Etapas del análisis y descripción de puestos PDF

Etapas del análisis y descripción de puestos  ETAPA DE PLANEACIÓN ETAPA DE PREPARACIÓN ETAPA DE REALIZACIÓN ETAPA DE PLANEACIÓN Es la etapa en la que se planea todo el trabajo para el análisis de puestos. Es una etapa de trabajo de escritorio y de laboratorio. La planeación del...

Etapas del análisis y descripción de puestos  ETAPA DE PLANEACIÓN ETAPA DE PREPARACIÓN ETAPA DE REALIZACIÓN ETAPA DE PLANEACIÓN Es la etapa en la que se planea todo el trabajo para el análisis de puestos. Es una etapa de trabajo de escritorio y de laboratorio. La planeación del análisis de puestos exige los siguientes pasos: ETAPA DE PLANEACIÓN 1. Determinar los puestos a describir, analizar e incluir en el programa de análisis, sus características, naturaleza, tipología, etcétera. 2. Elaborar el organigrama de los puestos para ubicarlos. 3. Elaborar el cronograma de trabajo para especificar por dónde se empezará con el programa de análisis. 4. Elegir el o los métodos de análisis a emplear. A partir de la naturaleza y de las características de los puestos a analizar, se eligen los métodos de análisis adecuados. ETAPA DE PLANEACIÓN 5. Seleccionar los factores de análisis que se utilizarán en el estudio de los puestos, lo cual se hace con base en dos criterios conjuntos: a) Criterio de la generalidad b) Criterio de la variedad o discriminación 6. Dimensionar los factores de análisis, es decir, determinar la amplitud de variación de cada factor dentro del conjunto de puestos que se pretende analizar. ETAPA DE PREPARACIÓN Es la etapa en la que se preparan las personas, los esquemas o los materiales de trabajo, a saber: 1. Reclutamiento, selección y capacitación de los analistas de puestos, que conformarán el equipo de trabajo. 2. Preparación del material de trabajo (formularios, impresos, materiales, etcétera). 3. Preparación del ambiente (aclarar a la dirección, gerencia, supervisores y a todo el personal involucrado en el programa de análisis de puestos). 4. Obtención de datos previos (nombres de los ocupantes de los puestos que se van a analizar, relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los puestos).  ETAPA DE REALIZACIÓN Es la etapa en la que se obtienen los datos respecto a los puestos que se van a analizar y en la que se redacta el análisis: 1. Obtención de los datos sobre los puestos mediante el(los) método(s) de análisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor inmediato). 2. Selección de los datos obtenidos. 3. Redacción provisional del análisis hecha por el analista de puestos. 4. Presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique. 5. Redacción definitiva del análisis del puesto. 6. Presentación de la redacción definitiva del análisis del puesto, para la aprobación  OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS Los usos que se le dan a los resultados del análisis de puestos son muchos: reclutamiento y selección de personal, identificación de las necesidades de capacitación, definición de programas de capacitación, planeación de la fuerza de trabajo, valuación de los puestos, proyecto de equipamiento y métodos de trabajo, etc. Los objetivos de la descripción y análisis de puestos son muchos, ya que los puestos constituyen la base de cualquier programa de RH. Los objetivos principales son:  OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS 1. Obtener apoyo económico para la elaboración de anuncios, demarcación del mercado de mano de obra, dónde se debe reclutar, etc., que es la base para el reclutamiento del personal. 2. Determinar el perfil del ocupante del puesto, con lo cual se aplicará la batería adecuada de exámenes, que es la base para la selección del personal. 3. Obtener el material necesario para el contenido de los programas de capacitación, que es la base para la capacitación de personal. 4. Determinar, mediante la valuación y clasificación de puestos, los niveles salariales de acuerdo con la importancia relativa de los puestos dentro de la organización y del nivel de los salarios en el mercado de trabajo, que es la base de la administración de sueldos y salarios.  OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS 5. Estimular la motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño y del mérito funcional. 6. Servir de guía tanto al supervisor en el trabajo con sus subordinados, como al empleado en el desempeño de sus funciones. 7. Proporcionar información para la higiene y seguridad industrial, con objeto de minimizar la insalubridad y el peligro en determinados puestos. Reclutamiento de personal Las personas y las organizaciones no nacieron juntas. Las organizaciones escogen a las personas que desean tener como colaboradores y las personas escogen a las organizaciones donde quieren trabajar y aplicar sus esfuerzos y competencias. Se trata de una elección recíproca que depende de innumerables factores y circunstancias. Sin embargo, para que esa relación sea posible es necesario que las organizaciones comuniquen y divulguen sus oportunidades de trabajo a efecto de que las personas las localicen y puedan iniciar una relación. Éste es el papel del reclutamiento: divulgar en el mercado las oportunidades que la organización ofrece a las personas que posean determinadas características que desea. Por medio del reclutamiento, la organización —que forma parte del mercado de trabajo— envía una señal de oportunidades de empleo a determinados candidatos que forman parte del mercado de RH. El reclutamiento funciona como un puente entre el mercado de trabajo y el mercado de RH. Mercado de trabajo El mercado es el lugar donde tienen lugar las transacciones y las relaciones. Mercado significa el espacio de transacciones, el contexto de los trueques y los intercambios entre quienes ofrecen un producto o servicio y aquellos que demandan un producto o servicio. El mecanismo de oferta y demanda es la característica principal de todo mercado. El mercado de trabajo (MT) se compone por las ofertas de oportunidades de trabajo que ofrecen las distintas organizaciones. Toda organización —en la medida que ofrece oportunidades de trabajo— constituye parte integrante de un MT. El MT es dinámico y sufre cambios continuos. Las características estructurales y coyunturales del MT influyen en las prácticas de ARH de las compañías. Cuando el MT está en situación de oferta —cuando las oportunidades de trabajo son más que la demanda— las organizaciones se encuentran ante un recurso escaso y difícil: las personas son insuficientes para llenar los puestos abiertos. Cuando el MT está en situación de demanda, o sea cuando las oportunidades de trabajo son menos que la oferta, las organizaciones se encuentran ante un recurso fácil y abundante, es decir, hay muchas personas que se disputan los empleos del mercado.  Las situaciones del mercado de trabajo. MERCADO DE TRABAJO OFERTA DEMANDA ABUNDANTES OPORTUNIDADES DE ESCASAS OPORTUNIDADES EMPLEO DE EMPLEO  El efecto del mercado de trabajo sobre los candidatos. Situación de oferta Situación de demanda Exceso de vacantes y oportunidades de empleo Escasez de vacantes y oportunidades de empleo en en el mercado de trabajo. el mercado de trabajo Los candidatos compiten entre sí por las escasas Los candidatos escogen y seleccionan las vacantes presentando propuestas salariales más organizaciones que ofrecen las mejores bajas o postulándose a puestos inferiores a los que oportunidades, salarios y beneficios pueden desempeñar Las personas se predisponen a abandonar sus empleos actuales y probar mejores oportunidades Las personas procuran asirse a sus empleos por en otras organizaciones, aumentando así la temor a perderlos rotación de personal Los empleados se sienten dueños de la situación Los empleados tienden a evitar las confrontaciones y exigen mejores salarios y beneficios, se vuelven en su organización y las posibles separaciones y más indisciplinados y se ausentan más o llegan procuran no faltar ni atrasarse tarde a trabajar  Factores condicionantes del MT Innumerables factores condicionan el MT: El crecimiento económico, La naturaleza y la calidad de los puestos de trabajo, La productividad y la inserción en el mercado internacional. El primero tiene que ver con el