Formación de personal Plan de formación PDF

Formación de personal Plan de formación Formación de personal Plan de formación Índice Presentación ............................................................................................................... 3 Objetivos de aprendizaje ............................................................

Formación de personal Plan de formación Formación de personal Plan de formación Índice Presentación ............................................................................................................... 3 Objetivos de aprendizaje .......................................................................................... 3 1. El entorno actual ................................................................................................. 3 2. Diseño del plan de formación ............................................................................ 4 2.1. Fases en la elaboración de un plan de formación................................................ 5 3. Diseño de las acciones formativas .................................................................... 5 4. Algunas consideraciones .................................................................................... 7 5. Claves del éxito ................................................................................................... 7 Referencias bibliográficas ......................................................................................... 8 2 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Plan de formación Presentación Seguimos avanzando en el proceso de formación y, en este tema, abordaremos el plan de formación, es decir, qué cosas hemos de tener en cuenta, cómo lo haremos y para qué nos sirve. Concretamente, abordaremos el diseño de planes formativos una vez hemos realizado toda la parte previa de análisis y detección de necesidades formativas. Llegados a este punto, tan solo nos queda abordar nuestra propuesta para darle una respuesta a las necesidades detectadas y, posteriormente, realizar la medición de la formación impartida, algo que trataremos en el siguiente tema. Para llevar a cabo el diseño, tendremos en cuenta cuestiones como la estrategia y los objetivos, además de las necesidades, con la idea de adquirir y desarrollar nuevos comportamientos y competencias por parte de los profesionales. Por ello, el programa de formación que establezcamos para implementar tras realizar la valoración de necesidades deberá dar respuesta de forma directa a los problemas de la compañía. Y, además de eso, deberemos tener en cuenta cuestiones como el tipo de formación que realizaremos, la localización y la manera de presentar los contenidos. Iremos abordando estas cuestiones en este tema y los siguientes. Objetivos de aprendizaje Los objetivos que se pretenden alcanzar en este recurso son los siguientes: ▪ Conocer qué ha de contener un plan de formación. ▪ Cuáles son las fases en un plan de formación. ▪ Aprender a hacer la ficha de una acción formativa. ▪ Saber cuáles son las claves del éxito y otras consideraciones a tener en cuenta. 1. El entorno actual A la hora de elaborar un plan de formación, tendremos en cuenta cuestiones relacionadas con el entorno actual en el que nos movemos, por lo que cuestiones como la cultura corporativa, la estrategia, la madurez de los profesionales, etc., deberán ser tenidas en cuenta en el diseño para asegurar la eficacia y eficiencia de la formación. Trataremos de construir itinerarios formativos que garanticen oportunidades de crecimiento y desarrollo a lo largo de la vida laboral del profesional. Idealmente, se diseñarán diversos programas de forma modular para abarcar distintas áreas de competencia que se consideren necesarias y, para llevar esto a cabo, podemos construir lo que se conocen como perfiles competenciales a través del análisis realizado sobre las habilidades, conocimientos y destrezas que los profesionales necesitan para desarrollar sus funciones. 3 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Plan de formación 2. Diseño del plan de formación Un plan de formación supone plasmar, de forma detallada y calendarizada en el tiempo, las acciones de formación a llevar a cabo durante un periodo de tiempo determinado (generalmente, se hacen con carácter anual). Se trata de un instrumento en el que quedan reflejadas las diversas necesidades, de forma ordenada, sistematizada y por el que se establecerá el orden de prioridades necesario para el correcto desarrollo de los profesionales. Como hemos visto en temas anteriores, son 3 los objetivos principales que queremos cubrir a la hora de diseñar un plan de formación: ▪ Cubrir el gap o la diferencia entre el desempeño deseado y el actual. ▪ Definir la planificación de las distintas acciones formativas. ▪ Establecer y detallar las características de cada acción formativa. No podemos olvidar que el plan de formación ha de incluir la siguiente información: ▪ Plan estratégico de formación: qué queremos conseguir en el marco temporal en el que llevaremos a cabo el plan de formación. ▪ Diagnóstico de necesidades: incluiremos las conclusiones a las que hemos llegado a raíz de haber realizado el análisis de necesidades. ▪ Objetivos generales: cuáles son los objetivos que queremos alcanzar, descritos en formato SMART (o MARTE). ▪ Acciones formativas: incluiremos una descripción de cada una de las acciones formativas. ▪ Presupuesto: incluiremos un presupuesto que pueda ser aprobado por la alta dirección para llevar a cabo el plan de formación. ▪ Sistemas de evaluación: estableceremos de qué manera evaluaremos la eficacia de la formación, de manera cualitativa y cuantitativa, estableciendo indicadores que nos permitan obtener información sobre los resultados y, posteriormente, mejorar las formaciones a través de la información recibida. 