Curso Análisis de Costos y Formulación de Presupuestos PDF

**PRIMERA UNIDAD DIDÁCTICA** **1.- ASPECTOS BÁSICOS SOBRE ANÁLISIS DE COSTOS Y FORMULACIÓN DE PRESUPUESTO.** **1.1.- ANÁLISIS DE COSTOS.** **1.1.1.- Concepto de costo:** El costo, también llamado coste, es el desembolso económico que se realiza para la producción de algún bien o de algún servici...

**PRIMERA UNIDAD DIDÁCTICA** **1.- ASPECTOS BÁSICOS SOBRE ANÁLISIS DE COSTOS Y FORMULACIÓN DE PRESUPUESTO.** **1.1.- ANÁLISIS DE COSTOS.** **1.1.1.- Concepto de costo:** El costo, también llamado coste, es el desembolso económico que se realiza para la producción de algún bien o de algún servicio. El costo incluye la compra de insumos, el pago de la mano de obra, los gastos en la producción y los gastos administrativos, entre otras actividades. Al determinar el **Costo**, se podrá establecer un precio de venta del producto o servicio, por lo que incluye la compra de insumos, el pago de la mano de obra, los gastos en la producción y los gastos administrativos, entre otras actividades. Los **costos** deberán cumplir simultáneamente los siguientes tres objetivos: Con este dato, se puede indicar el **Método de costeo** que deseas utilizar para cada **Producto**, ya que existen diferentes **Tipos de costos** y **Métodos** en los que podrás calcularlos en una empresa o en tu empresa. Un **Método de costeo**, es el procedimiento para determinar el costo de un producto (o el desembolso que se hace en la producción), en base a los gastos realizados para su adquisición. En síntesis, un [**costo o coste**](https://economipedia.com/definiciones/coste-costo.html) es todo aquel desembolso de dinero realizado por la empresa, destinado al pago de aquellas obligaciones que se requieren para mantener activo el proceso de producción de bienes y servicios que produce dicha firma o empresa o la compañía. **1.1.2.- Concepto de análisis.** **Analizar** supone descomponer un material o un concepto en partes y determinar cómo las partes se interrelacionan entre ellas o construyen una estructura de un propósito global. En otras palabras, se trata de la distinción y separación de las partes de algo para conocer su composición. Un análisis es un proceso que permite identificar los componentes de un todo, separarlos y examinarlos para lograr acceder a sus principios más elementales. En ese marco de conceptos se entiende por análisis de costos la separación de las diversas partes que forman un costo total de la producción de bienes o servicios, luego examinar cada uno de ellos y sus relaciones entre las partes que forman dicho costo total. Por ejemplo: Costo Total = Costo fijo + Costo Variable. El costo fijo está compuesto por un conjunto de gastos fijos (por ejemplo: pago de alquiler, pago de interés al capital financiero). El costo variable está compuesto por un conjunto de desembolsos realizados (Por ejemplo: desembolsos efectuados en compra de materias primas, pago de salarios a la mano de obra directa). En el mundo empresarial, el análisis de costos es una herramienta fundamental en la [gestión financiera de cualquier negocio](https://www.edenred.mx/blog/control-financiero-como-gestionar-eficientemente-los-gastos-de-tu-empresa), independientemente de su tamaño o sector, se trata de un proceso sistemático que permite a las empresas identificar, clasificar y evaluar todos los gastos asociados a su operación. Cuando se habla de \"gastos\", no se refiere únicamente al dinero que sale de la organización para pagar salarios o comprar materiales. También hay que considerar inversiones, depreciaciones, y otros desembolsos que impactan en la salud financiera de la empresa a largo plazo. El análisis es vital por varias razones: - Toma de decisiones: con un conocimiento claro de los costos, la dirección puede tomar decisiones basadas en información más precisa, por ejemplo, en dónde hacer recortes o en qué áreas invertir más. - Precio de productos o servicios: al conocer el costo real de producción o prestación, se puede determinar un precio de venta adecuado que garantice la rentabilidad. - Estrategia financiera: un buen análisis de costos puede revelar áreas de ineficiencia u oportunidades de ahorro, permitiendo a la empresa adaptar su estrategia financiera. - Competitividad en el mercado: conocer los costos permite a las empresas ajustar sus estrategias para ser más competitivas, ya sea reduciendo precios, mejorando la calidad, o invirtiendo en innovación. **1.1.3.- ¿Cómo llevar a cabo un análisis de costos?