Software de Gestión Empresarial

Software de Gestión Empresarial ¿Qué es un software de gestión? Un sistema de gestión es una herramienta que permite controlar, planificar, organizar y automatizar las tareas administrativas de una organización al analizar los rendimientos y riesgos de una empresa con el fin de otorgar un ambiente l...

Software de Gestión Empresarial ¿Qué es un software de gestión? Un sistema de gestión es una herramienta que permite controlar, planificar, organizar y automatizar las tareas administrativas de una organización al analizar los rendimientos y riesgos de una empresa con el fin de otorgar un ambiente laboral más eficiente y sostenible. Algunas compañías cuentan con actividades que no están automatizadas y que con frecuencia están divididas en sistemas departamentales, casi siempre en hojas de Excel desarrolladas de manera individual por los usuarios implicados en cada una de las funciones. Un software de gestión unifica la operación de todas las áreas del negocio para alinearlas con los objetivos de la empresa. Es importante que cada departamento tenga claro y definido el objetivo, ya que eso permite direccionar el negocio de modo más fácil y eficaz. Tipos de sistemas de gestión ERP (Enterprise Resource Planning) Los sistemas ERP dan soporte completo e integral a la gestión empresarial. Cuando nos preguntamos qué es un ERP, no debemos limitarnos a sus siglas y decir que es la planificación de recursos empresariales, sino que un sistema ERP enlaza y determina multitud de procesos y facilita el flujo de datos entre ellos. De todos los tipos de soluciones dentro de un sistema de gestión, el término “ERP” es el que mayor popularidad ha adquirido y el que tiene más relevancia comercial como sinónimo de software de gestión empresarial. Sin embargo, estos dos términos no significan lo mismo. Tipos de sistemas de gestión CRM (Customer Relationship Management) Los sistemas CRM están orientados a dar soporte a los procesos relacionados con la gestión comercial y la relación con los clientes, tanto en el ámbito de preventa como postventa. Es cierto que la mayor parte de los ERP cubren también esta faceta, pero a nivel comercial existen productos orientados con exclusividad a la estas áreas. Es por eso que podemos encontrar los sistemas CRM integrados en un sistema ERP que abarca una funcionalidad más amplia. SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes) Las actividades logísticas relacionadas con la gestión de almacenes también han dado lugar a un mercado de aplicaciones orientadas a cubrir esa necesidad. La mayor parte de los sistemas ERP cubren esta función, pero algunas empresas implantan sistemas SGA especializados para conseguir un mayor nivel de automatización en la gestión de sus almacenes. Tipos de sistemas de gestión DMS (Sistemas de Gestión Documental) Los sistemas de gestión documental son creados para la gestión de grandes cantidades de documentos y suelen rastrear, almacenar y organizar archivos electrónicos o imágenes de documentos en papel. BPM (Gestión de los Procesos Empresariales) Los sistemas ERP permiten a los usuarios recoger datos y acceder a la información necesaria para el desarrollo de sus funciones. Además, pueden facilitar la secuenciación del trabajo y la coordinación del flujo operativo a través de los distintos departamentos y usuarios de la empresa. A esto último se lo conoce como BPM y se trata de una funcionalidad aportada por aplicaciones de software específicas o por algunos de los sistemas ERP actuales. Tipos de sistemas de gestión BI (Business Intelligence) Las herramientas de Business Intelligence están orientadas al análisis de la información disponible con el objetivo de facilitar la toma de decisiones. Se trata de sistemas orientados fundamentalmente a la dirección. Antes, este tipo de software estaba diferenciado con claridad del resto del sistema de gestión empresarial ERP. Actualmente, en cambio, muchos sistemas de gestión ERP incorporan sus propias herramientas de BI y de hecho algunos de los fabricantes internacionales de software de gestión han adquirido empresas especializadas en BI para aportar una solución integrada tanto para la operativa empresarial como para el análisis de la información. Componentes de un software de gestión Estrategia organizacional La estrategia organizacional