Risk Tabanlı Proses Yönetimi Eğitimi PDF

RİSK TABANLI PROSES YÖNETİMİ EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2015 1 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Eğitim İçeriği 1.GÜN 2.GÜN Tanışma...

RİSK TABANLI PROSES YÖNETİMİ EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2015 1 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Eğitim İçeriği 1.GÜN 2.GÜN Tanışma ISO 9001:2015 ve Risk TSE Tanıtımı Risk Yönetim Süreci Eğitimin Amacı Terimler Tarifler Proses Yaklaşımı Risk ve Fırsatları Belirleme -Terimler Tarifler Faaliyetleri -PUKÖ Modeli - Risk ve Fırsatların Belirlenmesi Proseslerin Belirlenmesi - Faaliyetlerin Oluşturulması Proseslerin Sırası ve Risk ve Fırsatlara Yönelik Etkileşimlerinin Belirlenmesi Faaliyetlerin KYS Prosesleri ile Proseslerin Yönetimi Entegrasyonu Pratik Çalışmalar Pratik Çalışmalar 2 TSE - 2015 Tanışma 3  TSE Tanıtımı Türk Standardları Enstitüsü; her türlü madde ve mamuller ile usul ve hizmet standardlarını yapmak amacıyla 18.11.1960 tarihli ve 132 sayılı Kanunla kurulmuştur. Enstitünün ilgili olduğu bakanlık, Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’dır. Enstitü, tüzel kişiliği haiz, özel hukuk hükümlerine göre yönetilen bir kamu kurumu olup, kısa adı ve markası TSE'dir. Bu marka çeşitli şekillerde gösterilir. Türk Standardları Enstitüsü'nün izni olmadan bu marka hiçbir şekil ve şart altında kullanılamaz. Yalnız Türk Standardları Enstitüsü tarafından kabul edilen standardlar Türk Standardı adını alır.” 4  Eğitimin Amacı TS EN ISO 9001:2015 “Kalite Yönetim Sistemi” standardı kapsamında, risk tabanlı düşünce ile proses yönetiminin anlaşılması Uygulamaya yönelik örneklerin paylaşılması ve pratik çalışmaların yapılması 5  PROSES YAKLAŞIMI Terimler ve Tarifler PROSES Girdileri çıktılara dönüştüren, birbirleri ile ilgili olan veya etkileşimde bulunan faaliyetler dizisi. PROSES YAKLAŞIMI Proseslerin sistematik bir şekilde tanımlanması, yönetimi ve proseslerin birbirleri ile etkileşimlerinin belirlenmesi. 6  PROSES YAKLAŞIMI Terimler ve Tarifler GİRDİ Talep, beklenti ve şartları karşılamak üzere proseste kullanılan, prosesi başlatan veya harekete geçiren ve dönüşüme/değişime uğrayan hammadde, yarı mamul, mamul, hizmet, bilgi, talep, veri, tanımlamalar vb. özelliklerdir. Proses girdileri, kuruluş içinden veya dışından temin edilir. 7  PROSES YAKLAŞIMI Terimler ve Tarifler ÇIKTI Proses girdilerinin birtakım işlemlerden geçirilmesi sonucu ortaya çıkan ürün ve hizmetlerdir. Çıktılar girdilerin dönüşüme uğramış halidir. Dönüşüm sonucu çıktılar, proses müşterilerinin taleplerini, ihtiyaçlarını karşılar. Bir prosesin çıktısı diğer bir prosesin girdisi olabilir. 8  PROSES YAKLAŞIMI Terimler ve Tarifler KAYNAK Girdilerin çıktıya dönüştürülmesi sırasında kullanılan, kendisi dönüşmediği halde dönüşüme katkı sağlayan öğelerdir. 9  PROSES GİRDİ ÇIKTI K A Y N A K Tel Tel :0 312 :0 312416 41664645359 Eğitim Dairesi Eğitim Dairesi Başkanlığı Başkanlığı Faks Faks :0 312 :0 312416 41664643838 Necatibey Cad. Necatibey Cad.No:112/06100 Bakanlıklar No:112 06100 Ankara Bakanlıklar/ANKARA e-posta :[email protected] e-posta :[email protected]  PROSES YAKLAŞIMI Terimler ve Tarifler MÜŞTERİ Proseste yapılan faaliyetler sonucu ortaya çıkan çıktıların yararlanıcısı olan kişi veya kurumlar müşteridir. Dış müşteriler kuruluşun nihai çıktısını kullananlardır. İç müşteriler ise, kuruluş içinde prosesin çıktısını kullanan diğer proseslerdir. (Proses etkileşimi) 11  PROSES YAKLAŞIMI Terimler ve Tarifler DIŞ TEDARİKÇİ Proses girdilerinin sağlayıcılarıdır. Tedarikçiler de müşteriler gibi iç ve dış tedarikçiler olarak sınıflandırılabilir. Dış tedarikçiler kuruluş dışından gelen girdilerin sağlayıcılarıdır. İç tedarikçiler ise kuruluş içindeki kişiler veya diğer proseslerdir.