LPM1_PM1_gesamt_LL_WS23.pdf

Projektmanagement 1 Ursula LÖFFLER WS 2023 | PM 1 | Löffler 2 Inhalte 1/2 ▪ Bedeutung von Projekten für die strategischen Ziele eines Unternehmens ▪ Zusammenhang zwischen Portfolio, Programm, Projekt und Prozess ▪ Grundlagen des Projektmanagements basierend auf dem PMA Ansatz, mit dem Fokus auf...

Projektmanagement 1 Ursula LÖFFLER WS 2023 | PM 1 | Löffler 2 Inhalte 1/2 ▪ Bedeutung von Projekten für die strategischen Ziele eines Unternehmens ▪ Zusammenhang zwischen Portfolio, Programm, Projekt und Prozess ▪ Grundlagen des Projektmanagements basierend auf dem PMA Ansatz, mit dem Fokus auf die Projektstartphase ▪ PM Standards, PMA Zertifizierung Level D ▪ Projektmanagement und Projekte ▪ Organisationsformen für Projekte ▪ Teams und Teamarbeit ▪ Projektkultur ▪ PM Ansätze ▪ Projektstart (Prozess und Methoden), ▪ Projektauftrag und Business Case WS 2023 | PM 1 | Löffler 3 Inhalte 2/2 ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Projektziele und Projektleistungen Betrachtungsobjekte Projektstrukturplan & Arbeitspaketspezifikationen Meilensteinplan Projektablaufplan Projektkostenplan Ressourcenplanung Projektkontext Projektorganisation und Rollen Funktionendiagramm Projektkommunikation Projektregeln Risikomanagement Überblick Projektkoordination & -controlling & -diskontinuität & -abschluss WS 2023 | PM 1 | Löffler 4 Warum Projektmanagement? WS 2023 | PM 1 | Löffler http://picztasy.com/?post/33 5 Zusammenhang zur Unternehmensstrategie WS 2023 | PM 1 | Löffler 6 Dimensionen des Projektkontext ▪ ▪ ▪ ▪ Vor- und Nachprojektphase Unternehmensstrategie Andere Projekte Projekt-Umwelt-Beziehungen WS 2023 | PM 1 | Löffler 7 Strategie ▪ Auf welche Strategien bezieht sich das Projekt ▪ Portfolio Ausrichtung? ▪ Was ist die Unternehmensvision/ - mission? WS 2023 | PM 1 | Löffler 8 Projekt-Programm-Portfolio WS 2023 | PM 1 | Löffler 9 Strategie – Portfolio - Projekt Quelle: Pm2 WS 2023 | PM 1 | Löffler 10 Auswahl eines Projekts: Profit – Risiko - Matrix Größe der Kreise: Kosten, Umsätze, Ressourcen, … WS 2023 | PM 1 | Löffler http://www.wu.ac.at/ifu/network/ifudialog/vortraege/gareis_042010 basierend auf Patzak/Rattay/Volonte 1998 11 Portfoliomanagement ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Auswählen von zu startenden Projekten/Programmen Unterbrechen/ Abbrechen von Projekten/ Programmen Festlegen von Prioritäten Koordinieren von Projekten/ Programmen Organisation des Lernens Halten einer Projektportfoliodatenbank – – – – – Start Ende Art Benefit/ Risiko Auftraggeber WS 2023 | PM 1 | Löffler 12 Projektmanagement Standards WS 2023 | PM 1 | Löffler 13 Projektmanagementstandards - Überblick ▪ IPMA ▪ PMI ▪ Prince 2 ▪ PM2 WS 2023 | PM 1 | Löffler 14 PMI vs. PMA IPMA ▪ International Project Management Association ▪ Niederlassungen in vielen Ländern, z.B. – In Ö: PMA (Projekt Management Austria) – In D: GPM ▪ ICB (IPMA Competence Baseline): – Basis für Baselines der einzelnen Länder ▪ 4 Level für PM-Zertifizierungen PMI ▪ Project Management Institute ▪ Weltweit ‚Landes Chapter‘ ▪ Basis ist PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) ▪ 1 Level für PM Zertifizierung (entspricht Level-C von PMA) ▪ PM Zertifizierung: – 4 stündiger online Test – Titel PMP (Project Management Professional) – Re-Zertifizierung alle 3 Jahre – Re-Zertifizierung alle 5 Jahre WS 2023 | PM 1 | Löffler 15 Zertifzierung ▪ PMA Austria → Teil der IPMA ▪ http://www.pma.at ▪ siehe auch Link auf baseline in Moodle Kurs http://www.pma.at WS 2023 | PM 1 | Löffler 16 Details Zertifizierung Level D ▪ https://www.pma.at/de/zertifizierung/projektmanagement/level-d ▪ Prüfung besteht aus – 60 Minuten: Single-choice Test, 120 Fragen – 90 Minuten: Schriftliche Prüfung, Case study ▪ Zertifizierungsgebühr: €544/€462 (PMA Mitglieder) ▪ Gültigkeit: 5 Jahre ▪ Hauseigener FHTW Termin ab 15 Personen – €286,- (inkl. Steuer) – Nächster Termin Frühjahr 2023 ▪ Prüfung vor Ort oder online ▪ Hinweis: Das ist keine Roland Gareis Zertifizierung ▪ Readings: ICB und Baseline WS 2023 | PM 1 | Löffler 17 Projektmanagement und Projekte WS 2023 | PM 1 | Löffler 18 Warum Projektmanagement? ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Vereinfachung komplexer Aufgaben Qualitätssicherung Akzeptanz des Projekts steigern Einhalten von Zeitplänen Optimierung von Kosten Transparenz durch Projektdokumentation Aufbauen und Pflegen von Beziehungen zu – – – – Kunden/ Projektauftraggeber Zulieferer Partner … und anderer Stakeholder WS 2023 | PM 1 | Löffler 19 Woher Projektmanagement? ▪ Modernes Projektmanagement: Mitte 20. Jhd. ▪ Projektmanagement: – Tools und Methoden – Firmenweiter Managementansatz ▪ Erhöhung der Effizienz ▪ Flexible, einzigartige Herangehensweisen möglich ▪ Bessere Fokussierung des Kunden möglich WS 2023 | PM 1 | Löffler 20 Definition - Projekt ▪ Aufgabe mit besonderen Merkmalen • • • • • Komplex (relativ) einzigartig Hohes Risiko Strategische Relevanz zielgerichtet (Aufgaben mit Zielvorgaben für Zeit, Kosten und Inhalt) ▪ Temporäre Organisation ▪ Soziales System ▪ Hat die Erstellung eines Objekts (materiell/immateriell) zum Ziel „Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen gekennzeichnet ist“ (GPM) Einzigartig WS 2023 | PM 1 | Löffler 21 Warum benötige ich Projekte? WS 2023 | PM 1 | Löffler 22 Von Aufbau- zu Ablauforganisation Hinzufügen von Geschäftsprozessen WS 2023 | PM 1 | Löffler 23 Abgrenzung Prozess – Projekt - Programm (Gareis, R. 2006, P. 22) Charakteristika von Geschäftsprozessen Häufigkeit Ausprägung oftmalig einmalig einmalig kurz kurz - mittel mittel - lang gering mittel - hoch hoch Leistungsumfang klein mittel - groß groß Ressourceneinsatz gering mittel hoch gering - mittel mittel - hoch hoch wenige mehrere - viele viele    Permanente Organisation/ Arbeitsgruppe Projekt Programm Dauer Bedeutung Kosten Organisationen Organisationsform WS 2023 | PM 1 | Löffler 24 Kleinprojekt – Projekt – Programm Beispiel für Definition Kriterium Kleinprojekt Projekt Programm Strategische yy Bedeutung mittel bis hoch hoch bis sehr hoch sehr hoch Dauer mindestens 2 Monate mindestens 3 Bereiche (u. evtl. externe Partner) mindestens 6 Monate mindestens 5 Bereiche (und externe Partner) Beteiligte Organisationen mindestens 12 Monate mindestens 7 Bereiche (und externe Partner) Interne Ressourcen 100 - 400 interne mindestens 400 Personentage (PT) interne PT mindestens 1.000 interne PT Externe Kosten mindestens 0,1 Mio mindestens 1 Mio Euro Euro mindestens 5 Mio Euro (Gareis, R. 2006, P. 42) WS 2023 | PM 1 | Löffler 25 Warum nach Größe unterscheiden? ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Welche Methoden? Wie detailliert Methoden? Projektauftraggeber eine Person  → Team Kommunikationsstrukturen Projektmarketing WS 2023 | PM 1 | Löffler 26 Methodenauswahl - Beispiel Einsatz von Methoden beim Projektstart Kleinprojekt Projekt muss muss Methoden zur Projektplanung • Projektzieleplan • Betrachtungsobjekteplan • Projektstrukturplan muss muss muss muss muss muss muss • Arbeitspaketspezifikationen • Projektbalkenplan • Projektfinanzmittelplan • Projektkostenplan • Business Case Analyse WS 2023 | PM 1 | Löffler muss Vgl. (Gareis, R. 2006, P. 43f) 27 Klassifizierung von Projekten Kriterium (Gareis, R. 2006, P. 62) Projektart Branche Bau, Anlagenbau, IT, Pharma, NPO, etc. Standort Inland, Ausland Inhalt Kundenbeziehung, Produkte und Märkte, Infrastruktur, Personal, Organisation Investitionsphase Studie, Konzeption, Realisierung, Relaunch bzw. Instandhaltung Wiederholungsgrad einmalig, repetitiv Kunde interner Kunde, externer Kunde Projektdauer kurz-, mittel-, langfristig Bezug zu Geschäftsprozessen Primär-, Sekundär- und Tertiärprozess WS 2023 | PM 1 | Löffler 28 Zusammenhänge zwischen Projekten ▪ Projektkette: – Mehrere Projekte, zeitlich aneinandergeiht Machbarkeitsstudie Planung Konzeption ▪ Projektportfolio – Alle Projekte einer projektorientierten Organisation ▪ Projekte Netzwerk – Mehrere, eng gekoppelte Projekte ▪ Programm – Mehrere, zusammengehörige Projekte WS 2023 | PM 1 | Löffler 29 Organisationsformen für Projekte WS 2023 | PM 1 | Löffler 30 Einbetten des Projekts in Stammorganisation ▪ ▪ ▪ ▪ Einfluss Projektorganisation Reine Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Empowerment (Variante von R. Gareis) WS 2023 | PM 1 | Löffler 31 Einfluss Projektorganisation 1/2 Geschäftsführung Projektleiter Einkauf Vertrieb F&E HR WS 2023 | PM 1 | Löffler 32 Einfluss Projektorganisation 2/2 ▪ PM: Stabstelle ohne Entscheidungs- oder Weisungsbefugnis → Linie ▪ Aufgabe: Koordination → informelle Kompetenzen, natürliche Autorität PROs ▪ Keine Abstellung/ Rückeingliederungsthematik ▪ Know-how in permanenten Org. CONs ▪ Abteilungsinteressendominanz ▪ Langsame Entscheidungswege ▪ Zahnloser PM WS 2023 | PM 1 | Löffler 33 Reine Projektorganisation 1/2 Geschäftsführung PM1 PM2 PM3 PM4 WS 2023 | PM 1 | Löffler 34 Reine Projektorganisation 2/2 ▪ PM: alle Entscheidungs- oder Weisungsbefugnis → Ausgliederung aus Linie ▪ Konzentration aufs Projekt PROs ▪ ▪ ▪ ▪ Rasche Entscheidungen Projektkultur Konzentration Schnelle Kommunikation CONs ▪ Abstellung der MA ▪ Eingliederung der MA ▪ KnowHow für permanente Org. schwierig WS 2023 | PM 1 | Löffler 35 Matrix Projektorganisation 1/2 Geschäftsführung Abteilung 1 Abteilung 2 Abteilung 3 Abteilung 4 PM WS 2023 | PM 1 | Löffler 36 Matrix Projektorganisation 2/2 ▪ PM und Linie: Teilen der Entscheidungs- oder Weisungsbefugnis ▪ Doppel-Unterstellung von Teammitgliedern ▪ Starke und schwache Matrix PROs ▪ Flexibler Personaleinsatz ▪ Knowhow Erarbeitung und Sicherung in Organisation CONs ▪ Keine volle Konzentration ▪ Konflikt der Befugnisse? WS 2023 | PM 1 | Löffler 37 Befugnisse in den Organisationsformen Projektmanager/in Vorgesetzter des Projektteammitglieds Was Wie gut Wer Wie Um Wieviel Wann Reine Projektorganisation Matrix Projektorganisaton Einflußprojektorganisation WS 2023 | PM 1 | Löffler 38 Teams und Teamarbeit WS 2023 | PM 1 | Löffler 39 Team vs. Gruppe Team ▪ Ein gemeinsames Ziel ▪ Zusammengehörigkeit größer als in Gruppen („Teamgeist“) ▪ Fähigkeiten der Mitglieder ergänzen einander ▪ Interaktion viel höher ▪ Ist ein soziales System ▪ Arten von Teams: – – – ▪ Gruppe ▪ Jeder hat ein eigenes Ziel ▪ Jeder ist für Zielerreichung selbst verantwortlich ▪ Beispiele: ▪ Lerngruppe ▪ Selbsthilfegruppe ▪ …. Lokales ↔ virtuelles Team Management ↔ Arbeitsteam Permanentes ↔ temporäres Team Phasen der Teambildung – Forming – Storming – Norming – Performing – Adjourning ▪ Beispiele: – Projektteam – Fußballteam WS 2023 | PM 1 | Löffler 40 Warum Teamrollen-Modelle? ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Realistische Erwartungen entwickeln Bedürfnisse der Teammitglieder erkennen Typische Muster erkennen Problemen entgegenwirken Vereinfachtes Norming (Forming-Storming-NormingPerforming-Adjourning) WS 2023 | PM 1 | Löffler 41 Teamrollen nach Belbin I WS 2023 | PM 1 | Löffler 42 Teamrollen nach Belbin II WS 2023 | PM 1 | Löffler 43 Teamrolle nach Belbin III WS 2023 | PM 1 | Löffler 44 Virtuelle Teams - Definition ▪ Organisationsform in der die Mitglieder – temporär oder permanent zusammenarbeiten – gemeinsame Ziele haben – an verschiedenen (Stand) Orten und evtl. unterschiedlichen Zeitzonen sind – Über nationale oder Unternehmensgrenzen zusammenarbeiten – Vor allem über Medien kommunizieren (müssen) ▪ Begriff ‚virtuell‘ – Schlecht, denn er entspricht ‚unwirklich‘ bzw. ‚künstlich‘ und man könnte meinen, dass es ich um keine ‚echten‘ Teams handelt – Besser wäre der Begriff ‚verteilte Teams‘ oder ‚standortübergreifende Teams‘ WS 2023 | PM 1 | Löffler 45 Virtuelle Teams – Gründe, Probleme und Lösungen ▪ Gründe: – – ▪ Probleme: – – – – – – – – ▪ Billiger (offshore Ressourcen) Weltweites Projekt Zeitzonen (vor allem wenn alle Zeitzonen beteiligt sind) Kein persönlicher Kontakt (Alter, Aussehen, Hobbies, keine Pausengespräche, manchmal Geschlecht,….…) Meist nicht Muttersprache Verbindung oft schlecht Bei Verhandlungen: man sieht Körpersprache des anderen nicht. Nicht greifbar Unterschiedliche Feiertage beachten Kultur Lösungen – – Zumindest 1 x persönlicher Kontakt (z.B. Kick-Off) oder ideal regelmäßig Vor oder nach Meetings ein paar Minuten für persönliche Gespräche (Urlaubsplanung, Wetter, Pläne für das Wochenende,….) WS 2023 | PM 1 | Löffler 46 Management von Emotionen ▪ Projektstart: Freude auf neue Arbeit, Angst vor Neuem, Überforderung, Angst vor Verantwortung – – – – ▪ Kommunikation der Ziele, Organisation, Umweltbeziehungen, Erwartungen Rollenerwartung Teambuilding Organisatorische Regeln/ Verhaltensregeln Controlling: Unsicherheit und Angst – Platzieren des Controllings als kreativen Kommunikationsprozess – Förderung und Entwicklung des Projekts – Verständliches Feedback ▪ Projektkrise: Unsicherheit und Angst – Lösungen erzeugen – Analyse der Ursachen ohne “Personen-bashing“ WS 2023 | PM 1 | Löffler 47 Emotional kompetent wenn … ▪ Verständnis dass jede Nachricht auch einen emotionalen Teil beinhaltet ▪ Die eigenen Emotionen richtig erkannt und bewertet werden ▪ Emotionen anderer richtig eingeschätzt werden ▪ Emotionen situationsangemessen ausgedrückt werden können ▪ Fähigkeit zum einfühlenden Verstehen vorhanden sind ▪ Emotionen gezielt und nutzbringend in sozialer Interaktion einsetzen kann Wahrnehmung – Ausdruck – Verständnis – Regulation von Emotionen WS 2023 | PM 1 | Löffler 48 PM-Ansätze