Goethe University Frankfurt AM Main Lecture Notes on Corporate Governance PDF

Leitung und Überwachung der AG, praktische Einblicke und internationale Perspektiven der Corporate Governance 2. November 2023 Prof. Dr. Peter Henning Wintersemester 2023/24 27.10.2023 Confidential Agenda Einführung in die Vorlesung “Corporate Governance und institutionelle Rahmenbedingungen”...

Leitung und Überwachung der AG, praktische Einblicke und internationale Perspektiven der Corporate Governance 2. November 2023 Prof. Dr. Peter Henning Wintersemester 2023/24 27.10.2023 Confidential Agenda Einführung in die Vorlesung “Corporate Governance und institutionelle Rahmenbedingungen” 1 Theoretische Grundlagen 2 Corporate Governance Systeme 3 Führung und Überwachung als Bestandteil der Corporate Governance Wie funktioniert die Aktiengesellschaft in Deutschland ? 4 Maßnahmen zur Verbesserung der Corporate Governance 5 Unternehmensethik und Nachhaltigkeit 27.10.2023 Confidential 1 3 27.10.2023 Führung und Überwachung als Bestandteil der CG – Wie funktioniert die Aktiengesellschaft in Deutschland ? 3.1 Vorstand als Leitungsorgan der Gesellschaft 3.2 Der Aufsichtsrat als Überwachungsorgan der Gesellschaft 3.3 Überblick über die Hauptversammlung Confidential 2 3 Führung und Überwachung als Bestandteil der CG – Wie funktioniert die Aktiengesellschaft in Deutschland ? 3.1 Vorstand als Leitungsorgan der Gesellschaft 27.10.2023 3.1.6 Organisations- und Leitungsstruktur 3.1.7 Geschäftsordnung und Geschäftsverteilungsplan 3.1.8 Beschlüsse des Vorstands 3.1.9 Vorstandssitzungen 3.1.10 Vorstandsausschüsse 3.1.11 Anforderungen an die Organisation 3.1.12 Detailausformungen und Organisationsstrukturen in der Praxis 3.1.13 Vertretungsmacht 3.1.14 Organpflichten Confidential 3 3.1.12 Detailausformungen und Organisationsstrukturen in der Praxis Ordnungsgemäße Geschäftsorganisation ▪ Der Vorstand muss das Unternehmen ordnungsgemäß organisieren ▪ Beachte§ 25a KWG als aufsichtsrechtliche Regelung für Banken: (1) Ein Institut muss über eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation verfügen, die die Einhaltung der vom Institut zu beachtenden gesetzlichen Bestimmungen und der betriebswirtschaftlichen Notwendigkeiten gewährleistet. Die Geschäftsleiter sind für die ordnungsgemäße Geschäftsorganisation des Instituts verantwortlich; sie haben die erforderlichen Maßnahmen für die Ausarbeitung der entsprechenden institutsinternen Vorgaben zu ergreifen, sofern nicht das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan entscheidet. Eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation muss insbesondere ein angemessenes und wirksames Risikomanagement umfassen, auf dessen Basis ein Institut die Risikotragfähigkeit laufend sicherzustellen hat; das Risikomanagement umfasst insbesondere 1. die Festlegung von Strategien, …. 2. ….Verfahren zur Ermittlung und Sicherstellung der Risikotragfähigkeit …. 3. ….die Einrichtung interner Kontrollverfahren mit einem internen Kontrollsystem und einer Internen Revision, wobei das interne Kontrollsystem insbesondere aufbau- und ablauforganisatorische Regelungen mit klarer Abgrenzung der Verantwortungsbereiche …und eine Compliance-Funktion umfasst; 4. …eine angemessene personelle und technischorganisatorische Ausstattung des Instituts… 5. …angemessene, transparente und auf eine nachhaltige Entwicklung des Instituts ausgerichtete Vergütungssysteme für Geschäftsleiter und Mitarbeiter ….. 