Part 2 QF Sisäisten auditoijien syventävät opinnot.pdf

SELVITÄ ARVIOINTIKOHTEEN VASTUUSUHTEET Auditointiohjelma: Aloituspalaveri - klo? Arviointi klo – klo? Keitä haastattelet? Missä järjestyksessä? Joko Tai tapaamis- Miten jaat ajan eri järjestys tahojen kesken? Kiertoreitit, e...

SELVITÄ ARVIOINTIKOHTEEN VASTUUSUHTEET Auditointiohjelma: Aloituspalaveri - klo? Arviointi klo – klo? Keitä haastattelet? Missä järjestyksessä? Joko Tai tapaamis- Miten jaat ajan eri järjestys tahojen kesken? Kiertoreitit, erityisesti havainnoitavaa? Kenttä- kierros Oppaiden tarve? Myötä – vaiko vastavirta-auditointi? Päätöspalaveri - klo? Valitse haastateltavat ja pohdi Taktiikka missä järjestyksessä JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ESIMERKKIOHJELMA ”Top – down” lähestymistapa JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI HAASTAVIA, PROVOSOIVIA KYSYMYKSIÄ AUDITOINTIIN Miten aiotte saada asiakkaat Mikä tässä prosessi aidosti luo lisäarvoa tyytyväisiksi? asiakkaille? Millainen teknologia teillä voisi tukea Miksi tämä prosessi on näin monimutkainen? asiakastyytyväisyyden aikaansaantia? Miten aiotte yksinkertaistaa sitä? Millä kriteereillä valitsette Miksi teillä on noin moniportainen ja hidas asiakaspalveluunne henkilökuntaa? päätöksenteko? Millaisilla kriteereillä valitsette uudet Miksi tässä prosessissa on näin paljon henkilökuntaa? toimipistepaikkanne? Miksi tätä prosessia ei ole vuosiin kehitetty? Miten selvitätte onko koulutuksista hyötyä? Millä perusteilla osoitatte, että prosessin valvonta on riittävää? Miten aiotte pärjätä kilpailijoillenne? Miksi muutokset kestävät? Miten aiotte pitää etulyöntiasemanne Miten strategia ja tämä prosessi tukevat suhteessa kilpailijoihin? toisiaan? Miksi teillä on tämä prosessi? JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ISOT ”MURIKAT” KYSYMYSLISTALLE Kohdista kysymykset ensin keskeisiin ja tärkeisiin asioihin odotukset rajapintaongelmat kriittiset ja tärkeät työvaiheet Kytke olennaiset yksityiskohdat isojen asioiden väliin Älä tee kysymyslistasta liian tarkkaa Anna keskustelun johdattaa, muista lisäkysymykset Palauta keskustelu arvioinnin pääradalle, kun sinusta tuntuu, että ”murikka” on käsitelty JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI KYSYMYSLISTAPOHJA TAI VAKIOAIHELISTA, JOTA TÄYDENNETÄÄN PROSESSIKOHTAISILLA TIEDOILLA Kysymykset Haastateltavat Arvioijat Muistiinpanoja OK NOK Jäsennä kysymykset joko aiheittain tai haastateltavien mukaan Muista kriittisiin vaatimuksiin ja velvoitteisiin liittyvät kysymykset Muista kehittämistä katalysoivat kysymykset Muista opiksi ottamiseen liittyvät kysymykset Muista faktojen, esimerkkien, näyttöjen hakeminen keskustelun lomassa JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI MITEN AUDITOIJA SAA TIETOA? Avoimet Mitä tehdään? Laadittu ”Objektiiviset TARKASTA HAVAINNOI KIRJAA KYSY kysymykset, Miten tehdään? ohjeistus, todisteet” jotka tarjoavat syntyvät positiiviset ja informaatiota Missä tehdään? tallenteet, negatiiviset, Mitä? tulokset. faktat, näytöt, Miten? Ota tuote – ja esimerkit Miksi? toimituskohtaisia