GESTIÓN DE ARCHIVOS - Universidad de Oriente

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Universidad de Oriente Núcleo de Monagas Escuela de Ingeniería y Ciencias Aplicadas Departamento de Ingeniería de Sistemas Sistemas de Operación (071-3643) Maturín, Estado Monagas GESTION DE ARCHIVOS Profesor Estudiantes Ing. Heickel Loreto Alvaro Osorio 28690423 Jesus Romero 29516349 Diana Flores 30223425 Miguel Perales 27386498 José Campos 31361530 Edel Ledezma 27964725 1  INDICE INTRODUCCION 3 DEFINICION 4 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA GESTION DE ARCHIVOS 4 Ventajas de la gestión de archivos 4 Desventajas de la gestión de archivos 5 IMPORTANCIA DE LA GESTION DE ARCHIVOS 6 En la eficiencia: 6 En la compatibilidad 6 En la organización 6 En la recuperación 6 FUNCIONES DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS 7 CLASIFICACION DE LA GESTION DE ARCHIVOS 8 Pilas 9 Archivos Secuenciales 9 Archivos Secuenciales Indexados 10 Archivos Indexados 11 Archivos Directos o de Dispersión 12 CARACTERISTICAS DE LA GESTION DE ARCHIVOS 12 PARTES DE LA GESTION DE ARCHIVOS 14 CONCLUSION 16 BIBLIOGRAFIA 17 2  INTRODUCCION En la mayoría de las aplicaciones, el archivo es el elemento central. Cualquiera que sea la finalidad de la aplicación, implicará la generación y uso de información. Con la excepción de las aplicaciones de tiempo real y otras aplicaciones especializadas, la entrada a la aplicación se hace por medio de archivos y, casi en todas las aplicaciones, la salida se guarda en archivos para su almacenamiento a largo plazo y para accesos posteriores por parte del usuario y de otros programas. Los archivos tienen vida fuera de cualquier aplicación individual que los utilice para entrada y salida. Los usuarios desean poder acceder a los archivos, guardarlos y mantener la integridad de su contenido. Como ayuda a estos objetivos, virtualmente todos los sistemas de computadores proporcionan sistemas específicos de gestión de ficheros. Normalmente, cada sistema dispone de programas de utilidad que se ejecutan como aplicaciones privilegiadas. Sin embargo, un sistema de gestión de archivos necesita como mínimo algunos servicios especiales del sistema operativo. Como máximo, el sistema de gestión de archivos por completo se considerará parte del sistema operativo. De este modo, es apropiado considerar por lo menos en el libro los elementos básicos de la gestión de archivos. En este trabajo se van a examinar estos elementos básicos. Se comenzará con una visión general de los archivos y de los sistemas de gestión de archivos. La organización de los archivos se sale generalmente del alcance del sistema operativo, es esencial tener una compresión general de las alternativas con el objeto de apreciar algunos aspectos de diseño implicados en la gestión de archivos. 3  DEFINICION La gestión de archivos es un proceso fundamental en el ámbito de la administración de la información, que se refiere al conjunto de prácticas, técnicas y herramientas utilizadas para manejar y administrar los documentos y datos dentro de un sistema, esto incluye la información recibida y la creada internamente. La gestión de archivos permite crear, organizar, almacenar, clasificar, mantener y eliminar archivos de manera eficiente. Este proceso puede aplicarse a archivos físicos como documentos en papel, así como también a archivos digitales como, por ejemplo: imágenes, documentos y otros tipos de datos almacenados en dispositivos electrónicos. Su objetivo general es garantizar que los usuarios puedan acceder a la información eficientemente. Al elegir un sistema de gestión de archivos, es importante definir los objetivos específicos que se quieren alcanzar y la complejidad del proceso que se necesite gestionar. Una buena gestión de archivos es indispensable para la eficiencia organizacional, la productividad y el cumplimiento normativo, especialmente en entornos empresariales dónde se manejan grandes cantidades de información. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS. Ventajas de la gestión de Archivos La gestión de archivos ofrece grandes ventajas tanto para organizaciones, así como también para los individuos, algunas de estas son: ✓Mejora de la eficiencia: Una buena organización de archivos permite localizar y recuperar documentos rápidamente, lo que ahorra tiempo y esfuerzo en la búsqueda de información. ✓Mantenimiento de la integridad de los datos: 4  Un sistema de gestión adecuado ayuda a asegurar que los archivos estén actualizados y sean precisos, lo que es crucial para la toma de decisiones informadas. ✓Recuperación de documentos: Se puede recuperar documentos de manera más fácil y rápida. ✓Ahorro de espacio: Se puede reducir el espacio de almacenamiento ya que no es necesario utilizar archivadores, cajas ni contenedores. ✓Acceso online: Se pueden consultar los archivos desde cualquier dispositivo electrónico y sin necesidad de acudir al archivo físico. ✓Organización: Los archivos se pueden ordenar de forma adecuada y categorizada, lo que permite encontrarlos fácilmente. Una gestión efectiva de archivos no sólo optimiza el manejo de la información, sino que también contribuye al éxito general de una organización al mejorar la eficiencia, la seguridad y la colaboración. Desventajas de la gestión de archivos Entre sus desventajas tenemos: ✓ Dependencia de la tecnología: Si hay problema con el hardware o software, es posible que no se pueda acceder a los documentos digitales. ✓Amenazas de seguridad: 5  Aunque los documentos digitales se pueden proteger con contraseñas o cifrados, existe el riesgo de hackeo y robo de datos. ✓ Inseguridad de la información: Los documentos pueden ser robados o revisados por personas no autorizadas. Una mala gestión de la información puede tener otros efectos como ineficiencia, lentitud en los procesos, desorganización y errores en los documentos. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS La gestión de archivos es el cimiento sobre el que se construye cualquier sistema operativo. Su función principal es establecer un orden lógico para guardar, localizar y modificar datos. Sin este componente esencial, los sistemas operativos se convertirían en un desorden total, imposibilitando su uso práctico. La gestión de archivos podemos decir que es importante en varios aspectos por así decirlo, estos aspectos podrían ser: En la eficiencia: Optimiza el uso del espacio de almacenamiento, evitando la duplicación de datos y facilitando la compactación del disco. En la compatibilidad: Facilita la transferencia de archivos entre diferentes sistemas operativos y dispositivos. En la organización: Permite agrupar y clasificar la información en directorios y subdirectorios, facilitando la búsqueda y recuperación de archivos. En la recuperación: Permite realizar copias de seguridad de los archivos y restaurarlos en caso de pérdida o daño. la gestión de archivos es esencial para el funcionamiento de cualquier sistema operativo. Al proporcionar una estructura lógica y eficiente para almacenar y organizar la información, permite a los usuarios realizar tareas de manera productiva y segura 6  Es importarte en cuando a: Creación, eliminación y modificación de archivos y directorios. Copiado y movimiento de archivos entre diferentes ubicaciones. Búsqueda de archivos por diversos criterios. Establecimiento de permisos de acceso. Formateado de dispositivos de almacenamiento. Gestión de sistemas de archivos. FUNCIONES DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS Los usuarios y los programas de aplicación interactúan con el sistema de archivos por medio de órdenes de creación y eliminación de archivos y realizando operaciones sobre los archivos. Antes de realizar ninguna operación, el sistema de archivos debe identificar y ubicar el archivo en cuestión. Esto requiere el uso de algún tipo de directorio que describa la ubicación de todos los archivos y sus atributos. Además, la mayoría de los sistemas compartidos aplican algún control de acceso de los usuarios: Sólo a los usuarios autorizados se les permite acceder de una forma determinada a determinados archivos. Las operaciones básicas que un usuario o aplicación puede realizar sobre un archivo tienen lugar a nivel de registros. El usuario o la aplicación contempla al archivo con una estructura que organiza los registros, como una estructura secuencia (por