(Proses etkileşimi) 12  PROSES YAKLAŞIMI Terimler ve Tarifler FAALİYET Prosesin amacına ulaşmak, amaç ve performansını gerçekleştirmek, istenen çıktıları elde edebilmek için yapılması gereken iş. 13  PROSES YAKLAŞIMI Terimler ve Tarifler KONTROL KRİTERİ Proseste yürütülen işlemler sırasında yapılan ölçümlerdir. Bu ölçümler, proses faaliyetlerinin hatasız ve eksiksiz yapılmasını, çıktının önceden tanımlanan kriterlere uygun olarak gerçekleşmesini güvence altına alan kontrol noktalarıdır. (Sıcaklık, Nem, pH, Süre, Miktar, Sipariş Kontrolleri, Müşteri Bilgilerinin Kontrolleri, Hizmet Standardlarına Uygunluk Kontrolleri vb.) 14  PROSES YAKLAŞIMI Terimler ve Tarifler PERFORMANS GÖSTERGESİ Proseste amaçlanan çıktının elde edilip edilmediğine ve prosesin başarılı olup olmadığına karar verebilmek için izlenmesi gereken ölçütlerdir. (Vardiya/Makine/Personel başına düşen üretim miktarları, fire oranları, yeniden işleme oranları, müşteri memnuniyeti, çevrim süreleri, kişi başına düşen eğitim süresi, uygun olmayan hizmet oranları vb.) 15 PROSESİN TEMEL ÖZELLİKLERİ DÖNÜŞTÜRME TEKRARLANABİLİRLİK ÖLÇÜLEBİLİRLİK KONTROL EDİLEBİLİRLİK 16  DÖNÜŞÜM 4 FARKLI ŞEKİLDE OLABİLİR! 1) Fiziksel (görülebilir) - Hammaddenin ürüne, iş emrinin hizmete dönüşümü vb. 2) Soyut (mental) – Eğitim, öğrenim vb. 3) Değersel – Altının paraya dönüşümü, Dolar-Euro paritesi vb. 4) Konumsal – Seyahat, gezi vb. 17 PRATİK ÇALIŞMA Tek Bir Prosesin Şematik Gösterimi 18 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü 19  Başlangıç Noktası Bitiş Noktası Girdi Kaynakları Girdiler Çıktılar Çıktıların Alıcıları Faaliyetler ÖNCEKİ PROSESLER MALZEME, ENERJİ, MALZEME, ENERJİ, SONRAKİ PROSESLER (Örn. Tedarikçilerden, BİLGİ BİLGİ (Örn. Müşterilerden, Müşterilerden, İlgili diğer taraflardan İlgili diğer taraflardan İzleme ve Ölçme Performans için Olası Kontrol Noktaları 20  Proses Yaklaşımı PUKÖ Modeli Planla Planla Uygula Önlem Uygula Kontrol Et Al Önlem Al Kontrol Et 21  Şekil- ISO 9001:2015 PUKO Döngüsü Kuruluşun Bağlamı (4) Destek & Operasy on (7,8) ( Uygula Planla Müşteri Memnuniyeti Müşteri Şartları Perf. KYS Liderlik Planlama Değerl. Sonuçları (5) (6) (9) , Ürün ve Kontrol Hizmetler Önlem Al Et İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentileri (4) İyileştir me (10) 22  PLANLA Proses Ne yapmalı? İzlenecek Yol yaklaşımındaki adımlar Kuruluş Kuruluş, amaçlarını Kuruluş, şartların karşılanması için iç ve dış bağlamının gerçekleştirmek için, sorumluluklarını toparlamalı, analiz etmeli Tanımlanması ilgili tarafların ve belirlemelidir. şartlarının, ihtiyaç ve beklentilerinin Bu şartların, ihtiyaçların ve beklentilerin karşılanması ile ilgili anlaşılmasının garanti almak için ilgili sorumluluklarını taraflarla düzenli periyotlarda iletişim tanımlamalıdır. kurmalı ya da izlemelidir. 23  PLANLA Proses Ne yapmalı? İzlenecek Yol yaklaşımındaki adımlar Kuruluşun Kuruluş KYS için Kuruluş, KYS kapsamı, sınırları ve kapsam, politika kapsam, politika ve uygulanabilirliğini tanımlarken iç ve dış ve amaçlarının amaçlar bağlamı ve ilgili tarafların şartlarını göz tanımlanması oluştururken bu önünde bulundurmalıdır. şartların, ihtiyaçların ve beklentilerin Kuruluş pazarını tanımlamalıdır. analiz edilmesi temelini göz önüne Üst yönetim istenilen çıktılar için politika ve almalıdır. amaçları oluşturmalıdır. 24  PLANLA Proses Ne yapmalı? İzlenecek Yol yaklaşımındaki adımlar Kuruluşun Kuruluş, istenilen Yönetim, amaçlanan çıktıların başarılması proseslerini çıktıların üretilmesi, için ihtiyaç duyulan prosesleri belirlemelidir. tanımlanması politika ve amaçlara ulaşılması için Bu prosesler yönetim, kaynaklar, işletim, proseslerini ölçme, analiz ve geliştirmeyi içermelidir. tanımlamalıdır. 25  PLANLA Proses Ne yapmalı? İzlenecek Yol yaklaşımındaki adımlar Proseslerin sırasının Proses akışının Aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurularak, tanımlanması sıralama ve proses ağının ve etkileşimlerinin tanımlanması ve etkileşiminin anlatılması: belirlenmesi Her bir prosesin girdileri ve çıktıları (iç veya dış olabilir) Etkilediği veya etkilendiği proseslerin etkileşimleri ve ara yüzleri Sıralamanın optimum etkinliği ve verimliliği Proses etkileşiminin etkinliği riskleri (etkileşimin doğru kurgulanmamasından kaynaklanan) Sıralama ve etkileşim, modelleme, diyagram, matris, akış şeması vb. araçlar kullanılarak geliştirilebilir. 