volumen del empleo (crecimiento), mientras que los demás se relacionan con la intensidad del empleo (calidad y productividad). En una economía abierta, cuanto mayor sea la intensidad, tanto mayor suele ser el volumen de transacciones. En las dos eras industriales (la industrialización clásica y la neoclásica), la composición del empleo era estable y permanente. En la era del conocimiento, la movilidad de los empleados ha crecido terriblemente con la migración del empleo de la industria al sector de los servicios, de la asesoría legal y formal a la ilegal e informal, del empleo industrial metropolitano al no metropolitano y al aumento del trabajo autónomo.  El nuevo perfil del empleo A lo largo de la Revolución Industrial el MT fue sustituyendo a las haciendas por las fábricas. En la revolución del conocimiento, el MT se desplaza con rapidez, del sector industrial a la economía de servicios. Ahora la industria ofrece menos empleo, pero produce cada vez más, gracias a la modernización, la tecnología, la mejora de los procesos y el aumento de productividad de las personas. En cambio, el sector de los servicios ofrece cada vez más empleos. La modernización de las fábricas se dedica a productos de mejor calidad y más baratos, así amplía el mercado interno de consumo y ocupa una fracción mayor en el mercado externo o global. El aumento del consumo y de la exportación opera como una palanca del empleo en el sector de los servicios. La modernización industrial provoca la migración de los empleos pero no su extinción.  Las tendencias: el enorme cambio en el mercado de trabajo del mundo. 1. Reducción del nivel del empleo industrial: a) Mayor producción industrial y con menos personas gracias a las nuevas tecnologías y procesos. b) Oferta de empleo en expansión en el sector de los servicios. c) Migración del empleo industrial al empleo terciario. 2. Complejidad gradual del empleo: a) Trabajo industrial cada vez más mental y menos físico. b) Aportación de la tecnología de la información a la industria. c) Mayor automatización y robotización de los procesos industriales. 3. El conocimiento como el recurso más importante: a) El capital financiero es importante, pero el conocimiento de saber cómo aplicarlo y hacerlo rentable es, incluso, más importante. b) El conocimiento es innovación, creatividad, novedad y piedra central del cambio. 4. Tendencia a la globalización: a) La globalización de la economía y la creación de una aldea global. b) La globalización del mercado de trabajo, cada vez más mundial y menos local.  Si el mercado de trabajo se refiere a las oportunidades de empleo Mercado y a las vacantes existentes en las empresas, el mercado de recursos humanos (MRH) es el reverso de la medalla. Se refiere de al conjunto de candidatos a empleo. El MRH (o mercado de candidatos) se refiere al contingente de personas que están Recursos dispuestas a trabajar, o que trabajan pero están dispuestas a buscar otro empleo. El MRH lo constituyen personas que Humanos ofrecen habilidades, conocimientos y destrezas. Como todo mercado, el MRH puede ser segmentado para facilitar su análisis y penetración. Segmentación del mercado de RH.  El MRH se presenta en situaciones de oferta (abundancia de candidatos) o de demanda (escasez de candidatos). Las situaciones del MRH MERCADO DE RH OFERTA DEMANDA ABUNDANCIA DE ESCASEZ DE CANDIDATOS CANDIDATOS  El MRH puede estar total o parcialmente contenido en el MT El intercambio entre el mercado de trabajo y el mercado de RH. MERCADO MERCADO DE DE RH TRABAJO Candidatos Puestos ocupados Vacantes disponibles disponibles  Mercado de RH en oferta Mercado de RH en demanda Cantidad excesiva de candidatos Cantidad insuficiente de candidatos CANDIDATOS EN EL MERCADO DE COMPORTAMIENTO DE LOS Competencia entre los candidatos para obtener empleo Falta de competencia entre los candidatos Reducción de las pretensiones salariales Elevación de las pretensiones salariales TRABAJO. Dificultad para conseguir empleo Facilidad para conseguir empleo Temor de perder el empleo actual y mayor fijación al Voluntad de perder el actual empleo y menor fijación al