إدارة الفنادق - مفهوم التخطيط PDF

## إدارة الفنادق ### مفهوم التخطيط : #### الفصل الثاني #### التخطيط الفندقي اشتمل الفكر الإداري على مفاهيم عدة للتخطيط نذكر منها: - **تعريف جوتيز Gotez:** > حيث يرى أن التخطيط هو عملية اختيار وأن مشكلة التخطيط تبرز عندما يكتشف أن هناك عدة حلول لمسألة ما. - **تعريف أرفيك Urwick:** > حيث يرى أن التخط...

## إدارة الفنادق ### مفهوم التخطيط : #### الفصل الثاني #### التخطيط الفندقي اشتمل الفكر الإداري على مفاهيم عدة للتخطيط نذكر منها: - **تعريف جوتيز Gotez:** > حيث يرى أن التخطيط هو عملية اختيار وأن مشكلة التخطيط تبرز عندما يكتشف أن هناك عدة حلول لمسألة ما. - **تعريف أرفيك Urwick:** > حيث يرى أن التخطيط هو عملية نمطية في أساسها وميل ذهني إلى أداء الأشياء بطريقة منمقة فالتخطيط تفكير قبل الأداء وأداء فى ضوء الحقائق لا التخمين والتخطيط غالباً ما يكون روتينياً في المستويات الدنيا في المنظمة فالقرارات التي تتخذ على هذه المستويات تتعلق بمدة قصيرة من الزمن كما أن فاعليتها محدودة في نطاق ضيق وأهدافها مباشرة ويسهل التعرف عليها. - **تعريف هنري فايول:** > نظر هنرى فايول للتخطيط على أنه يمثل الواقع على مبدأين أساسيين هما التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل ثم الاستعداد لهذا المستقبل (1). - **تعريف جورج تيري:** > حيث يرى جورج تيري أن التخطيط هو الاختيار المرتبط بالحقائق ووضع واستخدام الفروض المتعلقة بالمستقبل عند تصور وتكوين الأنشطة المقترحة التي يعتقد بضرورتها لتحقيق النتائج المنشودة (2). ### *تعريفات* - **Bammett تعريف:** > حيث ينظر إلى التخطيط على أنه تحديد أهداف المشروع والطرق اللازمة لإرشاد الأشخاص في قيامهم بنشاطهم لتحقيق هذه الأهداف في سهولة ويسر. - **Brech تعريف:** > وهو ينظر إلى التخطيط على أنه عبارة عن التنبؤ مقدماً بالحاجة إلى إجراء تعديلات فى الهيكل التنظيمي فى ظل التغيرات المحتمل وقوعها في المنظمة. - **تعريف كونتز:** > ينظر كونتز إلى التخطيط على أنه التقرير المقدم لما يجب عمله وكيف يجب عمله ومتى يمكن عمله ومن الذى يقوم بالعمل وهو يغطي الفجوة بين ما نحن فيه وما نرغب في الوصول إليه. - **Haimmann, Scoot تعريف هايمان ويسكوت:** > وهنا تم النظر إلى التخطيط على أنه عملية جمع المعلومات وتحديد الأهداف والسياسات وإقرار الاستراتيجيات التي يجب أن يتبعها المشروع ومن ثم فإن المدير ينظم ويشكل ويوزع ويراقب لكي يضمن تحقيق الأهداف طبقاً للخطط الموضوعية. - **تعريف هولت:** > يعرف هولت التخطيط على أنه أحد وظائف الإدارة الرئيسة الأربعة المتمثلة في عملية تحديد أهداف المنظمة ورسم الاستراتيجيات والطرق والعمليات لإنجازها (1). - **George Steiner تعريف جورج ستاينر:** > وينظر جورج إلى التخطيط على أنه وظيفة يقرر فيها المدراء ماذا ينجزون ومتى وكيف ومن ينجزها (2). ### مبادئ التخطيط الفندقي (1): لكي يكون التخطيط مجدياً لابد من الالتزام بالمبادئ التالية والتي تشكل الإطار الفكري لمن يقوم بعملية التخطيط: - الاعتماد على الطريقة العلمية في عملية التنبؤ وفي جمع المعلومات وتحليلها والاستفادة منها في استشراف المستقبل. - التركيز على الهدف المراد تحقيقه. وهذا يعني أننا عندما نخطط لشيء يجب أن نوجه جميع طاقاتنا في التنبؤ على ذلك الشيء بهدف تحقيقه وعدم الانشغال بأمور جانبية لا تأثير أو صلة لها بالهدف الذي نخطط له. - شمولية التخطيط يجب أن يشمل التخطيط جميع الأنشطة والوسائل والأساليب المتعلقة بالهدف الذي نخطط له وأن نوفر جميع الإمكانات الضرورية لذلك دونما نقص. - أولوية وأسبقية التخطيط فى تنفيذ الهدف. وهذا يعني أننا في سعينا للوصول إلى غاية أو هدف ما يجب أن نعتمد أولاً التخطيط قبل أي وظيفة إدارية أخرى لأنها هي التي تحدد لنا الأنشطة والمسارات