** El análisis de costos es esencial para la administración eficaz de cualquier negocio, sin embargo, muchas empresas no saben cómo realizar este proceso de manera sistemática. - **Guía para seguir paso a paso el análisis de costos.** La guía para seguir paso a paso el análisis de costos, sería:  - **Identificación de costos** Antes de comenzar con cualquier análisis, es esencial tener una lista completa de todos los [gastos relacionados con la operación de la organización](https://www.edenred.mx/blog/que-son-los-gastos-de-administracion-y-como-gestionarlos), incluyendo salarios, alquileres, servicios públicos, materiales, publicidad, entre otros. - **Clasificación** Una vez identificados los costos, deben clasificarse en diferentes categorías; los más comunes son costos fijos (aquellos que no cambian independientemente del nivel de producción, por ejemplo, el alquiler) y costos variables (que se modifican según la producción, por ejemplo, los materiales). - **Asignación** Es vital asignar correctamente los costos de los diferentes departamentos, proyectos o productos. Esto permite a las empresas identificar qué áreas o productos son más rentables y cuáles requieren una revisión. - **Toma de decisiones** La finalidad de un análisis de costos no es solo recopilar y evaluar datos, sino actuar sobre ellos. Con la información adquirida, la dirección puede tomar mejores decisiones basadas en datos reales, ya sea para recortar gastos, reasignar presupuestos o invertir en áreas específicas. - **Monitoreo y revisión** El análisis de costos no es una actividad única; debe ser un proceso continuo, ya que es crucial revisar y actualizar regularmente los datos para reflejar los cambios en el negocio y el mercado. Así, se garantiza que las decisiones tomadas sigan siendo relevantes y efectivas. - **Costos y elementos de costos** Entender los costos es esencial para la gestión financiera y la estrategia empresarial. Sin embargo, no son un concepto único; se descomponen en varios elementos y categorías. Presentación de un listado detallado de los diferentes tipos de costos y sus componentes. - Costos fijos: no cambian independientemente del nivel de producción o ventas - Costos variables: fluctúan en función del nivel de producción o ventas. - [Costos directos](https://www.edenred.mx/blog/costos-directos-que-son-y-como-eficientarlos-en-tu-empresa): pueden atribuirse directamente a un producto o servicio específico. - Costos indirectos: no pueden asignarse directamente a un producto o servicio específico, pero son esenciales para la operación de la empresa.  - Costo total: es la suma de todos los costos, tanto fijos como variables, directos e indirectos, que incurre una empresa durante un periodo determinado. - Costo unitario: es el costo total dividido entre la cantidad de unidades producidas. - Costos sunk (o costos hundidos): son aquellos costos que ya han sido incurridos y no pueden recuperarse.  - Costos de oportunidad: representan el valor de la mejor alternativa disponible cuando se toma una decisión económica.  **1.1.4.- Recomendaciones para realizar un análisis de costos efectivo** El análisis de costos es una herramienta poderosa, para aprovechar su potencial, por lo que es fundamental seguir ciertas prácticas recomendadas. A continuación, se alcanza algunas sugerencias clave para garantizar que tu análisis de costos sea lo más preciso y útil posible: - **Claridad en costos** Existen herramientas, como las[ tarjetas de gastos empresariales](https://www.edenred.mx/blog/que-son-las-tarjetas-empresariales), que permiten mantener un control y una visión clara de lo que se ha pagado, ya que puedes utilizarlas para la administración de cualquier tipo de gastos empresariales y evitar fugas de dinero. Además, ayudan en la recopilación y monitoreo de las compras y es posible generar reportes detallados, para conocer en que se están ocupando los recursos de la empresa, todo esto dentro de una única plataforma web y aplicación móvil. Esto te permitirá claridad absoluta de los gastos efectuados y un ahorro de tiempo y esfuerzos.  - Emplea herramientas tecnológicas Estas herramientas no solo simplifican la recopilación de datos, sino que también te permiten generar reportes detallados para el análisis de la información. - Mantén registros detallados La precisión es clave en cualquier análisis financiero, así que asegúrate de mantener registros detallados de todos los gastos e inversiones, y revísalos regularmente para asegurarte de que no haya errores u omisiones. - Diferencia entre costos esenciales y no esenciales Al revisar tus costos, identifica cuáles son esenciales para la operación de tu negocio y cuáles podrían considerarse \"extra\". Esto te ayudará a tomar decisiones informadas si alguna vez necesitas recortar gastos. - Realiza análisis periódicos No esperes al cierre del año fiscal para analizar tus costos, es importante darle un seguimiento constante lo que permitirá ajustar tu estrategia y abordar problemas potenciales antes de que se conviertan en grandes obstáculos. - Considera el costo de oportunidad Además de los costos tangibles, siempre ten en cuenta el costo de oportunidad de tus decisiones. Esto te ayudará a garantizar que estás maximizando el valor de cada inversión. - Involucra a diferentes departamentos Un análisis de costos efectivo no es tarea de una sola persona o departamento, involucra a representantes de diferentes áreas de la empresa para obtener una visión completa y equilibrada de todos. - Define y revisa los indicadores claves de rendimiento. Establece indicadores clave de rendimiento (KPIs) relacionados con los costos y revísalos regularmente, esto te ayudará a medir el éxito de tus esfuerzos y a identificar áreas de mejora. **1.1.5.- Beneficios de efectuar un análisis de costos** Realizar un análisis de costos puede parecer una tarea ardua, pero los beneficios que ofrece a las empresas son innumerables. - Visión clara de la estructura financiera: proporciona una imagen clara y precisa de dónde se está gastando el dinero en tu negocio.  - Toma de decisiones informadas: ya sea en la fijación de precios, en la asignación de recursos o en la planificación estratégica. - Mayor rentabilidad: al identificar y reducir gastos innecesarios, puedes aumentar la rentabilidad de tu negocio, esto no solo beneficia a los propietarios y accionistas, sino que también te permite reinvertir en la empresa para fomentar el crecimiento. - Competitividad en el mercado: permite ofrecer precios más competitivos sin sacrificar el margen de beneficio, lo que puede darte una ventaja en el mercado y atraer a más clientes. - Identificación de áreas de mejora: es más fácil identificar áreas de ineficiencia o procesos que pueden mejorarse, lo que lleva a operaciones más ágiles y eficientes. - Preparación para el futuro: permite hacer proyecciones y preparar a la empresa para futuros desafíos o cambios en el mercado. - Optimización de recursos: puedes asignar recursos de manera más efectiva, garantizando que cada inversión ofrezca el máximo valor. - Fomenta la responsabilidad financiera: al tener un proceso establecido para analizar y revisar costos, se crea una cultura de responsabilidad financiera en toda la organización. - Mejora la relación con los stakeholders: ya sean inversores, accionistas o empleados, tener una gestión de costos transparente y eficiente mejora la confianza y la percepción de la empresa. **1.1.6.- Análisis de Costos en una Empresa** [Eduardo Salazar](https://pe.linkedin.com/in/eduardosalazarfigari/es?trk=article-ssr-frontend-pulse_publisher-author-card) (Director Financiero CFO de empresas) señala que: El análisis de costos en una empresa es fundamental para buscar eficiencias y optimizar la gestión financiera. Los pasos clave para llevar a cabo un análisis de costos efectivo con el fin de identificar áreas de mejora, son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. **1.2.- Formulación de presupuesto** **1.2.1.- Concepto de presupuesto.** El presupuesto es un cálculo anticipado de desembolsos que se realiza para llevar a cabo una acción o un hecho o formar una empresa de producción de bienes o prestación de servicios. En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes. Uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir. Muchas personas se preguntan sobre la utilidad de hacer presupuestos, ya que, a pesar de no contar con ellos, han podido manejar su empresa. Sin embargo, una de las grandes ventajas de un presupuesto es que permite tomar decisiones encaminadas al logro de objetivos. Por eso, se dice que \"un presupuesto te ayudará a manejar tu negocio\"; es decir, a dirigirlo hacia la situación de éxito que siempre has deseado. En efecto, un presupuesto es un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios. En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. En realidad, lo que estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas producir y vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo determinado (15 días, un mes o un año, en una unidad de producto o en el total de la producción). Obviamente, esto es una estimación que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que conoces. Otra consideración importante es que podrás comparar tu presupuesto, que solamente es un plan, con lo que ocurra realmente, y detectar aquellas áreas que puedan estar causando problemas. **1.2.2.