4 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Plan de formación 2.1. Fases en la elaboración de un plan de formación Reagrupar necesidades de formación Definir acciones de formación Determinar el número de asistentes por acción Definir las fechas de realización Elegir los formadores Escoger la modalidad de formación Definir la localización Medios para la formación Definir los sistemas de evaluación Elaboración de presupuesto Figura 1. Fases en la elaboración de un plan de formación. Fuente: elaboración propia. 3. Diseño de las acciones formativas A la hora de diseñar cada acción de formación, deberemos de hacernos las siguientes preguntas: ▪ ¿Qué debe enseñarse? ▪ ¿Para qué? ¿Cuál es el objetivo? ▪ ¿Quién debe aprenderlo? ▪ ¿Cuándo debe enseñarse? ▪ ¿Dónde debe enseñarse? ▪ ¿Cómo debe enseñarse? ▪ ¿Con qué debe enseñarse? ▪ ¿Quién debe enseñar? 5 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Plan de formación Estas preguntas nos van a ayudar a definir de manera correcta y detallada cada una de las acciones formativas. A la hora de presentarlas en el plan de formación, las acciones deberían, por tanto, de contener la siguiente información: ▪ El título o nombre de cada acción formativa o actividad a realizar. ▪ El área al que pertenece. ▪ Los objetivos globales y específicos, además de los objetivos de formación (de conocimiento, de habilidades o de actitudes). ▪ El contenido que se va a abordar o a impartir. ▪ La metodología que se va a emplear. ▪ La estructura o programación (módulos, sesiones, etc.). ▪ El calendario y los tiempos o el cronograma. ▪ Los costes de la acción formativa. ▪ Información del grupo al que va dirigida (opcional). ▪ Formas de evaluación de la acción. Podemos plasmarlo en formato ficha y quedaría reflejado de la siguiente manera: Título Área formativa Objetivos Destinatarios N.º de grupos: N.º de asistentes/grupo: Duración: Horario: Requisitos previos Tiempos Fechas de realización Lugar de realización Programa Metodología Formador/es Sistemas de evaluación Total: Presupuesto Coste/hora: Coste/hora/alumno: Tabla 1. Ejemplo de ficha de acción formativa. Fuente: elaboración propia. 6 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Plan de formación 4. Algunas consideraciones En cuanto al diseño de las distintas acciones formativas que conforman el plan de formación, debemos tener en cuenta una serie de cuestiones. En primer lugar, cada empresa tiene diferentes limitaciones de tiempo y dinero. Tenemos que asegurarnos de que los profesionales que queremos que participen en una acción formativa tienen el tiempo suficiente para poder dedicarle a dicha acción, así como desde el departamento de recursos humanos tenemos que asegurarnos de que tenemos margen en el presupuesto para poder ejecutar la acción. Por otro lado, tendremos también en cuenta cuál es la cultura de la compañía, así como las costumbres y prácticas establecidas en base a las cuales diseñaremos las acciones para que se adecúen lo máximo posible a esta cultura organizativa. En caso de que lo que queramos sea un cambio cultural y formar en relación con este cambio, tendremos también que valorar cómo queremos llevar a cabo las formaciones para romper con ciertos paradigmas y transmitir ese cambio cultural. Por supuesto, tendremos siempre en cuenta el conocimiento técnico y la experiencia con la que contamos internamente entre nuestros profesionales, pues pueden convertirse en formadores internos y trasladar su conocimiento a otros compañeros. Esto puede ser especialmente importante con profesionales que ocupan un puesto crítico o personas que están cercanas a la edad de jubilación, por ejemplo, y cuyo conocimiento no queremos que se pierda. Por último, también tendremos en cuenta y valoraremos en qué contexto queremos que se lleve a cabo la formación, y esto podrá variar en función de las características del grupo objetivo al que va dirigida la misma. Por ejemplo, si lo que buscamos es cohesionar al equipo, podemos valorar hacer algo en un contexto alejado de las oficinas o puestos de trabajo habituales y realizar actividades outdoor en un entorno distendido que fomente las relaciones y la generación de confianza. Si se trata, por el contrario, de una formación técnica, tendremos que asegurarnos de que los profesionales cuentan con los recursos y equipos informáticos o materiales que necesiten para poder llevarla a cabo. 5. Claves del éxito Para que la implantación de un plan de formación tenga éxito, hay diferentes factores necesarios a tener en cuenta. Es importante que consigamos involucrar a los mánager o mandos intermedios al llevar a cabo estas acciones de formación, pues serán quienes impulsen la participación de los profesionales o, por el contrario, puedan conseguir que los profesionales sientan que no tienen el tiempo para realizarlas o que sientan que a sus responsables no les parece una buena inversión de su tiempo, provocando absentismos. Podemos involucrar a los mandos intermedios tanto en el diseño de las acciones como en el seguimiento del plan. Así mismo, la alta dirección también es importante que se encuentre comprometida con la importancia de la formación para alcanzar cambios en los profesionales. 