ejemplo, registros personales almacenados alfabéticamente por apellido). De este modo, para traducir las órdenes del usuario a órdenes específicas de manipulación de archivos, debe emplearse el método de acceso apropiado para esta estructura de archivo. Mientras que los usuarios y las aplicaciones se ocupan de los registros, la E/S se lleva a cabo con bloques. De esta forma, los registros de un archivo deben bloquearse para salida y desbloquearse tras la entrada. Para respaldar la E/S de bloques se necesitan 7 varias funciones. Debe gestionarse el almacenamiento secundario. Esto incluye la asignación de archivos a los bloques libres de memoria secundaria y la gestión del espacio libre, de manera que se conozca qué bloques están disponibles si se crean archivos nuevos o crecen los archivos existentes. CLASIFICACION DE LA GESTION DE ARCHIVOS Un archivo consiste en una colección de registros. Uno de los elementos clave de diseño del sistema de archivos es la forma en que estos registros se organizan o estructuran. La organización física de un archivo en memoria secundaria depende de la estrategia de agrupación y de la estrategia de asignación de archivos, cuestiones tratadas más tarde en este mismo capítulo. Diversos criterios son importantes en la elección de una organización de archivos: Acceso rápido para la recuperación eficaz de información Facilidad de actualización para ayudar a mantener la información al día Economía de almacenamiento para reducir costes Mantenimiento sencillo para reducir costes y la posibilidad de errores Fiabilidad para asegurar la confianza en los datos La prioridad relativa de estos criterios dependerá de las aplicaciones que usará el archivo. Por ejemplo, si un archivo va a procesarse solamente por lotes (batch), accediendo cada vez a todos los registros, entonces el acceso rápido para la recuperación de un único registro es una preocupación mínima. Podemos mencionar cinco organizaciones fundamentales. La mayor parte de las estructuras empleadas en los sistemas reales se encuadran en una de estas categorías o puede implementarse con una combinación de estas organizaciones, son las siguientes: Pilas, Archivos secuenciales, Archivos secuenciales indexados, Archivos indexados, Archivos directos o de dispersión. 8  Pilas La forma menos complicada de organización de archivos puede denominarse pila. Los datos se recogen en el orden en que llegan. Cada registro consta de una ráfaga de datos. La finalidad de la pila es simplemente acumular una masa de datos y guardarla. Los registros pueden tener campos diferentes o pueden tener campos similares en un orden distinto. Así, cada campo debe ser autodescriptivo, incluyendo tanto un campo de nombre como el valor. La longitud de cada campo debe indicarse implícitamente mediante delimitadores, explicitados como un subcampo más o conocidos por omisión para el tipo de campo. Como no hay una estructura para el archivo de la pila, el acceso a registros se hace por búsqueda exhaustiva. Es decir, si se quiere encontrar un registro que contiene un campo particular con un valor determinado, es necesario examinar cada registro de la pila hasta que se encuentre el registro deseado o se haya recorrido el archivo completo. Si se quieren encontrar todos los registros que contienen un campo particular o que tienen un valor determinado para ese campo, debe buscarse en el archivo entero. Los archivos de pila se aplican cuando los datos se recogen y almacenan antes de procesarlos o cuando no son fáciles de organizar. Esta clase de archivos aprovecha bien el espacio cuando los datos almacenados varían en tamaño y estructura. Los archivos de pila son muy adecuados para búsquedas exhaustivas y son fáciles de actualizar. Sin embargo, fuera de estos usos limitados, este tipo de archivos no se adapta a la mayoría de las aplicaciones. Archivos Secuenciales La forma más común de estructura de archivo es el archivo secuencia. En esta clase de archivos se emplea un formato fijo para los registros. Todos los registros son de la misma longitud y constan del mismo número de campos de tamaño fijo en un orden determinado. Como se conocen la longitud y la posición de cada campo, sólo