- Información requerida para formular un presupuesto.** Para formular un presupuesto, hay que tener presente que el presupuesto es un plan, una estimación y, por lo tanto, los gastos presupuestados, los ingresos y, en general, toda la información es supuesta, pero hay que estimarlos con alguna base para que no nos dé como resultado un presupuesto irreal. El presupuesto es elaborado para un periodo futuro, por lo que puede ser afectado por la inflación. ¿cómo se incluye la inflación? La respuesta es sencilla: la inflación se considerará al elaborar cada uno de los presupuestos. Por ejemplo, si se tiene presente que el presupuesto es un plan de operaciones para un periodo futuro, al elaborar el presupuesto de producción o de ventas se determinará el precio de acuerdo con los aumentos esperados de los diferentes artículos; asimismo, el presupuesto de materias primas se hará con base en los precios que se esperan para el próximo periodo, o el de mano de obra de acuerdo con los aumentos de sueldo. Todos esos cálculos se sustentarán en previsiones bien fundamentadas de la inflación en el país. Por otro lado, para elaborar el presupuesto se debe tener en cuenta **6 pasos, siendo éstas:** 1. **Identifica tus ingresos**. Para comenzar, es necesario identificar tus ingresos, tanto fijos como variables, ambos libres **de** impuestos. 2. **Identifica tus gastos**. Los gastos son egresos de dinero. Una. 3. salida de dinero que una empresa o persona paga por la compra de un producto, un bien o un servicio, pueden ser gastos directos o indirectos, gastos de operativos o de administración. 4. **Clasifica tus gastos**. Significa categorizar los gastos de la empresa, es un proceso que implica la clasificación sistemática de todos los gastos incurridos durante las operaciones de negocio en las categorías que mejor se ajusten a cada naturaleza de gasto. 5. **Cálcule el** **presupuesto**. El presupuesto de una empresa es una planeación que analiza el proceso productivo y financiero de un negocio. Está enfocado en calcular las entradas y salidas de los recursos económicos durante el desarrollo y venta de un producto o servicio. 6. **Revise y ajuste el presupuesto y logre el equilibrio**. Esta labor le permite a la empresa realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos, identificar áreas de mejora y realizar los ajustes necesarios para garantizar que su presupuesto siga siendo eficaz. Permite también lograr el equilibrio entre el dinero que entra y dinero que sale de una empresa. Es una meta a la que todo el mundo aspira. **1.3.- El presupuesto público (según MEF)** **1.3.1.- El Presupuesto público, sistema nacional de presupuesto público** **A). Concepto de presupuesto público** #### B). Sistema Nacional de Presupuesto Público Es el conjunto de órganos, normas y procedimientos que conducen el proceso presupuestario de todas las entidades del Sector Público en todas sus fases; está integrado por la Dirección General del Presupuesto Público, dependiente del Viceministerio de Hacienda, y por las Unidades Ejecutoras a través de las oficinas o dependencias en las cuales se conducen los procesos relacionados con el Sistema, a nivel de todas las entidades y organismos del Sector Público que administran fondos públicos. #### 1.3-2.- Programa Presupuestal, Crédito Presupuestario, gastos públicos. #### A).- PROGRAMA PRESUPUESTAL Unidad de programación de las acciones del Estado que se realizan en cumplimiento de las funciones encomendadas a favor de la sociedad. Se justifica por la necesidad de lograr un resultado para una población objetivo, en concordancia con los objetivos estratégicos de la   política de Estado formulados por el Centro Nacional de Planeamiento Estratégico (CEPLAN), pudiendo involucrar a entidades de diferentes sectores y niveles de gobierno.   #### B).- CRÉDITO PRESUPUESTARIO, Dotación de recursos consignada en los Presupuestos del Sector Público, con el objeto de que las entidades públicas puedan ejecutar gasto público. Es de carácter limitativo y constituye la autorización máxima de gasto que toda entidad pública puede ejecutar, conforme a las asignaciones individualizadas de gasto, que figuran en los presupuestos, para el cumplimiento de sus objetivos aprobados.   **C).