Contabilidad Gerencial - Fustagato - PDF

DEFINICIÓN: “La Contabilidad como una disciplina técnica que partiendo del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce información útil para la toma de decisiones de administradore...

DEFINICIÓN: “La Contabilidad como una disciplina técnica que partiendo del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce información útil para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente”. (Enrique Fowler Newton) “La contabilidad es una disciplina técnica, consistente en un sistema de Información destinado a constituir una base importante para la toma de decisiones y el control de gestión” (R.T.17) Ambos conceptos tienen elementos similares: “disciplina técnica” y “base para la toma de decisiones y tareas de control”. CARACTERÍSTICAS DE ESTA DISCIPLINA. La Contabilidad como disciplina contempla: 1) La transformación de datos en información: Lo efectúa la Teneduría de libros. No existen normas específicas al respecto, no obstante, hay lineamientos generales, por ejemplo, en el Código Civil y Comercial de la Nación, las Resoluciones Técnicas (R.T.). Son cuerpos normativos que regulan la actividad de los matriculados en cada consejo profesional, presenta normas de exposición y de valuación, pero nada dicen sobre la transformación de datos en información, solo dan algunas pautas a cumplir o características que debe tener está última. La registración se efectúa uniformemente por el Sistema de la Partidodoble. 2) La fijación de criterios para la determinación del resultado del periodo y la valuación de los elementos patrimoniales. Se vincula a la determinación del Modelo Contable. Existen normas legales y profesionales al respecto, estas últimas determinadas a partir de líneas conceptuales de la teoría y doctrina contable, las que son periódicamente adecuadas a las circunstancias cambiantes del contexto. Concepto de capital a mantener: capitalfinanciero. 3) La fijación de pautas para la preparación y presentación de informes contables, en especial los estados contables, para asegurar la calidad de la información a la cual acceden los terceros. También existen normas legales y profesionales a serutilizados. “La Contabilidad es una disciplina tecnológica que se ocupa no sólo de “como” se hacen las cosas, sino también del “porqué” se hacen o deberían hacerse de determinada manera” (Elsa FernándezDurán). El concepto de Contabilidad incluye dos aspectos principales y diferentes que surgen de las definiciones apuntadas y que se pueden expresar como: a) Contabilidad Tradicional o contabilidad financiera. Es la que brinda información para la toma de decisiones de usuarios diversos, en particularterceros. 1 b) Contabilidad de Gestión. Brinda información para la toma de decisiones internas de la empresa (gerencia) y para el control de gestión. Es de uso organizacional yhacobrado más auge en la última década y revalorizado el rol de la información contable ya que en un contexto económico de estabilidad los datos brindados son reales, sin necesidad de utilizar procedimos de ajuste al poder adquisitivo de la moneda en lacual se hallan expresados. La gerencia necesita información contable para diseñar sus estrategias (cursos de acción) a corto, mediano y largo plazo. Con la información contable podrá comparar lo ocurrido con lo planeado, corregir para el presente y/o para elfuturo. Cabe aclarar que no es que existan dos contabilidades funcionando simultáneamente en un mismo ente,sino que es la misma contabilidad que funciona en un mismo ente dentro del sistema de información de esté, o sea como un subsistema, pero atendiendo al tipo de información que produce o a los informes que emite se la clasifica en contabilidad tradicional, y contabilidad de gestión. FINES DE LA CONTABILIDAD El objetivo final de la contabilidad es captar y procesar datos para obtener información para la toma de decisiones y el control. Los tres fines perseguidos esencialmente son: 1) Brindar Información: La Contabilidad posee como meta general brindar información útil para la toma de decisiones y el control, en principio referida a los siguientesaspectos: ✓ Composición y evolución del patrimonio de un ente a lo largo de su vida. La información presenta en ejerciciossucesivos. ✓ Composición y evolución de los resultados obtenidos por el ente a lo largo de cada ejercicio económico. La vida de la empresa se encuentra fraccionada en ejercicios económicos, con una duración de doce meses, no necesariamente coincidente con el añocalendario. ✓ Situación financiera del ente. El objetivo es contar con información para anticiparse en la búsqueda de nuevas fuentes de financiación si se proyectan como insuficientes. O en su defecto el uso más rentable de excedentes transitorios de fondos. ✓ Bienes de propiedad de terceros en poder delente. 