نظم المعلومات الوظيفية الفرعية PDF

‫ﺟﺎﻣﻌﺔ ﺍﻟﺒﻌﺚ‬ ‫ﻛﻠﻴﺔ ﺍﳍﻨﺪﺳﺔ ﺍﳌﻌﻠﻮﻣﺎﺗﻴﺔ‬ ‫ﺍﻟﺴﻨﺔ ﺍﻟﺮﺍﺑﻌﺔ‬ ‫النظم الوظيفية الفرعية للمعلومات‬ ‫د‪.‬فدا جهجاه‬ ...

‫ﺟﺎﻣﻌﺔ ﺍﻟﺒﻌﺚ‬ ‫ﻛﻠﻴﺔ ﺍﳍﻨﺪﺳﺔ ﺍﳌﻌﻠﻮﻣﺎﺗﻴﺔ‬ ‫ﺍﻟﺴﻨﺔ ﺍﻟﺮﺍﺑﻌﺔ‬ ‫النظم الوظيفية الفرعية للمعلومات‬ ‫د‪.‬فدا جهجاه‬  ‫مقدمة‬ ‫إن نظم المعلومات اﻹدارية قد تأخذ أشكاﻻ متعددة و أبعادا متنوعة حسب ما تمليه‬ ‫اﻷهداف التنظيمية المنشودة و طبيعة المنظمة و ظروفها و متغيرات بيئتها ‪.‬كما‬ ‫تأخذ هذه النظم شكل و محتوى المجال الوظيفي الذي تعمل فيه مثل المجال‬ ‫التسويقي ‪ ،‬العملياتي ‪ ،‬المحاسبي و المالي‪.....‬الخ ‪.‬‬ ‫من ناحية أخرى ‪ ،‬يمكن أن يشكل نظام المعلومات اﻹداري إطارا متكامﻼ لنظم‬ ‫وظيفية فرعية للمعلومات بحيث يرتبط كل نظام فرعي للمعلومات بمجال وظيفي‬ ‫مهم في المنظمة‪.‬‬ ‫وبالتالي يصبح نظام المعلومات اﻹداري المحوسب ‪Computer based MIS‬‬ ‫عبارة عن منظومة مركبة من النظم الوظيفية الفرعية المتفاعلة مع بيئة المنظمة و‬ ‫المفتوحة على البيئة الخارجية كما هو واضح في الشكلل التالي الذي يعبر عن‬ ‫مفهوم النظام المتكامل للمعلومات اﻹدارية ‪.‬‬  ‫مقدمة‬ ‫بنظرة تحليلية الى النموذج السابق لنظم المعلومات اﻹدارية يﻼحظ أن هذا النموذج يتكون من عدد محدد من النظم الوظيفية‬ ‫الفرعية للمعلومات التي تشترك في عناصر جوهرية ﻻ ﻏنى عنها ﻷي منظمة أو مؤسسة و هي ‪ :‬اﻷهداف اﻹستراتيجية ‪،‬‬ ‫إستراتيجية اﻷعمال الشاملة ‪ ،‬معايير الجودة الشاملة ‪ ،‬و إجراءات و قواعد العمل الضرورية ﻹنجاز اﻷهداف ‪.‬‬ ‫لكل نظام وظيفي فرعي مدخﻼته و عملياته و مخرجاته و قاعدة بيانات تخزن فيها ملفات النشاط الوظيفي و بالتالي تكون مفيدة‬ ‫لدعم عمليات و أنشطة اﻹدارة الوظيفية المسؤولة كإدارة التسويق ‪ ،‬إدارة العمليات و اﻹنتاج ‪ ،‬اﻹدارة المحاسبية و المالية ‪،‬‬ ‫إدارة الموارد البشرية ‪.....‬الخ‪.‬‬ ‫وتقدم المعلومات للنظام بهدف المشاركة وتحقيق أكبر قدر من التكامل بين النظم الوظيفية الفرعية للمعلومات و اﻻستفادة من‬ ‫تقاريرها ﻹعداد تقارير معلومات شاملة و متكاملة ﻷنشطة و عمليات المنظمة و تقييم اﻷداء الكلي للمنظمة في قطاع الصناعة أو‬ ‫السوق المستهدف ‪.‬‬  ‫النظام الفرعي للمعلومات التسويقية‬ ‫من المفيد دراسة نظم المعلومات اﻹدارية من مدخل جزئي على أساس النظم الوظيفية للمعلومات مثل النظام الفرعي للمعلومات التسويقية ‪،‬‬ ‫النظام الفرعي للمعلومات العملياتية ‪ ،‬النظام الفرعي للمعلومات المحاسبية و المالية ‪...‬الخ ‪.