Administració Electrònica Objectius AAPP Serveis PDF

Tema 28. Administració Electrònica Objectius i aplicació a l'Administració Pública. Serveis que s'ofereixen. Exemples a l'Ajuntament de Barcelona. ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA OBJECTIUS I APLICACIÓ A L’ADMINISTRACIÓ PÚBLICA (CE 103.1) L’Administració Pública serveix amb objectivitat els interessos gene...

Tema 28. Administració Electrònica Objectius i aplicació a l'Administració Pública. Serveis que s'ofereixen. Exemples a l'Ajuntament de Barcelona. ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA OBJECTIUS I APLICACIÓ A L’ADMINISTRACIÓ PÚBLICA (CE 103.1) L’Administració Pública serveix amb objectivitat els interessos generals i actua d’acord amb els principis d’eficàcia, jerarquia, descentralització, desconcentració i coordinació, amb submissió plena a la Llei i al Dret. Marc Normatiu Estat 39/2015 LPACAP – Llei de Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques 40/2015 LRJSP – Llei de Règim Jurídic del Sector Públic 59/2003 – Llei de Signatura electrònica Real decret 4/2010 – Esquema Nacional d’Interoperabilitat Real decret 3/2010 – Esquema Nacional de Seguretat Catalunya 29/2010 - Ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya Ajuntament 2016 - Model de Gestió Documents Electrònics Ajuntament de Barcelona Barcelona 2018 – Mesura de Govern - Estratègia d'impuls dels serveis digitals 2018 – Ordenança Reguladora Administració Electrònica Ajuntament de Barcelona (ORAE) L'administració electrònica és un model d'administració pública basat en l'ús intensiu de les tecnologies de la informació i la comunicació amb l'objectiu de millorar l'eficiència interna, les relacions interadministratives i les relacions de l'Administració amb els ciutadans. L’Administració electrònica s’inspira en els principis següents:
Multicanalitat (ORAE d’intermodalitat de mitjans): l’Administració pública ha de promoure la provisió dels serveis que s’ofereixen mitjançant tots els canals disponibles per a la ciutadania, quan sigui tècnicament possible i econòmicament viable.
Simplificació administrativa i documental: oferir un servei electrònic a la ciutadania ha d’anar sempre precedit per l’eliminació de requisits, documents, tràmits i actuacions no necessàries per a la finalitat pública perseguida, aprofitant les noves possibilitats que proporcionen les noves tecnologies, és a dir, l’Administració pública ha de simplificar el com es fan els tràmits i reduir el nombre de documents que es demanen als ciutadans.
Publicitat i transparència administrativa: l’ús de mitjans electrònics ha de facilitar la participació dels ciutadans, les empreses i les organitzacions en l’activitat administrativa, i fer possible que els ciutadans puguin consultar els seus tràmits.
Accessibilitat: l’Administració pública ha de garantir l’accés màxim per part dels ciutadans a les seves informacions i serveis, i s'ha de poder adaptar a les característiques dels usuaris potencials, siguin quines siguin les seves limitacions.
Cooperació entre administracions públiques: les administracions públiques han de cooperar per facilitar el procés d’implantació de l’Administració electrònica i garantir la interoperabilitat, és a dir, la possibilitat d’intercanviar informació entre administracions i institucions, amb l’objectiu d’evitar la presentació de documents per part dels ciutadans, empreses i organitzacions.
Economies d’escala: l’Administració ha d’estimular i establir sistemes tecnològics únics que permetin un ús comú per part dels diferents departaments i administracions públiques catalanes i, així, assolir un estalvi econòmic i de treball invertit.
Neutralitat tecnològica: l’Administració ha de garantir la utilització dels mitjans tecnològics que siguin més adients, sense encadenar-se amb cap interès privat.
Principi de proporcionalitat: l’Administració no ha de caure en un excés de rigor innecessari pel fet de relacionar-se en xarxa; a vegades les TIC poden donar desconfiança, pel fet de ser una nova eina de Tema 28 Pàgina 1  comunicació, cosa que se supleix amb més mesures de seguretat que dificulten el procediment i per tant la proximitat i interactuació entre Administració i ciutadania.