26  PLANLA Proses Ne yapmalı? İzlenecek Yol yaklaşımındaki adımlar Proses sahibinin Her bir proses için Üst yönetim her bir proses ve etkileşimde ve sorumluların sorumluluk ve olduğu prosesler için sahipleri, sorumluları, tanımlanması yetkinin çalışma grupları, görevlileri, yetkilileri tanımlanması tanımlamalı ve organize etmeli, etkin bir tanımlama, uygulama, sürdürme ve iyileştirme için yetkinlikleri sağlamalıdır Proses etkileşiminin yönetilmesi için bir yönetim sistemi takımı kurmak faydalı olabilir, bu takım tüm proseslere hakim olacak şekilde etkileşimde olan tüm proses ve faaliyet temsilcilerini içerebilir 27  PLANLA Proses Ne yapmalı? İzlenecek Yol yaklaşımındaki adımlar Dokümante Tanımlanmış Kuruluş risk tabanlı düşünceyi baz alarak edilmiş bilgi proseslerin nasıl dokümante edilmiş bilgi ihtiyacını aşağıdaki ihtiyacının dokümante şekilde belirler; tanımlanması edileceğinin belirlenmesi -Organizasyonun büyüklüğü ve faaliyetlerin tipi, -Proseslerin karmaşıklığı ve etkileşimleri -Proseslerin önemi -Performans değerlendirme ihtiyacı 28  PLANLA Proses Ne yapmalı? İzlenecek Yol yaklaşımındaki adımlar Girdi ve çıktıların tanımlanması Proses İstenmeyen çıktı İstenmeyen çıktıların olması durumunda, içerisindeki ara risklerinin ürün ve hizmetin uygunluğu ve müşteri yüzlerin, belirlenmesi ve memnuniyetine yönelik risklerin belirlenmesi risklerin ve istenen çıktılara Girdilerin istenen çıktılara dönüştürülmesi için faaliyetlerin ulaşmak için gerekli faaliyetlerin, ölçüm ve kontrollerin tanımlanması ihtiyaç duyulan tanımlanması faaliyetlerin Proses içerisindeki faaliyetlerin sıralama ve tanımlanması. etkileşimlerinin belirlenip tanımlanması Her bir faaliyetin nasıl gerçekleştirileceğinin belirlenmesi Kuruluş ve paydaşlar için tüm önemli risklerin yönetim sistemi içerisinde bulundurulması sağlanmalıdır. 29  PLANLA Proses Ne yapmalı? İzlenecek Yol yaklaşımındaki adımlar Prosesler ve sistem etkinlik ve verimliliğini İzleme ve Ölçme İzleme ve ölçme garanti altına almak için geçerli kılmayı gerekliliklerinin metotlarının tanımlanmalıdır. Bunu yarken aşağıdaki tanımlanması belirlenmesi faktörler dikkate alınmalıdır: İzleme ve ölçme kriteri Kayıt tutma Performans gözden geçirmeleri ihtiyacının İlgili tarafların memnuniyeti tanımlanması Tedarikçi performansı Zamanında teslim ve teslim süresi Fire oranları ve atık Proses maliyeti Kaza sıklığı Şartlara uygunluk ile ilgili diğer ölçümler 30  UYGULA Proses Ne yapmalı? İzlenecek Yol yaklaşımındaki adımlar Uygulama Planlanan faaliyet ve Kuruluş, planlanan sonuçlara ulaşmak için sonuçlara ulaşmak gerekli tanımlanmış prosesler, prosedürler, dış için gerekli kaynaklandırmalar ve diğer metotlarla ilgili aksiyonların kontrol, izleme, ölçme faaliyetlerini yerine uygulanması getirmelidir. 31  UYGULA Proses Ne yapmalı? İzlenecek Yol yaklaşımındaki adımlar Gerekli Her bir prosesin Kaynak örnekleri: kaynakların etkin yürütülmesi İnsan kaynakları tanımlanması için gerekli Altyapı kaynakların Çevre belirlenmesi Bilgi Doğal kaynaklar (bilgi birikimi dahil) Malzeme Finansal kaynaklar 32  KONTROL ET Proses Ne yapmalı? İzlenecek Yol yaklaşımındaki adımlar Proseslerin Proses etkinliğinin Kuruluş çıktılarla amaçları karşılaştırarak planlanan amaçlar onaylanması ve şartların yerine getirildiğini doğrulamalıdır. için doğrulanması proses karakteristiklerinin Veri toplamak için proseslere ihtiyaç duyulur. kuruluş amacı ile uyumlu olduğunun (Örnek: Ölçme, izleme, gözden geçirme, tetkik doğrulanması. ve performans analizleri) 33  ÖNLEM AL Proses Ne yapmalı? İzlenecek Yol yaklaşımındaki adımlar Proses etkinliğinin iyileştirilmesi için bulgulara yönelik önlemlerin İyileştirme İstenilen alınması çıktıların Uygunsuzluk sonucunda gerçekleştirilen düzeltici faaliyet, problemin sürekliliği için kök sebebinin tanımlanmasını ve giderilmesini içermelidir. proseslerin «Sistem Yaklaşımı» gereği sebep ve sonuç ayrı prosesler içerisinde değiştirilmesi olabilir. Problem çözme ve iyileştirme aşağıdaki önemli basamakları içerir: Problemleri veya amaçları belirleme Probleme ait verilerin toplaması ve analizi Çözümlerin seçilmesi, uygulanması ve etkinliğinin değerlendirilmesi Alınan çözüm kararlarının sürekli uygulanması 34 PRATİK ÇALIŞMA Proseslerin Belirlenmesi 35 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Doküman No : Yayın Tarihi : FİRMA LOGOSU (TERCİHEN) …………. PROSES KARTI Revizyon Tarihi : Revizyon No : Sayfa No : PROSES TİPİ :  Ana Proses  Proses  Alt Proses PROSESİN ADI PROSESİN SAHİBİ/SORUMLUSU PROSESİN AMACI PROSESİN HEDEFİ ETKİLEDİĞİ PROSESLER ETKİLENDİĞİ PROSESLER PROSES GİRDİLERİ PROSES FAALİYETLERİ PROSES ÇIKTILARI KONTROL KRİTERLERİ PERFORMANS KRİTERLERİ KAYNAKLAR (İNSAN KAYNAĞI, ALT YAPI, ÇALIŞMA ORTAMI) REFERANS DOKÜMANLAR KAYIT ORTAMI HAZIRLAYAN ONAYLAYAN 36 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  ÖRNEK PROSES ETKİLEŞİM DERECELENDİRMESİ TABLOSU Etkileyen DEPOLAMA KALİTE Proses BAKIM SATIŞ SATIN