‬و ﻷهمية هذا المدخل المنهجي في دراسة و‬ ‫تطوير نظم المعلومات اﻹدارية فإننا سوف نحاول في هذا المبحث تكوين إطار نظري موجز لنظم المعلومات الوظيفية و تحليل عﻼقتها بحقل‬ ‫نظم المعلومات اﻹدارية ‪.‬‬ ‫‪.1‬النظام الفرعي للمعلومات التسويقية ‪ Marketing Information Systems‬نظام المعلومات التسويقية هو ذلك الهيكل المتكامل و‬ ‫المتفاعل من اﻷفراد و عتاد الحاسوب و برمجياته و شبكاته و اﻹجراءات المصممة لتوليد تدفق منظم للمعلومات الناتجة عن معالجة‬ ‫البيانات التسويقية من مصادرها الداخلية و الخارجية و ﻻستخدامها كأساس ﻹتخاذ القرارات في مجاﻻت عمل إدارة التسويق أو لدعم‬ ‫القرارات التسويقية التي تتخذها اﻹدارة العليا في ضوء التوصيات و المقترحات المقدمة من إدارة التسويق ‪.‬‬ ‫يقوم النظام الفرعي للمعلومات التسويقية بإنتاج معلومات تسويقية لنظام المعلومات اﻹدارية و بخاصة تلك المعلومات ذات العﻼقة ببحوث‬ ‫التسويق ‪ ،‬سلوك المستهلك ‪،‬بحوث الترويج و اﻹعﻼن ‪ ،‬تحليل المنافسة في السوق ‪ ،‬تحليل اتجاهات المنافسة التسويقية و ﻏيرها‪.‬‬ ‫ويصدر عن نظام المعلومات التسويقية تقارير معلوماتية تمثل مخرجات النظام نذكر منها مايلي ‪ :‬معلومات عن المزيج التسويقي ‪ ،‬اتجاهات‬ ‫سلوك المستهلكين ‪ ،‬المبيعات الحالية و المتوقعة ‪ ،‬البحوث الخاصة بمزيج المنتج و معلومات عن كل ما تحتاجه ادارة التسويق لتنفيذ عملياتها‬ ‫و أنشطتها و اتخاذ القرارات التسويقية ‪.‬‬  ‫النظام الفرعي للمعلومات التسويقية‬ ‫و يضم النظام الفرعي للمعلومات التسويقية حزمة من النظم المهمة نذكر منها على سبيل المثال ﻻ الحصر ‪ :‬النظام الفرعي لمعالجة البيانات‬ ‫‪ ،‬النظام الفرعي لبحوث السوق ‪ ،‬النظام الفرعي لبحوث المستهلك ‪ ،‬النظام الفرعي للترويج و اﻹعﻼن ‪ ،‬و النظام الفرعي للتنبؤ بالمبيعات و‬ ‫تظهر هذه النظم الفرعية بالنموذج الموجود في الشكل التالي‪:‬‬ ‫نظام المعلومات‬ ‫النظام الفرعي‬ ‫النظام الفرعي للتنبؤ بالمبيعات‬ ‫النظام الفرعي لبحوث السوق‬ ‫لمعالجة‬ ‫البيانات‬ ‫النظام الفرعي لبحوث السوق‬ ‫اﻷهداف‬ ‫النظام الفرعي لبحوث السوق‬ ‫اﻻستراتيجية‬ ‫التسويقية‬ ‫بيانات‬ ‫معلومات‬ ‫‪Inputs‬‬ ‫إدارة التسويق‬ ‫‪Outputs‬‬ ‫المدخﻼت‬ ‫المخرجات‬ ‫العمليات‬ ‫‪Feedback‬‬ ‫قاعدة بيانات تسويقية‬  ‫النظام الفرعي لمعلومات العمليات‬ ‫‪.2‬النظام الفرعي لمعلومات العمليات ‪ Operation Information Subsystems‬هونظام حاسوبي يتولى تجهيز إدارة‬ ‫العمليات و إدارة نظام المعلومات اﻹدارية بمعلومات منظمة و وافية و دقيقة عن التدفق الطبيعي للعمليات و المواد و‬ ‫المنتجات و كل اﻷنشطة اﻷساسية ذات العﻼقة بالتخطيط و السيطرة على العمليات اللوجستية و اﻻنتاج و التخزين و النقل ‪.