Contabilidad Básica General: Un enfoque administrativo y de control interno - PDF

CONTABILIDAD BÁSICA GENERAL Un enfoque administrativo y de control interno LIBRO I Sara Inés Ayala Cárdenas Guillermo Fino Serrano Corporacion Universitaria Republicana Facultad de Finanzas y Comercio Internacional Centro de Investigaciones © Corporacion Universitaria Republicana Facultad de Finanzas y Comercio Internacional Centro de Investigaciones Sara Ines Ayala Cardenas Guillermo Fino Serrano CONTABILIDAD BÁSICA GENERAL Un enfoque administrativo y de control interno LIBRO I ISBN: 978-958-5447-21-9 Edición: Corporación Universitaria Republicana Cra. 7 No. 19-38 PBX: 286 23 84 Fax: 342 27 71 Armada digital: Grafiweb, impresores, publicistas Correo electrónico: [email protected] Teléfonos: 6945017 - 3162311978 Bogotá, D. C., Colombia, 2015 A mi Madre adorada, Faro perenne, Luz de mis ojos, Voz de mi alma, Consuelo de mi corazón ÍNDICE Pág. Prefacio........................................................................... 13 Metodología.................................................................... 17 C ÁPÍTULO 1 P RESENT RESENTAA CIÓN DE LA CONT ABILID CONTABILID AD ABILIDAD OBJETIVO GENERAL.................................................................. 19 OBJETIVOS ESPECÍFICOS............................................................. 19 1. DEFINICIÓN Y ALCANCE DE LA CONTABILIDAD.............................. 20 2. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD............................................. 20 3. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE................................. 22 4. PRESENTACIÓN DEL ÁREA FINANCIERA DENTRO DE UNA EMPRESA........ 23 5. INFORMES ADMINISTRATIVOS O GERENCIALES................................ 26 6. INFORMES FINANCIEROS....................................................... 26 6.1. Balance General....................................................... 27 6.2. Pérdidas y Ganancias............................................... 27 6.3. Estado de Flujo de Efectivo........................................ 28 6.4. Estado de Cambios en el Patrimonio.......................... 29 7. EJERCICIO DE LA PROFESIÓN DE CONTADOR PÚBLICO.................... 29 8. LA CONTABILIDAD Y LAS OTRAS DISCIPLINAS................................. 30 9. LA CONTABILIDAD Y LA ADMINISTRACIÓN................................... 31 10. DESARROLLO HISTÓRICO DE LA CONTABILIDAD............................. 31 10.1. La contabilidad en la Antigüedad............................... 31 10.2. La contabilidad en la Edad Media.............................. 33 10.3. La contabilidad en la Edad Moderna.......................... 35 10.4. La contabilidad en la Edad Contemporánea............... 36 10.5. Antecedentes históricos en Latinoamérica................... 38 10.6. Resumen.................................................................. 40 11. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS............................................ 41 Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 6 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano Pág. 11.1. Clasificación de las empresas según su actividad....... 41 11.2. Clasificación de las empresas según su constitución legal........................................................................ 41 11.2.1. Empresa unipersonal.............................................. 42 11.2.2. Empresa multipersonal........................................... 42 11.2.2.1. Sociedades por cuotas o partes de interés............. 42 A) Colectiva...................................................................... 42 B) De Responsabilidad limitada......................................... 43 C) En Comandita Simple................................................... 44 11.2.2.2. Sociedades por Acciones...................................... 45 A) En Comandita por Acciones.......................................... 45 B) Sociedad Anónima........................................................ 46 C) Sociedades por acciones simplificadas S.A.S.................. 47 12. TALLER........................................................................... 48 13. RESPUESTAS SUGERIDAS........................................................ 50 C ÁPÍTULO 2 C U ALID ADES ALIDADES DE LA INFORMA CIÓN CONT INFORMACIÓN ABLE , CONTABLE PRINCIPIOS DE CONT ABILID CONTABILID AD GENERALMENTE A CEPT ABILIDAD ADOS CEPTADOS Y NORMAS TÉCNICAS Y BÁSICAS OBJETIVO GENERAL.................................................................. 53 OBJETIVOS ESPECÍFICOS............................................................. 53 1. CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.............................. 54 1.1. Comprensibilidad..................................................... 54 1.2. Utilidad.................................................................... 54 1.3. Comparabilidad....................................................... 55 2. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS................ 56 2.1. Entidad o ente económico......................................... 58 2.2. Unidad de medida o unidad monetaria o moneda común..................................................................... 59 2.3. Periodo..................................................................... 60 2.4. Valuación o medición o costo.................................... 61 2.5. Continuidad............................................................. 65 2.6. Importancia relativa o materialidad........................... 66 2.7. Asociación................................................................ 67 2.8. Realización............................................................... 70 Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 7 Pág. 2.9. Prudencia o conservatismo........................................ 71 2.10. Equidad.................................................................... 72 2.11. Revelación plena....................................................... 73 3. NORMAS TÉCNICAS GENERALES............................................... 74 3.1. Ciclo contable........................................................... 74 3.2. Reconocimiento de los hechos económicos................ 74 3.3. Contabilidad de causación........................................ 74 3.4. Medición al valor razonable...................................... 75 4. NORMAS BÁSICAS CONTABLES................................................. 75 4.1. Clasificación............................................................. 75 4.2. Provisiones............................................................... 75 4.3. Registro de las operaciones....................................... 77 4.4. Diferidos.................................................................. 78 4.5. Verificación de las afirmaciones................................. 78 5. TALLER........................................................................... 79 6. RESPUESTAS SUGERIDAS........................................................ 85 C ÁPÍTULO 3 P ROCEDIMIENT OS ROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES EN UNA EMPRESA OBJETIVO GENERAL.................................................................. 93 OBJETIVOS ESPECÍFICOS............................................................. 93 1. PRESENTACIÓN GENERAL DEL PROCESO CONTABLE DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN....................................................... 94 2. PRESENTACIÓN DETALLADA DEL PROCESO CONTABLE....................... 95 3. INFORMES CONTABLES.......................................................... 98 4. LOS ESTADOS FINANCIEROS Y LA ECUACIÓN CONTABLE................... 99 4.1. Balance General....................................................... 99 4.2. Pérdidas y Ganancias............................................... 100 5. LA CUENTA CONTABLE.......................................................... 102 5.1. Cuenta T.................................................................. 102 5.2. Diseño de una cuenta contable.................................. 102 5.3. Naturaleza de las cuentas contables.......................... 103 5.4. Principales cuentas contables de los activos................ 105 5.5. Principales cuentas contables de los pasivos............... 105 5.6. Principales cuentas contables del patrimonio.............. 106 Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 8 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano Pág. 5.7. Principales cuentas contables del P y G...................... 106 6. PRINCIPIO CONTABLE DE PARTIDA DOBLE..................................... 106 7. CARACTERÍSTICAS QUE SE DEBEN CUMPLIR AL REGISTRAR UNA OPERACIÓN................................................................ 107 7.1. Análisis.................................................................... 107 7.2. Partida doble............................................................ 107 7.3. Naturaleza de las cuentas......................................... 107 8. TALLER........................................................................... 107 9. RESPUESTAS SUGERIDAS........................................................ 114 C ÁPÍTULO 4 Clasificación y presentación de los principales rubros del Balance General y del Estado de Pérdidas y Ganancias OBJETIVO GENERAL.................................................................. 123 OBJETIVOS ESPECÍFICOS............................................................. 123 1. ACTIVOS......................................................................... 124 1.1. Corrientes................................................................ 124 1.2. No Corrientes........................................................... 124 2. DINÁMICA DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO..................... 125 2.1. ACTIVO CORRIENTE........................................................ 125 2.1.1. Caja Menor........................................................... 125 2.1.2. Caja General......................................................... 125 2.1.3. Bancos................................................................... 126 2.1.4. Inversiones Temporales........................................... 126 2.1.5. Cuentas por Cobrar............................................... 126 2.1.6. Otras cuentas por cobrar........................................ 126 2.1.7. Inventarios............................................................. 127 2.1.8. Gastos pagados por anticipado.............................. 127 2.2. Activo no Corriente................................................... 128 2.2.1. Inversiones permanentes........................................ 128 2.2.2. Propiedad, planta y equipo..................................... 128 2.2.3. Cargos diferidos.................................................... 129 3. PASIVOS.......................................................................... 129 3.1. Corrientes................................................................ 129 Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 9 Pág. 3.2. No Corrientes........................................................... 