ALMA ÜRETİM MONTAJ SEVKİ-YAT KONT-ROL E BAKIM t SATIŞ k i SATIN ALMA l ÜRETİM e MONTAJ n e DEPOLAMA/ SEVKİYAT n KALİTE KONTROL (Mobilya üretim ve montajı yapan bit kuruluşa ait etkileşim derecelendirme tablosu) ETKİSİZ İNDİREKT ETKİLİ DİREKT ETKİLİ 1 2 3 Risk Tabanlı Düşünce Yaklaşımı 38 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  ISO 9001:2015 ve RİSK Neden Risk Tabanlı Düşünmeliyiz? Kalite Yönetim Sisteminin; Riskleri tanımlamak  Oluşturulmasını Riskleri ele almak  Uygulanmasını  Sürdürülmesini Riskleri kontrol etmek  İyileştirilmesini güvence altına alır. 39  ISO 9001:2015 ve RİSK Neden Risk Tabanlı Düşünmeliyiz? KYS içerisinde riskin ele alınması; Bütünleyicidir, Tamamlayıcıdır, Hedefe ulaşma olasılığını artırır. Yönetimi geliştirir, İyileşmede proaktif kültür sağlar, Yasal ve düzenleyici şartlara uyuma yardımcıdır, Ürün ve hizmet kalitesinde sürekliliği sağlar, Müşteri güven ve memnuniyetini artırır. 40  ISO 9001:2015 ve RİSK Giriş – Risk tabanlı düşünme kavramı açıklanmıştır Madde 4 – Kuruluş gerekli Kalite Yönetim Sistemi proseslerini belirlemeli ve bu prosesler için risk ve fırsatları tanımlamalıdır. Madde 5 – Üst Yönetim; - Risk tabanlı düşünmeyi desteklemeli - Ürün ve hizmet uygunluğunu etkileyen risk ve fırsatları belirlemeli ve tanımlamalıdır. Madde 6 – Kuruluş, KYS performansını etkileyen riskleri ve fırsatları belirlemeli ve tanımlamalı, uygun faaliyetleri başlatmalıdır. 41  ISO 9001:2015 ve RİSK Madde 7 –Kuruluş, gerekli kaynakları belirlemeli ve sağlamalıdır.(Risk kavramı kaynağın uygunluğu ile ilgilidir.) Madde 8 – Kuruluş, gerekli operasyonel prosesleri yönetmelidir.(Risk kavramı operasyonların uygun gerçekleştirilmesi ile ilgilidir.) Madde 9 –Kuruluş, risk ve fırsatlar için gerekli izleme, ölçme, analiz ve etkinlik değerlendirme faaliyetlerini belirlemelidir. Madde 10 – Kuruluş, istenmeyen sonuçları düzeltmeli, önlemeli veya azaltmalı ve KYS’ni iyileştirmeli; risk ve fırsatları güncellemelidir. 42 6.Planlama 6.1 Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri 6.1.1 Kuruluş, KYS için planlama yaparken ,Madde 4.1. de belirtilen hususlar ile Madde 4.2.de belirtilen gereksinimleri göz önüne almalı ve ; a) KYS’nin istenen sonuçlara ulaşması için güvence vermek, b) Olumlu (katma değerli) etkileri artırmak, c) İstenmeyen etkileri önlemek veya azaltmak, d) İyileştirmeyi hayata geçirmek için risk ve fırsatları belirlemelidir. 43 6.1.2 Kuruluş, a) Söz konusu risk ve fırsatlara yönelik faaliyetleri b) Bu faaliyetleri; 1. KYS süreçlerine nasıl entegre edeceğini ve gerçekleştireceğini (4.4 maddesi) 2. Söz konusu faaliyetlerin etkinliğinin nasıl değerlendireceğini planlamalıdır. Risk ve fırsatların ele alınmasına yönelik faaliyetler ürün ve hizmet uygunluğuna olan potansiyel etkileri ile orantılı olmalıdır. 44 Not 1: Risklerin ele alınmasıyla ilgili seçenekler, riskten kaçınma ,bir fırsatı takip etmek için risk alma ,risk kaynağını ortadan kaldırma,sonuçları veya olasılığı değiştirme,riski paylaşma veya bilinçli bir kararla riski almayı (kabul etme) içerebilir. TS ISO 31000 Not 2: Fırsatlar , kuruluşun veya müşterilerinin ihtiyaçlarının karşılanması için yeni uygulamaların benimsenmesine,yeni ürünlerin tanıtımına,yeni pazarların açılmasına,yeni müşterilerin bulunmasına, ortaklıklar kurulmasına,yeni teknoloji kullanımına ve diğer istenen ve uygulanabilen olasılıkların kullanılmasına yol açabilir. 45 Kurumsal içeriğe bağlı olarak risklerini tanımlanması istenmektedir. Prosesleri yönetirken öncelikle “risk tabanlı düşünce” kullanılmalıdır.  Risk ve fırsatların bütün kuruluşlar için farklılık göstermesine bağlı olarak risk yönetimine dair formal bir model (FMEA,COSO, What-if, Matris Yöntemi gibi) veya yöntemden bahsedilmemiş; kuruluşun “isterse” “ISO 31000 Risk Yönetimi-Prensipler ve Kılavuzlar” standardını rehber olarak kullanabileceğinden bahsedilmiştir. 