‬‬ ‫و لنظام المعلومات العملياتية بعدين رئيسيين هما ‪:‬‬ ‫بعد يتصل بالتصميم التقني لعمليات تصنيع المنتجات و الخدمات ‪.‬‬ ‫و بعد آخر يرتبط بموضوع تقنيات انتاج المعلومات ‪.‬‬ ‫فيما يخص البعد اﻷول ﻻ يظهر بوضوح دور نظام معلومات العمليات ذلك ﻷنه مندمج باﻵﻻت المحوسبة و بتقنيات التصنيع‬ ‫نفسها‪ ،‬بينما نستطيع تشخيص البعد الثاني من خﻼل البنية التنظيمية المكونة من إدارة و أجهزة و برمجيات و شبكات تقوم‬ ‫بأنشطة معالجة المعلومات المفيدة لدعم عمليات اتخاذ القرارات اﻹدارية ‪.‬‬ ‫لذلك يﻼحظ أن النظام الفرعي لمعلومات العمليات يتكامل مع نظم التصنيع بمساعدة الحاسوب ‪Computer-Aided‬‬ ‫‪ Manufacturing‬و نظم التصميم بمساعدة الحاسوب ‪ ، Computer-Aided Design‬نظم حوسبة مستلزمات المواد‬ ‫‪ ، Requirements planning Materials‬اﻵﻻت المحوسبة ‪ ، Robots Systems‬و نظم تكامل التصنيع بمساعدة‬ ‫الحاسوب ‪ Computer-Aided Integrated Manufacturing‬هذه التطبيقات المهمة للنظم الحاسوبية ﻻ تعمل فقط من أجل‬ ‫تنظيم عمليات التصنيع و تدفق المواد و قوة العمل ‪ ،‬و انما تعمل ايضا كمشغﻼت للمعلومات ‪.‬‬  ‫النظام الفرعي لمعلومات العمليات‬ ‫و يوضح الشكل نظام المعلومات العملياتية‬ ‫نظام معلومات العمليات‬ ‫النظام الفرعي لمعلومات المنتج‬ ‫النظام الفرعي للمواد‬ ‫النظام الفرعي للمعلومات اللوجستية‬ ‫اﻷهداف العملياتية‬ ‫النظام الفرعي لمعلومات اﻻنتاج‬ ‫استراتيجية‬ ‫العمليات‬ ‫بيانات‬ ‫‪Inputs‬‬ ‫معلومات‬ ‫‪Outputs‬‬ ‫المدخﻼت‬ ‫المخرجات‬ ‫إدارة العمليات‬ ‫‪Feedback‬‬ ‫قاعدة بيانات‬  ‫النظام الفرعي لمعلومات العمليات‬ ‫يتكون النظام الفرعي لمعلومات العمليات من حزمة متكاملة من نظم فرعية مثل النظام الفرعي لمعلومات المنتج ‪ ،‬النظام‬ ‫الفرعي للمواد ‪ ،‬النظام الفرعي للمعلومات اللوجستية و النظام الفرعي لمعلومات اﻻنتاج‪.‬و بذلك يمكننا القول أن نظام‬ ‫المعلومات العملياتية يستخدم في تصميم و تشغيل النظام الوظيفي اﻻنتاجي الموجود في المنظمة ‪ ،‬كما يقوم بانتاج تقارير‬ ‫معلومات نذكر عينة منها كما يلي ‪:‬‬ ‫ تقارير معلومات عن مزيج المنتج ‪.‬‬ ‫ تقارير معلومات عن معدﻻت اﻹنتاج و اﻹنتاجية ‪.‬‬ ‫ تقارير معلومات حول إدارة الجودة الشاملة ‪.‬‬ ‫ تقارير معلومات حول العمليات اللوجستية ‪.‬‬ ‫ تقارير معلومات عن اﻷمن و السﻼمة الصناعية ‪.