- GASTOS PÚBLICOS** Son el conjunto de erogaciones que por concepto de gastos corrientes, gastos de capital y servicio de deuda, realizan las Entidades con cargo a los créditos presupuestarios respectivos, para ser orientados a la atención de la prestación de los servicios públicos y acciones desarrolladas de conformidad con las funciones y objetivos institucionales.   **1.3.3.- El equilibrio fiscal** ================================ **La situación fiscal de un Estado, ya sea nacional, provincial o municipal, se mide comparando sus ingresos con sus gastos.** El equilibrio fiscal o balance fiscal, es la diferencia entre los ingresos y gastos del gobierno, lo que indica si recauda suficientes recursos para cubrir sus gastos. El equilibrio fiscal implica mantener las mismas proporciones la previsión de ingresos y de gastos del sector público y, a su vez cumplir con la disciplina fiscal, esto es, mantener la ejecución del presupuesto público en equilibrio. Esta situación fiscal se puede analizar viendo distintos estratos del Estado. Se puede tomar únicamente la Administración Pública Nacional (los tres poderes, los organismos descentralizados y las instituciones de seguridad social) o se puede ampliar la muestra y analizar todo el Sector Público Nacional no Financiero (que, además de la Administración Pública Nacional, incluye a las empresas públicas y las universidades nacionales, entre otras reparticiones estatales). En ambos casos, los datos son brindados de manera pública por el Ministerio de Economía todos los meses. 1**.4.- TEORÍA DE COSTOS.-** **1.4.1.- Concepto de teoría de costos** La teoría de costos es el marco utilizado por las empresas para valorar sus recursos. De ese modo, se puede estimar el coste de las mercancías y, en general, del inventario que posee una empresa o compañía. En efecto, la teoría de costos según el autor [**Guillermo Westreicher**](https://economipedia.com/author/g-westreicher), nos permite, tener una idea de cuánto se ha destinado a la fabricación o producción de un determinado producto o servicio. **1.4.2.- Objetivos de la teoría de costos** Los objetivos de la teoría de costos son los siguientes: - Sirve como referencia para la toma de decisiones en la empresa. Por ejemplo, retirar un producto del mercado o cambiar de proveedor de algún insumo. - Sirve como base para la determinación del precio de venta, aunque no es el único factor considerado. Puede ser, por ejemplo, que ante la gran demanda por un producto, su precio pueda cotizar muy por encima de su costo. En todo caso, la empresa siempre buscará que el precio sea mayor que el costo para poder generar ganancias. - En línea con lo anterior, la teoría de costos permitirá saber si en alguna línea del negocio se están produciendo pérdidas. - Permite la valoración de los inventarios. Esto puede realizarse de distintas formas, con base en un promedio, o dependiendo del orden de ingreso (Recordemos los métodos [**FIFO**](https://economipedia.com/definiciones/metodo-de-valoracion-fifo.html) y [**LIFO**](https://economipedia.com/definiciones/modelo-de-valoracion-lifo.html)). El método FIFO en contabilidad significa "primero en entrar, primero en salir", mientras que el método LIFO significa "último en entrar, primero en salir". Esto métodos son métodos utilizados para valorar el coste de las mercancías vendidas y el inventario final. - Aporta al planeamiento de la empresa en el medio y largo plazo. **1.4.3.- Tipos de costos** Los tipos de costo, según la variabilidad, pueden ser: - **Variables: **Son aquellos que varían en función de la cantidad de unidades producidas. Este es el caso, por ejemplo, de la [**materia prima**](https://economipedia.com/definiciones/materia-prima.html). - **Fijos:** Son aquellos que no dependen de la cantidad de unidades producidas. Por ejemplo, el alquiler de un local, que deberá ser pagado independientemente de la cantidad de bienes o servicios de produzca o venda la empresa. Asimismo, según su función, podemos diferenciar, entre otros, los siguientes: - **Costos industriales: **Son aquellos vinculados al proceso de fabricación. - **Costos de explotación:** Relacionados con la venta y distribución del producto. - [**Costos financieros**](https://economipedia.com/definiciones/costos-financieros.html): Son aquellos que se derivan de contratar productos o servicios financieros. De igual modo, en función de si los costos se pueden asignar con precisión, podemos distinguir los siguientes: - **Costos directos:** Se puede saber su incidencia en una determinada mercancía. Por ejemplo, el costo de la materia prima para fabricar una prenda. - **[Costos