46 Risk yönetimi prensipleri, çerçeve ve süreç arasındaki ilişkiler 47 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Risk Yönetim Süreci Risk yönetimi süreci koordine edilmiş bir dizi aktivite halinde sunulabilir. Sürecin alternatif tanımları da mevcut olmakla birlikte risk yönetiminin ‘7R’ ve ‘4T’si belirtilmelidir :  Recognition‐ Riskin tanımlanması ya da tanınması  Ranking ‐ Riskin sıralanması ya da değerlemesi  Responding ‐ Belirgin risklere cevap verme  Tolerate ‐ Tolere etme  Treat ‐ Müdahale etme (aksiyon)  Transfer ‐ Transfer etme  Terminate ‐ Sonlandırma 48 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Risk Yönetim Süreci  Resourcing‐ Kontrollere kaynak ayrılması  Reaction ‐ Reaksiyon planı yapılması  Reporting ‐ Risk performansının raporlanması ve takibi  Reviewing‐ Risk yönetim çerçevesinin gözden geçirilmesi 49 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  TERİMLER TARİFLER RİSK (ISO 9000:2015) Belirsizliğin hedefler üzerindeki etkisi. Not 1 - Etki, beklenenden sapmadır (pozitif ve/veya negatif). Not 2 - Hedefler farklı hususlara sahip olabilir (örneğin finansal, sağlık ve güvenlik, çevresel amaçlar) ve farklı seviyelerde uygulanabilir (örneğin stratejik, kuruluş genelinde, proje, ürün ve süreç gibi). Not 3 - Risk, genellikle muhtemel olaylara ve sonuçlara göre ve ya bunların birleşimine göre nitelendirilir. Not 4 - Risk, genellikle bir olayın sonuçlarının (şartlardaki değişiklikler dahil) ve ilişkili olma ihtimalinin birleşimi olarak ifade edilir. Not 5 - Belirsizlik, kısmi de olsa, bir olayın, sonuçlarının veya ihtimalinin anlaşılması veya bilinmesine ilişkin bilgi eksikliği durumudur. 50 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  TERİMLER TARİFLER FIRSAT: Riskin olumlu yanları ve sağlayabileceği olası kazançlar TEHDİT: Riskin olumsuz yanları ve neden olabileceği olası kayıplar 51 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü RİSKİ İÇ DENETİM İLE KARIŞTIRMAYALIM 52  Riskin Sahibi Bir riski yönetmek için sorumluluk ve yetki sahibi olan kişi veya birim. [TS ISO Guide 73:2012] 53 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Riskin Kaynağı Tek başına veya birleşik olarak özünde riske yol açma potansiyeli olan unsur. Not – Bir risk kaynağı somut veya soyut olabilir. [TS ISO Guide 73:2012] 54 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Riskin Belirlenmesi Riskleri bulma, fark etme ve tanımlama süreci. Not 1 - Riskin belirlenmesi risk kaynaklarının, olayların, bunların nedenlerinin ve potansiyel sonuçlarının belirlenmesini içerir. Not 2 - Riskin belirlenmesi, geçmiş veri, teorik analiz, bilgisi olanların ve uzman fikirlerini ve paydaş ihtiyacını içerebilir. [TS ISO Guide 73:2012] 55 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Olasılık Bir şeyin olabilmesi durumu, olabilirlik, ihtimal. Not - Risk yönetimi terminolojisinde “olasılık” kelimesi; tanımlanan, ölçülen veya objektif veya subjektif olarak, nicel veya nitel olarak belirlenen ve genel terimler kullanılarak veya matematiksel olarak (örneğin verilen zaman periyodu içinde ihtimal veya frekans gibi) açıklanan bir şeyin meydana gelme şansını belirtmek için kullanılır. [ISO TS ISO Guide 73:2012] 56 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Risk İştahı Bir kuruluşun takip etme veya sürdürme arzusunda olduğu risk miktarı ve tipi. [TS ISO Guide 73:2012] 57 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Risk Toleransı Kuruluşun veya paydaşların hedeflerini gerçekleştirmek için risk işlemeden sonra risk taşımaya hazır olma durumu. [TS ISO Guide 73:2012] 58 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü Risk Toleransı ve Risk İştahı Risk İştahı Risk Toleransı Düşük Yüksek Seviyedeki Seviyedeki Riskler Riskler Risk Limiti  Risk Tutumu Kuruluşun riski değerlendirmek ve neticesinde takip etmek, kabul etmek, almak ve ondan kaçınmak ile ilgili yaklaşımı. [TS ISO Guide 73:2012] 60 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Risk Yönetimi Süreci Yönetim politikaları, prosedürleri ve uygulamalarının iletişim, danışma, kapsam oluşturma, riskin belirlenmesi, analizi, değerlendirilmesi, ele alınması, izlenmesi ve gözden geçirilmesi faaliyetlerine sistematik bir şekilde tatbik edilmesi. [TS ISO Guide 73: 2012] 61 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü Şekil 3 – Risk yönetimi süreci 62 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Risk Analizi Riskin doğasını anlama ve risk seviyesini belirleme süreci. Not 1 -Risk analizi, riskin ele alınması konusunda riskin değerlendirilmesi ve kararlar için temel teşkil eder. Not 2 -Risk analizi risk tahminlerini içerir. [TS ISO Guide 73:2012] 63 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Risk Kriterleri Riskin öneminin değerlendirildiği referans noktaları. Not 1 – Risk kriterleri, kuruluşun hedeflerine, dış ve iç kapsamına dayanır. Not 2 – Risk