Tema 1: Contabilidad como Sistema de Información y Control PDF

TEMA 1: LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL 1. Toma de decisiones y sistemas de información La necesidad de contar con datos precisos y fiables suele desembocar en el desarrollo de sistemas de información formales. Analizando cualquier proceso de decisión vemos que existen dos...

TEMA 1: LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL 1. Toma de decisiones y sistemas de información La necesidad de contar con datos precisos y fiables suele desembocar en el desarrollo de sistemas de información formales. Analizando cualquier proceso de decisión vemos que existen dos sistemas: - El sistema de información: Suministra información del exterior, captada por nuestros sentidos, y del interior, acumulada en la memoria como datos, conocimientos o experiencias. - El sistema de decisión: Usa la información para evaluar alternativas y elige la más satisfactoria. Los procesos de decisión no se presentan de forma aislada, sino que se encadenan unos con otros constituyendo los ciclos de información-decisión-acción: - La información permite recaudar datos para tomar la decisión más adecuada. - Ejecutamos la decisión tomada dando lugar a una acción. - La acción provoca efectos que el decisor tiene que conocer y evaluar Elegimos la alternativa que permita un uso eficiente de los recursos, que normalmente son escasos. El sistema que transforma los datos que se generan en información útil es la CONTABILIDAD. 2. Sistemas de información contable. Son sistemas formales que intentan garantizar la precisión y fiabilidad de la información y evitar la ambigüedad en la transmisión, empleando métodos precisos de medida, organización y distribución de la información. Emplean un lenguaje técnico. La Contabilidad es un sistema de información formal que proporciona información económica de un ente económico, por lo que transforma datos de naturaleza económica en información útil para la toma de decisiones de los distintos tipos de usuarios. Suministra información económica sobre la empresa. La actividad económica: producción, intercambio y consumo de bienes, servicios, derechos y obligaciones entre los sujetos o unidades económicas que actúan en la economía. La información que suministra la contabilidad es una información económica y financiera (información, eminentemente cuantitativa, referida a la actividad económica de determinadas entidades). Cada sistema de información contable informa de una entidad contable. La entidad contable es una unidad económica que está dotada de cierto poder de decisión, a la que se ha asignado recursos de cuyo control y administración se responsabiliza y por los que debe rendir cuentas a los agentes que los han suministrado. Existen diferentes sistemas de información contable dependiendo de las características de la entidad contable: - Contabilidad familiar: Información sobre unidades de consumo. - Contabilidad pública: Información sobre administraciones públicas. - Contabilidad de Empresa: Información sobre unidades de producción. - Contabilidad nacional: Información nacional como la renta nacional, el ahorro, el consumo y la inversión. Contabilidad de empresas: Sistema de información que proporciona datos económicos sobre las empresas a los usuarios para que tomen decisiones. Las decisiones dependerán de la relación económica de la empresa, por lo que la información varía. Contabilidad financiera: permite tomar decisiones externas sobre la compra y venta de las acciones como prestar dinero, establecer relaciones laborales... Estas situaciones estarán determinadas por la situación económica de la empresa y permite evaluar las gestiones de los directores o administración de empresas. Funciones: - Suministrar a los usuarios externos unos estados contables de propósito general. - Suministrar a la contabilidad analítica los datos necesarios para elaborar costes e indicadores. 