Políticas de Compras, Proveedores y Licitaciones EBC PDF

Política de Compras, Proveedores y Licitaciones Dueño de la política: David Alejandro Eudave Sodi Subdirector de Administración y Finanzas Firma: Versión: 3.4 Política de Compras, Proveedores y Licitaciones Fecha de última actualización: 20/02/2024. Página 1 de 8 Versión: 3.4 Índice I. Propósito y A...

Política de Compras, Proveedores y Licitaciones Dueño de la política: David Alejandro Eudave Sodi Subdirector de Administración y Finanzas Firma: Versión: 3.4 Política de Compras, Proveedores y Licitaciones Fecha de última actualización: 20/02/2024. Página 1 de 8 Versión: 3.4 Índice I. Propósito y Alcance:............................................................................................................................ 2 II. Riesgos:................................................................................................................................................ 2 III. Políticas:............................................................................................................................................ 2 1. Políticas Generales.............................................................................................................................. 2 2. Políticas de Proveedores y Licitaciones............................................................................................. 3 3. Del acceso a empresas comercializadoras o proveedores a instalaciones de EBC:...................... 5 IV. Actividades de control:.................................................................................................................... 6 V. Definiciones:......................................................................................................................................... 6 VI. Responsabilidad y control de cambios:.......................................................................................... 7 Política de Compras, Proveedores y Licitaciones Fecha de última actualización: 20/02/2024. Página 2 de 8 Versión: 3.4 I. Propósito y Alcance: Riesgo del proceso de Soporte – Financiero Establecer los criterios aplicables a la adquisición de bienes y servicios, con la finalidad de garantizar los suministros necesarios para la administración, la operación, así como para la ejecución de proyectos, que eviten riesgos con impacto financiero por desabasto, compras innecesarias, de baja calidad, precios inadecuados, faltas de ética, sanciones o cargas fiscales. Las compras de servicios por conceptos de transportes (boletos de avión, gasolina, casetas, mantenimiento de autos), hospedaje y viáticos en general, así como las compras de artículos y pagos de servicios de necesidad inmediata menores o iguales a $2,000.00 pesos, se efectúan apegadas a una política independiente llamada Política de Gestión de Gastos. II. Riesgos: 1. Compras no alineadas con los objetivos institucionales 2. Adquisiciones informales o no registradas 3. Selección de proveedores no aptos 4. Falta de cumplimiento fiscal por parte de proveedores 5. Conflicto de intereses en la selección de proveedores 6. Incumplimiento de obligaciones laborales por parte de proveedores 7. Falta de actualización en comparativos o licitaciones 8. Incumplimiento del Código de Ética de Proveedores 9. Toma de decisiones sin cumplir procedimientos establecidos 10. Acceso no autorizado de proveedores a instalaciones III. Políticas: Políticas Generales 1. Las compras responden al cumplimiento del propósito institucional, por lo que cualquier compra deberá estar justificada y alineada a las necesidades directas de la operación y las estrategias para el logro de los objetivos y proyectos institucionales. La EBC no aprueba compras de obsequios para colaboradores o sus familiares por motivo alguno, salvo aquellas que de manera institucional se aprueben con carácter de reconocimiento general a un grupo definido por las mismas características. Es responsabilidad del autorizador asegurar que los recursos son aprovechados y destinados de manera eficiente al logro de la misión de la EBC. 2. Las compras de bienes y contratación de servicios mayores a $2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N) se realizan mediante el Sistema UNO a través de una requisición, siguiendo el Procedimiento de Compras. Política de Compras, Proveedores y Licitaciones Fecha de última actualización: 20/02/2024. Página 3 de 8 Versión: 3.4 3. Las compras a proveedores que estén dados de alta en el sistema UNO siempre se harán por procedimiento de compras (vía requisición) sin importar que sean menores a $2,000.00. 