2) Facilitar y Ejercer control. Los datos contables permiten que los acontecimientos ocurridos (resultados obtenidos) sean confrontados con lo planificado. Vigilar la evolución de los recursos y erogaciones de una empresa, posibilitan introducir correcciones oportunas de las desviaciones. Esto se lleva a cabo a través de los datos que surgen de las registraciones contables, de los presupuestos confeccionados con datos contables, de las tareas de auditoría efectuadas al cierre del ejercicio económico. 3) Brindar protección legal: El Código Civil y Comercial de la Nación -art.320- dispone: están obligadas a llevar contabilidad todas las personas jurídicas privadas y quienes realizan una actividad económica organizada o son titulares de una empresa o 2 establecimiento comercial, industrial o de servicios. Cualquier otra persona puede llevar contabilidad si solicita su inscripción y la habilitación de sus registros o la rubricación de sus libros, como es establece en esta misma Sección. El Código Civil y Comercial de la Nación determina respecto de los registros contables lo siguiente: Artículo 322.- Registros indispensables.Son registros indispensables, los siguientes: a. diario; b. inventario ybalances; c. aquellos que corresponden a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades adesarrollar; d. los que en forma especial impone este Código u otrasleyes. Artículo 323.- Libros. El interesado debe llevar su contabilidad mediante la utilización de libros y debe presentarlos, debidamente encuadernados, para su individualización en el Registro Público correspondiente. Tal individualización consiste en anotar, en el primer folio, nota fechada y firmada de su destino, del número de ejemplar, del nombre de su titular y del número de folios que contiene. El Registro debe llevar una nómina alfabética, de consulta pública, de las personas que solicitan rubricación de libros o autorización para llevar los registros contables de otra forma, de la que surgen los libros que les fueron rubricados y, en su caso, de las autorizaciones que se lesconfieren. Artículo 324.- Prohibiciones. Se prohíbe: a. alterar el orden en que los asientos deben serhechos; b. dejar blancos que puedan utilizarse para intercalaciones o adiciones entre los asientos; c. interlinear, raspar, emendar o tachar. Todas las equivocaciones y omisiones deben salvarse mediante un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o elerror; d. mutilar parte alguna del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación ofoliatura; e. cualquier otra circunstancia que afecte la inalterabilidad de lasregistraciones. Artículo 325.- Forma de llevar los registros. Los libros y registros contables deben ser llevados en forma cronológica, actualizada, sin alteración alguna que no haya sido debidamente salvada. También deben llevarse en idioma y moneda nacional. Deben permitir determinar al cierre de cada ejercicio económico anual la situación patrimonial, su evolución y sus resultados. Los libros y registros del artículo 322 deben permanecer en el domicilio de su titular. 3  USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Se consideran usuarios de la información contable a aquellos sujetos económicos cuyos intereses pueden verse afectados de forma positiva o negativa por la actividad de la entidad que emite información. Usualmente se clasifican en: a) usuarios internos, aquellos que toman decisiones relativas a la gestión de la unidad económica, suelen tener un acceso ilimitado a la información y toman decisiones específicas. Podemos nombrar a los administradores de una entidad económica representados principalmente por los funcionarios de los niveles superiores tales como directores, generales, directores funcionales, gerentes de área, jefes de departamento, entre otros. b) usuarios externos, aquellos que no participan en decisiones relativas a la gestión. tienen un acceso limitado a la información. En este grupo existen tres diferentes tipos de usuarios de lacontabilidad: ✓ Los accionistas, propietarios, inversionistas de los entes: es cualquier persona humana especial o personas jurídicas privadas que compran acciones de una empresa o financian las operaciones de una compañía. ✓ Los acreedores: es decir, las personas o instituciones a quienes se les adeudadinero. ✓ Autoridades fiscales: son cualquier organización que evalúa la responsabilidad de impuestos de unaempresa. ✓ Clientes:necesitan información contable para determinar la salud financiera de una empresa y proyectar su solvencia financierafutura. 