7 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Plan de formación Para asegurarnos el éxito, una pieza clave es la comunicación. En este caso, diseñar y llevar a cabo un plan de comunicación que haga ver que el plan es un elemento estratégico más en la organización, que involucrará a los distintos colectivos o áreas de la compañía y que se abordarán cuestiones que ayudarán al cumplimiento de los objetivos. Lo que buscaremos con esto es que sea percibido como algo de valor que aporta la compañía y como un potenciador del desarrollo profesional de los empleados. En la medida en la que queramos estar informados de cómo avanza, conformaremos un comité de seguimiento que se mantendrá informado sobre la evolución de los participantes, su satisfacción, el impacto de lo aprendido en el negocio, etc. Esto permitirá que de manera continua podamos ir mejorando el plan. Por último, cualquier cuestión que sea importante considerar teniendo en cuenta las casuísticas de la compañía en la que nos encontremos, será importante valorarla y tenerla en cuenta para proporcionar un mejor servicio desde el área de recursos humanos al negocio. Referencias bibliográficas Gómez-Mejía, L., Balkin, D. y Gardy, R. (2008). Gestión de los Recursos Humanos. Madrid: Pearson Educación. Divulgación dinámica (2021). Estrategia para detectar las necesidades de formación en una empresa. <https://empresas.divulgaciondinamica.es/estrategia-para-detectar-lasnecesidades-de-formacion-en-una-empresa>. 8 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Todos los derechos de propiedad intelectual de esta obra pertenecen en exclusiva a la © Universidad Europea. Queda terminantemente prohibida la reproducción, puesta a disposición del público y en general cualquier otra forma de explotación de toda o parte de la misma. La utilización no autorizada de esta obra, así como los perjuicios ocasionados en los derechos de propiedad intelectual e industrial de la © Universidad Europea, darán lugar al ejercicio de las acciones que legalmente le correspondan y, en su caso, a las responsabilidades que de dicho ejercicio se deriven. Formación de personal Evaluación y control de la formación Formación de personal Evaluación y control de la formación Índice Presentación ............................................................................................................... 3 Objetivos de aprendizaje .......................................................................................... 3 1. La fase de evaluación ........................................................................................ 3 1.1. Para qué sirve la evaluación .................................................................................... 4 1.2. Propósitos básicos de la evaluación ........................................................................ 4 1.3. El método Kirkpatrick.................................................................................................. 5 2. Métodos de evaluación más conocidos .......................................................... 5 2.1. Métodos de evaluación en función del momento ............................................... 6 3. Los niveles de evaluación ................................................................................... 6 4. Criterios de evaluación ....................................................................................... 7 5. Algunos indicadores interesantes ...................................................................... 8 Referencias bibliográficas ......................................................................................... 8 2 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Evaluación y control de la formación Presentación En general, en las empresas y en sus distintas unidades de negocio, la medición forma parte del día a día para saber cuál es su consecución de resultados. Sin embargo, esto no es tan habitual en funciones de soporte al negocio, como puede ser la de recursos humanos. Si queremos alejarnos de ser una función de soporte y convertirnos en un aliado estratégico para el negocio, va a ser imprescindible que, en los distintos procesos que guarden relación con personas, nos familiaricemos con evaluar y medir resultados, puesto que medir, ya sea de forma cualitativa o cuantitativa, es de las pocas cosas que nos van a permitir mejorar y alinearnos con el negocio. Por ello, una vez se han detectado las necesidades de formación, se ha diseñado un plan de formación y este se ha implementado, viene la última fase, la fase de la evaluación y el control de la formación. En este tema, veremos que la evaluación y la medición nos van a permitir saber qué cosas han funcionado, qué deberíamos de mejorar para próximas veces, así como saber qué consideraciones debemos tener en cuenta, qué modificaciones debemos realizar, y conocer si los formadores han sido los adecuados y si se ha hecho una buena transferencia de conocimiento. Por supuesto, como venimos hablando en temas anteriores, esta última fase del proceso de formación irá muy ligada a los objetivos estratégicos de la compañía, igual que ocurría en las fases anteriores del proceso. Además, abordaremos modelos de medición concretos y los pasos de que están compuestos, así como veremos también diferentes herramientas de las que dispondremos para llevar a cabo estas evaluaciones. Objetivos de aprendizaje Los objetivos que se pretenden alcanzar en este recurso son los siguientes: ▪ Conocer los métodos de evaluación más comúnmente utilizados. ▪ Conocer distintas herramientas para llevar a cabo la evaluación. ▪ Entender cuáles son los distintos niveles a los que podemos realizar una evaluación. ▪ Conocer los propósitos de la evaluación. 