Management de Projet PDF

54 Management de Projet 1 Introduction 1.1 Définition d'un Projet Un projet est une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement une réalité à venir. Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer la réponse au besoin d'un utilisateur, d'un client ou d'une clientèle...

54 Management de Projet 1 Introduction 1.1 Définition d'un Projet Un projet est une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement une réalité à venir. Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer la réponse au besoin d'un utilisateur, d'un client ou d'une clientèle et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données. 1.2 Point d'équilibre Le point d'équilibre se situe entre les objectifs, les délais et les moyens. 1.3 Les facteurs de risques Un facteur de risque est un évènement possédant une probabilité d'apparition forte et dont la survenance entraine des conséquences graves pour le projet telles que : - L'insatisfaction des bénéficiaires du projet pouvant les conduire à le rejeter - L'annulation du projet par la direction générale - La démotivation des acteurs du projet 1.4 Les 3 piliers du management de projet 1. Organiser : c'est décider "qui doit faire quoi", "où", "quand", et "comment" 2. Gérer : c'est contrôler l'utilisation des ressources en évitant les dépassements de budgets 3. Animer : c'est "donner de la vie" au projet, pour en faire un événement extraordinaire 1.5 Règles de base d'un objectif - Positivisme (côté positif du résultat recherché) - Motivation (satisfaction pour ceux qui le réalisent) - Réalisme (irréaliste = pas motivant) - Mesurabilité (doit pouvoir être évalué de façon indiscutable)  2 Acteurs d'un projet 2.1 Acteurs (classiques) d'un projet 1. Direction générale 2. Comité stratégique 3. Comité de pilotage 4. Chef de projet 5. Equipe de projet 6. Expert 7. Bénéficiaires 2.2 Comité stratégique Composé de membre de la Direction générale, son rôle est : - Sélectionner les projets ; - Prendre les décisions relevant d'une des politiques sectorielles de l'entreprise ; - Arbitrer entre les différents budgets (priorités, allocations budgétaires,...) ; - Valider les résultats. 2.3 Comité de pilotage Composé de responsables opérationnels de niveau élevé dans l'organigramme de l'entreprise. Son rôle est : - Nommer le chef de projet ; - Valides l'avancement des travaux. - Faire remonter au comité stratégique les problèmes et les décisions de son ressort. - Rendre compte au comité stratégique. 2.4 Chef de projet Le chef de projet est cadre opérationnel ou fonctionnel de l'entreprise. Son rôle est : - Proposer l'équipe de projet. - Évaluer les facteurs de risque et les gérer à tout moment. - Effectuer les travaux à réaliser. - Suivre l'avancement des travaux. - Formalisez les documents intermédiaires et finaux. - Arbitrer les conflits entre les acteurs de l'équipe projet.  - Suivre les budgets et les délais. - Faire remonter au comité de pilotage les décisions de son ressort. - Rendre compte de l'avancement du projet au comité de pilotage. 2.5 L'équipe projet. Composer de personnes appartenant à des directions diverses de l'entreprise et de personnes de sociétés de prestations de services ou de fournisseurs. L'équipe projet est placée sous la responsabilité du chef de projet. Son rôle est: - Réaliser les travaux. - Rendre compte de leur avancement au chef de projet. 2.6 L'expert. "Personne qui a, par l'expérience, par la pratique, acquis une grande habileté". Son rôle est : - Intervenir de façon ponctuelle à la demande du chef de projet. - Donner des avis techniques. 2.7 Les bénéficiaires Les bénéficiaires du projet sont les personnes qui vont avoir à faire vivre le projet en tant qu'acteur ou quotidien une fois celui-ci devenu opérationnel. Leur rôle est: - Valider l'avancement des travaux. - Intervenir à titre de client. - Tester le résultat du projet. 