3. Usuarios de la información: Procedente de la contabilidad de la empresa. - Usuarios externos: No tienen poder de decisión en la empresa (son pasivos), es un grupo numeroso y heterogéneo que no elabora información, solo la recibe. Mantienen relación económica con la empresa, actual o potencial, contractual o no contractual. Ej: accionistas, empleados, clientes... - Usuarios internos: Tienen potestad para decidir en la empresa, ayudan en la elaboración de la información (activos) para adaptar la cantidad, calidad y periodicidad de la información y sus necesidades. El origen de la contabilidad de empresas se encuentra en la necesidad de los empresarios de mantener un registro ordenado de sus operaciones para controlar su patrimonio. A medida que las empresas crecen se hace mayor la importancia de agentes externos. Es imprescindible contar con un sistema de registro y control que pueda ser usado y entendido por terceros. En esta etapa, los libros adquieren un valor probatorio en caso de litigio (disputa legal). Los usuarios externos llevan la contabilidad financiera. A efectos del suministro de información de la contabilidad, los agentes externos se caracterizan por su rol y se clasifican en los siguientes grupos: Gestores: La información es necesaria para planificar, gestionar (tomar decisiones de compra, venta y producción) y controlar la empresa. Además, son controlados por los suministradores de recursos con la información contable. Propietarios: interesados principalmente en el aumento del valor de la empresa, en la obtención de dividendos y en la capacidad de la empresa para atender sus pagos futuros. Trabajadores: evalúan la viabilidad y expectativas de la empresa. Los beneficios son interesantes en la medida en que su reinversión aumenta el patrimonio y las posibilidades de crecimiento futuro. Acreedores: son aquellas personas a las que les debemos dinero por servicios prestados. Su interés se centra en la capacidad de la empresa para reembolsarles el importe de sus deudas y satisfacer los intereses. Proveedores: son las personas a las que les debemos dinero por suministrarnos existencias. Están interesados en estimar la capacidad de la empresa para responder a sus compromisos de pago. Clientes: les preocupa el precio, la calidad, los plazos de entrega y la viabilidad futura de la empresa. Administración pública: exige la elaboración de información específica. Su interés, en algunos casos, puede estar relacionado con la concesión de ayudas y la vigilancia de sectores considerados estratégicos. Competidores: la información financiera puede contener señales que revelen sus puntos fuertes y débiles y el atractivo del sector. Los usuarios internos son los empleados y gestores cuando usan la información contable en el desempeño de sus actividades como miembros de la organización. La parte de la contabilidad que elabora la información requerida por los decisores internos se denomina contabilidad analítica, interna o de gestión. Ésta informa de la circulación de valor dentro de la empresa, no está regulada y no suele normalizarse a nivel superior al de empresa o grupo de empresas. La contabilidad financiera proporciona información clave a los usuarios internos y a la contabilidad de gestión. Los usuarios externos requieren la información para sus propios fines, salvo excepciones, y no tienen poder para influir decisivamente en el diseño del sistema de información. Se espera que los estados contables de propósito general proporcionen la información necesaria para que los propietarios y acreedores puedan evaluar la liquidez, solvencia y rentabilidad de la entidad contable. Los estados contables de propósito general informan del patrimonio, los resultados y la capacidad para atender a sus compromisos (situación financiera). La contabilidad financiera es la parte de la contabilidad de empresas que recopila y registra las transacciones de la entidad contable con el exterior, además de otros hechos que alteran el patrimonio. Periodicidad anual y, en ocasiones, semestral o trimestral. La contabilidad de empresas es un sistema formal que proporciona información económica de una empresa con el fin de que los usuarios tomen decisiones conducentes a la asignación óptima de recursos. Las funciones de la contabilidad financiera son: Registrar las operaciones de la entidad y los hechos que provocan cambios en el patrimonio. Suministrar a los usuarios externos unos estados contables de propósito general. En España, estos estados contables reciben el nombre de cuentas anuales. Suministrar a la contabilidad analítica los datos necesarios para elaborar informes y calcular costes e indicadores de rendimientos. Contribuir al control patrimonial.  