se 9 necesita almacenar los valores de cada campo; el nombre del campo y la longitud de cada uno son atributos de la estructura del archivo. Un campo particular, generalmente el primero de cada registro, es conocido como el campo clave. El campo clave identifica unívocamente al registro; así, los valores de la clave para registros diferentes son siempre diferentes. Además, los registros se almacenan en secuencia por la clave: orden alfabético para una clave de texto y orden numérico para una clave numérica. Los archivos secuenciales se utilizan normalmente en aplicaciones de proceso por lotes y, generalmente, son óptimos para dichas aplicaciones si se procesan todos los registros (por ejemplo, aplicaciones de facturación o nóminas). La organización secuencial al de archivos es la única que se puede guardar tanto en cinta como en disco. Archivos Secuenciales Indexados El método más popular para solventar las desventajas de los archivos secuenciales es el archivo secuencial indexado. Los archivos secuenciales indexados mantienen las características básicas de los archivos secuenciales. Los registros se organizan en una secuencia basada en un campo clave, pero se añaden dos características nuevas: un índice del archivo para soportar los accesos aleatorios y un archivo de desbordamiento (overflow). El índice proporciona una capacidad de búsqueda para llegar rápidamente a las proximidades de un registro deseado. El archivo de desbordamiento es similar al archivo de registro usado en un archivo secuencial, pero está integrado de forma que los registros del archivo de desbordamiento se ubican en la dirección de un puntero desde su registro precedente. La estructura secuencial indexada más simple utiliza un único nivel de indexación. El índice en este caso es un archivo secuencial simple. Cada registro del archivo índice consta de dos campos: un campo clave, que es el mismo que el campo clave del archivo principal y un puntero al archivo principal. Para encontrar un campo específico, se busca en el índice hasta encontrar el valor mayor de la clave que es igual 10 o precede al valor deseado de la clave. La búsqueda continúa en el archivo principal a partir de la posición indicada por el puntero. Los archivos secuenciales indexados reducen enormemente el tiempo necesario para acceder a un solo registro sin sacrificar la naturaleza secuencia del archivo. Para procesar secuencialmente el archivo completo, los registros del archivo principal se procesarán en secuencia hasta encontrar un puntero al archivo de desbordamiento. El acceso continúa en el archivo de desbordamiento hasta que se encuentre un puntero nulo, momento en que se reanuda el acceso donde se abandonó el archivo principal. Archivos Indexados Los archivos secuenciales indexados conservan una de las limitaciones de los archivos secuenciales: La eficacia en el procesamiento se limita al basado en un único campo del archivo. Cuando es necesario buscar un registro basándose en algún otro atributo distinto del campo clave, ambas formas de archivo secuencia no son adecuadas. En algunas aplicaciones, esta flexibilidad es deseable. Para alcanzar esta flexibilidad, se necesita una estructura que utilice múltiples índices, uno para cada tipo de campo que pueda ser objeto de la búsqueda. En los archivos generales indexados, se abandonan los conceptos de secuencialidad y clave única. Los registros se acceden sólo a través de sus índices. El resultado es que no hay ahora restricción a la ubicación de los registros, en tanto que al menos un índice contiene un puntero a cada registro. Además, pueden emplearse registros de longitud variable. Se suelen utilizar dos tipos de índices. Un índice exhaustivo contiene una entrada para cada registro del archivo principal. El índice se organiza en sí mismo como un archivo secuencial, para facilidad de la búsqueda. Otro índice parcial contendrá entradas a los registros donde esté el campo de interés. Con registros de longitud variable, algunos registros no contendrán todos los campos. Cuando se añade un registro al archivo principal, todos los archivos de índice deben actualizarse. 