Chapitre I - Notions et Rappels sur les Systèmes d'Information (2021-2022) PDF

Chapitre I : Notions et Rappels sur les Systèmes d'Information SI Coopératif...

Chapitre I : Notions et Rappels sur les Systèmes d'Information SI Coopératif Pr. Latifa MAHDAOUI / USTHB 1.0 2021 - 2022 Paternité - Pas d'Utilisation Commerciale - Pas de Modification : http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/1.0/fr/  Table des matières Objectifs 3 Introduction 4 I - Organisation & Entreprise 5 II - Environnement d'une Entreprise 6 III - Classification des Entreprises 7 IV - Fonctions d'une Entreprise 8 V - Organigramme 9 VI - Découpage Systémique 11 VII - Système de Décision 12 VIII - Système Opérant 14 IX - Système d'Information 15 X - Fonctions d'un Système d'Information 16 XI - Automatisation d'un Système d'Information 17 XII - Système d'Information et d'Aide à la Décision 20  Objectifs Rappeler les notions étudiées précédemment dans les modules de licence SI 1 et éventuellement SI 2. 3 USTHB 2021-2022  Introduction Les systèmes d'information ont existé de tout temps, même avant l'avènement des technologies informatique. En effet, dès lors qu'un groupement humain décide de se former en organisation ou entreprise fondé autour d'un objectif bien défini, ce dernier communiquera et échangera à l'aide et via les moyens disponibles. Autrefois, le papier et l'écriture étaient les principaux supports ainsi que la communication parlée. Il y a lieu cependant de dire que c'est grâce à l'informatique que le concept de SI a émergé en domaine à part entière combinant entre autre entre le management et la technologie. De nos jours, les moyens technologiques se sont tellement développés que les systèmes d'information ont pris d'autres dimensions dans les organisations et contribuent pleinement dans la réussite de celles-ci notamment en matière de stratégie et de prise de décisions. Aussi, les composantes de communication, de collaboration et de coordination se sont trouvées renforcées grâce aux outils que la technologie ne cesse d'offrir. USTHB 2021-2022 4  Organisation & Entreprise I Organisation & Entreprise  Définition : Qu'est ce qu'une organisation ? Une organisation est une institution à caractère lucratif ou non, formée par un groupement humain hiérarchisé, répondant à un ensemble d'objectifs correspondant à sa mission, raison pour laquelle elle existe. Dans le monde de l'économie, une organisation est appelée entreprise et est toujours à caractère lucratif.  Définition : Qu'est ce qu'une entreprise ? Une entreprise est un groupement humain hiérarchisé qui met en œuvre des moyens intellectuels, physiques et financiers pour extraire, produire, transformer, distribuer et/ou transporter des richesses conformément à des buts définis en faisant appels à des degrés divers aux mobiles de profit et de service. Une entreprise est donc une forme d'organisation.  Remarque : Votre Attention Dans la suite de ce cours, nous utiliserons indifféremment les deux termes organisation ou entreprise. 5 Environnement d'une Entreprise II Environnement d'une Entreprise  Définition : Qu'est ce que l'environnement d'une entreprise ? L'environnement d'une entreprise est l'ensemble des éléments qui sont susceptibles de l'affecter, i-e, la modifier et d'être affectés par elle. Tout entre entreprise se caractérise par un environnement interne et un environnement externe. 6  Classification des Entreprises III Classification des Entreprises  Fondamental : Classification des Entreprises Divers critères peuvent permettre de classer une entreprise tels que : - Forme juridique telles que : 1. EURL : Entreprise Unique à Responsabilité Limitée ; 2. SARL : Société A Responsabilité Limitée ; 3. SNC : Société au Nom Collectif ; 4. SPA : Société par Action, SA : Société Anonyme ; 5. etc. - Secteur d'activité (Primaire, secondaire, tertiaire et 4ème secteur du consulting et de l'expertise) : 1. Secteur primaire : activités autour de l'extraction de la matière première, par exemple les sociétés pétrolières, l'agriculture,... ; 2. Secteur secondaire : activités de transformation