1. La fase de evaluación Se trata de la última fase del proceso de formación y es donde se valorará en qué medida ha sido eficaz la formación o el plan de formación. Existen diferentes maneras para valorarla, aunque sí que es cierto que debería tenerse siempre en cuenta si se han resuelto las necesidades detectadas en un inicio, aquellas por las que se llevó a cabo la formación. Es decir, si por ejemplo evaluásemos solo la satisfacción de los profesionales sobre una acción de formación, nos faltaría 3 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Evaluación y control de la formación información para saber si realmente hay una mejora en la eficiencia sobre su productividad, si era eso lo que se pretendía. Llevar a cabo esta última fase es lo que va a permitir también valorar la formación, especialmente para aquellos que, desde el inicio, hayan podido ser más escépticos. Subestimar la formación, sin embargo, supondría hacer una inversión sin saber si ha sido o no ha sido rentable. Uno de los principales problemas por los que en ocasiones las empresas no cierran el proceso con esta última fase se debe a la falta de tiempo o la falta de asignación de responsables para llevarlo a cabo. Por un lado, hay que llevar a cabo la recopilación de los datos, por otro lado, una vez recogidos, hay que analizarlos; esto supone una inversión en tiempo que hay que prever, puesto que sin esta información perdemos de vista el valor de la formación y, por tanto, nos quedamos sin argumentos para poder ponerla en valor frente a los directivos y los mánager. 1.1. Para qué sirve la evaluación ▪ Permite hacer efectiva la inversión en formación. ▪ Proporciona feedback al formador. ▪ Supervisa el aprendizaje y otros procesos de los participantes durante la formación. ▪ Indica el grado de consecución de los objetivos y la posible presencia de necesidades de formación no cubiertas. ▪ Propicia un feedback sobre la adecuación del plan de formación, con lo que permite mejorar futuras inversiones y facilita datos para justificar los gastos en formación. 1.2. Propósitos básicos de la evaluación Teniendo en cuenta lo anterior, existen algunos propósitos básicos de la evaluación en las compañías, que son los siguientes: ▪ Que los objetivos y contenidos de las acciones formativas respondan a las necesidades detectadas en la compañía. ▪ Conseguir los objetivos de la forma más efectiva y económica. ▪ Identificar los cambios y modificaciones necesarios para la mejora del plan y mejorar las acciones de formación, corrigiendo desviaciones. ▪ Mejorar los procesos de aprendizaje. ▪ Medir la satisfacción de los asistentes a la formación. ▪ La evaluación debe responder a 5 criterios mínimos: qué se evalúa, quién evalúa, cómo se evalúa, cuándo se evalúa y por qué se evalúa. 4 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Evaluación y control de la formación Recuerda La transferencia es la capacidad de los profesionales de llevar lo aprendido a diferentes situaciones de su ámbito profesional y personal. 1.3. El método Kirkpatrick Este método de evaluación está muy aceptado cuando hablamos de formación y consiste en realizar una evaluación sobre 4 elementos: ▪ Satisfacción: en primer lugar, nos referimos a medir cuál es la reacción de aquellas personas que participaron en la formación y a las cuales se les evaluará sobre su satisfacción general con la formación realizada y con el formador. ▪ Aprendizaje: en un segundo lugar, nos encontramos con el grado de aprendizaje que han tenido las personas que han participado en la formación. Esto es sencillo de evaluar haciendo que los participantes, de alguna forma, pongan en práctica las habilidades adquiridas y evaluando su competencia. ▪ Aplicación al puesto: en un tercer lugar, nos encontramos con los comportamientos que han adquirido en las formaciones y si los aplican en el día a día en su entorno de trabajo. Estos se miden a través de comportamientos observables que son sencillos de evaluar por las personas con las que trabajan. ▪ Resultados obtenidos: por último, el cuarto elemento mide los resultados, es decir, cuál es el ROI o retorno de la inversión, desde un punto de vista más financiero, en el que podamos saber en qué medida la formación impartida revierte de manera positiva en la cuenta de resultados de la compañía. Para algunos profesionales, este puede parecer el nivel más relevante a evaluar, pero no podemos olvidar los anteriores, especialmente el que guarda relación con la aplicación de lo aprendido al puesto de trabajo, puesto que sin eso no conseguimos cambios y desarrollo en los profesionales. 2. Métodos de evaluación más conocidos ▪ Evaluación de la satisfacción: las técnicas utilizadas son los cuestionarios, y a veces las entrevistas o los grupos de discusión. ▪ Rendimiento: hace referencia a los conocimientos aprendidos en el curso de formación. ▪ Transferencia: hablamos de la medida de la ejecución antes y después de la formación en el puesto de trabajo. ▪ Rentabilidad: se evalúan los costes y beneficios producidos por un programa. ▪ Impacto social: se incluyen tanto los aspectos personales socioeconómicos que afectan a la persona y al entorno. 5 como los © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Evaluación y control de la formación 2.1. Métodos de evaluación en función del momento A lo largo de la formación, mientras está teniendo lugar, podemos evaluar la satisfacción y el aprendizaje (visto en los niveles de Kirkpatrick). La satisfacción la podemos evaluar mediante los siguientes métodos: ▪ Cuestionarios. ▪ Entrevistas. ▪ Discusiones de grupo. Por otro lado, el aprendizaje durante la formación la podemos evaluar de la siguiente forma: ▪ Controles, test, exámenes. ▪ Debates. ▪ Estudios de caso. Tras terminar la formación, podemos evaluar la aplicación al puesto y el impacto/resultados obtenidos (visto en los niveles de Kirkpatrick). En primer lugar, para evaluar la aplicación al puesto o la conducta, podemos hacerlo a través de los siguientes métodos: ▪ Observación directa. ▪ Entrevistas con responsables. ▪ Medición del aprendizaje. Por otro lado, para evaluar el impacto, podemos recurrir a los siguientes métodos de evaluación: ▪ Medición de la adquisición de conocimientos y habilidades. ▪ Análisis de costes. ▪ Relación coste-beneficio. 