Milloin? Kuinka? esimerkkejä. Missä? Pyydä faktat Koska nähtäväksi Kuka? Näytä minulle! JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOINTITILANTEEN HALLINTAA Selvitä taustatekijöitä ja seurauksia hyvän raportin Esittäytyminen tuottamiseksi (mistä poikkeama saattaa johtua, mitä Kerro miksi olemme täällä haittaa siitä voi seurata) Kevennä alkutunnelmaa Muista tulosten tärkeä rooli – käsitelläänkö niitä, otetaanko opiksi, ei vaan kerätä dataa talteen Varaudu yllätyksiin – ole valmis muuttamaan arviointiohjelmaa Muista katsoa, pyytää esille faktoja Kerro pääteemoista, joita aiotte selvittää Muista asiakas- ja kohteen sidosryhmähaastattelut jos vaan mahdollista Aloita helpoista kysymyksistä Tee huomioita ympäristöstä (siisteys ja järjestys, Antakaa vastaajalle aikaa vastata – älkää ’pommittako’ merkinnät, tunnistettavuus, asioiden hallinta, yhtä aikaa löydettävyys, mahdolliset Leanin hukkatekijät jne) Kuuntele – lisäkysymykset esille nousevista havainnoista Pidä välitaukoja – pohtikaa mitä lisäselvityksiä tehtävä, ja vastaako kohde todella esittämääsi kysymykseen pitääkö käydä jossain muuallakin selvittämässä asiaa Arvioijan tehtävä on pitää keskustelu pääteemoissa, Muista innostavaan kehittävään pohdiskeluun tähtäävä palauta jämäkästi ja pyydä tarkennuksia keskustelu ideoiden esille saamiseksi Arvioijan tehtävä on pitää huolta aikatauluista – älä Vedä jokaisen kanssa asiat yhteen ja tuo keskeiset myöhästy seuraavasta haastattelusta havainnot esille Hanki lisätietoja ongelmista, kehityskohteista muilta Kiitä lopussa haastateltavaa ja pyydä jos hän pääsee henkilöiltä palautetilaisuuteen JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI HAASTATTELUT Tempaise ihmiset mukaan heti aloituksessa, rento ilmapiiri Esittäydy kuka, millä asialla Kertaa arvioinnin tarkoitus ja tavoitteet Tarkista haastattelun aikataulu, kaikki ok? Varmista haastateltavien saatavuus Esitä lyhyitä ja täsmällisiä kysymyksiä Koeta saada haastateltavat kertomaan Seuraa myös kehon kieltä Anna arvioinnille sisältö asiantuntevilla kysymyksillä. Herkistä tarkkaavaisuus ja vahvista uskottavuutta ilmeikkäällä äänellä Säilytä katsekontakti. Puhu kuin kehityskeskustelussa. Pysy aikataulussa Koeta päästä oireiden ja seurausten takana oleviin syihin ja ongelman aiheuttajiin Älä kauppaa ajatuksiasi tai aja läpi jotakin toimintatapaa JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI MITEN ASETTAA KYSYMYKSET? Avoimet Luovat Selventävät Työntekoa kysymykset kysymykset kysymykset edistävät aktivoivat entäs, jos… ymmärsinkö kysymykset ajattelua haluaisin kuulla oikein, että… miten edistävät uuden lisää… välttyisimme… keksimistä mitä muita mitä minun avaavat uusia tekijöitä tulisi pitäisi tehdä, näkökulmia huomioida… jotta… JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI MIKÄ ON HAASTATELTAVAN VASTUU AUDITOINNISSA? Valmistaudu esittämään tarvittavat näytöt: kerää ja jäsennä tarvittava materiaali etukäteen, joka antaa järjestelmällisen kuvan toiminnasta varmista näyttöön tarvittavan aineiston saatavuus ja käytettävyys Rauhoita tilanne arvioinnin ajaksi Kerro