Evaluación y selección de un software ERP, PDF

Evaluación y ✓ Contar con un proceso formal. selección de un ✓ Definir de mayor a menor. ✓ Conocer las propias limitaciones de la empresa. software ERP ✓ ✓ Asignar presupuesto: asegurar...

Evaluación y ✓ Contar con un proceso formal. selección de un ✓ Definir de mayor a menor. ✓ Conocer las propias limitaciones de la empresa. software ERP ✓ ✓ Asignar presupuesto: asegurar el dinero. Definir prioridades ✓ Relación a las empresas proveedoras. ✓ Preparar los documentos necesarios antes de comenzar. 001  Evaluación y selección de un software ERP Con frecuencia, la selección y evaluación de un software ERP es un paso que la empresa usuaria acorta y para el cual no se prepara de manera adecuada, pese a ser uno de los más críticos procesos. Para encontrar la solución óptima y tomar una decisión confiable, se debe considerar la mayor cantidad de opciones posibles. Con tantos sistemas disponibles, para el comprador de software, es una tentación considerar sólo a los líderes de la industria o las primeras opciones que aparecen en los esfuerzos de búsqueda. Este atajo a menudo resulta en la pérdida de la solución ideal. Un buen proceso de selección y evaluación de software ERP minimiza los riesgos de un proyecto fallido. Hay una serie de recomendaciones para que el proceso sea ordenado y eficaz, entre las cuales destacamos:  Evaluación y selección de un software ERP Contar con un proceso formal. Un proceso formal es el camino más económico y el que da mejores resultados. Para ello debes seguir una serie de pasos: 1. Diseña la documentación necesaria para contar con el apoyo de los posibles proveedores. 2. Documenta cuáles serán los criterios con los que evaluarás y calificarás a los proveedores. 3. Haz un plan de trabajo con fechas estimadas. 4. Arma el equipo de colaboradores que trabajarán en el proyecto de evaluación y selección. 5. Revisa los artículos disponibles en Internet. Hay mucho material que vale la pena conocer.  Evaluación y selección de un software ERP Definir de mayor a menor. 1. Definir y consensuar los problemas o brechas de negocios que la empresa planea resolver. Por lo general los problemas de negocios a resolver son grietas entre la situación del momento y la deseada para alcanzar objetivos empresariales. Consensuar estas brechas, además de servir para la evaluación de un software ERP, permite sensibilizar a las gerencias sobre las necesidades de negocios de la compañía. 2. Definir qué procesos resolverán los problemas de negocios. Esto es una consecuencia del paso anterior. 3. Definir y consensuar cuál será la funcionalidad necesaria para soportar tales procesos. Este es el máximo detalle al que se llega. Resulta útil para luego puntuar y comparar el costo de cada uno de los productos de software que ofrecezcan los vendedores.  Evaluación y selección de un software ERP Conocer las propias limitaciones de la empresa. Se debe evaluar si la organización posee los recursos suficientes para la implementación. Llegado el momento, será necesario contar con las personas que más conocen de la empresa para poder implementar el software con la menor cantidad de dificultades. Además, será necesario reemplazar a esas personas por otras o reasignar tareas para que el trabajo del día a día no se resienta. Asignar presupuesto: asegurar el dinero. Es menester definir cuál es el presupuesto disponible y establecer cuál será el necesario. Este planteo puede parecer una pregunta del tipo “¿Qué vino primero: el huevo o la gallina?”; sin embargo, a diferencia de la pregunta anterior, que puede generar discusiones infinitas y bizantinas, la definición del presupuesto no es tan difícil.  Evaluación y selección de un software ERP Asignar presupuesto: asegurar el dinero. Algunas métricas de interés Las siguientes cifras son métricas extraídas de una cantidad importante de casos. Son referencias que deben tomarse como tales y no como valores absolutos. El primer cuadro muestra un análisis por país, en tanto que la segunda tabla se basa en sectores del mercado.  