Materi SAP Chatime Indonesia 22.01.2021 PDF

SAP CHATIME INDONESIA TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan dari Pelatihan ini adalah untuk memberikan pengetahuan Proses adminintrasi di store yang berbasis System Sehingga setiap pengguna Sytem SAP yang ada di Chatime Indonesia dapat dilengkapi dengan keterampilan dan pengetahuan untuk melaku...

SAP CHATIME INDONESIA TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan dari Pelatihan ini adalah untuk memberikan pengetahuan Proses adminintrasi di store yang berbasis System Sehingga setiap pengguna Sytem SAP yang ada di Chatime Indonesia dapat dilengkapi dengan keterampilan dan pengetahuan untuk melakukan perannya secara Optimal sebagai fungsi Control administrasi store.  DAILY ACTIVITY STORE MANAGER Berikut apa saja yg harus dilakukan oleh Store Manager pada saat berada di Store yg berhubungan dengan sistem SAP, diantaranya : Cek sales ; cek sales pada SAP dengan T-code ZSVF05N dan pastikan nominal nett dan gross sama dengan yg tertera pada POS Sales By Date. Jika ada yg berbeda dalam artian data penjualan tidak naik, buatlah help desk. Cek daily stock opname ; setiap malam setelah last order, toko melakukan perhitungan barang, ketika keesokan paginya, store lakukan pengecekan pemotongan sales, kitting dan waste pada sistem SAP. Dilakukan pengecekan pada SAP jika data sudah naik, jangan dilakukan penarikan jika data belum naik, karena data tidak akan akurat.  MATERI PEMBELAJARAN Pengenalan Transaksi Code ( T-code ) dan Fugnsinya Proses Ordering barang ( STO ) Proses mengeluarkan barang by System/goods issue (GI ) Proses melkukan penerimaan barang /goods receive ( GR ) Penanganan jika terjadi selisih dalam penerimaan barang. Proses penanganan barang sisa produksi/waste Proses pemakain/penggunaan Rawmat non penjulaan (in Use ). Proses atau Tahapan melakukan Stock Opname ( SO ). Proses Pemusnahan produk / write off ( WO ) Proses pemindahan produk berdasarkan store locatiom ( S-lock or Migo ) Proses pembuatan purchase order ( PO) store & PO Payung. Proses control pergerakan barang ( MB51 ) PENGENALAN T-CODE  Proses Ordering barang ( STO ) T-code ME21N 1. Shopping Chart isi Manual special STO (WH) / Manual STO (antar store). 2. Suplying Site isi Vendor F001 (barang mechandise)/ F008 (barang non menchandise) atau jika antar store isi kode site toko pengirim. 3. Klik Header – Text : contoh (permintaan barang to…. Dengan kedatangan tgl … by…). 4. Klik item Overview : Isi Artice (kode barang yang akan diorder). PO Quantity (quantity yang akan di order). Pastikan UON/satuan barang yang di order sesuai dengan kebutuhan. Delivery date isi sesuai dengan tanggal kedatangan barang. Klik Save.  Proses mengeluarkan barang by System/Goods Issue (GI) Good Issue dengan Tcode VL02N Isi No Outbound Delivery Tekan Enter Cek Article, Quantity dan Site yang meminta barang. Isi Sloc dengan 1000 Klik Post Good Issue  Proses mengeluarkan barang by System/Goods Issue (GI) Print DO / Picking Note Tcode VL71 Isi Output Type : ZLD2 (untuk DO)/ZLD1 (untuk Picking Note). Sort Order : 01 Processing Mode : 1 (isi angka 2 jika ingin print ulang). isi Delivery dengan No Outbound Delivery. Execute.  Proses mengeluarkan barang by System/Goods Issue (GI) Print DO / Picking Note Klik Outbound Delivery yang akan di print. Execute. Pilih Printer yang akan digunakan. Print Peview. Print.  