3. Los niveles de evaluación Otra manera de recabar datos para analizar la satisfacción, eficacia e impacto de la formación es atendiendo a distintos niveles de evaluación como se explica a continuación: ▪ Nivel de validación: a través de test y cuestionarios, se mide la adquisición de conocimientos y habilidades. ▪ Nivel presupuestario: controla los costes de la formación. ▪ Nivel de coste-efectividad: compara los costes de diferentes métodos de formación. ▪ Nivel de coste-beneficio: identifica las contribuciones de la formación a la consecución de los objetivos de la empresa. 6 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Evaluación y control de la formación ▪ Enfoque de inversión: examina el coste oportuno de la formación y los resultados de la inversión en formación en comparación con las posibilidades resultantes de otras formas de inversión. 4. Criterios de evaluación Veamos a continuación qué criterios han de ser tenidos en cuenta a la hora de evaluar. Cuando hablamos del curso de formación o una acción formativa concreta, valoraremos diferentes ítems sobre los siguientes 4 elementos: ▪ Objetivos: o Consecución de los objetivos. o Adecuación a los profesionales participantes. ▪ Contenidos: o Adecuación a los objetivos. o Actualización de los contenidos. o Viabilidad y utilidad. o Presentación de la documentación. ▪ Metodología: o Técnicas utilizadas. o Ejemplos prácticos. ▪ Estructura: o Horario. o Descansos. o Tiempo total del curso. o Duración de las sesiones. o Instalaciones. Cuando hablamos del coordinador de la formación, valoraremos lo siguiente: ▪ Capacidad de resolución de problemas. ▪ Organización. ▪ Selección de los formadores. ▪ Selección de los participantes a la formación. Por último, cuando hablamos del formador, valoraremos lo siguiente: ▪ Claridad de exposición. ▪ Resolución de dudas. ▪ Dirección y gestión de grupos. 7 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Evaluación y control de la formación ▪ Adaptación al nivel del grupo. ▪ Cumplimiento de los horarios. 5. Algunos indicadores interesantes A continuación, vamos a ver algunos indicadores o KPI que se pueden utilizar para medir y evaluar de forma adecuada la formación. Además, los indicadores pueden hacerse por compañía o bien por departamento, área de negocio, sexos, niveles, etc. Algunos indicadores de resultado: ▪ Tasa de aprovechamiento: % de profesionales que han finalizado la formación. ▪ Tasa de deserción: % de profesionales que han abandonado la formación. ▪ Formación prevista: alumnos a formar, horas, etc. ▪ Formación realizada: alumnos formados, cursos impartidos, horas impartidas, etc. Algunos indicadores de formación: ▪ Total de horas de formación. ▪ Horas de formación por empleado. ▪ Media de horas de formación por 1.000 horas trabajadas. ▪ % de asistencia. Algunos indicadores de coste: ▪ Coste global de formación. ▪ Media del coste de formación por empleado. ▪ Media del coste de formación por hora. Referencias bibliográficas Gómez-Mejía, L., Balkin, D. y Gardy, R. (2008). Gestión de los Recursos Humanos. Madrid: Pearson Educación. Divulgación dinámica (2021). Estrategia para detectar las necesidades de formación en una empresa. <https://empresas.divulgaciondinamica.es/estrategia-para-detectar-lasnecesidades-de-formacion-en-una-empresa>. 8 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Todos los derechos de propiedad intelectual de esta obra pertenecen en exclusiva a la © Universidad Europea. Queda terminantemente prohibida la reproducción, puesta a disposición del público y en general cualquier otra forma de explotación de toda o parte de la misma. La utilización no autorizada de esta obra, así como los perjuicios ocasionados en los derechos de propiedad intelectual e industrial de la © Universidad Europea, darán lugar al ejercicio de las acciones que legalmente le correspondan y, en su caso, a las responsabilidades que de dicho ejercicio se deriven. Formación de personal Entrevista a experta en planes de formación Formación de personal Entrevista a experta en planes de formación Entrevistadora: Hola Bea, ¿qué tal? Buenas tardes y gracias por dedicarnos este tiempo. Cuéntanos un poco de ti para ponernos en contexto. ¿Podrías contarnos a qué te dedicas dentro del ámbito de los Recursos Humanos ¿Cuál es tu experiencia en formación? Beatriz (AMAZON): Hola Ana, qué tal, buenas tardes. Gracias a ti y a todos vosotros. Llevo en el mundo de los Recursos Humanos un poquito más de 9 años y he estado siempre en el ámbito de la formación, la gestión del talento y el desarrollo y, sobre todo, focalizada en los últimos años más directamente en la formación. Aunque es verdad que desde el principio tuve mi primera experiencia dando talleres, lo que me permitió tomarle el pulso a esto de la formación. Entrevistadora: Hoy nos gustaría centrarnos en conocer qué es un plan de formación, para qué sirve, qué características positivas tiene su realización, cómo hacer un planning de formación. Beatriz (AMAZON): Tiene muchísimos beneficios. En base a mi experiencia y lo que he podido ver de un plan de formación, sirve sobre todo a los profesionales que