Evaluación y selección de un software ERP Definir prioridades. Como la evaluación es la clave para la selección de un software ERP, es fundamental reducir la subjetividad y ejecutar un proceso lo más objetivo posible. Antes de comenzar la interacción con los proveedores, es recomendable tener definidos los criterios según los cuáles se dará por aceptable una propuesta de proyecto. Cabe destacar que no estamos hablando de propuesta de software, sino de propuesta de proyecto: es conocido que el llamado “proyecto ERP” no se compone solo de un producto de software. Hay al menos cuatro evaluaciones que deben considerarse como paso previo a la selección de un ERP: funcional, técnico, empresa proveedora y económico. A estos cuatro ejes se los puede llamar el primer nivel o nivel mayor de la evaluación de un software ERP.  Evaluación y selección de un software ERP Definir prioridades. Si a cada uno de estos ejes vistos se le asigna una puntuación o ponderación de manera tal que la suma de todas las puntuaciones sea 100, se estará definiendo cuál es la importancia que cada uno tiene respecto del otro. Los siguientes ejemplos muestran dos tipos de proyectos diferentes:  Evaluación y selección de un software ERP Definir prioridades. Observemos que, en el proyecto A, la empresa que ha decidido las prioridades definió que el eje funcional es el más importante. Es decir, esa compañía está diciendo: “nuestra prioridad es solucionar los problemas de negocios que nos aquejan y estamos dispuestos a pagar por ello”. Esta conclusión surge al leer la importancia relativa de los ejes funcional (40 %) y económico (30 %). En cambio, en el proyecto B, la compañía está diciendo: “estamos dispuestos a hacer ciertas concesiones en el aspecto funcional, pues tenemos un presupuesto acotado y debemos respetarlo”. Esto se ve con claridad al comparar la importancia relativa de lo funcional (30 %) y lo económico (45 %). Relación a las empresas proveedoras. En la mayor parte de los proyectos de selección, si bien a la evaluación de la empresa proveedora se le asigna la tercera o cuarta importancia relativa, es necesario saber que la implementación de un proyecto de software implica convivir con un proveedor cinco, siete o tal vez diez años.  Evaluación y selección de un software ERP Relación a las empresas proveedoras. Por eso se incluyen algunas directrices para evaluar a la firma a contratar. Antes de tener a mano la “lista corta”, se debe elaborar una lista larga de posibles proveedores e invitarlos a responder una serie de preguntas para poder recabar información sobre ellos. Algunos de los aspectos a considerar son: Solidez del proveedor: la compañía que ofrece el producto debe tener una posición financiera estable. Tecnología implícita: algunos productos conocidos llevan muchos años en el mercado y parecen una buena elección. Sin embargo, los análisis detallados a menudo revelan que están basados en tecnología antigua y limitada. Amplio número de clientes: una base de datos de clientes pequeña no proporciona los suficientes ingresos para depurar y mantener el producto. Código estable: los proveedores en la lista deben tener una reputación de código limpio y estable. Canal de distribución bien desarrollado: los distribuidores deben tener un conocimiento completo del producto. Posibilidades de personalización.  Evaluación y selección de un software ERP Relación a las empresas proveedoras. Amplia gama de módulos: enriquecer los productos con una gama variada de módulos evita tener que sustituir el sistema cuando la empresa crezca. Facilidad de uso: la formación es un costo de implementación muy elevado. Hay instancias en las que se puede convocar a la lista larga de proveedores para luego preseleccionar un grupo más pequeños. Estas instancias se asocian a dos documentos: la RFI (Solicitud de Información) y la RFP(Solicitud de Propuesta).  Evaluación y selección de un software ERP Preparar los documentos necesarios antes de comenzar. RFI (Request for Information) Una solicitud de información RFI es una propuesta solicitada a un vendedor o potencial proveedor para determinar qué productos y servicios que satisfagan las necesidades del comprador están disponibles en el mercado y conocer la capacidad de un vendedor en términos de oferta y fortalezas. Las RFI son de uso común en las principales adquisiciones. Sin embargo, no se trata de una invitación a presentar ofertas, no es vinculante para el comprador o el vendedor y puede o no conducir a una RFP o RFQ (Solicitud de Información de Oferta). Las respuestas de los vendedores a la RFI deberían contener datos de la empresa proveedora, del implementador, clientes, experiencia en el rubro o industria y, si es posible, la seguridad de que el proyecto que el proveedor planteará se encuentra en el rango de presupuesto definido.  