Seguretat jurídica del document públic: s’ha de garantir la veracitat del document públic. ORAE Objecte: utilització dels mitjans electrònics en l’àmbit del sector públic municipal de Barcelona per facilitar la consecució més eficaç dels principis de simplificació, transparència, proximitat i servei efectiu a la ciutadania, la tramitació del procediment administratiu municipal i la participació ciutadana per aquests mitjans. Finalitat: o Reforçar els drets i facilitar el compliment dels deures que han de regir les relacions per mitjans electrònics de la ciutadania amb el sector públic municipal de Barcelona. o Ampliar els principis generals per al desenvolupament de l’Administració electrònica, la transparència i la participació per mitjans electrònics en l’àmbit del sector públic municipal de Barcelona. o Incorporar als procediments administratius les millores que aporta l’ús de mitjans electrònics. o Establir un model de gestió pública basat en l’ús eficient de les dades i els mitjans tecnològics del sector públic municipal, amb la vocació de reduir les càrregues administratives que pesen sobre les persones i les empreses. Principis addicionals ORAE: impuls de mitjans electrònics en relació amb els subjectes no obligats, traçabilitat, qualitat de la informació i els serveis electrònics, responsabilitat veracitat autenticitat de la informació i qualitat dels serveis oferts, respecte dels drets dels ciutadans. Els aspectes més destacats de l’ORAE són: L’ampliació dels subjectes obligats a la relació telemàtica. A banda de les previsions legals, s’ha inclòs, com a col·lectiu obligat, qualsevol persona física que actuï com a mandatari d’un tercer en el marc de la seva activitat econòmica o professional. El Registre de Procediments. És la peça clau del model d’implantació del procediment administratiu electrònic. Es recull l’obligatorietat de seguir el protocol existent per incorporar, modificar i cancel·lar els procediments que es registren. El Punt d’Accés General Electrònic i la Seu Electrònica. Es preveu l’existència d’una seu electrònica principal de l’Ajuntament i d’un punt d’accés general electrònic. La notificació interadministrativa. Possibilitarà i fomentarà que les notificacions adreçades o provinents d’altres administracions públiques es resolguin per intercanvis registrals. Un marc flexible. L’ordenança opta per un marc flexible i admet una pluralitat de solucions tecnològiques. Per més detall ORAE
Tema 34. Ordenança reguladora d’Administració́ Electrònica de l'Ajuntament de Barcelona. Beneficis La introducció de les estratègies d'administració electrònica aporta molts beneficis en la millora de l'organització i el funcionament administratius, tant des del punt de vista intern com extern. A continuació es descriuen alguns dels aspectes més importants: Beneficis en l'àmbit intern: Millora del servei i, per tant, de la imatge institucional de l'Administració Millora de l’eficiència interna: Augment de la productivitat de l'Administració Integració dels diferents canals de prestació de serveis Foment de l’ús generalitzat de les TIC Millora del coneixement de les expectatives reals dels usuaris i la comunicació Reducció del nombre d'errors en els documents que presenten els ciutadans Impuls profund de la transformació de l’Administració Tema 28 Pàgina 2  Un efecte a mitjà o a llarg termini: simplificació de l'estructura organitzativa Generació de fortes economies d’escala (cost de transacció més baix) Per a la ciutadania: Accessibilitat als serveis públics 24 hores x 7 dies Simplicitat en les tramitacions amb l’Administració Millora de l'ús del temps dels usuaris: rapidesa i agilitat en l’obtenció del servei requerit Eliminació de la necessitat de desplaçar-se físicament a l’Administració Aplicació de principis bàsics de caire social: no-exclusió, facilitació de l’accés a les TIC, etc. Millora de l'atenció al públic Millora de l'accés a la informació dels usuaris Facilitat per als serveis personalitzats SERVEIS QUE S’OFEREIXEN A continuació es detallen un conjunt de definicions dels serveis i sistemes derivats de les lleis LRJSP 40/2015, LPACAP 39/2015 i ORAE: Portal d’Internet: S’entén per portal d’internet el punt d’accés electrònic la titularitat del qual correspongui a una Administració Pública, organisme públic o entitat de dret públic que permet l’accés a través d’internet a la informació publicada i, si s’escau, a la seu electrònica corresponent. ORAE - És un espai a internet a través del qual la ciutadania pot accedir telemàticament a diversos canals de divulgació d’informació desplegats per l’Ajuntament, inclosa la Seu electrònica. Seu electrònica: La seu electrònica és l’adreça electrònica, disponible per als ciutadans a través de xarxes de telecomunicacions, la titularitat de la qual correspon