Indicadores de Gestión Logística PDF

220 LUIS ANÍBAL MORA G. 3.3 Indicadores de la gestión logística, KPI Un indicador es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeño de un proceso, que al compararse con algún nivel de referencia permite detectar desviaciones positivas o negativas. También es la c...

220 LUIS ANÍBAL MORA G. 3.3 Indicadores de la gestión logística, KPI Un indicador es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeño de un proceso, que al compararse con algún nivel de referencia permite detectar desviaciones positivas o negativas. También es la conexión de dos medidas re- lacionadas entre sí, que muestran la proporción de la una con la otra. Todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, allí radica el éxito de cualquier operación, no podemos olvidar: «lo que no se mide, no se puede administrar». 3.3.1 Importancia de los Indicadores de Gestión El adecuado uso y aplicación de los indicadores y los programas de producti- vidad y mejoramiento continuo en los procesos logísticos de las empresas, son una base de generación de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional. Los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organiza- ción, y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades. Los indicadores logísticos son relaciones de datos numéricos y cuantitativos aplicados a la gestión logística que permiten evaluar el desempeño y el resul- tado en cada proceso; Incluyen los procesos de recepción, almacenamiento, inventarios, despachos, distribución, entregas, facturación y los flujos de infor- mación entre los socios de negocios. Es indispensable que toda empresa desa- rrolle habilidades alrededor del manejo de los indicadores de gestión logística, con el fin de poder utilizar la información resultante de manera oportuna (tomar decisiones). Para medir el desempeño de una organización en cuanto a calidad y productivi- dad, se debe disponer de indicadores que permitan interpretar en un momento dado las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas; por lo tanto es importante clarificar y precisar las condiciones necesarias para cons- truir aquellos realmente útiles para el mejoramiento de las organizaciones. El trabajar con indicadores, exige el disponer de todo un sistema que abarque desde la toma de datos de la ocurrencia del hecho, hasta la retroalimentación de las decisiones que permiten mejorar los procesos.  COSTOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA 221 Características de los indicadores de gestión Cuantificables. Debe ser expresado en números o porcentajes y su resul- tado obedece a la utilización de cifras concretas. Consistentes. Un indicador siempre debe generarse utilizando la misma fórmula y la misma información para que pueda ser comparable en el tiempo. Agregables. Un indicador debe generar acciones y decisiones que redunden en el mejoramiento de la calidad de los servicios prestados. Comparables. Deben estar diseñados tomando datos iguales con el ánimo de poder compararse con similares indicadores de similares industrias. Niveles de referencia. El acto de medir se realiza con base en la compa- ración y para ello se necesita una referencia contra la cual contrarrestar el resultado del indicador. Existen varios niveles: el histórico, el estándar, el teórico, el que requieren los usuarios, los de la competencia, los por política, los de consenso y los planificados. Responsabilidad. Quién debe actuar de acuerdo con el comportamiento del indicador con respecto a las referencias escogidas. Puntos de lectura e instrumentos. Se debe definir quién hace, organiza las observaciones y define las muestras y con qué instrumentos. Periodicidad. Es fundamental saber con qué frecuencia se deben hacer las lecturas: diaria, semanal o mensualmente. Sistema de información. Debe garantizar que los datos obtenidos en las mediciones se presenten adecuadamente (agilidad y oportunidad) al mo- mento de la toma de decisiones, para lograr realizar la realimentación rápida en las actividades. Pueden medir cambios en condiciones o situaciones a través del tiempo. Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones. Son instrumentos importantes para evaluar y dar surgimiento al pro- ceso de desarrollo. Instrumento gerencial por excelencia. 222 LUIS ANÍBAL MORA G. Constituye un eficaz apoyo para la toma de decisiones. Se centra en el cómo, a más de la producción de resultados. Emplea normas y patrones operativos. Proyecta el futuro de la organización. Es integrador, alinea y articula todas las áreas de la organización en pos de los objetivos planteados desde la función de planeación. 75 Gráfica Esquema del sistema logístico Objetivos de los indicadores de gestión Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos. Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competido- res nacionales e internacionales. Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado. Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la pro- ductividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente fi- nal. Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa. Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial (Benchmarking).  COSTOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA 223 Utilidad de los indicadores de gestión Parametrizador de la planeación de actividades logísticas. Medición de resultados. Proyección de logros. Identificación de mejoras internas. Dinamizador de los procesos logísticos de mercancías mediante la inte- rrelación de todas sus actividades internas (Armonía). Potencializador de la actividad comercial. Multiplicador de la realidad empresarial. Capacidad real. Capacidad instalada. Principales funciones de los indicadores de gestión Apoya y facilita los procesos de toma de decisiones. Controla la evolución en el tiempo de los principales procesos y varia- bles. Racionaliza el uso de la información. Sirve de base para la adopción de normas y patrones efectivos y útiles para la organización. Sirve de base para la planificación y la prospección de la organización. Sirve de base para el desarrollo de sistemas de remuneración e incenti- vos. Sirve de base para la comprensión de la evolución, situación actual y fu- turo de la organización. Propicia la participación de las personas en la gestión de la organiza- ción. Atributos a tener en cuenta para la información. 1. Exactitud. La información debe presentar la situación o el estado como realmente es. 2. Forma. La información puede ser: cuantitativa, cualitativa, numérica o gráfica, impresa o visualizada, resumida y detallada. Realmente la forma debe ser elegida según la situación, necesidades, habilidades de quien la recibe y la procesa. 3. Frecuencia. Medida de cuán a menudo se requiere, se produce o se ana- liza. 4. Extensión. Es el alcance en términos de cobertura del área de interés. 5. Origen. Puede originarse dentro o fuera de la organización. Lo funda- mental es que la fuente que la genera sea la fuente correcta. 224 LUIS ANÍBAL MORA G. 6. Temporalidad. La información puede hablarnos del pasado, de los suce- sos actuales o de las actividades o sucesos futuros. 7. Relevancia. La información es relevante si es necesaria para una situa- ción particular. 8. Integridad. Una información completa proporciona al usuario el panora- ma integral de lo que necesita saber acerca de una situación determina- da. 9. Oportunidad. La información debe estar disponible y actualizada cuan- do se necesita. 3.3.2 Matriz logística de los indicadores de gestión (Tabla de control) A continuación detallaremos los indicadores idóneos para lograr absoluto con- trol y mejoramiento de los procesos logísticos de una compañía: Se construye una tabla de procesos logísticos claves de desempeño y se les asignan los indicadores de gestión más enfocados y relevantes de su operación logística y clasificados por el tipo de indicador que se desea medir para tomar no sólo correctivos a nivel interno sino como compararse con las mejores prácticas de cada sector para conocer la brecha logística que existe en su mercado com- petitivo y así tomar medidas correctivas de mejoramiento continuo. Gráfica 76 Costos logísticos en los estados contables Ingresos Costos productos vendidos - Compras - Producción Gastos de ventas y administración - Procesamiento de pedidos Costos logísticos - Transporte - Bodegaje - Inventarios - Embalajes - Otros Margen operacional Gastos financieros = Utilidad neta Ingresos - costos logísticos = utilidad atribuible a la logística  COSTOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA 225 Tabla 21 ¿Cómo medir el desempeño logístico? Procesos Vs Indicadores Costo Productividad Calidad Tiempo Servicio al cliente y procesamiento de pedidos Planeación y gerencia de inventarios Suministros (compras y manufacturas) Transporte y distribución Almacenamiento Logística total 3.3.3 Clasificación de los indicadores de gestión Una organización debe contar con un número mínimo posible de indicadores que garanticen contar con información constante, real y precisa, sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, ejecución presupuestal, incidencia de la gestión; todos los cuales constituyen el conjunto de signos vitales de la organización. Indicadores financieros y operativos Miden el costo total de la operación logística, es decir el valor monetario de servir a los clientes y planear, administrar, adquirir, distribuir y almacenar el inventario con destino a los clientes. Es importante para la empresa poder controlar las actividades asociadas a su operación logística teniendo claro conocimiento y visibilidad del comporta- miento de los costos de ejecución de éstas, relacionados a los niveles de efi- ciencia generados por los procesos logísticos, a fin de poder encontrar puntos clave que permitan optimizar los costos a través de la cadena de abastecimiento incrementado la competitividad de la empresa en función de ser más rentable en su operación sin perder mercado. Estos indicadores se clasifican en costos operacionales y costos de capital. 