والإمكانات المؤدية إلى الغاية أو الهدف. - فاعلية وكفاية التخطيط وهذا يعني أن يكون التخطيط قابلاً للتطبيق ويخدم الهدف بشكل فعال ويغطي جميع الأنشطة والوسائل والأساليب والإمكانات الضرورية لتحقيق الغاية أو الهدف. - مرونة التخطيط. وهذا يعني أن يكون التصور المستقبلي ذا أطياف واسعة يمكن التحرك من خلالها بسهولة في مواجهة التغيرات المستقبلية من خلال بدائل محتملة وليس حصر التخطيط فى إطار متحجر لا يستوعب إمكانات التغيير المستقبلية. ### أهمية التخطيط الفندقي (1): - يحدد الأهداف الفرعية والرئيسة للفندق. - يصنع إطاراً موحداً لاتخاذ القرارات في الفندق. - يمكن المنظمة من التعرف على المخاطر المستقبلية والاستعداد لحلها. - يسهل من عملية الرقابة عن طريق وضع المعايير وقياس الأداء لهذه المعايير. - يمنع حدوث التجزئة عند اتخاذ القرارات. - يحقق رضاء العاملين وزيادة إنتاجيتهم نتيجة للعمل داخل خطة محددة. ### الهدف من التخطيط الفندقي (2). - تنشيط التفكير التأملي متى .. أين .. ما .. من؟ - التعامل الواضح مع النتائج المستقبلية للقرارات المالية. - النهوض بمستوى الأداء والإنتاج. - الاستغلال الأمثل للإمكانيات المتاحة. - المعاونة على بلوغ الأهداف الموضوعة. - مواجهة الظروف المتغيرة. - التنبؤ بالمستقبل والاستعداد لمواجهته. - التعبير عن الميول الفكرية لرجال الأعمال. ### متطلبات التخطيط الفندقي (3 ) - التنبؤ الدقيق حتى يمكن وضع افتراضات سليمة للتخطيط. - قبول المنفذين للخطة الموضوعة. - الاختبار الدوري لصحة الافتراضات. - موضوعية التخطيط فليس هناك تفاؤل مفرط أو تشاؤم مستمر. - عدم التحيز التام للخطة مع مراعاة إمكانية التخلي عنها عند اللزوم. ### أبعاد التخطيط الفندقي : - **البعد الزمني:** - قصير المدى من سنة إلى ثلاث سنوات. - متوسط المدى من ثلاث إلى خمس سنوات. - طويل المدى من خمس إلى عشر سنوات. - **الأبعاد الوظيفية:** - تخطيط مالي. - تخطيط القوى العاملة. - تخطيط الإنتاج. - تخطيط المبيعات. - تخطيط البحوث والدراسات. - **الأبعاد الإدارية:** - **إدارة عليا:** - خطط أكثر تركيزاً. - وأشمل نظاماً. - وأطول مدى. - **إدارة وسطى:** - خطط أكثر تفصيلاً. - نطاق متوسط. - مدى زمني متوسط . - **إدارة إشرافية:** - خطط أكثر التصاقاً. - أضيق نطاقاً. - أقصر زمناً. ### مداخل التخطيط الفندقي : - **1 - مدخل التجربة والخطأ:** > وهي عبارة عن تجربة أي حل يخطر على ذهن المدير المشكلة ما والاستمرار في تجربة حلول أخرى إلى أن يتم حل المشكلة. - **2 - مدخل التقليد:** > وهنا يقلد المدير الإجراءات التي لجأ إليها الآخرون لعلاج المشكلة نفسها التي يواجهها أو مشكلة مماثلة لها. - **3 - مدخل الطريقة العلمية:** > وهنا يستخدم المدير الأسلوب الذي يثبت البحث العلمي سلامته فهو يسأل عن المشكلة الحقيقية ويختبر البدائل المطروحة للحل ويختار أكثرها احتمالاً. ### نطاق المسئولية عن التخطيط الفندقي: يتحدد نطاق المسؤولية عن التخطيط بحسب المستوى الإداري وذلك على النحو الذي يوضحه الشكل التالي: | **مستوى الإدارة** | **المسؤولية** | |---|---| | رئيس مجلس الإدارة| | | نائب رئيس مجلس الإدارة | | | المدير العام | | | المديرون | | | رؤساء الأقسام | | | رؤساء الوحدات | | ### النطاق الزمني المسؤولية التخطيط : >* شكل رقم (9)* >* السهم يشير إلى اتجاه المسئولية<br> >* يشير العدد إلى عدد شهور* | **السنة** | **الحالية** | **الثالثة** | **الرابعة** | **الخامسة** | |---|---|---|---|---| | رئيس مجلس الإدارة | ► | ► | ► | ► | | نائب رئيس مجلس الإدارة | ► | ► | ► | | | المدير العام | ► | ► | | | | المديرون | ► | | | | | رؤساء الأقسام | 6 شهور | | | | | رؤساء الوحدات| 3 شهور | | | | هذا ويلاحظ أن المسؤولية عن التخطيط تختلف بحسب نوعية التخطيط فينما يكون الرئيس