a una Administració Pública, o bé a un o diversos organismes públics o entitats de dret públic en l’exercici de les seves competències. ORAE - És l’espai electrònic de l’Ajuntament al qual els ciutadans i ciutadanes es poden adreçar per efectuar tràmits administratius i consultar els seus expedients amb plena garantia de la seguretat tecnològica i jurídica de la seva informació Punt d’accés general electrònic (P.A.G.E.): Les persones en la seva relació amb les administracions públiques tenen dret a comunicar-se a través d’un punt d’accés general electrònic de l’Administració. ORAE - És l’espai personalitzat per al ciutadà o ciutadana, ja sigui persona física, jurídica, un o una professional o una entitat, que li dona accés a tota la informació i les comunicacions de rellevància administrativa que l’Administració municipal manté amb ell o ella, i que centralitza en un únic punt els diferents procediments, tràmits i expedients que té el ciutadà o ciutadana amb l’Ajuntament. L’accés a aquest espai requereix una identificació digital. Registre electrònic d’apoderaments: L’Administració General de l’Estat, les comunitats autònomes i les entitats locals disposen d’un registre electrònic general d’apoderaments, en el qual s’han d’inscriure, almenys, els de caràcter general atorgats «apud acta», presencialment o electrònicament, per part de qui tingui la condició d’interessat en un procediment administratiu a favor de representant, per actuar en el seu nom davant les administracions públiques. També hi ha de constar la validació efectuada del poder. Assistència en l’ús de mitjans electrònics als interessats: Les administracions públiques han de garantir que els interessats es puguin relacionar amb l’Administració a través de mitjans electrònics, per a la qual cosa han de posar a la seva disposició els canals d’accés que siguin necessaris així com els sistemes i les aplicacions que es determinin en cada cas. Les administracions públiques han d’assistir en l’ús de mitjans electrònics els interessats no obligats electrònicament que així ho sol·licitin, especialment pel que fa a la identificació i signatura electrònica, la presentació de sol·licituds a través del registre electrònic general i l’obtenció de còpies autèntiques. Així mateix, si algun d’aquests interessats no disposa dels mitjans electrònics necessaris, la seva identificació o signatura electrònica en el procediment administratiu la pot efectuar de manera vàlida un funcionari públic mitjançant l’ús del sistema de signatura electrònica del qual estigui dotat per a això. En aquest cas, cal que l’interessat que no tingui els mitjans electrònics necessaris s’identifiqui davant el funcionari i presti el seu consentiment exprés per a aquesta actuació, fet del qual ha de quedar constància per als casos de discrepància o litigi. L’Administració General de l’Estat, les Tema 28 Pàgina 3 comunitats autònomes i les entitats locals han de mantenir actualitzat un registre, o un altre sistema equivalent, en què hi constin els funcionaris habilitats per a la identificació o signatura que regula aquest article. Aquests registres o sistemes han de ser plenament interoperables i estar interconnectats amb els de la resta d’administracions públiques, als efectes de comprovar la validesa de les habilitacions esmentades. En aquest registre o sistema equivalent hi han de constar almenys els funcionaris que prestin serveis en les oficines d’assistència en matèria de registres. Registre: Cada Administració ha de disposar d’un registre electrònic general, en el qual cal assentar tot document que es presenti o es rebi en qualsevol òrgan administratiu, organisme públic o entitat vinculats o dependents d’aquests. També s’hi pot anotar la sortida dels documents oficials dirigits a altres òrgans o particulars. El registre electrònic general de cada Administració ha de funcionar com un portal que faciliti l’accés als registres electrònics de cada organisme. Tant el registre electrònic general de cada Administració com els registres electrònics de cada organisme han de complir les garanties i mesures de seguretat que preveu la legislació en matèria de protecció de dades de caràcter personal. Arxiu de documents: Cada Administració ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats, en els termes que estableixi la normativa reguladora aplicable. Els documents electrònics s’han de conservar en un format que permeti garantir l’autenticitat, la integritat i la conservació del document, així com la seva consulta independentment del temps transcorregut des que es va emetre. S’ha d’assegurar en tot cas la possibilitat de traslladar les dades a altres formats i suports que garanteixin l’accés des de diferents aplicacions. L’eliminació dels documents esmentats ha de ser autoritzada d’acord