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ADMINISTRACIÓN ANTECEDENTES HISTÓRICOS Tres etapas en la historia del pensamiento administrativo: Administración empírica. Teoría general de la administración. Administración contemporánea. Lcda. Ruth Ulloa Peña  ADMINISTRA...

ADMINISTRACIÓN ANTECEDENTES HISTÓRICOS Tres etapas en la historia del pensamiento administrativo: Administración empírica. Teoría general de la administración. Administración contemporánea. Lcda. Ruth Ulloa Peña  ADMINISTRACIÓN EMPÍRICA La administración empírica se refiere a los hechos y actos surgidos de la experiencia que son inferidos por los investigadores al estudiar la forma en que los grupos sociales lograban sus metas. “La administración surge con el hombre.”  EL HOMBRE PRIMITIVO Mesopotamia es el lugar donde se piensa que nace la escritura por primera vez en el año 3350 a.C. mezclaba caracteres pictográficos, ideográficos y fonéticos En Egipto, la escritura jeroglífica aparece casi al mismo tiempo que en Mesopotamia, pero en un principio reservada a los sacerdotes como “lengua sagrada”  En China, la escritura aparece en torno al año 2000 a.C. con la cultura Shang de la zona norte del imperio. En el caso de Europa, la civilización minoica es la primera en desarrollar un alfabeto aproximadamente en el año 1900 a.C. En América, son los olmecas los primeros en poseer documentos escritos mayas desarrollan a partir del siglo III un sistema completo de escritura con signos ideográficos, logográficos y fonéticos.  hombre primitivo fue un cazador y un nómada / adaptó la piedra / “hacha de puño” / edad de piedra Hombre primitivo Australia y África / Norte América Comenzaron a vivir en grupos Formaron Organizaciones humanas y allí nace la Administración empírica datos históricos obtenidos son los indicadores de la existencia de la coordinación sistemática de esfuerzos para lograr los objetivos.  El procedimiento llamado “arrastre”, consiste en la organización de un grupo de personas que persigue a un “mamut” para llevarlo a un barranco y obtener su carne para alimento, y su piel para vestido, nos sugiere una división clara del trabajo, un liderazgo, una planeación y un logro de objetivo colectivo. SOCIEDADES EGIPCIAS Con fines administrativos, Egipto estaba dividido en provincias Los “nomos” eran ciudades-estado autónomas. Cada nomo estaba gobernado por un monarca. El Estado utilizaba una persona de cada casa para los trabajos públicos en algunas semanas de cada año.  El esplendor del antiguo Egipto y su civilización que alcanzó un nivel muy alto de productividad se muestra en: - El arte y la ingeniería. - El invento del mortero para orientar las monumentales obras. - Los canales de riego. - La explotación de minas de turquesas. - Las perforaciones laterales del sarcófago de la gran pirámide que aun hoy no es posible realizar con la velocidad y precisión con que fueron realizados. - El empirismo del método científico se acredita a Egipto, papiros encontrados con fórmulas matemáticas complejas. - Los orígenes del método científico se remontan a Egipto. - El número áureo reflejado en numerosas construcciones. - Creación de su alfabeto y fabricación del vidrio.  Existen referencias prehistóricas en la actualidad (la gran pirámide), lo que indica la organización de un numeroso grupo de obreros con una acertada dirección. Los papiros Egipcios se considera a los egipcios como los primeros en dar reconocimiento a la necesidad de planear, organizar y controlar los esfuerzos de un grupo humano con objetivos claros. SOCIEDADES HEBREAS Pueblo nómada que vivía en tiendas cargando con sus manadas de cabras y ovejas. Se consideran aportaciones de los hebreos, los conceptos de organización, el principio escalar y el principio de excepción. La Biblia nos narra la dirección de Moisés, el establecimiento de leyes, reglas, la descentralización y la delegación de autoridad. APORTACIONES DE LOS FILÓSOFOS Sócrates/ armonía y la organización Platón / problemas políticos y culturales Aristóteles / Organización del Estado. - tres formas de administración pública que serían posteriormente definidas en las teorías del liderazgo: 1. La monarquía 2. La Aristocracia 3. La democracia EL CRISTIANISMO Con Cristo se tiene una muestra de liderazgo que no ha sido igualada La estructura de organización lineal, que es simple y rígida, permite la operación satisfactoria bajo el mando ejecutivo de una sola persona, como lo es el caso del Papa Sirve de modelo para muchas organizaciones LA ORGANIZACIÓN MILITAR El sistema de organización lineal encuentra su máxima expresión en el terreno militar. El principio de unidad de mando Jerarquía El principio de dirección / cada soldado sabe que debe hacer Napoleón la disciplina es la clave del éxito de las organizaciones militares En la administración de calidad, la elaboración de estrategias y su aplicación se inspiran en tácticas de guerra.  