Kommunikation und Proaktivität

Der erste Eindruck, den jemand von dir bekommt, kann bewusst oder unbewusst sein.

Emotionale Entscheidungen dominieren unser Handeln. Rationale Argumente kommen erst danach.

Die vier Seiten einer Nachricht sind Sachaussage, Beziehungsaussage, Selbstaussage und Appell.

Der rationale, sichtbare Teil einer Nachricht, z.B. der Inhalt einer Präsentation.

Die Beziehungsaussage drückt aus, wie du dich zur anderen Person fühlst, z.B. durch Tonfall oder Körpersprache.

Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen, wie z.B. ein dringender Anruf oder ein kurzfristiges Projekt.

Aufgaben, die wichtig, aber nicht sofort dringlich sind, wie z.B. die Planung eines Urlaubs oder das Lernen für eine Prüfung.

Aufgaben, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind, wie z.B. unnötige Meetings oder dringende Anfragen, die man delegieren kann.

Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, wie z.B. faulenzen oder Zeitverschwendung im Internet.

Die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und zu entscheiden, welche Aufgaben wichtig sind und welche weniger wichtig sind.

Die Fähigkeit, klar und deutlich Nein zu sagen, um sich vor übermäßigen Verpflichtungen zu schützen.

Die Fähigkeit, Aufgaben an andere Personen zu delegieren, um sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Die Fähigkeit, die eigenen Ziele zu definieren und zu erreichen, indem man seine Zeit und Ressourcen effektiv einsetzt.

Management ist die Handhabung von Ressourcen, um Ziele zu erreichen.

Zeitmanagement ist das systematische Planen und Organisieren deiner Zeit, um deine Effektivität und Effizienz bei der Zeitnutzung zu verbessern.

Zeitmanagement hilft dir, viele eigene Ziele zu erreichen, den Überblick über viele Anforderungen zu behalten und deine Fortschritte zu verfolgen.

Zeitmanagement bezeichnet die Verwaltung der Ressource Zeit.

Zeit kann nicht gesteuert werden, sie fließt unabhängig von Menschen weiter.

Effektivität bezieht sich darauf, die richtigen Dinge zu tun, um ein Ziel zu erreichen. Sie beantwortet die Frage: "Was soll ich tun?" Sie ist ein wesentlicher Bestandteil von Führungsqualität.

Effizienz bezeichnet das wie etwas getan wird. Sie beantwortet die Frage: "Wie kann ich das, was ich tun muss, am besten machen?" Es geht um Optimierung und Ressourcenmanagement.

Proaktivität bedeutet, selbst die Initiative zu ergreifen, anstatt nur auf äußere Ereignisse zu reagieren. Es bedeutet, Verantwortung zu übernehmen und aktiv nach Lösungen zu suchen.

Reaktivität bedeutet, auf Ereignisse zu reagieren, anstatt selbst aktiv zu werden. Es geht um passives Abwarten und Reagieren auf äußere Einflüsse.

Proaktives Verhalten ist wichtig für effektives Zeitmanagement, da es die Konzentration auf sinnvolle Aktivitäten und die Erreichung von Zielen fördert.

Die vier Seiten einer Nachricht beziehen sich auf die Sender- und Empfängerperspektive: 

1. Sachebene: Der Inhalt der Nachricht, die Fakten.
2. Selbstoffenbarung: Was der Sender über sich selbst preisgibt.
3. Beziehungsebene: Die Beziehung zwischen Sender und Empfänger.
4. Appell: Was der Sender vom Empfänger möchte.

In einer Nachricht können verschiedene Botschaften versteckt sein. Die Sachbotschaft ist der tatsächliche Inhalt. Die Selbstbotschaft zeigt, wie der Sender sich selbst sieht. Die Beziehungsbotschaft drückt die Beziehung zwischen Sender und Empfänger aus. Die Appellbotschaft ist die Bitte oder Forderung des Senders.

Kongruenz bedeutet, dass die Botschaften einer Nachricht auf allen vier Seiten übereinstimmen, während Inkongruenz vorliegt, wenn die Botschaften gegensätzliche Inhalte vermitteln. Beispielsweise könnte jemand mit einem Lächeln ein negatives Feedback geben, was zu Inkongruenz führt.

Du-Botschaften sind Nachrichten, die den Empfänger direkt ansprechen und ihn mit dem Finger auf etwas zeigen. Beispielsweise: "Du machst das immer falsch!"

Eine Botschaft kann auf unterschiedliche Weise interpretiert werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, auf die vier Seiten der Nachricht zu achten und aktiv nach der Absicht des Senders zu fragen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Zeitmanagement bedeutet, die Zeit gezielt zu nutzen. Dabei geht es nicht nur darum, die Tage mit Aufgaben zu füllen, sondern die Tätigkeiten bewusst zu planen und auf die eigenen Ziele auszurichten.

Zeitschutz bedeutet, sich vor Zeitdieben zu schützen. Zeitdiebe sind Aktivitäten, die uns unnötig Zeit rauben und unsere Produktivität und konzentration mindern. Beispiele sind unnötige Meetings, unstrukturierte Abläufe oder ständiges Multitasking.

Die Planung sollte auf die Ziele ausgerichtet sein. Dabei geht es nicht um die bloße Quantität der Arbeit, sondern um die Qualität und die Effizienz der Tätigkeiten.

Proaktive Zeitmanagement beinhaltet ein bewusstes und aktives Planen und Steuern der eigenen Zeit, um Ziele zu erreichen. Dabei werden Werte und Lebensprioritäten berücksichtigt, um ein ausgeglichenes Leben zu führen.

Prioritäten setzen bedeutet, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen, um die wichtigsten zuerst zu erledigen.

Prioritäten können die Wichtigkeit, die Dringlichkeit oder den Grad der Balance einer Aufgabe widerspiegeln.

Eine ToDo-Liste ist eine Liste aller Aufgaben, die es im Moment zu erledigen gilt. Sie bietet einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und hilft bei der Planung und Organisation.

Die Aufgaben in einer ToDo-Liste sind bereits in kleinere Schritte zerlegt und können in einer Sitzung erledigt werden.

Eine ToDo-Liste enthält mindestens eine Beschreibung der Aufgabe und einen Termin (Deadline) für die Erledigung.

Prioritäten in einer ToDo-Liste dienen dazu, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuordnen und zu entscheiden, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten.

ToDo-Listen helfen, die Zeit effektiv zu nutzen, indem sie einen Überblick über alle Aufgaben bieten und die Planung und Organisation erleichtern.