de la matière première tels que l'agroalimentaire, fabrication de produits ou biens divers ; 3. Secteur tertiaire : activités de prestation de services comme les assurances, les banques, le tourisme, etc ; 4. Secteur quaternaire : activités d'expertise, de consulting, d'audit telles que les bureaux d'études, etc ; - Taille en terme d'employés, de chiffre d'affaire, d'infrastructure ou autres. On distingue trois catégories : 1. GE : Grande Entreprise ; 2. ETI : Entreprise de Taille Intermédiaire ; 3. PME : Petite et Moyenne Entreprise ; 4. TPE : Très Petite Entreprise (petite entreprise, micro entreprise) ; - Classification transversale (Entreprises à but lucratif tels que TPE, PME, Grands Groupes), Entreprises privées à but non lucratif (liées à l'économie sociale) et les Structures publiques (ex : ETUSA)); 7 Fonctions d'une Entreprise IV Fonctions d'une Entreprise  Fondamental : Fonctions d'une Entreprise Tout entreprise possède des fonctions essentielles qui interagissent entre elles comme l'illustre le schéma suivant :  Remarque : Fonctions Recherche et Innovation Dans les grandes entreprises opérant dans des secteurs de pointe, ces fonctions sont devenues primordiales en raison de la grande compétitivité. Il y va même parfois de la survie d'une compagnie d'être à l'avant garde en matière d'invention et d'innovation. La fonction recherche dans les entreprises notamment internationales est généralement en association avec les laboratoires et centres de recherche universitaires ou autres dans le cadre de partenariat. 8  Organigramme V Organigramme  Définition : Qu'est que l'organigramme d'une organisation ? C'est une représentation schématique des liens et des relations fonctionnelles, organisationnelles et hiérarchiques qui existent entre les éléments et les individus d'une organisation formelle pouvant être une association, une entreprise, un réseau, etc. Il existe plusieurs types d'organigramme et les organisations les adoptent en fonction des besoins, de l'importance. Les lois et réglementations peuvent aussi imposer l'organigramme notamment pour les organismes à caractère public. Citons : 1. Structure Hiérarchique ou Pyramidale : chaque employé est tenu d'appliquer les consignes de son supérieur direct ; 2. Structure Fonctionnelle : se caractérise par une spécialisation fonctionnelle de chaque responsable, et une diversité des connaissances et des compétences professionnelles de l'entreprise ; 3. Structure Divisionnelle : ce sont les structures adoptées par les entreprises œuvrant dans plusieurs domaines d'activité. Chaque division est autonome, avec ses propres ressources et sa propre structure fonctionnelle. 9 Organigramme 4. Structure Staff & Line : consiste en une fusion entre les structures hiérarchiques et celles fonctionnelles, afin de les optimiser et d'en minimiser les inconvénients ;  Remarque : Autres modèles d'organigrammes Les modèles d'organigrammes évoluent en fonction des besoins organisationnels d'une entreprise. Par conséquent, il existe beaucoup d'autres variantes de modèlesSource : Autres types d'organigrammes Source : Autres types d'organigrammesque vous pouvez retrouver dans la littérature. Citons à titre d'exemple, les organigrammes circulaire, en trèfle, planétaire et normalisé. 10  Découpage Systémique VI Découpage Systémique  Définition : Qu'est ce que le découpage systémique d'une organisation ? Le découpage systémique d'une organisation permet de la voir constituée de trois sous systèmes qui opèrent en vue de satisfaire un ensemble d'objectifs. Ces trois sous systèmes sont : - Le « Système de Décision » ou « Système de Pilotage » (SD ou SP) ; - le « Système Opérationnel » ou « Système d'Exécution » (SOP ou SE) ; - et le « Système d'Information » (SI). Comme le montre la figure du schéma systémique, le « Système de Gestion » est formé par le système de pilotage et le système d'information. 