indirectos](https://economipedia.com/definiciones/costos-indirectos-de-fabricacion.html):** No pueden asignarse con precisión a las unidades producidas. Por ejemplo, el pago de alquileres o de servicios de agua y luz. Otros conceptos a tener en cuenta es el de [**costo marginal**](https://economipedia.com/definiciones/coste-marginal.html), que es el costo de producir una unidad adicional. Este, a su vez, no siempre coincide con el [**coste medio**](https://economipedia.com/definiciones/coste-medio.html), que es el costo total entre el número de unidades producidas, es decir, es la media del coste de cada unidad producida. Para poner un ejemplo, a una empresa le puede costar 10 euros producir la novena unidad de una mercancía. Sin embargo, el coste medio puede ser de 12 euros, pues las primeras unidades costaron más (recordemos el concepto de [**economías de escala**](https://economipedia.com/definiciones/economias-de-escala.html)). En microeconomía, se entiende por economía de escala la capacidad que posee una empresa en producir mayor cantidad de productos a un menor coste de producción, debido a que a medida que la producción en una empresa crece, sus costos se reducen. **1.5.- TEORÍA DE PRESPUESTOS.** **1.5.1.- Concepto de teoría de presupuesto.** La teoría de presupuesto viene siendo un bagaje de conocimiento que es utilizado por las empresas o por el Estado para calcular el valor de sus recursos que requieren para realizar una acción en el futuro; es decir, es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. Este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. La teoría de los presupuestos desde las perspectivas de diferentes autores, abarcan: principios conceptos, términos y temas que permitirán a quienes toma las decisiones en las empresas u organizaciones tener una base conceptual como guía. La forma en que se han organizado y se presentan los diferentes temas permitirán ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la conceptualización de los [[presupuestos]](https://www.gestiopolis.com/definicion-presupuesto-tipos/). El presupuesto como plan de acción va dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros, meta que deber cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. **1.5.2.- Funciones de los presupuestos** 1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización. 2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. 3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización. 1.5.3.- **importancia de los presupuestos** Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas 1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. 2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. 3. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. 4. Facilitan que los miembros de la organización 5. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. 6. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. 7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria 8. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis. 9. Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto. **1.5.4.- Objetivos de los presupuestos** 1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. 2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. 3. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. **1.5.5.- Finalidades de los presupuestos** 1. Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes. 2. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. 3. Coordinar y relacionar las actividades de la organización. 4. Lograr los resultados de las operaciones periódicas. **1.5.6.- Clasificación de los presupuestos** Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1) Según la flexibilidad, 2)Según el periodo de tiempo que cubren, 3)Según el campo de aplicabilidad de la empresa, 4)Según el sector en el cual se utilicen. **A).- Según la flexibilidad** **1).- Rígidos, estáticos, fijos o asignados** Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público. **2).- Flexibles o variables** Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos. **B),. Según el periodo de tiempo** **1). A corto plazo** Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias. **2).- A largo plazo** Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas. **C).- Según el campo de aplicación en la empresa** **1).