INICIO DE LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN LA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL inició la escritura con temas de administración. La invención de la máquina de vapor y su aplicación posterior, modificó la estructura comercial y social. inicia en Inglaterra 1776 Se Caracteriza por: La mecanización de la agricultura. La aplicación de maquinaria a la industria. El desarrollo de fábricas. La utilización de los transportes y el desarrollo de las comunicaciones. La utilización de la electricidad. La invención del dínamo y las máquinas de combustión interna. La utilización de máquinas automáticas. Nuevas formas de organización en sistemas capitalistas de producción. Producción en masa rápida y de calidad. Innovaciones en la tecnología. La necesidad de organizaciones de esfuerzo colectivo.  Karl Marx (lucha de clases sociales – Explotadores y Explotados) Con la Revolución Industrial aparecieron los estudios sobre la productividad, investigación en la administración, conceptos básicos, las funciones administrativas y es prácticamente la génesis de la teoría administrativa APORTACIONES DE ADMINISTRADORES los Cameralistas: - Administradores Públicos e intelectuales de nacionalidad alemana y austriaca. - El desarrollo de un Estado dependía de su riqueza pero la administración era una de las fuentes para lograrlo. La teoría general de la administración cuenta en su historia con las aportaciones de administradores públicos, administradores de empresas, científicos y estudiosos del tema. (Woodrow Wilson, (1885))  Estados Unidos de América tuvo las contribuciones de empresarios y de organizaciones y éstas son notables en el campo de la administración productiva. El libre comercio, la transformación de los mercados, la aparición de los mercados mundiales, el aumento de capitales y la rapidez de los cambios son factores que pueden afectar seriamente a las empresas y aumentar o reducir sus costos de producción. MUCHAS GRACIAS! PREGUNTAS Pg. 3 – 10 Libro de Administración. ADMINISTRACIÓN Lcda. Ruth Ulloa Peña CONCEPTOS Varios conceptos: Fayol define el acto de administrar como un proceso y difunde la importancia de la gerencia para lograr los objetivos. (Una ciencia). Reyes Ponce escribe: “administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia de las formas de operar y estructurar un organismo social  Laris Casillas menciona que: “la administración es el arte de saber tomar decisiones para guiar gente” George Terry se inclina por conceptos clásicos: “la administración consiste en lograr un objetivo predeterminado con el esfuerzo ajeno” Los conceptos señalados expresan tendencias que abarcan concepciones de la administración como una ciencia, un arte y una técnica. CIENCIA La administración es una ciencia porque es universal. / Es sistematizado, es coherente y posee métodos y técnicas propias para su aplicación. Ciencia Social Hombre y sus organizaciones Logro Objetivos TÉCNICA Porque se aprende en las aulas, se aplica en la realidad, requiere de práctica y tiene sus propios instrumentos. ARTE Porque implica la destreza, requiere de sentimientos y cualidades especiales, la experiencia y el equilibrio interno de sus aplicaciones; todo lo cual le da un valor estético. CONCLUSIÓN ADMINISTRACIÓN ES: La administración es una ciencia social que permite a las organizaciones humanas crear, producir y obtener satisfactores de sus necesidades. Se aplica mediante principios y métodos que le son propios orientando los esfuerzos, hacia la obtención de óptimos resultados en el logro de objetivos tanto de los integrantes de la organización, como de los usuarios de los bienes o servicios que se prestan, contribuyendo así al desarrollo social. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN 1. La administración permite el desarrollo y la superación constantes de aquellos grupos humanos que la aplican. 2. El trabajo en equipo, altamente competitivas / aplicación de métodos y técnicas propias de la administración. 3. Al administrar, se produce la cooperación organizada, la efectividad del esfuerzo de grupo, el logro de objetivos en conjunto con mínimo de tiempo, de costo, de dinero o material. 4. Para lograr los objetivos organizacionales se requiere de técnicas, principios, procesos y teorías de la administración.  La competencia mundial ha enfrentado a las empresas, ha obligado a una reducción de costos y precios, a buscar la eficiencia y efectividad La empresa que busca permanecer, no puede arriesgarse a no ser competitiva; por el contrario, debe ser más eficaz que sus competidores. la administración es importante porque se aplica en cualquier forma de organización social, en cualquier parte del mundo. PERFIL DEL ADMINISTRADOR Características del administrador según Fayol Cualidades físicas saludables y vigorosas. Cualidades intelectuales para comprender la naturaleza de su función. Cualidades morales para mostrar equidad y justicia. Experiencia práctica en los negocios. Conocimientos de administración. PERFIL DEL ADMINISTRADOR EN ENFERMERIA Poseer condiciones físicas saludables para enfrentar el esfuerzo que significa administrar a un grupo heterogéneo, cuyas características hacen inevitables los conflictos entre la organización formal y la informal. Tener conocimientos en administración, para tomar decisiones confiables y con alto grado de permanencia.  