11 Système de Décision VII Système de Décision  Définition : Qu'est ce que le système de décision ou pilotage ? Le système de décision (SD ou SP) est l'ensemble des processus par lesquels l'information est convertie en action. La prise de décision inclut globalement trois actions que sont : 1. la découverte de la nécessité d'une prise de décision ; 2. la recherche des diverses directions qui s'offrent ; 3. et le choix d'une de ces directions pour l'action. Il existe deux manières de classifier les décisions : par niveaux ou par méthode.  Exemple : 1. Décision Programmable Les règles de calcul des allocations familiales étant clairement établies dans les lois et réglementations, il est possible de la gérer par programme informatique. 12  Système de Décision  Exemple : 2. Décision Non Programmable Réintégrer un employé "Licencié" au sein de son organisme employeur. 13 Système Opérant VIII Système Opérant  Définition : Qu'est ce que le système opérant ? Ce sous système dit aussi "système d'exécution" (SOP ou SE) est constitué par l'ensemble des travailleurs et artisans travaillant dans l'entreprise et chargés de mettre à exécution les ordres leur provenant du système de pilotage. Le SOP devra fournir l'ensemble des informations qui permettront au SD de réaliser sa mission de gestion. Au fait, c'est à ce sous système que reviendra la charge d'exécuter les ordres qui lui seront émis depuis le SD en fonction des décisions prises par ce dernier. Le SOP devra aussi rendre compte au SD en transmettant les informations nécessaires sur le déroulement des activités ainsi que de signaler toute situation entravant un fonctionnement normal. 14  Système d'Information IX Système d'Information  Définition : Qu'est ce que le système d'information ? Couramment appelé « SI », ce sous système constitue le support des échanges et de la communication dans une organisation. Une autre définition courante : - Un système combinant des moyens humains et matériels ainsi que des règles sociales et de gestion pour gérer l'information dans une organisation. Par conséquent, c'est de la qualité de ce dernier que dépendra son bon fonctionnement. La même chose peut être dite quand à l'influence des sous systèmes « SP » et « SOP » sur le « SI ». De manière générale, un bon système de gestion (SD + SI) doit veiller à la qualité du SI et à la performance du SD. Toute défaillance dans l'un des deux se répercutera dramatiquement sur les performances de l'entreprise. Le « SI » a pour rôle d'assurer la transmission d'informations entre le « SP » et le « SOP » ainsi qu'entre l'organisation et son environnement Externe. Il fournit au « SP » des informations générales sur l'organisation dont l'ensemble des informations sur l'état du « SOP » pour la prise de meilleures décisions. Les informations sur l'environnement externe permettront au « SP » de prendre les décisions qui l'aideront à s'adapter à celui-ci. Le « SI » fournit au « SOP » les informations nécessaires à son fonctionnement. 15 Fonctions d'un Système d'Information X Fonctions d'un Système d'Information  Fondamental : Quelles fonctions un SI doit-il assurer ? Tout système d'information doit assurer les fonctions suivantes : Collecter, Mémoriser, Traiter et Diffuser l'information. - Pour collecter l'information, le « SI » récupère les informations à partir des autres sous systèmes de l'organisation ainsi que de l'environnement externe ; - Pour mémoriser l'information, le « SI » doit garder trace de toutes les informations utilisées et collectées par l'organisation. La mémorisation se fait sur des supports tels que des documents et états sur papier, disque dur, flash mémoire, CD-ROM,... etc. - Pour traiter l'information, le « SI » traite les informations qu'il aura stocké dans le but de produire d'autres informations. - Diffuser l'information correctement est un signe du bon fonctionnement d'une organisation et dépend de sa capacité à transmettre l'information entre ses différents sous systèmes ainsi que son environnement externe. Cela assurera la coordination interne et celle avec l'environnement externe. 