4 RECURSOS ECONÓMICOS DE LA EMPRESA Y SUS FUENTES DE FINANCIAMIENTO Las organizaciones para lograr sus metas y objetivos necesitan contar con recursos económicos. Podemos clasificar los recursos propiedad del enteen: ✓ Materiales (bienestangibles) ✓ Inmateriales (bienesintangibles) A su vez, los bienes materiales e inmateriales pueden reclasificarse en: 1. Bienes de rápida movilidad como por ejemplo el dinero, las mercaderías,las inversiones, los derechos acobrar. 2. Bienes de carácter permanente como por ejemplo, las maquinarias que la empresa utiliza, los edificios, derechos de marca que utiliza,etc. Para la obtención de los recursos económicos, las empresas requieren contar con las distintas Fuentes de financiamiento. Principalmente: ✓ La financiación propia: de aportes de los propietarios (Capital suscripto); Resultados obtenidos por la gestión en la medida que éstos hayan sido satisfactorios y estén disponibles para la empresa (Resultadospositivos) ✓ La Financiación ajena: Préstamos recibidos de terceros relacionados con la empresa. Financiación de los proveedores, préstamos de bancos y entidades financieras, ect.) CONCEPTO Los informes contables representan la respuesta a la necesidad de información de los usuarios, es decir, el medio a través del cual elsistema contable comunica o transmite la información a losusuarios. Pueden ser del tipo: ✓ EstadosContables ✓ Especial ✓ Informes deGestión EXPOSICION Es la etapa en la que culmina el proceso contable de los datos referidos al patrimonio del ente, de la que se obtienen los informes contables como respuesta a la necesidad de información de usuarios internos y externos. Etapa referida a la presentación de la información contable, haciendo notar que los estados financieros deberán contener la totalidad de la información básica y adicional para facilitar la interpretación de; a) la 5 situación financiera y b) los resultados. ESTADOS CONTABLES Son documentos informativos que se confeccionan para determinados fines de diversa índole, mediante una adecuada recopilación y ordenamiento sintético de los datos registrados en el subsistema contable. El objetivo de los informes contable es brindar información principalmente cuantitativa sobre el ente emisor, utilizable por los usuarios más comunes para la toma de decisiones económicas y financieras. Entre los informes contables, los de uso mas general por la comunidad son los denominados “estados contables”, que se refieren a la presentación del patrimonio de un ente, a las variaciones sufridas por el patrimonio, a la conformación del resultado producido en un cierto periodo y a algunas actividades financieras por él desarrolladas. Los estados contables básicos son aquellos estados contables que son de presentación obligatoria, a saber: ✓ Estado de SituaciónPatrimonial ✓ Estado deResultados ✓ Estado de Evolución del PatrimonioNeto ✓ Estado de Flujo deEfectivo ✓ Información Complementaria por medio de: Cuadros, Notas yAnexos SITUACIÓN PATRIMONIAL Los elementos relacionados directamente con la situación patrimonial son: ✓ LosActivos ✓ LosPasivos ✓ El PatrimonioNeto ACTIVO Un ente tiene activo cuando, debido a un hecho ya incurrido, controla los beneficios económicos que produce un bien (material o inmaterial, con valor de cambio o de uso para el ente) Un bien tiene valor de cambio cuando existe la posibilidad de: a) Canjearlo por efectivo o por otroactivo; 6 b) Utilizarlo para cancelar una obligación;o c) Distribuirlo a los propietarios delente. Un bien tiene valor de uso cuando el ente puede emplearlo en alguna actividad que produzca ingresos. En cualquier caso, se considera que un bien tiene valor para un ente cuando representa efectivo o equivalentes de efectivo o tiene aptitud para generar (por si o en combinación con otros bienes) un flujo positivo de efectivo o equivalentes de efectivo. De no cumplirse este requisito, no existe un activo para el ente en cuestión. Se considera equivalentes de efectivo a las inversiones que se mantienen con el fin de cumplir con los compromisos de corto plazo más que con fines de especulación. Para que una inversión pueda ser considerada un equivalente de efectivo debe: ✓ Ser de alta liquidez (se refiere a la cualidad de poder convertirse endinero) ✓ Ser fácilmente convertible en importes conocidos de efectivoy ✓ Estar sujeta a riesgos insignificantes de cambios devalor. ✓ Tener un plazo corto de vencimiento. Se entiende por plazo corto lapso de tres meses o menos. La contribución de un bien a los futuros flujos de efectivo o sus equivalentes, debe estar asegurada con certeza o esperada con un alto grado de probabilidad, y puede ser directa o indirecta. Podrá, por ejemplo, resultarde: ✓ Su conversión directa enefectivo; ✓ Su empleo en conjunto con otros activos, para producir bienes o servicios para la venta; ✓ Su canje por otroactivo; ✓ Su utilización para la cancelación