mismo empleo Bajo ausentismo Elevado ausentismo El candidato acepta cualquier oportunidad desde que El candidato selecciona las múltiples oportunidades que aparece tiene por delante Orientación hacia la supervivencia Orientación hacia la mejoría y el desarrollo profesional Reclutamiento Interno y Externo CONCEPTO DE RECLUTAMIENTO Es un conjunto de técnicas y procedimientos que busca atraer candidatos potencialmente calificados y capaces para ocupar cargos en la organización RECLUTAMIENTOS INTERNO Y EXTERNO Desde el vista de su aplicación las actividades de reclutamiento se divide en interno y externo. El reclutamiento interno se aplica a los candidatos que trabajan en la organización para promoverlos o transferirlos, el reclutamiento externo está dirigido a los candidatos que están en el mercado de recursos humanos  DIFERENCIAS ENTRE RECLUTAMIENTO Y EXTERNO RECLUTAMIENTO INTERNO RECLUTAMIENTO EXTERNO Los cargos vacantes son cubiertos por empleados Los cargos vacantes son cubiertos por candidatos seleccionados y promovidos dentro de la organización externos seleccionados que ingresan a la organización Los candidatos se reclutan internamente entre los Los candidatos son reclutados externamente en el cuadros de la propia organización mercado de recursos humanos Los candidatos ya son conocidos por la organización, Los candidatos son desconocidos para la organización y pasaron por pruebas de selección, programas de requieren ser probados y evaluados en el proceso entrenamiento y han sido evaluados por su selectivo. desempeño. Las oportunidades de mejor empleo son ofrecidas a los Las oportunidades de empleo se ofrecen en el propios empleados, que pueden ascender a puestos mercado y cuyos candidatos pueden disputarlas mejores y desarrollar su carrera profesional en la organización  RECLUTAMIENTO INTERNO PROS Aprovecha mejor el potencial humano de la organización Motiva el desarrollo profesional de los actuales empleados Incentiva la permanencia de los empleados y su fidelidad a la organización Ideal para situaciones de estabilidad y poco cambio ambiental No requiere socialización organizacional de nuevos miembros Probabilidad de mejor elección, pues los candidatos son bien conocidos El costo financiero es menor que el de el reclutamiento externo  RECLUTAMIENTO INTERNO CONTRAS Puede bloquear la entrada de nuevas ideas, experiencias y expectativas Facilita el conservatismo y favorece la rutina actual Mantiene casi inalterable el actual patrimonio humano de la organización Mantiene y conserva la cultura organizacional existente Funciona como un sistema cerrado de reciclaje continuo  RECLUTAMIENTO EXTERNO PROS Introduce ideas nuevas a la organización: talentos, habilidades y expectativas Enriquece el patrimonio humano por el aporte de nuevos talentos y habilidades Aumenta el capital intelectual al incluir nuevos conocimientos y destrezas Renueva la cultura organizacional y la enriquece con nuevas aspiraciones Incentiva la interacción de la organización con el mercado de recursos humanos Indicado para enriquecer más intensa y rápidamente el capital intelectual  RECLUTAMIENTO EXTERNO CONTRAS Afecta negativamente la motivación de los empleados en la organización Reduce la fidelidad de los empleados al ofrecerle oportunidades a extraños Requiere aplicación de técnicas selectivos para elegir a los candidatos externos esto representa costos operacionales. Exige esquemas de socialización organizacional para los nuevos empleados Es más costoso, oneroso, prolongado e insegur que el reclutamiento interno  TECNICAS DE RECLUTAMIENTO EXTERNO  1. AVISOS EN LOS PERIODICOS Y REVISTAS ESPECIALIZADAS Los avisos en periódicos son una buena opción para el reclutamiento, dependiendo del cargo vacante, la redacción del aviso es importante, pues debe tenerse en cuenta como reaccionará el candidato ante este.  2. AGENCIAS DE RECLUTAMIENTO En lugar de ir directamente al mercado de recursos humanos, pueden entrar en contacto con agencias de reclutamiento para proveerse de candidatos que aparecen en su base de datos. Las agencias pueden servir de intermediarias para realizar