kriterleri, standardlar, kanunlar, politikalar ve diğer şartlardan elde edilebilir. [TS ISO Guide 73:2012] 64 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Riskin seviyesi Sonuçların ve olasılığının birleşimi ile ifade edilen, bir riskin büyüklüğü veya risklerin birleşimi. [TS ISO Guide 73:2012] 65 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Risk Değerlendirme Riskin ve/veya onun büyüklüğünün kabul edilebilir veya tolere edilebilir olup olmadığını belirlemek için risk analizi sonuçlarının risk kriterleri ile karşılaştırılması süreci. Not – Riskin değerlendirilmesi, riskin ele alınması hakkındaki karara yardımcı olur. [TS ISO Guide 73:2012] 66 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Risk İşleme Riski değiştirme süreci. Not 1 – Risk işleme aşağıdakileri gerektirebilir: - Riske neden olan faaliyete başlamama veya devam etmemeye karar vererek riskten kaçınma, - Bir fırsatı takip etmek için risk alma veya artırma, - Risk kaynağını ortadan kaldırma, - İhtimali değiştirme, - Sonuçları değiştirme, - Riski diğer taraf veya taraflarla paylaşma, - Bilinçli kararla riski sürdürme. [TS ISO Guide 73:2012] 67 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü Not 2 - Negatif sonuçlarla uğraşan risk işleme bazen “riski yumuşatma”, “riski ortadan kaldırma”, “riski önleme” ve “riski azaltma” olarak adlandırılır. Not 3 - Risk işleme yeni riskler yaratabilir veya var olan riskleri değiştirebilir. [TS ISO Guide 73:2012] 68 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü RİSK VE FIRSATLARA YÖNELİK FAALİYETLER Kuruluşun KYS prosesleri göz önüne alınarak iç ve dış risk kaynaklarının belirlenmesi Risk kaynakları baz alınarak tehdit ve fırsatların belirlenmesi 69 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  İÇSEL DIŞSAL KAYNAK RİSK KAYNAK RİSK İNSAN KAYNAKLARI Kalifiye eleman MÜŞTERİLER Satışlar Maaş Sözleşmeler İletişim İletişim Beklentiler MUHASEBE Yasal Raporlama TEDARİKÇİLER Fiyatlandırma Finansal Tahmin Kalite Vergi Lojistik İletişim İletişim Faturalandırma OPERASYONEL Satış pazarlama YASAL OTORİTE Mevzuat Değişiklikleri Yatırım yönetimi İptal Kalite Bakım Üretim BİLGİ TEKNOLOJİSİ Erişim TEKNOLOJİ Modeli/yılı Teknolojik altyapı Seçim imkanı Sistemin entegrasyonu 70 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü Riskin belirlenmesi Kuruluş riskin kaynaklarını, etki alanlarını, olayları (şartlardaki değişiklikler dahil) ve bunların sebepleri ve muhtemel sonuçlarını belirlemelidir. Bu adımın amacı, hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlayabilen, geliştirebilen, önleyebilen, bozabilen, hızlandırabilen veya geciktirebilen olaylara dayanan kapsamlı bir risk listesini oluşturmaktır. Bir fırsatı takip etmeyen riskleri belirlemek önemlidir. Kapsamlı belirleme kritiktir, çünkü bu aşamada belirlenmeyen risk sonra yapılacak analizlerde de dikkate alınmayabilecektir. (TS ISO 31000:2011) 71 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Riskleri Belirleme Şekilleri Mülakatlar ve Atölye Çalışmaları Odak Grubu Olay Envanteri Dahili Analiz Eski Veriler İşlem Akış Analizi Uyarıcı Gösterge Eğitim Dairesi Başkanlığı Mülakatlar ve Atölye Çalışmaları Kurum içinden veya dışından, yönetici ve personelin tecrübe ve bilgi birikiminden faydalanma amacıyla yapılan çalışmalardır. Eğitim Dairesi Başkanlığı Odak Grubu 5‐9 kişi ile yapılan ve beyin fırtınası şeklindeki fikir yürütme ve tartışmaları içeren çalışmalardır. Odak grubundaki tartışmalarda mülakat ve atölye çalışması sonuçları önemli bir temel oluşturmakla birlikte, bunlar dışında yeni fikirler de ele alınır. Bu çalışmalar, mülakat ve atölye çalışmalarında elde edilen sonuçların pekiştirilmesi için önemli bir işlev görür. Eğitim Dairesi Başkanlığı Olay Envanteri Benzer kurumlarda gözlemlenen olayların ayrıntılı listesinden oluşur. Dahili Analiz Birimlerin personel toplantıları aracılığı ile yaptıkları müzakerelerdir. Eğitim Dairesi Başkanlığı Eski Veriler Geçmişte yaşanmış olayların sebep ve kökenlerinin araştırılmasıdır. İşlem Akış Analizi Girdiler, görevler, sorumluluklar ve çıktıların bir süreç olarak ele alınıp incelenmesidir. Eğitim Dairesi Başkanlığı Uyarıcı Gösterge Daha önceden belirlenmiş olan ve aşılması halinde yönetimi harekete geçirecek olan, sayısal ya da sayısal olmayan eşik değerlerdir. Eğitim Dairesi Başkanlığı PRATİK ÇALIŞMA Tehdit ve Fırsatların Belirlenmesi 78 