4. Requisitos de la contabilidad En una economía de mercado el sector privado, formado por individuos y sociedades jurídicas, es responsable de muchas de las decisiones de inversión. Asumen riesgos al tomar decisiones y buscarán información que les permita estimar tanto el provecho esperado como el riesgo que asumen. El funcionamiento de una economía de mercado depende de la calidad de las decisiones tomadas por el sector privado, al que contribuye la contabilidad financiera y proporciona información económica a los usuarios externos. La información para la toma de decisiones tiene que ser útil por lo que debe cumplir ciertos requisitos: - Relevancia: capacidad de influir en la toma de decisiones. - Fiabilidad: neutral, libre de defectos. - Es integral: contiene todos los datos de la empresa. - Sea comparable en el tiempo y entre empresas. El suministro de esta información supone un coste de elaboración, además, de los costes de análisis e interpretación de esta información. A su vez, las entidades que publican sus estados contables deberían beneficiarse del mejor funcionamiento del mercado de capitales y de unos costes de capital más reducidos. Para asegurar que los estados contables de propósito general (cuentas anuales) proporcionan información en la cantidad y la calidad necesarias se emplean dos métodos: Normalización: establecimiento de reglas sobre qué información debe difundirse y sobre cómo debe elaborarse. Verificación (auditoría) de esta información: comprobar que se han seguido los procedimientos de elaboración evitando la manipulación de la información contable. La difusión de información puede perjudicar los intereses de la empresa si es utilizada por los competidores para debilitar su situación competitiva, por lo que tiene límites. 5. Contabilidad financiera: Entorno, objetivo y límites. Contabilidad financiera: Sistema que transforma datos de naturaleza económica en información útil para la toma de decisiones por parte de usuarios externos (fundamentalmente). Objetivos:  - Satisfacer las necesidades informativas de los usuarios externos, generalmente de inversión y financiación. A los usuarios internos también les interesa esta información para otros fines. - Instrumento de rendición de cuentas de los administradores de la empresa al resto de usuarios. Debe adaptarse a unas normas establecidas, plasmarse en documentos cuya estructura está regulada por la legislación mercantil contable (PGC) y la información se tiene que elaborar periódicamente (mínimo anualmente). La contabilidad para la gestión es un sistema que transforma datos de naturaleza económica en información útil para la toma de decisiones de usuarios internos. Propósito: Contribuir a que la organización alcance sus objetivos poniendo a la información necesaria a disposición de los usuarios internos. Además, debe facilitar cualquier tipo de información relevante en el momento oportuno. Muchas decisiones económicas consisten en elegir entre diferentes alternativas. La elección se efectuará normalmente comparando las características relevantes de las distintas empresas o valorando la evolución de cada empresa a lo largo del tiempo. Para que se permita la comparación, debe haberse elaborado empleando los mismos criterios y procedimientos. El principio de uniformidad indica que, adoptando un criterio contable, deberá mantenerse en el tiempo y aplicarse de manera uniforme en circunstancias similares. El requisito de identificabilidad establece que, en todo estado contable, debe quedar claramente señalada la entidad a la que se refiere la información, el periodo o fecha al que se refiere y el nombre del estado contable. 6. Producto final de la contabilidad financiera: CUENTAS ANUALES La información proporcionada a los usuarios externos para la toma de decisiones se estructura en los estados contables que son el núcleo común de información útil para todos los usuarios. Se proporciona la cantidad de información adecuada gracias a la normalización que se fundamenta en el PGC. Se asegura la cantidad de información a través de la auditoría que son profesionales independientes que verifican la información contable. - Balance de situación: Refleja la situación económica-financiera-patrimonial de la empresa al final del ejercicio, en un momento concreto (documento estático) ACTIVO= NETO+PASIVO - Cuenta de pérdidas y ganancias: Refleja los ingresos y gastos de todo el ejercicio económico (documento dinámico) - Estado de cambios del patrimonio neto: Informa sobre los posibles cambios que se hayan producido en el patrimonio neto de la empresa, como el capital o las reservas. - Estado de flujos de efectivo: Aportan información sobre las variaciones en la tesorería de la empresa (refleja la diferencia entre cobros y pagos) - Memoria: Amplía la información recogida en las cuentas anuales. La información puede tratar sobre muchos aspectos como la distribución de resultados o aclaración sobre donaciones recibidas.