‬‬ ‫ تقارير معلومات عن بحوث تطوير المنتج ‪.‬‬ ‫ تقارير عن كفاءة و فعالية إدارة العمليات ‪.‬‬  ‫النظام الفرعي للمعلومات المحاسبية والمالية‬ ‫النظام الفرعي للمعلومات المحاسبية و المالية ‪ Accounting and Financial Information Subsystems‬من أهم نظم‬ ‫‪.3‬‬ ‫المعلومات في منظمات اﻷعمال حيث تشترك كل المنظمات بامتﻼك شكل معين من هذا النظام ‪.‬و يتكون نظام المعلومات‬ ‫المحاسبية و المالية من نظم فرعية تتوزع على فئتين هي فئة النظم الفرعية المحاسبية مع برمجيات تطبيقاتها ‪ ،‬و فئة النظم‬ ‫الفرعية المالية مع حزم برامج تطبيقاتها الخاصة بالتحليل المالي بالدرجة اﻷولى‪.‬‬ ‫فئة النظم الفرعية المحاسبية تتكون من حسابات المدفوعات و المقبوضات ‪Accounts Payable and Accounts Receivable‬‬ ‫‪ ،‬محاسبة التكاليف ‪ ، Accounting Cost‬التدقيق ‪ Auditing‬بما في ذلك تدقيق المعالجة اﻹلكترونية للبيانات ‪Electronic Data‬‬ ‫‪ Processing‬بينما يمكن أن تضم النظم الفرعية المالية نظام اﻹدارة النقدية ‪ ، Cash Management System‬التحليل المالي‬ ‫‪.Analysis Financial‬تتضمن مخرجات نظام المعلومات المحاسبية و المالية تقارير معلومات نذكر منها على سبيل المثال‪:‬‬ ‫ تقارير معلومات عن المبيعات من نقاط البيع الفوري ‪.‬‬ ‫ تقارير مالية ‪.‬‬ ‫ تقارير حول ميزانية المنظمة ‪.‬‬ ‫ تقارير التدقيق الداخلي و الخارجي ‪.‬‬ ‫ تقارير معلومات لدعم قرارات محفظة اﻹستثمار ‪.‬‬  ‫النظام الفرعي للمعلومات المحاسبية والمالية‬ ‫نظام المعلومات المحاسبية و المالية‬ ‫ﻻ بد أن نشير الى أن نظام المعلومات المحاسبية‬ ‫و المالية ﻻ يعني بالضبط حوسبة اﻷنشطة‬ ‫النظام الفرعي لﻺدارة النقدية‬ ‫النظام الفرعي للتحليل المالي‬ ‫المحاسبية التقليدية باستخدام حزم برمجيات‬ ‫تطبيقات معينة و إنما هو منظومة معلومات‬ ‫حاسوبية تستند على برمجيات متنوعة و‬ ‫النظام الفرعي للتدقيق المحاسبي‬ ‫اﻷهداف العملياتية‬ ‫النظام الفرعي للتسجيل المحاسبي‬ ‫متكاملة لتحسين كفاءة اﻹدارة المحاسبية و‬ ‫استراتيجية‬ ‫المالية في المنظمة و بخاصة التخطيط‬ ‫العمليات‬ ‫اﻻستراتيجي لﻸموال و إدارة اﻷصول و‬ ‫الخصوم باﻹضافة الى دعم قرارات اﻹدارة‬ ‫بيانات‬ ‫ذات العﻼقة‪.