Proses melakukan Penerimaan Barang/Goods Receive (GR) Tcode Goods Recieve : ZSGRDISC Penerimaan dari WH/ Toko Klik Outbond Delivery – isi No OD Execute. Isi Header Text : (receive tgl … by…) Isi Text : (receive tgl … by…) Cek Artice, Quantity dan Expired Date barang yang diterima pastikan sudah sesuai. Post.  Proses melakukan Penerimaan Barang/Goods Receive (GR) Tcode Goods Recieve : ZSGRDISC Penerimaan dariVendor (Freshmilk/Heavy Cream) Klik PO Number : isi dengan No PO Execute Isi Header Text (receive tgl … by…) Edit Normal Quantity sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Isi Text (receive tgl … by…) Cek Artice, Quantity dan Expired Date barang yang diterima pastikan sudah sesuai. Post.  Penanganan jika terjadi selisih dalam penerimaan barang Jika qty barang Kurang, buat LPPB (Laporan Penyimpangan Penerimaan Barang), lalu GR barang sesuai dengan Fisik. Jika barang rusak, GR barang sesuai dengan Fisik. Lalu lakukan pemusnahan barang dengan terlebih dahulu mengajuakan ADF, lalu selanjutnya memproses pemusnahan dengan AM Laporan Penyimpangan Penerimaan Barang / LPPB (S2 Support) Gunakan Mozila Firefox http://s2support.klgsys.com S2 support adalah program yg bertujuan untuk membuatkan laporan penyimpangan barang. Untuk user ID gunakan NIK dan untuk password berupa qwerty. Hanya ada 1 user untuk 1 toko.  Penanganan jika terjadi selisih dalam penerimaan barang Langkah pembuatn LPPB sebagai berikut : Pilih Transaction → LPPB – DO Add New Isi Kode Toko pengirim barang → Enter Tanggal Datang Pembawa dan Penerima Keterangan No Outbound Delivery Kode Article → Enter Quantity di OD atau Surat jalan Quantity yang menyimpang Quantity yang diterima Penanganan jika terjadi selisih dalam penerimaan barang Langkah pembuatn LPPB sebagai berikut :  Penanganan jika terjadi selisih dalam penerimaan barang Langkah pembuatn LPPB sebagai berikut : Untuk memasukkan gambar, klik Browse → attach file → add (add jika sudah semua lengkap) pastikan lagi data yg diinput sudah benar, kemudian Save. LPPB tidak dapat diposting oleh kita, otoritas posting hanya pada Area Manager, maka lakukan FU ke AM untuk memposting report LPPB yg sudah kita buat.  Proses Penanganan Barang Sisa Produksi/Waste Waste T-code ZSADJUST (MVT 941) Untuk melakukan Waste, kita hanya perlu thick pada Adjusment dan memasukan Movement Type (941) dan isi Site dengan kode toko kita lalu klik Execute. Akan muncul tampilan di samping : Posting Date dan Storage Location akan otomatis terisi. Isi Article rawmat yang akan di waste. Isi Quantity waste. Lalu berikan keterangan waste pada Item Text. Klik Post.  Proses pemakaian/penggunaan Rawmat Non Penjulaan (In Use) In Use T-code ZSADJUST (Mvt 201) Untuk melakukan In Use, kita hanya perlu thick pada Adjusment dan memasukan Movement Type (201) dan isi Site dengan kode toko kita lalu klik Execute. Akan muncul tampilan di samping : Posting Date dan Storage Location akan otomatis terisi. Isi Article rawmat yang akan di inuse. Isi Quantity inuse. Lalu berikan keterangan inuse pada Item Text. Isi G/L Account dan Cost Center. Klik Post.  Proses Inused Asset Untuk New Store MIGO Sebelum Inused Asset Pindahkan barang/ MIGO ke 1000Q, bila stock belum ada di sloc 1000Q, menggunakan Tcode MIGO Transaction/Even :Transfer Posting, Other Masukkan MVT 412 Q Isi Header Text keterangan MIGO Article diisi kode barang Site diisi kode store SLoc diisi 1000 Special Stock Indicator (Q) Berikut Contoh jika 1 article saja.  