11  Los archivos indexados son muy usados en aplicaciones donde es crítica la oportunidad de la información y donde los datos son rara vez procesados de forma exhaustiva. Algunos ejemplos son los sistemas de reserva de líneas aéreas y los sistemas de control de inventario. Archivos Directos o de Dispersión Los archivos directos o de dispersión explotan la capacidad de los discos para acceder directamente a cualquier bloque de dirección conocida. Como en los archivos secuenciales y secuenciales indexados, se requiere un campo clave en cada registro. Sin embargo, aquí no hay concepto de ordenación secuencial. Los archivos directos son usados a menudo donde se necesita un acceso muy rápido, donde se usan registros de longitud fija y donde siempre se accede a los registros de una vez. Algunos ejemplos son las guías telefónicas, tablas de precios, horarios y listas de nombres. CARACTERISTICAS DE LA GESTION DE ARCHIVOS Un sistema de gestión de archivos o documental permite almacenar, recuperar, clasificar, distribuir y autentificar información empresarial. Por tanto, facilita el control del volumen de documentos internos y externos de un negocio. La elección entre un sistema integrado o herramientas individuales dependerá de la complejidad del proceso que se necesite gestionar y el nivel de integración de los procesos administrativos. Para elegir el sistema de gestión documental correcto, es muy importante definir claramente los objetivos que se quieren alcanzar con él. Al tener organizados los documentos, también se puede controlar quién tiene acceso a ellos. Esto se traduce en una mayor seguridad sobre los archivos. Este detalle es especialmente importante si tenemos en cuenta que la información que podemos 12 encontrar en estos documentos suele ser de carácter sensible por lo que, si cae en las manos equivocadas, puede causar daños irreversibles a la empresa. El ahorro de espacio físico que trae consigo la gestión de documentos digitalizados, una buena gestión de los archivos también permite ahorrar capacidad digital al eliminar documentos innecesarios, evitar documentos duplicados… Al mismo tiempo, poder acceder a cualquier documento desde un mismo sistema supone un ahorro de tiempo para los empleados de la empresa. Al centralizar todos los documentos en un mismo sistema, los empleados de la organización podrán acceder con mayor agilidad a la información que necesiten. Igualmente, saber dónde encontrar los documentos optimiza el trabajo del personal y minimiza las posibilidades de perder datos. Contar con adecuado tratamiento de la información es un rol resaltante dentro de las entidades, pues los datos son la pieza angular de una organización. Para que todo lo mencionado se dé, es necesario el proceso de un sistema de gestión de archivos. La función más destacada de un sistema de gestión de archivos es ofrecer una visión lógica de la organización de datos. Otras de las funciones es poder identificar y localizar un archivo y controlar el acceso de varios usuarios a los archivos. Así mismo el bloqueo del uso de archivos, ubicarlos en bloques libres, administrar el espacio libre y poder ejecutar la transferencia de datos de los usuarios a otros. Finalmente, que le sea más fácil a los usuarios la opción de estructurar los archivos con la mayor efectividad. La gestión de archivos es un aspecto fundamental en la ingeniería de sistemas, ya que se refiere al manejo, almacenamiento, organización y recuperación de datos en un sistema informático. A continuación, se describen algunas de las partes clave de la gestión de archivos: 13  PARTES DE LA GESTION DE ARCHIVOS 1. Estructura de Archivos: Archivos Secuenciales: Los datos se almacenan uno tras otro en un orden específico. Archivos de Acceso Directo: Permiten acceder a cualquier registro sin necesidad de leer los anteriores. Archivos Relacionales: Utilizan tablas para organizar datos y establecer relaciones entre ellos. 2. Sistemas de Archivos: Son los métodos y estructuras que el sistema operativo utiliza para gestionar los archivos en un dispositivo de almacenamiento. Ejemplos incluyen NTFS, FAT32, ext4, entre otros. 