6. …die Ausgestaltung des Risikomanagements hängt von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäftstätigkeit ab. Seine Angemessenheit und Wirksamkeit ist vom Institut regelmäßig zu überprüfen…. 27.10.2023 Confidential 4 x 27.10.2023 Confidential 5 3.1.12 Detailausformungen und Organisationsstrukturen in der Praxis 27.10.2023 Confidential 6 3.1.12 Detailausformungen und Organisationsstrukturen in der Praxis Beispiel Deutsche Bank (alte Führungsstruktur) Kontroll- und Infrastruktur Funktionen Koordiniertes Management Produkt- und regionale Geschäftsebenen 27.10.2023 Confidential 7 3.1.12 Detailausformungen und Organisationsstrukturen in der Praxis Verantwortung für Steuerung und Sicherung der Geschäftsaktivitäten Schützen Vernetzen Wachsen — (Co-)Management von Reputations- und Rechtsrisiken — Prüfung neuer Kunden und Mitarbeiter (Know your Customer (KYC)) — Eskalationsrecht und -pflicht, je nach Erfordernis — Horizontale Integration von Geschäfts- und Infrastrukturbereichen — Nahtloser Informationsfluss im internationalen Netzwerk — Schnittstelle zur Öffentlichkeit und den lokalen Märkten — Identifikationsfigur und Ansprechpartner für lokale Mitarbeiter — Treiber von bereichsübergreifenden Aktivitäten in den Regionen — Ermittlung, Evaluierung und Implementierung von Wachstumsinitiativen — Koordination der regionalen Geschäftsplanung — Vertretung regionaler/ lokaler Interessen in der globalen Organisation — Regional (Client) Advisory Boards 8 Confidential 3.1.12 Detailausformungen und Organisationsstrukturen in der Praxis Stabsfunktion Compliance §81, § 87 WpHG Das Wertpapierdienstleistungsunternehmen hat sicherzustellen, dass die Geschäftsleiter einen angemessenen Zugang zu den Informationen und Dokumenten haben, die für die Beaufsichtigung und Überwachung erforderlich sind. Die Geschäftsleiter haben den Produktfreigabeprozess wirksam zu überwachen. Sie haben sicherzustellen, dass die Compliance-Berichte an die Geschäftsleiter systematisch Informationen über die von dem Wertpapierdienstleistungsunternehmen konzipierten und empfohlenen Finanzinstrumente enthalten, insbesondere über die jeweilige Vertriebsstrategie. Es muss … angemessene Grundsätze aufstellen, die darauf ausgerichtet sind, sicherzustellen, dass es selbst und seine Mitarbeiter den Verpflichtungen dieses Gesetzes nachkommen, wobei insbesondere eine dauerhafte und wirksame Compliance-Funktion einzurichten ist, die ihre Aufgaben unabhängig wahrnehmen kann. Es darf einen Mitarbeiter nur dann …..mit der Verantwortlichkeit für die Compliance-Funktion betrauen (Compliance-Beauftragter), wenn dieser sachkundig ist und über die für die Tätigkeit erforderliche Zuverlässigkeit verfügt. 27.10.2023 Confidential 9 3.1.12 Detailausformungen und Organisationsstrukturen in der Praxis Schlüsselaufgaben von Compliance Beratung Prävention − − − − Entwicklung und Kommunikation von Compliance Standards Compliance Trainings Know your Customer / New Client Adoption Anti Geldwäsche Fürsprache Compliance SchlüsselFunktionen Kontakt zu den Regulatoren − Beantwortung von Anfragen − Controlling und Monitoring − Compliance Standards 27.10.2023 − − Aufdeckung − Confidential Bereitstellung von Informationen und Beratung der Geschäftsbereiche Management von Interessenkonflikten Eskalation und Unterstützung in Bezug auf Compliance relevante Probleme 10 3.1.12 Detailausformungen und Organisationsstrukturen in der