Contar con experiencia profesional a diferentes niveles de responsabilidad, que le permitan conocer las funciones de todo su personal y haberlas experimentado previamente. Mostrar espíritu de solidaridad gremial y establecer vínculos de comunicación con sus subordinados. Ser creativo y ejercer un liderazgo compartido; ser innovador y fomentar la motivación y la eficiencia.  Ser profesional y moral en la toma de decisiones, organizado y responsable. Buscar siempre la actualización constante, así como la de sus subordinados. Apoyar y fomentar la investigación en la búsqueda de nuevas formas de desarrollo organizacional. Conocer e incorporar tecnología adecuada para alcanzar los objetivos en materia de salud y específicamente de la atención de enfermería.  FUNCIONES ADMINISTRATIVAS PROCESO ADMINISTRATIVO Cada una de las funciones administrativas cuando son consideradas en forma específica son precisamente eso, “funciones”. Cuando las funciones administrativas son consideradas en conjunto, se convierten en el proceso administrativo. El proceso administrativo es la serie de pasos sistematizados que se siguen para lograr un fin previamente determinado. PLANEACIÓN La planeación es un camino a seguir que tiene su base en el análisis de un problema determinando el orden, la secuencia de las actividades y programando el tiempo necesario para la solución de dicho problema. un plan es: El detalle del método para llevar a cabo una actividad en cierto periodo del futuro. PASOS: 1. Fijar objetivos. 2. Investigación y diagnóstico administrativo. 3. Análisis y toma de decisiones FIJAR OBJETIVOS Los objetivos en los planes y programas son importantes porque: Para que los objetivos sean verdaderamente útiles, deben reunir determinados requisitos, algunos de los cuales son: ORGANIZACIÓN El proceso de determinar las actividades y puestos necesarios de una empresa, departamento o grupo, y distribuirlos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno; asignarlos a individuos de forma que el esfuerzo disponible pueda ser aplicado y coordinado de una manera sistemática y efectiva. Elementos de la organización: - División del trabajo - Definir funciones y actividades - Establecer jerarquías. - Determinar el sistema de organización - Establecer los sistemas de comunicación - Determinar normas y reglamentos  Cuando los elementos de la organización formal no son definidos con claridad, o cuando no se establecen algunos de ellos, pueden ocasionarse deficiencias en la estructura formal. Las manifestaciones más comunes son: - Funciones mal distribuidas. - Objetivos sin lograr. - Aumento de conflictos. - Ineficiencia. - Baja productividad. - Desperdicio y subutilización de recursos. - Aumento de costos. - Baja proyección social. DIRECCIÓN Dirigir es guiar, orientar, conducir, encaminar, llevar al logro de objetivos. Dirigir implica tomar decisiones, mando y liderazgo. Estilos de Liderazgo: - El estilo autocrático: Da énfasis al líder. Es él quien dicta las órdenes, impone su criterio y decide qué y cuándo se hace. - El estilo democrático: El líder es un miembro más del grupo, que estimula a los subordinados a decidir y a ejecutar las funciones y tareas. - El estilo liberal: Pone énfasis en los subordinados, en quienes está centrada la libertad para decidir. La participación del líder es limitada o marginal. DIRECCIÓN DE PERSONAL La dirección de personal se realiza por medio de la integración de recursos humanos. La integración para desarrollar la dirección de personal es la encargada de optimizar los recursos tanto humanos, técnicos y financieros para la ejecución del plan. Técnicas de Integración: - Reclutamiento / Interno y Externo - Selección / Elección sujeto Idóneo – Prueba de Admisión, El expediente, La Entrevista, Los periodos de prueba, el currículum Vitae - Contratación / Contrato o nombramiento - Introducción y desarrollo/ Orientación, Adiestramiento, Desarrollo de Liderazgo , Educación Continuada. CONTROL Control es valorar el resultado de la ejecución de los planes, lo cual se hace por medio de los sistemas, métodos medios de control; es detectar oportunamente desviaciones en la acción y aplicar las medidas oportunas para corregirlas. - Es la etapa final del proceso administrativo, que se liga de nueva cuentaa la planeación. Sistemas clásicos de control son: - La supervisión - La evaluación. MÉTODOS DE CONTROL: 1. ARCHIVO conjunto de documentos debidamente clasificados y ordenados, que integran los datos históricos y la información esencial de una organización productiva. El archivo se clasifica según su destino y según el sistema de acceso. 