de unaobligación; ✓ Su distribución (Reparto) a lospropietarios. PASIVO Un ente tiene un pasivo cuando: a) Debido a un hecho ya ocurrido está obligado a entregar activos o a prestar servicios a otra persona (física o jurídica) o es altamente probable que ello ocurra; y b) La cancelación de laobligación: 1. Es ineludible o altamente probable;y 2. Deberá efectuarse en una fecha fijada o debido a que ocurrió la situación contingente. Este concepto abarca tanto a las obligaciones legales (incluyendo a las que nacen de los contratos) como a las asumidas voluntariamente. Se considera que un ente ha asumido 7 voluntariamente una obligación cuando de su comportamiento puede deducirse que aceptará ciertas responsabilidades frente a terceros, creando en ellos la expectativa de que cancelará esa obligación mediante la entrega de activos o la prestación de servicios. La decisión de adquirir activos o de incumplir en gastos en el futuro nos da lugar, por si, al nacimiento de un pasivo. Generalmente, la cancelación total o parcial de un pasivo se produce mediante: a) La entrega de efectivo u otroactivo; b) La presentación de unservicio; c) El reemplazo de una obligación por otraobligación; d) La conversión de la deuda encapital. Un pasivo puede también quedar cancelado debido a la renuncia o la perdida de los derechos por parte del acreedor. PATRIMONIO NETO El patrimonio neto de un ente resulta del aporte de sus propietarios o asociados y de la acumulación de resultados. En los estados contables que presentan la situación individual de un ente, el patrimonio neto se define como la diferencia entre el total del Activo y el total del Pasivo: PATRIMONIO NETO = ACTIVO - PASIVO Recordamos la definición de Patrimonio como: “conjunto de bienes, derechos y obligaciones del ente. Vemos ahora con la definición del Patrimonio Neto que existe una diferencia entre esos dos conceptos, aunque algunos autores concluyen en que prácticamente estamos hablando del mismo tema. Cuando decimos Patrimonio mencionamos los elementos que integran el Activo y el Pasivo; cuando decimos patrimonio Neto lo único que cambiamos es que realizamos matemáticamente la diferencia entre ambos conceptos, o sea que pertenece al ente.” Por su origen, el patrimonio puede desagregarse así: PATRIMONIO NETO = CAPITAL APORTADO + RESULTADOS ACUMULADOS Se considera aportes al conjunto de las contribuciones realizadas de los propietarios, incluyendo tanto al capital suscripto (o comprometido a aportar) como a los aportes que ya han sido integrados y los nocapitalizados. 8 Los anticipos para futuras suscripciones de acciones sólo constituyen aportes no capitalizados cuando tienen el carácter de irrevocables y han sido efectivamente integrados. 9 prestación de servicios. La decisión de adquirir activos o de incumplir en gastos en el futuro nos da lugar, por si, al nacimiento de un pasivo. Generalmente, la cancelación total o parcial de un pasivo se produce mediante: e) La entrega de efectivo u otroactivo; f) La presentación de unservicio; g) El reemplazo de una obligación por otraobligación; h) La conversión de la deuda encapital. Un pasivo puede también quedar cancelado debido a la renuncia o la perdida de los derechos por parte del acreedor. PATRIMONIO NETO El patrimonio neto de un ente resulta del aporte de sus propietarios o asociados y de la acumulación de resultados. En los estados contables que presentan la situación individual de un ente, el patrimonio neto se define como la diferencia entre el total del Activo y el total del Pasivo: PATRIMONIO NETO = ACTIVO - PASIVO Recordamos la definición de Patrimonio como: “conjunto de bienes, derechos y obligaciones del ente. Vemos ahora con la definición del Patrimonio Neto que existe una diferencia entre esos dos conceptos, aunque algunos autores concluyen en que prácticamente estamos hablando del mismo tema. Cuando decimos Patrimonio mencionamos los elementos que integran el Activo y el Pasivo; cuando decimos patrimonio Neto lo único que cambiamos es que realizamos matemáticamente la diferencia entre ambos conceptos, o sea que pertenece al ente.” Por su origen, el patrimonio puede desagregarse así: PATRIMONIO NETO = CAPITAL APORTADO + RESULTADOS ACUMULADOS Se considera aportes al conjunto de las contribuciones realizadas de los propietarios, incluyendo tanto al capital suscripto (o comprometido a aportar) como a los aportes que ya han sido integrados y los nocapitalizados. Los anticipos para futuras suscripciones de acciones sólo constituyen aportes no capitalizados cuando tienen el carácter de irrevocables y han sido efectivamente integrados. 