16  Automatisation d'un Système d'Information XI Automatisation d'un Système d'Information  Fondamental : Qu'est ce que l'automatisation d'un SI ? Rappelons que les systèmes d'information ne sont pas apparu avec l'avènement de l'informatique. En effet, depuis que l'homme a appris à gérer des organisations, il a découvert l'importance des communications et des échanges au sein de ces dernières. A chaque fois qu'un nouveau moyen de support et d'échange de l'information a été inventé, il trouva toujours sa place dans un système d'information. A titre d'exemple, les machines à calculer, les machines à écrire, le téléphone,... etc. Avec l'arrivée de l'informatique et des technologies de l'information et de la communication (TIC), celles-ci ont été très vite adoptées car elles offrent des outils pour améliorer et simplifier le travail administratif ainsi que fournir des moyens d'aide à la décision. On parle alors d'automatiser le système d'information pour palier aux erreurs dues au travail manuel, la lenteur, la fatigue et l'oubli, évitant ainsi leurs répercutions négatives.  Exemple : 1. Simplifier le travail administratif 17 Automatisation d'un Système d'Information  Exemple : 2. Aider à la prise de décision  Fondamental : Peut-on automatiser entièrement un système d'information ? Le « SI » étant perçu comme un ensemble de règles, de procédures et de stratégies régissant une organisation, les moyens technologiques constitués des logiciels et des équipements informatique constituent le support d'automatisation d'un « SI ». Mais la question qui se pose est « peut-on automatiser entièrement un système d'information ? ». Les ordinateurs ne peuvent pas réfléchir et donc ils ne peuvent ni choisir ni décider. Mais ils peuvent produire des résultats à partir de données et de procédés (programmes) fournies par l'homme. Nous avons vu dans la section traitant du SD que les décisions pouvaient être classées par niveau ou par méthode. Dans une classification par méthode, les « décisions programmables » peuvent être transformées en « actions programmées » car leur résultat est toujours déterminé de la même manière à partir des entrées. Les décisions programmables peuvent généralement être entièrement prises en charge par un programme d'ordinateur. Dans les « décisions non programmables », la connaissance des entrées ne suffit pas pour déterminer les sorties car les mêmes entrées peuvent donner lieu à différentes sorties. On en déduit que seules les parties du système d'information correspondant à des décisions programmables pourront être automatisables. Le sous ensemble automatisable sera appelé « Système d'Information Automatisable » ou « SIA ». 18  Automatisation d'un Système d'Information Or, même l'ensemble de toutes les décisions programmables du SI doivent être soumises au choix des décideurs quand à la priorité de ce qui devra ou non être automatisé. En effet, l'automatisation est une opération qui peut s'avérer coûteuse en moyens financiers, humains et en temps. De plus, l'automatisation peut conduire dans beaucoup de cas à un bouleversement de l'organisation sur le plan des tâches, des procédures et des organigrammes. D'où il faut être assez prudent et conscient quant aux conséquences des choix à faire. Ainsi, à partir du « SIA », on devra dégager un système automatisé d'information « SAI » qui concernera uniquement l'ensemble des décisions programmables pour lesquelles la priorité aura été fixée. Le « SAI » peut être perçu comme un « SI artificiel » qui sera greffé au « SI réel », chose que résumé le schéma suivant : 19 Système d'Information et d'Aide à la Décision XII Système d'Information et d'Aide à la Décision  Définition : Qu'est ce qu'un système d'information et d'aide à la décision ? C'est la partie d'un système d'information permettant d'accompagner les décideurs dans le processus de prise de décision. Les fonctions d'un SIAD permettent de- collecter, intégrer, synthétiser et transformer les données opérationnelles d'un SI, - mémoriser de manière adaptée les données décisionnelles,- traiter ces données (alimentation, rafraîchissement, pré-calculs.),- restituer de manière appropriée ces données afin de faciliter la prise de décision. (Source: J.L. Lemoigne, les systèmes de décision dans les organisations,1974, p. 49) 20