reclutamiento  2. AGENCIAS DE RECLUTAMIENTO Tipos de agencia de reclutamiento Agencia operada por el gobierno Agencias asociadas con organizaciones sin fines de lucro Agencias privadas de reclutamiento  2. AGENCIAS DE RECLUTAMIENTO Situaciones de eficacia de las agencias de reclutamiento Las organización no tiene un departamento de RH y no está preparada para reclutar ni seleccionar personas de cierto nivel Existe necesidad de atraer un gran número de candidatos La actividad de reclutamiento busca llegar a personas que están empleadas en empresas competidoras Las funciones y descripción del cargo son confidenciales y no pueden ser divulgadas en el mercado.  3. CONTACTOS CON ESCUELAS, UNIVERSIDADES Y GREMIALES La organización puede desarrollar un esquema de contactos intensivos con asociaciones de interés para divulgar las oportunidades que está ofreciendo en el mercado.  4. CARTELES O AVISOS EN SITIOS VISIBLES Sistema de reclutamiento de bajo costo y razonable rendimiento y rapidez. Vehículo de reclutamiento estático, indicado para cargos sencillos. En general se fija en proximidades de la organización, en la recepción o en sitios de circulación regular de personas  5. PRESENTACIÓN DE CANDIDATOS POR RECOMENDACIÓN DE EMPLEADOS También es un sistema de reclutamiento de bajo costo, alto rendimiento y efectos rápidos. La organización que estimula a los empleados a que presenten o recomienden candidatos está usando uno de los vehículos más eficientes de reclutamiento  6. CONSULTA EN LOS ARCHIVOS DE CANDIDATOS El archivo de candidatos es una base de datos que puede catalogar a los candidatos que se presenten espontáneamente o que no fueron tenidos en cuenta en reclutamientos anteriores, este archivo se basa en los datos del CV  7. BASE DE DATOS DE CANDIDATOS A los candidatos sobrantes de ciertos reclutamientos, las organizaciones los introducen en una base de datos donde archivan información del CV para nuevos reclutamientos. Las agencias intermediarias poseen estas bases de datos. Publicación de las Ofertas de Empleo Objetivos de una publicación de oferta de empleo Fomentar la diversidad e inclusión: Una oferta de empleo inclusiva y libre de sesgos puede atraer a candidatos de diversos orígenes y perspectivas, lo que enriquece la fuerza laboral de la empresa y promueve la diversidad. Cumplir con regulaciones laborales: En muchos lugares, existen regulaciones que exigen que las ofertas de empleo sean claras y no discriminatorias. Cumplir con estas regulaciones es esencial para evitar problemas legales. Maximizar el alcance: Publicar ofertas de empleo en plataformas adecuadas y utilizar palabras clave relevantes ayuda a que la oferta llegue a un público más amplio y aumenta las posibilidades de encontrar al candidato ideal. Establecer expectativas claras: Una buena oferta de empleo debe describir claramente las responsabilidades del trabajo, los requisitos y las expectativas, lo que ayuda a evitar malentendidos y desacuerdos más adelante en el proceso de contratación. Agilizar el proceso de selección: Una oferta de empleo bien estructurada facilita la evaluación de los candidatos y la toma de decisiones, lo que acelera el proceso de contratación. Errores comunes en las publicaciones Falta de información clara y detallada: No proporcionar información suficiente sobre el trabajo, como las responsabilidades específicas, los requisitos, la ubicación y el salario, puede resultar en aplicaciones de candidatos que no se ajustan al perfil deseado. Usar jerga interna o términos técnicos sin explicación: Emplear términos o acrónimos específicos de la empresa sin definirlos puede confundir a los candidatos y hacer que se sientan excluidos. Descripciones de trabajo genéricas: Utilizar descripciones de trabajo vagas y genéricas, como "buscamos un individuo dinámico y proactivo", no brinda información útil sobre el puesto y no atrae a candidatos calificados. Exigencias excesivas: Enumerar una larga lista de requisitos que no son realmente necesarios para el puesto puede desalentar a candidatos potenciales que podrían ser adecuados pero no cumplen con todos los