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Risk ve Fırsatlara Yönelik Faaliyetler KAVRAM ANAHTAR KELİMELER 1.RİSK YÖNETİMİ Kurumsal bir süreçtir Süreklilik ister Risk ile birlikte yaşamaktır 1.1.Risk Değerlendirme Kurum için anlamlı ve değerlendirilmiş bir risk değeri ortaya koymak Önceliklendirme Riskleri sıralandırma Kabuledilebilir risk seviyesi 1.1.1.Risk Analizi Tehdit ve fırsat değerlerini girdi olarak alıp işlenmemiş risk değerini çıktı olarak verir. Risk modeli Hesaplama 1.1.2.Risk Risk analizi sonucundaki risk değerini alıp belli kriterlere göre yorumlamak Derecelendirme Kurumsal kriterler Karar verme 1.2.Risk İşleme Riskleri düşürücü karşı önlemlerin uygulandığı aşamadır. Karşı önlem Geri kalan risk 79 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  SONUÇ / OLASILIK MATRİSİ Risk değerlendirilesi, kurum/işletme hedeflerinin elde edilmesine yönelik olan risklerin tanımlanması ve analiz edilmesidir. Risklerin nasıl yönetilmesi gerektiğinin belirlenmesine baz teşkil eder. Risklerin analizi 2 temel kriter dikkate alınarak yapılır: a) riskin gerçekleşme olasılığı b) riskin etkisi Bu değerlendirme ışığında riskin önem düzeyi ve önceliği belirlenir.. Riskin Gerçekleşme Olasılığı Olasılığı tahmin ederken sorulabilecek sorular: Daha önce bu kurumda/bölümde/süreçte gerçekleşti mi? Bu kuruma/bölüme/sürece benzer 81 kurum/bölüm/süreçlerde daha önce gerçekleşti mi? Konuyla ilgili istatistiki bilgi var mı? Örneğin, Bölgedeki suç oranı ya da ülkedeki suç oranı gibi. Bu risk unsurunu gerçekleştirmenin kolaylık derecesi?  Olasılık Tanımları.OLASILIK AÇIKLAMA TANIMI ÇOK YÜKSEK - Risk durumu birçok kez gerçekleşti ve şu anda da gerçekleşiyor. - Risk durumu birçok kez gerçekleşti, YÜKSEK - Benzer kurum/bölüm/süreçlerde gerçekleşti, - Ortam gerçekleşmesi için son derece uygun - Risk ancak belirli durumlarda gerçekleşebilir ORTA - Benzer kurum/bölüm/süreçlerde belirli durumlarda gerçekleşti, - Ortam gerçekleşmesi için uygun olabilir - Risk durumu ancak çok özel koşullar altında söz konusu olabilir. - Benzer kurum/bölüm/süreçlerde ancak çok özel durumlarda DÜŞÜK gerçekleşti, - Ortam gerçekleşmesi için uygun değil. - Risk durumunun gerçekleşmesi söz konusu değil, istisnai durum ÇOK DÜŞÜK  Riskin Etkisinin Tahmini Riskin etkisini tahmin ederken sorulabilecek sorular: Risk gerçekleştiği takdirde, Çalışanların uğrayabileceği fiziksel zararın boyutu? Kurumun uğrayabileceği finansal kaybın boyutu? Kurumun kaybedeceği itibarın boyutu? Medyaya yansıması takdirinde lokal, ulusal ya da uluslararası haber olma durumu?  Etkinin Tanımları. ETKİNİN AÇIKLAMA TANIMI - Çalışanın ölümü - Çok ciddi finansal kayıp - Ciddi itibar kaybı nedeniyle, hisse fiyatlarında veya satışlarda uzun KRİTİK süreli ciddi düşüşler. - Rekabet avantajını uzun süre kaybetmek, Pazar payında ciddi düşüş84 - Uluslararası medyada uzun süreli olumsuz olarak yer almak - Çalışanların ciddi yaralanmaları, uzuv kaybetmeleri - Ciddi finans kayıpları - İtibarın zayıflaması nedeniyle, hisse fiyatlarında veya satışlarda orta YÜKSEK vadeli düşüşler - Rekabet avantajını kaybetmek, Pazar payında ciddi düşüş - Uluslararası medyada olumsuz olarak kısa süre yansımak  Etkinin Tanımları. ETKİNİN AÇIKLAMA TANIMI - Çalışanların tedavi görmesini gerektirecek yaralanmalar, - Önemli finans kayıpları - İtibarın kaybolması nedeniyle, hisse fiyatlarında veya ORTA satışlarda kısa vadeli düşüşler 85 - Pazar payında ufak bir düşüş - Ulusal medyaya kısa vadeli olumsuz olarak yansımak - İlk yardım gerektirebilecek küçük yansımalar - Önemli olmayan finansal kayıplar - İtibar kaybına yol açmayacak durumlar ( Kısa süreli utanç DÜŞÜK yaratabilir) - Satışlarda çok kısa süreli düşüşler - Yerel medyaya olumsuz yansıma  Etkinin Tanımları. ETKİNİN AÇIKLAMA TANIMI - Çalışana zarar gelmesi söz konusu değil - Finansal kayıplar var ÇOK DÜŞÜK - İtibar kaybı yada utanç yaratmayacak durumlar - Medyaya yansımamak 86  MUTLAK RİSK MATRİSİ. ETKİ OLASILIK Çok Düşük Düşük Orta Yüksek Kritik Çok Çok Düşük Düşük Orta Yüksek Kritik Yüksek Yüksek Çok Düşük Düşük Orta Yüksek Kritik 87 Orta Çok Düşük Düşük Orta Yüksek Yüksek Düşük Çok Düşük Çok Düşük Düşük Orta Orta Çok Düşük Çok Düşük Çok Düşük Düşük Düşük Düşük  Değerlendirme-1 Kırmızı Bölge Kritik Bölge-Katlanılamaz Risk Belirlenen risk kabul edilebilir bir seviyeye düşürülünceye kadar iş başlatılmamalı eğer devam eden bir faaliyet varsa derhal durdurulmalıdır. Alınan önlemlere rağmen riski düşürmek mümkün olmuyorsa, faaliyet engellenmelidir.  