Gestión de Imprevistos en Eventos (Separata)

**INTRODUCCIÓN\ **Es de mucha utilidad en la organización de eventos saber manejar los imprevistos que puedan presentarse. Como no todo es perfectamente medible y controlable, estar preparados para resolver retrasos, actividades no programadas o cambios en el programa e incluso fechas es vital. Para...

**INTRODUCCIÓN\ **Es de mucha utilidad en la organización de eventos saber manejar los imprevistos que puedan presentarse. Como no todo es perfectamente medible y controlable, estar preparados para resolver retrasos, actividades no programadas o cambios en el programa e incluso fechas es vital. Para prevenir riesgos se puede aplicar la **"Ley de Murphy"**: "Si algo puede salir mal, saldrá mal". I. 1. **Propios:** Surgen por un error interno de organización. Puede suceder por problemas en la planificación, producción e incluso en el post evento. Usualmente son más sencillos de solucionar y la situación se puede manejar internamente. 2. **Ajenos:** Aparecen de un momento a otro y es necesario superarlo inmediatamente o lo más rápido posible, ya que son los más complicados de controlar y de medir las consecuencias. Muchos no se detectan a tiempo ya que llegan sorpresivamente. Son, por ejemplo: Problemas meteorológicos, falta de servicios, fallo de algún proveedor, criminalidad, etc. II. 1. **¿Qué problemas podrían presentarse?** - - - - - - 2. **Alcance del evento:** - - - - 3. **Desarrollo de un plan de gestión de riesgos para eventos** **Paso 1:** Identificar elementos o actividades que podrían conllevar un riesgo. Como gestión de la información, seguridad, etc. **Paso 2:** Identificar los riesgos asociados con cada elemento o actividad. Por ej. La pérdida de datos está asociada con la gestión de la información. **Paso 3:** Determinar la magnitud del riesgo, es esencial para cuantificar la gravedad y asignar la prioridad para la acción. Por otro lado, es importante medir la gravedad de las consecuencias si se produce el riesgo. (Evaluación inicial de riesgos) **Elementos** **Riesgo** **Posibilidad** **Gravedad** --------------------------- ------------------- ----------------- -------------- Gestión de Seguridad Peleas Bajo Medio Gestión de la información Perdida de datos Baja Muy grave Gestión de proveedores Falla de entregas Media Grave **Paso 4:** Priorización de riesgos. Los riesgos con una gran severidad de las consecuencias, se deben manejar primero **Paso 5:** Formular, preparar e implementar estrategias para gestionar los riesgos.Algunas estrategias comunes utilizadas para la gestión de riesgos son: - - - - ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- **Plan de Acción de Riesgos** -------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------- **Ítem** **Riesgo** **Lugar/función** **Resumen (breve descripción de la respuesta y el impacto)** **Acciones Propuestas** Que se llevarán a cabo o se implementaran **Recursos requeridos** Detalle de todos los recursos necesarios para poner en ma marcha las acciones **Responsabilidades** Determinar claramente quién es responsable de\ de realizar las acciones **Tiempos** Determinará los plazos y fechas limites **Informes/ monitoreo** Todos los riesgos deben ser monitoreados e\ info informados ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- **Paso 6:** Controle los riesgos periódicamente para que las estrategias utilizadas para gestionar los riesgos puedan ser actualizadas o revisadas. **Plantilla del plan de Riesgos:** El proceso de gestión de riesgos puede incluir, de ser necesario de acuerdo al tamaño del evento: a. b. c. 4. **Checklist** - - - - - - 5. **Algunos consejos:** - Continúa el desarrollo del evento, mientras encuentras la solución. - En caso los inconvenientes sean generados por invitados o asistentes, lo recomendable es seguir el protocolo: mantener la objetividad, **no involucrarse en el problema** y recordarles que se encuentran en un evento público. - Si la situación no cambia, **los involucrados deben retirarse del lugar**. Utiliza a tus agentes de seguridad de ser necesario. - **No evidenciemos** el error con gritos, gestos o señales de urgencia: debemos solucionarlos con calma y siempre transmitiendo que todo está bajo control. - Considera que cada error es una oportunidad para aprender cómo mejorar el proceso de trabajo. **CONCLUSIÓN** - Asume que siempre habrá una eventualidad y debes estar preparado para solucionarlo de manera flexible. - Realiza un adecuado plan de acción de riesgos en función del tipo de evento que realizamos. - Aprovecha los errores para aprender cómo mejorar tus procesos. **BIBLIOGRAFÍA** - [[https://eventosyprotocolo.wordpress.com/2013/05/06/imprevistos-en-los-eventos-aprender-a-lidiar-con-ellos/]](https://eventosyprotocolo.wordpress.com/2013/05/06/imprevistos-en-los-eventos-aprender-a-lidiar-con-ellos/) - [[http://www.usmp.edu.pe/recursoshumanos/pdf/gr2.pdf]](http://www.usmp.edu.pe/recursoshumanos/pdf/gr2.pdf) - [[https://www.esan.edu.pe/conexion/actualidad/2016/01/20/principios-para-elaboracion-planes-emergencia-crisis/]](https://www.esan.edu.pe/conexion/actualidad/2016/01/20/principios-para-elaboracion-planes-emergencia-crisis/) - [[https://www.pnp.gob.pe/tupa\_transito.html]](https://www.pnp.gob.pe/tupa_transito.html) - [[https://www.miraflores.gob.pe/Gestorw3b/files/pdf/5111-1230-plan\_residuos\_solidos.pdf]](https://www.miraflores.gob.pe/Gestorw3b/files/pdf/5111-1230-plan_residuos_solidos.pdf)