amb el que disposa la normativa aplicable. Els mitjans o suports en què s’emmagatzemin documents han de disposar de mesures de seguretat, d’acord amb el que preveu l’Esquema Nacional de Seguretat, que garanteixin la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats. En particular, han d’assegurar la identificació dels usuaris i el control d’accessos, així com el compliment de les garanties que preveu la legislació de protecció de dades. ORAE - L’Arxiu electrònic de l’Ajuntament de Barcelona inclou el sistema de gestió documental i està format pel conjunt de components que permet el control adequat de tots els documents i expedients electrònics de l’actuació administrativa des de la seva creació i tramitació i durant tot el temps necessari per a la seva conservació. L’Arxiu electrònic garanteix la integritat, la confidencialitat, la qualitat, la protecció, l’accés, la disponibilitat i la conservació dels documents i expedients. La gestió documental de l’Ajuntament de Barcelona s’aplica mitjançant els criteris metodològics, tècnics i d’arxiu que defineix el sistema d’Administració Integral de Documents i Arxius (sistema AIDA). Còpies autèntiques: Cada Administració pública ha de determinar els òrgans que tinguin atribuïdes les competències d’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats. Les còpies autèntiques de documents privats únicament tenen efectes administratius. Les còpies autèntiques efectuades per una Administració pública tenen validesa a la resta d’administracions. A aquests efectes, l’Administració General de l’Estat, les comunitats autònomes i les entitats locals poden efectuar còpies autèntiques mitjançant un funcionari habilitat o mitjançant una actuació administrativa automatitzada. S’ha de mantenir actualitzat un registre, o un altre sistema equivalent, on hi constin els funcionaris habilitats per expedir còpies autèntiques, que han de ser plenament interoperables i estar interconnectats amb els de la resta d’administracions públiques, als efectes de comprovar la validesa de l’habilitació esmentada. En aquest registre o sistema equivalent hi han de constar, almenys, els funcionaris que prestin serveis en les oficines d’assistència en matèria de registres. Expedient administratiu: S’entén per expedient administratiu, el conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la. Els expedients han de tenir format electrònic i s’han de formar mitjançant l’agregació ordenada de tots els documents, les proves, els dictàmens, els informes, els acords, les notificacions i altres diligències que els hagin d’integrar, així com un índex numerat de tots els documents que contingui quan es remeti. Així mateix, ha de constar a l’expedient una còpia electrònica certificada de la resolució adoptada. ORAE - Un cop acabada la tramitació del procediment, l’expedient electrònic es folia i tanca amb un segell electrònic que s’aplica sobre l’índex dels documents que conté. Tema 28 Pàgina 4 Notificació electrònica: Les notificacions s’han de practicar preferentment per mitjans electrònics i, en tot cas, quan l’interessat estigui obligat a rebre-les per aquesta via. Les notificacions per mitjans electrònics s’han de practicar mitjançant la compareixença a la seu electrònica de l’Administració o organisme actuant, a través de l’adreça electrònica habilitada única o mitjançant tots dos sistemes, segons que disposi cada Administració o organisme. ORAE - Correspon a l’Ajuntament de Barcelona constituir un registre de subscriptors de notificacions electròniques, de subscripció voluntària per part de la ciutadania, al qual adreçar els avisos de les notificacions electròniques que el sector públic municipal realitzi. L’Ajuntament de Barcelona ha creat un Registre de subscriptors al servei de Notificació Electrònica de l'Ajuntament de Barcelona: La Llei de Procediment Administratiu 39/2015 obliga l’Administració Pública a utilitzar la notificació electrònica com a forma habitual de comunicació per diferents col·lectius. En el cas de les persones físiques l’adhesió a la notificació electrònica de l’Ajuntament de Barcelona no és obligatòria, però sí aconsellable, ja que agilitza el tràmits i les gestions que es realitzen amb l’Ajuntament. El tràmit permet donar-se d'alta al servei de notificació electrònica de l'Ajuntament de Barcelona. També podeu consultar, modificar o, si s'escau, donar de baixa la subscripció. La subscripció serà únicament per a les notificacions relacionades amb l'Ajuntament de Barcelona. En el moment de confirmar l'alta es dona el consentiment per tal que tots els àmbits municipals que incorporin progressivament servei de notificació telemàtica en els seus procediments de tramitació us puguin notificar de manera electrònica en la vostra Carpeta. La subscripció al servei us permet