Evaluación y selección de un software ERP Preparar los documentos necesarios antes de comenzar. RFP (Request for Proposal) Como en otros órdenes de la vida, usar el sentido común es un buen punto de partida para decidir el uso de una RFP. Por ejemplo, la emisión de un documento para la compra de lápices y otros suministros de oficina es innecesario. Las RFP se emiten con más frecuencia para los productos y servicios complejos, de alta personalización. Un ejemplo de este tipo es un proyecto de rediseño de sitio web que cuenta con numerosos requisitos e implica varios tipos de conocimientos. Para los productos y servicios más simples, las organizaciones distribuyen una solicitud de cotizaciones o RFQ, que se trata de una petición de oferta que es más corta y que requiere menos mano de obra que una RFP.  Evaluación y selección de un software ERP Preparar los documentos necesarios antes de comenzar. RFP (Request for Proposal) A partir de este documento, se debe evaluar y comparar la información dada por los proveedores. El primer filtro debe dejar en carrera a entre cuatro y seis proveedores. Las respuestas al RFI sirven para determinar este primer filtro y preseleccionar un grupo de compañías con las cuales se profundizará el trabajo. Luego, se debe distribuir la documentación específica del proyecto entre esos proveedores, con preguntas y tareas detalladas, y utilizar un método de evaluación y puntuación objetivo para calificar las propuestas. Es esencial seguir un plan formal de trabajo. Las respuestas de los proveedores a la RFP serán la base para la preparación de la demostración y comparación de proyectos.  Evaluación y selección de un software ERP Preparar los documentos necesarios antes de comenzar. RFP (Request for Proposal) Qué no debe faltar en una RFP. ✓ Especificaciones de producto o servicio requerido, con el mayor detalle posible. ✓ Información que se requiere del ofertante. Por ejemplo: precio, personas que liderarán el proyecto, responsabilidades, cronograma, antecedentes. ✓ Criterios para selección o descalificación de los proveedores. ✓ Fechas clave. Por ejemplo: apertura/cierre del proceso, visitas a instalaciones, demostraciones, reuniones. ✓ Requerimientos de confidencialidad. ✓ Modelo de contrato.  Cómo elegir un ERP en cinco pasos Involucrar a los Elegir un aliado de 01 colaboradores. 04 negocios, no una marca Definir qué se quiere Planear los tiempos 02 lograr a través de un 05 de implementación ERP Evaluar la Preguntas clave 03 escalabilidad 06 para elegir un ERP  Cómo elegir un ERP en cinco pasos Elegir un ERP siempre es una tarea compleja, pero en el pasado lo era aún más. Hace más de veinte años que se trabaja dentro de la industria de las tecnologías de información y por eso podemos afirmar que los empresarios perciben al ERP como una solución compleja y difícil de implementar, pero son conscientes de la funcionalidad que cumple en una empresa y lo que implica para su subsistencia. Entonces, las primeras preguntas que surgen son: 1. ¿Conviene o no implementar un ERP? 2. ¿De qué depende su éxito? 3. ¿Cómo devolver al ERP la confianza que los directivos y gerentes solían tenerle? El sistema de planeación gerencial (ERP) no siempre fue lo que es hoy. Comenzó como una herramienta para administrar de manera más eficiente las áreas claves de una empresa (contabilidad, facturación, ventas, compras y costos) a partir de módulos, pero no se podía aprovechar las funciones por completo, sino de una manera parcial, ya que los módulos no estaban integrados.  Cómo elegir un ERP en cinco pasos Para facilitar la comunicación entre las áreas de negocio, las desarrolladoras lograron la integración de los componentes del ERP. Si bien es cierto que con este cambio se produjo un crecimiento de la funcionalidad del ERP, también se volvió más robusto, lento de implementar y costoso. Esto, a su vez, lo ubicó en la mira exclusiva de los grandes corporativos. De acuerdo con estudios realizados por Harvard Business Review, las empresas que llegan a elegir un ERP y lo adquieren tienen una reducción de pérdidas y mermas del 10 %; pero, quienes eligen el servicio correcto tienen una reducción de hasta el 35 % en promedio. En ese sentido, los tomadores de decisiones, conscientes de este hecho, deben seleccionar un ERP e implementarlo de una manera más controlada y efectiva para que aumente la tasa de éxito. El primer paso para alcanzar una implementación óptima es elegir un ERP sabiamente.  