WS 2023 | PM 1 | Löffler 49 Magisches Dreieck ▪ Wenn sich ein Wert ändert, hat dies auf mindestens einen anderen Wert eine Auswirkung. Deliverables/ Leistungen Zeit Kosten ▪ Beispiel: Der Endtermin soll vorverlegt werden. – Auswirkung auf Leistung (Inhalt): Dieser wird dann geringer sein, wenn keine zusätzlichen Personen mitarbeiten – Kosten: Es werden zusätzliche Personen benötigt um parallel arbeiten zu können, Kosten werden höher, wenn der Inhalt gleich bleiben soll. WS 2023 | PM 1 | Löffler 50 Zusätzliche Projektdefinition (nach PMA) Projekte sind Temporäre Organisationen ▪ Meist: neben funktionaler Organisationsstruktur → Projektteams ▪ Bestehen für die Dauer des Projektes, zusätzlich zu dauerhaften Abteilungen (z.B. Personalabteilung, Einkauf,..) ▪ Projektteam hat – Eigene Kultur und Identität – Interne Hierarchien Projekt A WS 2023 | PM 1 | Löffler Projekt B Vgl. (Gareis, R. 2006, P. 26) 51 Zusätzliche Projektdefinition (nach PMA) Projekte sind soziale Systeme ▪ Projekte nicht nur in Aufgabensicht betrachten ▪ Soziales System “Projekt” wird erzeugt durch – Kommunikation – Handlungen – Entscheidungen ▪ ▪ ▪ ▪ Systemgrenzen → Systemkontext Projektrollen projektspezifische Werte und Regeln Grenzen zur Umwelt (bin Teil des Projektes oder nicht) und Beziehungen zur Umwelt WS 2023 | PM 1 | Löffler 52 IPMA – weitere Werte ▪ Die reine Betrachtung der 3 Werte ist wichtig, aber nicht ausreichend, aber zusätzlich sollten auch folgende Themen betrachtet werden: – – – – – Deliverables Ressourcen Qualität Erträge Risiken …. Zeit Kosten ▪ Kontext (Vor-, Nachprojektphase, Umwelten, andere Projekte, Unternehmensstrategien, Business Case) WS 2023 | PM 1 | Löffler 53 Geschäftsprozess “Projektmanagement” nach PMA Projektauftrag eingelangt ▪ Spiegelt sich wider in: – Projektstrukturplan – Projektablaufplan Projektstart ProjektProjektcontrolling controlling Laufende Projektkoordination Bewältigung einer Diskontinuität Projektabschluss Projekt abgeWS 2023 | PM 1 | Löffler nommen 54 Projektstart (Prozess und Methoden) WS 2023 | PM 1 | Löffler 55 Projektauftrag eingelangt Sub-Prozess: Projektstart ▪ Planung des Projektstart Vorbereiten des Projektstarts Durchführen des Projektstarts Nachbereiten des Projektstarts Projektstartdokumentation abgeschlossen ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Informationstransfer aus anderen Projekten Erwartungen an Nachprojektphase Erstellung PM-Pläne (Ziele, Zeit, Kosten, Risiken, …) Aufbau Projektorganisation (Aufbau) Projektkultur Aufbau Kommunikationsstrukturen Big Picture Planung von DiskontinuitätenManagement Design des Projektstarts WS 2023 | PM 1 | Löffler 56 Projektstart ▪ Start der Phase: Auftragserteilung ▪ Ende der Phase: Initiale Projektstartdokumentation erstellt ▪ Dauer: je nach Projektgröße. Z.B. ca. wenige Tage, Wochen oder sogar Monate) Mögliche Fallen/ Probleme: ▪ Unrealistische Ziele ▪ Unpassende Pläne ▪ Unklare Zuständigkeiten und Vereinbarungen WS 2023 | PM 1 | Löffler 57 Reality check! Häufige Probleme ▪ Definieren von Zuständigkeiten, Eskalationswegen, … ▪ Definieren und kommunizieren von – Zielen – Nicht-Zielen ▪ ▪ ▪ ▪ (noch) kein Projektauftrag vorhanden Kein gemeinsames Verständnis fürs Projekt Unprofessionelle Dokumente & deren Nachspiel (Fehlende) Kommunikation mit – Projektauftraggeber – Projektteammitglieder WS 2023 | PM 1 | Löffler 58 Methoden des Projektstarts ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Projektbeauftragung & Business Case Projektziele und –Leistungen Betrachtungsobjekte Projektstrukturplan Arbeitspaketspezifikationen Projektkontext Projektablaufplan Meilensteinplan Projektterminplanung Projektkostenplanung Projektorganigramm Projektfunktionendiagramm Projektkommunikationsstrukturen WS 2023 | PM 1 | Löffler 59 Projektauftrag und Business Case WS 2023 | PM 1 | Löffler 60 Vor dem formalen Projektstart: der Business Case ▪ „Lohnt sich das Projekt?“ ▪ Grundlage ob Projekt durchgeführt wird ▪ Beschreibung der Investitionsvarianten → Grundlage für Entscheidung ▪ Qualitative und quantitative Faktoren WS 2023 | PM 1 | Löffler 61 Projektauftrag – formaler Projektstart ▪ Ist Basis für offiziellen Projektstart ▪ Zusammenfassung der Zielvereinbarungen zwischen Projektauftraggeber(team) und Projektleiter ▪ Benötigt – – – – – Projektdefinition Nachvollziehbare Ziele Ev. Business case (davor) Erste grobe PM-Dokumentation Unterschriften (PM, PAG) ▪ Warum? Definition der Rahmenbedingungen! ▪ Sieht je nach Firma sehr unterschiedlich aus und gibt auch zahlreiche andere Bezeichnungen: z.B. Projektleitervereinbarung,… WS 2023 | PM 1 | Löffler 62 Projektauftrag – Beispiel ▪ Kann auch andere Elemente enthalten, z.B. – – – – – Vor- und Nachpropjektphase Bezug zu anderen Projeken Annahmen Umwelten (Stakeholder) … ▪ Wichtig: Unterschriften, Datum, Version WS 2023 | PM 1 | Löffler 63 http://www.nextlevelconsulting.eu/media/downloads/buch_Projektauftrag.pdf Projektziele und –leistungen WS 2023 | PM 1 | Löffler 64 Projektziele 1/2 ▪ Warum machen wir das Projekt? ▪ Was soll am Ende erreicht worden sein? ▪ Viele Projekte scheitern, weil die Ziele nicht klar definiert sind. ▪ Ziele sind Basis des Projektes. ▪ Ziele müssen so definiert sein, dass am Ende die Zielerreichung messbar ist, z.B. Ziel erreicht oder Ziel zu 90% erreicht ▪ Qualität muss angegeben sein (z. B. Nur bei jedem 1000. Produkt darf ein Fehler auftreten) und ▪ Quantität muss definiert sein (z.B. bei 200 PCs muss das Betriebssystem von Windows NT auf Windows 7 umgestellt sein) WS 2023 | PM 1 | Löffler 65 Projektziele 1/2 ▪ Hauptziele (Ergebnisziele) – Müssen erfüllt sein, damit Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann ▪ Zusatzziele – gibt es nur bei PMA – Ergeben sich tlw. automatisch (z.B. Bessere Beziehung zu den Anrainern) bzw. gefährden nicht den Projekterfolg wenn sie nicht erfüllt werden ▪ Nicht-Ziele (machen die Projektgrenzen klarer) ▪ Nicht-Ziele: – Es wird ganz klar definiert, ob es etwas zum Projekt gehört oder nicht. – Nach Ende des Projektes keine Diskussionen mit Auftraggeber (z.B. „Dokumentation in engl. Sprache hätte ich schon erwartet!