3. Operaciones sobre Archivos: Creación: Proceso de generar un nuevo archivo. Lectura: Acceso y recuperación de datos almacenados en un archivo. Escritura: Modificación o adición de datos a un archivo existente. Eliminación: Borrado de un archivo del sistema. 4. Gestión de Metadatos: Información sobre los archivos, como el nombre, tamaño, tipo, fecha de creación y modificación. Esto es crucial para la organización y búsqueda eficiente de archivos. 5. Control de Acceso y Seguridad: 14  Mecanismos que regulan quién puede acceder a qué archivos y qué operaciones pueden realizarse sobre ellos. Esto incluye permisos de lectura, escritura y ejecución. 6. Copia de Seguridad y Recuperación: Estrategias para asegurar que los datos estén respaldados y puedan recuperarse en caso de pérdida o corrupción. 7. Compresión: Técnicas para reducir el tamaño de archivos, facilitando su almacenamiento y transferencia. 8. Indexación: Métodos que permiten organizar y facilitar la búsqueda eficiente de archivos dentro del sistema. 9. Versionado de Archivos: Mantenimiento de diferentes versiones de un archivo para permitir la recuperación de cambios anteriores. 10. Auditoría y Monitoreo: Registro de accesos y modificaciones a los archivos, ayudando a garantizar la seguridad y la integridad de los datos. 11. Interfaz de Usuario: Herramientas y aplicaciones que permiten a los usuarios interactuar con el sistema de gestión de archivos, facilitando la navegación, búsqueda y manipulación de archivos. 15  CONCLUSION El sistema de gestión de archivos es el software del sistema que ofrece los servicios de manejo de archivos a usuarios y aplicaciones, incluyendo el acceso a archivos, conservación de directorios y control de acceso. Normalmente, el sistema de gestión de archivos se contempla como un servicio del sistema que se sirve a su ve/ del sistema operativo, más que como una parte del propio sistema operativo. Sin embargo, en cualquier sistema, una parte de las funciones de gestión de archivos, por lo menos, las realiza el sistema operativo. Un archivo es un conjunto de registros. La forma en que se accede a estos registros determina la organización lógica y. hasta cierto punto, la organización física en disco. Si un archivo va a ser básicamente procesado en su totalidad, la organización secuencia es la más simple y adecuada. Sea cual sea la estructura de archivo elegida, se necesita también un servicio de directorios para que los archivos puedan organizarse de una forma jerárquica. Esta organización es útil para que el usuario siga la pista de los archivos y para que el sistema de gestión de archivos proporcione a los usuarios un control de acceso junto a otros servicios. Los registros de archivos, incluso los de tamaño fijo, no se ajustan generalmente al tamaño del bloque físico del disco. De esta forma, se necesita algún tipo de estrategia de agrupación. La estrategia de agrupación que se use quedará determinada por un compromiso entre la complejidad, el rendimiento y el aprovechamiento del espacio. Una función clave de cualquier esquema de gestión de archivos es la gestión del espacio en disco. Una parte de esta función es la estrategia de asignación de bloques de disco a los archivos. Se han empleado una amplia variedad de métodos y de estructuras de datos para guardar constancia de la ubicación de cada archivo. Además, también debe gestionarse el espacio en disco sin asignar. Esta última función consiste principalmente en mantener una tabla de asignación de disco que indique los bloques que están libres. 16  BIBLIOGRAFIA William Stallings (2003) Gestion de archivos. Sistemas Operativos Segunda edición. Universidad Pontificia de Salamanca en Madrid https://papotapnfi.wordpress.com/wp-content/uploads/2011/02/sistemas- operativos-william-stallings-2da-edicic3b3n.pdf Alai Ayerdi (2024) ¿Qué es la Gestión Documental? https://start.docuware.com/es/blog/que-es-la-gestion-documental CEUPE European Business School, Las Rozas de Madrid, España, ¿Cómo funciona la Gestión de archivos? https://www.ceupe.com/blog/como-funciona-la-gestion-archivos.html Universal Formación (2022) Funciones de la gestión de archivos Importancia sobre la gestión de archivos, UNIVERSAL EDTECH https://www.universalformacion.com/blog/175/importancia-sobre-la-gestion- de-archivos 17