2. AUDITORIA Las auditorías se hacen con el propósito de descubrir deficiencias e irregularidades, pero el descubrimiento de las deficiencias es para plantear soluciones. Su utilidad radica en ayudar a la dirección a lograr un control continuo y constructivo. La auditoría puede ser externa (fiscal y contable) o interna (administrativa, contable y profesional). TÉCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS - Informes - Observación - Datos estadísticos MUCHAS GRACIAS! PREGUNTAS  FUNCIONES ADMINISTRATIVAS PROCESO ADMINISTRATIVO Cada una de las funciones administrativas cuando son consideradas en forma específica son precisamente eso, “funciones”. Cuando las funciones administrativas son consideradas en conjunto, se convierten en el proceso administrativo. El proceso administrativo es la serie de pasos sistematizados que se siguen para lograr un fin previamente determinado. PLANEACIÓN La planeación es un camino a seguir que tiene su base en el análisis de un problema determinando el orden, la secuencia de las actividades y programando el tiempo necesario para la solución de dicho problema. Un plan es: El detalle del método para llevar a cabo una actividad en cierto periodo del futuro. PASOS: 1. Fijar objetivos. 2. Investigación y diagnóstico administrativo. 3. Análisis y toma de decisiones FIJAR OBJETIVOS Los objetivos en los planes y programas son importantes porque: Para que los objetivos sean verdaderamente útiles, deben reunir determinados requisitos, algunos de los cuales son: ORGANIZACIÓN El proceso de determinar las actividades y puestos necesarios de una empresa, departamento o grupo, y distribuirlos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno; asignarlos a individuos de forma que el esfuerzo disponible pueda ser aplicado y coordinado de una manera sistemática y efectiva. Elementos de la organización: - División del trabajo - Definir funciones y actividades - Establecer jerarquías. - Determinar el sistema de organización - Establecer los sistemas de comunicación - Determinar normas y reglamentos  Cuando los elementos de la organización formal no son definidos con claridad, o cuando no se establecen algunos de ellos, pueden ocasionarse deficiencias en la estructura formal. Las manifestaciones más comunes son: - Funciones mal distribuidas. - Objetivos sin lograr. - Aumento de conflictos. - Ineficiencia. - Baja productividad. - Desperdicio y subutilización de recursos. - Aumento de costos. - Baja proyección social. DIRECCIÓN Dirigir es guiar, orientar, conducir, encaminar, llevar al logro de objetivos. Dirigir implica tomar decisiones, mando y liderazgo. Estilos de Liderazgo: - El estilo autocrático: Da énfasis al líder. Es él quien dicta las órdenes, impone su criterio y decide qué y cuándo se hace. - El estilo democrático: El líder es un miembro más del grupo, que estimula a los subordinados a decidir y a ejecutar las funciones y tareas. - El estilo liberal: Pone énfasis en los subordinados, en quienes está centrada la libertad para decidir. La participación del líder es limitada o marginal. DIRECCIÓN DE PERSONAL La dirección de personal se realiza por medio de la integración de recursos humanos. La integración para desarrollar la dirección de personal es la encargada de optimizar los recursos tanto humanos, técnicos y financieros para la ejecución del plan. Técnicas de Integración: - Reclutamiento / Interno y Externo - Selección / Elección sujeto Idóneo – Prueba de Admisión, El expediente, La Entrevista, Los periodos de prueba, el currículum Vitae - Contratación / Contrato o nombramiento - Introducción y desarrollo/ Orientación, Adiestramiento, Desarrollo de Liderazgo , Educación Continuada. CONTROL Control es valorar el resultado de la ejecución de los planes, lo cual se hace por medio de los sistemas, métodos medios de control; es detectar oportunamente desviaciones en la acción y aplicar las medidas oportunas para corregirlas. - Es la etapa final del proceso administrativo, que se liga de nueva cuenta a la planeación. Sistemas clásicos de control son: - La supervisión - La evaluación. MÉTODOS DE CONTROL: 1. ARCHIVO Conjunto de documentos debidamente clasificados y ordenados, que integran los datos históricos y la información esencial de una organización productiva. El archivo se clasifica según su destino y según el sistema de acceso. 2. AUDITORIA Las auditorías se hacen con el propósito de descubrir deficiencias e irregularidades, pero el descubrimiento de las deficiencias es para plantear soluciones. Su utilidad radica en ayudar a la dirección a lograr un control continuo y constructivo. La auditoría puede ser externa (fiscal y contable) o interna (administrativa, contable y profesional). TÉCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS - Informes - Observación - Datos estadísticos MUCHAS GRACIAS! PREGUNTAS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN  ORGANIGRAMAS DEFINICIÓN Los organigramas son “la representación gráfica de la estructura de organización interna”, también se les conoce como cartas, gráficas o cuadros de organización. FUNCIÓN La función de los organigramas es establecer los niveles jerárquicos, con sus correspondientes líneas de autoridad y responsabilidad, delimitar funciones, relaciones y coordinación entre los diversos puestos. IMPORTANCIA Representan la estructura de organización, ofreciendo en forma sintetizada un panorama general del funcionamiento interno. NIVELES DE UN ORGANIGRAMA Estratégico: Es el nivel más alto de dirección, donde se toman decisiones, se establecen las políticas, las estrategias y los objetivos de la organización. Directivo intermedio: Dependiendo de la organización, el nivel directivo intermedio es el encargado de administrar las organizaciones. Operativo: Es el nivel encargado de la ejecución de las funciones y actividades específicas de la empresa. REQUISITOS DE UN ORGANIGRAMA 1. El diseño debe representar la estructura real de organización interna. 