“) WS 2023 | PM 1 | Löffler 66 Projektzieleplan Beispiel 1 http://www.pmgroup.at/fileadmin/pmgr oup.at/Dokumente/poa_PMDokumente/Projektzieleplan_poa.pdf WS 2023 | PM 1 | Löffler 67 Projektzielplan Beispiel 2 WS 2023 | PM 1 | Löffler 68 ÜBUNG - Projektzieleplan ▪ ▪ ▪ ▪ Erstellen Sie einen Zieleplan für ihr konkretes Projekt Beachten Sie die Formulierung Beschreiben Sie vor allem Hauptziele und Nicht-Ziele Versuchen Sie auch Annahmen zu beschreiben WS 2023 | PM 1 | Löffler 69 Betzrachtungsobjekte WS 2023 | PM 1 | Löffler 70 Betrachtungsobjekte ▪ … sind alle Objekte die während des Projekts betrachtet werden müssen → Nomenklatur: Nomen ▪ … kann zB mit Mindmap erstellt werden ▪ … gliedert zu betrachtende Teilbereiche des Projekts grob ▪ … Basis für Planung der Leistungen, Organisation ▪ … Gegencheck mit Zielen des Projekts! ▪ … wird verwendet uA. für Projektstrukturplan-Check ▪ Können sein: (Zwischen)Ergebnisse oder Objekte die für die Ergebniserreichung betrachtet werden müssen WS 2023 | PM 1 | Löffler 71 Graphische Darstellung versus Liste ▪ Projekt X PROJEKT X – 1. Software ▪Datenbank ▪Betriebssysteme ▪Anwendungsprogramme –2. Hardware ▪Bildschirm ▪Tastatur ▪Prozessor –3. Dokumentation ▪Bedienungsanleitung ▪Schulungsunterlagen Software Datenbank Datenbank Hardware Bildschirm Bildschirm Dokumentation Dokumentatio Bedienungsanleitung Betriebssyste Betriebssysteme Tastatur Tastatur SchulungsProgrammunterlagen Doku AnwendungsAnwendungsprogramme Prozessor Prozessor Installationsanleitung ▪Installationsanleitung WS 2023 | PM 1 | Löffler 72 Betrachtungsobjekteplan ▪ Strukturierter Ansatz ▪ Brainstorming ▪ Brainwriting ▪ Mind Maps WS 2023 | PM 1 | Löffler 73 Quelle: http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Datei:Pinwand-Mindmap.jpg&filetimestamp=20080423090644 Betrachtungsobjekteplan – Beispiel 1/2 WS 2023 | PM 1 | Löffler 74 http://www.pmgroup.at/fileadmin/pmgroup.at/Dokumente/poi/PM-Dokumente/02_Objects_of_Consideration_V4_070628.pdf Betrachtungsobjekteplan – Beispiel 2/2 WS 2023 | PM 1 | Löffler 75 http://www.pmgroup.at/fileadmin/pmgroup.at/Dokumente/poi/PM-Dokumente/02_Objects_of_Consideration_V4_070628.pdf Betrachtungsobjekteplan WS 2023 | PM 1 | Löffler 76 Betrachtungsobjekteplan (Praxis-Beispiel) WS 2023 | PM 1 | Löffler 77 Software fürs Mindmapping Liste von Software Paketen ▪ http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_concept-_and_mindmapping_software WS 2023 | PM 1 | Löffler 78 ÜBUNG – Betrachtungsobjekteplan ▪ Erstellen Sie ein Objektstrukturplan für Ihr Projekt ▪ Versuchen Sie auch Annahmen zu beschreiben WS 2023 | PM 1 | Löffler 79 Projektstrukturplan WS 2023 | PM 1 | Löffler 80 Projektstrukturplan (PSP) I „Was ist zu tun“ Herzstück für viele weitere Planungsmethoden Gliederung in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete Ergebnisse der Arbeitspakete müssen messbar sein Zentrales Kommunikationsinstrument (vieles bezieht sich auf PSP-Code) ▪ Gliederung erfolgt meist in Phasen ▪ Phase Projektmanagement Projekt nicht vergessen! ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Phase 1 Arbeits paket 1 Arbeits paket 2 Phase 2 Arbeits paket 3 WS 2023 | PM 1 | Löffler 81 Projektstrukturplan (PSP) II ▪ Ziel der Strukturierung ist das Zerlegen des Projektes in überschaubare Einzelteile (ohne zeitliche Ordnung). ▪ Folgende Strukturierungsraten sind möglich: – Phasenorientiert (nach IPMA bzw. PMA) – Funktionsorientiert – Objektorientiert PSP ist DAS zentrale Element der Planung. Wenn etwas fehlt, wird es nicht durchgeführt! WS 2023 | PM 1 | Löffler 82 Projektstrukturplan (PSP) III ▪ Es werden Tätigkeiten beschrieben! Daher auf die entsprechende Formulierung achten. Es muss immer ein Zeitwort verwendet werden ▪ Beispiele: – Design entwickeln, nicht nur ‚Design‘ – Nicht nur ‚Test‘ sondern ▪ ▪ ▪ ▪ Testumgebung planen Testumgebung aufsetzen Testfälle erstellen Tests durchführen WS 2023 | PM 1 | Löffler 83 Projektphasen ▪ Eine Phase ist ein zeitlicher Abschnitt ▪ Phasen unterschiedlich pro Projekt, oft ähnlich bei gleichen Projektarten ▪ Beispiele für Phasen sind: – Problem Lösung: Informationssuche, Alternativen beschreiben, Alternativen evaluieren, Entscheidungsfindung – Arbeitsabfolge: Konzeption, Planung, Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung ▪ Phasen können parallel oder sequentiell verlaufen ▪ Denken in Phasen erleichtert die Strukturierung Implementierung Test Inbetriebnahme Betreuung im Echtbetrieb WS 2023 | PM 1 | Löffler 84 ÜBUNG – Projektphasen ▪ Überlegen Sie mögliche Projektphasen für ihr Projekt WS 2023 | PM 1 | Löffler 85 Projektstrukturplan (Praxis Beispiel) WS 2023 | PM 1 | Löffler 86 Relocation planning Relocation preparation Marketing adaptions Relocation Project start WS 2023 | PM 1 | Löffler 87 Tipps zum Erstellen eines PSP I ▪ 1. Phase: Projektmanagement! – Projektstart, Projektcontrolling, Projektkoordination, Projektabschluss, (ev. Projektmarketing, Diskontinuitäten Management) ▪ Mind. 2 Arbeitspakete/Phase ▪ Eindeutige und konsistente Nomenklatur – Phase: Nomen – Arbeitspaket: (empfohlen) aktive Tätigkeit wie zB. Prototyp erstellen, Prototyp planen, Detailplanung durchführen, … ▪ Konsistentes Detaillevel auf gleicher Ebene ▪ Eindeutige Nummerierung der Arbeitspakete ▪ Chronologischer Aufbau WS 2023 | PM 1 | Löffler 88 Tipps zum Erstellen eines PSP II ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Erstansatz: Projektleitung/ Projektkernteam Top-down oder bottom-up? Erarbeitung der Feinheiten Verfeinerung während des Projekts -> Projektcontrolling Detaillieren der Inhalte in Arbeitspaket-Spezifikation ▪ Daumenregel (PMA): – 5-7 Phasen – 5-7 AP’s/Phase – → Standards? WS 2023 | PM 1 | Löffler 89 Guter PSP Projektmanagement Detailplanung ITUmsetzung Implementierung Test und Schulung Inbetriebnahme Pilot Software Modul 1 planen Software Modul 2 planen Hardware planen WS 2023 | PM 1 | Löffler Personal / Orga planen 90 Wegen: dazugehöriger Projektablaufplan Projektmanagement Detailplanung Implementierung Test & Sch. Inbetrieb. Pilot WS 2023 | PM 1 | Löffler 91 Schlechter Projektstrukturplan – Warum? ITUmsetzung Projektmanagement Software Modul 1 Software Modul 2 Hardware Detailplanung Detailplanung Umsetzung Umsetzung Inbetriebnahme Inbetriebnahme Pilot Pilot Personal und Orga. WS 2023 | PM 1 | Löffler 92 Wegen: dazugehöriger Projektablaufplan Projektmanagement Software Modul 1 Software Modul 2 Hardware Personal und Organisation WS 2023 | PM 1 | Löffler 93 Good practices in Software Projektmanagement ▪ Struktur der Projekt Phasen basierend am verwendeten Software Life Cycle ▪ Alle Aktivitäten haben aktive Beschriftungen ▪ Alle Teile haben eindeutige Nummerierung WS 2023 | PM 1 | Löffler 94 PSP Zusammenfassung ▪ Es gibt keinen perfekten PSP ▪ Es gibt nicht “die eine” Lösung WS 2023 | PM 1 | Löffler 95 Projektstrukturplan ist Basis für ….. Controlling Bestellungen Tätigkeit en Risiko Mgmt Ablauf PSP Qualitäts Mgmt Ressourcen Budget Schätzen Planung WS 2023 | PM 1 | Löffler 96 ÜBUNG – Projektstrukturplan ▪ Erstellen Sie einen Projektstrukturplan für Ihr Projekt ▪ Versuchen Sie auch Annahmen zu beschreiben WS 2023 | PM 1 | Löffler 97 Arbeitspaketspezifikation ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Für wichtige und kritische Arbeitspakete (nicht