accedir fàcilment a les notificacions ja que es rep un avís en l'adreça electrònica de contacte cada cop que: un àmbit municipal incorpori la notificació telemàtica en els seus procediments de tramitació. es dipositi una notificació telemàtica en la Carpeta. Sistemes d’avisos notificació: l’interessat pot identificar un dispositiu electrònic i/o una adreça de correu electrònic que serveixin per enviar els avisos en relació a la notificació, però no per practicar notificacions. Interoperabilitat: Capacitat dels sistemes d’informació, i, per tant, dels procediments als quals aquests donen suport, de compartir dades i possibilitar l’intercanvi d’informació, documentació i coneixement entre ells, a fi d’estalviar que la ciutadania aporti dades i documentació que ja estan en poder de l’Administració. ORAE - Sistema d’atenció multicanal: El ciutadà o ciutadana pot participar en els tràmits municipals o accedir a informació de la ciutat i dels seus expedients administratius per diversos canals, tant remots (telèfon, xat, xarxes socials, aplicacions de missatgeria a través del mòbil, web, aplicacions mòbils) com presencials. Aquests canals estan interrelacionats de tal manera que un tràmit es pot iniciar per un canal i acabar o fer-ne seguiment per un altre, de manera que constitueix un únic sistema d’atenció que s’ofereix a través dels diversos mitjans. ORAE - Registre de procediments municipals: Repositori de coneixement complet que inclou tots els procediments administratius que corresponen a les competències i funcions de l’Administració municipal, els quals no es poden desplegar sense que abans s’hagin incorporat al Registre. Serveix de guia a les persones usuàries i aplicacions per efectuar de manera garant i legal les seqüències d’operacions i decisions que formen el cicle de vida complet d’un procediment determinat. ORAE - Catàleg de documents de l’Ajuntament: Eina vinculada al Registre de procediments municipals que estableix quins documents són susceptibles de ser incorporats a un expedient electrònic d’acord amb la seva tipologia. ORAE - Tauler d’edictes electrònic: mitjà per publicar-hi els anuncis, els acords, les resolucions i les comunicacions que emet el sector públic municipal en exercici de les seves competències d’acord amb les disposicions legals o reglamentàries que així ho estableixin. Tema 28 Pàgina 5 ORAE - Participació ciutadana a través de mitjans electrònics: L’Ajuntament de Barcelona ha de fomentar la participació i la col·laboració ciutadana per mitjans electrònics. La ciutadania pot fer arribar al sector públic municipal propostes, suggeriments i opinions sobre qualsevol assumpte en què aquest sigui competent preferentment a través de mitjans electrònics. L’Ajuntament de Barcelona ha de crear espais que facilitin el diàleg permanent dels diferents actors socials i la ciutadania amb l’Administració municipal a través de mitjans electrònics: definició de les polítiques públiques i en l’avaluació de la seva aplicació, fomentar la creació de comunitats virtuals amb tecnologies web i de xarxa social, tràmits de consulta prèvia, d’audiència i d’informació públiques en el procediment d’elaboració de disposicions generals, així com la publicació de les aprovades. Sistemes d’identificació i signatura veure Tema 20. Llei 39/2015 del Procediment Administratiu Comú́ de les Administracions Públiques: identificació́ i signatura electrònica. Solucions i Serveis AOC (Administració Oberta Catalunya) Relació amb la ciutadania i empresa Identitat digital i signatura Transparència i govern obert Factura electrònica (e-FACT) electrònica Seu-e, Transparència i dades Notificacions electròniques (e- Integració de serveis obertes (Govern Obert) NOTUM) d'identitat (VÀLid) Tauler electrònic (e-TAULER) Tramitació amb la ciutadania i les Portasignatures (Portasignatures) empreses (e-TRAM) Certificació digital per a Finestreta única empresarial (FUE l'administració (T-CAT) Local) Identitat digital per a la Gestió de representacions ciutadania (idCAT) (Representa) Acompanyament a la transformació Contractació Relació entre administracions digital Plataforma de Serveis de Tramitació Digitalització la gestió interna (e-SET) Contractació Pública (PSCP) interadministrativa (EACAT) Ciberseguretat (CESICAT) Licitacions electròniques (e-LICITA) Valisa electrònica (e-VALISA) Formació Registre Públic de Contractes (RPC) Intercanvi de dades entre les Models, guies i bones pràctiques Tramitació d'expedients de administracions (Via Oberta) contractació (TEEC) Subhasta electrònica (e-SUBHASTA) Serveis socials Gestió documental Registre Gestió de serveis socials (Hèstia) Repositori d’expedients i documents Registre d’entrada i sortida (ERES) en tràmit (DESA'l) Registre Unificat (MUX) Preservació i arxiu (iArxiu) Còpies autèntiques (CÒPIA) Per més detall serveis AOC