asiat niin kuin ne ovat Hyödynnä annettu ulkopuolinen resurssi Muista, että arviointi tehdään arviointikohdetta varten enemmän mahdollisuus kuin velvollisuus selkiyttää ja järkiperäistää toimintaa päätöksenteon tuki JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI HAVAINTOJEN VARMISTAMINEN Älä nojaa liian helposti yhden ihmisen vahvoihin mielipiteisiin Kysy sama asia uudestaan eri tavalla Pyydä esille esimerkkejä, joista voit varmistua havainnoistasi Kysy sama asia erikseen eri ihmisiltä Seuraa asiaan liittyviä työsuoritteita Tarkista ryhmän muilta arvioijilta onko heillä jotain sinun havaintojesi tueksi Tarkista ja vertaa havaintoja asiaan liittyviin standardeihin, määräyksiin, lupaehtoihin jne. JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI KUN TÖRMÄÄT ONGELMAAN TAI KEHITYSIDEAAN – SELVITÄ Selvitä Selvitä SYYT ARVIOINNISSA SEURAUKSET mikä aiheuttaa ko. HAVAITTU ONGELMA mitä haittaa ongelmasta ongelman tai miksi ko. TAI KEHITTÄMISEN seuraa tai mitä hyötyä kehitystarve on olemassa? MAHDOLLISUUS kehittämisestä? saat lisäpainoa raportointiin JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ARVIOINTIRYHMÄN TEHOKAS TOIMINTA Selkeät roolit, vastuut ja fokus Aikataulutus – riittävästi aikaa arvioinnin kriittisiin kohteisiin ja välipohdintaan Väliyhteenvedot laajassa arvioinnissa (ryhmä vetää päivien aikana ja illalla havaintojaan yhteen, täydentää ja virittää jäljellä olevaa arviointisuunnitelmaa). Ryhmä tasaa tietonsa ja havaintonsa Ylävirtaan jäljittävä arviointi antaa tehokkaasti kenttäpalautetta sisäisten toimittaja – asiakasrajapintojen toiminnasta ja ongelmista ja mahdollistaa olennaisten asioiden esille ottamisen edeltävän vaiheen henkilöstön kanssa – käytä konkreettisia esimerkkejä Prosessikaaviot ovat tehokas apuväline kohteiden ja seurantapisteiden valinnassa JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ARVIOINNIN MUISTIINPANOT Tunnisteet Keskustelujen Poimitut Tarvittaessa arvioijat pääkohdat esimerkit työskentelyolosuhteiden ajankohta jäljitettävät kirjaukset raportit, pöytäkirjat ja havainnointi ja ylösotto arvioitava toiminto, käsitellyistä asioista muiden tallenteiden (esim. lämpötila, prosessi tai muu kohde millä perusteella todettu tunnistetiedot kosteus, pöly, veto jne) haastatellut henkilöt, olevan kunnossa tai ohjeiden tunnisteet ja järjestys- ja Tarkoitus toimia tehtävät tai nimikkeet puutteellinen revisiot siisteyshavainnot arvioijan tukena tiedot koneista, laiteista (työtilat, varastot…) yhteenvetoa ja järjestelmistä asenteet poikkeaviin tehtäessä Äänitteet, jos yhdessä tuotteisiin ja palveluihin sovittu haastatteluista mielialat, motivaatio, tietoisuus JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI PROSESSIEN ARVIOINTI JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI PROSESSIEN ARVIOINTI- YLEISKYSYMYKSIÄ OMISTAJALLE Kuka on prosessin omistaja? Keitä ovat prosessin sisäiset ja ulkoiset asiakkaat ja mitä ovat asiakkaiden vaatimukset? Mitä ovat prosessin päävaiheet ja miten kuvattu? Miten prosessin vaiheet on vastuutettu? Mitä ovat prosessin kriittiset laadunvalvontapisteet