10 Esto implica la adopción del criterio de que el capital a mantener es el financiero (el invertido en moneda) y no el que define un determinado nivel de actividad (habitualmente denominado capital físico). Los resultados acumulados incluyen los resultados de ejercicios anteriores y el resultado del presente ejercicio económico. Si graficamos los recursos y sus fuentes de financiamiento, mostraremos la situación patrimonial del ente a una fecha determinada de la siguiente forma: Contablemente, partiremos de una premisa fundamental: LA PARTIDA DOBLE la cual nos indica que siempre el DEBE es igual al HABER. Si graficamos los recursos y sus fuentes de financiamiento, mostraremos la situación patrimonial del ente a una fecha determinada de la siguiente forma: 11  PASIVO ACTIVO PATRIMONIO NETO El método de la partida doble implica cumplir con determinadas pautas y reglas: ✓ Quien recibe (y no paga) es deudor, quien entrega (y no cobra) es acreedor. ✓ No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sindeudor. ✓ Todo valor que entra debe ser equivalente al quesale. ✓ Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la mismacuenta. ✓ Las pérdidas se debitan y las ganancias seacreditan. Por lo que esto significa que el importe total del debe y del haber mantienen una igualdad. DEBE HABER Por lo tanto si reemplazamos ambos términos por los elementos patrimoniales, tendremos la siguiente igualdad contable que se denomina Igualdad contable básica o para algunos autores Ecuación contable básica, o simplemente Ecuación contableESTATICA. ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO Entrando en algunas definiciones podemos destacar: GANANCIAS: En un periodo estarán dadas por la diferencia entre los resultados positivos que el ente obtenga y los resultados negativos que provoquen, además de ser una fuente de financiamiento del ente por lo que aumenta el valor del PatrimonioNeto ACTIVO =PASIVO + PATRIMONIO NETO + GANANCIAS 12  Reemplazando: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO + RESULTADOS (+) – RESULTADOS (-) Ordenado: ACTIVO + RESULTADOS (-) = PASIVO + PATRIMONIO NETO + RESULTADOS (+) Esta igualdad sigue siendo la igualdad contable básica, pero en este caso la ampliamos incluyendo los resultados tanto positivos como negativos. Suele llamársela “ecuación contable”. La ecuación dinámica representa porque los resultados que ya comenzó a producir la empresa, mientras que la anterior reside el nombre de igualdad contable básica estática. La diferencia radica en que en la segunda igualdad están incluidos los resultados, por eso la llamamos dinámica, porque el ente ya comenzó a realizar operaciones, transacciones, actos con el objeto de obtener ganancias, y sobre todo variaciones modificativas de su patrimonio neto. EJERCICIO ECONOMICO Entendemos por ejercicio económico, el plazo de tiempo a que se refiere la información contable suministrada. Por lo general, el tiempo que abarca un ejercicio económico es de 12 meses, pudiendo coincidir con el año calendario o no. Por ej., un ejercicio económico se inicia el 1° de abril del año 2019 y finaliza el 31 de marzo del año 2020. ¿Para qué sirve dividir la vida económica de las empresas en ejercicios económicos de igual lapso? ✓ Sirve para analizar lo ocurrido en el transcurso deltiempo. ✓ Permite comparar información de distintosejercicios ✓ Posibilita obtener proyecciones futuras en base a los datos delpasado. UNIDAD DE MEDIDA 13 Los Estados Contables deben expresarse en moneda homogénea, de poder adquisitivo de la fecha a la cualcorresponden. En un contexto de estabilidad monetaria, como moneda homogénea se utilizará la moneda nominal. Generalmente se utiliza como moneda el dinero que tiene curso legal vigente en el país dentro del cual que funciona elente. En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituya un patrón estable de valor, en razón de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por cuanto es factible la corrección mediante la aplicación de mecanismos apropiados de ajuste. COMPARABILIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE La información contenida en los estados contables de un ente debe ser susceptible de comparación con otras informaciones: a) Del mismo ente a la misma fecha operiodo; b) Del mismo ente a otras fechas operiodos; c) De otrosentes. Para que los datos informados por un ente en un juego de estados contables sean comparables entre sí se requiere que: d) Estén todos ellos expresados en la misma unidad demedida, e) Los criterios usados para cuantificar datos relacionados seancoherentes; f) Cuando los estados contables incluyan información a más de una fecha o periodo, todos sus datos estén preparados sobre las mismasbases. 