für alle) Klärung der Ziele und Inhalte Definition von Nicht-Zielen (Grenzen und Inhalte werden klarer, wie bei Nicht-Zielen für das Projekt) Abgrenzung zu anderen AP Erkennung von Schnittstellen Definition von Ergebnissen Festlegung ist verbindlich (verantwortlichen und ausführenden Personen ist klar was zu tun ist) Für jedes AP wird später ein Verantwortlicher zugeteilt Festlegung der Messung des Leistungsfortschritts – zB.: wenn Dokument 1 fertig, dann AP zu 20% fertig, wenn Dokument 1 und WS 2023 | PM 1 | Löffler 2 fertig, dann AP zu 80% fertig, … 98 AP-Spezifikation: Template standard projekthandbuch 001 PSP-Code, AP-Bezeichnung ARBEITSPAKETSPEZIFIKATIONEN AP-Inhalt (Was soll getan werden?) AP-Nicht-Inhalte (Was soll nicht getan werden?) AP-Ergebnisse (Was liegt nach Beendigung des Arbeitspaketes vor?) AP-Leistungsfortschrittsmessung (Wie wird der Fortschritt gemessen?) WS 2023 | PM 1 | Löffler © Technikum Wien Academy 99 AP-Spezifikation: Beispiel EPM-Einführung AP-SPEZIFIKATIONEN SIS_10_2010 1.2.1 AnforderungsWorkshops EPM durchführen AP-Inhalt (Was soll getan werden?) • • • • • Vorbereitung der Anforderungsworkshops (Ablauf, Inhalte, Fragebögen erstellten) Organisation der Workshops Abhaltung eines Workshops für Projektleiter zwecks Klärung der Anforderungen der PL an EPM Abhaltung eines Workshops für Management zwecks Klärung der Anforderungen des Managements an EPM Erstellung der Workshop Protokolle Nicht-AP-Inhalt (Was soll nicht getan werden?) • Abhaltung eines Workshops für Projektmitarbeiter • Einschulung in EPM • Diskussion über EPM Einführung AP-Ergebnisse (Was liegt nach Beendigung des Arbeitspaketes vor?) • Von Projektleitern gewünschte Ansichten in EPM sind definiert, gesammelt und beschrieben • Vom Management gewünschte Auswertungen in EPM sind definiert, gesammelt und beschrieben • Workshop Protokolle Leistungsfortschrittmessung (wie wird der Fortschritt gemessen?) • • • • • • WS 2023 | PM 1 | Löffler © Technikum Wien Academy 0 %: AP offen 20 %: Anforderungsworkshops vorbereitet 30 %:Anforderungsworkshops organisiert 75 %: Anforderungsworkshop für Projektleiter abgehalten 90 %: Anforderungsworkshop für Management abgehalten 100 %: Protokolle erstellt 100 ÜBUNG – Arbeitspaketspezifikation ▪ Erstellen Sie für 2 Arbeitspakete jeweils die zugehörige Arbeitspaketspezifikation WS 2023 | PM 1 | Löffler 101 Meilensteinplan WS 2023 | PM 1 | Löffler 102 Meilensteinplan ▪ Erste, grobe Terminplanung ▪ Meilenstein – Zentrales Ereignis im Projekt – Etwas wird abgeschlossen oder etwas beginnt → Widerspiegeln in der Benennung eines Meilensteins ▪ Fortschrittsindikator WS 2023 | PM 1 | Löffler 103 Meilensteine ▪ ▪ ▪ ▪ 6-8 Stück pro Projekt (Empfehlung PMA) Meist am (Anfang) / Ende einer Phase Zusammenhängend mit Arbeitspaket/Phase Formulierung ist ergebnisbezogen – z.B. Designphase begonnen, Implementierung abgeschlossen, Umfrage durchgeführt, Marketingmix erarbeitet ▪ Plan vs. Ist-Termin WS 2023 | PM 1 | Löffler 104 Meilensteinplan http://www.ram-germany.de/blog/terminmanagement/meilensteintrendanalyse-fur-high-level-reports/ ▪ Achtung: – Hat PSP Code! – Ist im Projektablaufplan (Gantt Chart) vorhanden! → Symbol: Raute/Diamant WS 2023 | PM 1 | Löffler 105 Projektablaufplan WS 2023 | PM 1 | Löffler 106 Projektablaufplan (PAP)/ Balkenplan/ GANTT Diagramm ▪ Darstellung der Arbeitspakete als Balken – Dauer – Terminen – Verbindungen zwischen Arbeitspaketen/ Vernetzungen ▪ Software Tools – MS Project – (Excel/ Powerpoint) – GANTT Project http://www.ganttproject.biz/ – Toms planner http://www.tomsplanner.com/ WS 2023 | PM 1 | Löffler 107 Beispiel: Projektablaufplan (Gantt Diagramm) WS 2023 | PM 1 | Löffler 108 Achtung ▪ Inhalt von – Meilensteinplan – Balkenplan – Projektstrukturplan müssen konsistent sein! http://office.microsoft.com/dede/training/abhangigkeitsverknupfungenRZ001135937.aspx?CTT=1&section=2 ▪ Detailgrad des Projektablaufplans wichtig → Kommunikationsinstrument! ▪ Vernetzter Balkenplan – Arten der Abhängigkeiten: EA, AA, AE, EE WS 2023 | PM 1 | Löffler 109 Projektkontext WS 2023 | PM 1 | Löffler 110 Dimensionen des Projektkontext ▪ ▪ ▪ ▪ Vor- und Nachprojektphase Unternehmensstrategie Andere Projekte Projekt-Umwelt-Beziehungen WS 2023 | PM 1 | Löffler 111 Vorprojektphase ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Was ist vorher passiert/ erarbeitet worden? Welches Problem soll gelöst werden? Welche Entscheidungen gibt es schon? Wie ist es zum Projekt gekommen? Wer hat das Projekt bereits bei der Entstehung gefördert oder gehemmt? ▪ Welche Dokumentationen gibt es bereits? ▪ Welche Erfahrungen gibt es bereits/ Know-how? ▪ Welche Ergebnisse aus anderen Projekten sind vorhanden? WS 2023 | PM 1 | Löffler 112 Nachprojektphase ▪ Welche Handlungen/ Entscheidungen müssen nachher gesetzt werden? – Wie wird das Wissen archiviert? – Wie wird die SW betrieben/gewartet/ … ▪ Welche Folgeprojekte gibt es? ▪ Welchen Folgenutzen/-kosten? WS 2023 | PM 1 | Löffler 113 Strategie ▪ Auf welche Strategien bezieht sich das Projekt ▪ Portfolio Ausrichtung? ▪ Was ist die Unternehmensvision/ - mission? WS 2023 | PM 1 | Löffler 114 Andere Projekte ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Zusammenhänge? Synergien? Konkurrenzen? Abstimmungen notwendig? Teilen von Ressourcen? WS 2023 | PM 1 | Löffler 115 Projekt-Umwelt-Analyse ▪ Übersicht ▪ Umwelt → Erfolg-beeinflussend ▪ Mögliche Gruppen: – Kunden, Lieferanten, Partner, Behörden, Medien, Interessensgruppen, Stammorganistaion, Projektorganisation ▪ Basis für weitere Maßnahmen WS 2023 | PM 1 | Löffler 116 Projekt-Umwelt-Analyse 1. Erfassen aller relevanten Projektumwelten. Gruppieren der Projektumwelten nach Erfordernissen. 