Proses Inused Asset Untuk New Store MIGO Sebelum Inused Asset Jika lebih dari 1 article bisa di tutup pada bagian detail data dan masukkan semua article yang perlu dipindahkan dengan mengikuti ketentuan step-step sebelumnya. jika sudah berhasil makan akan keluar notifikasi berikut.  Proses Inused Asset Untuk New Store MIGO Sebelum Inused Asset Cek ke MB51 untuk salah satu article saja, jika sudah ada keluar lambang Q, maka MIGO sudah berhasil dan pindah ke SLOC 1000 Q (Special indicator Q adalah untuk menunjukan bahwa barang milik project).  Proses Inused Asset Untuk New Store Inused Asset T-code MIGO Transaction/even diisi Good Issue – Other Mvt diisi 221 Q Isi bagian Doc Header Text diisi keterangan Article diisi kode barang (pada kolom bawah)  Proses Inused Asset Untuk New Store Inused Asset T-code MIGO Pada tab Quantity : Quantity in Unit of Entry silakan diisi dengan jumlah yang akan di inused, masukan satuannya juga. Pada tab Where : WBS Element – lihat email dari GA Site diisi kode store Sloc diisi lokasi barang 1000 Text diisi ketrangan inused  Proses Inused Asset Untuk New Store Inused Asset T-code MIGO Pada tab Account Assignment : Masukan G/L Account yang sudah diberikan oleh GA (Lihat Email dari GA) Lalu Check dulu, bila tidak ada indicator bulat merah di popup informasi, artinya tidak masalah dan bisa di save (Segitiga kuning artinya bisa dilanjutkan transaksinya). Post  Proses Inused Asset Untuk New Store Inused Asset T-code MIGO Setelah di klik Post silakan buka kembali MB51, random check 1 article. Bila sudah ada keterangan 1- untuk 221 Q, artinya inused sudah berhasil.  Proses Inused Asset Untuk New Store GL Account Inused Proses atau Tahapan melakukan Stock Opname (SO). Persiapan Pelaksanaan Stock Opname H-1 Selesaikan semua gantungan administrasi inventory. (STO Astor, STO to WH, Cek Pendingan GR & GI, Cek GR FM & HC) Sisihkan raw material untuk keperluan di hari tersebut. Grouping raw material dan non merchendise. Print count sheet yang dikirim oleh team audit. PIC Stock Opname (Counter 1) melakukan penghitungan raw material menjelang closing store. (Untuk semua raw material kemasan yang masih utuh)  Proses atau Tahapan melakukan Stock Opname (SO). Persiapan Pelaksanaan Stock Opname H-1 Selesaikan semua gantungan administrasi inventory. (STO Astor, STO to WH, Cek Pendingan GR & GI, Cek GR FM & HC) Cek GR Pending Tcode ZSSHIPLIST o Isi Receiving Site (isi dengan kode toko penerima). o Execute. o Cek Barang apakah sudah di terima atau belum, jika sudah segera lakukan GR.  Proses atau Tahapan melakukan Stock Opname (SO). Persiapan Pelaksanaan Stock Opname H-1 Selesaikan semua gantungan administrasi inventory. (STO Astor, STO to WH, Cek Pendingan GR & GI, Cek GR FM & HC) Cek GI Pending Tcode VL06O o Isi Shipping Point dengan site toko pengirim barang. o Hapus semua tanggal. o Execute. o Jika ada pending dan barang sudah di berikan, segera lakukan GI.  