es un proceso en el cual la empresa analiza, por un lado, el entorno competitivo, para descubrir sus oportunidades y amenazas; y por el otro, el ambiente interno, los recursos y las capacidades con que cuenta, así como sus fuerzas competitivas, e integra ambas observaciones para determinar ventajas que permitan generar una posición sostenible en el tiempo. Es decir, se trata de definir con claridad los objetivos sobre la base de la situación empresarial y la meta que se persigue. Componentes de un software de gestión Procesos Los procesos marcan la ruta a seguir, así como las función y responsabilidades del recurso humano, y se utilizan para poner en marcha los objetivos propuestos. Son parte de la ingeniería organizacional y, más que una herramienta, la revisión de procesos de negocio constituye una necesidad constante. Talento humano El talento humano es un elemento clave para cumplir las actividades empresariales con eficiencia, y se desarrolla a través de la formación profesional. La distribución funcional es el modelo organizacional que articula el elemento del recurso humano y las instrucciones necesarias para el cumplimiento de las funciones de manera eficaz. Para que no se imponga un patrón informal de comportamiento, se debe definir un modelo de funcionamiento mediante instrumentos como los organigramas y las guías de procesos. Todo esto es parte de los retos de la gestión de recursos humanos. Componentes de un software de gestión Sistemas de información y tecnología Los sistemas de información y tecnología influyen directa mente en el entorno de la organización. Dentro del software de gestión, se debe tener en cuenta que este factor puede impactar en las demás variables internas de la compañía, como ocurre con el uso de robots o las telecomunicaciones. La estructura formal describe tan sólo la anatomía básica de la organización, pero las empresas deben preocuparse también por la filosofía organizacional y los sistemas de información. Conceptos básicos de un software ERP? Cuando nos piden investigar acerca de un software de gestión o buscamos en Internet qué programa nos puede servir para automatizar tareas, recopilar datos y deshacerse de gran cantidad de archivos de Excel, surge la palabra “ERP”, y ahí comienzan todas las dudas. ¿Qué es un ERP? ¿Cuáles son las características de un ERP? ¿Para qué sirve un ERP? ¿Es mejor un ERP on premise o SaaS? Estas son algunas de las muchas preguntas que aparecen, ¡y todavía faltan otros conceptos! No hablamos de implementación, de costos ni de ROI, por nombrar algunos. ¿Qué es un ERP? Comencemos por el principio. Un software ERP es un sistema integrado que abarca todos los procesos de las organizaciones para gestionar actividades empresariales diarias. Más allá del rubro y la cantidad de empleados, en algún momento una empresa o pyme necesita implementar un ERP. ¿Qué es un ERP? Cuando nos preguntamos qué es un ERP podemos hacer referencia a sus siglas (Enterprise Resource Planning) y decir: un ERP es la planificación de recursos empresariales pero el significado de ERP es mucho más. El ERP abarca todos los sistemas y paquetes de software que utilizan las organizaciones para gestionar sus actividades empresariales diarias como la contabilidad, las adquisiciones, la gestión de proyectos y la producción. Definición de ERP Un ERP es un software que enlaza y determina multitud de procesos empresariales y facilita el flujo de datos entre ellos. En otras palabras, recopila los datos de las transacciones compartidos por las diversas fuentes de una organización, elimina la duplicación de los datos y proporciona una integridad de datos con una «única fuente de confianza». ¿Qué es un ERP? ¿Cuál es el significado de ERP realmente? El ERP es un sistema prefabricado con técnicas de industrialización, integrado, y al mismo tiempo modular, cuya finalidad es colaborar con los sistemas de información de las organizaciones. El software está compuesto por un conjunto amplio de módulos estándar que son susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada cliente con mayor o menor limitación. ¿Para qué sirve un ERP? Se trata de un sistema de software único que sirva a las necesidades de las personas en materia de finanzas, así como a la gente de recursos humanos y al almacén. Cada uno de estos departamentos por lo general tiene su propio sistema informático optimizado para las formas particulares en las que el área hace su trabajo. Pero el ERP combina a todos ellos en un solo programa. El software integrado funciona con una sola base de datos para que los distintos departamentos puedan compartir más fácilmente la información y comunicarse entre sí. Este enfoque integrado puede tener un tremendo retorno de la inversión si las compañías instalan el software ERP correctamente. El ERP vence a los viejos sistemas informáticos independientes en finanzas, recursos humanos, producción y almacén, y los reemplaza por un único paquete de software unificado dividido en módulos. ¿Para qué sirve un ERP? Para la demostración de valor del ERP, se usan muchos ejemplos. Uno de los más conocidos es el proceso de cumplimiento de órdenes, en el cual el pedido de un cliente se procesa y se factura, lo que incide en los registros contables e ingresos de la empresa. Es por eso que a veces se define al ERP como un software de back office, es decir que es un software de apoyo a la gestión de una empresa. Para ilustrar, tomemos el pedido de un cliente. Normalmente, cuando alguien realiza una orden, esta comienza un viaje que da vueltas por diferentes “bandejas” de la compañía al ser introducida y redirigida en los sistemas informáticos de distintos departamentos, lo que provoca retrasos y a veces pérdidas. La consulta del estado de la orden mediante diferentes sistemas informáticos invita a posibles errores. Mientras tanto, nadie en la empresa sabe realmente en qué etapa se encuentra la orden en un momento dado porque no hay manera de que el Departamento de Finanzas, por ejemplo, ingrese en el sistema informático del almacén para chequear si el artículo ha sido enviado. ¿Para qué sirve un ERP? El ERP proporciona una hoja de ruta para la automatización de los diferentes pasos en el camino de cumplir con la orden. Cuando un representante de ventas o de servicio introduce el pedido de un cliente en un sistema ERP, puede acceder a toda la información necesaria para completarlo: - la calificación crediticia del cliente, a saber, el historial de pedidos; - los niveles de inventario de la empresa; - las posibilidades de transporte desde el lugar de embarque, y más. Los trabajadores de diferentes áreas ven la misma información y pueden actualizarla, lo que hace que el proceso se mueve automáticamente de un responsable a otro. En cualquier momento se puede localizar el origen de la orden solo con ingresar al sistema de gestión. El pedido se mueve como un rayo a través de la organización, y los clientes reciben los productos más rápido y con menos errores que antes. El ERP puede aplicar esa misma magia a los otros procesos de negocios importantes, como los beneficios de los empleados o la información financiera. ¿Qué tan importantes es un ERP para una empresa? Un ERP cambiará la forma en que tu empresa hace negocios. Al ayudar a incrementar las utilidades a través de una mayor eficiencia, además de facilitar la toma de decisiones y la identificación de las áreas problemáticas que dificultan el crecimiento y éxito de la organización, un sistema ERP puede convertirse en la inversión más fructífera para un negocio. Muy a menudo, las compañías no están completamente satisfechas con la implementación del ERP o la solución elegida. Esto es muy preocupante, en especial si se tiene en cuenta el cambio positivo que se puede iniciar con un sistema ERP probado que sea implementado de manera adecuada. ¿Cómo se configura el software? Los sistemas de gestión tienen que ser flexibles para satisfacer las necesidades de las empresas que los instalan. Es una verdad que no hay dos compañías que estén dirigidas de igual forma y por lo tanto su software ERP tampoco será igual. Entonces, ¿el ERP puede ser lo bastante flexible?, ¿puede manejar todo lo que quieres que haga del modo en que quieres hacerlo? Esa es una tarea difícil y, a veces, la respuesta es “no”. La necesidad de adaptar un software de gestión del tipo ERP deja en manos del equipo del proyecto una elección básica entre: configurar el sistema lo máximo posible hasta que haga lo que necesitan o desarrollar código de programación personalizado, escrito para tratar de que las cosas funcionen exactamente de la manera que desean. La configuración es el equivalente a manipular interruptores y recoger los valores de listas de opciones predefinidas. Es el método básico para la implementación e instalación de un sistema y tiene la ventaja de ser claro y definido, aunque limitado en lo que permite hacer. De hecho, un software ERP preconfigurado no asegura la gestión de procesos. 