tuotteen / palvelun laadun kannalta? Mikä olennaista? Mitä resursseja, taitoja, informaatiota ja työkaluja tässä prosessissa tarvitaan? Olennaisimmat? Mitä ovat prosessilta odotetut tavoitteet / tulokset ja millä mittareilla niitä seurataan? Missä ollaan nyt? Miten koko prosessia jatkuvasti kehitetään? JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI LÖYDÄ AUDITOITAVAN PROSESSIN KRIITTISET JA TÄRKEÄT TEHTÄVÄT Mitkä työvaiheet ovat erityisen tärkeitä? Mitkä asiat on ehdottomasti tehtävä oikein? Missä on suuri virheen mahdollisuus? Missä on palanut paljon aikaa ja rahaa? JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI MIHIN TARTTUA PROSESSIEN AUDITOINNISSA? Työn kulku ja rationaalinen Toimintatavat ja ohjeet toimintatapa Tavoitteet, mittarit ja Tiedon virta ja jäljitettävyys tulosten käsittely Asiakkaan määrittely ja Kehittämismenettely ja heidän tarpeiden täyttyminen toiminnan kehittäminen Kriittiset tekijät, Palautteet laadunvarmistuspisteet, Yhteistoiminta ja rajapinnat totuuden hetket, tarkastukset, testaukset, Tarvittavat resurssit, tilat, tarkastustila… laitteet, osaaminen, tiedot, Vastuut taidot, ohjelmistot…. JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI RAPORTOINTI JA KORJAAVAT TOIMENPITEET JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI PALAUTERAPORTIN PERIAATE ON Antaa hyödyllinen palaute Esittää asiat selkeästi toimenpiteiden kannalta Tukea ja rohkaista vastaanottajaa JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI SISÄISEN ARVIOININ RAPORTOINTI ARVIOINTIRAPORTISSA ARVIOINTIRAPORTISSA EI ESITETÄÄN ESITETÄ Luottamuksellisia tietoja Vahvuudet / Positiiviset Subjektiivisia omia mielipiteitä merkittävät havainnot Pientä ”sillisalaattia”, jonka korjaamisella asioista, jotka olivat kunnossa tai ei korjaamisella ei ole merkitystä asiakastyytyväisyydelle Kehittämiskohteet Henkilöiden nimiä itse havaintokirjauksissa (nimet tulevat esille Poikkeamat raportin muissa kentissä) Ei hiusten halkomisia Yhteenveto kohteen tilasta Tunnekuohuja aiheuttavia toteamuksia Selkeät kokonaiset lauseet Ei sellaista, mikä ei tullut arvioinnin aikana esille JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOINTIRAPORTTI Auditoinnin tavoitteet Auditoinnin laajuus, organisaatioyksiköt / prosessit, jotka auditoitiin Auditointikohteen edustajat Auditointiryhmän jäsenet Auditoinnin ajankohta ja sijaintipaikat, joissa auditoinnissa käytiin Auditointikriteerit Auditoinnin havainnot ja todisteet Auditoinnin johtopäätökset Yhteenveto miten hyvin auditoinnin kriteerit täyttyivät JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ARVIOINNIN TULOSTEN ESITTÄMINEN ELI LOPPUKOKOUS ARVIOIDUN YKSIKÖN KANSSA Esittelyt Mitä haluaisit Raporttien Yhteenveto ’alkukevennystä’ kertoa itse esittely sisäisen tunnelman arvioinnista? vahvuudet ja arvioinnin rentouttamiseksi kehittämiskohteet toteutuksen toteutustapa kohde ja/tai toiminto poikkeamat jälkeen raportointitapa ohjelman pääkohdat perusteluineen (mistä (mitä arvioitiin) poiketaan) (arvioijat) arviointiryhmän jäsenet raporttien Mitä opitte? jatkokäsittely Mitä