4. Las siguientes compras requieren un tratamiento especial descrito en el Procedimiento de Compras:  Servicios y equipo de tecnología.  Productos o servicios que contenga logotipos de la EBC  Cursos, conferencias, simposios, o talleres para empleados y profesores.  Materiales para los centros de aprendizaje.  Materiales de limpieza, mantenimiento, papelería, promocionales, impresos recurrentes y comunes entre áreas, campus o divisiones (Institucionales). 5. Las compras extraordinarias que requieran acción inmediata por poner en riesgo la operación, deberán solicitarse por correo a la Dirección de Administración, Finanzas y Servicios (DAFS), la Subdirección de Administración y Finanzas (SAF) y a la Jefatura de Compras, quienes evaluarán y en su caso emitirán la autorización e instrucción para proceder. 6. Pueden solicitar compras, vía requisición, los ejecutivos autorizados y habilitados por la SAF con usuarios de acceso al sistema de Compras (Sistema UNO). Toda compra requerirá de un ejecutivo generador y un ejecutivo autorizador. Los ejecutivos autorizadores serán designados por los Directores de área de Rectoría mientras que, los ejecutivos generadores, serán designados por cada uno de los ejecutivos autorizadores. 7. Una compra requiere contar con el presupuesto disponible asignado al área solicitante y en la partida relativa, de lo contrario, puede solicitarse autorización de una desviación a la DAFS. 8. Los ejecutivos autorizadores seguirán un criterio de cuidado de los recursos teniendo presente la relación costo-beneficio antes de autorizar las compras, considerando que las mismas produzcan un impacto favorable alineado a la filosofía institucional y a los indicadores estratégicos y operativos. 9. Las compras menores a $10,000.00 son autorizadas por los directores responsables de presupuesto, previamente designados y habilitados para efectuar dicha autorización conforme al procedimiento de compras. Las compras iguales o superiores a dicho monto requieren una autorización de la SAF. Políticas de Proveedores y Licitaciones 10. Puede ser proveedor de EBC la persona física o moral que ofrezca el mayor valor (precio, calidad, condiciones de entrega) por el producto o servicio y cumpla con los requisitos del procedimiento de compras establecidos en los incisos relativos al alta un nuevo proveedor. 11. Durante el procedimiento de Alta de Proveedores, se deberá realizar como actividad de control la revisión de los prospectos en las listas que da a conocer el SAT de acuerdo a los artículos 69 y 69B del Código Fiscal de la Federal referente a irregularidades respecto a su situación fiscal (listas negras / factureras). 12. No podrán ser proveedores los docentes o administrativos registrado en la nómina de sueldos. 13. La EBC no será responsable del pago por la adquisición de productos y/o servicios, si no existe orden de compra debidamente autorizada. Lo anterior podrá no aplicarse en los servicios de alimentos que, para evitar un gasto innecesario, requieran que se genere la requisición de forma extemporánea con el fin de realizar el pago de los alimentos únicamente de las personas que asistieron al evento. En cualquier compra de servicio de alimentos se debe de incluir la lista de asistencia. 14. El usuario confirmará la recepción del producto o servicio dentro del Sistema UNO solo cuando esto haya sucedido. Se considera falta grave confirmar una recepción sin que esto haya sucedido. 15. Los proveedores que presten servicios especializados o ejecuten obras especializadas en nuestras instalaciones de manera periódica, deberán de contar con el registro REPSE (Registro ante la Secretaría del Política de Compras, Proveedores y Licitaciones Fecha de última actualización: 20/02/2024. Página 4 de 8 Versión: 3.4 Trabajo y Previsión Social). Estos proveedores entregarán oportunamente la información complementaria que marca Ley Federal del Trabajo. Los siguientes servicios, entre otros, están considerados REPSE:  Servicios de vigilancia.  Servicios de limpieza.  Construcción. 