Proses atau Tahapan melakukan Stock Opname (SO). Pelaksanaan Stock Opname Pastikan sales di POS dan di SAP sudah sesuai (Tcode ZSVF05N). PIC Stock Opname (Counter 2) melakukan penghitungan raw material yang kemasannya sudah terbuka. PIC Stock Opname (Counter 2) melakukan penghitungan raw material yang kemarin sudah dihitung oleh Counter 1. Pastikan semua artikel sudah terhitung. Lakukan pengimputan di Form SO. Kemudian hasil akhir pengimputan di form SO disalin ke form count sheet. Setelah mendapatkan No. PID dari team audit maka PIC Stock Opname melakukan penginputan di SAP (Tcode MI04). Lakukan double ceck atas pengimputan di SAP pastikan UOM SAP sesuai dengan UOM count sheet (jika sudah sesuai lakukan save).  Proses atau Tahapan melakukan Stock Opname (SO). Pelaksanaan Stock Opname Cek data sales pada penjualan hari kemarin. Cek Sales Tcode ZSVF05N Isi Billing Type dengan ZFP Isi Payer Dengan Kode Site toko Isi Sales Organitation dengan F100 Isi Distribution Chanel dengan 20 Isi Divition dengan 00 Isi Selection Criteria dengan type billing yang ingin kita lihat Execute.  Proses atau Tahapan melakukan Stock Opname (SO). Pelaksanaan Stock Opname  MI04 – Input fisik barang hasil Cycle Count Setelah mendapatkan No. PID dari team audit maka PIC Stock Opname melakukan penginputan di SAP (Tcode MI04). Masukkan No. Phys Inventory Doc yang di dapat dari tem audit. Fiscal Year disesuaikan dengan tahun pembuatan PID. Klik gambar Pensil.  Proses atau Tahapan melakukan Stock Opname (SO). Pelaksanaan Stock Opname  MI04 – Input fisik barang hasil Cycle Count. Isi Quantity sesuai dengan fisik barang yang ada di toko di kolom Quantity. Jika barang tidak ada (0), maka tidak perlu diisi angka, hanya klik saja di samping kolomnya. Barang harus dihitung semua, termasuk yg kemasannya sudah dibuka. Klik Next Page untuk masuk PID ke halaman selanjutnya. Lakukan double cek atas penginputan di SAP pastikan UOM SAP sesuai dengan UOM count sheet (jika sudah sesuai lakukan Save).  Proses atau Tahapan melakukan Stock Opname (SO). Pelaksanaan Stock Opname  Label penghitungan SO  Proses atau Tahapan melakukan Stock Opname (SO). Pelaksanaan Stock Opname  Form Stock Opname  Proses atau Tahapan melakukan Stock Opname (SO). Pelaksanaan Stock Opname  Form Count Sheet  Proses Pemusnahan Produk /Write Off (WO) Write Off T-code ZSADJUST (Mvt 311) Yang kita lakukan pada Write Off ini adalah Pisahkan barang yang Expired/Rusak dari bahan yang bagus. Ajukan ADF menggunakan S2 Support, untuk mendapat approval Regional Manager. Jika ADF sudah approved, buat Berita Acara dan lakukan pemusnahan denganAM/LP/Auditor. Buat Reservasi di SAP, dan email ke Area Manager agar di Posting. Email [email protected] dengan melampirkan Berita Acara, Foto (sebelum, saat dan setelah barang di WO) ADF yg sudah ditarik ke Excel/ods. Jika sudah ada balasan email DONE, maka sudah selesai.  Proses Pemusnahan Produk /Write Off (WO) Write Off T-code ZSADJUST (Mvt 311) Langkah penginputan pada S2 Support Transaction ADF Add New  Proses Pemusnahan Produk /Write Off (WO) Write Off T-code ZSADJUST (Mvt 311)  Proses Pemusnahan Produk /Write Off (WO) Write Off T-code ZSADJUST (Mvt 311) Langkah penginputan pada SAP : MIGO barang pindahkan sloc barang yang akan di WO dari 1000 ke 1001 T-code MIGO MVT 311 Isi Article barang Quantity yang akan di WO Sloc – 1000 Site – kode store Sloc transfer posting – 1001 Isi Text keterangan migo Check Post  Proses Pemusnahan Produk /Write Off (WO) Write Off T-code ZSADJUST (Mvt 311) Tcode ZSADJUST Pilih Reservation With Approval Execute isi Executionnya Date isi MVT 551 isi Site  Proses Pemusnahan Produk /Write Off (WO) Write Off T-code ZSADJUST (Mvt 311) Add New isi