tekisitte seuraavalla kerralla toisin? JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI JATKUVA PARANTAMINEN, UUTTA ENERGIAA JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI  KORJAAVAT TOIMENPITEET JA JATKUVA PARANTAMINEN välittömät toimenpiteet priorisointi miten hyödyntää Vahvuudet Poikkeamat Aiheuttaja Kehityskohteet - vastuutus käsittelystä, päätöksistä vahvuudet Vaikutus suunnitelmat ja ja kilpailukyvyn, laadun, aikataulutus toimenpiteistä ympäristönsuojelun ja taustalla olevien tiedottaminen turvallisuuden Pieni juurisyiden kehittämiseksi selvittäminen seuranta toimenpiteiden Ei tunneta vaikutuksen toteamiseksi – auttoiko poistamaan aiheuttajan? poiskuittaus Tunnetaan Suuri Resurssitarpeet Vähäiset Suuret JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI KORJAAVAT TOIMENPITEET EIVÄT ONNISTU, JOS… Kohde ei laita oikeita ihmisiä ongelman käsittelyyn ja ratkaisemiseen Kohteelta puuttuu tarpeellista osaamista eikä sitä lähdetä alun jälkeen hakemaankaan korjaaviin toimenpiteisiin Arvioinnissa havaittua ongelmaa ei ymmärretä riittävän hyvin kohteessa eikä ongelman merkitystä asiakkaiden kannalta ja oman organisaation tavoitteiden kannalta priorisoida Ongelmasta ei ole riittävää perustietoa (milloin, missä, kuinka usein esiintyy) Kohteen ongelman ratkaisuprosessissa ei ole systematiikka ja logiikkaa Ratkaisut tehdään kevein, musta tuntuu perustein perussyitä selvittämättä Ratkaisun jälkivaikutuksia ei syvennytä edes seuraamaan – onpahan arviointiraportti saatu kuitattua JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI JOHDON ROOLI KORJAAVIEN TOIMENPITEIDEN TEHOKKUUDEN TURVAAMISESSA Johdon selkeät ohjeet, tuki ja kannanotot arvioinnin ja korjaavien toimenpiteiden roolista Arvioinnin statuksen, tärkeyden kohottaminen organisaation kilpailukyvyn turvaamisessa Henkilöstön koulutus ja asenteiden muokkaus jatkuvaan parantamiseen ja peruslaatutyökalujen käyttöön yleensäkin koko organisaatiossa (ongelmanratkaisu) Resurssien varaaminen jatkuvaan parantamiseen, jossa arviointihavainnot ovat osa syöteimpulsseja parantamisprosessiin Jatkuvaa parantamista edistävät kannusteet ja palkitsemistavat Toimivat palautemenettelyt niin arvioijille kuin jatkuvaa parantamista tekeville osastoille / prosessitiimeille Johdon oma kiinnostus arvioijien ja arvioitavien työtä kohtaan – mitä arvioijat ovat havainneet organisaation tilanteesta ja miten tuloksekkaasti kohteet ovat saaneet myönteisiä muutoksia aikaan JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ARVIOINTIMENETTELYN HYÖTYJEN ARVIOINTI Arvioinnin tulee tukea liiketoiminnan päämääriä ja tavoitteita. Arvioi kriittisesti sisäisten arviointien menettelyä, mm.: Tehdyt todelliset korjaavat toimenpiteet / suunnitellut korjaavat toimenpiteet Tehtyjen korjaavien toimenpiteiden toteutuminen heti ensimmäisellä kerralla Toistuvien samojen poikkeamien esiintyminen Sisäisten, asiakas- ja sertifiointiarviointien havaintojen yhteneväisyys Omien arviointitulosten vertailu jos mahdollista muihin saman toimialan organisaatioihin, yhteneväisyys, erot suuntaan tai toiseen Sisäisten, asiakas- ja