Aula 24 - Gerência das Partes Interessadas - GPS 2024.1 PDF

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RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas Profa. Elanne Mendes RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 02 2 Conteúdo da aula Gerência das Partes Interessadas RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 3 Gerência das Partes Interessadas Inclui os processos exigidos para identificar todas as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto, analisar as expectativas dos stakeholders e seu impacto no projeto, e desenvolver estratégias de gerenciamento apropriadas para o engajamento eficaz desses stakeholders nas decisões e execução do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 4 Gerência das Partes Interessadas Todos os projetos têm partes interessadas que são afetadas ou podem afetar o projeto de uma maneira positiva ou negativa. Embora algumas partes interessadas possam ter uma habilidade limitada de influenciar o projeto, outras podem ter uma influência significativa no projeto e nos seus resultados esperados. A habilidade do gerente de projetos de identificar e gerenciar essas partes interessadas de maneira apropriada pode fazer a diferença entre o êxito e o fracasso do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 5 Processos 1. Identificar as partes interessadas 2. Planejar o gerenciamento das partes interessadas 3. Gerenciar o engajamento das partes interessadas 4. Controlar o engajamento das partes interessadas RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 6 13.1 Identificar as partes interessadas Processo de identificar pessoas, grupos ou organizações que podem ter impacto ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto, e analisar e documentar informações relevantes relativas aos seus interesses, nível de engajamento, interdependências, influência, e seu impacto potencial no sucesso do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 7 13.1 Identificar as partes interessadas Iniciação Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Termo de abertura do 1. Análise das partes 1. Registro das partes projeto interessadas interessadas 2. Documentos de aquisição 2. Opinião especializada 3. Fatores ambientais da 3. Reuniões empresa 4. Ativos de processos organizacionais Principal benefício: Permite que o gerente de projetos identifique o direcionamento apropriado para cada parte interessada. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 8 13.1 Identificar as partes interessadas RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 9 13.1 Identificar as partes interessadas Entradas Termo de abertura do projeto Informa quem está financiando e patrocinando o projeto. Documentos de aquisição Quaisquer fornecedores listados nos contratos devem ser parte da lista de stakeholders. Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 10 13.1 Identificar as partes interessadas Ferramentas e Técnicas Análise das partes interessadas É uma técnica de coleta e análise de informações para determinar os interesses que devem ser considerados no projeto. Identifica os interesses, expectativas e influência dos stakeholders e determina seu relacionamento com a finalidade do projeto. Também ajuda a identificar os relacionamentos dos stakeholders que podem ser aproveitadas para formar alianças e parcerias potenciais para aumentar a possibilidade de êxito do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 11 13.1 Identificar as partes interessadas Ferramentas e Técnicas Análise das partes interessadas Etapas da análise das partes interessadas: 1. Identificar todas as potenciais partes interessadas do projeto e as informações relevantes, como papéis, departamentos, interesses, conhecimentos, expectativas e níveis de influência. 2. Identificar o impacto ou apoio potencial que cada parte interessada poderia gerar e classificá-los a fim de definir uma estratégia. 3. Avaliar como as principais partes interessadas provavelmente reagirão ou responderão em várias situações, a fim de planejar como influenciá-las para aumentar seu apoio e mitigar os impactos negativos. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 12 13.1 Identificar as partes interessadas Ferramentas e Técnicas Opinião especializada Reuniões RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 13 13.1 Identificar as partes interessadas Saídas Registro das partes interessadas Contém todos os detalhes relativos às partes identificadas, inclui: ○ Informações de identificação: Nome, posição na organização, papel no projeto, informações de contato. ○ Informações de avaliação: Requisitos, expectativas, influência potencial no projeto, fase de maior interesse no ciclo de vida. ○ Classificação das partes interessadas: Interna/externa, de apoio/neutra/resisten te, etc. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 14 13.1 Identificar as partes interessadas O registro das partes interessadas deve ser consultado e atualizado regularmente, pois as partes interessadas podem mudar, ou novas partes podem ser identificadas. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 15 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Processo de desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para envolver as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com base na análise das suas necessidades, interesses, e impacto potencial. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 16 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Planejamento Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Plano de gerenciamento 1. Opinião especializada 1. Plano de gerenciamento do projeto 2. Reuniões das partes interessadas 2. Registro das partes 3. Técnicas analíticas 2. Atualizações nos interessadas documentos do projeto 3. Fatores ambientais da empresa 4. Ativos de processos organizacionais Principal benefício: Fornecimento de um plano claro e de interação com as partes interessadas do projeto para que apoiem os interesses do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 17 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 18 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Entradas Plano de gerenciamento do projeto Registro das partes interessadas Fornece as informações necessárias para planejar maneiras apropriadas de engajar as partes interessadas do projeto. Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 19 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Ferramentas e Técnicas Opinião especializada Reuniões Técnicas analíticas O nível de engajamento das partes interessadas deve ser comparado com os níveis de envolvimento planejados necessários para a conclusão bem sucedida do projeto. Esse engajamento durante todo o ciclo de vida do projeto é essencial para o êxito do projeto! RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 20 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Ferramentas e Técnicas Técnicas analíticas O nível de engajamento pode ser classificado como: ○ Indiferente: Sem conhecimento do projeto e impactos potenciais. ○ Resistente: Ciente do projeto e dos impactos potenciais e resistente à mudança. ○ Neutro: Ciente do projeto e mesmo assim não dá apoio ou resiste. ○ Apoiador: Ciente do projeto e dos impactos potenciais e dá apoio à mudança. ○ Líder: Ciente do projeto e dos impactos potenciais e ativamente engajado em garantir o êxito do projeto. O engajamento atual pode ser documentado usando a matriz de avaliação do nível de engajamento das partes interessadas. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 21 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Ferramentas e Técnicas Técnicas analíticas Matriz de avaliação do nível de engajamento Parte Interessada Indiferente Resistente Neutro Apoiador Líder Stakeholder 1 A D Stakeholder 2 A D Stakeholder 3 AD Através desse processo analítico, podem ser identificadas lacunas entre os níveis de engajamento atual e desejado. As ações e comunicações necessárias para fechar essas lacunas podem ser identificadas pela equipe do projeto usando a opinião especializada. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 22 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Saídas Plano de gerenciamento das partes interessadas Identifica as estratégias de gerenciamento necessárias para o engajamento das partes interessadas de maneira eficaz. Além dos dados reunidos no registro das partes interessadas, esse plano muitas vezes fornece: ○ Níveis de engajamento desejados e atuais. ○ Requisitos de comunicações para a atual fase do projeto. ○ Informações a serem distribuídas às partes interessadas. ○ Motivo da distribuição daquela informação e o impacto esperado no engajamento. ○ Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações. ○ Método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das partes interessadas. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 23 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Saídas Atualizações nos documentos do projeto Possivelmente será necessário atualizar o cronograma do projeto e o registro dos stakeholders ao realizar esse processo. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 24 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Processo de se comunicar e trabalhar com os stakeholders para atender às suas necessidades/expectativas, abordar as questões à medida que elas ocorrem, e promover o engajamento apropriado nas atividades do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 25 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Execução Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Plano de gerenciamento 1. Métodos de 1. Registro das questões das partes interessadas comunicação 2. Solicitações de 2. Plano de gerenciamento 2. Habilidades mudança das comunicações interpessoais 3. Atualizações no plano 3. Registro das mudanças 3. Habilidades de de gerenciamento do 4. Ativos de processos gerenciamento projeto organizacionais 4. Atualizações nos documentos do projeto 5. Atualizações nos ativos Principal benefício: de processos Permitir que o gerente de projetos aumente o nível de organizacionais apoio às partes interessadas e minimize a sua resistência, ampliando de maneira significativa as chances de êxito do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 26 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 27 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Entradas Plano de gerenciamento das partes interessadas Plano de gerenciamento das comunicações Registro das mudanças Usado para documentar as mudanças que ocorrem durante o projeto. Essas mudanças e seu impacto no projeto em termos de tempo, custo e risco são comunicadas às partes interessadas apropriadas. Os stakeholders não gostam de serem surpreendidos por mudanças. Ativos de processos organizacionais RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 28 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Ferramentas e Técnicas Métodos de comunicação Os métodos de comunicação identificados no plano de gerenciamento das comunicações são usados durante o gerenciamento do engajamento das partes interessadas ○ Comunicação Interativa (reuniões, telefonemas, videoconferências). ○ Comunicação Ativa (cartas, relatórios, e-mail). ○ Comunicação Passiva (intranet, e-learning). Com base nos requisitos de comunicações das partes interessadas, o gerente de projetos decide como, quando e quais desses métodos de comunicações serão usados no projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 29 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Ferramentas e Técnicas Habilidades interpessoais O gerente de projetos se utiliza de habilidades interpessoais para gerenciar as expectativas das partes interessadas. Por exemplo: ○ Estabelecimento de confiança. ○ Solução de conflitos. ○ Escuta ativa. ○ Superação da resistência à mudança. Habilidades de gerenciamento RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 30 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Saídas Registro das questões Quaisquer problemas e questões que surjam durante o projeto que precisem ser compartilhados com os stakeholders. O gerente usa o registro das questões para documentar os problemas e monitorar sua solução. Solicitações de mudança Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto Atualizações nos ativos de processos organizacionais RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 31 13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas Processo de monitorar os relacionamentos das partes interessadas no projeto em geral, e ajustar as estratégias e planos para o engajamento das mesmas. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 32 13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas Monitoramento e Controle Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Plano de gerenciamento 1. Sistemas de 1. Informações sobre o do projeto gerenciamento de desempenho do 2. Registro das questões informações trabalho 3. Dados de desempenho do 2. Opinião especializada 2. Solicitações de trabalho 3. Reuniões mudança 4. Documentos do projeto 3. Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Principal benefício: 4. Atualizações nos documentos do projeto Manutenção ou aumento da eficiência e eficácia das 5. Atualizações nos ativos atividades de engajamento das partes interessadas à de processos medida que o projeto se desenvolve e o seu ambiente organizacionais muda. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 33 13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 34 13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas Entradas Plano de gerenciamento do projeto Registro das questões Dados de desempenho do trabalho Todos os dados de como o seu projeto está progredindo. É possível utilizá-los para fazer previsões e dizer se está perto de atingir os objetivos dos stakeholders. Documentos do projeto ○ Cronograma. ○ Registro das partes interessadas. ○ Registro das mudanças. ○ Comunicações do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 35 13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas Ferramentas e Técnicas Sistema de gerenciamento das informações Uma ferramenta padrão para que o gerente de projetos possa coletar, armazenar e distribuir as informações para os stakeholders sobre os custos, cronograma e o desempenho do projeto. Exemplos de formatos de distribuição: ○ Análise de planilhas. ○ E-mails. ○ Apresentações. Opinião especializada Reuniões RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 36 13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas Ferramentas e Técnicas Habilidades interpessoais O gerente de projetos se utiliza de habilidades interpessoais para gerenciar as expectativas das partes interessadas. Por exemplo: ○ Estabelecimento de confiança. ○ Solução de conflitos. ○ Escuta ativa. ○ Superação da resistência à mudança. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 37 13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas Ferramentas e Técnicas Habilidades de gerenciamento O gerente de projetos utiliza habilidades de gerenciamento para coordenar e harmonizar o grupo a fim de cumprir os objetivos do projeto. Por exemplo: ○ Facilitar o consenso para alcançar os objetivos do projeto. ○ Influenciar as pessoas a apoiar o projeto. ○ Negociar acordos para atender às necessidades do projeto. ○ Modificar o comportamento organizacional para aceitar os resultados do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 38 13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas Saídas Informações sobre o desempenho do trabalho São dados de desempenho coletados de vários processos de controle, analisados e integrados. Essas informações são distribuídas por meio dos processos de comunicação. Exemplos de informações sobre o desempenho do trabalho: ○ Situação das entregas. ○ Situação da implementação das solicitações de mudança. ○ Estimativas previstas para terminar. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Partes Interessadas 39 13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas Saídas Solicitações de mudança Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto Atualizações nos ativos de processos organizacionais Obrigada! Profa. Elanne Mendes [email protected]