2.8 Le maître d'ouvrage La maîtrise d'ouvrage est assurée par le maître d'ouvrage. C'est lui le client. Son rôle est: - Préciser les objectifs du projet. - Définir le produit correspondant aux objectifs (sa composition et son fonctionnement). - Établir le programme de réalisation. - Déterminé le budget.  2.9 Le maître d'œuvre Le maître d'œuvre est celui qui a en charge la réalisation du projet. Il a donc une responsabilité opérationnelle et tactique. Son rôle est : - Assurer l'organisation. - Contrôler la réalisation du projet. - Animer l'équipe projet. 3 Besoin et outils 3.1 Permis des besoins Chef de projet et équipe de projet : besoin de réalisation, besoin d'estime et besoin de vie sociale. Bénéficiaire du projet : besoin de sécurité et besoins physiologiques. 3.2 Type d'organisation de projet - Organisation ouverte. - Organisation fermée. - Organisation matricielle. 3.3 Organisation ouverte - La hiérarchie opérationnelle est responsable du projet. - Le chef de projet a un rôle d'animateur et de coordinateur. 3.4 Organisation fermée. - La hiérarchie opérationnelle n'est pas responsable du projet. - Le chef de projet est autonome et responsable des équipes et des moyens. 3.5 Organisation matricielle - La hiérarchie opérationnelle et le chef de projet ont la responsabilité conjointe du projet. - Le chef de projet anime, délègue et contrôle.  3.6 Délai Temps accordé pour faire quelque. 3.7 Durée. Il est possible d'utiliser la technique du pendulage pour déterminer la durée de chaque tâche : - Évaluation de la durée « si tout se passe bien ». - Évaluation de la durée « si tout se passe mal ». C’est-à-dire : Si un ou plusieurs facteurs de risques venaient à se produire. Moyen. - Évaluation de la durée probable. C'est-à-dire : la durée que prendrait le plus souvent la tâche si on la réalisait un grand nombre de fois. Addition de la durée « si tout se passe bien » de la durée « si tout se passe mal » et de la « durée probable » en lui donnant un coefficient de 4, le tout divisé par 6 donne une estimation raisonnable. (Tout bien + tout mal + (probable * 4)) / 6 = estimation raisonnable 3.8 Moyens Moyens : « Ce que l'on utilise pour parvenir à une fin. » Un moyen est une ressource mise à disposition du projet. Il se traduit par des dépenses de personnel, externes ou internes, et l'acquisition d'outils ou de matériel. 3.9 Les dépenses de développement Les dépenses de développement orientent les travaux tout au long de la vie du projet. Cette contrainte évite la dispersion des énergies. 3.10 Les dépenses d'investissement. Les dépenses d’investissement orientent le choix des solutions techniques. Il est inutile par exemple de proposer une solution informatique si l'entreprise ne dispose pas des ressources financières suffisantes. Ces dépenses interviennent essentiellement dans les phases de réalisation et de mise en œuvre du projet.  3.11 Les dépenses de fonctionnement. Dépenses de fonctionnement doivent être prises en compte dans la sélection des investissements. Ces dépenses interviennent essentiellement dans la phase d'exploitation du projet. 3.12 Outils « Instrument qui sert à effectuer un travail. » - Organigramme technique de projet. - Brainstorming. - Outils de planification : Pert et Gantt. 4 Méthodologie du projet. 4.1 La méthodologie du projet. - Ensemble de démarches raisonnées suivies pour parvenir à un but. - Un projet nécessite l'utilisation d'une méthodologie loin d'être d'une contrainte. - La méthodologie constitue un guide qui facilite une action organisée. 4.2 Cycle de vie d'un projet. - Initialisation du projet. - Phase de conception. - Phase de réalisations. - Phase de mise en œuvre. - Phase d'exploitation. 4.3 Phase de conception. La phase de conception des buts par une idée et se termine par la rédaction d'un cahier des charges. a. Idée b. Formalisation. c. Étude d'opportunité. d. Cahier des charges.  