14  IGUALDAD CONTABLE La contabilidad organiza la información de la empresa a partir de la igualdad contable fundamental: El conjunto de bienes y derechos ha sido aportado por el propietario (inversión del Capital) y por el financiamiento de terceros (Deudas). Contablemente, partiremos de la premisa fundamental, LA PARTIDA DOBLE que nos indica que siempre el DEBE es igual al HABER. DEBE HABER Si graficamos los recursos y sus fuentes de financiamiento, mostraremos la situación patrimonial del ente a una fecha determinada de la siguiente forma: PASIVO (Obligaciones hacia terceros) ACTIVO (Recursos económicos propiedad del PATRIMONIO NETO ente) (Participación de los propietarios y resultados obtenidos) ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO Por lo tanto si reemplazamos ambos términos por los elementos patrimoniales, tendremos la siguiente igualdad contable que se denomina Igualdad contable básica o para algunos autores Ecuación contable básica, o simplemente Ecuación contable ESTATICA, ya que nos presenta la situación de la empresa en un momento determinado. 15  ECUACION DINAMICA ACTIVO + RESULTADOS (-) = PASIVO + PAT. NETO + RESULTADOS (+) ACTIVO - PASIVO = CAPITAL + INGRESOS - EGRESOS (O GASTOS) ACTIVO + EGRESOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS 16 METODO DE LA PARTIDA DOBLE La Partida doble es el método que utiliza la contabilidad para registrar o asentar las operaciones comerciales que realiza un ente. ¿EN QUE CONSISTE LA PARTIDA DOBLE? La partida doble significa doble anotación, es decir, consiste en registrar simultáneamente las dos partes contrapuestas (causa y efecto) que aparecen como mínimo en todo hecho contable. Se basa en los siguientes principios: ✓ En todo hecho contable siempre hay un deudor o deudores por el importe de la operación y un acreedor o acreedores por el mismo importe, ✓ En toda operación registrable es deudor el elemento patrimonial que recibe, y acreedor aquel que entrega. ✓ En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a uno o varios elementos patrimoniales, ha de ser igual a la suma del valor abonado a otros. ✓ En cualquier momento la suma del debe ha ser igual a la suma del haber. LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA PARTIDA DOBLE SON ✓ No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. ✓ El que recibe es deudor y el que entrega es acreedor. ✓ Todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita. ✓ El total del Debe (débitos) debe ser igual al total del Haber (créditos) ✓ En las cuentas se registran partidas de una misma naturaleza. Todo concepto que se debita por una cuenta debe acreditarse por la misma cuenta o viceversa. ✓ Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan. ✓ Se debitan la cuentas que representan: un aumento del Activo, una disminución del pasivo y una disminución del Patrimonio Neto (Pérdidas). ✓ Se acreditan las cuentas que representan: una disminución del Activo, un aumento del Pasivo y un aumento del Patrimonio Neto (ganancias). 17  CLASIFICACIÒN DE CUENTAS a) Según su naturaleza ACTIVO PASIVO Cuentas PATRIMONIO patrimoniales Resultados positivos Por su Cuentas de Resultados negativos naturaleza resultados Cuentas de movimiento Cuentas de orden ✓ Cuentas de movimiento: No forman parte de la estructura patrimonial de la empresa; se las considera como cuentas transitorias, al finalizar el ejercicio quedan saldadas, por ejemplo: la cuenta COMPRAS. Habitualmente son cuentas que no figuran en el Estado de Situación Patrimonial o Balance General. ✓ Cuentas de orden: Las cuentas de orden registran valores reales de la empresa, pero no afectan de manera directa ni modifican las cuentas de Balance General y del Estado de Resultados, o sea todo el grupo de cuentas que conforman los Estados Financieros (Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Costos y Gastos), lo que significa que son la representación de valores contingentes (Derechos y obligaciones contingentes). 18  b) Según su extensión Cuentas colectivas SEGUN SU EXTENSION Cuentas simples CUENTAS COLECTIVAS CUENTAS SIMPLES Deudores por ventas Sr. BB. Gastos de administración Gtos Papelería c) CUENTAS REGULARIZADORAS Son aquellas que permiten corregir el saldo de otras cuentas, brindando información de determinadas situaciones. Pueden ser: Regularizadoras del activo: Los activos se incorporan a la empresa por su valor de costo. Ahora bien, por diversos factores, esos valores pueden en un determinado momento no coincidir con los valores “reales” de esos bienes. Como prueba de ello pueden citarse: bienes de uso que van perdiendo valor por su utilización y por su antigüedad (desvalorización por obsolescencia o pasados de moda), deterioro o caducidad de los mismos; créditos que por diversos factores la empresa estima que no podrá cobrar, etc. Para reflejar estas situaciones se utilizan las Cuentas Regularizadoras de Activo, como ser: Amortización