Interne Audits - Organisation Auditwesen Präsentation PDF

Interne Audits Organisation Auditwesen FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 1 FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 2 1 Inhalt ▶ Organisation Auditwesen ▶ Rollender 3-Jahresplan ▶ Rollender Auditplan ▶ Rollen im Auditwesen ▶ Verwaltung Audits ▶ Ausbildung Auditor(in) ▶ Audit...

Interne Audits Organisation Auditwesen FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 1 FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 2 1 Inhalt ▶ Organisation Auditwesen ▶ Rollender 3-Jahresplan ▶ Rollender Auditplan ▶ Rollen im Auditwesen ▶ Verwaltung Audits ▶ Ausbildung Auditor(in) ▶ Auditor(in) ▶ Auditeinladung ▶ Checkliste ▶ Auditziel und Auditumfang ▶ Auditbericht 2 1 Organisation Auditwesen Rollender 3-Jahresplan Rollen im Auditwesen Verwaltung Audits, Feststellungen und Massnahmen Ausbildung Auditorin/Auditor Es wird empfohlen ein eigenes Regelwerk für das Auditwesen zu erstellen. FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 3 3 Rollender 3-Jahresplan Minimalanforderung: Jeder Bereich ist mindestens einmal in drei Jahren intern zu auditieren. Das heisst, externe Audits werden im Regelfall nicht angerechnet. Zusätzliche Audits werden erwartet, wenn: relevante personelle oder organisatorische Veränderungen vorliegen die Prozessbeherrschung nicht gewährleistet ist (Fehlleistungen, permanente Terminverzüge etc.) die Prozessvorgaben in wesentlichen Punkten verändert wurden. Die externe Zertifizierungsstelle überprüft in ihren Audits im Regelfall, ob ein aktueller Auditplan vorliegt. FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 4 4 2 Rollender Auditplan Systemaudits werden im Regelfall prozessorientiert durchgeführt. Basierend auf der bestehenden Prozesslandschaft werden pro Audit einzelne oder mehrere Prozesse auditiert. Die Auditierten sind deshalb typischerweise: - Prozessanwender - Verantwortliche Person für den Prozessinhalt FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 5 5 Rollen im Auditwesen QMB Qualitätsmanagementbeauftragter: Gibt Auditplan nach Rücksprache mit den GL-Mitgliedern frei. Ernennt die internen Auditoren Genehmigt Audit-Regulativ QL Qualitätsleitung: Erarbeitet Audit-Regulativ Führt die Auditplanung nach Nimmt die Auditzuteilung an die Auditoren war Unterstützt die Auditoren nach Bedarf Verwaltet die Auditunterlagen und führt die Pendenzenerledigung nach FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 6 6 3 Rollen im Auditwesen Auditor(in): Erstellt und verteilt die Auditeinladung Führt das Audit durch Erstellt den Auditbericht Informiert die QL über besondere Vorkommnisse Auditierte (Prozesseigner und Prozessanwender): Bereiten sich auf das Audit vor Sind Gesprächspartner der Auditierten Geben ihr Einverständnis zum Auditbericht Legen die Massnahmen (inkl. Termin) zu den Feststellungen fest Überwachen die Massnahmenerledigung und informieren die QL über erledigte Massnahmen und den erzielten Erfolg FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 7 7 Verwaltung Audits Die Auditunterlagen sind während einer angemessenen Frist aufzubewahren (Berichte, erledigte Massnahmen). Die typische Aufbewahrungsdauer beträgt drei bis fünf Jahre. Die Anschaffung eines Tools zur Planung, Administrierung und Verwaltung der Audits lohnt sich in der Regel. Vor Allem die Verfolgung der Erledigung festgelegter Massnahmen ist bei einer manuellen Verwaltung mühsam. FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 8 8 4 Ausbildung Auditor(in) Es sind Regeln zur internen Zulassung von internen Auditorinnen und Auditoren festzulegen. Typische Anforderungen zertifizierter Firmen sind: Auditorenausbildung 1 – 4 Tage Nachweis Auditpraxis (Leitung Audits unter Aufsicht eines/einer erfahrenen Auditors/Auditorin FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 9 9 Auditor Audi’atur et, altera pars (lat.) => man höre auch die Gegenseite. Auditor => Zuhörer, Beirat, Richter Der Auditor ist sozusagen der „Projekt-Leiter“ und trägt die Verantwortung eines Audits: Audit-Planung, Kommunikation, Management des Audits, Moderation der Audit-Feststellungen, Bericht-Verfassung Interne Auditoren dürfen ihre eigene Tätigkeit nicht auditieren FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 10 10 5 Auditor Auswahl/Auditorenpool:  Rekrutierung bevorzugt von unterschiedlichen Abteilungen  Ausreichend gefüllter Auditorenpool schützt vor Personalwechsel, Fluktuation und Krankheitsbedingten Ausfällen  Interne Auditoren sind Botschafter innerhalb der Organisation und stehen für das Qualitätsmanagement ein Schulung/Erfahrung & Kompetenzen:  Auditorenausbildung sowie Erfahrung  Es werden keine Experten verlangt  Anforderungen nach ISO 9001: objektive Beurteilung des Bereichs, Sozialkompetent. FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 11 11 Auditplan, resp. Auditeinladung Eine Auditeinladung beinhaltet: Organisation: Wer, Wann, Wo Auditinhalt: Vorbereitung seitens der Auditierten: Auditierte Prozesse Themen, welche im Audit behandelt werden Bereitstellung von Nachweisen zu den auditierten Themen. FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 12 12 6 Checkliste Auditcheckliste: Multifunktionales Hilfsmittel für den Auditor: Übersicht über die zu auditierenden Punkte  Strukturierter und logischer Audit-Ablauf  Setzen von Prioritäten während dem Audit  Hilft die zeitlich definierten Sequenzen einzuhalten  Hilft dem Auditor den geplanten „Pfad“ einzuhalten  FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 13 13 Auditziel & Auditumfang Auditziele: legen fest, was mit dem Audit erreicht werden soll. Beispiele:    Verbesserung der Produktqualität Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und/oder Normen Überprüfung der Prozessfähigkeit oder die Auditumfang: Welche Produkte, Prozesse, Standorte oder Bereiche in welchem Zeitrahmen auditiert werden sollen. Der Auditumfang sollte sich aus der Auditplanung ergeben. FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 14 14 7 Auditbericht      Rückverfolgbarkeit Zusammenfassung Die Findings Gesamtbewertung & Schlussfolgerung über den auditierten Bereich Auftrag zur Bearbeitung der Feststellungen FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 15 15 8