sertifiointiauditointien havaintojen yhteneväisyys asiakaspalautteiden, asiakasvalitusten, sisäisten poikkeamien, aloitteiden ym. kanssa Arviointien vaikutus kustannussäästöihin (korjaavien toimenpiteiden vaikutusten rahallisen hyödyn arviointi) Arvioijakohtainen kehittyminen (ajankäytön kehitys, tehtyjen havaintojen hyödyllisyyden kehittyminen, arvioitavien antaman palautteen sisältö jne) JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI SISÄISTÄ AUDITOINTIA VOI TEHOSTAA Ennakkokyselyillä, joista saadaan painopisteitä ja Auditoija toteuttaa auditoinnin koko ryhmän impulsseja kysymyksiin haastattelutekniikalla, kaikki läsnä ja keskitytään muutamaan prosessin kannalta tärkeään asiaan Riskienhallintanäkökulmalla, laatu, ympäristö, – prosessin itsearvioinnin ohjaus turvallisuus – kehittävä auditointi Kypsyysmatriisien käytöllä – auditoija ja Lakisääteisiin vaatimuksiin keskittymällä prosessin omistaja muokkaavat tarvittaessa kypsyysasteikon kieltä, pyytävät intran tai Sopimusvaatimusten toteutumiseen sähköpostin avulla mahdollisimman monelta keskittymällä palautteet ja sitten auditoija jatkaa Asiakashaastatteluihin keskittymällä, mitä haastattelutekniikalle kyselyn vastausten asiakkaat arvostavat, kokeneet tutkintaa Osaamisvajeita systemaattisesti tunnistaen Etäarviointina sähköistä toimintajärjestelmäkuvausta käyttäen Johdon sitoutumiseen ja kannustavuuteen auditoija(t) tutkivat valittujen teemojen avulla keskittymällä kuvauksia ja dokumentteja Työpajalla – esim. auditoija vetää auditoinnissa Prosessisimulaation läpivienti todetun ongelman ratkaisuriihen Tilastollisten menetelmien avulla prosessin dataa Auditoija loppukokouksen päätteeksi laittaa analysoiden osallistujat miettimään alustavat korjaavat toimenpiteet poikkeamiin ja kehittämisehdotuksiin JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ARVIOINNIN SEURANTA JA VAIKUTUSTEN ARVIOINTI Pääarvioija luovuttaa raportit arvioidun kohteen edustajalle Arviointikohde vastaa korjaavista toimenpiteistä ja kehittämisestä kuten operatiivisesta toiminnastakin Pääarvioija arvioi ja hyväksyy toimenpiteiden riittävyyden Laatu- tai kehitysvastaava laatii havainnoista yhteenvedon johdon katselmuksiin JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI PROSESSIEN ITSEARVIOINNIN TOTEUTTAMINEN AUDITOINNIN KORVAAJANA Valmistautuminen Tietojen keruu Itsearviointitilaisuus Tuotos ja tulokset Prosessiin tutustuminen Prosessin omistaja valmistelee (Prosessista ja Vahvuudet yhdessä tiimin / rajapintaprosesseista Priorisoidut kehityskohteet rajapintaprosessien edustajien koostettu ryhmä Alustavat toimenpiteet kanssa: 3…5 teemaa suorittaa itsearvioinnin) esittely teemojen käsittely yhteiset läpikäynnit parannuskohteiden valinta alustavat parannussuunnitelmat mahdollinen todentaminen JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI APUVÄLINEITÄ JA LOMAKKEITA JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI  LEANIN HUKKA-AJATTELUSTA KEHITTÄMISKYSYMYKSIÄ AUDITOINTIIN Aiheuttavatko dokumenttien useat Tarvitaanko raporttien laadinnassa Pääseekö henkilöstö soveltamaan