Acumulada Rodados, Previsión para deudores Incobrables, etc. Siempre tienen saldo acreedor y se ubican restando de la cuenta de activo correspondiente. Ej. Previsión para Deudores Incobrables, esta cuenta se coloca restando de la partida respectiva (Por ejemplo: Deudores por Ventas) a fin de acercar a una mayor realidad los créditos que cobrará la empresa. Pueden definirse como aquellas cuentas que se crean para llevar los valores de ciertos bienes activos a sus niveles más cercanos con la realidad económica. Regularizadoras del pasivo: Son cuentas que se utilizan, por ejemplo, cuando se contraen deudas documentadas con los intereses incluidos. Siempre tienen saldo deudor. Ejemplo: Intereses negativos a devengar, de esta manera se refleja el valor actual de una obligación. 19 Regularizadora de Patrimonio Neto: Son cuentas con saldo deudor y se exponen en el patrimonio neto restando de las cuentas respectivas. Por ejemplo: “Descuento de Emisión”. Esta cuenta aparece cuando ciertas empresas emiten acciones bajo la par (por debajo de su valor nominal), y por lo tanto los suscriptores deben abonar por cada acción un valor inferior al nominal. La diferencia entre el valor nominal y el que deben abonar constituye un Descuento de Emisión, que puede figurar restando de la cuenta Acciones en Circulación. a) Según su agrupamiento COMPUESTAS: formadas SEGUN SU por los RUBROS, conjunto AGRUPAMIENTO de cuentas que tienen un rasgo en común: Bienes de Uso RECOMPUESTA: forman conjuntos de cuentas más grandes: Activo b) Según su contenido Objetivas: representan objetos, mercadería Personales: representan personas: Deudores por SEGÚN SU ventas CONTENIDO Intangibles: representan elementos del patrimonio, que no se ven ni se tocan, pero que tienen valor económico: Marcas y patentes PLAN DE CUENTAS Es la estructura contable de la empresa donde se definen claramente las cuentas a ser utilizadas en el sistema contable del ente o empresa. El plan de cuentas, contiene las cuentas que se van a utilizar expuestas de manera ordenada; debe ser flexible para incorporar cuentas nuevas, homogéneo en su agrupamiento y claro en su terminología para que si viene alguien extraño, sepa de qué concepto se trata. 20 En otras palabras, PLAN DE CUENTAS es el conjunto de cuentas que utilizará el ente o la empresa en el proceso de registración, ordenado de manera lógica, sencilla y clara, bajo los criterios definidos por el usuario y que faciliten su utilización. Su contenido está directamente relacionado con la etapa de Registración y la de exposición y deberá tener una clasificación homogénea. Un plan de cuentas es el listado ordenado que contiene todas las cuentas contables que utilizara la empresa para registrar los hechos económicos y operaciones susceptibles de ser contabilizadas. Al ser un elemento de trabajo esencial. Debe ser confeccionado después de determinar las necesidades propias de cada empresa. El plan de cuentas sirve para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares y facilita la confección de los estados contables. Los requisitos que debe reunir todo plan de cuentas son: ✓ Debe ser lo más completo posible, aunque no demasiado extenso. ✓ Debe ser flexible, para permitir introducir nuevas cuentas o eliminar las que no se necesiten. Facilitar la búsqueda de la cuenta adecuada que se requiere para las respectivas registraciones contables. FINALIDAD Facilitar la preparación de los Estados Contables. FORMA DE Mediante asignación de códigos: símbolos, números, y /o letras, a las cuentas en este plan incluidas. ORDENAMIENTO El sistema de ordenamiento más utilizado es el “Sistema Numérico Decimal”, que permite la incorporación de nuevas cuentas en forma ordenada MANUAL DE CUENTAS Es el instrumento que explica detalladamente el concepto y significado de cada cuenta, los motivos de sus débitos y de sus créditos, que representa su saldo y otros datos que sirva para enriquecer el funcionamiento de la información contable. El manual de cuentas responde al análisis de cuentas: Se deben responder a cinco cuestiones: ✓ Tipo de cuenta ✓ Saldo habitual ✓ Qué representa el saldo 21  ✓ Cuándo de debita ✓ Cuándo se acredita A continuación, se desarrollan dos modelos de descripción de cuentas en un manual de cuentas: Cuenta: CAJA Concepto: Representa el dinero en efectivo y cheques recibidos de terceros en condiciones de ser depositados. Naturaleza: Patrimonial del Activo. Se debita por: La existencia de dinero al comienzo del ejercicio, que proviene del ejercicio anterior; los ingresos de dinero durante el ejercicio provenientes de ventas de bienes o servicios, cobros de créditos a deudores, cobros de documentos, aportes de los propietarios, préstamos obtenidos de terceros, ajustes, etc. Se acredita por: Los egresos de dinero durante el ejercicio destinados a pagos a terceros por cualquier naturaleza, pagos de documentos, devoluciones de préstamos obtenidos, préstamos otorgados a terceros, ajustes, la cancelación de la cuenta al cierre del ejercicio. Saldo: Deudor, su existencia indica a una fecha dada, lo disponible. No admite excepciones a la regla general, por cuanto nunca puede salir más de lo que ha entrado. Comprobantes intervinientes: Recibos, facturas, tique, etc. OPERACIONES CON TERCEROS Toda operación con terceros produce un cambio en la situación patrimonial del ente, se clasifican en: ✓ OPERACIONES PERMUTATIVAS/CUALITATIVAS: Son aquellas que producen cambios cualitativos y cuantitativos compensados entre los componentes del Activo y el Pasivo, sin modificar cuantitativamente el Patrimonio. ✓ OPERACIONES MODIFICATIVAS/CUANTITATIVAS: Son las que producen cambios cuantitativos y cualitativos en los componentes del activo y del pasivo y consecuentemente cambios cuantitativos de la misma magnitud en el Patrimonio. ✓ OPERACIONES NEUTRAS O CONTINGENTES: Son las que no producen cambios ni cualitativos ni cuantitativos en el Patrimonio, pero podrían modificarlo en el futuro, si ocurriera el hecho contingente que prevía la operación (hecho fortuito o librado al azar). ✓ OPERACIONES CON LOS PROPIETARIOS: (SON CONSIDERADOS TERCEROS RESPECTO AL ENTE QUE INTEGRAN). Provocan cambios cuantitativos en el Patrimonio, en dos sentidos diferentes: 22  APORTES: provocan aumentos del Patrimonio a través de la transferencia del ente, de la titularidad de un Activo del propietario o asumido, este último, una obligación para el ente. RETIROS: provocan una disminución del Patrimonio por la entrega en propiedad de activos del ente a los propietarios o reconociendo el ente un pasivo, a favor de los propietarios. 23  REGISTRACION La registración consiste en el procesamiento cronológico y sistemático de la información revelada, clasificada y valuada. Esta información que surge como consecuencia de operaciones que dan lugar a variaciones patrimoniales, debe ser procesada a través de los registros contables. Por lo tanto la registración es toda anotación tendiente a dejar constancia escrita de los hechos y actos económicos que puedan incidir sobre el patrimonio del ente y sus variaciones. ¿QUE REGISTRAMOS? Hechos económicos que han sido revelados, clasificados y valuados. El método de registración que utilizaremos es el de la partida doble. ¿Dónde REGISTRAMOS? En los registros contables, que son los elementos en los cuales se anotan o asientan los datos contables y se almacenan saldos u otras informaciones utilizables para la preparación de informes contables. ACLARACIONES PREVIAS: PARTIDA: Significa cada uno de los parciales en que se divide una cuenta PARTIDA DOBLE: Es un método de registración contable por el cual las anotaciones referidas a cada hecho económico se efectúan en no menos de dos cuentas, si no fuese así no se cumpliría con el mantenimiento de la Igualdad Fundamental Contable. Permite realizar el control de cada registración o anotación de cada hecho económico que se produce, mediante la aplicación de su principio básico que establece que "La suma de importes registrados en el Debe (Débitos) ha de ser constantemente igual a la suma de los anotados en el Haber (Créditos) de las cuentas correspondientes a cada sistema de cuentas utilizado" CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA REGISTRACIÓN CONTABLE: DEBE: Convencionalismo que indica todo lo que está a la izquierda del signo igual de la Igualdad Fundamental Contable (I.F.C.) HABER: Convencionalismo que indica todo lo que está a la derecha del signo igual de la I.F.C. DEBITO/S: Registro en el Debe de una cuenta. Importes acumulados en el Debe de una cuenta. LOS DEBITOS SE REALIZAN POR: ✓ aumentos en las cuentas de activo ✓ aumentos en las cuentas de resultado negativo ✓ disminuciones en las cuentas de pasivo ✓ disminuciones en las cuentas de patrimonio neto 24 ✓ disminuciones en las cuentas de resultado positivo CREDITO/S: Registro en el Haber de una cuenta. Importes acumulados en el Haber de una cuenta. LOS CREDITOS SE REALIZAN POR: ✓ disminuciones en las cuentas de activo ✓ disminuciones en las cuentas de resultado negativo ✓ aumentos en las cuentas de pasivo ✓ aumentos en las cuentas de patrimonio neto ✓ aumentos en las cuentas de resultado positivo SALDO: Diferencia resultante entre los débitos y créditos totales de una cuenta. Cuando los primeros superan a los segundos, el saldo es deudor, y a la inversa, acreedor. Diferencia entre la suma registrada en el debe y la registrada en el haber. SALDO CERO: Cuando una cuenta está saldada, es decir la suma de los débitos es igual a la suma de los créditos. 25