Cómo elegir un ERP en cinco pasos 1. Involucrar a los colaboradores. Si recordamos la necesidad de un ERP, lo ideal es involucrar a las personas que se verán impactadas de manera directa con la decisión, tales como usuarios finales, personal de Sistemas responsable de la administración del software, gerentes y directivos. 2. Definir qué se quiere lograr a través de un ERP. Hay que tener claro cuál es el fin de implementar el ERP, qué es lo que puede facilitar y buscar los beneficios que ofrece. En consonancia con esta idea, se debe definir el esquema de implementación, las prioridades, el impacto al negocio y los beneficios probables, y también considerar qué áreas impactará la decisión. A partir de la automatización, los procesos clave para el negocio que se beneficiarán serán: ventas; compras; inventarios; finanzas y contabilidad; nómina; y producción.  Cómo elegir un ERP en cinco pasos 3. Evaluar la escalabilidad. Es vital elegir un ERP que pueda cubrir las necesidades del negocio y a la vez cuente con la capacidad de evolucionar en el futuro a la par de la compañía. Por eso, antes de tomar una decisión, es de suma importancia considerar la escalabilidad de la solución en dos planos: Horizontal: con módulos o funcionalidades a implementar cuando el modelo de gestión evolucione. Vertical: que soporte el crecimiento transaccional si el negocio crece. No perdamos de vista que la elección de un ERP significa vivir con él de cinco a diez años en el día a día de la organización, por lo tanto es recomendable escoger una solución que sea actualizable y escalable.  Cómo elegir un ERP en cinco pasos 4. Elegir un aliado de negocios, no una marca. La selección del proveedor de software de gestión empresarial es lo más importante. Se debe elegir a quien comercialice un software de calidad con la escalabilidad necesaria y que cuente con ese grado de flexibilidad que requieren los cambios en el modelo de negocio conforme crece. También hay que considerar: ✓ la cantidad y calidad de clientes del proveedor e implementaciones hechas; ✓ si la empresa realiza actualizaciones frecuentes, lo que habla bien del proveedor, ya que significa que lleva a cabo mejoras en sus productos y está al pendiente de sus clientes; ✓ la disponibilidad de recursos capacitados tanto para la implementación como para el soporte técnico posterior; ✓ la presencia local.  Cómo elegir un ERP en cinco pasos 5. Planear los tiempos de implementación. Por último, es importante tener presente que todo proyecto lleva su tiempo. A lo largo de los años, se a detectado que, para que un ERP sea implementado de manera correcta y exitosa, se debe considerar en la planeación: ✓ el uso de los recursos internos, su disponibilidad, experiencia y conocimiento, porque de ello dependerá la duración y éxito del proyecto; ✓ la adherencia a los procesos estándares de la solución, según la cual se obtendrá el nivel de adecuaciones y/o desarrollos que se deberá realizar; ✓ la calidad de los datos y procesos de negocio existentes; ✓ la cultura de la empresa respecto a la tecnología y su adopción; ✓ el tiempo de implementación, que puede variar de dos meses hasta dos años de acuerdo con los factores antes mencionados.  Cómo elegir un ERP en cinco pasos Preguntas clave para elegir un ERP. Una de cada diez implementaciones de ERP fracasa, y en muchos casos la causa es una mala elección del sistema ERP que se desea utilizar. Una mala elección de la solución de gestión de recursos empresariales puede provocar otros perjuicios graves para la empresa. Los más habituales, según el estudio de la consultora Panorama (Panorama’s Annual ERP Report), son retrasos en la implementación (61 %), sobrecostos (53 %) e incapacidad de obtener las ventajas propias de un ERP (30 %). Para evitar este tipo de riesgos, a continuación mencionaremos las preguntas básicas que deben hacerte al escoger el ERP que implementarás en tu empresa.  