ODOTTAMINEN LIIAN SUURET VARASTOT HENKILÖSTÖN OSAAMISEN ALIARVOSTAMINEN tarkastus- ja hyväksymisrutiinit useita kommentointi- ja nykyisissä tehtävissään kaikkea sitä viiveitä työn etenemiseen? hyväksymiskierroksia? osaamista ja kyvykkyyttä mitä Joudutko kuinka paljon odottamaan Ostetaanko liikaa erilaisia työssä heillä on? toisten osuuksien valmistumista tarvittavia tarvikkeita ja Auttaako henkilöstö, tiimit, yksilöt ennen kuin itse pääset jatkamaan? aiheutetaan säilytystilaongelmia? toisiaan joilla juuri nyt on kova Joudutko usein odottelemaan Onko suuren määrän takia työpaine päällä ja omassa työssä tarvittavaa informaatiota? paljonkin jo vanhentuneita on nyt kevyempää? Aiheuttavatko IT-sovellusten dokumentteja, ei enää Kehitetäänkö henkilöstön osaamista versiovaihdot viiveitä työn tekoon? ajankohtaisia tiedostoja? sillä tavalla, että se palvelee entistä Käsitelläänkö työtehtäviä, paremmin asiakastarpeita ja Aiheuttavatko ICT-järjestelmien, organisaatiota? laitteiden ja sovellusten toimeksiantoja, raportteja nippuina käyntiongelmat työhön viiveitä? eikä yksittäisinä juohevasti Onko henkilöstön käytettävissä etenevinä asioina esim. laskut sopivat työkalut ja sovellukset? Aiheuttavatko siiloutuneiden käsitellään kerran viikossa? osastojen resurssipulat tai Koulutetaanko henkilöstöä epäselvät vastuut viiveitä työhön? käyttämään entistä tehokkaammin ICT- ja muita teknisiä välineitä? Kuunnellaanko henkilöstöä uusien sovellusten ja työkalujen hankinnassa? JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI  LEANIN HUKKA-AJATTELUSTA KEHITTÄMISKYSYMYKSIÄ AUDITOINTIIN Onko käytettävissä syöttötiedoissa Otammeko ylimääräisiä kopioita? Joudutko etsimään TURHA LIIKKUMINEN VIRHEET YLITUOTANTO paljon virheitä? Tulostammeko sähköisiä tietojärjestelmistä taikka liian Onko meillä paljon virheitä dokumentteja varmuuden vuoksi? moniportaisista tarjouksissa, hinnoitteluissa, kansiojärjestelmistä? Saammeko tai toimitammeko laskutuksissa, tunnistetiedoissa ylimääräisiä kappaleita Joudutko hakemaan paperisia jne? dokumenteista, raporteista, dokumentteja arkistoista, Vaihtelevatko työsuoritukset liikaa tiedostoista? kaapeista? henkilöstä riippuen ja aiheuttaen Laadimmeko liian yksityiskohtaisia Joudutko jatkuvasti hakemaan ja asiakastyytymättömyyttä? raportteja, selvityksiä kuin on päivittämään tietoja samoista Lähetämmekö eteenpäin tarpeen viestin kannalta? manuaaleista? keskeneräisiä dokumentteja, Toimitetaanko raportit, selvitykset Joudutko jakamaan kokouksiin raportteja? tarvitsijoille aikaisemmin kuin paperisia dokumentteja monet Katoaako meiltä koskaan tietoja, sovittu? kerrat vuoden aikana? tiedostoja, originaaliaineistoja? Ostammeko tarvikkeita enemmän Joudutko hakemaan kateissa olevia Havaitsemmeko itse virheitä kuin lähiaikoina tarvitaan? paperisia dokumentteja, tuottamissamme tiedoissa, apuvälineitä, tarvikkeita usein? Teemmekö asiakkaille tutkimuksia raporteissa jne? enemmän kuin on tilattu? Joudutko hakemaan työssä Rekrytoidaanko usein liian tarvittavia välineitä yms. usein? Tuotammeko tietoa, jolla ei ole kokemattomia henkilöitä