Aula 23 - Gerência das Comunicações - GPS 2024.1 PDF

RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações Profa. Elanne Mendes RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 02 2 Conteúdo da aula Gerência das Comunica...

RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações Profa. Elanne Mendes RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 02 2 Conteúdo da aula Gerência das Comunicações RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 3 Gerência das Comunicações Inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. Um Gerente de Projetos passa 90% do seu tempo se comunicando! RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 4 Gerência das Comunicações O ser humano raramente consegue viver de forma isolada. O “poder” de se comunicar com seus semelhantes é uma de suas mais fortes características. Uma boa comunicação no ambiente do projeto mantém a equipe motivada e amplia as chances de sucesso. Os gerentes de projeto precisam desenvolver boas habilidades de comunicação e aplicar os processos recomendados para mantê-la sob controle. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 5 Gerência das Comunicações Formas de Comunicação Escrita Formal: documentos formais, contratos, especificações. Escrita Informal: e-mails, lembretes, recados. Discurso Formal: apresentações, discursos. Discurso Informal: conversas, encontros informais. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 6 Gerência das Comunicações Canais de Comunicação À medida que o projeto se desenvolve, aumenta o seu número de participantes. Cada participante cria com o outro um canal de comunicação para troca de informações. Canais de comunicação são as possibilidades de comunicações entre as partes envolvidas no projeto. Exemplo: o gerente cria um canal de comunicação com um determinado participante e estabelece protocolos quanto à maneira de colocar suas ideias e vice-versa. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 7 Gerência das Comunicações Resumindo: quanto mais a estrutura do projeto crescer, mais o gerente de projetos deverá melhorar ou reorganizar os seus canais de comunicação. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 8 Gerência das Comunicações Processos 1. Planejar o gerenciamento das comunicações 2. Gerenciar as comunicações 3. Controlar as comunicações RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 9 10.1 Planejar as comunicações Processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 10 10.1 Planejar as comunicações Planejamento Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Plano de gerenciamento 1. Análise de requisitos 1. Plano de gerenciamento do projeto das comunicações das comunicações 2. Registro das partes 2. Tecnologias de 2. Atualizações nos interessadas comunicações documentos do projeto 3. Fatores ambientais da 3. Modelos de empresa comunicações 4. Ativos de processos 4. Métodos de Principal benefício: organizacionais comunicação Identificação e documentação 5. Reuniões da abordagem de comunicação mais eficiente com as partes interessadas. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 11 10.1 Planejar as comunicações RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 12 10.1 Planejar as comunicações Entradas Plano de gerenciamento do projeto Fornece informações sobre como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado. Registro das partes interessadas Fornece as informações necessárias para planejar a comunicação com as partes interessadas do projeto. Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 13 10.1 Planejar as comunicações Ferramentas e Técnicas Análise de requisitos das comunicações Significa descobrir que tipo de comunicação os seus stakeholders precisam do projeto. Uma vez que o projeto produz muita informação, não é interessante sobrecarregar TODOS os membros da equipe do projeto com toda essa carga de informações. Exemplo: Cláudia é a responsável por testar as funcionalidades do sistema que está sendo desenvolvido, mas ela não precisa falar com o fornecedor dos equipamentos usados para realização dos testes. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 14 10.1 Planejar as comunicações Ferramentas e Técnicas Tecnologias de comunicações Os métodos usados para transferir informações entre as partes interessadas do projeto podem variar de modo significativo. Os fatores que podem afetar a escolha da tecnologia de comunicação incluem: ○ Urgência da necessidade de informações. ○ Disponibilidade de tecnologia. ○ Facilidade de uso. ○ Ambiente do projeto. ○ Sensibilidade e confidencialidade das informações. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 15 10.1 Planejar as comunicações Ferramentas e Técnicas Modelos de comunicações Usados para facilitar a troca de informações. A sequência de passos de um modelo básico de comunicação é: 1. Codificar: Pensamentos ou ideias são convertidos em linguagem pelo emissor. 2. Transmissão da mensagem: As informações são então enviadas pelo emissor usando o canal de comunicação (mídia). 3. Decodificação: A mensagem é reconvertida pelo receptor em pensamentos ou ideias significativas. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 16 10.1 Planejar as comunicações Ferramentas e Técnicas Modelos de comunicações 4. Confirmação: Após receber uma mensagem, o receptor pode confirmar o seu recebimento. 5. Feedback/Resposta: Após a mensagem recebida, o receptor transmite uma mensagem ao emissor original. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 17 10.1 Planejar as comunicações Ferramentas e Técnicas Modelos de comunicações RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 18 10.1 Planejar as comunicações Ferramentas e Técnicas Métodos de comunicação Há vários métodos de comunicação usados para compartilhar informações entre as partes interessadas do projeto. São classificados de um modo geral em: 1. Comunicação interativa: Entre duas ou mais partes que estão realizando uma troca de informações uns com os outros. Forma mais eficiente de garantir entendimento comum por todos. Exemplos: Reuniões, telefonemas, videoconferências, etc. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 19 10.1 Planejar as comunicações Ferramentas e Técnicas Métodos de comunicação 2. Comunicação ativa: Encaminhada para destinatários específicos que precisam saber das informações. Garante distribuição das informações, mas não verifica se chegaram ou foram compreendidas pelo público-alvo. Exemplos: Cartas, relatórios, e-mail, fax, correio de voz, etc. 3. Comunicação passiva: Para volumes elevados de informações ou público muito grande, requer que os destinatários acessem o conteúdo da comunicação a seu próprio critério. Exemplos: Intranet, cursos de e-learning, repositórios de conhecimentos, etc. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 20 10.1 Planejar as comunicações Saídas Plano de gerenciamento das comunicações É um componente do plano de gerenciamento do projeto que descreve como as comunicações do projeto serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 21 10.1 Planejar as comunicações Saídas Plano de gerenciamento das comunicações Contém, dentre outras coisas: ○ Informações que serão comunicadas. ○ Motivo da distribuição dessas informações. ○ Frequência de distribuição dessas informações. ○ Pessoa responsável por comunicar as informações. ○ Pessoa ou grupos que receberão as informações. ○ Método ou tecnologia utilizada na transmissão da informação. ○ Glossário de terminologia comum. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 22 10.2 Gerenciar as comunicações Processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar, e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 23 10.2 Gerenciar as comunicações Execução Entradas Entradas FerramentaseeTécnicas Ferramentas Técnicas Saídas Saídas 1. Comunicações do 1. Plano de gerenciamento 1. Tecnologias de projeto das comunicações comunicações 2. Atualizações no plano de 2. Relatórios de 2. Modelos de gerenciamento do projeto desempenho do comunicações 3. Métodos de 3. Atualizações nos trabalho comunicação documentos do projeto 3. Fatores ambientais da 4. Sistemas de 4. Atualizações nos ativos de empresa gerenciamento de processos organizacionais 4. Ativos de processos informações organizacionais 5. Relatórios de Principal benefício: Possibilitar desempenho um fluxo de comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas do projeto. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 24 10.2 Gerenciar as comunicações RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 25 10.2 Gerenciar as comunicações Entradas Plano de gerenciamento das comunicações Descreve como as comunicações serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas. Relatórios de desempenho do trabalho Conjunto de informações de desempenho e progresso do projeto que pode ser usado para facilitar a discussão e criar comunicações. Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 26 10.2 Gerenciar as comunicações Ferramentas e Técnicas Tecnologia de comunicações Modelos de comunicações Métodos de comunicação RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 27 10.2 Gerenciar as comunicações Ferramentas e Técnicas Sistema de gerenciamento de informações As informações do projeto são gerenciadas e distribuídas usando várias ferramentas, incluindo: ○ Gerenciamento de documentos impressos: cartas, memorandos, relatórios e comunicados à imprensa. ○ Gerenciamento de comunicações eletrônicas: e-mail, fax, correio de voz, telefone, videoconferência e reunião pela Internet, websites e publicação na web. ○ Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos: interfaces da web para software de agendamento e gerenciamento de projetos, software de apoio a reuniões e escritórios virtuais, portais e ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 28 10.2 Gerenciar as comunicações Ferramentas e Técnicas Relatórios de desempenho Os relatórios de desempenho precisam fornecer informações no nível adequado para cada público. O formato pode variar desde um simples relatório de andamento até relatórios mais elaborados. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 29 10.2 Gerenciar as comunicações Ferramentas e Técnicas Relatórios de desempenho Os relatórios mais elaborados podem incluir: ○ Análise do desempenho anterior. ○ Análise de previsões do projeto (incluindo tempo e custo). ○ Situação atual dos riscos e questões. ○ Trabalho concluído durante o período. ○ Trabalho a ser concluído no próximo período. ○ Resumo das mudanças aprovadas no período. ○ Outras informações relevantes que são analisadas e discutidas. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 30 10.2 Gerenciar as comunicações Ferramentas e Técnicas Comunicações do projeto São as comunicações criadas ao longo de todo o projeto. Podem incluir: ○ Relatórios de desempenho. ○ Situação das entregas. ○ Progresso do cronograma. ○ Custos incorridos. Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto Atualizações nos ativos de processos organizacionais RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 31 10.3 Controlar as comunicações Processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 32 10.3 Controlar as comunicações Monitoramento e Controle Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Plano de gerenciamento do 1. Sistemas de 1. Informações sobre o projeto gerenciamento de desempenho do trabalho 2. Comunicações do informações 2. Solicitações de projeto 2. Opinião especializada mudança 3. Registro das questões 3. Reuniões 3. Atualizações no plano de 4. Dados de desempenho do Principal benefício: gerenciamento do projeto trabalho Principal benefício: 4.A garantia Atualizações de nos um fluxo 5. Ativos de processos documentos do projeto organizacionais Principal A garantia de um fluxo ótimo de informações entre 5. Atualizações nos ativos de ótimo de informações entre todos os participantes processos das organizacionais todos os participantes das comunicações, em qualquer comunicações, em momento. qualquer momento. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 33 10.3 Controlar as comunicações RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 34 10.3 Controlar as comunicações Entradas Plano de gerenciamento do projeto Comunicações do projeto Vêm de múltiplas fontes e podem variar de forma significativa no seu formato, nível de detalhe, grau de formalidade e confidencialidade. Registro das questões Usado para documentar e monitorar a solução das questões, além de facilitar a comunicação e garantir um entendimento comum das questões. A resolução de questões aborda obstáculos que podem bloquear a equipe e impedir que ela alcance suas metas. RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 35 10.3 Controlar as comunicações Entradas Dados de desempenho do trabalho Podem incluir detalhes sobre que comunicações foram realmente distribuídas, feedbacks, resultados de pesquisas sobre a eficácia das comunicações ou outras observações identificadas durante as atividades de comunicação. Ativos de processos organizacionais RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 36 10.3 Controlar as comunicações Saídas Sistema de gerenciamento de informações Conjunto de ferramentas padrão para que o gerente de projetos possa coletar, armazenar e distribuir as informações para as partes interessadas sobre os custos, o andamento do cronograma e o desempenho do projeto. Exemplos dos formatos de distribuição podem incluir tabelas, relatórios e apresentações. Opinião especializada Reuniões RUS0066 - Gerência de Projetos de Software Gerência das Comunicações 37 10.3 Controlar as comunicações Saídas Informações sobre o desempenho do trabalho Solicitações de mudança Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto Atualizações nos ativos de processos organizacionais Obrigada! Profa. Elanne Mendes [email protected]