4.4 Formalisation de l'idée. Cette étape consiste à traduire et à formaliser l'idée de départ en plan d'action concret. Cette formalisation est nécessaire, elle permet de clarifier les objectifs du projet. Mais elle permet : - De montrer concrétiser l'idée de départ. - De la rendre accessible à tous. - De dégager l'intérêt du projet en faisant apparaître les avantages et les inconvénients pour les bénéficiaires. - De définir les conséquences prévisibles des objectifs pour l'environnement. Cette formalisation doit être le résultat du travail promoteur ou du maître d’ouvrage. Elle précède l'étude d'opportunité. 4.5 L'étude d'opportunité. Cette étape consiste à présenter plusieurs scénarios afin d'apprécier au mieux les enjeux pour l'entreprise. - Un bilan prévisionnel couts-avantage doit accompagner la description des scénarios. - Les parties intéressées doivent avoir dès le départ une compréhension commune de ce que recouvre le projet. - L'étude d'opportunité peut conduire à l'arrêt ou au report du projet. 4.6 L'élaboration du cahier des charges. Cette étape consiste à rédiger le cahier des charges ou le dossier de conception. C'est- à-dire de décrire les caractéristiques ou le contenu du projet. Dans ce dossier sera fait mention les différentes contraintes. Les objectifs doivent être déclinés selon quatre critères : - Finalité. - Justification économique. - Délai. - Contrainte à prendre en compte. L'étude d'opportunité peut conduire à l'arrêt ou au report du projet. 4.7 Phase de réalisation. Réalisation : action de rendre réel, effectif. La phase de réalisation débute par La réception du cahier des charges est se termine par le produit réalisé : Préparation, exécution, validation. 4.8 Phase de mise en œuvre. La phase de mise en œuvre débute par la réception du profil et se termine par la rédaction du procès-verbal. 5 Types de questions du projet, Phases, Et autres outils. 5.1 Les 4 types de questions. - Les outils pour manager le projet ? - Les moyens mis à disposition pour le projet - Les acteurs du projet. - Le déroulement du projet. 5.2 Méthode des 6 phases : Introduction. Tout projet de nouveau produit ou de réalisation fait appel à une démarche systématique ainsi qu'à les techniques permettant de simplifier la réalisation des différentes phases. Avantages de la méthode 6 phases : Utilisation universelle et stimulation de la fantaisie créatrice. - Phase une, fixez les objectifs. - Phase 2, délimiter la tâche. - Phase 3 et 4, brainstorming et recherche de solution idéale. - Phase 5, choisir la solution optimale. - Phase 6, introduction de la solution et vérifier le résultat. 5.3 Phase 1 : fixer les objectifs. - Objectif de coûts, Combien ? - Objectif humain, qui ? - Objectif Organisatoire, comment et avec quoi ? - Objectif délai, quand ? 5.4 Phase 2 : Délimiter la tâche. - Grandeur du système. - Départ de la rationalisation. - Exigence minimale ou cahier des charges - Composez un groupe de projets. Optimal 6 à 9 personnes. - Planification des délais. - Analyse de lecteur actuel. - Composez un groupe de projets. 5.5 Phase 3 : Brainstorming. - Définir clairement la tâche. - Définir les paramètres (pas de jugement de valeur). - Collé autant de grandes feuilles aux murs qu'il y a de groupes. - Un rapporteur inscrira les idées dans les groupes correspondant. 5.6 Phase 4 : recherche de solutions idéales. - Schéma morphologique. - Choix d'alternative valable - Vérification des résultats : l'objectif peut-il être atteint ? 5.7 Phase 5, choisir la solution optimale. - Examen des solutions. o Techniquement, sur. o Économique. o Humainement raisonnable. o Juridiquement valable - Soit des meilleures solutions. 5.8 Phase à 6 : introduire la solution et vérifier le résultat. - L'aspect technique. - L'aspect physiologique. - La surveillance du système introduit. - Vérification des résultats. 5.9 Outil S.m.a.r.t. - Spécifique. - Mesurable. - Atteignable - Réaliste - Temporel. 5.10 Autres outils - Matrice Eisenhower. Gestion des priorités. - Ichikawa ou 5M - Roue de Deming ou PDCA - DMAIC - Méthode 8D. - Méthode QQOQCCP. - Principe des 5 pourquoi - Matrice enjeux vs faisabilité.