16. Los contratos con proveedores REPSE mencionarán el objeto de los servicios a proporcionar o las obras a ejecutar, así como el número aproximado de trabajadores que ejecutarán la obra o servicios. 17. Previo a la firma del contrato el proveedor entregará Acuse de Inscripción en el REPSE. 18. Durante la vigencia de los servicios contratados, los proveedores REPSE entregarán al Administrador de Compras de Rectoría, de forma mensual, la siguiente información:  Copia de los CFDI de nómina de los trabajadores que hayan estado prestando el servicio de la obra  Recibo de pago expedido por la institución bancaria de la declaración de entero del ISR por salarios  Recibo de pago expedido por la institución bancaria del pago del IMSS- INFONAVIT  Copia de la declaración del IVA propio y del acuse de pago del periodo donde se hayan realizado pago  Opinión de cumplimiento positiva SAT, IMSS e INFONAVIT 19. Los colaboradores de la EBC o miembros de su familia directa no aceptarán por parte de proveedores de la EBC beneficios personales como descuentos, gratificaciones, servicios preferenciales, contratos, convenios, o cualquier otro tipo de obsequio o valor. 20. Los colaboradores de la EBC notificarán de inmediato al área de Auditoria Interna cuando se identifique un conflicto de intereses personal o de terceros. 21. Se dará de baja de inmediato a cualquier proveedor que presente información apócrifa, o que incumpla los términos del contrato de manera no justificada afectando la operación, el servicio o imagen de la EBC 22. EBC no autoriza gastos de alimentos o bebidas para cerrar negociaciones con proveedores. 23. Las compras mayores a $20,000 (IVA incluido) requieren presentar comparativo de cotizaciones de 3 proveedores. 24. Las compras menores o iguales a $50,000 (IVA incluido) pueden formalizarse con la aceptación de la cotización mientras que, las compras mayores a $50,000 (IVA incluido) y, aquellas que se encuentren en el semáforo del Procedimiento de Alta de Proveedor y Artículo (aún cuando sean iguales o menores a la cantidad referida) requieren formalizarse por contrato, éste se generará conforme a los formatos validados por el área de Jurídico y serán firmados por el representante legal de ambas empresas. Contratos iguales o mayores a $250,000 (IVA incluido) requieren de la revisión y aprobación expresa del contrato por el área de Jurídico y del Director de Administración, Finanzas y Servicios, y se firmarán de manera autógrafa o digital por plataformas con validez oficial como e-firma. En contratos mayores o iguales a un millón de pesos deberá de firmarse de forma autógrafa. 25. Compras mayores o iguales a $250,000 (IVA incluido), además de cumplir con los requisitos establecidos en el numeral anterior, requieren evaluarse y aprobarse bajo el Procedimiento de Licitaciones. 26. Tratándose de compras recurrentes del mismo producto o servicio se puede solicitar el comparativo o licitación según corresponda, en una sola ocasión, siempre y cuando el servicio o producto de recompra sea el mismo, el costo no tenga modificaciones mayores a la inflación y el proveedor esté activo. Transcurridos 18 meses después de la primera cotización o licitación, se solicitará y enviará nuevas cotizaciones comparativas o licitación nueva, que permita evaluar nuevos proveedores o cambio de propuestas. La elección del proveedor Política de Compras, Proveedores y Licitaciones Fecha de última actualización: 20/02/2024. Página 5 de 8 Versión: 3.4 deberá estar justificada de manera expresa sobre la cotización elegida mencionando el criterio de elección: costo, servicio, tiempo de respuesta, garantías, etc. 27. Se podrá exceptuar del cumplimiento de los numerales 23, 25 y 26 previa la autorización de la DAFS y de la SAF por medio de correo electrónico, a las siguientes compras: Donativos que se otorgan como parte de un convenio de colaboración. Renovaciones de licencias de software. Las inversiones o gastos no recurrentes que la Subdirección de Instalaciones (SI) autorice. En este caso, la SAF, a través de la Jefatura de Compras, podrá realizar la revisión de las cotizaciones con las que cuente la SI, así como proponer proveedores. Para este último supuesto, la SI, cada que inicie el proceso de realizar una inversión o gasto no recurrente, enviará a la Jefatura de Compras correo electrónico para solicitar una cotización adicional a las que recabe la SI. La SAF, por su parte, determinará los casos donde la Jefatura de compras deba gestionar dicha cotización. Los servicios de impresión de títulos. La adquisición de equipo de transporte. Los pagos efectuados a empresas acreditadoras. Los pagos efectuados por derechos para trámites gubernamentales. 