130 4. DINÁMICA DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO...................... 130 4.1. Pasivo Corriente........................................................ 130 4.1.1. Sobregiros bancarios.............................................. 130 4.1.2. Obligaciones financieras........................................ 130 4.1.3. Proveedores........................................................... 131 4.1.4. Cuentas por pagar................................................. 131 4.1.5. Costos y gastos por pagar...................................... 131 4.1.6. Salarios por pagar................................................. 132 4.1.7. Retención en la fuente por pagar............................ 132 4.1.8. Prestaciones sociales por pagar.............................. 132 4.1.9. Impuestos por pagar.............................................. 133 4.1.10. Ingresos recibidos por anticipado............................ 133 4.2. Pasivo no Corriente................................................... 133 4.2.1. Obligaciones financieras a largo plazo................... 133 5. PATRIMONIO..................................................................... 134 5.1. Solido....................................................................... 134 5.2. Volátil....................................................................... 134 6. DINÁMICA DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL PATRIMONIO................ 134 6.1. Capital..................................................................... 134 6.2. Superávit de Capital por Prima en colocación de acciones.............................................................. 135 6.3. Reserva legal............................................................ 135 6.4. Reserva estatutaria.................................................... 135 6.5. Reserva ocasional..................................................... 136 6.6. Resultados de ejercicios anteriores............................. 136 6.7. Resultado del ejercicio............................................... 136 7. DINÁMICA DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS. 137 7.1. Ventas Brutas............................................................ 137 7.2. Devoluciones en Ventas............................................. 137 7.3. Costo de la mercancía vendida................................. 137 7.4. Gastos operacionales................................................ 137 7.4.1. De Administración.................................................. 137 7.4.2. De Mercadeo y Ventas............................................ 138 7.5. Otros ingresos no operacionales............................... 138 7.6. Otros egresos........................................................... 138 7.7. Impuesto de renta..................................................... 139 8. EJEMPLOS DE DINÁMICA DE LAS CUENTAS................................... 139 Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 10 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano Pág. 9. TALLER........................................................................... 141 10. RESPUESTAS SUGERIDAS........................................................ 148 C ÁPÍTULO 5 C ASO PRÁCTICO DE LA DINÁMICA DE LAS CUENTAS CUENTAS Y LIBROS DE CONTABILID CONTABILID AD ABILIDAD OBJETIVO GENERAL.................................................................. 159 OBJETIVOS ESPECÍFICOS............................................................. 159 1. EJERCICIOS....................................................................... 160 2. REGISTRO EN LIBROS........................................................... 183 2.1. Definición de libros de comercio............................... 183 2.2. Clases de libros........................................................ 184 2.2.1. Libro de accionistas................................................ 184 2.2.2. Libro de actas......................................................... 184 2.2.3. Libro de inventario y balances................................. 184 2.2.4. Libros auxiliares de contabilidad............................. 185 2.2.5. Libro Diario........................................................... 185 2.2.6. Libro Mayor y Balances........................................... 186 2.3. Características legales que se deben cumplir............. 187 2.4. La contabilidad, eje fundamental para la determinación de la obligación tributaria................... 188 3. TALLER........................................................................... 204 4. RESPUESTAS SUGERIDAS........................................................ 206 C APÍTULO 6 E STÁNDARES INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA M ARCO PARA LA P REP ARA REPARA CIÓN Y P RESENT ARACIÓN RESENTAA CIÓN DE L OS E ST ADOS F INANCIEROS STADOS OBJETIVO GENERAL.................................................................. 217 OBJETIVOS ESPECÍFICOS............................................................. 217 1. ASPECTOS GENERALES.......................................................... 218 2. ALCANCE DEL MARCO.......................................................... 218 2.1. Los Objetivos de los Estados Financieros.................... 218 Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 11 Pág. 2.2. Características cualitativas de los Estados Financieros.. 218 2.2.1. Relevancia.............................................................. 218 2.2.2. Confiabilidad......................................................... 219 2.2.3. Comparabilidad..................................................... 219 2.2.4. Comprensibilidad................................................... 220 2.3. Supuestos Implícitos de los estados financieros.......... 220 2.3.1. Base de Causación................................................. 220 2.3.2. Empresa en Marcha............................................... 220 2.4. Elementos de los Estados Financieros........................ 220 2.4.1. Relacionados con la Posición Financiera.................. 220 2.4.1.1. Activos................................................................. 220 2.4.1.2. Pasivos................................................................ 221 2.4.1.3. Patrimonio........................................................... 221 2.4.2. Relacionados con el Desempeño............................. 221 2.4.2.1. Ingresos.............................................................. 221 2.4.2.2. Gastos................................................................ 221 2.5. Reconocimiento de los elementos de los estados financieros............................................................... 221 2.6. Medición de los elementos de los estados financieros............................................................... 222 2.7. Los conceptos de capital y de mantenimiento de capital................................................................. 222 2.7.1. Capital Financiero.................................................. 222 2.7.2. Capital Físico......................................................... 222 3. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN DE INFORMACIÓN: IMPORTANCIA DE LA PREPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS TRANSPARENTES......... 222 3.1. Aspectos generales relacionados con la transparencia........................................................... 222 3.2. La transparencia y la capacidad de responder............ 223 4. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS (IAS 1)................. 224 4.1. Alcance del Estándar................................................. 225 4.1.1. Estados financieros................................................. 225 4.1.2. Requerimientos...................................................... 225 4.1.3. Elementos corrientes y no corrientes........................ 225 4.2. Conceptos claves...................................................... 225 4.2.1. Presentación razonable........................................... 225 4.2.2. Activos corrientes.................................................... 225 4.2.3. Pasivos Corrientes.................................................. 226 Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 12 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 4.2.4. Activos no corrientes y pasivos no corrientes............ 226 4.3. Tratamiento contable................................................. 226 4.3.1. Estados Financieros................................................ 226 4.3.2. Incumplimiento de IFRS........................................... 227 4.3.3. Presentación y clasificación..................................... 227 4.3.4. Presentación Razonable.......................................... 227 4.3.5. Empresa en marcha............................................... 227 4.3.6. Causación............................................................. 228 4.3.7. Agregación............................................................ 228 4.3.8. Compensación....................................................... 228 4.3.9. Información Comparativa....................................... 228 4.4. Presentación y revelación.......................................... 228 4.4.1. Identificación y Período........................................... 228 4.4.2. Balance General..................................................... 229 4.4.3. Revelaciones de Capital.......................................... 229 4.4.4. Información mínima en la hoja del Balance General 230 4.4.5. Otra Información en la página principal del Balance General o en las notas............................... 231 4.4.6. Información mínima en el Estado de Resultados...... 232 4.4.7. Otra información que debe aparecer en el Estado de Resultados o en las notas........................ 232 4.4.8. Estado de Cambios en el Patrimonio....................... 233 4.4.9. Otra información en el Estado de Cambios en el Patrimonio o notas......................................... 233 4.4.10. Políticas y notas contables....................................... 233 4.4.10.1. Revelación de las políticas contables..................... 234 4.4.10.2. Estimación de incertidumbre................................. 234 4.4.10.3. Otras Revelaciones............................................... 