HeaderText – diisi dengan keterangan pemusnahan bersama siapa isi Article – diisi kode article barang yang di WO isi Quantity – diisi jumlah barang yang di WO isi Text – diisi nomor adf S2 Support SAVE  Proses pemindahan produk berdasarkan store locatio (SLOC dan MIGO) Pemindahan product Sloc Tcode MIGO Sloc/Storage Location (penyimpanan barang) 1000 : Barang Store/barang marchandise 1001 : Barang Rusak (write off, expired, rusak) 1007 : Discrepancy GR (selisih GR) Tcode MIGO pada transaction/even pilih A08 Transfer Posting Masukkan movement type di TF trfr within plant  Proses pemindahan produk berdasarkan store locatio (SLOC dan MIGO) Pemindahan product Sloc Tcode MIGO Setelah itu masuk ke detail data Masukkan kode article product di Art.Short Text Masukkan quantity product di Qty in UnE Masukkan SLoc awal si SLoc Masukkan kode store di Site Masukkan SLoc transfer posting atau sloc tujuan Masukkan Text dengan keterangan pemindahan product Lalu klik Post Kurang foto-foto  Proses pembuatan purchase order (PO) store & PO Payung Pembuatan PO/pembelian barang Tcode ME21N Pembuatan PO dilakukan ketika kita membeli barang yang terkena pemotongan stock raw. Setelah dibuatkan PO, lakukan GR untuk menambah stock pada sistem. Contoh pembelian Fresh Milk, Straw, Tapioca Flour, White Sugar dll. Pilih ZLCL Local PO Vendor Cash 1001001746 , Enter Purch. Org → FF40 Purch. Group → F02 Company Code → F100, Enter  Proses pembuatan purchase order (PO) store & PO Payung Pembuatan PO/pembelian barang Tcode ME21N Step selanjutnya yaitu pengisian Artikel yg akan dibuat PO Yang harus diisi Article → kode artikel barang → ENTER Delivery Date → tanggal pembelian Site → kode store  Proses pembuatan purchase order (PO) store & PO Payung Pembuatan PO/pembelian barang Tcode ME21N isi PO Quantity sesuai dengan pembelian Lihat juga UoM. Misalnya pembelian Straw Lokal, dengan quantity 1 packnya 300 ea dengan harga 10 ribu, maka: Diketahui : a. Pembelian staw 1 Pac = 300 Ea, dengan Rp 10,000 b. Standart inventory chatime 1 Pac = 250 Ea Ditanya : satuan yang harus kita input sesuai dengan standart chatime? Jawab : 300/250 = 1,2 maka quantity yang harus di input ke system adalah 1,2 pac Masuk ke tab Quantites/Weights lalu ganti PO Quantity 1,2 Pac Lalu masukkan harga di Net Price sesuai pembelian dan kolom Per di isi berapa Ea quantity sesuai pembelian. Exp : Net Price : Rp 10,000 dan Per : 300  Proses pembuatan purchase order (PO) store & PO Payung Pembuatan PO/pembelian barang Tcode ME21N Jika Quantity dan Harga sudah dicek dan semua sudah sesuai, lalu save.  Proses control pergerakan barang (MB51) Cek pergerakan barang Tcode MB51 Tcode ini digunakan untuk mengecek pergerakan barang. Pengecekan didasarkan dari Movement Type masing-masing pergerakan barang. Misalnya : 251 : Penjualan 101 : Good Recieve (GR)/penerimaan barang 941 : Waste 942 : Cancel Waste 201 : In Use 201Q : In Use Asset 451 : Good Issue (GI)/pengeluaran barang 701 : Barang plus SO 702 : Barang minus SO  Proses control pergerakan barang ( MB51 ) Cek pergerakan barang Tcode MB51 Untuk mengecek pergerakan barang: Site diisi kode store F353 Movement Type : diisi kode movement type pengecekan (941 : untuk mengecek waste) Posting Date : Pilih tanggal yang akan dicek (bisa diisi tanggal 1 hari atau range waktu misalnya tanggal 1 januari sampai 5 januari) Execute Thank You