2. Umwelten die positiven oder negativen Einfluss haben können → detaillieren 3. Aktiv die Beziehungen zu den Umwelten mittels Strategien und Maßnahmen designen ▪ Teil des sozialen Projketcontrollings WS 2023 | PM 1 | Löffler 117 Projekt Umwelt Analyse Interne Umwelten Projektteammitglied B + Projektmitarbeiter C Projektteammitglied A + Projektmanager/in Projektauftraggeber + + Projekt X Projektmitarbeiter D + + + Lieferanten Kunden Konkurrenz Legende (Bewertung der Beziehungen) + gute Beziehung (Potential) - Schlechte Beziehung (Konflikt) Externe Umwelten WS 2023 | PM 1 | Löffler 118 Projekt Umwelt Analyse Legende: + ++ +/- gute Beziehung (Potential) schlechte Beziehung (Konflikt) sehr gute Beziehung neutrale Beziehung WS 2023 | PM 1 | Löffler 119 Projekt Umwelt Analyse Projektorganisation Interne Abteilungen IT PAG PM HR Pteam Projekt X X Betriebs rat Andere Umwelten Zulieferer Y GF WS 2023 | PM 1 | Löffler 120 Bewertung der Beziehungen (Beispiel) Umwelt Beziehung (Potential/Konflikt) Maßnahmen Projektauftraggeber Potential: Ist sehr am Erfolg interessiert und von der Notwendigkeit des Projektes überzeugt Laufend Kontakt halten, Zwischenergebnisse präsentieren Betriebsrat Konflikt: Fürchtet, dass zu viele Mitarbeiterdaten sichtbar sind Frühzeitiges Einbinden. Auf positiven Datenausschussbericht hinweisen Wiederholt informieren und System mit Echt-Daten zeigen PLs TMS Potential: Sehen nun auch die Verplanung ihrer Mitarbeiter in anderen Projekten und haben eigenen Projekt Workspace Konflikt: Probleme mit der Anwendung von MS Project Gute Schulungen (in Muttersprache) und Betreuung nach der Schulung beim Aussetzen und Ändern der Pläne mit MS Project. Früh einbinden. WS 2023 | PM 1 | Löffler 121 Projektkosten WS 2023 | PM 1 | Löffler 122 Ziele der Projektkostenplanung ▪ Abschätzung/ Planung der Projektkosten ▪ Basis für – Projekterfolgsplanung – Entscheidung über Projektdurchführung/ Teile der Durchführung – Wirtschaftlichkeitsrechnung – Kostencontrolling WS 2023 | PM 1 | Löffler 123 Relevante Kostenarten ▪ ▪ ▪ ▪ Personalkosten Fremdleistungskosten Materialkosten Sonstige Kosten (Reisen, etc.) WS 2023 | PM 1 | Löffler 124 Projektkostenplan PSPCode Phase / AP 1.1 Projektmanagement Personal Material Fremdleistung Sonstiges Info-Sammlung und Planung Personal Material Fremdleistung Sonstiges .... 1.2 Planmenge Planpreis PlanIstkosten menge 500 500 10.500 10.000 500 15 500 10.500 7.500 3 1000 3.000 20 1 Istpreis Istkosten Abw. WS 2023 | PM 1 | Löffler 125 Kostenschätzung ▪ Deterministisch – Ermittlung basierend auf Bedarf (basierend auf den Vorbedingungen) ▪ Stochastisch – Grundlage sind die Verbrauchswerte der Vergangenheit & mit Hilfe von Prognosen umgewälzt ▪ Heuristisch – basierend auf qualifizierter Schätzung (Bsp. Planning Poker, Delphi Methoden, …) WS 2023 | PM 1 | Löffler 126 Tipps zur Kostenplanung ▪ Ausgehend vom PSP planen ▪ Strukturieren nach Arbeitspaket und Kostenart → verschiedene Kostenstellen notwendig? ▪ Involvieren der “richtigen” Leute (Erfahrung, Beteiligung, Wissen über das Projekt) ▪ Erfahrungswerte heranziehen wenn möglich WS 2023 | PM 1 | Löffler 127 Ressourcenplanung WS 2023 | PM 1 | Löffler 128 Projekt Ressourcen Planung ▪ Finden von – Überallokation – Unterallokation einer Ressource. ▪ Warum? – – – – Engstellen finden (bottlenecks) Ressourcen erhöhen Ressourcen verringern Arbeitspakete verschieben WS 2023 | PM 1 | Löffler 129 Ressourcenplan / Personaleinsatzplan standard projekthandbuch 001 PSP-Code paket Phase/Arbeits- PROJEKTPERSONALEINSATZPLAN Ressourcenart Planmenge in PT Adaptierte Planmenge in PT Istmenge in PT Abweichung in PT WS 2023 | PM 1 | Löffler 130 Ressourcenplanung Ressourcen Verwendung ▪ Ressourcen den Arbeitspaketen zuteilen ▪ Schätzen des Ressourceneinsatzes pro Arbeitspaket (Annahme: konstante Ressourcenverwendung während eines APs) ▪ Histogramme erstellen ▪ Verfügbarkeit prüfen Über- und Unterallokation einer Bottleneck Ressource ▪ Optimieren WS 2023 | PM 1 | Löffler 30 25 20 15 Helene Musterfrau 10 5 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 t 131 Wie berechne ich das? ▪ Verwendung von Personenstunden bzw. Personentagen (PT) ▪ Eine Personenstunde ist die Menge an Arbeit die ein durchschnittliche/r Arbeiter/in innerhalb einer Stunde abarbeiten kann. Es handelt sich dabei um das Ergebnis ununterbrochener Arbeit WS 2023 | PM 1 | Löffler 132 Reality check ▪ 8 Stunden in der Arbeit = 8 Personenstunden? ▪ Nein! 60-80% der verfügbaren Zeit wird effektiv und ununterbrochen an dem Projekt(task) gearbeitet ▪ Was passiert daneben? – Schlechte Organisation, unklare Tasks, zu wenig Delegation, zu viel Delegation, unnötige Tasks, fehlende Konzentration, Aufgaben aus der Stammorganisation, Tratschen, Rauchen, Kaffeetrinken, …. ▪ In der Planung beachten! WS 2023 | PM 1 | Löffler 133 Projektorganisation und Rollen WS 2023 | PM 1 | Löffler 134 Rollen und Rollenkonflikte ▪ Arten von Rollen – Individualrollen zB Projektleiter, Leiter Entwicklung, … – Teamrollen zB Projektauftraggeberschaft, Projektteam ▪ Rollenkonflikte – Intrarollenkonflikt ▪ Innerhalb einer Rolle ▪ Stakeholder haben verschiedene Erwartungen an die Rolle ▪ zB. Buchhalter zwischen Gesetz und Chef ☺ – Interrollenkonflikte ▪ Zwischen den Rollen, die eine Person inne hat ▪ zB. Lektor, Ehemann, Vater, Obmann des Tennisvereins, … WS 2023 | PM 1 | Löffler 135 Beispiel eines Intra-Rollenkonflikts WS 2023 | PM 1 | Löffler http://www.tuchemnitz.de/wirtschaft/wi1/lehre/2004_ws/im/pm.pdf 136 Rollenbeschreibung: Projektmanager Bezeichnungen Projektmanager, Projektleiter, Projektkoordinator, etc. Bedeutung für Projekterfolg Sehr hoch; in der Praxis oft auf sich allein gestellt Ziele Wahrnehmung von Projektinteressen, strategisches und operatives Projektmanagement, Sicherung von Projektinformationen Anzahl Personen Immer nur eine Person; (in der Praxis manchmal auch zwei Personen - Verantwortung!) Nicht-Ziele Inhaltliche Projektarbeit; inhaltliche/r Experte/in Anforderungen Projektmanagement-Kompetenz, Branchen-, Unternehmens- und Produktkenntnisse Rekrutierung PM-Expertenpool (des projektorientierten Unternehmens); vom externen Personalmarkt (Management auf Zeit) WS 2023 | PM 1 | Löffler 137 Rollenbeschreibung: PAG Bezeichnungen Projektauftraggeber, Projektlenkungsausschuss, Projektaufsicht, Projektaufsichtsrat, Projektsponsor, etc. Bedeutung für Projekterfolg Sehr hoch: wird in der Praxis meist nicht entsprechend wahrgenommen Ziele Wahrnehmung projektbezogener Unternehmensinteressen; strategisches PM; Bereitstellung von Kontextinformation Anzahl Personen 1 (bei Kleinprojekten) oder 2 bis maximal 4 (bei Projekten); aus gleicher oder unterschiedlicher Hierarchieebene Nicht-Ziele Wahrnehmung der Aufgaben des Projektmanagers, Schiedsrichter für das Projektteam Anforderungen Branchen- und Unternehmenskenntnisse, PM-Kompetenz, strategische Orientierung, soziale & Entscheidungskompetenzen Rekrutierung Führungskräfte, der von den Projektergebnissen betroffenen Unternehmensbereiche WS 2023 | PM 1 | Löffler 138 PAG vs. PM Projektauftraggeber(team) Projektmanager/in • • Projektinteressen • • Kontinuierliche Projektarbeit Strategische und operative Aufgaben Projektinformation Entscheidungen aufbereiten Change Requests vorbereiten • Projektbezogene Unternehmensinteressen Punktuelle Projektarbeit • Strategische Aufgaben • • • • Kontextinformation Entscheidungen über Ziele, Kosten und Qualität Abnahme der Ergebnisse Change Requests entscheiden • • • WS 2023 | PM 1 | Löffler 139 “Projektmanager – ein undankbarer Job” ▪ ▪ ▪ ▪ Anspruchsvolle Teamführung Projekte sind riskant Fachliche Arbeit vs. Management Arbeit PM in einer Matrixstruktur können aufgerieben werden → Rückendeckung vom Management → Karrierepfade für PMs → Coaching → Bewusstseinsbildung im gesamten Unternehmen WS 2023 | PM 1 | Löffler http://pm-blog.com/page/3/ by S. Hagen 140 Benötigte Kompetenzen eines PM ▪ Fachkompetenz (“you can only manage, what you understand”) ▪ Selbstkompetenz ▪ Methodenkompetenz ▪ Sozialkompetenz ▪ Führungskompetenz ▪ Handlungskompetenz ▪ Moderationskompetenz WS 2023 | PM 1 | Löffler 141 http://pm-blog.com/2010/06/23/blitzumfrage-23-relevante-projektleiter-kompetenzen/ Rollenbeschreibung: Projektmitarbeiter Bezeichnungen Projektteammitglied, Projektkernteammitglied Projektmitarbeiter, Experte Bedeutung für Projekterfolg Hoch; inhaltliche Expertenkompetenz sichert Ergebnisqualität Hoch; inhaltliche Expertenkompetenz sichert Ergebnisqualität Ziele Wahrnehmung Projektinteressen, Erfüllung Arbeitspakete, Mitarbeit im PM & Projektmarketing, Führung von Sub-teams Erfüllung von Arbeitspaketen basierend auf Zielvereinbarungen, Berichte über Fortschritt, Teilnahme an Sub-team Meetings Nicht-Ziele Ausschließliche Tätigkeit als Experte Teilnahme an Projektmanagementaktivitäten Anforderungen Fachkompetenz; PMKompetenz Fachkompetenz; geringe PMKompetenz Rekrutierung Expertenpool Expertenpool WS 2023 | PM 1 | Löffler 142 Projektteammitglied vs. Projektmitarbeiter ▪ Intensität der Projektmanagementtätigkeit ▪ Projektteammitglied: Optimierung des Projekterfolgs, Teilnahme an PM-Meetings, -Planungen, … WS 2023 | PM 1 | Löffler 143 Elemente der Projektorganisation ▪ ▪ ▪ ▪ Beschreibung der Projektrollen Projektorganigramm Beschreibung der Kommunikationsstrukturen Matrix der Projektverantwortungen/ Funktionendiagramm WS 2023 | PM 1 | Löffler 144 Projektorganigramm (generisch) Projektorganisation Projektmitarbeiter C Projektmitarbeiter B Projektteam Projektmitarbeiter A Subteam 1 Subteam 2 Projektmitarbeiter D Projektteammitglied B Projektteammitglied A Projektmanager Projektmitarbeiter E Projektauftraggeberteam WS 2023 | PM 1 | Löffler 145 Projektorganigramm (Beispiel) Projektorganisation Designspezialist Frontend Developer Projektteam Backend Developerin Developer team Usability team Senior Developerin Interface Designer Usability Lead Projektmanager Marketing Experte Projektauftraggeberteam WS 2023 | PM 1 | Löffler 146 Teile des Organigramms ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Projektteam Subteams Projektorganisation Projektauftraggeberschaft Andere Projektrollen → Projektrollenbeschreibungen – Rollenbezeichnung != Stammorganisationsrolle ▪ Beziehungen inkludieren (exemplarisch)? ▪ Personen inkludieren? WS 2023 | PM 1 | Löffler 147 Projektrollendefinition/ Projektorganisation standard projekthandbuch 001 PROJEKTORGANISATION Projektrolle Aufgabenbereiche/ Name Skills ProjektauftraggeberIn Entscheiden CR, Entscheiden Kosten, Qualität, Zeit Hr. Sven ProjektleiterIn Projektleitung, Projektkommunikation & -reporting Arbeit an Arbeitspaketen Hr. Halvar Arbeit an Arbeitspaketen Hr. Wicki (30%) Fr. Snorre (70%) Technischer Architekt Business Analyst Fr. Ilvi WS 2023 | PM 1 | Löffler 148 Funktionendiagramm WS 2023 | PM 1 | Löffler 149 Funktionendiagramm PROJEKTFUNKTIONENDIAGRAMM M I I I I I D M M M M M M M D M M M M M M D M M M M M M M D M M M M D M M D M M M M M M M M I M M M D M M M D M I M M D M D I D M M M M I M D M M M I M M M M M I M M M M M M M PCoach Craig McCaw Pma 2 Trevor Hayes Nutzerhandbuch entwickeln Schulung durchführen Qualitätssicherungsplan erst. Support einrichten Administratoren nominieren Wartung aufsetzen M: Einführung abgeschlossen Pma 1 Jeffrey Wright Einführung 1.7.1 1.7.2 1.7.3 1.7.4 1.7.5 1.7.6 1.7.7 Ptmi 6 Floyd Sanders 1.7 Ptmi 5 Leyland Stanford Durchführung (Entscheidung) Mitarbeit Information Ptmi 4 Tyrone Banks Systemanf. definieren Infrastruktur bereitstellen Software installieren Repository einrichten Schnittstellen etablieren Lösung testen M: Realisierung abgeschlossen Ptmi 3 Douglas Banks Realisierung 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4 1.6.5 1.6.6 1.6.7 Ptmi 2 Curtis Taylor 1.6 Ptmi 1 Winston Pakrs AP-Bezeichnung PAG Axel Schweiss PSP-Code PM Frank Furter Rollen und Umwelten M WS 2023 | PM 1 | Löffler 150 http://www.erfolgsprinzipien.com/Assets/Projektmanagement/Projektfunktionendiagramm.doc Funktionendiagramm ▪ Basiert auf: – PSP – Rollendefinition – Projekt-Umwelt-Analyse ▪ Instrument des Konfliktmanagements ▪ Passender Detaillierungsgrad bzw. Konzentration aufs Wesentliche ▪ Ein Durchführungsverantwortlicher empfohlen ▪ Ein Entscheider ▪ Mitarbeit ▪ Informiert ▪ → RACI Matrix (responsible, accountable, consulted, informed) WS 2023 | PM 1 | Löffler 151 Projektkultur WS 2023 | PM 1 | Löffler 152 Nutzen einer Projektkultur ▪ Gemeinsame Identität ▪ Wir ▪ Gemeinsame – – – – – Sprache Spielregeln Werte Sichtweisen … WS 2023 | PM 1 | Löffler 153 Elemente einer Kultur ▪ Kreieren von sichtbaren Artefakten ▪ Projektdokumentation ▪ Projektname ▪ Projektraum ▪ Projektevents ▪ Projektwerte e.g. ▪ ▪ ▪ ▪ Innovation und Flexibilität Professionelles Marketing Kooperationsförderung Projektweites Lernen ▪ Projektleitbild ▪ Bsp: PSP. PAP. PUA Bsp: Quality, Family first Quick and dirty Bsp: Selbstverständliches, Unbewusst Wahrgenommenes International und innovativ ▪ Slogan ▪ Let’s bring it on ▪ 1 | Löffler Get in the flow WS 2023 | PM http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Datei:Schein_Ebenen.svg&filetimestamp=20090720081932 154 Beispiele ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Projektname (zB. FIT für ein Finanz-IT Projekt) Projekt Logo Projektwerte (zB. Innovation in der Finanz-Ausbildung) Projekt Mission Statement (zB. Mit Spass in die FinanzAusbildung!) Projekt Slogans (zB. Wir sind FIT!) Projekt Anekdoten (zB. Erinnert ihr euch an unseren PSP Draft?) Projektsprache (zB. FIT-Point für die Studententerminals) Projekträume (zB. Dekoration, Größe, open Door?) Projektevents (zB. Meetings, get-togethers, Kickoffs) WS 2023 | PM 1 | Löffler 155 Projektkommunikation WS 2023 | PM 1 | Löffler 156 Projektkommunikationsstrukturen (im Startprozess) Form Ziel Dauer Einzelgespräch • Informationsaustausch über Projekt und wechselseitige Erwartungen • Basis für Teilnahme an weiteren Kommunikationsformen 1–2 Stunden Kick-Off Meeting • PL und PAG informieren das Team über das Projekt. • Einwegkommunikation • wenig Interaktion 2–4 Stunden Projektstart Workshop • • • • • 1–3 Tage Starke Interaktion Entwicklung des „Big Project Pictures“ Wesentlicher Beitrag zur Kulturentwicklung Meist außerhalb (Seminarhotel) moderiert Informationsfluss ▪ Projekt Workshops ▪ Projekt Präsentationen ▪ Projekt Meetings (div. Inhalte) ▪ WS 2023 … | PM 1 | Löffler 157 Projektkommunikationsstrukturen (laufend) ▪ ▪ ▪ ▪ Projekt Workshops Projekt Präsentationen Projekt Meetings (div. Inhalte) … WS 2023 | PM 1 | Löffler 158 Projektkommunikationsplan standard projekthandbuch ProjektauftraggeberInSitzung Ziele, Inhalte 1. 