234 B I B L I O G R A F Í A....................................................................... 234 Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 13 PREFACIO L a primera edición de este libro presentado a estudiantes y docentes de todas las disciplinas del área financiera y admi- nistrativa, es producto, además de una experiencia profesional en las áreas financiera, administrativa y de control interno y auditoria, también, de la experiencia académica; factores que permiten combinar la atención de las necesidades que diaria- mente se presentan en la vida empresarial con los requerimien- tos e inquietudesde los estudiantes de pregrado en su aprendizaje de la ciencia contable y administrativa. En este documento se evidencia una recopilación y estudio biblio- gráfico de las fuentes indicadas, análisis y aplicación del marco conceptual de las normas internacionales de información finan- ciera y el estudio de las necesidades de publicación de un texto que cumpla por una parte con las expectativas de aprendizaje de los estudiantes y por otra, como guía docente. Este texto permitirá suplir necesidades de los cursos básicos de con- tabilidad en las carreras de Contaduría Pública, Economía, Nego- cios Internacionales, Administración de Empresas, Comercio Internacional, Negocios y Finanzas Internacionales, Mercadeo, Es- tadística y todas aquellas otras que requieran de esta formación; hoy en día tan importante para desempeñarse exitosamente en cual- quier empresa o para cumplir con las metas de emprendimiento tan anheladas por los estudiantes contemporáneos. El libro, además de ser útil en programas de pregrado, lo es tam- bién en programas afines a la Contaduría Pública en los campos técnico y profesional y en programas de educación continuada y de capacitación para ejecutivos; así como también puede servir como texto guía en la solución de problemas o inquietudes que se presen- ten en la vida empresarial Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 14 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano El texto combina la parte teórica con el desarrollo de talleres y su contenido por capítulos es: Capítulo 1 Este capítulo de introducción inicia con la definición y el alcance de la contabilidad, sus objetivos, usuarios y su ubicación dentro del área financiera de la empresa. Posteriormente se efectúa una pre- sentación de los informes administrativos o gerenciales y de los informes financieros; se analiza el ejercicio de la profesión del con- tador público, la relación de la Contabilidad y otras disciplinas y se realiza una descripción particular de la relación de la ciencia conta- ble con la administrativa. Por último se presenta un recuento histórico de la contabilidad a través de diferentes épocas y civilizaciones, con el fin de reforzar la importancia que ha tenido esta disciplina a través de los si- glos. El capítulo finaliza con la clasificación de los entes econó- micos según su actividad y constitución legal y con un taller propuesto y posteriormente desarrollado sobre los diferentes te- mas tratados. Capítulo 2 En la sección de este libro se estudian las cualidades de la informa- ción contable y los principios de contabilidad generalmente acepta- dos, para estos últimos se realiza además de la definición, ejemplos de la cotidianidad empresarial y la relación que tienen con las cua- lidades de la contabilidad. Adicionalmente, se destina un subcapítulo a las normas técnicas generales y a las normas básicas contables que rigen el manejo de la información contable y su reflejo en los estados financieros. Este capítulo como el anterior, finaliza con un taller práctico propuesto y posteriormente desarrollado Capítulo 3 El capítulo refleja la técnica contable, por lo cual se incluyen los procedimientos normalmente utilizados en la contabilidad para re- Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 15 gistrar los hechos económicos; se realiza una presentación general y también detallada del proceso contable dentro de una organiza- ción y se enseña cómo registrar y analizar las transacciones; cómo estas quedan grabadas en el programa de información contable a través de las cuentas y como de estas cuentas se desprenden los informes contables y los Estados Financieros. En este capítulo también se presentan los conceptos de ecuación con- table y de partida doble y la relación que estos conceptos tienen con las transacciones económicas realizadas por un ente organizacional. En la última parte se propone un taller practica y se presenta poste- riormente el desarrollo del mismo. Capítulo 4 El cuarto capítulo de este libro efectúa un análisis detallado de los principales rubros, cuentas y subcuentas de los estados fi- nancieros: Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias. El análisis incluye un detalle de la dinámica que debe ser manejada cuando se efectúan registros contables de los principales ítems que conforman el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos. Por último se presenta una serie de ejemplos de la reali- dad empresarial para facilitar la comprensión de la dinámica contable. El capítulo finaliza con la propuesta y el posterior desarrollo de un taller práctico. Capítulo 5 En el quinto capítulo del presente texto se realiza un caso práctico en el cual se detalla una serie de operaciones realizadas por una empresa; como se debe efectuar su registro contable; como estas operaciones se reflejan en los estados financieros y también como se van interrelacionando entre sí. Además, este capítulo refleja el manejo de los libros oficiales de contabilidad, partiendo del libro auxiliar, a continuación se explica el libro diario y se cierra con el libro mayor y balances. Por último, Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 16 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano se trata el manejo contable y su relación como eje fundamental en la determinación de la obligación tributaria. El capítulo se cierra con el planteamiento y desarrollo de un taller práctico. Capítulo 6 Este capítulo presenta el marco conceptual de las normas interna- cionales de información financiera NIIF, o IFRS, international financial reporting standards; se identifica el alcance del marco, los objeti- vos, características, cualidades y supuestos implícitos en los estados financieros, así como los elementos de los mismos y el reconoci- miento y medición de estos elementos. En esta sección también se incluyen los conceptos de capital, la transparencia en la informacion financiera y la capacidad de res- ponder. Por último se refleja el manejo de la información contable de acuerdo a IAS 1 (international accounting standards). Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 17 METODOLOGÍA E n cada capítulo desarrollado se relaciona el tema correspondien- te, con los capítulos anteriores y con los temas tratados en los siguientes. Adicionalmente, se menciona el objetivo general que debe ser alcanzado al finalizar cada sección y la forma como este se lograra a través del cumplimiento de cada uno de los objetivos específicos detallados en la presentación inicial del capítulo. Con el fin de facilitar la comprensión y aplicación del manejo básico de la contabilidad, además de iniciar cada capítulo con los conceptos que ilustran y aclaran el tema tratado, se desarrollan talleres y ejerci- cios de aplicación a modo de ejemplo y al final se presentan una serie de problemas propuestos que permitirá a los docentes hacer seguimiento a sus alumnos del grado de entendimiento y manejo de los ítems estudiados. En el desarrollo de los talleres prácticos; ade- más del planteamiento del caso, se hace una subdivisión que permite comprender con mayor facilidad la razón de ser de los asientos con- tables y el análisis de cada transacción. Los ejercicios elaborados a través del estudio de los temas por capí- tulo, en coordinación y consistencia con los conceptos explicados en el texto; permitirán al estudiante fortalecer el entendimiento y uso de los conceptos manejados por la técnica contable, la mejor aplica- ción y administración de estos temas a lo largo del ejercicio profe- sional; lo que se reflejara en su aporte a la mejor toma de decisiones dentro de una organización. Capítulo 1 PRESENTACIÓN DE LA CONTABILIDAD OBJETIVO GENERAL Dar a conocer los principales conceptos y definiciones manejadas por la técnica contable, los objetivos que cumple y el desarrollo de la mis- ma a través de la historia. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Conocer la importancia de la contabilidad básica como el len- guaje de los negocios y primer sistema de información para la toma de decisiones dentro de una organización. Comprender la importancia que tiene el adecuado entendimiento y manejo de la contabilidad como garantía para lograr una organización exitosa. Obtener un conocimiento preliminar de los datos que genera el sistema de información contable y los diferentes usuarios a quie- nes van dirigidos. Identificar la ubicación del área financiera, específicamente del área contable dentro de una organización. Identificar la diferencia entre los diferentes informes gerenciales y financieros de una empresa. Comprender la relación existente entre la ciencia contable y otras disciplinas como la administración de empresas. Conocer el desarrollo histórico de la contabilidad. Identificar el tipo de empresas de acuerdo a su actividad y a su constitución legal. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 20 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 1. DEFINICIÓN Y ALCANCE DE LA CONTABILIDAD Si se trata de definir la contabilidad en términos generales; a tra- vés de los años se ha utilizado la frase “es el lenguaje de los negocios” o “la historia de los negocios” ya que detalla lo que sucede en una empresa. Otra definición puede ser la que la señala como la herramienta primordial, fundamental, de la cual deben hacer uso los directivos para la toma de decisiones. Una definición más detallada será: es aquel sistema que recopila, clasifica, registra y comunica en unida- des monetarias toda la información cuantificable relacionada con el ejercicio de la actividad de una empresa; con el fin de permitir a los usuarios la toma de decisiones. Es pues, el principal instrumento de información financiera dentro de una empresa. No es importante dejarse entretener con tratar de definir si es un arte o una técnica o una ciencia, en términos de la vida real, la contabilidad es un sistema de información desarrollado o adquirido por la empresa, el cual debe cumplir con las necesidades enumera- das anteriormente, siguiendo los principios legales que regulan el ejercicio contable. Los procesos de recopilación, clasificación, registro y comunicación son mecánicos, sistematizados, la gran utilidad de la contabilidad radica en los informes que arroja, los que serán analizados e inter- pretados por los usuarios como base para soportar la toma de decisiones direccionales. 2. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD El principal objetivo de la contabilidad es suministrar la información necesaria a los usuarios interesados en la situación o posición finan- ciera de una empresa, en el desarrollo de sus operaciones y en todas aquellas transacciones de las cuales es conveniente tener todo el co- nocimiento necesario para tomar decisiones. Existen usuarios internos y externos de la información contable, conocidos también como stakeholders; serán ejemplo de los usuarios internos, los directores de la empresa, los accionistas, los empleados, Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 21 etc.; serán usuarios externos, el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores, las entidades de control y vigilancia, etc. Con el fin de que la contabilidad sea la fuente idónea de informa- ción debe cumplir con una serie de características o cualidades, las principales: la comprensibilidad, la comparabilidad y la utili- dad; las que serán explicadas más adelante, en este mismo capítulo, al mismo tiempo que se discriminaran las otras ”subcualidades” necesarias para que se cumplan cada una de las tres principales mencionadas. Dentro de los objetivos más importantes de la contabilidad está el de informar acerca de: Los recursos que controla un ente económico y las fuentes de financiación de estos recursos o sea las obligaciones contraídas, sean estas con terceros o con los propietarios de la empresa. El resultado derivado de las operaciones desarrolladas por la empresa en determinado periodo. Operaciones de crédito o de inversión. Fuente (origen) y aplicación (uso) de fondos. Flujos de efectivo o disponible. Resultados de la gestión de los administradores de un ente económico. Datos que apoyen a los administradores de una organización respecto a planeación, organización y dirección de empresas. Aportes, beneficio o impacto del ente económico en la comunidad. Datos o bases para la determinación de precios, costos, tarifas y cargas tributarias. Cifras necesarias para construir información estadística secto- rial, departamental y nacional. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 22 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 3. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Con algunos ejemplos de las necesidades de los diferentes usuarios o stakeholders será sencillo tener comprensión de la importancia de la contabilidad dentro de cualquier organización: Los accionistas o propietarios de la empresa requieren informa- ción con el fin de hacer seguimiento a los resultados del capital que han invertido en la misma. Los empleados necesitan informa- ción contable de la empresa para evaluar su capacidad financiera y sustentar proyectos, planes de negocio o peticiones salariales. El gobierno, a través de las entidades de control y vigilancia requiere información a la medida, es decir en los formatos estándar dise- ñados de acuerdo al tipo de impuesto que se desea recaudar o a la información que se requiera. Los terceros como proveedores, acreedores, entidades crediticias o potenciales inversionistas soli- citan información financiera con el fin de determinar la solvencia de la empresa, su capacidad de endeudamiento, su solidez y veri- ficar si es una organización lo suficientemente estable para que le sean otorgados préstamos o para realizar inversiones de capital en la misma. Los clientes requieren información con el fin de obte- ner seguridad acerca del respaldo que tiene la misma para aten- der sus necesidades. Los usuarios más importantes de la información contable serán sin duda los gerentes y directivos de la empresa, los que a través de los estados y reportes financieros deben velar por el mejor desempeño de la organización a fin de conducirla a su permanencia y éxito. En la figura 1-1 se reflejan las personas interrelacionadas a través de una empresa, los cuales son los principales usuarios de la información contable: La diferencia entre los usuarios internos y los usuarios externos respec- to a la información contable o a la información financiera, está relacio- nada con el tipo de datos que son requeridos. Algunos autores sostienen que cuando se trata de usuarios externos la contabilidad es la que se conoce como contabilidad financiera y cuando se trata de usuarios internos la contabilidad es aquella conocida como administrativa. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 23 - Bancos y entidades crediticias. - Socios o propietarios. Entidades de control y vigilancia: Cámaras de comercio, dirección de impuestos, bolsa de valores, gremios, superintendencias, etc. - Gerentes, directivos. EMPRESA - Clientes. - Empleados en general. - Acreedores y proveedores. - Sindicato. - Potenciales Inversionistas. Figura 1-1. Usuarios externos e internos de una empresa. En realidad la contabilidad es una sola, registrada en los progra- mas o sistemas de información de la compañía y regida por los principios de contabilidad generalmente aceptados, lo que varía, es la forma como es presentada, de acuerdo al tipo de usuario o a los datos adicionales de diferente orden que este solicita; los cuales se anexaran a los informes contables como complemento a lo requeri- do o se diligenciaran en los formatos o formularios exigidos para su presentación por cada entidad y/o persona solicitante. Posteriormente, en este mismo capítulo, se tratara con mayor preci- sión el tipo de informes. 4. PRESENTACIÓN DEL ÁREA FINANCIERA DENTRO DE UNA EMPRESA En el organigrama de una empresa, el departamento contable se presenta como uno de aquellos que dependen del área financiera; es decir, el director o jefe de contabilidad depende del gerente fi- nanciero o contralor de la compañía. El área financiera de una compañía además de manejar el departa- mento contable, normalmente tiene también a su cargo los depar- tamentos de presupuestos, costos, impuestos, tesorería, cartera y compras. Cada uno de estos departamentos emitirá sus respectivos informes producto de los sistemas de información o programas de sistemas que manejan; todos ellos en interfase o interrelacionados con el sistema de información principal que es el programa de contabilidad. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 24 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano Es así como el departamento de presupuesto maneja un sistema de información que incluye todo aquel trabajo a ejecutar por las dife- rentes áreas de la empresa; en donde se detallan los estimados, estándares y todo lo relacionado con lo que se espera obtendrá la empresa durante el desarrollo de su objeto social en un futuro cer- cano; todo ello expresado en unidades monetarias o cifras. Este programa sistematizado de presupuestos esta en línea con el de contabilidad a fin de que periódicamente, mínimo cada mes, los programas arrojen informes comparativos entre lo realmente ejecutado por la empresa en el respectivo periodo y lo inicialmente estimado o presupuestado; a fin de analizar variaciones y diferencias, hacer seguimiento y establecer acciones de mejora. Por su parte, el departamento de costos maneja el sistema de infor- mación correspondiente, en donde se registra todo lo relacionado con la producción de la compañía, es decir, con su área de manu- factura; considerando que se trate de una empresa procesadora o productora de bienes. También este programa debe estar en línea con la contabilidad, a fin de “alimentarla” respecto a las cifras que la empresa invierte en la producción de bienes. El departamento de impuestos no requiere un programa de siste- mas especial; es en el momento en que se implementa un nuevo sistema de información contable dentro de la empresa, que durante esa puesta en marcha y en lo que se conoce como “parametrizacion”, se le da a el programa contable todos los parámetros para que automáticamente liquide impuestos, datos que serán analizados por los empleados del área de impuestos y diligenciados en los formu- larios y formatos, conocidos como declaraciones; exigidos por las diferentes autoridades de impuestos. Los departamentos de tesorería y cartera están muy relacionados con todo lo que tiene que ver con el flujo o movimiento de dinero de la empresa: cartera es el encargado de cobrar y recaudar todas las ventas a crédito de la compañía, para lo cual necesita un programa especialmente diseñado para controlar deudas por cliente y antigüedad de las mismas; conocido como el sistema de informa- ción de cartera. El departamento de tesorería –encargado de recibir el dinero, realizar pagos y controlar el manejo de recursos disponi- bles de la empresa– utiliza el sistema de información correspon- Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 25 diente, el cual, junto con todos los otros programas de sistemas debe estar en interfase con la contabilidad; o sea debe “alimentar” de manera permanente e instantánea el programa de contabilidad o sistema de información contable. El sistema de información contable, denominado por algunos auto- res como la contabilidad financiera tiene como objetivo final suministrar información a los usuarios a través de los estados fi- nancieros. Informa sobre la inversión efectuada en una empresa (activos o bienes y derechos) y sobre las fuentes de financiación de esa inversión (los pasivos o deudas y el patrimonio o lo que es propiedad de la empresa), datos presentados en el estado financie- ro conocido como Balance General. La contabilidad también presenta el resultado neto proveniente de las operaciones, producto de comparar las ventas con los costos y gastos en los que fue necesario incurrir para generar estos ingresos o ventas, operaciones que se reflejan en el estado financiero conocido como Estado de Resultados o Pérdidas y Ga- nancias: P y G. Adicionalmente, la información registrada por la contabilidad ge- nera un tercer estado financiero que refleja los cambios en el patri- monio de un periodo a otro, conocido como el Estado de cambios en la situación patrimonial y un último estado conocido como Flujo de Caja o EFE, el cual es el Estado de Flujo de Efectivo. El estado de cambios en la situación financiera o flujo de fondos actualmente es aplicado según principios contables en Colombia pero dejara de aplicar en las empresas que vayan implementando las NIIF o nor- mas internacionales de información financiera. Un detalle más amplio respecto a los informes finales producidos por la contabilidad se explica en este mismo capítulo, numeral 6 y en los capítulos 3 y 4 de este libro, sobre los estados financieros. La contabilidad está regida por una serie de normas o reglas que se conocen como Principios de contabilidad generalmente aceptados PCGA; con el fin de garantizar que ésta cumpla con sus principales cualidades: comprensibilidad, comparabilidad y utilidad. El alcance de este libro incluye también el marco de las NIIF o normas inter- Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 26 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano nacionales de información financiera y contempla el tratamiento que aplican las mismas sobre los diferentes temas tratados. 5. INFORMES ADMINISTRATIVOS O GERENCIALES La información destinada a satisfacer las necesidades de los usua- rios internos es denominada por algunos autores contabilidad gerencial o administrativa, en realidad no se trata de otra conta- bilidad que maneje la empresa, se trata de información relaciona- da con situaciones o necesidades específicas, es decir, los informes tienen que ver con problemas o situaciones concretas que concier- nen a la administración de la empresa, como por ejemplo discrimi- nación por cargos de los empleados de la compañía, manuales de funciones, manuales de procedimientos, estudio de factibilidad de proyectos, entre otros. Los informes para la gerencia son más detallados que los informes para los usuarios externos, la información para uso interno se prepara con mayor periodicidad, incluso esta llega a ser diaria, como los infor- mes de ventas o los informes diarios de disponibilidades también co- nocido como informes de bancos, en tesorería. La información relacionada con los estados financieros y los impuestos que se deben reportar debe prepararse y presentarse mínimo de manera mensual. 