2. Si el organigrama se diseña por puestos de responsabilidad, no mezclar funciones o departamentos. (puestos: director, jefe, supervisor. Funciones: dirección, supervisión. Departamentos: compras, ventas, almacén) 3. La claridad en su estructura es importante para comprenderlo, el organigrama debe reflejar la estructura de organización en forma simple. 4. Al elaborar los organigramas debemos recordar que se manejan tres niveles de organización que son: estratégico, intermedio y operativo TIPOS DE ORGANIGRAMAS Lineal Funcional Con posición de “staff ” Horizontal Escalar Circular y matricial ORGANIGRAMA LINEAL El organigrama lineal representa el primer sistema de organización que fue adoptado por las organizaciones. Un organigrama lineal representa un modelo clásico de la administración. En el sistema lineal, la autoridad fluye por orden descendente y sólo de una fuente. Es un diagrama fácil de elaborar. Es sencillo, comprensible y define jerarquías. ORGANIGRAMA FUNCIONAL Expresa un sistema de organización funcional, en dicho sistema la autoridad fluye de más de una fuente. Pretende evitar la centralización, y al mismo tiempo impedir que varias personas den órdenes a un mismo subordinado. Favorece la flexibilidad en las acciones, evita la centralización, propicia la comunicación y coordinación, y favorece el ascenso por escalafón. La existencia en una empresa de un organigrama funcional nos indica que los niveles de dirección requieren de mayor capacidad de liderazgo, y que la responsabilidad no está delimitada en forma estricta. ORGANIGRAMA CON POSICIÓN DE STAFF Es una posición en la que no se tiene mando. Su propósito es dar consulta, asesoría y consejo. La especialización, conocimiento y experiencia de los integrantes de la posición “staff ” se aprovechan para lograr los objetivos. Se pretende que la toma de decisiones sea apoyada por la posición de “staff ”. En la fi gura 2.4 se muestra una posición “staff ” que es la de enseñanza. ORGANIGRAMA HORIZONTAL Refleja un sistema de organización funcional. La autoridad esquematizada fluye de izquierda a derecha. La expresión de un sistema reflejado en el organigrama horizontal es romper con el esquema tradicional de la posición lineal, y con ello, terminar con la centralización que la autoridad lineal determina. ORGANIGRAMA ESCALAR Representa mediante sangrías los niveles de autoridad. Semeja una escalera invertida, representa también un sistema de organización lineal porque la autoridad fluye de arriba hacia abajo. ORGANIGRAMA CIRCULAR Muestra los niveles de dirección por sectores, se utilizó en forma entusiasta por empresas que aplicaron un modelo neoclásico de la administración. Representa una organización de tipo funcional, mientras mayor es el círculo, menor es la autoridad. ORGANIGRAMA MATRICIAL Tiende a abandonar la organización tradicional de jerarquías, y viola el principio clásico de la unidad de mando. Se pretende representar grupos de trabajo, comisiones o programas especiales. Son sistemas de organizaciones temporales y adaptables. En los organigramas, las relaciones entre departamentos y por niveles jerárquicos se expresan de una manera clara, a través de ciertas claves de comunicación expresadas por símbolos y líneas. MANUALES DEFINICIÓN Un manual es la concentración sistemática en un folleto o libro fácil de manejar, de los elementos administrativos propuestos para alcanzar un objetivo. FUNCIÓN Garantizar la conducta uniforme. Orientar al personal en el desempeño de su trabajo. Pueden ser parámetros de control cuando se utilizan para medir y comparar la ejecución del plan. OBJETIVOS 1. Tener una fuente de información adecuada para realizar su trabajo. 2. Unificar criterios en la realización de las acciones de la empresa o institución. 3. Simplificar el trabajo. 4. Orientar la selección de personal, por medio de las descripciones de puesto, perfil del trabajador, descripción de trabajos. 5. Establecer rutinas de trabajo 6. Permitir el mejor aprovechamiento de recursos a través de la ejecución de funciones establecidas en los manuales de organización. 7. Facilitar la adaptación del personal de nuevo ingreso, por medio de la introducción al puesto y los manuales de bienvenida. 8. Obrar como medio de comunicación entre niveles de autoridad y responsabilidad establecidos en los manuales de organización. 