18 ¿Cómo se configura el software? La personalización, también conocida como “customización”, por otro lado, consiste en escribir código de programa para integrarlo con el sistema ERP. Con el código personalizado, se puede hacer casi cualquier cosa si se les da a los programadores suficiente tiempo y dinero. Sin embargo, implementar un ERP con mucho código personalizado tiene mala prensa, dado que suelen presentarse alguno o varios de los siguientes problemas: - Se excede el presupuesto. - Se excede el tiempo pactado. - Falta parte de la funcionalidad solicitada. 19 Tipos de software ERP Según su concepción En función de la concepción que se tenga sobre softwares ERP, podemos distinguir entre: ✓ Genéricos: el sistema ERP puede ser empleado por empresas de diferentes sectores y características. ✓ Preparametrizados: el ERP, previo a su implementación, se adapta al sector en el que opere la empresa según necesidades específicas, tamaño de la compañía o mercado en el que intervenga. ✓ Individualizados o a medida: el sistema ERP se personaliza de acuerdo con las características de una compañía concreta. Tipos de software ERP Según su implementación On premise El ERP on premise es la implementación tradicional del sistema de gestión efectuando la instalación del software en la propia empresa, dentro del servidor y la infraestructura de la compañía. La empresa se hace cargo de los significativos costos iniciales de licencias de software, servidores nuevos o actualizados y equipos de red, y quedan a cargo también de las actualizaciones y mantenimiento. Tipos de software ERP Cloud y SaaS El ERP en la nube o Software as a Service (SaaS) es un modelo que representa costos más bajos para una empresa. En este caso no se tiene que comprar ningún software o hardware sino que se contrata en lugar de comprarlo. Con una tarifa plana o de manera dosificada. Esto es como la forma en que se paga por la electricidad; se paga por el servicio en forma mensual en lugar de pagar por adelantado la totalidad del servicio. Inconvenientes de un ERP Errores Precisamente la integración de los sistemas ERP facilita que los errores que los usuarios cometen en el desarrollo de su trabajo afecten de manera considerable al resto de las áreas de la empresa, lo que supone un riesgo potencial para la gestión. Por consiguiente, la seguridad del ERP se convierte en un aspecto clave, máximo si se tiene en cuenta que los datos están almacenados en una sola base de datos que, en principio, podrían manipular todos los usuarios. Para reducir este riesgo, las empresas limitan el acceso de los usuarios a ciertos tipos de información en función de la posición jerárquica que ocupen y de la naturaleza de las tareas que desarrollen. 23 Inconvenientes de un ERP Inversión Otra limitación destacada es la cuantiosa inversión necesaria para implementar un ERP, en la que se incluyen como partidas principales: la adquisición del hardware y software, los servicios de consultoría necesarios para una correcta instalación y la formación de los usuarios. De todas ellas, la compra del hardware suele ser la de menor cuantía, seguida por la del software, aunque esta última depende del número de módulos que se instale y de la cantidad de usuarios que vayan a utilizar el sistema. La más importante es la correspondiente a la consultoría, que también depende del grado de adaptación que deba hacerse del sistema ERP. Hoy en día, sin embargo, con las soluciones del tipo SaaS, esta limitación puede superarse. 24 Inconvenientes de un ERP Capacitación y entrenamiento La formación de los usuarios suele ser el aspecto en el que menos se invierte y al que menor importancia se le da durante la cuantificación. A veces incluso se lo considera de forma residual, lo que provoca importantes consecuencias. Por ejemplo, es normal que se pase por alto la pérdida de productividad que sufrirá la empresa durante el proceso de implementación, que por lo general se estima que sea superior a dos años, aunque dependerá del tamaño de la compañía. 25