estamos dentro del área para tener una visión tanto a corto como a medio y largo plazo de qué vamos a hacer, qué trabajo tenemos por delante, cuántos recursos necesitaremos, si tenemos el material ya definido o si tenemos que desarrollar algo. Por otro lado, desde el punto de vista más estratégico o de empresa, permite ver aspectos como el número de horas de formación que vamos a destinar a los propios empleados, qué tipos de perfiles tenemos, a dónde nos gustaría llegar, si tenemos todos los recursos a nivel interno o tenemos que buscar empresas o proveedores externos que sean especialistas en cualquier ámbito, etcétera. Desde lo más técnico hasta lo más genérico, un plan de formación integra elementos que van desde la comunicación, el liderazgo, el trabajo en equipo para, al final, recogerlo todo eso en un plan de formación que te aporta muchísima visibilidad. No se trata solo de tener, digamos, un calendario en el que explicitar cuántas acciones formativas vas a realizar en los próximos 12 meses. Supone ir más allá, definir KPI, es decir, los indicadores, que pueden ser desde el número de personas, el número de horas de formación, el número de formadores que han estado participando, en satisfacción en general. Igual que cuando nosotros compramos cualquier cosa por Internet y valoramos nuestra satisfacción, pues nosotros también, a nivel interno, medimos la satisfacción con todos nuestros cursos. En definitiva, el plan de formación sirve a nivel técnico, pero también a nivel estratégico. Por tanto, yo te diría que es algo muy recomendable para todas las empresas por su gran aplicabilidad. Entrevistadora: Hemos dado un repaso a las ventajas de realizar un plan de formación, pero ahora me gustaría abordar el lado contrario. ¿Cuáles son las dificultades principales a las que se enfrenta un profesional de Recursos Humanos, como podrías ser tú, por ejemplo, al elaborar un plan de formación? Beatriz (AMAZON): Bueno, como en muchos planes estratégicos, cuando se dibuja el camino de dónde estoy y hacia dónde quiero llegar, en este camino siempre nos vamos a encontrar con un montón de cambios. Algunos más o menos podremos preverlos, y 2 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Entrevista a experta en planes de formación otros que nos vienen dados, bien porque cambie algún objetivo estratégico, bien porque el contexto de repente cambie. Cuando hablo del contexto me refiero tanto a nivel de la propia empresa como el sector en que te mueves, o el mundo en general, como que sucedan crisis de tipo económico, etc. Son factores que de alguna manera nos afectan, afectan a nuestro plan. La dificultad más recurrente suele ser el factor tiempo y el número de personas a formar. Son dos variables que van cambiando mucho con el tiempo y que son difíciles de prever mediante un esbozo realista. Aunque yo ahora pueda estimar o pueda planificar una formación para el último trimestre o cuatrimestre del año para unas determinadas personas, hay una elevada probabilidad de que a la vuelta de verano o en octubre cambien las horas disponibles de estas personas, incluso las propias personas por rotación. También pueden acontecer cosas que afecten a las necesidades del negocio, que obliguen, por ejemplo, a que, en lugar de priorizar una formación, se pongan en primer lugar la salud y el bienestar. Un ejemplo sería el teletrabajo, como pasó en la pandemia, por ejemplo. En ese momento en que todos estábamos confinados en casa, todas las formaciones se cayeron, y fue necesario hacer borrón y cuenta nueva en lo relativo al plan de formación. Entrevistadora: ¿Se tienen en cuenta en la estrategia de la compañía todas estas eventualidades que estás comentando? Beatriz (AMAZON): Sí, se tienen en cuenta, y yo diría que, además, es algo crítico. Aunque en este caso te estoy hablando de manera específica de la formación, en general, en el mundo de los Recursos Humanos es muy importante estar alineado al 100% con la parte de negocio. No se entiende una parte sin la otra. Por ejemplo, en la empresa en la que estoy actualmente tenemos muy en cuenta las temporadas clave del año. Es decir, cuando nuestros trabajadores van a tener un pico muy elevado de carga de trabajo y, por tanto, no podemos ofrecer tanta formación porque las personas van a estar focalizadas en su trabajo y en su operativa. En estos casos el departamento de formación debe tener la capacidad de anticiparse y ver qué necesidades formativas en cuanto a capacitación van a requerir estos profesionales previamente a sus momentos de temporada alta. Eso es parte de la estrategia: prever la evolución de los volúmenes de negocio y planificar el año es clave para conseguir el éxito en la planificación y para adoptar una actitud que ayude al negocio. No olvidemos que la formación, igual que muchas otras áreas, es un área de soporte y, como tal, tenemos que brindar ayuda. Y la ayuda se brinda mirando hacia afuera. Si yo miro solamente mis intereses la formación muere. Muere su capacidad de identificar necesidades y de enriquecer a todas las partes. La formación aplica tanto a colectivos como a individuos. Es decir, tú en cuanto a individuo, en cuanto a profesional, tendrás unas necesidades que a lo mejor otro compañero o compañera que se dedica a lo mismo no tiene por diferentes motivos. Ahí la empresa tiene una labor de identificación para darte todo lo que tú necesites para que puedas desempeñar perfectamente tu puesto de trabajo. Es una labor muy de tejer poquito a poquito, y tener en cuenta todos los detalles, pero a su vez de aportar un gran valor tanto al empleado como individuo como a la empresa o compañía. 