Cómo elegir un ERP en cinco pasos Preguntas clave para elegir un ERP. ¿En verdad necesitas un ERP? Antes de embarcarnos en esta aventura, debemos reflexionar sobre las necesidades de tu empresa para determinar si un software de gestión empresarial las puede resolver. La falta de control sobre el negocio, la dificultad para obtener una visión global de la actividad, la existencia de “silos” de información dentro de la estructura o la imposibilidad de acceder a información actualizada son algunas de las señales de que necesitas un ERP. ¿Cuál es tu sector de actividad? Esta pregunta resulta fundamental para decidir si conviene escoger ERP vertical u horizontal. Actualmente existen sistemas de gestión empresarial especializados en muchos sectores, como logística, gestorías, construcción, etc. Si encuentras uno para tu actividad, puede suponer una garantía de que se ajustará bien a tus necesidades.  Cómo elegir un ERP en cinco pasos Preguntas clave para elegir un ERP. ¿Cuál es el tamaño de tu empresa? Los primeros ERP eran sistemas muy complejos y caros que solo estaban al alcance de los gobiernos y las grandes multinacionales. Por fortuna, hoy en día existen muchos softwares de gestión para pymes, pero conviene tener en cuenta la dimensión de tu organización para escoger una solución que se adapte a tus necesidades. Del mismo modo, debes anticiparse al futuro e intentar prever cuáles serán los requerimientos de tu negocio dentro de unos años y si el ERP que elijas seguirá satisfaciéndolos. ¿Cuántos empleados usarán la solución? No es lo mismo un ERP para veinte usuarios, que se puede gestionar con un pequeño servidor o en la nube, que una solución para 500 usuarios, que necesita una infraestructura tecnológica mucho más compleja. Aunque cada licencia tiene un costo, piensa que los beneficios de un ERP sólo se materializan si lo utilizan todos en la empresa. Además, debes tener en cuenta si los usuarios se encuentran en las mismas oficinas, dispersos en delegaciones o necesitan acceder desde dispositivos móviles.  Cómo elegir un ERP en cinco pasos Preguntas clave para elegir un ERP. ¿Qué módulos te hacen falta? Además del número de empleados que lo usarán, es conveniente determinar qué áreas del negocio trabajarán con el ERP para escoger el sistema de gestión empresarial más adecuado. La mayoría de los ERP incluye los módulos más básicos, como finanzas, producción, inventario, recursos humanos, ventas, etc. Pero, dado que lo ideal es que toda la gestión del negocio se haga por medio del ERP, debes asegurarte de que incluya otros módulos que puedes necesitar, como marketing, análisis del negocio, gestión de proyectos, etc. ¿De cuánto presupuesto dispones? Tener claro el presupuesto disponible te ayudará a tomar decisiones importantes, como por ejemplo si conviene contratar un ERP industrializado o a medida. No es una cuestión menor, porque un ERP industrializado resulta más económico pero menos flexible, mientras que un ERP de desarrollo propio ofrece personalización, aunque a un mayor costo.  Cómo elegir un ERP en cinco pasos Preguntas clave para elegir un ERP. ¿Qué plazo tienes para implementar el ERP? Teniendo en cuenta que solo el 34 % de las implementaciones de ERP se terminan en el tiempo previsto, conviene ser precavido. En este sentido, un ERP industrializado ahorra tiempo frente a un desarrollo a medida. Pero, además de la rapidez de la implementación, también conviene valorar el tiempo y costo que tendrá ampliar el ERP en el futuro, cuando las necesidades del negocio cambien. ¿Con qué recursos cuentas para mantenerlo? Si cuentas con un Departamento de Tecnologías de la Información amplio, puedes permitirte el lujo de escoger un ERP a medida o más complejo, aunque requiera la intervención periódica de tus empleados para actualizarlo y mantenerlo. Si no es así, lo mejor es optar por un ERP industrializado que esté bien probado y pueda ser alojado en la nube o ¡acabarás pagando una fortuna en consultoría y mantenimiento externo!  Cómo elegir un ERP en cinco pasos Preguntas clave para elegir un ERP. Para finalizar, como el software ERP es una solución con un costo considerable, es deseable que la empresa lo utilice durante mucho tiempo para amortizarlo. Por lo tanto, se debe tener muy presentes las principales tendencias a futuro de los ERP para asegurarte de que la solución que elijas seguirá siendo útil en los años venideros. De lo contrario, puedes encontrarte con la desagradable sorpresa de que, una vez finalizado el largo proceso de implementación, ¡tu ERP ya está obsoleto!  