‬أما حوسبة اﻷنشطة و العمليات‬ ‫‪Inputs‬‬ ‫معلومات‬ ‫المحاسبية فهي نتاج و ثمرة مهمه لوجود نظام‬ ‫المدخﻼت‬ ‫المخرجات‬ ‫‪Outputs‬‬ ‫المعلومات المحاسبية و المالية الذي يهتم بتنفيذ‬ ‫إدارة العمليات‬ ‫المعامﻼت المحاسبية و المالية و تدقيقها و‬ ‫مراجعتها باستخدام الموارد المتاحة في النظام‬ ‫‪Feedback‬‬ ‫قاعدة بيانات‬  ‫النظام الفرعي لمعلومات الموارد البشرية‬ ‫النظام الفرعي لمعلومات الموارد البشرية ‪ Human Resources Information Subsystems‬إن الوظيفة الجوهرية‬ ‫للنظام الفرعي لمعلومات الموارد البشرية هي تلبية احتياجات إدارة الموارد البشرية من المعلومات التي تحتاجها حول جميع‬ ‫اﻷفراد العاملين و لتخطيط و تنظيم و توجيه اﻷنشطة و العمليات الخاصة بهذه اﻹدارة ‪.‬‬ ‫يتولى هذا النظام تزويد اﻹدارة بمعلومات شاملة و دقيقة عن إدارة الموارد البشرية بما في ذلك تقديم تقارير معلومات تتضمن‬ ‫مؤشرات تحليلية ﻷداء العاملين في المنظمة‪.‬‬ ‫نظام معلومات الموارد البشرية يتضمن حزمة من النظم الفرعية نذكر منها‪ :‬استقطاب و تعيين و تحفيز العاملين‬ ‫‪ ، Recruitment and Promotion‬التدريب ‪ ، Training‬اﻷجور و الحوافز ‪ ،‬تقييم العاملين ‪Employees Evaluation‬‬ ‫و وظائف أخرى‪.‬و من أهم مخرجات نظام معلومات الموارد البشرية ما يلي ‪:‬‬ ‫ معلومات حول نظم اﻷجور ‪ ،‬المكافآت و الحوافز‪.‬‬ ‫معلومات حول تخطيط الموارد البشرية ‪.‬‬ ‫ ‬ ‫ معلومات عن تنمية الموارد البشرية ‪.‬‬ ‫ معلومات عن أداء العاملين ‪.‬‬ ‫ معلومات عن رأس المال البشري في المنظمة ‪.‬‬ ‫ تقارير معلومات حول استقطاب و اختيار العاملين ‪.‬‬ ‫ معلومات عن البرامج التدريبية ‪.‬‬  ‫النظام الفرعي لمعلومات الموارد البشرية‬ ‫إن المعلومات التي يقدمها نظام معلومات الموارد البشرية تعتبر على درجة بالغة من اﻷهمية ﻹدارة الموارد البشرية من ناحية‬ ‫وﻹدارة المنظمة من ناحية أخرى ‪ ،‬و ذلك لصلة هذه المعلومات بإحتياجات اﻹدارات و بمستلزمات تحسين كفاءة و فعالية‬ ‫رأس المال البشري من صانعي المعرفة و من العاملين في المنظمة ‪.‬‬ ‫إن مكونات هذه البنية المتكاملة من النظم الفرعية للمعلومات ترتبط بأهداف و معايير تنسيق ترتكز على رؤية استراتيجية‬ ‫واضحة للمنظمة‪.‬‬ ‫و في الوقت الذي يتوفر لدى كل نظام فرعي للمعلومات القدرة على انجاز أنشطة معالجة البيانات و تنفيذ اﻷنشطة الوظيفية لكل‬ ‫إدارة أساسية من إدارات المنظمة‪ ،‬و لتلبية احتياجات هذه اﻹدارات من المعلومات ذات الجودة الشاملة و القيمة المضافة‪ ،‬فإن‬ ‫هذه النظم هي أيضا ً موارد نظام المعلومات اﻹداري المتكامل يقوم بإعداد تقارير معلومات عن اﻷداء الكلي للمنظمة من منظور‬ ‫إداري يتجاوز النظرة الوظيفية الجزئية الضيقة الى رؤية شاملة لكل عمليات و أنشطة المنظمة‪.