1. Costos de Capital. Miden el costo de oportunidad de la empresa de tener recursos financieros atados a activos de logística, los cuales se entienden por: infraestructura física, flota de transporte, equipos de comunicaciones, 226 LUIS ANÍBAL MORA G. y manejo de materiales (Estibadores, terminales de radio frecuencia, etc.), este indicador se calcula como: Costos de Capital = valor total de los activos de logística * tasa de capi- talización de los activos 1. Costos Operativos. Miden los costos asociados a la ejecución y desempeño de las actividades inherentes a los procesos logísticos y productivos, estos pueden ser: Costo de la bodega por metro cuadrado. Costo de despacho por unidad. Costo operativo de bodega por empleado. Costo de transporte por camión. Costo de transporte por conductor. Costo de transporte por unidad transportada. Indicadores de tiempo A través de estos indicadores se conoce y controla la duración de la ejecución de los procesos logísticos de la empresa, es decir, el tiempo que toma llevar a cabo una determinada actividad o proceso, como por ejemplo, el tiempo que toma descargar o cargar un camión, el tiempo que toma la recepción de mercancía en el centro de distribución, etc. Los indicadores de tiempo muestran a la empresa las fluctuaciones que se gene- ran de un período a otro durante la ejecución de sus procesos, lo cual brinda he- rramientas de respuesta inmediata a cambios drásticos o paulatinos en su nivel de servicio, a través del control de su evolución y el impacto que causa en este los cambios o mejoras hechas a los procesos de abastecimiento y distribución. Algunos de esto indicadores son: 1. Ciclo total de un pedido. Tiempo transcurrido desde el momento que un cliente pone el pedido hasta que el producto está entregado y facturado y en algunos casos, cobrado. 2. Ciclo de la orden de compra. Indicador para los controlar los tiempos de respuesta y entrega de los proveedores. 3. Ciclo de un pedido en bodega o almacén. Tiempo que transcurre durante la gestión del pedido desde que es hecho el requerimiento en el almacén hasta que éste es despachado al cliente final.  COSTOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA 227 4. Tiempo de tránsito. Lapso de tiempo que transcurre durante el transporte de mercancías. 5. Horizonte del pronóstico de inventarios. Período de tiempo y frecuencia de los estimados de demanda. Indicadores de calidad Muestran la eficiencia con la cual se realizan las actividades inherentes al pro- ceso logístico, es decir, el nivel de perfección del proceso en lo que tiene que ver a la gestión de los pedidos, la manutención de las mercancías, los procesos de picking y packing, el transporte, etc. Estos reflejan las deficiencias en los procedimientos de ejecución del proceso logístico, por lo cual es importante para la empresa pues la eficiencia en sus pro- cesos determina la eficiencia en costos y nivel de servicio, dos factores vitales para la competitividad en mercados altamente cambiantes y competidos en un ámbito internacional. Dentro de estos indicadores se destacan dos grandes grupos: 1. Porcentaje de pedidos perfectos: 10. % de pedidos entrados correctamente. 11. % de pedidos completos con cantidades exactas. 12. % de pedidos recogidos con cantidades exactas. 13. % de pedidos empacados de acuerdo con cliente. 14. % de pedidos enviados sin daños o averías. 15. % de pedidos despachados a tiempo y al lugar indicado. 16. % de pedidos documentados perfectamente. 2. Porcentaje de Averías: 17. % de mermas de la mercancía. 18. % de averías en el empaque. 19. % de averías ocasionadas en el transporte. Indicadores de productividad Reflejan la capacidad de la función logística de utilizar eficientemente los re- cursos asignados, es decir, mano de obra, capital representado en inversiones de inventarios, vehículos, sistemas de información y comunicaciones, espacios de almacenamiento, etc. 228 LUIS ANÍBAL MORA G. El objetivo general de los recursos de logística es generar ventas, es decir, llegar a los mercados eficientemente optimizando los costos y mejorando márgenes de rentabilidad. Como ejemplo de estos indicadores se presentan los siguientes: Número de cajas movidas por hombre. Número de pedidos despachados. Número de órdenes recepcionadas. Número de unidades almacenadas por metro cuadrado. Capacidad de almacenamiento en estibas. 3.3.4 Distribución de indicadores de gestión por ingeniería* Uno de los factores determinantes para que todo proceso, llámese logístico o de producción, se lleve a cabo con éxito, es implementar un sistema adecuado de indicadores para medir la gestión de los mismos, con el fin de que se puedan implementar indicadores en posiciones estratégicas que reflejen un resultado óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de información que permita medir las diferentes etapas del proceso logístico. Actualmente, nuestras empresas tienen grandes vacíos en la medición del des- empeño de las actividades logísticas de abastecimiento y distribución a nivel interno (procesos) y externo (satisfacción del cliente final). Sin duda, lo anterior constituye una barrera para la alta gerencia, en la identificación de los principa- les problemas y cuellos de botella que se presentan en la cadena logística, y que perjudican ostensiblemente la competitividad de las empresas en los mercados y la pérdida paulatina de sus clientes. Gráfica 77 Clases de Indicadores de gestión 1. Utilización INDICADORES 2. Rendimiento 3. Productividad * Veáse completo en MORA, Luis Aníbal. Indicadores de la gestión logística. 1ª ed. Ecoe Ediciones, 2008