Değerlendirme-2 Turuncu Bölge Yüksek Risk Belirlenen risk azaltılıncaya kadar iş başlatılmamalı eğer devam eden bir faaliyet varsa derhal durdurulmalıdır. Risk işin devam etmesi ile ilgiliyse acil önlem alınmalı ve bu önlemler sonucunda faaliyetin devamına karar verilmelidir.  Değerlendirme-3 Sarı Bölge Orta Risk Belirlenen riskleri düşürmek için faaliyetler başlatılmalıdır. Risk azaltma önlemleri zaman alabilir.  Değerlendirme-4 Açık Yeşil Bölge Düşük Risk Belirlenen riskleri ortadan kaldırmak için ilave kontrol proseslerine ihtiyaç olmayabilir. Ancak mevcut kontroller sürdürülmeli ve bu kontrollerin sürdürüldüğü denetlenmelidir.  Değerlendirme-5 Koyu Yeşil Bölge Çok Düşük Risk Belirlenen riskleri ortadan kaldırmak için kontrol prosesleri planlamaya ve gerçekleştirilecek faaliyetlerin kayıtlarını saklamaya gerek olmayabilir.  Risk Yönetimi 1- Risk Değerlendirme 2- Risk İşleme Riski ortaya çıkaran veya artmasına sebep olan fa aliyetlere başlanılmamasıveya son verilerek kaçınılmasıdır. A- Risk Belirleme Risklerin Tanımlanması sürecini kapsar. Riskler bu A- Riskten Kaçınma Diğer risklerin önemini arttırabilir veya Aşamada belirlenir. fırsatların kaybedilmesineneden olabilir. Uygun kontroller yardımıile olayların olumsuz Riski hesaplamak amacıyla yapılan sistematik B- Riskin İhtimalinin Azaltılması etkilerinin ortaya çıkma ihtimalinin azaltılmasıdır. B- Risk Analizi Çalışmalardır. Riske ait etki ve olasılık analizleri tanımlanır. Risk modeli sonucunda riskin ortaya konulduğu süreçtir. Olayların olasıolumsuzetkilerinin büyüklüğünün azaltılarak potansiyel kayıplarınazalt ılmasıiçin gerekli kontrollerin Risk Analizi sonucunda hesaplanmış olan risk değerinin belirlenmesi be uygulanmasınıgerektirir. C- Riskin Etkisinin Azaltılması Örneğin yangından zarar görmemesi için stokların C- Risk Derecelendirme Kurum bünyesinde belirlenmiş olan kriterlere göre Yorumlandığı yerdir. azaltılması, yangından sonra ise acil durum planının uygulanmas Riskin bir parçasının veya tümünün diğer bir taraf Risk Derecelendirme sonucunda ortaya çıkan risk değerlerinin veya taraflarca üstlenilmesidir. D- Kabul Edilebilir Risk Seviyesi Kurumca kabul edilebilecek seviyenin belirlendiği aşamadır. D- Riskin Transferi ve Paylaşımı Anlaşmaların kullanılması,sigorta uygulamalarıve ortaklık gibi organizasyonel yapılandırmalar sayılabilir. Ancak bu durumda risk transferkararlarında mutlakafayda‐maliyet analizi kullanılmalıdır Derecelenmiş risklerin risk işleme öncesinde işleme için Kurum şartlarına göre önceliklendirilmesi aşamasıdır.. Risklerin azaltılmasından veya paylaşılmasından E- Risk Önceliklendirme E-Riskin Kabulü sonra geriye kalan bir miktar riskin üstlenilmesidir. Ancak geriye kalan riskinbelirlenmemesi, gerekli aksiyonların alınarak uygun yönetilememesi durumu şirkete zarar olarak yansıyabilmektedir. PRATİK ÇALIŞMA Risklerin Değerlendirilmesi 94 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  Risk ve Fırsatlara Yönelik Faaliyetlerin KYS Prosesleri ile Entegrasyonu Risk Proses Tabanlı PUKÖ Yaklaşımı Düşünce Kalite Yönetim Sistemi 95 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  1.ADIM KYS’nin proseslerini tanımlayın, Girdileri ve her bir prosesten beklenen çıktıları belirleyin, Proseslerin sırasını ve etkileşimlerini belirleyin, Bu proseslerin etkin olarak uygulanması ve kontrolünü güvence altına almak için gereken kriter ve metotları belirleyin! 96 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  2.ADIM Proseslerin oluşturulması sırasında veya mevcut proseslerde, çıktıların geliştirilmesi ve istenmeyen sonuçların önlenmesi için riskleri (tehdit ve fırsatları) belirleyin! KYS’nin etkinliğinin iyileştirilmesi ve sürdürülebilirliği için hedeflere yönelik doğal riskleri belirleyin! 97 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  3.ADIM Risk bazlı düşünce ile, proses planlarının genişliğini ve gerekli kontrolleri belirleyin! 98 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü  4.ADIM KYS’nin etkinliğinin iyileştirilmesi ve sürdürülebilirliği için; Riskleri değerlendirin, işleyin, PUKÖ ve prosesler ile entegrasyonunu sağlayın! 99 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü TEŞEKKÜR EDERİZ… 100 ©2013 Türk Standardları Enstitüsü