21. Interoperabilitat: Convenis entre Administracions Públiques. El Consorci d’Administració́ Oberta de Catalunya. EXEMPLES A L’AJUNTAMENT DE BARCELONA – Situació actual Maig’18 Seu Electrònica Ajuntament de Barcelona La Seu electrònica de l’Ajuntament de Barcelona és l’espai virtual que té a disposició la ciutadania per accedir a la informació, els serveis i els tràmits electrònics de l’Ajuntament. L’Ajuntament de Barcelona és el titular de la Seu electrònica. La gestió i l’administració de la Seu electrònica corresponen a la Secretaria General. Les àrees i districtes de l’Ajuntament, els organismes autònoms i les entitats que integren el seu sector públic depenent són responsables, en l’àmbit de les seves competències, de la integritat, la veracitat i l’actualització de la informació, dels tràmits i dels serveis que es troben a la Seu electrònica. https://seuelectronica.ajuntament.barcelona.cat Publicitat Oficial Registres públics Registre electrònic i tràmits Oferta pública d'ocupació Registres d'interessos regidores i regidors Registre electrònic Perfil de contractant Registres d'interessos Consellers/res Queixes i suggeriments Tema 28 Pàgina 6 Exposició pública Districte Verificació de documents Massa salarial de l'Ajuntament Registre de convenis Tauler d'edictes Registre d'Honors i Distincions Diaris oficials Gaseta Municipal Oferta pública d'ocupació: Anuncis de les ofertes públiques d'ocupació aprovades per l'Ajuntament de Barcelona que inclouen places pendents de convocar. Perfil de contractant: A la Plataforma de Serveis de Contractació Pública (PSCP) es publica tota la informació referent a la contractació pública actual tant de l’Ajuntament de Barcelona com dels seus ens dependents. Tauler d’edictes: Al tauler d'edictes de l'Ajuntament de Barcelona són accessibles actes i comunicacions que, per disposició legal o reglamentària, s'hi han de publicar obligatòriament. Diaris Oficials: Accés directe a la Gaseta, BOPB, DOGC, BOE, DOUE Gaseta Municipal: Actes i acords dels òrgans de govern, decrets d'alcaldia, cartipàs, normativa, disposicions organitzatives, pressupost i anuncis. Registres d'interessos de les regidores i regidors: L'Alcaldessa i les regidores i regidors de la Corporació Municipal, en compliment de les obligacions com a càrrecs electes locals, han presentat les seves declaracions de béns i drets patrimonials i d'activitats al Registre d'Interessos de l'Ajuntament de Barcelona. Registres d'interessos Consellers de Districte: Les conselleres i consellers de Districte, han presentat les seves declaracions de béns i drets patrimonials i d'activitats al Registre d'Interessos de l'Ajuntament de Barcelona. Aquest Registre és de caràcter públic i està sota la custòdia del Secretari General. Registre de convenis: El Registre de convenis és un registre administratiu que té per objecte deixar constància de l'atorgament per l'Ajuntament de Barcelona, els seus organismes i les societats de capital íntegra o majoritàriament municipal, dels convenis amb altres administracions, entitats i organismes públics i amb persones físiques o jurídiques de dret privat. Registre d'Honors i Distincions: La ciutat de Barcelona ha de reconèixer les activitats, les obres o les trajectòries de persones i entitats que ho mereixin, i així ho estableix expressament l’article 44 de la Carta municipal de Barcelona, Llei 22/1998, de 30 de desembre Registre electrònic: Registre general de l'Ajuntament de Barcelona El Registre General, és l’instrument que ha establert l’Administració per controlar el flux de comunicació entre l’Ajuntament de Barcelona i la ciutadania o altres organitzacions i que dóna fe de si s’ha produït o no aquesta comunicació. La seva finalitat és preservar els drets dels ciutadans i els de la mateixa Administració. Canal electrònic (via internet) Funciona tots els dies de l’any, durant les 24 hores del dia. A efectes de còmputs de terminis, la recepció de documents en un dia inhàbil es considerarà efectuada el primer dia hàbil següent. La data i hora per la qual es regeix aquest registre, és l’establerta per la Seu electrònica. Registra les sol·licituds, els escrits o les comunicacions relatius a tràmits o procediments telemàtics existents en el Portal de Tràmits i els que es creïn en el futur, sempre que les normes d’aquests procediments així ho indiquin. Verificació de documents de còpia segura: L’Ajuntament de Barcelona permet verificar el contingut d’un document a partir del codi de verificació que hi apareix imprès. Portal de Tràmits – Oficina virtual de tràmits Ajuntament de Barcelona: El portal de tràmits incorpora tots els tràmits presencials (informatius) i electrònics de l’Ajuntament de Barcelona. https://w30.bcn.cat/APPS/portaltramits/portal/index/PTCIU.html? (En