2. ProjektcontrollingSitzung 1. 2. Subteam-Sitzung 1. 2. Projektteamsitzung Teilnehmer Diskussion Projektstatus, ProjektauftragAbweichungen im geber-In, Projekt ProjektleiterIn … (ev. SubteamleiterIn) Projektstatus ProjektleiterIn, Controlling … Projektteam, Projektcoach Koordination des Subteams … Subteam Termi Ort ne Häufigkeit 001 Bezeichnung PROJEKTKOMMUNIKATION Projektkickoff Workshop Projektabschlussworkshop WS 2023 | PM 1 | Löffler 159 Projektkommunikationsplan ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Benötigte Teilnehmer Definition der Inhalte/ wer liefert Inhalte Organisation der Termine Dauer der Termine Schriftführung/Protokollierung Feedbackzyklus/Freigabezyklus für Protokollierung WS 2023 | PM 1 | Löffler 160 Projektregeln WS 2023 | PM 1 | Löffler 161 Projektregeln ▪ Gemeinsam entwickeln → buy-in! ▪ Dabei bleiben ▪ Können definiert werden für: – – – – – – ▪ Verhalten Verwendung der IKT Dokumentation Marketing Wording …. Beispiele: Verwenden des bug tracking Systems, Meetings sind immer pünktlich zu starten, keine Telefonate im Meeting, Dokumentation muss am Server gespeichert werden, …. WS 2023 | PM 1 | Löffler 162 Spielregeln in Projekten ▪ http://pm-blog.com/2010/08/09/blitzumfrage-24-spielregeln-improjektmanagement/ WS 2023 | PM 1 | Löffler 163 Risikomanagement WS 2023 | PM 1 | Löffler 164 Risikomanagement ▪ Risiko – ist eine mögliche positive oder negative Abweichung 1. Risikoidentifikation 2. Risikoevaluation (wie wahrscheinlich und was ist die Auswirkung) 3. Maßnahmen planen 4. Maßnahmen ausführen 5. Controlling der Risikomanagement-Maßnahmen (hilft es?) 6. Analysieren der Projektrisiken (adaptieren, hinzufügen, …) ▪ Risikomanagement ist Teil von: Projektstart, -controlling und koordination WS 2023 | PM 1 | Löffler 165 Projektrisikoanalyse PROJEKT-RISIKOANALYSE PSPCode (Code) RisikoArbeispaket- beschreibung, bezeichnung Ursache Priorität (Text) (Text) (Auswahl) Wie wichtig ist das Risiko (zB. Beschreiben hochdes Risikos mittel(detailliert) niedrig) Risikokosten (Euro) finanzi elle Abschä tzung wenn Risiko eintritt (Kosten oder Einnah men) Eintrittswahrscheinlichkeit (Prozent) Risikowert (Euro) Wahrsc heinlich Eintrittswah keit mal rscheinlichk Kosten/ eit in Einnah Prozent men Verzögerung (Wochen) RisikoPräventive und minimierungskorrektive Maßnahmen kosten (Text) (Euro) Beschreiben der Maßnahmen die dabei helfen sollen, Effekt des das Risiko zu Risikos verhindern bzw. sein Wieviel kostet auf den volles Potential jede Zeitplan auszuschöpfen Maßnahme? WS 2023 | PM 1 | Löffler 166 Projektrisikoanalyse ▪ ▪ ▪ ▪ Es kann mehrere Risiken pro Arbeitspaket geben Ein Risiko kann mehrere Arbeitspakete beeinflussen Risiken müssen Teil des Controllings sein Maßnahmen müssen, sofern sinnvoll, durchgeführt werden! (Projektkoordination) ▪ Priorisieren von Risiken basierend auf dem Risikowert möglich! ▪ Wichtig: Vergleich Risikowert und Kosten der Maßnahmen! ▪ Liste der Risiken: Brainstorming! WS 2023 | PM 1 | Löffler 167 Projektkoordination, -controlling, -abschluss, Bewältigung einer Projektdiskontinuität (Krise)… OPTIONAL in PM1 WS 2023 | PM 1 | Löffler 168 Projektauftrag eingelangt Geschäftsprozess “Projektmanagement” ▪ Spiegelt sich wider in: Projektstart ProjektProjektcontrolling controlling Laufende Projektkoordination – Projektstrukturplan – Projektablaufplan Bewältigung einer Diskontinuität Projektabschluss Projekt abgenommen WS 2023 | PM 1 | Löffler 169 Projektkoordination Projektauftrag eingelangt Koordination & Marketing Projekt abgeschlossen ▪ Laufende … – Projektkommunikation an relevante Umwelten – Koordination der Ressourcen – Kontrolle des Fortschritts – Durchführung von Projektmarketing – Annahme und Prüfung von Ergebnissen (QS!) ▪ Dauer: kontinuierlich WS 2023 | PM 1 | Löffler 170 Reality check! Häufige Probleme ▪ Keine definierten Ergebnis-Abnahme Prozesse ▪ Schlechte Kommunikation – Im Team – Zu Projektauftraggeber ▪ Niedrige Akzeptanz fürs Projekt i.d. Firma (Projektmarketing) zB. Infoveranstaltungen, Newsletters WS 2023 | PM 1 | Löffler 171 Projektcontrolling initialisiert Planung des Projektcontroll. Vorbereiten des Projektcontroll. Durchführen des Projektcontroll. Nachbereiten des Projektcontroll. Projektcontrolling ▪ ▪ ▪ ▪ Projektstatus erfassen Maßnahmen ergreifen Anpassen der Ziele Weiterentwickeln der Projektkultur und –organisation ▪ Projektpläne updaten ▪ Projektcontrollingreports erstellen ▪ Design des Controllingprozesses selbst Projektcontrollingreport abgeschlossen WS 2023 | PM 1 | Löffler 172 Projektcontrolling ▪ Z.B. alle 1-2 Wochen (bzw. je nach Projekt und Phase) Aufgaben: ▪ Projektkontrolle (ist vs. soll) ▪ Projektlenkung ▪ Adaptieren der Pläne ▪ Controlling Reports erstellen WS 2023 | PM 1 | Löffler 173 Reality check! Häufige Probleme ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Schwierige Erhebung des “Ist” Schlechte Definition des “Soll” ( Projektstart!!) Zu spätes Ergreifen von Maßnahmen Projektpläne verkommen zu historischen Artefakten Ehrlichkeit vs. Marketing WS 2023 | PM 1 | Löffler 174 Definition einer Diskontinuität Bewältigung einer Diskontinuität Planung & Durchführung Sofortmaßnahmen ▪ Diskontinuität – Krise – Chance Analyse der Gründe & Planung Maßnahmen Diskontinuität abschliessen Projekt redesign ▪ Schaden gering halten ▪ Nutzen maximieren ▪ Projektzielerreichung gewährleisten ▪ Auflösen der Diskontinuität Diskontinuität beendet WS 2023 | PM 1 | Löffler 175 Reality check! Häufige Probleme ▪ Nicht-Ausnutzen der Möglichkeiten: – Redesign – Stoppen – Unterbrechen ▪ ▪ ▪ ▪ Spätes Erkennen Nicht Wahrhaben-Wollen Hinauszögern Destruktives Feedback - Schuldzuweisungen WS 2023 | PM 1 | Löffler 176 Projektabschluss P.Abschluss initialisiert Planung des P.Abschluss Vorbereiten des P.Abschluss Durchführen des P.Abschluss Nachbereiten des P.Abschluss Projekt abgenommen ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Letzte Arbeitspakete abschliessen Know-How Transfer vorbereiten Abschlussveranstaltungen vorbereiten Projektdokumentation abschliessen Abschlussbericht erstellen Offene Punkte Liste erstellen Evaluieren des Projekterfolgs Auflösen der Umweltbeziehungen ▪ Dauer: 2-3 Wochen WS 2023 | PM 1 | Löffler 177 Reality check! Häufige Probleme ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ “vergessen” des Abschlusses Niedrige Motivation für Abschlussberichte Keine Planung einer Nach-Projektphase Übergang ins nächste Projekt Keine Reflektion des Projekts WS 2023 | PM 1 | Löffler 178