9. Servir de instrumento de control al ser utilizados los manuales como parámetro de medición. ELABORACIÓN Para elaborar los manuales es conveniente recurrir a documentos legales y a personal operativo y directivo, además de la observación directa en el trabajo. La información debe ser uniforme y hay que utilizar la terminología correcta. DIFUSIÓN Los manuales deben ser conocidos por todos los involucrados a efecto de que efectivamente cumplan su función. Se entregarán en forma gratuita y en sesiones de instrucción y aclaración de dudas. CLASIFICACIÓN Por su área de aplicación: Macroadministrativos: Contienen elementos relativos a la organización, incluyendo departamentos, áreas, secciones y relaciones externas. Microadministrativo. Se integra por elementos de la organización pero referentes a un departamento, una sección o un área. Por su contenido: Organización. De procedimientos. Múltiples. MANUALES DE ORGANIZACIÓN Para elaborar su elaboración se sugiere Éstos contienen los elementos administrativos incluir los siguientes aspectos: que expresan la esencia de la organización y su 1. Datos generales. funcionamiento, son manuales de organización los que incluyen en su contenido los siguientes 2. Contenido (por capítulos). aspectos: 3. Introducción. Manual de objetivos. 4. Directorio (principales funcionarios). Manual de programas. 5. Antecedentes históricos de la Manual de políticas. institución. Manual de organigramas. 6. Base legal. Manual de descripciones de puestos. 7. Estructura y organización. Manual de reglamentos. 8. Organigramas. 9. Descripción de puestos. 10. Otros manuales. 11. Bibliografía. Deben ser revisados en forma periódica y actualizados. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Contiene la secuencia cronológica de las operaciones de un determinado trabajo. Para su elaboración es necesario establecer los siguientes aspectos: 1. Datos generales: Se incluyen en este apartado, el nombre y la razón social de la institución, el nombre genérico de los procedimientos, fecha y directorio. 2. Contenido: Se refiere al índice de contenido. 3. Introducción: Se señalan las razones por las cuales se elaboró el manual y la justificación del mismo. 4. Procedimientos: Los procedimientos se describen incluyendo; Objetivos del procedimiento, Áreas de aplicación, Descripción por pasos, Gráficas. 5. Bibliografía. MANUAL MÚLTIPLE Contiene aspectos relativos al funcionamiento de la organización y, al mismo tiempo, aborda procedimientos generales. Para su elaboración, debe seguirse el orden que se da a los manuales de organización. Un ejemplo de manuales múltiples son los manuales de bienvenida, que contienen aspectos de organización y procedimientos generales para personal que ingresa a la empresa como: rutinas de trabajo, papelería que se maneja, etcétera. MUCHAS GRACIAS! ANALISIS DE PUESTOS DEFINICIÓN Es la descripción del trabajo que ha de efectuarse y de las aptitudes necesarias para hacerlo bien. Si se quiere obtener la máxima productividad, es necesario colocar en el puesto a la persona adecuada, en vez de adecuar el puesto a las capacidades de la persona. OBJETIVOS ELABORACIÓN Mejorar los sistemas de trabajo. El estudio debe ser realizado por Orientar la distribución y selección una comisión integrada por un de personal. Un análisis de asesor jurídico, un representante puestos, además de mostrar la sindical, un supervisor, un jefe de forma más adecuada de dividir el servicio y un miembro del trabajo, permite al departamento personal. de Recursos Humanos una selección más acorde con las necesidades de la organización. Delimitar las funciones / determinar las responsabilidades en la ejecución de actividades. VENTAJAS Delimita funciones y responsabilidades. Permite una remuneración más justa. Contribuye a una mejor selección de personal. Propicia la elaboración de manuales. Asegura una mejor planeación y distribución de personal. Permite mejorar los sistemas de trabajo. Actúa como instrumento de información en los programas de orientación e introducción al puesto. Para la elaboración de un análisis de puestos los aspectos motivo de la investigación serán: 1. Habilidad y capacidad mental que requiere el puesto. 2. Esfuerzo físico necesario. 3. Responsabilidad y salud mental. 4. Condiciones de trabajo. 5. Riesgos de trabajo. Nadie conoce mejor los detalles exactos del puesto que el que lo realiza; por tanto, la información pertinente al puesto se debe recabar no sólo a nivel directivo sino a nivel operativo.  Los datos deben ser los más objetivos posibles El análisis de los resultados se hace separando aquellos datos que constituyen el trabajo, de los datos que se refieran a las aptitudes y actitudes que son necesarias para desempeñar el puesto. Los datos sobre las actividades propias del puesto se utilizan para elaborar y describir el puesto, mientras que las aptitudes y actitudes se utilizan para elaborar el perfil de la persona adecuada para desempeñarlo. El análisis de puestos culminará con las descripciones correspondientes denominadas: “descripción de puestos”. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS La descripción de puestos se constituye en un documento en el cual se consignan las funciones, relaciones, jerarquías, requisitos y percepciones referentes al puesto. OBJETIVOS DE LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Delimitar funciones. Orientar al personal. Facilitar la supervisión. Apoyar la valuación de puestos. Mejorar la administración de personal. ASPECTOS NECESARIOS AL DESCRIBIR UN PUESTO 1. Título del puesto. 