‬‬ ‫صحيح أن كل نظام معلومات وظيفي مرتبط بإدارات المنظمة ) إدارة التسويق ‪ ،‬إدارة العمليات ‪ ،‬إدارةالموارد البشرية و‬ ‫ﻏيرها( يصمم بﻸساس لدعم و إسناد اﻷنشطة الخاصة بكل إدارة من هذه اﻹدارات ‪.‬‬  ‫نظام تخطيط موارد المنظمة‬ ‫)‪Enterprise Resource Planning Systems (ERPS‬‬ ‫تعتبر نظم تخطيط موارد المنظمة احدى نظم معالجة المعامﻼت المتقدمة‪ ،‬حيث تتعامل مع الوظائف بشكل متكامل في المنظمة‬ ‫بخﻼف نظم معالجة المعلومات والتي تتعامل مع اﻷنشطة الوظيفية بشكل منفصل‪.‬يعمل نظام تخطيط موارد المنظمة على قاعدة‬ ‫تكامل تطبيقات اﻹعمال او النماذج ‪،‬لدعم العمليات ضمن المجاﻻت الوظيفية في المنظمة على قاعدة تكامل وتعاون جميع‬ ‫الوظائف واﻷقسام في المنظمة‪.‬‬ ‫نظام معلومات قادر على تلبية احتياجاتها مع تحقيق الفاعلية والكفاءة في‬ ‫اﻻداء مثل سجﻼت الرواتب ‪ ،‬الذمم المدينة ‪ ،‬الذمم الدائنة ‪ ،‬تخطيط‬ ‫متطلبات المواد ‪ ،‬ادارة الطلبات ‪ ،‬السيطرة على المخازن ‪ ،‬ادارة الموارد‬ ‫البشرية‪.‬‬ ‫اما عن أسلوب عملها فانها تقوم بجمع البيانات من مختلف اﻷنشطة‬ ‫واﻷعمال الرئيسية مثل اﻹنتاج ‪ ،‬والمالية ‪ ،‬والمبيعات ‪ ،‬والموارد‬ ‫البشرية‪.‬ثم تخزن البيانات في نظام برمجيات موحد ‪ ،‬والذي يمكن ان‬ ‫يستخدم من قبل جميع اقسام المنظمة حيث تركز هذه النظم مبدئيا على‬ ‫تكامل عملية معالجة البيانات بين الوظائف المختلفة‪.‬‬  ‫نظام تخطيط موارد المنظمة‬ ‫)‪Enterprise Resource Planning Systems (ERPS‬‬ ‫وتقوم برمجيات نظم تخطيط الموارد المنظمة بتعزيز جودة المنتجات بالتنسيق مع المورد حيث يمكن للمنظمة ان تربط نظمها‬ ‫مع نظم الموردين ‪ ،‬و المنتجين ‪ ،‬و الموزعين ‪ ،‬وتجار التجزئة ‪ ،‬او ربط نظم المنظمة مع نظم ادارة سلسلة التوريد ‪ ،‬و ادارة‬ ‫عﻼقات المستهلكين‪.‬وتختلف نظم التخطيط لموارد المنظمة عن الطرق التقليدية في نظم معالجة المعامﻼت وعلى النحو اﻻتي‪:‬‬ ‫تتكامل نظم ادارة موارد المنظمة من خﻼل قواعد عامة تعالج المعامﻼت في منطقة واحدة ‪ ،‬مثال على ذلك استقبال طلب‬ ‫‪.1‬‬ ‫معين سينعكس فورا على جميع اﻷنشطة الوظيفية ذات العﻼقة مثل المحاسبة جدولة اﻻنتاج ‪ ،‬المشتريات ‪.‬‬ ‫تمتلك نماذج نظم ادارة موارد المنظمة تصاميم تعكس قاعدة خاصة في المعالجة‪ ،‬بخﻼف النظم الوظيفية اﻻخرى ‪ ،‬اذ‬ ‫‪.2‬‬ ‫ترتكزعلى نظرة سلسلة التوريد في اﻻعمال ‪ ،‬و التي تتعاون من خﻼلها المجاﻻت الوظيفية في اعمالها ‪ ،‬لذا فان المنظمة‬ ‫عند استعمالها هذه النظم ﻻبد ان تكون ملزمة بتغير معالجة اﻻعمال فيها بما يتفق والنظام الجديد‪.‬‬