- De operación o económicos** Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: - **Presupuestos de Ventas**: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos. - **Presupuestos de Producción**: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales. - **Presupuesto de Compras**: Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. - **Presupuesto de Costo-Producción**: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados. - **Presupuesto de flujo de efectivo**: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. - **Presupuesto Maestro**: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el «presupuesto de presupuestos». **2).- Financieros** En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables. - **Presupuesto de Tesorería**. Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente. - **Presupuesto de erogaciones capitalizables**. Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo. **D).- Según el sector de la economía en el cual se utilizan** **1). Presupuestos del Sector Público** son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones. **2).- Presupuestos del Sector Privado** Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa. **1.5.7.- Principios de la presupuestación** **1).- Principios de Previsión** Son tres: 1) Predictibilidad, 2) Determinación cuantitativa y, 3) Objetivo. **2).- Principios de Planeación** Se destacan: 1.) Previsión. 2.) Costeabilidad, 3.) Flexibilidad, 4.) Unidad, 5.) Confianza, 6.) Participación, 7.) Oportunidad y, 8.) Contabilidad por áreas de responsabilidad. **3).- Principios de organización** Son: 1) Orden y 2) Comunicación. **4).- Principios de dirección** Se destacan: 1) Autoridad y 2) Coordinación. **5).- Principios de control** Son: 1) Reconocimiento, 2) Excepción, 3) Normas y, 3) Conciencia de Costos. **1.5.8.- Motivos del fracaso de la presupuestación** La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. **La presupuestación puede fracasar por diversas razones:** - Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. - Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. - Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización. - Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. - Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. - Cuando se tiene la «ilusión del control» es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. - Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación. - Cuando no se siguen las políticas de la organización. **1.5.9.- Calendario presupuestal** Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el control (evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual. **1.5.10.- Organización del presupuesto** Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha **1.5.11.- Definición de términos** - OBJETIVOS: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Tres son básicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad. - POLÍTICAS: Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el futuro. - PLANES: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos. - ESTRATEGIA: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situación. - PROGRAMA: Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asignan los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas. - ORGANIZAR: Asignar los recursos humanos, económicos y financieros, estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas. - EJECUTAR: Colocar en marcha los planes. - CONTROLAR: Comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignación de responsabilidades y, la medición de las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas. - PREVER: Determinar de manera anticipada lo que va a producir **1.5.12.- Principios del equilibrio fiscal (MEF).** Los presupuestos de las entidades del Sector Público deben regirse siempre a los siguientes principios: - **Universalidad:** Los presupuestos de cada institución deben reflejar sus ingresos y gastos.  Antes de incluir estos requerimientos financieros en el Presupuesto General del Estado, la institución que solicita el presupuesto no podrá hacer una compensación; es decir, no utilizará los requerimientos financieros detallados en un ingreso para otro gasto que no sea el original. Por ejemplo, si la entidad dice que requiere  una "x" cantidad de dinero para infraestructura hospitalaria, no lo destinará a pago de sueldos del personal médico. - **Unidad: **Es el conjunto de ingresos y gastos que se detallan en un solo presupuesto, bajo un diseño igualitario. Por ninguna causa se pueden abrir presupuestos especiales ni extraordinarios. - **Programación: **Todas las asignaciones financieras que se detallan en los presupuestos, deben ir a la par con las necesidades de recursos financieros  que permitan conseguir los objetivos y metas propuestas en las necesidades presupuestarias  anual y