suhteessa tosiasiallista käyttäjäasiakasta? Joudutko päivän mittaan työtehtävien vaatimuksiin? kulkemaan työn suorittamisen Pidämmekö valmistelemattomia kannalta useissa eri paikoissa, kokouksia, joissa ei saada selkeitä kohteissa? päätöksiä aikaan? JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI LEANIN HUKKA-AJATTELUSTA KEHITTÄMISKYSYMYKSIÄ AUDITOINTIIN Joudutko jakamaan Joudutko työstämään useinkin YLIMÄÄRÄINEN KÄSITTELY SIIRROT dokumentteja, joita ei tarvita? raportteja huonosti Joudutko arkistoimaan paljon valmistelluista luonnoksista? tiedostoja, raportteja, Onko tiedostojen arkistointitapa dokumentteja, joita ei koskaan kankea ja hankala käyttää? tulla käyttämään? Aiheuttavatko heikot Joudutko itse pyytämään tunnistemerkinnät turhaa työtä? asiakirjoihin useita Aiheuttaako tietojen hyväksyntämerkintöjä? toistamiseen lähettäminen esim. Jaatko manuaalisesti raportteja, useat sähköpostit samasta jotka voitaisiin lähettää aiheesta lisätyötä? sähköisestikin? Teemmekö eri tehtävissä enemmän kuin on sovittu? JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI Esimerkki sisäisen arvioinnin vuosisuunnitelmasta Toiminto, alue, osasto tai 1/17 2/17 3/17 4/17 5/17 6/17 7/17 8/17 9/17 10/17 11/17 12/17 Arvioijat Teemat prosessi Johto – suunta, tavoitteet, organisointi Toimintakäsikirja – luku 3 x ISO 9001: 5, 6, 8 sov. osin OHSAS 18001 4.2, 4.3 ,4.5, 4.6 Asiakassuhde -prosessi – markkinointi- ja myyntiprosessi x Toimintakäsikirja – luku 4 ISO 9001: 7.2, OHSAS sov. Potilasprosessi – potilaiden vastaanotto – töidensuunnittelu – potilaan kulkuprosessi x Toimintakäsikirja – luku 5 ISO 9001: 7.4, 7.5, 7.6 OHSAS; 4.3,4.4,4.5 Palveluiden kehitys prosessi Toimintakäsikirja – luku 6 x ISO 9001: 7.1, 7.3 OHSAS: 4.3,4.4, 4.5 Henkilöstöhallinto – koulutus- ja kehitystarpeet – kehitysohjelmat x – hyvinvointi ja tyytyväisyys – Toimintakäsikirja – luku 7 ISO 9001: 6.1, 6.2, 6.3, 6.4 OHSAS: 4.3,4.4,4.5 JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI SISÄINEN ARVIOINTI ARVIOINTISUUNNITELMA Kohde: Järjestelmäarviointi Pääarvioija ja muut arvioijat Ajankohta Sovellettavat vaatimukset Pvm/ klo Paikka Toiminnot, prosessit tai muut kohteet Arvioijat Haasta- teltavat 08:30 Aloitus esittäytyminen ohjelma tavoitteet 08:45 Hankintaprosessi tarviketoimittajien valinta ja suoriutuminen toimitusten valvonta, reklamointi ISO 9001 ja ISO 13485 sov.osin, OHSAS 18001 sov. 10:00 Asiakaspalveluprosessi 1 – 2 tarjous- sopimusesimerkkiä ISO 9001 ja ISO 13485 sov.osin, OHSAS 18001 sov. 12:00 LOUNAS 13:00 Laboratoriotoiminnot / Potilaan kulkuprosessi näytteiden oton ja määritysten laadunvalvonta henkilöresurssit – pätevyys, koulutus, jaksaminen mittavälineet – huolto ja kalibrointi ISO 9001 ja ISO 13485 sov.osin, OHSAS 18001 sov. JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI Strukturoitu auditointiraportti on lukijalle helpompi kuin vapaamuotoinen raportti JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI Strukturoitu auditointiraportti on lukijalle helpompi kuin vapaamuotoinen raportti JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI