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PROPEDÉUTICO DE NIVELATORIO DE INFORMÁTICA 1 Material de consulta...

PROPEDÉUTICO DE NIVELATORIO DE INFORMÁTICA 1 Material de consulta Jorge Infante Chávez 1 Este documento sirve como apoyo al desarrollo de las clases del curso Nivelatorio de Informática, no es un reemplazo del curso, y está sujeto a actualizaciones constantes. UP Propedéutio de Informática 2023 TABLA DE CONTENIDO Tema Página ¿QUÉ ES UNA HOJA DE CÁLCULO?...................................................................... 1 EL ENTORNO DE TRABAJO....................................................................................................... 2 DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS PRINCIPALES DE LA VENTANA DE EXCEL.................................... 3 Comandos de la Etiqueta Archivo................................................................................................. 3 La barra de menú de etiquetas..................................................................................................... 3 La etiqueta Inicio........................................................................................................................... 3 La etiqueta Insertar....................................................................................................................... 4 La Etiqueta Disposición de Página............................................................................................... 4 La etiqueta Fórmulas.................................................................................................................... 4 La etiqueta Datos.......................................................................................................................... 5 La etiqueta Revisar....................................................................................................................... 5 La etiqueta Vista............................................................................................................................ 5 La Barra o línea de estado............................................................................................................ 5 ACTIVAR O DESACTIVAR LOS CÁLCULOS AUTOMÁTICOS DE LA BARRA DE ESTADO.................... 6 La Barra de Fórmulas................................................................................................................... 6 PARA MOSTRAR U OCULTAR ALGUNOS ELEMENTOS DE LA PANTALLA PRINCIPAL:...................... 6 LA HOJA DE CALCULO....................................................................................................... 7 Las etiquetas de las Hojas de cálculo........................................................................................... 7 Modificar el Nombre de una Hoja de cálculo................................................................................ 7 LAS FILAS............................................................................................................................ 8 Cambiando la altura de las filas.................................................................................................... 8 LAS COLUMNAS................................................................................................................. 9 Modificando el ancho de las columnas......................................................................................... 9 LAS CELDAS......................................................................................................................... 10 EL RECUADRO NOMBRES DE CELDAS.................................................................................... 10 SELECCIÓN DE RANGOS USANDO EL CUADRO DE NOMBRES...................... 11 Modificar la visualización de la hoja mediante el zoom.............................................................. 12 Seleccionar Filas......................................................................................................................... 12 Seleccionar Columnas................................................................................................................ 13 Seleccionar Bloques de Celdas o Rangos de Celdas................................................................ 13 ¿Qué hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas?............................................... 14 Seleccionar todas las Celdas de la Hoja de Cálculo.................................................................. 14 -I- J.I. UP Propedéutio de Informática 2023 DESPLAZARSE Y MOVERSE DENTRO DE LA HOJA DE CÁLCULO USANDO TECLADO.................... 15 TIPOS DE DATOS EN EXCEL................................................................................ 16 INTRODUCIR O REGISTRAR DATOS........................................................................................ 16 DATOS DE TIPO NÚMERO..................................................................................... 17 ESCRIBIR FECHAS Y HORAS.................................................................................................. 17 Los datos de tipo Fecha.............................................................................................................. 17 LOS DATOS HORA................................................................................................................ 19 DATOS DE TIPO TEXTO......................................................................................................... 20 Datos de Tipo Texto.................................................................................................................... 20 CAMBIAR A OTRA HOJA DEL MISMO LIBRO.............................................................................. 20 INTRODUCIR DATOS Y CAMBIARLOS EN LA HOJA DE TRABAJO................................................ 21 REALIZAR CORRECCIONES EN DATOS DENTRO DE LAS CELDAS.............................................. 22 EL BOTÓN DE RELLENO....................................................................................... 23 USOS DEL BOTÓN DE RELLENO............................................................................................. 23 Llenar una serie de números, fechas u otros elementos............................................................ 23 DATOS VÁLIDOS PARA USAR CON EL BOTÓN DE RELLENO....................................................... 24 Series con Fechas y Horas......................................................................................................... 24 ALGUNAS SERIES ESPECIALES CON FECHAS.......................................................................... 24 SERIES NUMÉRICAS.............................................................................................................. 25 AUTOLLENADO..................................................................................................................... 26 EDICIÓN DE DATOS............................................................................................... 27 COPIAR DATOS O FÓRMULAS A LO LARGO DE UNA FILA O COLUMNA........................................ 27 COPIAR UN BLOQUE DE CELDAS USANDO ARRASTRE DE RATÓN.............................................. 27 COPIAR UN BLOQUE DE CELDAS USANDO COMANDOS............................................................. 28 COPIAR CELDAS USANDO EL BOTÓN DERECHO DEL MOUSE (BDM)........................................ 29 MOVER UN BLOQUE DE CELDAS USANDO EL RATÓN................................................................ 29 MOVER UN BLOQUE DE CELDAS USANDO COMANDOS............................................................. 29 MOVER O COPIAR HOJAS DE CÁLCULO POR COMPLETO.......................................................... 30 BORRAR EL CONTENIDO DE UN BLOQUE DE CELDAS............................................................... 31 BORRAR EL FORMATO DE UN BLOQUE DE CELDAS.................................................................. 31 - II - J.I. UP Propedéutio de Informática 2023 INSERTAR UN BLOQUE DE CELDAS......................................................................................... 32 Primera forma.............................................................................................................................. 32 Segunda Forma (usando mouse y teclado)................................................................................ 33 COPIAR Y PEGAR CELDAS PARA OBTENER RESULTADOS ESPECIALES..................................... 33 INSERTAR FILAS O COLUMNAS............................................................................................... 34 ELIMINAR FILAS O COLUMNAS................................................................................................ 34 BUSCAR DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO.............................................................................. 35 FORMATO DE CELDAS.......................................................................................... 37 FORMATOS DE TEXTO MÁS COMUNES.................................................................................... 37 Negritas....................................................................................................................................... 37 Cursivas...................................................................................................................................... 37 Subrayar...................................................................................................................................... 37 Tipo de letra................................................................................................................................ 38 Tamaño de letra.......................................................................................................................... 38 CENTRAR UN TÍTULO RESPECTO A VARIAS COLUMNAS............................................................ 39 Procedimiento 1.......................................................................................................................... 39 Procedimiento 2.......................................................................................................................... 40 OTROS FORMATOS DE TEXTO CONTROLADOS POR EL MENÚ FORMATO................................... 40 Alinear el contenido de una celda............................................................................................... 40 FORMATOS NUMÉRICOS........................................................................................................ 42 Usando los botones de la barra de herramientas Formato........................................................ 42 USANDO CUADRO DE DIÁLOGO PARA OTROS FORMATOS NUMÉRICOS..................................... 42 Copiar formatos........................................................................................................................... 43 COLOCAR BORDES............................................................................................................... 44 Usando la barra de herramientas................................................................................................ 44 Usando los menús....................................................................................................................... 44 COLOREAR EL INTERIOR DE LAS CELDAS............................................................................... 45 CAMBIAR EL COLOR DEL TEXTO............................................................................................. 45 FORMATOS NUMÉRICOS PERSONALIZADOS.................................................... 47 CÓDIGOS PARA PERSONALIZAR LOS DATOS DE TIPO FECHA.................................................. 48 Agregar Textos en un formato numérico personalizado............................................................. 49 FORMATOS PERSONALIZADOS CON DATOS NUMÉRICOS EN GENERAL...................................... 49 USO DE CARACTERES ADICIONALES COMO RELLENO EN UN FORMATO PERSONALIZADO.......... 50 - III - J.I. UP Propedéutio de Informática 2023 FORMATOS PERSONALIZADOS ADICIONALES................................................. 51 FORMATO PERSONALIZADO PARA NÚMEROS NEGATIVOS....................................................... 52 FORMATO PERSONALIZADO PARA VALORES CERO............................................................... 53 FORMATO PERSONALIZADO PARA TEXTOS............................................................................. 53 - IV - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 ¿QUÉ ES UNA HOJA DE CÁLCULO? Una hoja de cálculo es un Software Informático diseñado para el usuario final con el fin de facilitarle la realización de todo tipo de cálculos tales como los referidos a Ingeniería,. Contabilidad, Gestión de bases de datos y muchas otras especialidades, también cuenta al con herramientas adicionales que amplían sus capacidades de trabajo. Actualmente podemos utilizar las Hojas de Cálculo de Microsoft Excel para manejar gran ic. cantidad de información diversa, pues los archivos o documentos que se crean con este en rso programa constan de varias hojas de cálculo (hasta 256) y cada hoja puede contener su cu l c o propios datos o compartirlos, lo que facilita su administración. Esto último se consigue of mediante fórmulas simples o complejas, siempre de acuerdo con la situación en la que se do de poy encuentre el caso que se está trabajando. u Como primer ejemplo, la Figura 1 muestra una Hoja de cálculo con tablas y gráfico. to es ado e a m No ct l dia Figura 1: Hoja de cálculo con tablas y gráfico al ter i Ma d -1- J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 EL ENTORNO DE TRABAJO La Figura 2 muestra las partes principales de la ventana con sus respectivos nombres.. al ic. en rso cu l c o of do de poy u to es ado e a Figura 2: Ventana principal de trabajo del programa m No ct l dia al ter i Ma d Figura 3: Ventana Principal del programa -2- J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS PRINCIPALES DE LA VENTANA DE EXCEL La ventana de Excel cuenta con una configuración nueva elementos, muy parecidos con otros programas de la suite Microsoft Office y que tienen la misma utilidad, lo que sirve para un manejo y aprendizaje más rápido del programa:. al COMANDOS DE LA ETIQUETA ARCHIVO Cuenta con todas las herramientas necesarias para el control del documento, ic. Abrir archivos, crear archivos nuevos, en rso cu l c o guardar, imprimir, cerrar el programa, of herramientas de configuración del do de poy programa, actualizaciones, etc. u to es ado e a Figura 4: El Botón Archivo LA BARRA DE MENÚ DE ETIQUETAS m Contiene todos los grupos de comandos que nos permiten realizar tareas interactivas No ct l d con los libros de trabajo. Cada elemento del menú presenta una cinta con los íconos de las herramientas que se han agrupado de manera homogenea a las tareas que realizan (sufre cambios de a acuerdo a la versión que se esté manejando). i LA ETIQUETA INICIO al ter Agrupa las tareas más comunes en Excel como los formatos de números y textos, estilos, alineaciones, operaciones con celdas, filas, columnas y algunas tareas de búsqueda y ordenación de tablas. i Ma d Figura 5: La Etiqueta INICIO -3- J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 Agrupa íconos con accesos directos a comandos de formatos de celdas, estilos de celdas, alineaciones, combinar celdas, copias y pegados especiales, insertar y eliminar filas y columnas, en general es la cinta de opciones normalmente más utilizada. LA ETIQUETA INSERTAR. al ic. en rso Figura 6: Etiqueta INSERTAR cu l c o Acumula una cinta con los comandos de inserción de Tablas dinámicas, gráficos, of minigráficos, objetos adicionales como imágenes, formas, cuadros de texto, vínculos, do de poy comentarios, etc. u LA ETIQUETA DISPOSICIÓN DE PÁGINA to es ado e a Figura 7: Etiqueta DISPOSICIÓN DE PAGINA m Cuenta con los íconos de acceso a los comandos que nos ayudan a controlar las opciones No ct l d necesarias para la configuración del documento antes de imprimirlo, además de las herramientas para organizar los objetos que se hayan insertado en las hojas y necesiten ser alineados para una correcta impresión a LA ETIQUETA FÓRMULAS i al ter Figura 8: Etiqueta FÓRMULAS i Ma Acumula los íconos que nos dan acceso a los comandos necesarios para la crear, editar, d insertar fórmulas en la hoja, así como comandos de apoyo para el uso más adecuado y avanzado de las funciones preestablecidas en el programa. -4- J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 LA ETIQUETA DATOS. al Figura 9: La etiqueta DATOS Cuenta con una cinta de íconos de acceso directo a los comandos que nos ayudan a la de gestión de tablas y Base de Datos tanto básicas como avanzadas. ic. LA ETIQUETA REVISAR en rso cu l c o of do de poy u to Figura 10: Etiqueta REVISAR Agrupa las herramientas necesarias para las revisiones de ortografía, administrar comentarios, protección de la hoja o del libro, uso del archivo a nivel multiusuario es ado e a LA ETIQUETA VISTA m No ct l d Figura 11: Etiqueta VISTA Agrupa los comandos que nos permiten controlar la visualización de la hoja de trabajo. a LA BARRA O LÍNEA DE ESTADO Muestra información sobre el i comando de menú resaltado o al ter bien sobre la operación en curso. Cuenta también con los íconos para cambio de visión de la hoja activa. i Ma En la barra de estado podemos d observar rápidamente algunos cálculos que el programa Figura 12: La Barra de Estado realiza cuando el usuario está seleccionando datos en la hoja de cálculo. -5- J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 En la Figura 12 podemos observar que en la Barra de Estado aparecen la Suma, el número de datos, el promedio de los datos seleccionados. ACTIVAR O DESACTIVAR LOS CÁLCULOS AUTOMÁTICOS DE LA BARRA DE ESTADO. al ic. en rso cu l c o of do de poy u to es ado e a Figura 13: Activación de cálculos automáticos en la Barra de Eatado LA BARRA DE FÓRMULAS m No ct l dia al ter Figura 14: Barra de fórmulas Se encuentra encima de la hoja de cálculo y nos permite escribir e insertar fórmulas en las celdas de la hoja activa así como nos facilita realizar la edición y correcciones necesarias. i Ma PARA MOSTRAR U OCULTAR ALGUNOS ELEMENTOS DE LA PANTALLA PRINCIPAL: d 1.- Seleccione la Ficha Vista 2.- Active o desactiove el cuadro de selección Barra de Fórmulas tal como se ve en la Figura 15 -6- J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al Figura 15: Activando la Barra de Fórmulas ic. en rso LA HOJA DE CALCULO cu l c o Es la matriz de celdas agrupadas en filas y columnas constituye la hoja de trabajo u hoja of de cálculo. do de poy LAS ETIQUETAS DE LAS HOJAS DE CÁLCULO u to  En la parte inferior tenemos una serie de etiquetas que identifican a las distintas hojas dentro del archivo de trabajo, estas etiquetas nos permiten trasladarnos entre las distintas hojas, en Excel podemos tener hasta 256 hojas. es ado e a  Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos, presupuestos o apartados analizados. m No ct l dia al ter Figura 16 i Ma MODIFICAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO d Para modificar el nombre de una Hoja podemos hacer 2 clic en el nombre de la hoja y luego escribir el nuevo nombre y finalizar con. -7- J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al ic. en rso Figura 17: Renombrando una Hoja de Cálculo cu l c o LAS FILAS of do de poy Las filas se horizontalmente. nombran mediante números y siempre están agrupadas u Las filas podemos identificarlas por un número que empieza en 1 y termina en to 1048576 CAMBIANDO LA ALTURA DE LAS FILAS es ado e a Usando el Menú 1. Seleccionar el menú Inicio / Formato (Figura 20) 2. Seleccione la opción Alto de Fila m 3. Especificar la altura que se necesita No ct l d 4. Finalizar con Usando el mouse a Podemos cambiar el tamaño de i visualización de las filas de igual modo. al ter Nos situamos en la barra que muestra los números de las filas en la línea que Figura 18 queremos mover. i Ma Y manteniendo pulsado el ratón d movemos la línea para modificar la altura de la fila Figura 19 -8- J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 LAS COLUMNAS Es el conjunto de celdas ogranizadas y alineadas VERTICALMENTE. Cada columna tiene una identificación o nombre que aparece como una letra o combinación de letras empezando en A, B, C, ….Z, AA, AB, …XFD.. La hoja de cálculo es mucho más grande de lo que aparece en pantalla. El número de al columnas máximo es de 16384. M O D IF I C A N D O E L A N C H O D E L A S C O L U M N A S ic. Existen varias formas de modificar el ancho de las columnas: en rso cu l c o Usando el menú: of 1. Seleccionar cualquier celda de la columna que se quiere modificar do de poy 2. Seleccionar el menú Inicio / Formato u to es ado e a m No ct l d Figura 20: Seleccionando el Menú Inicio / Formato / Ancho de Columna a 3. En el cuadro de diálogo podemos indicar el ancho que deseamos darle a la columna i al ter i Figura 21 Ma d Usando directamente el mouse Nos situamos con el cursor en la barra donde están las letras que designan las columnas, entre las dos columnas. Véase la crucecita en la Figura 22. Manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse, lo desplazamos hasta obtener el ancho necesitado. -9- J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al Figura 22: Ensanchando la columna Figura 23: Adelgazando la columna LAS CELDAS ic. en rso Son las casillas formadas por la intersección de una columna y una fila. cu l c o Las celdas se nombran por la columna y por el número de fila que la forman al intersectarse of En la imagen las celdas nombradas por do de poy su columna y el número de línea. La celda activa es la celda 3 de la u to columna B que se designa B3. Escribimos primero la columna y después la fila. es ado e a Figura 24: Los nombres o direcciones de las celdas está dados por la combinación del los nombres de Columna y el número de Fila que la generan m Una vez que creamos o abrimos un archivo de Excel, cada CELDA tiene un nombre único. No ct l d Para nombrar a una celda, en Excel utilizamos la combinación de Columna y Fila cuya intersección forma la celda: Por ejemplo: a Nombre Significado i B7 La celda B7 de la Hoja actual al ter Z5678 Celda Z5678 de la hoja actualmente activa Hoja2!AV35000 La celda AV35000 de la Hoja2 EL RECUADRO NOMBRES DE CELDAS i Ma d Se encuentra en la misma línea de la barra de fórmulas. En este recuadro se muestra el nombre de la que es la celda activa: - 10 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al Figura 25: Recuadro de nombres de celdas ic. Podemos cambiar de celda activa escribiendo correctamente la dirección de la celda a en rso cu l c o la que nos queremos cambiar y pulsando la tecla. of do de poy SELECCIÓN DE RANGOS USANDO EL CUADRO DE NOMBRES u También podemos seleccionar rangos de celdas desde este recuadro, escribiendo la to sintaxis correcta del rango que deseamos seleccionar, esta sintaxis es la siguiente: Celda_Inicial:Celda_Final es ado e a Por ejemplo, Si deseamos seleccionar el rango de celdas que va desde la celda B7 hasta la celda Z5000. m Podemos escribir en el recuadro de nombres B7:Z5000 No ct l dia al ter i Ma d Figura 26: El cuadro de Nombres - 11 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 MODIFICAR LA VISUALIZACIÓN DE LA HOJA MEDIANTE EL ZOOM Podemos cambiar la visualización de toda la Hoja de Trabajo mediante el comando Zoom, de la Barra de estado. al ic. en rso cu l c o of do de poy Figura 27: Control del Zoom También podemos manejar el ZOOM usando la combinación de la tecla + Rueda u to del mouse es ado e a m No ct l d Figura 28: Combinación para el zoom de la pantalla SELECCIONAR FILAS.  Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy útil para realizar de forma a conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un gran grupo de celdas es mucho más rápido marcar el grupo y aplicar i a todas a la vez el nuevo formato. al ter  Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa la fila. Y si queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botón y nos desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6. i Ma d Figura 29: Para seleccionar filas debemos hacer clic en las cabeceras correspondientes - 12 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 SELECCIONAR COLUMNAS  Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos el botón izquierdo del ratón.. al ic. en rso Figura 30: Para seleccionar columnas debemos hacer clic en sus cabeceras cu l c o of  Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botón del ratón y do de poy nos desplazamos a las siguientes columnas. u to es ado e a Figura 31: Seleccionando varias columnas SELECCIONAR BLOQUES DE CELDAS O RANGOS DE CELDAS  Escoger un conjunto de celdas m No ct l d  Podemos fácilmente seleccionar un rectángulo de celdas pulsando sobre la celda situada en una esquina y manteniendo pulsado el ratón nos movemos hacia la esquina opuesta. a Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y manteniendo pulsada la tecla de mayúsculas del teclado movernos a la última. i  Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 al ter y arrastramos el mouse a la celda D5. i Ma d Figura 32 - 13 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 ¿Q U É H A C E R P A R A S E L E C C I O N A R U N C O N J U N T O D E C E L D A S S A L T E A D A S ?.  Seleccionamos el 1er grupo de celdas (en el ejemplo de la Figura 33 sería el rango A2:A6).  Mantenemos pulsada la tecla (la tecla Control se encuentra normalmente en. al la esquina inferior izquierda del teclado) seleccionamos los siguientes Rangos (B5: b9 y C2:C8 en el ejemplo de la Figura 33). ic. en rso cu l c o of do de poy u to es ado e a Figura 33: Seleccionando un grupo disperso de celdas SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS DE LA HOJA DE CÁLCULO m No ct l d Cuando necesitamos seleccionar toda la Hoja de Cálculo. Por ejemplo cuando queremos dar un mismo formato a todas las celdas  Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del "1" que designa la primera columna. ia al ter i Ma d Figura 34: Seleccionando todas las celdas de la Hoja de cálculo - 14 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023  Otra forma de seleccionar toda la hoja es; primero seleccionamos una celda libre y luego pulsamos las teclas DESPLAZARSE Y MOVERSE DENTRO DE LA HOJA DE CÁLCULO USANDO TECLADO. Para desplazarse por las celdas de una hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda. Si al hace clic en una celda, la convertirá en la CELDA ACTUAL. Para ver en pantalla un área distinta de la hoja, utilice las barras de desplazamiento. ic. Para desplazarse Haga esto en rso Una fila hacia arriba o hacia abajo Haga clic en las teclas de flechas cu l c o of ó do de poy Una columna hacia la izquierda o hacia la derecha Haga clic en las flechas de desplazamiento horizontal o en la u to tecla de tabulaciones. es ado e a Una ventana hacia arriba o hacia abajo Presione la tecla o según sea el caso. Una hoja hacia la izquierda o hacia la Presione m derecha No ct l d + o +. a A una gran distancia Escriba correctamente el nombre de la celda en el cuadro de nombres y i al ter finalice con i Ma d - 15 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 TIPOS DE DATOS EN EXCEL El programa puede trabajar con diferentes tipos de datos los cuales podemos listar. 1) Numéricos.. a) Números propiamente dichos. al b) Fechas. c) Horas. ic. d) Lógicos. en rso e) Fórmulas y funciones numéricas. cu l c o 2) Textos. of a) Fórmulas y funciones de textos do de poy 3) Errores. u INTRODUCIR O REGISTRAR DATOS to Para que Excel nos permita utilizar sus comandos, es obligatorio que los usuarios registremos o introduzcamos los datos correctamente. es ado e a Los datos deben estar registrados en las celdas evitando mezclar números con textos. En caso de mezclar números contextos en una celda, Excel lo intrepreta como UN DATO DE TIPO TEXTO m  Para introducir datos en una celda basta seleccionarla, escribir el dato y pulsar la No ct l d tecla.  Cuando se empieza a escribir un dato, automáticamente se activa la barra de a fórmulas. Aparecen tres botones (ver Figura 35): para cancelar los datos introducidos (botón en forma de ), para validar dichos datos (botón en forma de i ) y el símbolo de igual para iniciar el asistente de introducción de fórmulas. al ter  La mayoría de las veces es más rápido pulsar para registrara el dato.  Para cancelar el registro, debemos pulsar la tecla. i Ma d Figura 35: Introduciendo un dato en una celda - 16 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 DATOS DE TIPO NÚMERO 2 Un número es cualquier combinación de dígitos. Estos dígitos pueden ir acompañados de símbolos, pero la mayoría de las veces no son necesarios ya que son formatos que se pueden establecer posteriormente.. al Los símbolos mencionados anteriormente, son necesarios en casos especiales por ejemplo:  Cuando queremos poner un número negativo. Debe ir acompañado del signo menos (-) o cuando queremos poner un número decimal. ic.  Cuando se quiera poner un tanto por ciento, se puede poner el valor decimal, por en rso cu l c o of ejemplo 0.35 y luego darle formato de tanto por ciento, o bien directamente do de poy poner 35%. Al recibir un dato numérico, Excel lo alineará automáticamente al lado derecho de la u to celda luego de presionar Ejemplo de datos numéricos comunes. es ado e a m No ct l d a Figura 36: Datos numéricos i ESCRIBIR FECHAS Y HORAS al ter LOS DATOS DE TIPO FECHA Una fecha para Excel es un número ENTERO. El número 1 que corresponde a la fecha 1/1/1900 y así sucesivamente los siguientes i Ma números correlativos corresponden a las siguientes fechas. d Según datos obtenidos, el número 2958465 corresponde al 31 de diciembre del 9999. 2 Se Recomienda que para ingresar un dato numérico se utilice el grupo de teclas de calculadora que se encuentra al lado derecho del teclado. Esto evitará confusiones en el momento de ingresar el punto decimal en un dato numérico. - 17 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023  En la hoja de cálculo la presentación de las fechas tiene un formato modificado para una mejor lectura e interpretación por parte del usuario.  Debido a que las fechas SON NÚMEROS, podemos utilizar esta información para realizar operaciones matemáticas sin ningún problema.. al  Las fechas se deben escribir siguiendo el esquema día/mes/año , a no ser que se haya cambiado esta configuración en el menú Configuración regional en el sistema operativo. ic. Podemos utilizar el separador “/” o bien el guión “-“. en rso cu l c o Por ejemplo 2/1/2023 (ver la Figura 37). of Por ejemplo: do de poy Para comprobar que las fechas son realmente números con formato, podemos eliminar el formato de fecha de la siguiente forma (Figura 37). u to 1) Seleccione la celda donde se encuentra la fecha. 2) Seleccione la Etiqueta Inicio 3) Despliegue el listado de formatos numéricos es ado e a 4) Seleccione la opción General 5) El resultado se muestra en la Figura 38 m No ct l dia al ter i Ma Figura 37: Cambiando el formato de Fecha a Número General d - 18 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al Figura 38: Mostrando el número que le corresponde a la fecha 2/1/2023, es el número de días desde el 1/1/1900 ic. LOS DATOS HORA en rso cu l c o También son datos numéricos y debemos entenderlos de la siguiente forma: of Desde el punto de vista del tiempo, el número 1 representa a UN DÍA. do de poy A partir de la afirmación anterior podemos deducir que UNA HORA es la Venticuatroava parte del día es decir el resultado de la división 1/24. u to Para introducir un dato de tipo hora, se utiliza el carácter (:) dos puntos como separador entre la Hora, minutos y segundos. es ado e a El formato que se utiliza será de Hora:minuto:segundo Se pueden introducir también el sufijo PM o AM según corresponda. Es equivalente poner 15:30 que 3:30 PM. m No ct l d Por ejemplo: 1. Haga clic en la celda en la que desee introducir la hora. 2. Escriba la hora utilizando el signo (dos puntos) para separar los minutos y los a segundos y finalice presionando la tecla. i al ter Por ejemplo, podemos escribir la hora 11:30 am. i Ma d Figura 39: Fechas y horas en Excel - 19 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 Para mostrar la hora empleando el reloj de doce horas, escriba am o pm (sin el punto de abreviatura) después de la hora; deberá incluir un espacio entre la hora y la letra. De lo contrario, Excel interpretará la hora según el reloj de 24 horas.. al ic Figura 40: Escribiendo una hora Figura 41: Excel interpreta la hora ingresada. en rso Consejo cu l c o Para introducir la fecha actual, presione las teclas + (coma). of Para introducir la hora actual, presione + (dos puntos). do de poy DATOS DE TIPO TEXTO u Un texto es para Excel toda aquella cadena que no pueda interpretarse como dato to numérico, ni como fechas ni como valores de error ni como valores lógicos. Si introducimos 12.56 en una celda Excel lo considerará texto puesto que no sabrá reconocer el punto es ado e a como separador decimal. DATOS DE TIPO TEXTO  Al escribir un dato de tipo texto y pulsar , Excel alineará el dato al lado Izquierdo m No ct l d de la celda en forma automática.  Se puede escribir un texto de hasta 256 caracteres incluyendo espacios en blanco  Podemos modificar el ancho de las celdas hasta 256 caracteres. a  Excel reconoce un dato de tipo texto como un dato NO NUMÉRICO. i al ter i Ma d Figura 42: Los textos ocupan una celda cada uno CAMBIAR A OTRA HOJA DEL MISMO LIBRO 1. Haga clic en la etiqueta de la hoja en la que desea trabajar. - 20 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al Figura 43: Etiquetas de las hojas que tiene el libro ic. 2. Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazarse entre hojas en rso de cálculo (Ver Figura 44) para verla y, a continuación, haga clic en ella. cu l c o of do de poy Consejo Figura 44: Botones para desplazarse entre hojas de cálculo u to Si el libro contiene muchas hojas, haga clic con el botón secundario del ratón en los botones para desplazarse entre hojas de cálculo y, a continuación, haga clic en la hoja que desee (ver Figura 45). es ado e a m No ct l d a Figura 45: Menú de contexto en los botones de desplazamiento i INTRODUCIR DATOS Y CAMBIARLOS EN LA HOJA DE TRABAJO al ter En la hoja de cálculo podemos introducir texto, números, fórmulas y funciones.  Nos situamos marcando con el mouse por ejemplo en la celda A2 y escribimos PRESUPUESTO ANUAL. i Ma d Figura 46 - 21 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023  Al introducir datos en una celda aparece en la Barra de fórmulas el símbolo  que nos permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir si nos hemos equivocado o arrepentido.  Y aparece el símbolo  para confirmar o introducir la información. Otra forma de. al confirmar es simplemente pulsando en nuestro teclado. ic. en rso cu l c o of do de poy Figura 47 u REALIZAR CORRECCIONES EN DATOS DENTRO DE LAS CELDAS to Para cambiar el contenido de una celda:  Pulsamos sobre la celda cuyo contenido queremos cambiar. El programa muestra es ado e a el contenido en el cuadro de fórmulas.  Hacemos clic sobre la Barra de fórmulas ó pulsamos el Botón  Borramos el contenido que deseamos modificar, realizamos la modificación m No ct l d necesaria  Pulsamos la tecla en el teclado para confirmar los cambios en la celda. ia al ter i Ma d - 22 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 EL BOTÓN DE RELLENO Consiste en un pequeño punto de color sólido que se ubica en la esquina inferior derecha de la celda o rango seleccionado. Solamente podemos utilizarlo mediante el MOUSE.. al Podemos seleccionarlo para realizar diversas tareas con el dato de la celda activa. La siguiente imagen muestra el botón de relleno. ic. en rso cu l c o of do de poy Botón de u relleno to Figura 48: El botón de relleno en el cursor de Hoja de Cálculo USOS DEL BOTÓN DE RELLENO es ado e a L L E N A R U N A S E R I E D E N Ú M E R O S , F EC H A S U O T R O S E L E M E N T O S Excel llena automáticamente fechas, unidades de tiempo y series de números, incluidos m números combinados con texto, como Región 1, Región 2, etc. No ct l d El método a seguir será el siguiente: 1. Ubíquese en la primera celda del rango que a desea llenar e introduzca el primer elemento de la serie. i 2. Apunte al BOTÓN DE RELLENO de las celdas al ter seleccionadas el cursor del ratón se transforma en una pequeña cruz sólida de color negro. 3. ARRASTRE el BOTÓN DE RELLENO sobre el rango que i Ma desea llenar. d 4. El ejemplo muestra que se ha arrastrado 5 celdas hacia abajo - 23 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 DATOS VÁLIDOS PARA USAR CON EL BOTÓN DE RELLENO SERIES CON FECHAS Y HORAS Una serie de fechas u horas puede contener los incrementos de días, semanas o meses. que se especifiquen, o también sucesiones repetitivas, como días de la semana, nombres al de meses o los trimestres del año. Por ejemplo, las selecciones iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se muestran. ic. en rso Dato inicial Serie creada con el Dato inicial Serie creada con el cu l c o botón de relleno botón de relleno of do de poy u to es ado e a m No ct l d a ALGUNAS SERIES ESPECIALES CON FECHAS Si realizamos el arrastre del botón de relleno con el botón derecho del Mouse desde una i al ter celda que contiene una Fecha podemos activar un menú de contexto que muestra una lista de posibilidades bastante intersantes (ver Figura 49). Esta lista de opciones permite realizar la generación de series especiales con fechas. Rellenar días: Permite gerenar la serie consecutiva de las siguientes i Ma fechas a la inicial d Rellenar días de la Semana: Permite generar una serie de fechas consecutivas a la inicial pero solamente con los días entre Lunes y Viernes. Rellenar Meses: Genera la serie de fechas consecutivas a intervalos mensuales a partir de la primera fecha. - 24 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 Rellenar Años: Genera la serie de fechas consecutivas a intervalos anuales a partir de la primera fecha.. al ic. en rso cu l c o of Figura 49: Menú contextual del arrastre con do de poy el botón derecho del mouse u to Figura 50: Cuadro que permite realizar rellenos especiales SERIES NUMÉRICAS es ado e a Cuando se necesita crear una serie numéricas lineales o series Geométricas, Excel cuenta con la herramienta que nos puede ayudar rápidamente a solucinar esta necesidad, como se muestra en la tabla siguiente. Podremos apreciar que, para crear la serie en forma m correcta, Excel necesita como datos iniciales los dos primeros términos de la serie No ct l d ascendente o descendente. En la generación de series numéricas es mucho más conveniente utilizar el relleno mediante el botón derecho del Mouse a Veamos los siguientes ejemplos: i Selección inicial Serie extendida al ter i Ma d - 25 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 Selección inicial Serie extendida. al Ejemplos de series generadas con el botón derecho del Mouse Inicio Arrastre y selección Resultado ic. Serie Aritmética en rso Paso1 Paso2 Paso 3 cu l c o of do de poy u to es ado e a m No ct l d Serie Geométrica Paso 1 Paso 2 Paso 3 ia al ter i Ma d AUTOLLENADO La función Autollenado extiende varios tipos de series, como se muestra en los ejemplos de la tabla siguiente. - 26 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 Selección inicial Serie extendida. al ic. en rso cu l c o of do de poy EDICIÓN DE DATOS u to COPIAR DATOS O FÓRMULAS A LO LARGO DE UNA FILA O COLUMNA Para la copia de fórmulas y datos a lo largo de una fila o columna se puede hacer es ado e a fácilmente uso del botón de relleno aplicando la propiedad que tiene dicho botón. 1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea copiar. 2. Para llenar celdas adyacentes, arrastre el botón de relleno con el BIM3 por las celdas que desea llenar y suelte el botón del ratón. m No ct l d 3. Se reemplazarán los valores o fórmulas existentes en las celdas que llene. COPIAR UN BLOQUE DE CELDAS USANDO ARRASTRE DE RATÓN Existen varias formas de copiar un bloque de datos en Excel: a 1. Seleccione el bloque de celdas que desea copiar. 2. Coloque el puntero del ratón en cualquiera de los bordes del bloque seleccionado. i (Observe que el puntero del ratón toma la forma de una flecha) (Ver Figura 54) al ter i Ma d Figura 51: Cómo apuntar con el ratón en uno de los bordes de la zona seleccionada que se va a copiar o mover 3 BIM: Botón Izquierdo del Mouse - 27 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 3. Sin dejar de apuntar al borde, presione la tecla. Observe que aparece un signo + al costado del puntero del ratón (ver Figura 52).. al ic. en rso cu l c o of do de poy Figura 52: Forma del ratón al presionar la tecla u simultáneamente apuntando con el mouse to 4. Clic al BIM y arrastre el borde del bloque seleccionado, mientras mantiene presionada la tecla. (esta operación se conoce como Ctrl-Arrastre) es ado e a 5. Suelte el botón del ratón y luego la tecla. COPIAR UN BLOQUE DE CELDAS USANDO COMANDOS 1. Seleccione el bloque de celdas que desea copiar. m 2. Pulse las teclas + o seleccione el botón copiar. Se observará que el bloque No ct l d sombreado queda rodeado por una línea entrecortada animada (observe el gráfico). ia Figura 53: Línea punteada luego seguir el paso siguiente al ter 3. Ubique el cursor en la posición donde se desea insertar la copia. Si el bloque es grande, la copia se ubicará hacia abajo y a la derecha de la ubicación del cursor. 4. Presione las teclas + o seleccione el botón pegar. i Ma d - 28 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al ic. en rso cu l c o of Figura 54: Ejemplo de bloque de datos copiado do de poy Consejo Este último método descrito es el más recomendable para poder realizar copias desde una hoja hacia otra u dentro de un mismo libro. to COPIAR CELDAS USANDO EL BOTÓN DERECHO DEL MOUSE (BDM) es ado e a m No ct l d a MOVER UN BLOQUE DE CELDAS USANDO EL RATÓN i al ter 1. Seleccione el bloque de celdas que desea mover. 2. Coloque el puntero del ratón en el borde del bloque seleccionado. Observe que el puntero del ratón toma la forma de una flecha. 3. Arrastre el borde del bloque seleccionado hacia el punto donde se desea mover el i Ma bloque. d MOVER UN BLOQUE DE CELDAS USANDO COMANDOS 1. Seleccione el bloque de celdas que desea copiar. 2. Pulsar las teclas + o seleccione el botón cortar. Se observará que el bloque sombreado queda rodeado por una línea punteada animada (observe el gráfico) - 29 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. Figura 55: Ejemplo de bloque luego de seguir el paso 6 al 3. Ubique el cursor en la posición donde se desea mover el bloque. Si el bloque es grande se ubicará hacia abajo y a la derecha de la ubicación del cursor. ic. 4. Presione las teclas + o seleccione el botón pegar. en rso Consejo. cu l c o of Este método es muy útil para mover bloques de celdas entre hojas de un mismo libro o libros diferentes. MOVER O COPIAR HOJAS DE CÁLCULO POR COMPLETO do de poy Puede hacerlo usando uno de los siguientes métodos: u  Seleccionar Inicio / Formato / Mover o copiar hoja... (ver Figura 56) to  Clic derecho del mouse apuntando a la Etiqueta de la hoja que se desea Mover o copiar (Figura 57) es ado e a m No ct l d Figura 57: Utilizando el menú Contextual a de la Etiqueta de la Hoja i al ter Figura 56: Utilizando el Menú Inicio  En el cuadro de diálogo de la Figura 58, podemos seleccionar la opción deseada i Ma d - 30 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al ic. en rso cu l c o of do de poy Figura 58: Cuadro que ayuda a mover o copiar una Hoja u  Podemos seleccionar un libro externo como destino de la copia o un nuevo libro que to se va a crear.  Finalizamos con el Botón Aceptar. es ado e a BORRAR EL CONTENIDO DE UN BLOQUE DE CELDAS 1. Seleccione el bloque de celdas cuyo contenido desea eliminar o borrar. 2. Presione la tecla m No ct l d BORRAR EL FORMATO DE UN BLOQUE DE CELDAS 1. Seleccione el bloque de celdas cuyos Formatos desea eliminar. a 2. Escoja Inicio y luego el Botón Borrar ubicado al final de la cinta. 3. Escoja la opción Borrar Formatos. i al ter i Ma d Figura 59 - 31 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 INSERTAR UN BLOQUE DE CELDAS P R I M ER A F O R M A A menudo se necesita insertar un bloque de celdas en alguna zona de la hoja de cálculo. que contiene información. Para ello, deberá efectuar los siguientes pasos: al 1. Seleccione el bloque de celdas que desea insertar. 2. Seleccione el menú Inicio luego el icono Insertar ic. en rso cu l c o of do de poy Figura 60: Herramientas de Celdas u to 3. Seleccione la opcion que necesita aplicar Figura 61 es ado e a m No ct l d Figura 61 4. Si selecciona la opción Insertar Celdas puede seleccionar alguna de las opciones a mostradas en la Figura 62 i al ter i Ma d Figura 62: Cuadro de Inserción de celdas 1. Seleccione la opción que se necesita. 2. Finalizar con el botón Aceptar. - 32 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 SEGUNDA FORMA (USANDO MOUSE Y TECLADO) 1. Seleccione el bloque de celdas que desea insertar. 4 2. CBDM en la zona seleccionada / Insertar.. COPIAR Y PEGAR CELDAS PARA OBTENER RESULTADOS ESPECIALES al Es posible que al copiar un bloque de celdas, desee pegar solo las fórmulas, los valores, o los formatos a un bloque de celdas. ic También es posible que desee combinar el contenido de las áreas de pegado y copiado,. en rso para obtener una suma, resta, multiplicación o división. Para lograr esto, debe efectuar los cu l c o siguientes pasos: of 1. Seleccione el bloque de celdas que contiene la información a copiar y do de poy presione las teclas +. u 2. Posicione el cursor en la primera celda del bloque de celdas que recibirá la to información. Inicio / Pegar / Pegado Especial es ado e a m No ct l dia al ter Figura 63: Pegado Especial 4. En el cuadro de diálogos que aparece (Figura 64), seleccione las opciones i Ma pertinentes según lo que desea hacer d 4 CBDM: Cilc al Botón Derecho del mouse - 33 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al ic. en rso cu l c o of Figura 64: Opciones de Pegado especial 5. do de poy Haga clic en el botón de comando ACEPTAR. u INSERTAR FILAS O COLUMNAS to Cuando inserta una fila o una columna, Excel coloca una nueva fila o una nueva columna y desplaza las existentes a fin de crear un espacio para las celdas insertadas. El es ado e a procedimiento para insertar filas o columnas es el siguiente: 1. Seleccione las filas (columnas) que desee desplazar. m No ct l dia al ter Figura 66: Insertando Columnas Figura 65: Insertando Filas 2. CBDM luego la opción Insertar del menú contextual que aparece (ver Figura 65 y Figura 66) i Ma d ELIMINAR FILAS O COLUMNAS Cuando elimina una fila o una columna, Excel borra toda la información contenida en la fila o columna eliminada y las filas o columnas adyacentes se desplazan para rellenar el espacio ocupado por las filas o columnas eliminadas. El procedimiento para eliminar filas o columnas es el siguiente: - 34 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 1. Seleccione las filas o columnas que desea eliminar (Ver Figura 48 y Figura 49). 2. Elija el menú Edición y luego la opción Eliminar o Haga clic con el botón secundario del ratón sobre el área seleccionada y elija la opción ELIMINAR del menú contextual.. al ic. en rso cu l c o of do de poy Figura 67: Opción Eliminar del menú de contexto u to BUSCAR DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO 1. Seleccione el área de la hoja de cálculo en la que desea hacer la búsqueda. Si es ado e a selecciona una celda individual, Excel busca en toda la hoja de cálculo. 2. Elija Buscar y Seleccionar en el menú INICIO (Tambien puede realizarlo mediante el método abreviado de teclas: + 3. En el cuadro de diálogo BUSCAR (Ver Figura 68), escriba los caracteres que desea m No ct l d buscar. 4. En el cuadro de texto BUSCAR, seleccione la dirección en la que desea que Excel busque, ya sea por filas o columnas. a 5. Bajo BUSCAR DENTRO DE, seleccione FÓRMULAS, VALORES o NOTAS. Excel hará la búsqueda sólo en el lugar especificado. i 6. Active o desactive la casilla BUSCAR CELDAS COMPLETAS SOLAMENTE, dependiendo de al ter si quiere que el texto a buscar coincida exactamente con el contenido de la celda, o si desea que el texto a buscar esté incluido en el contenido de la celda. i Ma d Figura 68 El cuadro de diálogos BUSCAR - 35 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 7. Seleccione la casilla de verificación COINCIDIR MAYÚSCULAS/MINÚSCULAS, si quiere que Excel use la combinación exacta de caracteres en mayúsculas y minúsculas que introdujo en el cuadro Buscar. 8. Elija el botón de comando BUSCAR SIGUIENTE. Excel posicionará el cursor en la primera. celda que contenga los datos solicitados. Si vuelve a seleccionar este botón, Excel al saltará a la siguiente celda que contenga los datos pedidos. Para terminar, haga clic en CERRAR. ic. en rso cu l c o of do de poy u to es ado e a m No ct l dia al ter i Ma d - 36 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 FORMATO DE CELDAS Las diferentes opciones de formato que vienen incluidas con Excel servirán para destacar los datos, o bien para hacer que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer y que tengan una apariencia más atractiva.. al Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de cálculo antes o después de incorporar los datos. Por ejemplo, puede introducir los datos en un rango de celdas y luego asignarle formato para que el rango aparezca en negrita; o bien, si aplica el formato de negrita al ic. rango de celdas, cualquier dato que introduzca en dicho rango estará en negrita al en rso introducirlo. cu l c o of FORMATOS DE TEXTO MÁS COMUNES do de poy La etiqueta Inicio contiene la cinta de opciones con los formatos más comunes a los que u podemos acceder fácilmente to es ado e a Figura 69: La cinta Inicio en Excel m NEGRITAS No ct l d 1. Seleccione el bloque de celdas que desea que aparezca en negritas. 2. Haga clic en el botón de negritas. a CURSIVAS i 1. Seleccione el bloque de celdas que desea que aparezca en cursivas. al ter 2. Haga clic en el botón de cursivas. SUBRAYAR i Ma 1. Seleccione el bloque de celdas que desea que aparezca subrayados. d 2. Haga clic en el botón de subrayar - 37 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 TIPO DE LETRA 1. Seleccione el bloque de celdas donde desea cambiar el tipo de letra. 2. Haga clic en la flecha del cuadro de lista FUENTE de la barra de herramientas FORMATO. 3. Escoja una fuente de la lista que se desglosa como se muestra en la figura.. al ic. en rso cu l c o of do de poy u to Figura 70: Lista de fuentes que se pueden aplicar a las celdas seleccionadas es ado e a T A M A Ñ O D E L E TR A 1. Seleccione el bloque de celdas donde desea cambiar el tamaño de letra. 2. Haga clic en la flecha del cuadro de lista TAMAÑO DE FUENTE de la barra de herramientas m FORMATO. (Figura 71). No ct l d 3. Escoja un tamaño de la lista que se desglosa. ia al ter i Ma d Figura 71: Listado de tamaños de letras - 38 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 CENTRAR UN TÍTULO RESPECTO A VARIAS COLUMNAS P R O C E D IM I E N TO 1 1. Escriba el título en la primera celda de la izquierda respecto de las cuales desea centrar.. 2. Seleccione las celdas respecto de las cuales desea centrar el título. al ic. en rso Figura 72: Selección de celdas que serán el título de una tabla cu l c o 3.- CBDM5 dentro de la zona seleccionada y luego la opción FORMATO DE CELDAS…. of do de poy u to es ado e a Figura 73: CBDM y seledccionando Formato de Celdas para crear el Titulo 4.- En la Ficha Alineación seleccione las opciones mostradas; Horizontal: Centrar en la Selección, Vertical: Centrar y finalmente ACEPTAR m No ct l dia al ter i Ma d Figura 74: Cuadro de diálogo Alineación 5 CBDM: Clic al Botón Derecho del Mouse - 39 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 P R O C E D IM I E N TO 2 1. Escriba el título en la primera celda de la izquierda respecto de las cuales desea centrar. 2. Seleccione las celdas respecto de las cuales desea centrar el título.. al ic. Figura 75: Selección de celdas que serán el título de una tabla en rso cu l c o of 3. Haga clic en Inicio / Combinar y Centrar / Botón Combinar y Centrar do de poy u to es ado e a Figura 76: Combinando Celdas Consejo m No ct l d El tamaño viene expresado en puntos. Puede tomar en cuenta que 72 puntos equivalen a una pulgada. OTROS FORMATOS DE TEXTO CONTROLADOS POR EL MENÚ FORMATO A L I N E A R E L C O N T EN I D O D E U N A C E L D A a 1. Seleccione la celda o celdas que desea alinear. 2. CBDM sobre la zona seleccionada / Formato de Celdas…. 6 i al ter i Ma d 6 CBDM: Clic al Botón Derecho del Mouse - 40 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al ic. en rso Figura 77 cu l c o 3. Seleccione la ficha ALINEACIÓN (Ver Figura 59). of do de poy u to es ado e a m No ct l d a Figura 78: La ficha ALINEACIÓN del cuadro de diálogos FORMATO CELDAS 4. Escoja la alineación horizontal o vertical deseada, así como la orientación. i al ter Si desea que el texto que contiene una celda se distribuya automáticamente en varios renglones, ponga una marca en la casilla de verificación Ajustar Texto. 5. Elija el botón ACEPTAR. Ejemplo de alineación vertical de un grupo de datos i Ma d Figura 79: Textos Alineados Verticalmente - 41 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al Figura 80: Texto Alineado en forma Oblícua Observación: ic. Podemos aplicar simultáneamente varios formatos de celdas para obtener resultados mucho más completos en rso en poco tiempo de trabajo cu l c o FORMATOS NUMÉRICOS of do de poy Los formatos numéricos se utilizan para mejorar la presentación de datos del tipo número con el fin de poder mejorar la salida por impresora y facilitar su lectura. u Los formatos numéricos se utilizan tanto para fórmulas como para números y fechas. to USANDO LOS BOTONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO Puede usar los botones de la barra de herramientas FORMATO para aplicar varios formatos es ado e a de números. 1. El primer paso siempre es seleccionar las celdas. 2. Luego podemos seleccionar uno de los siguientes botones en Inicio. m Para Haga clic en Muestra No ct l d Aplicar el modelo 12345 se convierte en $12,345.00 moneda Aplicar el modelo 0.12 se muestra en 12% a porcentual i Aplicar el modelo 12345 se muestra en 12,345.00 al ter millares Aumentar decimales 12,345 se convierte en 12,345.0 Disminuir decimales 12,345.00 se convierte en 12,345.0 i Ma d Al aplicar el modelo Moneda, Porcentual o Millares, se aplicará automáticamente el formato de modelo definido en ese momento para ese modelo. USANDO CUADRO DE DIÁLOGO PARA OTROS FORMATOS NUMÉRICOS. 1. Seleccione las celdas con los datos numéricos. - 42 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 2. CBDM en las celdas seleccionadas y luego FORMATO de CELDAS. 3. Seleccione la ficha NÚMERO. al ic. en rso cu l c o of do de poy u to Figura 81: La ficha Número del cuadro de diálogo F ORMATO CELDAS 4. En el cuadro de lista Categoría, seleccione Número, Moneda o Contabilidad. es ado e a 5. En el cuadro Posiciones decimales, seleccione el número de cifras decimales que desea mostrar. 6. Si ha escogido los modelos Moneda o Contabilidad, aparecerá un cuadro de lista m titulado Símbolo (donde aparecerá el símbolo monetario del país seleccionado en el No ct l d Panel de control de Windows). Escoja el símbolo monetario que sea necesario. 7. Si ha escogido el modelo Número, aparecerá una casilla de verificación titulada Usar separador de miles. Marque esta casilla si desea separar los millares con el carácter de a separación de millares establecido en el Panel de control de Windows. 8. Si ha escogido los modelos Moneda o Número, aparecerá un cuadro de lista titulado i Números negativos, el cual le permitirá escoger la manera como se visualizarán e al ter imprimirán las cantidades negativas. 9. Haga clic en el botón de comandos Aceptar. COPIAR FORMATOS i Ma 1. Seleccione la celda que contiene los formatos a copiar. d 2. Haga Doble Clic en el botón COPIAR FORMATO de la etiqueta Inicio. 3. Arrastre el mouse por las áreas donde desee pegar los formatos. (Note que el puntero del ratón se convierte en una brocha). - 43 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 4. Para desactivar esta opción basta con pulsar la tecla | COLOCAR BORDES U S A N D O L A B A R R A D E H E R R A M I EN T A S. al 1. Seleccione el bloque de celdas al cual quiere colocar bordes. 2. Haga clic en la flecha ubicada al costado del botón PALETA PORTÁTIL BORDES (Ver Figura 82). ic. en rso cu l c o of do de poy u to es ado e a m Figura 82: Listado de bordes No ct l d 3. Haga clic en el botón que corresponde al tipo de borde que necesita aplicar. USANDO LOS MENÚS 1. Los menús brindan una mayor flexibilidad para situar los bordes, escoger el tipo y grosor a de línea, así como el color de las mismas. Si en la paleta portátil Bordes no encuentra i las opciones que Ud. necesita, use el siguiente método: al ter 2. Seleccione el bloque de celdas al cual quiere colocar bordes. 3. CBDM luego Formado de Celdas. 4. Seleccione la ficha BORDES. i Ma d - 44 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al ic. en rso cu l c o of do de poy Figura 83: La ficha BORDES del cuadro de diálogos F ORMATO CELDAS u 5. En la sección BORDE, escoja la posición en la cual desea aplicar los bordes. to 6. En la sección ESTILO, escoja el grosor y el estilo de las líneas que desea aplicar. 7. Escoja el color que desea aplicar a los bordes. es ado e a 8. Haga clic en el botón ACEPTAR. COLOREAR EL INTERIOR DE LAS CELDAS 1. Seleccione el bloque de celdas que desea colorear. m 2. Haga clic en la flecha ubicada al costado del botón PALETA PORTÁTIL COLOR DE FONDO (Ver No ct l d Figura 84). ia al ter Figura 84: PALETA DE COLOR DE FONDO i Ma 3. Haga clic en el botón que corresponde al color que desee aplicar. d Consejo Si desease quitar el color de fondo aplicado, activa la PALETA COLORES DEL TEMA, luego haga clic en SIN RELLENO. CAMBIAR EL COLOR DEL TEXTO 1. Seleccione el bloque de celdas que desea sombrear. - 45 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 Haga clic en la flecha ubicada al costado del botón PALETA PORTÁTIL COLOR DE FONDO (VER Figura 85).. al ic. en rso cu l c o of Figura 85: PALETA COLOR DE TEXTO do de poy 2. Haga clic en el botón que corresponde al color que desee aplicar. u to es ado e a m No ct l dia al ter i Ma d - 46 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 FORMATOS NUMÉRICOS PERSONALIZADOS Para poder modificar la presentación de los datos en las celdas según algunas características personales podemos las siguientes indicaciones según se trate de los siguientes casos.. al 1. Seleccionar los datos ic. en rso cu l c o of do de poy Figura 86 2. Hacer CBDM y seleccionar la opción Formato de Celdas Ficha Número u to es ado e a m No ct l d a Figura 87 i 3. En el recuadro Categoría seleccione la opción Personalizada (observe la Figura 87) al ter 4. Borrar completamente el contenido del recuadro Tipo (observe la Figura 88) i Ma d - 47 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al ic. en rso cu l c o of do de poy u to Figura 88 5. Modificar el contenido anterior por los siguientes datos: es ado e a CÓDIGOS PARA PERSONALIZAR LOS DATOS DE TIPO FECHA Cuando tenemos la necesidad de modificar la presentación de un dato de tipo fecha debemos utilizar la siguiente codificación dentro del recuadro tipo: m No ct l d Código Descripción d Para mostrar la presentación del número de día como 1 – 31 Dd Para mostrar la presentación del número de día como 01 – 31 ddd Para mostrar una abreviatura de tres letras del nombre del día, ejm: lun, a mar, mié,... i dddd Para mostrar el nombre del día por completo, ejm lunes, martes, al ter miércoles,... m Para mostrar la presentación del número de mes como números, ejm 1,2 ,3...12 mm Para mostrar la presentación del número de mes como números, ejm 01, i Ma d 02, 03,...12 mmm Para mostrar la presentación del nombre del mes abreviado ejm: ene, feb, mar, abr... mmmm Para mostrar la presentación del nombre del mes completo ejm: enero, febrero, marzo,... - 48 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 Código Descripción Mmmmm Muestra la primera letra del mes en mayúsculas aa Muestra el los 2 últimos dígitos del año, ejm: 00, 01,... (este código se utiliza cuando el idioma está configurado en español internacional). aaaa Muestra los 4 dígitos del año (este código se utiliza cuando el idioma está al configurado en español internacional) yy Muestra el los 2 últimos dígitos del año, ejm: 00, 01,... ic. yyyy Muestra los 4 dígitos del año en rso AGREGAR TEXTOS EN UN FORMATO NUMÉRICO PERSONALIZADO. cu l c o of Para ver texto y números en una celda, encierre los caracteres de texto entre comillas ("") do de poy o ponga delante de un solo carácter una barra invertida (\). Ejemplo: Observando la Figura 89 podemos observar que el código debe escribirse u to correctamente y para ello el programa nos muestra un pequeño resultado de nuestro código. es ado e a m No ct l dia al ter i Ma d Figura 89: Ejemplo de un código de fecha personalizado FORMATOS PERSONALIZADOS CON DATOS NUMÉRICOS EN GENERAL Podemos utilizar los siguientes códigos - 49 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 Código Descripción # Muestra los dígitos significativos escondiendo los ceros sin valor 0 Permite mostrar Ceros sin valor o rellenar de ceros. * Permite introducir un texto de relleno entre 2 códigos al USO DE CARACTERES ADICIONALES COMO RELLENO EN UN FORMATO PERSONALIZADO Cuando necesitemos utilizar algún carácter extra como carácter de relleno en un formato ic. numérico, (por ejemplo entre el símbolo monetario y los números propiamente), debemos en rso hacerlo usando el carácter * (asterisco) como código de apoyo. cu l c o of do de poy u to es ado e a m No ct l d Figura 90 Algunos ejemplos de formatos usando * ia al ter i Ma d Figura 91 Ejemplos de formatos usando * El procedimiento es el siguiente. 1. Escribir (entre comillas) el símbolo monetario o el texto que se debe mostrar alineado al lado IZQUIERDO de la celda. - 50 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 * 2. Escribir el símbolo asterisco sin dejar espacios ( ) e inmediatamente después escribir el carácter que utilizaremos como relleno. 3. Escribir los códigos # (numeral) o 0 (cero) según el formato numérico personalizado. que deseamos mostrar. al Veamos los siguientes ejemplos: ic. en rso cu l c o of do de poy u to es ado e a FORMATOS PERSONALIZADOS ADICIONALES. m No ct l d Los formatos explicados anteriormente funcionan bien con los números en general. Adicionalmente podemos crear otros formatos personalizados que funcionen solo para Números Negativos, Ceros y textos. a Para lograrlo debemos usaremos en el recuadro de formato personalizadio el símbolo Punto y coma (;) para separar las zonas de formatos dedicados a estos tipos de valores. i La Figura 92 muestra un ejemplo de cómo se realiza el formato personalizado para cuando al ter el contenido de la celda sea un número NEGATIVO i Ma d - 51 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023. al ic. en rso cu l c o of do de poy u to es ado e a Figura 92: Personalizando el formato númerico para el contenido de una celda que puede ser Positivo o Negativo Podemos crear 4 zonas de formatos personalizados cuando sea necesario. En la Figura 93 podemos observar un esquema de las diferentes zonas de formato personalizado. m No ct l dia al ter Figura 93 FORMATO PERSONALIZADO PARA NÚMEROS NEGATIVOS i Ma Los pasos son los siguientes. d Inmediatamente después del formato para números Positivos, escribimos el símbolo punto y coma (;) para crear la ZONA DEL FORMATO NEGATIVO (ver Figura 93). Luego podemos escribir el código que necesitamos para dichos números. Por ejemplo: - 52 - J.I.  UP Propedéutio de Informática 2023 Figura 94: Ejemplo de secciones de formatos positivo y Negativo en una misma celda Color. Para definir el color de un formato, podemos escribir el nombre de uno de los siguientes al ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección positiva o negativa. ic. [Negro], [Azul], [Cyan], [Verde], [Magenta], [Rojo], [Blanco], [Amarillo] en rso FORMATO PERSONALIZADO PARA VALORES CERO cu l c o of El formato que se puede para las celdas que contengan un valor CERO se escribe en la do de poy tercera zona de formatos personalizados (ver Figura 95). FORMATO PERSONALIZADO PARA TEXTOS u to Cuando se trata de textos, la personalización permite utilizar el símbolo @ para utilizarlo como código para referirse al texto de la celda y acompañarlo con otros textos es ado e a adicionales (ver Figura 95). m No ct l dia Figura 95: Muestra de formatos personalizados para diferentes datos numéricos y textos al ter i Ma d - 53 - J.I.