expiration d'un délai de 60 jours à compter du 31 août de la saison en cours.
• La date de réception du dossier médical, dans ce délai, ne modifie pas la date d'enregistrement de la licence.

Fourniture des pièces et photographie

• Les clubs doivent joindre une photographie du bénéficiaire avec la demande de licence, sauf si elle est déjà disponible dans Footclubs.
• Une fois la photographie validée, elle ne peut pas être modifiée pour la saison concernée.
• Les photographies doivent être renouvelées :
  • Toutes les deux saisons pour les licenciés mineurs.
  • Toutes les cinq saisons pour les licenciés majeurs.
• Les clubs peuvent être amenés à fournir une photo récente avant l'expiration du délai si l'instance concernée le demande.
• Les photographies numérisées par les clubs sont utilisées exclusivement pour :
  • Être affichées dans Footclubs.
  • Être apposées sur les licences concernées.

Changement de club

• En cas de changement de club, une notification électronique est automatiquement envoyée au club quitté, s'il est affilié à la FFF, après validation de la demande de licence dans Footclubs.
• Cette notification a valeur d'information de départ du club quitté à la date du jour de saisie de la demande de licence.
• Dès ce jour, le joueur n'est plus qualifié dans le club quitté.

Opposition du club quitté

• Le club quitté a la possibilité d'opposer électroniquement le départ du licencié dans Footclubs.
• En cas d'opposition, une notification électronique est automatiquement envoyée au club demandeur de la licence.
• L'opposition suspend la délivrance de la licence et la qualification du joueur jusqu'à décision de l'instance concernée.
• Le club quitté peut lever électroniquement son opposition à tout moment avant son examen par la Commission régionale compétente.

Changement de club nécessitant l'accord du club quitté

• Un changement de club nécessitant l'accord du club quitté implique une demande d'accord du club quitté via Footclubs avant la saisie de la demande de changement de club.
• Le club qui reçoit la demande a la possibilité de donner son accord électroniquement via Footclubs.
• Si le club quitté donne son accord, le club demandeur peut saisir sa demande de licence comme dans le cas général.
• Le club quitté perd la possibilité de s'opposer au départ du joueur concerné si l'accord est donné.
• Si le club quitté ne donne pas son accord, la demande de changement de club vers le club demandeur est bloquée automatiquement.
• La demande d'accord du club quitté et la délivrance de cet accord ne suspendent pas la qualification du joueur dans son club.

Double Licence

• En cas de double licence dans deux clubs différents, une notification électronique est automatiquement envoyée au premier club si celui-ci est affilié à la FFF après validation de la demande dans Footclubs.
• Les notifications électroniques sont affichées dans Footclubs par la fonction « Notifications ».
• En cas de double licence au sein du même club, il est possible d'effectuer les deux demandes de licence sur le même formulaire mais elles doivent faire l'objet de saisies distinctes.
• Le formulaire doit être téléchargé deux fois pour les deux demandes de licence dans le même club.

Double licence

• Dans le cas de double licence au sein du même club, les deux demandes de licence peuvent être effectuées sur le même formulaire.
• Cependant, les deux demandes doivent faire l'objet de saisies distinctes.
• Le formulaire doit être téléchargé deux fois pour les deux demandes de licence.

Dates de délivrance de licences

• Pour les dossiers de demandes de licences complets entre le 1er juin et le 30 juin, la date de la licence est fixée au 1er juillet

Demandes de licences non concernées par la procédure Footclubs

• La demande et la délivrance de licence dématérialisée des joueurs sous contrat professionnel, élite, stagiaire, aspirant ou apprenti sont régies par les dispositions de leur Statut respectif et les Règlements de la LFP
• Un joueur amateur qui quitte son club pendant la période normale pour signer un contrat professionnel, élite, stagiaire, aspirant ou apprenti dans un club à statut professionnel doit informer le club quitté par envoi recommandé, télécopie ou courrier électronique
• Le club d'accueil doit joindre à sa demande de licence la preuve de cette information
• En cas de changement de club hors période, l'accord écrit du club quitté est nécessaire

Demande et délivrance de licence de joueurs

• La demande de licence dématérialisée concerne les joueurs sous contrat professionnel, élite, stagiaire, aspirant ou apprenti.
• La délivrance de licence est effectuée selon les dispositions du Statut respectif des joueurs.
• Les Règlements de la LFP sont également pris en compte lors de la délivrance de licence.
• La procédure Footclubs ne s'applique pas à cette demande de licence.