28. La contratación de rentas por servicios telefónicos (celular) solo está autorizada para el personal de Centro de Atención Tecnológica. 29. Todos los proveedores seleccionados deberán firmar y apegarse al Código de Ética de Proveedores vigente, cualquier caso en desapego del mismo será resuelto por las instancias facultadas de la Institución. 30. En el caso de proyectos estratégicos, el líder responsable del proyecto (R) podrá tomar decisiones de compra sin contar con las comparativas de precios de mercado o licitaciones que, conforme a política, deben llevarse a cabo, respondiendo de manera personal ante auditorías internas. Del acceso a empresas comercializadoras o proveedores a instalaciones de la EBC 31. La EBC no tiene por política dar acceso a sus instalaciones a proveedores o empresas comercializadoras de productos o servicios para que éstas hagan promoción o realicen ventas directas a nuestra comunidad, a menos de que por así convenir a los intereses de la EBC y en alineación al propósito institucional, se otorgue una autorización especial bajo un análisis de impacto y beneficio. 32. Ante dichos casos, el Director de Campus o Dirección Staff quien presente la solicitud mediante el formato "Acceso de proveedores o empresas con objeto de promover y/o comercializar productos o servicios" para valoración de manera conjunta por la Dirección de Formación y a la DAFS. Una vez que se cuente con el VoBo de las dos Direcciones anteriores, la solicitud deberá turnarse para autorización del Rector. 33. El acceso a proveedores elegidos de manera institucional para todos los campus de, material didáctico que sea obligatorio conforme a los programas de estudio, servicios relacionados con las graduaciones y tomas de protesta (venta de anillos, togas, reconocimientos, fotografías, etc.) no requieren de autorización particular. 34. En ningún caso la EBC aceptará o deberá permitir que el proveedor que accede a las instalaciones recabe información personal de nuestra comunidad que no sea la estrictamente indispensable para la venta o comercialización en sitio de su producto de quien en lo individual decide compartir sus datos. 35. Cuando la empresa que acceda a la institución ofrezca otorgar un beneficio, obsequio y/o descuento, por permitirle el acceso y promover o comercializar sus productos, éste deberá ser distribuido de manera directa a la comunidad que compra o contrata sus servicios, a la Fundación EBC o bien, puesto a disposición de la Dirección de Formación y la DAFS para acordar el mejor destino. Política de Compras, Proveedores y Licitaciones Fecha de última actualización: 20/02/2024. Página 6 de 8 Versión: 3.4 36. La afiliación de estudiantes a tarjetas de descuentos que ofrecen las empresas dedicadas a este tipo de negocio o similares donde las bases de datos recabadas puedan ser comercializadas, no deberá ser promovido ni facilitado por la EBC dentro de las instalaciones. IV. Actividades de control: V. Justificación y alineación de compras con el propósito institucional. Uso del Sistema UNO y requisiciones para compras mayores a $2,000.00. Autorización de compras según monto por directores responsables de presupuesto y la SAF. Selección de proveedores basada en el mayor valor ofrecido y cumplimiento de requisitos de compra. Revisión de prospectos de proveedores en listas del SAT. Restricción de proveedores que sean docentes o administrativos de la institución. Requerimiento de orden de compra debidamente autorizada para pagos. Presentación de comparativos de cotizaciones para compras mayores a $20,000. Formalización de contratos según montos y procedimientos establecidos. Evaluación y aprobación bajo el Procedimiento de Licitaciones para compras mayores o iguales a $250,000. Procedimientos para compras recurrentes del mismo producto o servicio. Excepciones a ciertos procedimientos de compra con autorización previa. Restricciones de acceso a instalaciones para promoción o ventas directas de