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Les écrits professionnels Ce chapitre aborde les techniques et professionnels de communication en entreprise, couvrant les différents types de communication écrite, leur importance et leur utilisation. Il explore les documents professionnels, leur présentation, et les outils informatiques appropriés...

Les écrits professionnels Ce chapitre aborde les techniques et professionnels de communication en entreprise, couvrant les différents types de communication écrite, leur importance et leur utilisation. Il explore les documents professionnels, leur présentation, et les outils informatiques appropriés, ainsi que le classement et l'archivage des documents. Ce chapitre sera très rapidement étudié ; en effet il est inscrit au programme de l'UE 7 du DSCG, mais constitue le simple décalque de celui de l'UE 13 du DCG. Nous ne ferons que rappelercertaines évidences… L'Importance de la Communication d'Entreprise La communication écrite de l'entreprise est importante puisqu'elle véhicule à la fois un message, et une image. Elle est interne (à destination des salariés), externe (à destination des partenaires de l'entreprise), écrite, orale, formelle (prévue par l'institution), informelle, interpersonnelle (en face-à-face), en groupe, hiérarchisée, descendante ou ascendante, transversale (hors hiérarchie). Il importe de connaître le récepteur car un message sans du récepteur connu est sans valeur ou anonyme. La Lettre Professionnelle Structure Contenu Une lettre comporte quatre parties : Le développement, objet même de la l'introduction, le développement, la lettre, doit être clair et précis. La conclusion et la formule de politesse. technique la plus simple est de suivre la règle suivante: une idée = un paragraphe. Style Mentions Obligatoires Le ton doit toujours rester courtois et Les mentions obligatoires sont celles nuancé, le style est fait de phrases définies par le Code de commerce : courtes, les traits d'humour et s'agissant d'une lettre émise par une d'agressivité sont à bannir. société, elle doit comporter la dénomination sociale, l'adresse, la forme juridique, le registre du commerce, le numéro de SIRET, la date et la signature. RQ : la lettre circulaire est une lettre dont le contenu est identique, adressée à plusieurs, voire de très nombreux destinataires en même temps Le courrier électronique Il résulte de ce constat que l'envoi d'un courriel ne devrait pas être intempestif et que sa rédaction nécessite un soin particulier pour avoir une chance d'être traité par le récepteur. Objet Il est le premier filtre après l'expéditeur qui décidera Destinataire le destinataire à ouvrir ou non le courriel À champ pour entrer l'adresse mail du Clair Précis Explicite 80 courriels reçus en destinataire moyenne par jour dont 1 Cc (copie carbone), 12 spams champs dans lequel entrer Appellation les destinataires secondaires 30 courriels envoyés Comme pour le courrier en moyenne par jour papier, la formule d'appel Cci (copie cachée) 2 est fonction des positions respectives de l'expéditeur et du 5h/jour de temps destinataire passé à consulter sa Contenu 3 messagerie Il doit être structuré comme une lettre classique La commodité du courrier électronique accroît le volume Le courriel se termine par d'informations à traiter et tend à une brève mais vraie imposer des temps de réponses très formule de politesse courts. Les Principaux Types d'Écrits Professionnels Le Compte Rendu Le Rapport La Note Le Procès-Verbal Un document qui résume Un document détaillé Un message interne, Un compte rendu exhaustif par écrit les éléments clés répondant à une demande, pouvant être une note de et fidèle aux faits d'une d'une réunion ou d'un fournissant de l'aide à la service avec un caractère réunion formelle, comme entretien, incluant les décision et engageant la obligatoire ou une note une assemblée générale ou décisions prises. responsabilité de son d'information transmettant une réunion du CSE. auteur. une information particulière. Le Dossier de Presse Le dossier de presse est un document de travail spécifiquement dédié aux journalistes. Il doit permettre d'orienter le contenu de leurs interviews et d'orienter le sens des articles qu'ils vont écrire. Il comprend un communiqué de synthèse, daté, constitué de paragraphes courts, un sommaire orientant les journalistes vers l'information qu'ils cherchent ainsi que trois à cinq fiches thématiques donnant des angles de vision différents. La Brochure Réaliser une brochure prend du temps et a un coût pour l'entreprise; il convient de mener un bon travail de préparation en amont. Il faut définir à qui on s'adresse, clarifier ce que l'on souhaite dire, formaliser l'objectif de la brochure. Généralement, les brochures se présentent sous forme de pavés juxtaposés, qui contiennent chacun une information différente et spécifique. Conception et Présentation des Écrits Professionnels Vérification du Contenu 1 Il s'agit de vérifier le contenu du document à transmettre, qui doit être complet, compréhensible. Les textes doivent être relus, 2 Esthétique du Document corrigés en termes d'orthographe, de Il s'agit de vérifier l'esthétique du document, sa grammaire, de syntaxe, de ponctuation. présentation physique, car elle valorise l'image de l'entreprise ou de l'organisation. L'esthétique se juge en rapport avec l'équilibre du texte sur Aide à la Lecture 3 la page, la lisibilité, le respect de la charte Il s'agit d'aider le lecteur à se retrouver, à graphique,…) déceler rapidement la bonne information : on pagine, on crée un sommaire, une table des matières, on prévoit un glossaire des termes Éviter les Erreurs Courantes techniques, un index des mots spécifiques au 4 Un certain nombre d'erreurs sont à éviter : trop sujet. de majuscules, trop de texte en gras, des caractères trop petits, des paragraphes et des phrases trop longs, des mots coupés au mauvais endroit, par exemple. Utilisation d'Outils Informatiques Appropriés Le premier reproche qui est fait aux logiciels de présentation type PowerPoint est de donner trop d'informations, qui peuvent distraire l'attention de l'auditeur ou du jury et les dissuadent d'écouter Le deuxième reproche est souvent lié à la forme : les couleurs, logos et autres dessins souvent humoristiques disponibles dans les logiciels de traitement de textes peuvent polluer le message s'ils sont trop nombreux Dernier reproche, plus complexe : les présentations PowerPoint ont tendance à donner une suite de points particuliers et font oublier la démarche générale. Avec l'intensification du télétravail, Il est indispensable de se tenir au courant des évolutions et du développement de nouvelles plateformes de travail collaboratif. (Zoom, Teams,…) Par ailleurs, les obligations légales de transmission de fichiers informatiques aux institutions fiscales et sociales impliquent un intérêt croissant de la profession du chiffre pour de nouveaux logiciels d'automatisation de traitement de l'information financière. Classement et Archivage des Documents (GED) 1 Normes d'Archivage 2 Enjeux de l'Archivage Pour les archivages informatiques, Numérique c'est la norme AFNOR NFZ42-013 qui L'archivage numérique est devenu un constitue la référence. Si les réel problème, en termes de sécurité, documents ne sont pas archivés au de capacité et de pérennité. Les format PDF ou dans un format besoins sont de plus en plus élevés : normalisé, le risque est de ne pas l'UNESCO estime à un milliard de pouvoir exploiter les données dans le gigabits la production annuelle temps mondiale de données. 3 Solutions et Implications Une solution à cette situation est le « Cloud computing ». Le risque de hacking est à priori limité mais se pose alors le problème de la confidentialité des données. Les entreprises sont encore réticentes. Les enjeux économiques et financiers sont considérables (marché déjà évalué à 55 milliards de dollars en 2015), ainsi que les impacts écologiques.