Documents à fournir pour les joueurs étrangers

• Pour les joueurs de nationalité étrangère, il est nécessaire de joindre des pièces supplémentaires :
  • Justificatif d'identité et de nationalité des parents du joueur (pièce nationale d'identité ou passeport)
  • Justificatif du lien de filiation
  • Justificatif officiel de résidence des parents du joueur (quittance de loyer, facture…)

Documents à fournir pour les éducateurs

• Pour les éducateurs fédéraux, il est nécessaire de joindre une copie du diplôme
• Pour les entraîneurs et éducateurs sous contrat :
  • Copie du contrat
  • Copie de la carte professionnelle en cours de validité délivrée par la Direction Régionale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale ou la Direction Départementale de la Cohésion Sociale ou du récépissé de demande de carte professionnelle
• Pour les éducateurs bénévoles :
  • Attestation d'honorabilité FFF

Documents à fournir pour les licenciés

• Pour tous les cas, il est nécessaire de joindre :
  • Demande de licence dûment complétée et signée
  • Contrat
  • Photocopie d'une pièce officielle d'identité (si elle ne figure pas déjà dans Footclubs)
  • Formulaire assurance dûment complété et signé
  • Photographie répondant aux conditions de l'article 2bis (si elle ne figure pas déjà dans Footclubs)

Procédures d'Exception pour les Demandes de Licences

• Les procédures d'exception s'appliquent pour les demandes de licences des joueurs amateurs ou fédéraux, des arbitres, des dirigeants, des licenciés « Technique Nationale » et « Technique Régionale » et des éducateurs fédéraux lorsque l'instance chargée de la délivrance de la licence ne dispose pas de Footclubs.

Conditions d'Application

• Le club ne peut exceptionnellement pas accéder à Footclubs, le caractère exceptionnel étant apprécié par l'instance concernée.
• Le club demandeur adresse par courrier à l'instance concernée le document intitulé « Demande de licence » ainsi que les pièces justificatives mentionnées dans l'annexe A du présent guide de procédure.
• L'accord écrit du club quitté est également requis dans le cas d'un changement de club.

Traitement des Demandes

• L'instance saisit la demande dans le système informatique fédéral.
• La notification au club quitté est émise lorsque la demande est saisie dans le système informatique fédéral.
• Si le dossier est incomplet, le club en est avisé par l'instance suivant les modalités qu'elle aura déterminées.

Délais et Dates d'Enregistrement

• Pour les dossiers complets ou complétés dans un délai de quatre jours calendaires à compter du lendemain de la notification par l'instance de la ou des pièces manquantes, la date d'enregistrement de la licence est celle de l'envoi de la demande de licence par le club.
• Pour les dossiers complétés après ce délai, la date de l'enregistrement est celle de la date d'envoi ou, le cas échéant, de dépôt, constatée de la dernière pièce à fournir.

Opposition du Club Quitté

• Le club quitté peut faire opposition dans un délai de quatre jours calendaires à compter du lendemain de la date de réception de la notification.
• L'opposition doit être adressée par courrier électronique au nouveau club et à l'instance concernée en faisant figurer dans cette réponse le courrier électronique de notification, le motif de l'opposition ainsi que le nom et la qualité du représentant du club faisant opposition.

Procédures d'exception pour les demandes de licences

• Les procédures d'exception s'appliquent aux demandes de licences pour les joueurs amateurs ou fédéraux, les arbitres, les dirigeants, les licenciés « Technique Nationale » et « Technique Régionale » et les éducateurs fédéraux.
• Deux conditions doivent être remplies pour que ces procédures d'exception s'appliquent :
  • L'instance chargée de la délivrance de la licence ne dispose pas de Footclubs.
  • Le club ne peut exceptionnellement pas accéder à Footclubs, mais cette disposition est appréciée par l'instance concernée.