proveedores. Procedimientos de autorización de acceso a instalaciones para promoción o ventas. Limitaciones en la recopilación de información personal por parte de proveedores. Definiciones: CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet. Tiene por objetivo agilizar el proceso de facturación, sustituye a las facturas impresas tradicionales y fortalece el control en las transacciones comerciales permite dar seguimiento a los gastos e ingresos por ser un documento con plena validez legal ante las autoridades fiscales y otros organismos gubernamentales en México. Conflicto de intereses: Un conflicto de intereses se presenta cuando un vínculo personal o familiar del ejecutivo EBC puede afectar el desempeño imparcial de sus funciones y decisiones laborales. DAFS: Dirección de Administración, Finanzas y Servicios. IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social. Institución que brinda servicios médicos y de atención en el sector salud a sus trabajadores y beneficiarios, otorga prestaciones económicas y sociales fomentando la prevención de enfermedades y promueve estilos de salud saludables, entre otros. INFONAVIT: Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores. Promueve y facilita los recursos para obtener una vivienda digna a los trabajadores, impulsa el ahorro, la generación de créditos y la oferta de vivienda a sus beneficiarios y sus familias en México. Licitación: Proceso reglado mediante el cual se da a conocer públicamente una necesidad, se solicitan ofertas que la satisfagan, se evalúan estas ofertas y se selecciona una de ellas. Proyectos estratégicos: Serán aquellas compras cuyo presupuesto este etiquetado como “PE” en el campo proyecto. REPSE: Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas. Regula los servicios especializados que no formen parte del objeto social o económico de una empresa. Política de Compras, Proveedores y Licitaciones Fecha de última actualización: 20/02/2024. VI. Página 7 de 8 Versión: 3.4 SAT: Sistema de Administración Tributaria. Autoridad fiscal en México que tiene como finalidad la recaudación de impuestos para financiar los gastos públicos y los programas gubernamentales, tiene la responsabilidad de garantizar que los contribuyentes cumplan con sus deberes fiscales de forma correcta y oportuna. Sistema UNO: Es una herramienta financiera que apoya a la Dirección de Administración y Finanzas, para el caso de compras, apoya a la gestión de la solicitud la generación de órdenes de compra, la recepción de productos y/o servicios, facilitando el proceso. Responsabilidad y control de cambios: David Alejandro Eudave Sodi Subdirector de Administración y Finanzas Dueño de la política Ana Alejandra Salguero Anguiano Jefe de Compras Autorizadores Fecha de revisión / Próxima Revisión Versión Cambios principales 3.4 20/FEB/2024 20/FEB/2026 Inclusión de riesgos y actividades de control Políticas de acceso a instalaciones de empresas comercializadoras o proveedores Validación de proveedores de acuerdo a los artículos 69 y 69B del CFF Precisión respecto a la alineación de compras a necesidades de operación Regulación de compras de obsequios para colaboradores Del tratamiento de las compras extraordinarias De los perfiles autorizados para elaboración de compras a través del Sistema UNO Regulación de requisiciones de servicios de alimentos por eventos Formalización de compra < = >$50K con Cotización o Contrato (Semáforo del Procedimiento de Alta de Proveedor o Artículo) Formalización de compras > $250K con firmas del área Legal y DAFS Renta de servicios telefónicos para CAT Resolución por desapego al Código de Ética de Proveedores Autorización de la DAFS y SAF de excepciones de compra Política de Compras, Proveedores y Licitaciones Fecha de última actualización: 20/02/2024. 3.3 3.2 29/NOV/2023 29/NOV/2025 18/MAY/2023 18/MAY/2025 Página 8 de 8 Versión: 3.4 Referencia para alineación de compras con base en el logro de objetivos y proyectos institucionales. Referencia de firma de Código de Ética de Proveedores. Actualización de políticas con enfoque a riesgos, se modifica política referente a la presentación de cotizaciones y apego a licitaciones en compras mayores a $ 50K MXN y firmas requeridas. Actualización de requisitos para proveedores REPSE y condiciones aplicables a proveedores bajo Proyectos Estratégicos.