3 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Entrevista a experta en planes de formación Entrevistadora: A la hora de presentar el plan de formación, el presupuesto, los plazos y las fichas de cada acción formativa, me gustaría saber qué importancia le dais en tu compañía a esos elementos que llamamos fichas, esos elementos que acompañan a cada una de las acciones formativas que componen este y que ayudan a su categorización, a su organización y a que desde el departamento de Recursos Humanos se le pueda dar cierta continuidad al plan, independientemente de la continuidad de las personas que conforman el departamento. Beatriz (AMAZON): Normalmente sí, aunque esto es algo que no siempre ocurre. Es decir, en mi caso ahora estoy en una empresa en la que, por tercera ocasión, me encuentro vinculada a proyectos relacionados con la formación, y puedo decirte que no en todas las empresas me he encontrado la misma casuística, aunque sí en la mayoría. Es más, esas fichas resultan tan cruciales que, cuando he entrado en una empresa y he detectado su inexistencia, he promovido la creación de este tipo de fichas o templates, esos esquemas que, de manera muy resumida, concentran la información clave de la formación: su contenido principal, su agenda, sus tiempos, la ratio (si esta formación tiene que ser individual o puede ser un instructor o un formador para múltiples personas a la vez), qué materiales es necesario poner a disposición de los alumnos, si se necesita algún aula o la impartición puede ser virtual. Toda esa información que va a ser muy importante de cara a la planificación. Aunque la pintemos de forma muy esquemática, nos permite tener a golpe de vista los puntos principales para que cualquier persona que los vea, ya sea de Recursos Humanos, del área de formación o incluso de negocio, sepa qué es lo que puede esperar en relación con una determinada formación para su equipo. Entrevistadora: Entiendo entonces que es información que compartís. ¿Se trata de documentación principalmente interna, para Recursos Humanos, o para mánager, o la compartís también con el resto de la plantilla o con aquellos que vayan a recibir la formación? ¿Quién tiene acceso, por decirlo de alguna manera, a esa información? Beatriz (AMAZON): Normalmente lo hacemos a nivel interno, a nivel del departamento de formación, ya que es algo muy útil para nosotros, pero a su vez también nos sirve, por ejemplo, de guía para mandar una convocatoria. Imaginemos que yo soy un trabajador de un departamento que este miércoles tiene una formación planificada que trata sobre comunicación o trabajo en equipo. Consultando mi plantilla, tengo los 4 o 5 puntos básicos. No hace falta compartir todo, pero reflejando en la propia convocatoria algún punto y conservando otros para ese otro nivel interno, como, por ejemplo, la ratio, estoy cubriendo todas mis necesidades, la de la persona que recibe la convocatoria y la del mánager que precisa más información de detalle sobre la formación que va a recibir su equipo. Entrevistadora: Yo creo que la información de detalle que se incluye en las convocatorias muchas veces ayuda a reducir, probablemente, el absentismo. Si de repente te citan en algún sitio y no sabes a lo que vas, puede que el profesional priorice las muchas cosas que tiene encima de la mesa por no saber exactamente para qué se le está citando. Beatriz (AMAZON): De hecho, eso puede ser algo habitual en según qué negocios, y es una práctica nada recomendable. No tener información genera incertidumbre, miedo 4 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Entrevista a experta en planes de formación o incluso rechazo. Sin embargo, la información, la transparencia y la comunicación son claves para la formación. Entrevistadora: Imagina que quieres desarrollar un plan de formación anual,y estás en las primeras fases o primeros momentos de diseño, de creación de ese plan. En estas primeras fases de diseño y creación, ¿se consulta habitualmente con alguien externo, alguien más allá de las personas que componen el Departamento de Recursos Humanos? ¿Lo consultáis con alguien en la dirección de la compañía? Beatriz (AMAZON): Sí, la consulta con la parte de Negocio es fundamental, aunque depende de cada empresa. Quizás el director general, el CEO, o algún mánager de la unidad de negocio que quieras hacer partícipe. Te pongo un ejemplo: ahora mismo, en mi actual empresa, uno de los temas fundamentales es la seguridad en el trabajo, por tanto, no solo contamos con la opinión del CEO o del director general, sino que también hacemos una matriz junto con el equipo de Safety. Este departamento aporta su visión en cuanto a los requisitos mínimos que todos los empleados deberían tener para trabajar con seguridad en el entorno de trabajo. Entrevistadora: Estamos hablando del Servicio de Prevención de Riesgos, ¿no? Beatriz (AMAZON): Exacto. Juntos vamos haciendo esa hoja de ruta y planificando todo el año, creando una matriz por cada área o por cada departamento y definiendo esa formación mínima que deberían recibir. A partir de ahí se puede pasar a mayores y diseñar esas otras acciones formativas más específicas. Pero nunca se puede validar nada sin contar con ese punto de vista experto del departamento especialista, aquel que sabe de la materia. Sus recomendaciones son clave. Incluso, aunque solo desde el punto de vista de asegurar el cumplimiento de la normativa, hay veces que se nos escapa el nivel técnico de qué normativa exige la ley ahora mismo en esta materia. Sin embargo, si involucras al departamento experto en seguridad, en prevención de riesgos laborales o incluso al departamento