transformació: Adaptació HOME Juny 2019) Tema 28 Pàgina 7 Carpeta del Ciutadà/Professional: L'accés a la Carpeta proporciona informació dels tràmits que un ciutadà o professional realitza amb l’Ajuntament de Barcelona. BCNROC – Repositori Obert de Coneixement de l’Ajuntament de Barcelona: BCNROC és el repositori institucional d'Accés Obert de l'Ajuntament de Barcelona, mitjançant el qual l'Ajuntament posa d'accés lliure i gratuït els seus documents digitals de difusió pública. BCNROC és l'eina que permet recollir, emmagatzemar, gestionar, compartir, transformar i difondre aquests recursos d'informació i les seves metadades, facilitant les recerques i la seva posterior recuperació, accés i reutilització. Inclou decrets, mesures de govern, plans, publicacions, imatges... BCNROC és transversal per tot l'Ajuntament i serveix de repositori únic a on apunten els altres webs municipals que difonen documentació municipal. https://bcnroc.ajuntament.barcelona.cat/ Portal de Transparència: accés a la informació per facilitar el control de l’acció municipal. https://ajuntament.barcelona.cat/transparencia/ca Bústia Ètica Ajuntament de Barcelona: La Bústia Ètica i de Bon Govern és un canal segur de participació electrònica que neix de la conveniència d'oferir un espai que permeti tenir coneixement de qualsevol acció o omissió contrària als principis de bon govern, com una manera de reforçar la gestió pública. Inclou mecanismes per garantir la confidencialitat de totes les informacions i ofereix un espai de comunicació segur per mantenir el contacte amb l'òrgan gestor i saber l'estat de tramitació. Es vol afavorir que qualsevol persona o servidor públic pugui facilitar informació, sense patir represàlies. https://ajuntament.barcelona.cat/bustiaetica/ca Incidències, Reclamacions i Suggeriments (IRIS): sobre el funcionament de la ciutat o sobre els serveis municipals. https://w10.bcn.cat/StpQueixesWEB/prepararFormularioBtoB.do?i=c DECIDIM – Govern Obert: decidim.barcelona és la plataforma digital de participació de l'Ajuntament de Barcelona per construir una ciutat més democràtica. Un espai de referència per construir una ciutat oberta, transparent, col·laborativa i amb el protagonisme de qui l’habita. És una plataforma de participació basada en codi obert. Qualsevol ciutadà pot veure com està construïda, reutilitzar-la o millorar-la. És també una comunitat en construcció. https://www.decidim.barcelona/?locale=ca Open Data BCN: L’obertura d'informació del sector públic és un moviment impulsat per les administracions públiques amb el principal objectiu d'aprofitar al màxim els recursos públics disponibles, exposant la informació generada o custodiada per organismes públics, permetent el seu accés i reutilització per al bé comú i per al benefici de persones i entitats interessades. https://opendata-ajuntament.barcelona.cat/ca Pressupost Obert: té per objectiu facilitar l’anàlisi i comprensió dels pressupostos de l’Ajuntament de Barcelona per part dels ciutadans i de totes aquelles persones o organitzacions que en puguin estar interessades. Navegació, comparació, factures i descàrrega. http://ajuntament.barcelona.cat/estrategiaifinances/pressupostobert/ca/ EXEMPLES AJUNTAMENT DE BARCELONA – Pla de Transformació Digital (Web IMI / Arxiu) Pla de la Llei 39/2015 de Procediment Administratiu Comú de les Administracions Publiques (LPACAP), contempla la tramitació electrònica com a una palanca per a les Administracions Públiques per a servir millor a la ciutadania en eficàcia, eficiència, estalvi de costos, transparència i garanties de seguretat. Registre de procediments municipals (RPM): serà un espai d’emmagatzematge digital de coneixement complet sobre tots els procediments de l’Ajuntament de Barcelona amb implicació ciutadana, tant si són iniciats d’ofici com si ho són a instància de part. Contindrà la informació necessària per guiar les persones usuàries en el seu accés als procediments i tràmits de l’Ajuntament. També incorporarà la informació que permet a les aplicacions realitzar les operacions que conformen el cicle de vida complet d'un procediment que finalitzarà en un expedient determinat. Per tant, el registre no és només una eina de caràcter informatiu, sinó que també ho és executiu i facilitarà la creació de serveis digitals i la unificació dels processos a mesura que es vagin incorporant en aquest nou sistema. Tema 28 Pàgina 8 eArxiu: L’arxiu electrònic es construeix amb una visió integradora de la informació. Per aquest motiu unificarà, en una única plataforma de gestió documental, la gestió d’expedients electrònics i els generats en suport paper custodiats a l’Arxiu Municipal. A més, també permetrà gestionar altres actius digitals com poden ser els documents audiovisuals. Així mateix, inclourà el desenvolupament