مسؤولاً عن التحديد النوعى العام للأهداف والسياسات والوظائف والإجراءات وهيكل التنظيم والأفراد وشئون البيئة .. يتولى المديرون في المستويات الإدارية التالية في المرتبة وضع الخطط الكمية والتفصيلية لهذه العوامل .. وذلك على النحو الذي يوضحه الشكل التالي : ### *شكل رقم (10)* >* العوامل<br> >* الأهداف السياسات الوظائف الإجراءات<br> >* هيكل التنظيم و الأفراد و شؤون البيئة<br> >* المستوى الإداري<br> >* رئيس مجلس الإدارة<br> >* نائب رئيس مجلس الإدارة <br> >* المدير العام<br> >* المديرون<br> >* رؤساء الأقسام <br> >* رؤساء الوحدات<br> >* السهم يشير إلى اتجاه المسئولية * >* تخطيط نوعي <br> >* تخطيط كمي <br> ### خطوات العملية التخطيطية الفندقية ( 1 ) : - حدد وعرف بدقة الأهداف التي تود الوصول إليها ونتائجها المتوقعة. - حدد موقعك الحالي من تلك الأهداف ونقاط ضعفك وقوتك الحالية بالنسبة لما تريد تحقيقه من أهداف. - ضع الفروض التخطيطية أي أن تضع مشاهد مستقبلية (سيناريوهات عمل تحاول من خلالها معرفة البيئة التخطيطية أو الظروف البيئية المستقبلية التي يتوقع أن تعمل فيها المنظمة وحاول تحديد ما يساعدك في تلك البيئة على الوصول إلى هدفك وما يعيقك أيضاً لتتجنبه أو تحد من تأثيره السلبي. #### * الفروض التخطيطية ثلاثة أنواع هي:* >- ما يصعب السيطرة عليه وإخضاعه لرقابة المنظمة كالبيئة السياسية والدورات الاقتصادية. >- الفروض التي يمكن السيطرة عليها نوعاً ما أو إخضاعها للرقابة إلى حد ما كحصة المنظمة في السوق من حيث الإنتاج وسياسة الأسعار في المنظمة. >- الفروض التي يمكن التحكم فيها وإخضاعها للرقابة وهي الفروض التي تحددها المنظمة كالسياسات والبرامج والإجراءات المتعلقة بأنشطتها. - هذا ويلاحظ أنه عند وضع الفروض التخطيطية يجب حسن اختيار العناصر والمتغيرات التي تبني عليها تلك الفروض وربطها بالهدف الأساسي للمنظمة التي ستؤثر فيه. وأهم العوامل الخارجية المؤثرة على الفروض ما يلي: - الظروف العامة لنشاط المنظمة. - سوق المنتج الذي تتعامل فيه المنظمة. - سوق عناصر الإنتاج . ### * أما العوامل الداخلية فيمكن تلخيصها فيما يلي:* - تقديرات وتوقعات المنظمة لمبيعاتها. - تقديرات وتوقعات المنظمة لاستثماراتها. - تقديرات وتوقعات المنظمة لسياساتها. - معتقدات وعادات الإدارة وأنماط السلوك الإداري المتوقع. - قدرة الإدارة ومهارتها. - قدرة العاملين وتجاوبهم مع الإدارة. - ### * خطوات العملية التخطيطية:* 1. **الخطوة الأولى:** > *وضع التنبؤات وافتراضات التخطيط.<br> > ما هي الافتراضات الأساسية التي يجب أن تقوم عليها خطتك ؟* 2. **الخطوة الثانية**: >* تعريف الأهداف بشكل محدد:<br> > أين تريد أن تذهب؟<br> > ما الذي تريده بالضبط من الأسواق التي اخترتها؟* 3. **الخطوة الثالثة :** > *تحديد بدائل العمل :<br> > كيف يمكنك الوصول إلى ما تصبو إليه؟<br> > ما هي البدائل التي تمكنك من إنجاز أهدافك اعتماداً على افتراضاتك ؟* 4. **الخطوة الرابعة :** >* تقرير خطوات العمل:<br> > كيف ستصل إلى ما تصبو إليه ؟<br> > ما هو أفضل بديل مطروح عليك ؟* ### *شكل رقم (11)* >* خطوات العملية التخطيطية * <start_of_image>-* يشير السهم إلى اتجاه الخطوات*- | **الخطوة** | **وصف الخطوة** | |---|---| | الأولى | *وضع التنبؤات وافتراضات التخطيط.<br> ما هي الافتراضات الأساسية التي يجب أن تقوم عليها خطتك ؟* | | الثانية | *تعريف الأهداف بشكل محدد:<br> أين تريد أن تذهب؟<br> ما الذي تريده بالضبط من الأسواق التي اخترتها؟* | | الثالثة | *تحديد بدائل العمل :<br> كيف يمكنك الوصول إلى ما تصبو إليه؟<br> ما هي البدائل التي تمكنك من إنجاز أهدافك اعتماداً على افتراضاتك ؟* | | الرابعة | *تقرير خطوات العمل:<br> كيف ستصل إلى ما تصبو إليه ؟<br> ما هو أفضل بديل مطروح عليك ؟* |