legal, tu acción formativa será mucho más completa. Aportan información relevante en cuanto a quiénes podemos convocar, quién sería el instructor ideal, si puede ser interno o si hay que subcontratar a un externo especializado. Un ejercicio muy interesante, y que también recomiendo hacer a todos los que vayáis a estar involucrados en formación en algún momento, es la medición posterior. Hay una frase que me dijeron en su día cuando empecé mi carrera profesional y que sigo observando a día de hoy, y es que lo que no se mide no se puede gestionar. Medir el impacto de la formación, ese famoso ROI. Hay un montón de maneras de medirlo, dependerá de cada empresa, de la importancia que le den a cada indicador. Analizar diferentes indicadores es clave para poder gestionarlos, para anticiparte, para hacer un nuevo plan de negocio, un nuevo plan formativo para el año que viene y lograr que sea mucho mejor. Entrevistadora: O sea, que la medición desde luego es una gran aliada. Esta iba a ser justo mi siguiente pregunta, qué importancia le atribuyes a la evaluación. Aunque la formación se encuentre en la categoría de intangible, no caer en la clásica excusa de: la formación no puede medirse. ¿Cómo hacéis vosotros esta medición? Efectivamente hay muchos indicadores a los que seguramente acudáis para extraer la información, y, como tú misma dices, mejorar lo que hacéis. 5 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Entrevista a experta en planes de formación Beatriz (AMAZON): Efectivamente, y no hablamos únicamente de medir cómo me ha resultado de útil la formación, sino de cómo valorarías a tu formador, los materiales entregados, etcétera. Eso es algo muy ad hoc en el momento del trainning. Pero luego, por ejemplo, nosotros que estamos teniendo muchísimas nuevas contrataciones, reconocemos el éxito de la formación inicial como una herramienta que es bastante potente. En este caso, la medimos en función de cómo es la curva de aprendizaje de las personas que se han incorporado. Analizamos cómo es esa curva, que tenemos ya predefinida según unos parámetros internos. Lo que hacemos es medir si nuestras formaciones tienen éxito o no, es decir, una persona que estimamos que tarde en adaptarse 100 % a su puesto de trabajo un mes, si con la formación recibida puede hacerlo en dos o tres semanas, logrando ser capaz con un 100 % de autonomía. Si conseguimos mejorar esa curva de aprendizaje, no ayudamos solo a la persona, sino al negocio. Aquellas personas que no reciben la formación suficiente o adecuada, ya sea a nivel técnico o de habilidades, extienden más en el tiempo su adaptación debido a un problema a nivel formativo. Esto repercute también en su bienestar, en su compromiso, en su transferencia al puesto de trabajo, y supondría también un problema para el negocio. Entrevistadora: Efectivamente, un ejemplo podría ser este que nos contabas, justo el hecho de que las personas o los profesionales que no hagan esa transferencia de conocimientos al puesto de trabajo pueden quedarse rápidamente obsoletas o pueden reducir su eficiencia. ¿Qué otras repercusiones dirías tú que pueden darse si no se lleva a cabo un buen plan de formación? Beatriz (AMAZON): Lo primero que me ha venido a la mente es quedarnos obsoletos, o sea, sobre todo tanto a nivel individual como de equipo o de empresa. Yo creo que la formación tiene que ser una constante porque el cambio es una constante en sí. Entonces, o nos adaptamos y seguimos aprendiendo, seguimos buscando cosas nuevas que hacer, como seguir mejorando lo ya aprendido, etcétera, o vamos a ir para atrás. Estamos en un mundo tan cambiante que, si nos quedamos parados, no solo no avanzamos, sino que vamos hacia atrás. No tener un plan de formación sería ir hacia atrás. Realmente sería algo completamente contraproducente tanto para la persona como para la empresa. Entrevistadora: Para ir cerrando, y aunque hemos ido dando un barrido general, ¿hay algo que tú consideres importante, necesario, algo que no hayamos tratado con relación a los planes de formación? Beatriz (AMAZON): Pues mira, a mí me gusta mucho hablar siempre de la curiosidad. Me gustaría transmitir que esa es una habilidad muy importante. Ser curioso, buscar siempre cosas nuevas que nos aporten, que nos enriquezcan y que, aunque pensemos que a lo mejor no tiene que ver con nuestro día a día o con nuestro trabajo, seguro que de alguna manera sea algo a lo que podamos sacar provecho. Sed curiosos, investigar, buscar por vuestra cuenta, ser proactivos, que eso no os falte nunca, ni a nivel individual ni como empleados. Si el día de mañana trabajas en el Departamento de Recursos Humanos, si entras en formación o en desarrollo del talento, esta es una habilidad clave que va a aportar muchísimo valor, sin lugar a dudas, la curiosidad por aprender. 6 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Entrevista a experta en planes de formación Entrevistadora: Qué bueno, tomamos nota. Gracias de verdad. Beatriz (AMAZON): Muchísimas gracias a ti. 7 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Todos los derechos de propiedad intelectual de esta obra pertenecen en exclusiva a la © Universidad Europea. Queda terminantemente prohibida la reproducción, puesta a disposición del público y en general cualquier otra forma de explotación de toda o parte de la misma. La utilización no autorizada de esta obra, así como los perjuicios ocasionados en los derechos de propiedad intelectual e industrial de la © Universidad Europea, darán lugar al ejercicio de las acciones que legalmente le correspondan y, en su caso, a las responsabilidades que de dicho ejercicio se deriven.