d’altres eines de gestió documental, com el Catàleg de documents, que serveix per generar el quadre de classificació uniforme de documents al gestor amb l’objectiu d’ordenar i racionalitzar la producció documental. Tot això implica l’anàlisi documental de totes les sèries (o agrupacions de documents) utilitzades abans que s’implementi, un dels principis en què també es basa el nou model de gestió de documents electrònics. Model de gestió de documents electrònics: Les bases d’aquest model es troben a l'Ordenança reguladora d'administració electrònica (ORAE) de 2006, que reconeix els principis de l'Administració electrònica municipal, la necessitat de la gestió documental d'abast corporatiu i l'ús dels instruments principals del Aquest model, que es va adaptant a les necessitats de la implantació, als canvis normatius produïts fins a la Llei 39/2015, de procediment administratiu comú, i als avenços científics, està integrat per uns elements fonamentals: Elements tecnològics: La plataforma de gestió i repositori documental actual va ser escollida l'any 2016 en un procés de selecció liderat per l'Arxiu Municipal. Aquesta plataforma proporciona el maquinari i el programari necessaris per desenvolupar una gestió documental amb garanties. De la resta d’elements tecnològics que s’integren a la plataforma de gestió documental i fan possible la implantació del model de gestió de documents electrònics destaca el Catàleg de documents. Aquesta eina, a partir de l’anàlisi documental prèvia a la implantació de qualsevol expedient electrònic, facilita l’aplicació de polítiques de gestió documental i permet la creació d’expedients electrònics íntegres i fiables. Elements funcionals El Quadre de classificació uniforme de l'Ajuntament de Barcelona L’esquema de metadades de l’Ajuntament de Barcelona El Calendari de conservació i accés El Catàleg de documents El desplegament del model La intervenció de l’Arxiu Municipal de Barcelona en la fase de desplegament de projectes d’expedient electrònic es basa en l’estudi de cada procediment administratiu que es vol integrar, per: Dur a terme una anàlisi documental del procediment administratiu. Situar el procediment dins el Quadre de classificació. Tema 28 Pàgina 9  Definir metadades concretes de cada procediment, no recollides al vocabulari. Donar solucions a problemes concrets d'integració en el model i en les normatives de gestió documental: expedients híbrids, unitats documentals simples, bases de dades, etcètera. Pla transformació digital 2017-2019 Eixos de Digitalització Transparència Les dades, Oficina sense papers Expedient comú Proximitat la informació ha de ser La digitalització permet Amb la digitalització com a Digitalitzant podem transparent a qui la l’estalvi en recursos frontera, podem aspirar a aconseguir solucions més proporciona i la usa. comuns, com paper, tòner una gestió comú dels ajustades a les necessitats i la duplicitat de la diferents tipus de cada col·lectiu informació.. d’expedients. Informació consistent Participació Accés simplificat Estalvi energètic No més duplicitats: amb la La digitalització simplifica Amb la digitalització Amb la digitalització digitalització de les dades, els processos participatius podrem accedir als servies simplifiquem processos, podem aspirar a dades –interns i externs- municipals d’una forma estalviant en l’ús de consistents i unívoques. simplificada i fàcil. maquinari duplicat Tema 28 Pàgina 10 Línies d’actuació inicials per l’adaptació a la nova llei de procediments administratius: Esquema simplificat de les implicacions de la nova llei de procediment administratiu: Tema 28 Pàgina 11 L’arquitectura dissenyada per l’Ajuntament de Barcelona per fer front a l’adaptació a la nova llei de procediment administratiu es composa des tres peces principals: el GPA, el Nou Portal de Tràmits i els Mòduls Comuns. Tota interacció del ciutadà amb els Procediments es farà mitjançant el Portal d’Atenció Ciutadana Els Expedients són una entitat municipal desacoblada dels sistemes que els tramiten Tots els Procediments i els seus Expedients han d’estar Digitalitzats Tots els Procediments Administratius han d’estar definits a un Registre centralitzat El calendari INTERN de desplegament del pla LPACAP a Març 2019 era el següent (projectes endarrerits actualment): Tema 28 Pàgina 12 Fonts Lleis 39/2015, 40/2015 i ORAE Mesura de Govern Estratègia d'impuls als serveis digitals Administració electrònica – Generalitat http://politiquesdigitals.gencat.cat/ca/pgov_ambits_d_actuacio/administracio-publica/pgov_processos- administracio-electronica/pgov_administracio_electronica/ Serveis i solucions AOC https://www.aoc.cat/solucions/ Web Ajuntament de Barcelona i Web IMI Pla transformació digital 2017-2019 Autor: Jose Miguel Guillén Bellido Tema 28 Pàgina 13