criterios. Errores comunes en las publicaciones Lenguaje sesgado o discriminatorio: Utilizar un lenguaje que implique preferencias por género, edad, raza u otros factores protegidos puede resultar en acusaciones de discriminación y dañar la reputación de la empresa. Ignorar la cultura de la empresa: No incluir información sobre la cultura de la empresa y el ambiente de trabajo puede hacer que los candidatos se pregunten si encajarían en la organización. No especificar el proceso de solicitud: No proporcionar instrucciones claras sobre cómo los candidatos deben presentar sus solicitudes puede llevar a confusiones y a un proceso de selección menos eficiente. No mencionar beneficios y ventajas: No destacar los beneficios y ventajas de trabajar en la empresa, como seguro médico, oportunidades de desarrollo profesional o flexibilidad laboral, puede hacer que la oferta sea menos atractiva. Errores comunes en las publicaciones Publicar en plataformas inadecuadas: No investigar ni elegir las plataformas de empleo adecuadas para el público objetivo puede limitar la visibilidad de la oferta. Falta de personalización: Utilizar una plantilla genérica para todas las ofertas de empleo en lugar de adaptar el anuncio a las necesidades específicas del puesto y la empresa puede hacer que parezca que no se ha invertido esfuerzo en la búsqueda de candidatos. Errores gramaticales y ortográficos: Publicar ofertas de empleo con errores de gramática o ortografía puede dar una mala impresión de la empresa y hacer que los candidatos cuestionen la profesionalidad de la organización. Consejos que deben aplicar los reclutadores Sé claro y específico: Describe el trabajo de manera clara y específica, incluyendo las responsabilidades clave y las tareas diarias que el candidato realizará. Destaca los requisitos clave: Enumera los requisitos esenciales para el puesto, pero sé realista acerca de lo que es negociable y lo que es imprescindible. Utiliza un lenguaje inclusivo: Evita utilizar lenguaje que pueda ser interpretado como sesgado o discriminatorio. Fomenta la diversidad y la inclusión en tus palabras. Resalta la cultura de la empresa: Incluye información sobre los valores y la cultura de la empresa para atraer a candidatos que se ajusten a la cultura organizacional. Objetivos de una publicación de oferta de empleo Atraer candidatos calificados: Una publicación de empleo bien redactada y clara atraerá a candidatos que se ajusten mejor al perfil que busca la empresa. Esto aumenta las posibilidades de encontrar personas con las habilidades y la experiencia adecuadas para el puesto. Ahorrar tiempo y recursos: Una oferta de empleo efectiva ayuda a filtrar candidatos, lo que reduce la cantidad de aplicaciones de personas que no cumplen con los requisitos. Esto ahorra tiempo y recursos a los departamentos de recursos humanos y a los gerentes de contratación. Mejorar la imagen de la empresa: Una oferta de empleo bien elaborada refleja profesionalismo y seriedad por parte de la empresa. Esto puede mejorar la percepción de la empresa tanto entre los candidatos como entre los clientes y socios comerciales. Reducir la rotación de empleados: Al atraer a candidatos que se ajustan adecuadamente al puesto y a la cultura de la empresa, se reduce la probabilidad de que los empleados renuncien o sean despedidos rápidamente, lo que ahorra dinero en costos de rotación. Consejos que deben aplicar los reclutadores Proporciona detalles sobre el proceso de selección: Explica cómo será el proceso de selección, incluyendo las etapas y los plazos. Esto ayuda a los candidatos a estar preparados. Ofrece información sobre beneficios y ventajas: Destaca los beneficios que ofrece la empresa, como seguro médico, oportunidades de desarrollo profesional, programas de bienestar, flexibilidad laboral, etc. Personaliza la oferta: Adapta la descripción del trabajo a las necesidades y valores específicos de tu empresa, en lugar de usar una plantilla genérica. Utiliza palabras clave relevantes: Utiliza palabras clave relacionadas con el puesto y la industria para que la oferta sea más visible en las búsquedas en línea.