plurianual. - **Equilibrio y Estabilidad: **El presupuesto debe mantener equilibrio con las metas planificadas para el año, bajo un contexto de estabilidad presupuestaria en el mediano plazo, entre el déficit /superávit (pérdida/ganancia). - **Plurianualidad: **El presupuesto anual se elabora en el marco de un escenario plurianual (para 4 años) y debe ser  coherente con las metas fiscales de equilibrio y sostenibilidad fiscal de mediano plazo. Por ejemplo si para el 2011 se asigna un presupuesto "X", para el 2012 se considerarán otras necesidades y otro presupuesto. - **Eficiencia: **La asignación y utilización de los recursos del presupuesto deben ser canalizados con responsabilidad para la obtención de bienes u otorgar servicios públicos al menor costo posible, pero considerando la calidad del bien o servicio. - **Eficacia: **El presupuesto contribuye para que se logre alcanzar las metas propuestas y concretar los resultados definidos en los programas contenidos. - **Transparencia: **El presupuesto se expondrá con claridad, de forma que pueda ser entendido a todo nivel, tanto de la organización del Estado, como de la sociedad. Se harán además, permanentemente, informes públicos sobre los resultados de su ejecución. - **Flexibilidad: **El presupuesto no será de ninguna manera rígido, se considerará la posibilidad de realizar modificaciones, cuando esto sirva para encaminar de mejor forma la utilización de los recursos, a fin de conseguir los objetivos y metas programadas. - **Especificación:** Todo presupuesto indicará con claridad las fuentes de los ingresos y la finalidad específica a la que se destinará esos recursos financieros. No se podrá gastar más de lo asignado o asignar los recursos para propósitos distintos a los que fueron originalmente establecidos. **1.5.13.- Principios del Sistema Nacional de Presupuesto Público** =================================================================== De acuerdo con el Decreto Legislativo 1436 estos son los principales: Portal de Transferencias Presupuestarias **1.6.- Etapas del presupuesto público: ¿Cómo se construye y se aprueba el Presupuesto público?** La elaboración del Presupuesto Público consta de cuatro etapas: **1) [Programación y formulación] (enero a agosto del 2020)** Para el caso del proyecto de ley de Presupuesto Público del Año Fiscal del 2021 (que ya se encuentra finalizada). En esta fase se definió la disponibilidad de recursos públicos y su distribución entre las entidades del Estado, así como los resultados esperados. Este proyecto de ley se envió al Congreso de la República el 29 de agosto de 2020. El 2 de setiembre, la Ministra Economía y Finanzas sustentó el proyecto de ley del Presupuesto Público ante el Congreso de la República. **2) [Aprobación] (setiembre a noviembre del 2020)** Luego de la sustentación del Proyecto de Ley del Presupuesto Público ante la Comisión de Presupuesto del Congreso, la propuesta debe ser debatida en el Pleno, para su posterior aprobación. Durante esta fase, como parte de su función legislativa, el Congreso de la República emite comentarios, propuestas o repriorizaciones del gasto presupuesto para el 2021, de acuerdo con lo debatido y propuesto por los congresistas, incluyendo la repriorización de recursos. En esta fase se producen los siguientes hitos relevantes: - La ministra de Economía y Finanzas y viceministros participaron en la Comisión de Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso, el 8 de setiembre. - Los ministros de cada sector del Gobierno Nacional y de gobiernos regionales sustentan ante la Comisión de Presupuesto del Congreso su presupuesto del 2021. Esta exposición se produjo durante el mes de octubre. - El MEF ha recibido oficios por parte de diversos Congresistas de la República solicitando la incorporación de inversiones dentro del Presupuesto Público para el 2021. - Con el fin de transparentar este proceso, se publica el listado de inversiones solicitadas para su financiamiento durante el 2021 por la Comisión de Presupuesto del Congreso al MEF. Así como el avance de la ejecución de inversiones en los gobiernos subnacionales así como su recaudación y nivel de pobreza, información relevante para realizar la priorización de inversiones. **3) [Ejecución y seguimiento] (enero 2021 a diciembre 2021).** **4) [Evaluación] (enero 2021 a diciembre 2021)** Se miden los resultados obtenidos para mejorar la asignación del gasto en los años siguientes. \-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\--...\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\--