2. Ubicación. 3. Especificación de funciones y actividades. 4. Jerarquías de puesto. 5. Requisitos para ocupar el puesto. 6. Habilidad y destreza necesarias. 7. Capacidad física apropiada al puesto. 8. Capacidad mental. 9. Responsabilidad. 10. Condiciones de trabajo. 11. Percepciones referentes al puesto expresadas en dinero.  Actualmente, la descripción de puestos se utiliza para establecer estándares de calidad, cada aspecto o actividad a realizar tiene parámetros de medición. No se encuentran en las instituciones de salud descripciones de puestos como tales, por las cuales no se tienen descripciones de puestos detalladas en el sistema de salud, por lo que, de acuerdo con el enfoque original, presentamos en el cuadro 2.3 un ejemplo de una descripción de puesto en enfermería.  TECNICAS DE CONTROL INFORMES Los informes son documentos escritos en los cuales se presentan datos y cifras en forma ordenada y significativa, que son útiles para evaluar, volver a definir o tomar decisiones. REQUISITOS Los informes deben presentarse a tiempo, es decir, ser oportunos. Los datos y cifras deben corresponder a la realidad, y ser precisos. Los aspectos informados serán detallados y completos, es decir, íntegros. Los datos y cifras deben ser comprobables. Los aspectos a informar deben ser importantes y congruentes. Presentar la información sistemática y organizada. OBJETIVOS DE LOS INFORMES 1. Constituir la base para la toma de decisiones con información real, íntegra, veraz y oportuna. 2. La información proporciona datos significativos para actualizar los planes y programas. 3. Servir para coordinar esfuerzos a todos los niveles de autoridad. 4. Sintetizar información importante. 5. Ahorrar tiempo en el análisis de la organización. CLASIFICACIÓN INFORMES CUALITATIVOS Consisten en presentar datos relevantes en forma narrativa con inclusión o no de cifras o datos estadísticos, se ordena y presenta la información procurando mostrar una visión integral del aspecto a informar. INFORMES CUANTITATIVOS Son informes con datos numéricos, que son organizados y presentados en forma estadística. Su función es la de mostrar en forma gráfica y en detalle los aspectos específicos que requieren de acciones correctivas. INFORMES DE CONTROL Son aquellos que se realizan en forma rutinaria y previamente programada para medir los avances o para comparar el logro de metas en espacio y tiempo determinado. INFORMES PROVOCADOS Son aquellos informes especiales que se realizan cuando existen desviaciones en el logro de objetivos o metas. Las fallas o deficiencias requieren ser examinadas y por lo mismo, se precisa de información especial. INFORMES SOLICITADOS Sólo se incluye el hecho, actividad o función sobre la cual se desea conocer a fondo. PERIODICIDAD Según el propósito de los informes, éstos pueden ser: Diario Semanal Mensual Semestral Anual. ESTRUCTURA DEL INFORME No todos los informes se presentan de la 1. Preliminares. Son los datos generales misma forma que la mencionada, algunas de presentación del informe, incluyen: organizaciones tienen formatos la portada, las referencias, directorios, especiales en los cuales sólo se vacían los contenido. datos para el informe. 2. Introducción. Puede presentarse en forma convencional o con una justificación. 3. Informe cualitativo. Son los datos en forma narrativa que son señalados por temas, capítulos, títulos y subtítulos. 4. Informe cuantitativo. Puede presentarse en sección separada o integrado al texto del informe cualitativo. 5. Cuadros y gráficos. 6. Conclusiones y sugerencias. 7. Fuentes de información. 8. Anexos.  MUCHAS GRACIAS! https://www.youtube.com/watch?v=S18- XovSeys DIRECCIÓN DE PERSONAL  La dirección de personal se realiza por medio de la integración de recursos humanos. La integración para desarrollar la dirección de personal es la encargada de optimizar los recursos tanto humanos, técnicos y financieros para la ejecución del plan. Incluye desde el reclutamiento, la selección y la capacitación para la productividad. La integración de recursos humanos está íntimamente relacionada con la planeación y la organización. La integración es interdependiente de la estructura de organización la cual, a su vez, depende de los planes de la empresa, consiste en la selección, evaluación y el desarrollo de personal. RECLUTAMIENTO Reclutar significa “reunir”, “recabar”, “ordenar” y obtener la información necesaria sobre los recursos útiles a la organización. Fuentes de Reclutamiento de personal Administrativo: PROMOCIÓN INTERNA Ascenso de los trabajadores de la misma empresa RECLUTAMIENTO EXTERNO Selección de un trabajador externo a la empresa para cierto puesto.  SELECCIÓN La selección consiste en escoger, decidir o aceptar el recurso que más convence a quien toma la decisión para lograr los objetivos planeados. La selección se utiliza tanto en los recursos humanos como materiales. SELECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS En la selección de personal, los requisitos y cualidades exigidas al aspirante para su ingreso no garantizan por sí solos la productividad. Para asegurar en lo posible esta última, existen algunos métodos, entre ellos: la prueba de admisión, expediente, entrevista, periodos de prueba, currículum vítae. Prueba de admisión: Consiste en la aplicación de cuestionarios con preguntas específicas al tipo de trabajo para el que se desea contratar. Expediente de admisión: El expediente de admisión o ingreso se integra por: solicitud de empleo, pruebas de admisión y resultados, currículum vítae, cartas de referencias, resultados de las entrevistas y observaciones del periodo de prueba. Entrevista: El propósito de la entrevista es complementar la información de la solicitud, aclarar aspectos confusos, poner a prueba al entrevistado y valorar su presencia física y cualidades personales para el puesto. Es importante crear un ambiente agradable, escuchar con atención, anotar las impresiones en el momento y hacer un buen cierre. Periodos de prueba: constituyen una excelente oportunidad para valorar las habilidades y aptitudes del trabajador y, en consecuencia, hacer una buena elección, es requisito para la contratación. Currículum vítae: El currículum vítae, o historia laboral, es el concentrado de las experiencias y conocimientos que posee el aspirante. No sólo se utilizan para solicitar trabajo, también para los ascensos y promoción de puestos. “Currículum” es una palabra que significa “correr”, “vital” significa “vida”; de modo que la unión de estos vocablos transmite la idea de “el correr por la vida”. Así, en la vida se acumula conocimiento y experiencias que deben ser demostradas para fundamentar las pretensiones del individuo. El currículum vítae se termina con la firma del solicitante y la fecha en que fue elaborado, ya que es frecuente que se sigan acumulando conocimientos y experiencias a través del tiempo. CONTRATACIÓN La contratación de trabajadores establece una relación de trabajo entre el trabajador y el que contrata. “Se entiende por relación de trabajo cualquiera que sea el acto que le dé origen, la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona mediante el pago de un salario” Contrato Un contrato individual de trabajo, cualquiera que sea su forma o denominación, es aquel por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado, mediante el pago de un salario. La contratación se efectúa al ser seleccionado el aspirante. Como nuevo miembro de la organización, el empleado debe recibir un contrato y un nombramiento que formaliza su contratación. INTRODUCCIÓN Y DESARROLLO El último paso de la integración consiste en propiciar el óptimo rendimiento del personal y el equipo, promover las potencialidades de los recursos humanos para lograr una óptima productividad. ORIENTACIÓN Esta indicada para: 1. Personal de nuevo ingreso. 2. Personal que cambia de turno o servicio. 3. Personal que asciende o cambia de puesto. La orientación incluye la introducción al puesto, en la cual es importante considerar los siguientes aspectos: bienvenida, presentación, información, asesoría y ubicación física. ADIESTRAMIENTO El adiestramiento es necesario cuando el personal tiene dificultad para aplicar técnicas o procedimientos, cuando debe manejar equipo que requiere conocimientos especiales o desconoce procedimientos técnicos. Los programas de adiestramiento no son para todo el personal, se adiestra sólo a los miembros que lo requieren. DESARROLLO DE LIDERAZGO En toda organización es indiscutible la necesidad de contar con personal para asumir el liderazgo de grupos. Algunos aspectos por desarrollar son los siguientes: Solución de conflictos. Comunicación. Manejo de personal. Dirección, y las relativas al puesto que se va a desempeñar. La enseñanza continuada es un imperativo para todo el personal, aplicada periódicamente; puede realizarse en dos formas: 1. Enseñanza formal: Se realiza en un centro educativo oficial, con un plan de estudios definido, a cuyo término se obtiene un grado académico amparado por un documento formalizado por la institución educativa. Para este tipo de enseñanza se pueden proporcionar becas. 2. Enseñanza informal. Se produce al interior de las instituciones empresariales, a través de conferencias, cursos, talleres, congresos, simposios, etc. Los propósitos de dicha enseñanza suelen ser de actualización. INTRODUCCIÓN Y DESARROLLO DE RECURSOS MATERIALES Los recursos materiales son desarrollados por medio de una correcta utilización por parte del personal, proporcionando mantenimiento constante, renovando o sustituyendo a aquellos que ya no funcionan. La información sobre los recursos materiales se realiza a través de un departamento denominado de “compras”, que se encarga de la investigación sobre costos, existencias y calidad del material. La selección de recursos materiales se establece por parámetros de rendimiento, calidad o costos, por lo general son decisiones de la gerencia MUCHAS GRACIAS!