Métodos de evaluación y selección de sistema ERP Método de evaluación de Modelo de selección Fuzzy ayuda sistemática: SHERPA AHP (FAHP) Método de evaluación MSSE Modelo de selección MERPAP Método de evaluación multicriterio AHP y ANP  Métodos de evaluación y selección de sistema ERP Esta es una recopilación bibliográfica realizada sobre múltiples métodos de evaluación y selección de software ERP. Método de evaluación de ayuda sistemática:SHERPA. SHERPA son las siglas de Systematic Help for an ERP Acquisition. Esta metodología se puede aplicar para evaluar y seleccionar un sistema ERP u otro tipo de sistema de gestión. Se compone de cuatro fases o etapas. Se parte de la preselección de las posibles soluciones candidatas, continúa con un análisis en el que se definen una serie de criterios agrupados por categorías (funcional, técnico, empresariales del proveedor, servicios del proveedor, económicos y estratégicos) que se ponderan para realizar una evaluación y selección cualitativa y obtener una serie acotada de alternativas. A partir de estos resultados, para finalizar, se juzga el desempeño de cada alternativa a partir del acceso a demostraciones de funcionamiento y se escoge el sistema de gestión a implementar.  Métodos de evaluación y selección de sistema ERP Método de evaluación de ayuda sistemática:SHERPA.  Métodos de evaluación y selección de sistema ERP Método de evaluación de ayuda sistemática:SHERPA.  Métodos de evaluación y selección de sistema ERP Método de evaluación MSSE La metodología MSSE fue creada por Florencia Chiesa del Centro de Ingeniería del Software e Ingeniería del Conocimiento (CAPIS) de la Escuela de Postgrado del Instituto Tecnológico de Buenos Aires, Argentina. Esta metodología intenta organizar el proceso de evaluación y selección de un Sistema ERP para que la empresa pueda escoger el que mejor cumpla con sus requisitos sobre la base de criterios no solo económicos. MSSE apunta a encontrar el producto adecuado en el mercado mediante la consideración de aspectos funcionales, técnicos, factores de capacitación y servicios de mantenimiento. Ayuda a la selección de la consultora que hará el trabajo de implementación y brinda pautas para la planificación general y puesta en marcha del proyecto. Se compone de tres fases orientadas a la elección del sistema de gestión, del equipo de consultores que lo implementará y a la planificación del proyecto (definición de tareas y tiempos de implementación).  Métodos de evaluación y selección de sistema ERP Método de evaluación MSSE  Métodos de evaluación y selección de sistema ERP Método de evaluación MSSE. Esta técnica fue aplicada con éxito en algunos procesos de selección de sistemas ERP e investigaciones a través de trabajos de consultoría. Para la presente investigación, se ha tomado en cuenta esta metodología por ser la más completa y detallada, para lo cual se toman en consideración las actividades descritas en la fase 1, ya que el resto de las etapas no aplican debido al tamaño de las Pymes que quieren implementar el ERP seleccionado. Método de evaluación multicriterio AHP y ANP. El modelo AHP fue diseñado para ayudar a las personas encargadas de la toma de decisión a incorporar tanto variables cualitativas como cuantitativas en aquellos problemas relevantes pero no cruciales. En este método de evaluación, se identifica una serie de criterios (económico, administrativo, logístico, tecnológico y comercial) y atributos relacionados con las alternativas de solución y, a partir de ellos, se define una jerarquía (AHP) y/o una red de atributos a evaluar (ANP) con el fin de establecer prioridades y conocer cuál es el sistema más apropiado.  Métodos de evaluación y selección de sistema ERP Modelo de selección Fuzzy AHP (FAHP). En este modelo, se propone la utilización de un proceso analítico jerárquico (conocido por sus siglas en inglés como FAHP) que evalúa criterios que abarcan aspectos del producto y de la gestión. Llevados a la práctica, estos criterios permiten escoger una solución ERP adecuada para una empresa. Modelo de selección MERPAP El modelo MERPAP, que recibe su nombre del inglés Model of the ERP Acquisition Process, propone identificar seis procesos distintivos que, aplicados en forma iterativa, permiten la evaluación y selección de proveedores y alternativas de sistemas de gestión, tanto desde el punto de vista funcional como del técnico. Las fases que componen este modelo son: planificación, búsqueda de información, selección, evaluación, elección y negociaciones.