6. INFORMES FINANCIEROS Los Estados Financieros Para informar, el sistema contable se vale de los estados financie- ros, que entonces se definirán como la herramienta que utiliza la contabilidad para comunicar las operaciones de una compañía. Los principales Estados Financieros son: El balance general. El estado de resultados o pérdidas y ganancias P y G. El estado de flujo de caja o flujo de efectivo EFE. El estado de cambios en la situación patrimonial. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 27 El estado de cambios en la situación financiera – como se mencionó anteriormente - se manejó en las empresas bajo PCGA o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia; bajo NIIF, este informe financiero deja de aplicar. El juego completo de estados financieros incluye políticas contables y notas. Las notas a los Estados Financieros - aun cuando no son estados financieros - se definen como parte integral de los mismos, ya que son la información que los complementa. 6.1. Balance General Se define como el Estado Financiero que refleja la situación o la posición financiera de una empresa. Los Principales Rubros del Ba- lance General son el Activo, el Pasivo y el Patrimonio. El Activo se define como todos los bienes y derechos que tiene una Empresa, el Pasivo Son las deudas y obligaciones y el Patrimonio sencillamente es la diferencia entre los dos primeros y se conoce como lo que realmente pertenece a la compañía. El Balance General es la misma ecuación patrimonial cuya fórmula se lee: ACTIV CTIVOO = PPASIV ASIV ASIVOO + PPA ATRIMONIO Figura 1-2. Ecuación Patrimonial. La ecuación patrimonial es una igualdad y se explica de la siguiente manera: Todos los Activos, conocidos como los bienes y derechos que ad- quiere una empresa, los obtiene a través dos fuentes de financiación: obligaciones con terceros, o sea a través de préstamos que le hacen terceros (pasivos) o a través de recursos propios (patrimonio). 6.2. Pérdidas y Ganancias También conocido como P y G o como el Estado de Resultados, es un Estado Financiero que refleja el desempeño de la empresa. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 28 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano Los principales rubros o cuentas del P y G son: ingresos, costos y gastos. Los ingresos están conformados por los denominados ingresos operacionales que corresponden a todas las operaciones de ventas que realiza la empresa, es decir todas las operaciones relacionadas con el desarrollo de su objeto social y por los Otros Ingresos que corresponden a otras operaciones menores y las cuales no corres- ponden al desarrollo ordinario de sus operaciones. Los costos son todas las operaciones en las que incurre la empresa relacionadas con la producción de sus bienes y con el área de ma- nufactura o producción. En el caso de las empresas prestadoras de servicios se entenderá como costos todas Las operaciones en las cuales debe incurrir para la prestación de su servicio. Los gastos son las operaciones en las cuales incurre una empresa relacionadas con las demás áreas de la compañía diferentes a pro- ducción. Se conocen como gastos operacionales y se dividen en gastos de administración y gastos de ventas y mercadeo. Por último, están los gastos no operacionales u otros egresos, no relacionado con el desarrollo del objetos social de la compañía. 6.3. Estado de Flujo de Efectivo Conocido como EFE o flujo de caja, es un estado financiero que refleja el movimiento del efectivo o sus equivalentes, es decir refleja el movimiento del disponible. En este estado financiero se reflejan todos los ingresos y egresos de la compañía, en términos de flujo de dinero, diferente a lo que se refleja en el P y G que muestra ingresos, costos y gastos causados; independiente de si se ha recibido o cancelado el dinero; el EFE refleja los movimientos de dinero de la compañía, llamán- dose ingresos a las entradas de dinero y egresos a las salidas del mismo. El EFE o flujo de caja refleja el movimiento de la cuenta contable caja y bancos. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 29 6.4. Estado de Cambios en el PPatrimonio atrimonio Como su nombre lo indica detalla el movimiento de este rubro (o cuenta principal) del Balance General, reflejando el saldo inicial, los aumentos, las disminuciones y el saldo final de cada uno de los elementos que conforman el patrimonio. 7. EJERCICIO DE LA PROFESIÓN DE CONTADOR PÚBLICO El contador público puede desempeñarse en el sector público o en el sector privado. Un profesional de la contaduría encontrara el área afín a sus conocimientos dentro del área financiera de una empresa, en donde puede desempeñarse como contador, auditor interno, en presupuestos, impuestos, tesorería, cartera, nómina, etc. El Contador Público además de llegar a ser director de cualquiera de estos departamentos, también puede desempeñarse como Ge- rente Financiero y Contralor. Por otra parte, un contador puede ser vinculado por las conocidas firmas de auditoría y/o consultoría, nacionales o multinacionales y desempeñarse como auditor externo en múltiples empresas. Los socios o accionistas requieren de profesionales independientes - no empleados de la compañía, sino contratados a través de un contra- to de honorarios con una firma externa de auditoría - con el fin de tener certeza y tranquilidad relacionada con el buen manejo del proceso contable dentro de la compañía y su reflejo en los estados financieros. Los propietarios de la empresa y los usuarios de la información o stakeholders necesitan una representación independiente que avale si las cifras de los estados financieros se ajustan a la realidad y son el producto de la correcta aplicación de los principios y normas contables. Las grandes empresas exigen en sus reglamentos o códi- go de buen gobierno corporativo unas cuentas auditadas por un contador público independiente o auditor externo. Además de lo expuesto anteriormente, el contador público es el único profesional acreditado para ejercer el cargo de revisor fiscal, Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 30 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano exigido por ley en las empresas detalladas en el código de comercio para tal efecto. 8. LA CONTABILIDAD Y LAS OTRAS DISCIPLINAS Existe una relación entre la contabilidad y las otras disciplinas: bajo diferentes aspectos la contabilidad, por una parte, sirve a otras áreas o disciplinas y por la otra, es apoyada por ellas mismas: Como el primer sistema de información de cualquier empresa, presta servicio no solo a todas las otras áreas de la organiza- ción, sino también a cualquier tipo de empresa, sea esta de servicios (como las de arquitectos, mensajería, ingeniería) o de salud, también a las instituciones educativas y a las industrias manufactureras, entre otras. Así como presta el servicio también debe apoyarse en las activida- des desarrolladas por cada área de la empresa, pues son estas actividades las que se verán reflejadas en sus informes financieros. La contabilidad requiere además, del auxilio de otras ciencias, la matemáticas por ejemplo es fundamental en el ejercicio con- table, los sistemas informáticos son también claves, así como el derecho tributario, derecho comercial, derecho laboral, pues son las ciencias jurídicas quienes establecen la regulación y normatividad impositiva, comercial, laboral, entre otras. La microeconomía, con datos como situación del mercado para sus productos, precios de venta, costos de materia prima, y la macroeconomía con datos relacionados con inflación, tasa de cambio, indicadores, etc., son ciencias que aportan todas sus bases y su información para lograr manejar adecuadamente el ejercicio contable. Todas las actividades económicas, cualquier sea su orientación, requieren de información financiera confiable y oportuna que le permita a los directivos y administradores de las empresas to- mar las mejores decisiones en búsqueda de su permanencia y éxito dentro del competitivo mercado empresarial. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 31 9. LA CONTABILIDAD Y LA ADMINISTRACIÓN Una de las funciones administrativas más importantes y de mayor responsabilidad a la que deben enfrentarse los directivos dentro de cualquier organización, es la toma de decisiones. La principal herramienta para lograrlo exitosamente es la información necesa- ria, confiable y a tiempo, es decir, oportuna; es por esto que la contabilidad es un sistema que debe ser ampliamente manejado y comprendido por los directivos de las empresas ya que este siste- ma será la base para encaminar de la mejor forma la toma de sus decisiones. Con la información contable, la gerencia está en condiciones de evaluar un sinnúmero de indicadores de liquidez, de rentabilidad, de actividad, de endeudamiento, así como también, es del sistema de información contable de donde el administrador extraerá los datos relacionados con la situación económica de la empresa, con los resultados arrojados por su desempeño, con el manejo de fon- dos y con su situación patrimonial. Una vez se obtienen y son analizados todos los datos arrojados por la contabilidad, la empresa refuerza sus acciones, efectúa redirección del curso, tomas nuevas alternativas, decide acerca de productos y precios, materia prima, proveedores, clientes y políticas de crédito relacionadas con entidades financieras, entre otras, todo ello en la búsqueda de un desempeño exitoso. 10. DESARROLLO HISTÓRICO DE LA CONTABILIDAD (Tomado de CONTABILIDAD sistema de información para las organizaciones, quinta edición, de Gonzalo Sinisterra V., Luis Enrique Polanco L. y Harvey Henao G.) 10.1. La contabilidad en la antigüedad Existen varios vestigios que permiten inferir la existencia de la prác- tica contable desde la prehistoria. Se han encontrado registros contables en palacios minoicos, en templos asirios y en tumbas egipcias. Desde el año 6000 a. de C. el hombre poseía los elemen- tos matemáticos y de escritura básicos. Con el surgimiento de la agricultura, la ganadería y el comercio se sintió la necesidad de contabilizar las transacciones de estas actividades. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 32 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano El indicio más remoto de contabilidad del que se tiene conocimiento data desde la civilización mesopotámica, que existió miles de años antes de la era cristiana y que debido a su auge económico, requi- rió elementos de contabilidad. En el museo Semítico de la Universi- dad de Harvard se conserva una tablilla de barro con más de seis mil años de antigüedad, en la cual aparecen números curvilíneos dibujados con un punzón sobre arcilla. Los historiados interpretan estos símbolos como los ingresos resultantes de la actividad econó- mica de esta civilización. Posteriormente surgieron manifestaciones adicionales de contabili- dad también en Egipto. Entre los años 5400 y 3200 a. de C. se evidencian movimientos de trueque en el Templo Rojo de Babilonia. Hacia el año 3600 a. de C., como resultado de las gestiones econó- micas del faraón Menach, se efectuaron anotaciones ordenadas de ingresos y egresos por sus escribanos. Los asirios también llevaron a cabo registros contables, de carácter fiscal, impresos en tablillas de barro. En Egipto, hacia el año 2550 a. de C., los escribanos llevaban anotaciones financieras sobre las operaciones mercantiles del imperio. En Grecia, como resultado de sus actividades comerciales, del gra- do de desarrollo de su marina y del notable estructurado, aunque sólo se cuenta con los testimonios de Pagani, quien afirma que en la Grecia del siglo V a. de C., se obligaba a los comerciantes a que llevaran libros de contabilidad. De la Roma antigua también se han encontrado rudimentos de prácticas contables que datan de los primeros años del imperio, registrados en los escritos de sus pensadores más insignes. A los jefes de familia se les obligaba a anotar diariamente sus ingresos y gastos, y luego pasarlos a un registro más cuidadoso denominado Codex Tabulae; en éste se llevaban a un lado los ingresos, Aceptum,y al otro lado los gastos, Expensum. La Ley Paetelia, publicada en Roma en el año 325 a. de C., constituyó la primera norma que aprueba los asientos realizados en libros de contabilidad. Esta contabilidad de doble columna llevó a creer que se trataba de una contabilidad por partida doble, hasta que Albert Dupont y André Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 33 Boulanger, estudiosos de la contabilidad, demostraron que sólo se trataba de un sistema de partida simple a doble columna. Tito Libio, en su Historia de Roma, expresa la importancia de la contabilidad en aquella época. Cayo Plinio, en el segundo libro de su Historia natural, hace referencia a la actividad contable. A partir del año 235 d. de C., con la muerte de Alejandro Severo, la contabilidad adquirió gran importancia en la Roma antigua. En la época de la República y del imperio la contabilidad, llevada por ple- beyos, constaba de dos libros: el Adversaria, donde se anotaban las transacciones de caja, y el Codex, donde se asentaban las demás operaciones. Con estos libros los romanos llevaban un control preciso de su patrimonio. Fueron los banqueros romanos, casta privilegiada del imperio, quienes perfeccionaron las técnicas contables, a fin de controlar las asignaciones que debían otorgar al ejército para sus conquistas territoriales, y a los patricios, para sus aventuras políticas. 10.2. La contabilidad en la Edad Media A pesar de la caída del imperio romano, las prácticas contables se conservaron y lograron un franco progreso a lo largo de la edad Media. La Iglesia católica reunía cada día más seguidores, logran- do el mayor poder económico y político de la historia, lo cual la obligó a llevar cuentas muy detalladas de sus actividades económi- cas que se manejaban en los monasterios. Aunque no existen testimonios del ejercicio contable en la época del feudalismo, el alto grado de desarrollo del comercio hace suponer la práctica usual de la contabilidad, que era exclusiva del señor feudal. En el siglo VII Europa fue invadida por los normados, quienes tam- bién practicaban el comercio. Estos se establecieron en Sicilia, después de asolar las costas de Inglaterra y Francia. De esta época se con- serva una ordenanza de Carlo Magno, el Capitulare de Villis, me- diante la cual se exigía a sus escribanos un inventario anual de las pertenencias del imperio y el registro en libros de sus transacciones económicas en términos de ingresos y egresos. Las actividades contables se facilitaron considerablemente entre los siglos VII y IX, con la aparición de una moneda común que tuvo aceptación internacional, el “Solidus”, emitida por Constantinopla. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 34 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano En Italia, durante los siglos VII y VII, particularmente en Venecia, la actividad contable se convirtió en una profesión de mucho prestigio; allí se encontraban grupos de personas dedicadas a su práctica permanente. Entre los siglos VII y XII, en Europa Central, por mando de los seño- res feudales, los libros de contabilidad eran llevados por escriba- nos. Las ciudades de Venecia, Génova y Florencia fueron durante esta época el epicentro del comercio. La industria y la banca, cons- tituyéndose en las pioneras de la contabilidad por partida doble. De esta época se han hallado varios testimonios de práctica contable desarrollada. En 1157 un genovés, Ansaldus Bollandus, repartió beneficios de una sociedad comercial con base en saldos de cuen- tas de ingresos y egresos; en 1211 un comerciante florentino lleva- ba sus libros de contabilidad en forma tan acertada y peculiar, que dio origen a la llamada. Escuela Florentina. En 1263 en España, el rey Alfonso X El sabio impuso a los funciona- rios públicos la obligación de llevar cuentas anualmente. Se conocen de este periodo los libros de la compañía de los Peruzzi de 1282, y los de la casa de Bonsignare, de Siena, en 1290, en que se llevaban las cuentas de caja y de cuentas corrientes. En Francia hermanos Reinero y Baldo Fini, hacia el año1300, aña- dieron nuevas cuentas, como gastos y ventas; pero el más conocido juego de libros de la época fue sin duda el que se llevó en la Comu- na de Génova, donde se usaron los términos debe y haber, se utili- zaba la cuenta de pérdidas y ganancias que resumía las operaciones de la Comuna. El mayor avance de la contabilidad en la Edad Media se dio con la aparición de los libros auxiliares, los cuales permitían a los comer- ciantes registrar sus cuentas por clientes. Ya en 1400 aparece la idea de la contabilidad por partida doble, al involucrar las cuentas patrimoniales en los libros del mercader florentino Franceso Datini. La mayoría de las grandes empresas de esa época llevaba sus libros con base de un sistema utilizado en los libros de Medici Florencia. En el museo de Brujas se encuentran Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 35 fragmentos de libros que usaron partida doble, pertenecientes al inglés, A. W. Gollard, que datan del año 1368. Por esta época, la contabilidad continuó desarrollándose y adaptán- dose a las nuevas exigencias económicas; se establecieron escuelas en Génova, Florencia y Venecia siendo esta última la de mayor técnica y origen de las prácticas contables de hoy. 10.3. La contabilidad en la Edad Moderna Dos acontecimientos de gran importancia sucedidos en el siglo VX permitieron una notable avance de la actividad contable. La genera- lización de los números arábigos y la aparición de la imprenta. Esta última facilitó la divulgación de los conocimientos impartidos por los monjes de la época y los mercaderes, hombres pujantes en la economía. El monje Benedetto Cotrugli, pionero de la partida doble, señala el uso de tres libros: cuaderno (mayor), giornale (diario) y memoriale (borrador). Fray Luca Pacioli, nacido en Borgo San Sepolcro, Toscana, hacia 1445, sin haber sido contador fue catedrático en las universidades de Roma, Padua, Florencia y Asís, y redactó con gran maestría un tratado de contabilidad en el que sostiene que ésta requiere para su aplicación del conocimiento matemático. En el año 1494 publicó su famosa obra Summa de Aritmética, Geo- metría, Proportioni et Proportionalita, de gran contenido matemáti- co, dedicando tan sólo una parte a aspectos contables. Su segunda edición, publicada en Venecia en 1509, trató únicamente el tema contable, ampliando el tratamiento de los conceptos y las prácticas comerciales de la época, especialmente en lo relacionado con so- ciedades, intereses y letras de cambio. Su profundo tratado de contabilidad explicaba el concepto de inven- tario como una lista de activos y pasivos que el propietario relacio- naba antes de empezar a operar. Indicaba también que en el memoriale se anotaban todas las transacciones en orden cronológico y en forma detallada; en el gionale se registraba toda operación en Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 36 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano términos de débito y crédito, y en el cuaderno aparecía cada una de las cuentas. Para el siglo XVI la actividad contable se encontraba en pleno apo- geo, tanto en lo académico como en lo profesional, constituyéndose en una herramienta de gran importancia en los sectores económico y social. En Alemania, en el año 1518, Grammateus publicó un libro combi- nado de álgebra y contabilidad; siete años más tarde, Tagliente escribió en Italia un tratado completo sobre contabilidad. En 1590 se imprimió, en español, el primer estudio formal de contabilidad cuyo autor fue Bartolomé Salcedo de Solórzano, pionero de esta disciplina en España. En ese mismo país, en 1591, Felipe II ordena llevar la contabilidad real por partida doble. En los siglos XVII y XVIII, con el apogeo del mercantilismo en Holan- da, Francia e Inglaterra, y el nacimiento de los emporios comerciales e industriales, se estableció en estos países, especialmente en el último, la profesión contable como una actividad independiente, profesional y libre. Carlo Manuel IV, rey del Piamonte, reorganiza la profesión contable y exige que sólo el contador autorizado sea la persona calificada para ejercer esta profesión. En 1805, Napoleón ordena que quien desee practicar la profe- sión contable debe someterse a un severo examen, después de haber trabajado por determinado tiempo, con un profesional calificado. 10.4. La contabilidad en la Edad Contemporánea Los cambios profundos y en mayor repercusión presentados en la actividad contable en toda su historia tuvieron lugar a partir del siglo XVIII. La Revolución Francesa, la Revolución Industrial en Inglaterra, y la filosofía de Hegel y Kant, sentaron las bases para el resurgimiento del comercio en Europa y la tecnificación de la contabilidad. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 37 En el siglo XIX, con el desarrollo de la industria en Europa, en espe- cial en Inglaterra, y el nacimiento del liberalismo predicado por Adam Smith y David Ricardo, la contabilidad inició su transformación. En Francia las finanzas públicas, que eran exclusividad real, pasa- ron al domino popular gracias al célebre contador Count Mollier. En 1795, Edmond Degrange distinguió dos clases de cuentas, unas deudoras y acreedoras, y otros que presentaban al propietario, sur- giendo el diario mayor único que sustituyó al juego de diario y mayor. A partir de 1895 en Estados Unidos, como consecuencia del blo- queo económico de Inglaterra, se comenzó a llevar a cabo una serie de inventos e innovaciones tecnológicas en la Industria y en la Agricultura. Paralela a ese desarrollo, la contabilidad se institucio- nalizó, constituyéndose en una actividad académica en la Universidad de Pensilvania en 1881, y de gremio profesional, con la Asociación Americana de contadores Públicos en 1886. En Europa surgieron agremiaciones de la misma calidad en Edimburgo, 1854; en Francia, 1891, en Australia, 1895; en Ho- landa, 1895, en Alemania, 1896. En Italia, en 1893 comenzó a regir el Código Mercantil, regulador de la práctica contable de este país. En Estados unidos, como consecuencia del desarrollo Industrial y el crecimiento de las empresas, empezaron a aparecer las máquinas de contabilidad, que facilitaron el procesamiento de la información. En 1888, William Burroughs patentó la primera sumadora de teclas; por la misma época, William Bundy patentó una especie de reloj para marcar la entrada de los trabajadores. El doctor Hollerith inventó un sistema de tarjeta perforadas que permitía sumar y resta con mayor rapidez; en 1906, John Whitmore se ideó un procedimiento mecánico de control de mercancías por medio de tarjetas. A principios del siglo XX empezaron a surgir de todo el mundo las asociaciones de contadores, que además de sus propias normas, establecieron una serie de convenios y pautas para el ejercicio de Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 38 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano las actividades contables: en Suecia, 1899; en suiza, 1916 y en Japón, 1917. Por estos años el gobierno, la banca y las bolsas de valores comenzaron a exigir los estados financieros certificados por con- tadores públicos independientes. El Instituto americano de Con- tadores Públicos Certificados (AICPA) se encargó de reunir agrupaciones profesionales con el fin de estudiar los problemas contables, y en 1934 surgieron las primeras seis reglas de los principios contables de hoy. En los años 1936, 1941, 1948 y 1957 se publicó, verificó y adicionó, por parte de la Asociación Americana de contabilidad (AAA), todo lo relacionado con los principios contables. Actualmente, con el vertiginoso desarrollo de los sistemas, la conta- bilidad ha logrado ocupar el puesto que le corresponde dentro de la organización. El volumen de información que puede manejar y la alta velocidad de su procesamiento la hacen indispensable en la exigente administración de hoy en día. 10.5. Antecedentes históricos en Latinoamérica En la América precolombina, donde predominaban tres culturas relativamente desarrolladas: azteca en México, Inca en Perú y Chibcha en Colombia, no se conocía la escritura alfabética. A pesar de esto, la actividad contable era práctica común entre los aborígenes; por ejemplo, los aztecas llevaban cuentas de los tri- butos que recaudaban a las tribus sometidas; los Incas llevaban sus cuentas en lazos con nudos que representaban cifras, los chibchas, cuyo comercio se realizaba por medio del trueque de mercancías, registraban sus transacciones con colores pintados sobre sus trajes. Con la llegada de los españoles a territorio americano se inició en esta región una actividad económica sin precedentes. Los conquis- tadores obtuvieron de la corona múltiples concesiones, comenzan- do de esta forma la explotación no sólo de los recursos naturales, sino también de sus aborígenes. Así, el español logra imponer en estas tierras, además de su cultura y sus costumbres mercantilistas, sus prácticas contables. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 39 Al conocer la consolidación de la conquista americana, en 1552 Carlos V, por cédula real, nombra a Rodrigo de Albornoz como Contador Real de estas tierras, dándole junto con la cédula, instruc- ciones muy precisas sobre el registro de las operaciones mercantiles. Posteriormente, en 1551 el rey Felipe II ordena llevar la contabilidad del reino por partida doble, resaltándose así la influencia italiana en la contabilidad española. Los colonos establecieron en el territorio americano una serie de instituciones de carácter socioeconómico con la intención de explo- tar al aborigen; instituciones como la encomienda, consistente en servicios personales y de productos naturales a cargo del colono; el tributo para el encomendero, las pensiones para particulares, el quinto del Rey, el sueldo para los corregidores y la mita se constitu- yeron en una importante fuente de ingreso para la corona. Durante la colonia, la Iglesia fue sin lugar a dudas la institución más poderosa en el Nuevo Reino: se apropió de grandes extensio- nes territoriales tanto rurales como urbanas, cambiando el méto- do de la fuerza usada por los colonos, por la enseñanza y la evangelización. En 1605 se establecieron en América tres tribunales de cuentas en Santa Fe, Lima y México, se nombraron contadores especiales en La Habana y Caracas, y se dictaron normas de manejo contable. En 1678, Felipe IV determinó que los contadores reales debían presen- tar cada dos años cuentas en términos de cargo y data (debe y haber) al Real Tribunal de Cuentas. De esta forma se logró el con- trol y registro de los impuestos recaudados y administrados por la corona. El mayor aporte para el desarrollo de la contabilidad en América lo proporcionó la comunidad religiosa de la Compañía de Jesús, la cual introdujo por primera vez en estas tierras libros de conta- bilidad, el concepto de inventarios, la noción de presupuestos y demás elementos desarrollados en la Europa de la época. La contabilidad no era ejercida como profesión liberal, sino por los clérigos como parte de sus actividades administrativas en las co- munidades religiosas. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 40 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano En Colombia, después de su independencia, se continuaron usando por mucho tiempo las técnicas contables traídas por los españoles. El advenimiento de la República no trajo consigo modificaciones profundas en las estructuras socioeconómicas; la influencia france- sa se extendió más allá del campo cultural, quedando atrás la uni- versidad colonial, dando paso al modelo francés de énfasis profesionalizante. Esta tendencia dio origen a la reforma de 1826, inspirada por el general Santander, y orientadora de la creación de la Universidad de La Gran Colombia en Bogotá, Quito y Caracas. En 1821, mediante ley del 6 de octubre, se organiza la Contaduría General, y se crea la Oficina de Contaduría de Hacienda con cinco contadores de nombramiento oficial. Treinta años más tarde se sus- tituye la Corte de Cuentas por la Oficina General de Cuentas, a cargo de un funcionario denominado contador mayor presidente. En el año de 1873 se elabora el Código Fiscal. 10.6. Resumen Desde épocas remotas, la contabilidad ha sido uno de los princi- pales aliados del ser humano en las actividades comerciales. Con el fin de controlar la producción, las ventas, compras y demás operaciones que genere la actividad mercantil de las organizacio- nes, se hace imprescindible el uso de la información contable. Cualquier actividad que se emprenda, independientemente de que su objetivo sea el lucro o no, requiere información financiera per- manente que permita a la gerencia un eficiente logro de las metas propuestas. En nuestro medio, la contabilidad tradicionalmente ha sido llevada por los entes económicos para satisfacer una exigencia legal en lo que respecta a asuntos tributarios. En la actualidad, para una acertada toma de decisiones, los administradores de las organizaciones consideran imprescindi- ble contar con un adecuado sistema de información contable que además les permita planear sus actividades y controlar sus operaciones. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 41 11. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS Una empresa es un ente económico dedicado a la producción y transformación de bienes o dedicado a la prestación de servicios. De acuerdo al aspecto que se evalúa, las empresas pueden tener diversos tipos de clasificación. 11.1. Clasificación de las empresas según su actividad De acuerdo a su actividad, principalmente, las empresas se clasifican en empresas de producción o manufactura, de ser- vicio, comerciales, mineras, de construcción, agrícolas y agro- pecuarias. Son empresas manufactureras o de producción las que tienen como actividad principal la transformación de bienes. Las empresas de servicio venden un producto intangible. Las empresas comerciales son aquellas que compran para ven- der, son intermediarios entre la empresa manufacturera y el consu- midor final. Las empresas mineras y constructoras, como su nombre lo indi- ca se dedican a la explotación de minas y canteras y a la construc- ción de bienes inmuebles, en su orden. Las empresas agrícolas explotan la tierra y las agropecuarias adicionan a este objeto social la cría y venta de semovientes. Existen empresas que combinan en su objeto social diferente tipo de actividades, por lo que se conocen como empresas mixtas. 11.2. Clasificación de las empresas según su constitución legal De acuerdo a su constitución legal, las empresas pueden ser unipersonales o multipersonales. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 42 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 11.2.1. Empresa unipersonal Es una empresa con un solo propietario que una vez inscrita en el registro mercantil o cámara de comercio, se convierte en una per- sona jurídica. Una empresa unipersonal pertenece a un solo dueño y generalmente se dedican a la prestación de servicios profesionales, como consulto- rios médicos y odontológicos, normalmente el volumen de sus em- pleados y operaciones es pequeño. La razón social de la empresa, es decir su nombre, debe finalizar con la sigla E.U.: Empresa Unipersonal; si llegan a conformarse más de dos dueños pasara de ser unipersonal a ser una sociedad. Le rigen las normas de las sociedades, particu- larmente las de responsabilidad limitada. 11.2.2. Empresa multipersonal La empresa multipersonal tiene varios dueños o accionistas, se cla- sifican en sociedades por cuotas o partes de interés y sociedades por acciones. 11.2.2.1.Sociedades por cuotas o partes de interés A) Colectiva La constitución, transformación y disolución debe efectuarse a tra- vés de escritura pública ante notario. El capital se paga todo al momento de constituirse la sociedad. El capital social se divide en partes de interés social. La sociedad colectiva es una persona jurídica completamente distin- ta de sus socios, quienes responden de forma solidaria e ilimitada por las operaciones de la empresa. El número de socios debe ser mínimo de 2, no tiene límite de máximo. La administración de la compañía corresponde a todos y a c/u uno de los socios aun cuando puede ser delegada en uno solo de ellos o en un tercero. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 43 La empresa colectiva se disuelve por la muerte o incapacidad de un socio, en caso de no haberse previsto continuidad de sus herederos o demás socios; por la declaración de quiebra de un socio o la renuncia o retiro voluntario y los otros no adquieren su parte o no aceptan la cesión a un tercero; por el embargo o remate a un socio y los demás no aceptan al adquirente. En caso de cesión, las obligaciones del cedente no serán liberadas hasta un año después. La razón social de la empresa normalmente se forma con el nom- bre o apellido de sus socios y se adiciona “y compañía” y “herma- nos”, “e hijos”, o similares. El Revisor Fiscal es voluntario, pero si tiene activos brutos y/o ingre- sos brutos al 31 de diciembre del año anterior igual o superior a los topes máximos estipulados por ley, será obligatorio tenerlo. B) De responsabilidad limitada La constitución, transformación y disolución debe efectuarse a tra- vés de escritura pública ante notario. El capital se divide en cuotas o partes de igual valor y debe pagarse totalmente al momento de constituirse la empresa. La cesión de cuotas implica una escritura de reforma estatutaria. Son empresas de responsabilidad limitada porque los socios solo responden hasta el monto del dinero que entregaron, conocido como aportes. La conforman mínimo dos socios capitalistas y el total de dueños no debe exceder de veinticinco.En caso de muerte de uno de sus socios, la sociedad continuará con sus herederos, salvo estipu- lación en contrario. Cada uno de los socios es responsable de la administración y re- presentación de la sociedad pero esta puede ser delegada en un gerente; en los estatutos podrá estipularse para todos o algunos de los socios una mayor responsabilidad, sin que se vea comprometi- da la responsabilidad indefinida o ilimitada (artículo 353 Código de Comercio). Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 44 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano A disposición de los socios debe estar toda la información y docu- mentación que ellos requieran en cualquier momento. La razón social de la empresa estará seguida de “Ltda.”, de lo contrario los socios responderán como una sociedad colectiva. La excepción en la responsabilidad en las “Ltda.” es que los bienes patrimoniales de cada socio responderán por obligaciones labora- les y fiscales a cargo de la compañía. La empresa está obligada a constituir reserva legal. El Revisor Fiscal es voluntario, pero si tiene activos brutos y/o ingre- sos brutos al 31 de diciembre del año anterior igual o superior a los topes máximos estipulados por ley, será obligatorio tenerlo. C) En comandita simple La constitución, transformación y disolución debe efectuarse a tra- vés de escritura pública ante notario. Su constitución requiere de dos tipos de socios: a) colectivos o gestores quienes se comprometen ilimitadamente por las opera- ciones de la empresa y no necesitan efectuar algún tipo de aporte y b) los comanditarios o capitalistas quienes hacen los aportes y limitan su responsabilidad al monto de los mismos. El número de socios en la Comandita Simple es de un mínimo de 2, no tiene un límite máximo. La escritura de constitución se tramitara por los socios colectivos, con o sin los comanditarios de los cuales debe incluirse en la escritura, nombre, dirección y aportes. Los socios comanditarios se encargan de la auditoria o vigilancia interna y los socios gesto- res de la administración, la cual puede ser delegada en un socio comanditario. El socio comanditario podrá solicitar información o inspeccionar documentos en cualquier momento que lo requiera y las utilidades se distribuyen según lo estipulado en la escritura de constitución. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 45 La razón social normalmente indica nombre o apellido de los socios gestores y se agrega “y compañía” o “& Cía.”, seguida de “S. en C.” El Revisor Fiscal es voluntario, pero si tiene un monto de activos brutos y/o ingresos brutos superiores al valor al estipulado por ley para el 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior será obli- gatorio tenerlo. 11.2.2.2. Sociedades por acciones A) En comandita por acciones La constitución, transformación y disolución debe efectuarse a tra- vés de escritura pública ante notario. El proceso relacionado con emisión, colocación y negociación de las acciones está regido por la legislación aplicable a las socieda- des anónimas. En el momento de la constitución de la sociedad debe estar sus- crito (con dueño) por lo menos el 50% del capital autorizado en la escritura pública de constitución y del capital suscrito, debe pagarse por lo menos la tercera parte, el saldo puede ser paga- do en un año. Su constitución requiere de socios colectivos o gestores quienes se comprometen ilimitadamente por las operaciones de la empresa y los comanditarios o capitalistas quienes limitan su responsabili- dad al monto de sus respectivos aportes, estos últimos con un míni- mo de cinco accionistas, sin límite máximo. Los socios comanditarios o capitalistas deben figurar en la escritura de constitución de manera detallada, aun cuando no se requiere de su intervención en la constitución de la sociedad. Los socios gesto- res pueden ser dueños de acciones y por tanto figurar en el capital de la compañía, pero su aporte industrial tiene otro carácter y por tanto no formara parte del capital de la empresa. La responsabilidad de los accionistas en la Comandita por Acciones sigue las reglas establecidas para las sociedades anónimas. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 46 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano La razón social normalmente indica nombre o apellido de los socios gestores y se agrega “y compañía” o “& Cía.”, seguida de las palabras “Sociedad Comandita por Acciones”, o la abrevia- tura “S.C.A.”. Este tipo de sociedades tienen la obligación de cumplir con la reser- va legal, que consiste en destinar un 10% de las utilidades de cada año para una reserva en el patrimonio. Una vez el monto alcanza- do por esta reserva alcance el 50%del capital suscrito, dejara de ser de carácter obligatorio. El revisor fiscal es de carácter obligatorio para las Comanditas por Acciones, sin importar su patrimonio. B) Sociedad anónima La constitución, transformación y disolución debe efectuarse a tra- vés de escritura pública ante notario. El capital de la sociedad está conformado por acciones del mis- mo valor, las cuales son libremente negociables, con las excep- ciones reglamentadas en el artículo 403 y 381 del Código de Comercio. El capital en este tipo de sociedades se divide en: Capital autorizado: Suma establecida en la escritura de consti- tución de la empresa como el tope máximo de capitalización de la sociedad. Capital Suscrito: La parte del capital autorizado que los accio- nistas deben cancelar en el término máximo de un año; en el momento de constitución de la empresa, este capital no puede ser inferior al 50% del Capital Autorizado. Capital Pagado: La parte del suscrito que los accionistas efecti- vamente han pagado y que ha ingresado a la compañía. En el momento de constitución de la empresa el capital pagado debe ser la tercera parte del capital suscrito, con plazo de un año para cancelarse la totalidad. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 47 La responsabilidad de los socios se limita al valor del capital o de los aportes invertidos en la empresa. La sociedad anónima debe contar mínimo con cinco socios. Los socios de una sociedad anónima tienen derecho a voz y voto, a negociar sus acciones, a solicitar los informes que requieran inclui- dos los informes financieros y contables previos a la asamblea ordi- naria de accionistas que obligatoriamente se debe realizar cada año, estos últimos informes deben estar a disposición de los socios con quince días hábiles de antelación a la asamblea. Por último, los socios tienen el derecho a que en las asambleas ordinarias de cada año se les decreten o confieran dividendos. El nombre de la empresa finalizara con las letras S.A., o sociedad anónima, en caso contrario los administradores deben responder de manera solidaria por los negocios de la empresa. Respecto a la reserva legal el manejo es idéntico a la sociedad en comandita por acciones. El órgano máximo de autoridad de una sociedad anónima es la asamblea general de accionistas, le sigue la junta directiva y el revisor fiscal, quien debe ser un contador público; es obligatorio tenerlo, sin importar sus patrimonio. C) Sociedades por Acciones Simplificadas S.A.S. La constitución, transformación y disolución debe efectuarse a través de documento privado y en el caso de que se asocie un sujeto obligado a registro, debe efectuarse una escritura pública ante notario. El capital de la sociedad está conformado por acciones libremente negociables, pero por estatutos puede limitarse su negociación has- ta por 10 años. El capital en este tipo de sociedades se divide en: Capital autorizado: Suma establecida como el tope máximo de capitalización de la sociedad. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno 48 Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano Capital Suscrito: La parte del capital autorizado que los accio- nistas deben cancelar en el término máximo de dos años. Capital Pagado: La parte del suscrito que los accionistas efecti- vamente han pagado y que ha ingresado a la compañía. En el momento de constitución de la empresa no es necesario el pago de capital. La responsabilidad de los accionistas por las obligaciones de la empresa, es hasta el monto de sus aportes pero si se ejecutan actos ilegales o en perjuicio de terceros, los accionistas y directivos parti- cipantes, responderán de manera solidaria por obligaciones y perjuicios causados por un valor que puede ir más allá del de sus aportes. El número de accionistas es de mínimo uno y no tiene un límite máximo. El Revisor Fiscal es voluntario, pero si tiene un monto de activos brutos y/o ingresos brutos superiores al valor al estipulado por ley para el 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior será obli- gatorio tenerlo. 12. TALLER 1. Indique falso o verdadero: 1. Una de las definiciones de la contabilidad es “el lenguaje de los negocios». 2. Una de las definiciones de la contabilidad es “un sistema encargado de recolectar, clasificar, registrar y comunicar toda la información relacionada con las operaciones de una empresa”. 3. Una de las definiciones de la contabilidad es “un sistema encargado de analizar las operaciones de una empresa”. 4. Los usuarios de la información contable serán solo los usua- rios internos, no puede suministrarse esta información a usuarios externos a la empresa. Contabilidad Básica General. Un enfoque administrativo y de control interno Sara Inés Ayala Cárdenas & Guillermo Fino Serrano 49 5. La contabilidad es una práctica tan antigua que data desde años antes de Cristo. 6. Una empresa unipersonal no requiere inscripción en el re- gistro mercantil. 7. Para constituir una sociedad encomandita se requiere de socios colectivos o capitalistas y comanditarios o gestores. 8. La razón social de una empresa unipersonal requiere estar seguida de la expresión S.A. 9. Los hechos económicos se clasifican de acuerdo con su na- turaleza, de manera que deben presentarse por cuentas que identifiquen el tipo de transacción. 2. Indique el literal correcto: 1. El objetivo más importante de la contabilidad de una empresa es: a ) Ser el lenguaje de los negocios. b ) Recolectar, clasificar, registrar y resumir la información financiera de una empresa. c ) Registrar los hechos económicos de los entes económi- cos en diversas unidades de medida. d ) Registrar los hechos económicos de una empresa, por el criterio de costo histórico. e ) Proporcionar información financiera de la empresa a las personas y entidades interesadas en conocer los resulta- dos operacionales y la situación económica de la misma. 2. Las funciones más Importantes de la contabilidad de una empresa son: a ) Ser el lenguaje de los

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