Praxis Compliance Organhaftung Korruptionsbekämpfung Komplexität Kapitalmarktorientierung Branchenspezifische Treiber 27.10.2023 • Einhaltung von Verhaltensregeln, Gesetzen und Richtlinien • Angemessene vertikale und horizontale Überwachung • Vertrauensverlust und erhöhte öffentliche Sensibilität • Gesetzliche Vorgaben und strafrechtliche Sanktionen • Höhere Anforderungen an interne Kontroll- und Überwachungssysteme, bedingt durch steigende Komplexität der Geschäftstätigkeit • Erhöhte wert- und Kapitalmarktorientierung erfordern die frühzeitige Antizipation negativer Entwicklungen sowie proaktiven Umgang mit Chancen und Risiken • Gesetze (insbesondere Arbeits- und Umweltrechtrecht) • Kartell- und Wettbewerbsrecht, Rechtsprechung • Datenschutz Confidential 11 3.1.12 Detailausformungen und Organisationsstrukturen in der Praxis Verantwortung des Vorstands für Compliance §93 Abs.1 AktG Aus der allgemeinen Sorgfaltspflicht wird die Verantwortung der Unternehmensleitung von Aktiengesellschaften zur Sicherstellung der Einhaltung der geltenden gesetzlichen Regeln und internen Richtlinien abgeleitet § 76 Abs. 1 AktG Der Vorstand hat eine umfassende selbständige Leitungsverantwortung bei der Unternehmensführung DCGK Grundsatz 5 Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der internen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung im Unternehmen hin (Compliance) §§ 130, 9, 30 OwiG Staatliche Außenhaftung der Aufsichtspflichtigen für Gesetzesverstöße und Bußgeld bei Verstößen Umfassende Vorstandsverantwortung 27.10.2023 Confidential 12 3.1.12 Detailausformungen und Organisationsstrukturen in der Praxis Interne Revision Vertrauensfunktion: Präventivfunktion Informationsfunktion Gesetzl. Anforderungen Aufgabenkatalog 27.10.2023 Versicherung für die organisatorischen Entscheider, dass Prozesse ordnungsgemäß ablaufen, Gesetze und Verordnungen eingehalten werden Erhöhung des Entdeckungsrisikos für Personen, die dolose Handlungen ausführen (wollen) Schaffung von Transparenz über Prozesse und Organisationseinheiten zur Unterstützung der Entscheidungsfindung der Organisationsleitung • § 91 Abs. 2 , Abs. 3 AktG • Für Banken und Versicherungsunternehmen gibt es weitere Anforderungen: (§ 25a KWG und § 64a VAG) Gezielte Überwachung der Abläufe und Strukturen einer Organisation mit Blick auf das sachgerechte Verfolgen ihrer – legitimen – Ziele Confidential 13 3.1.13 Vertretungsmacht § 78 AktG Der Vorstand vertritt die Gesellschaft AG wird als juristische Person handlungsfähig Rechtsfolge Handeln des Vorstands wird als Handeln der Gesellschaft gewertet Außergerichtlich Vertretungsmacht unbeschränkt + unbeschränkbar Ausnahmen: ▪ Ausübung von Beteiligungsrechten (in mitbestimmten Gesellschaften) ▪ Vertretungsmacht steht Vorstand nicht (allein) zu 27.10.2023 Gerichtlich ▪ Prozesse in allen Gerichtszweigen Ausnahmen: ▪ Parteiprozess gegen Vorstandsmitglied ▪ Klagen gegen Beschlüsse HV ▪ Anmeldungen zum Handelsregister Confidential 14 3.1.13 Vertretungsmacht Haftung der Aktiengesellschaft für Handeln von Vorstandsmitgliedern ▪ Zurechnung von Wissen oder fahrlässiger Unkenntnis eines Vorstandsmitglieds Wissen od. fahrlässige Unkenntnis eines Vorstandsmitglieds Zurechnung als ▪ ▪ gilt nur für Vorstand, nicht für Aufsichtsrat Kenntniserlangung privat oder geschäftlich ▪ Pflichten ordnungsgemäße Organisation der Kommunikation 27.10.2023 Informationsweiterleitungspflicht Confidential Wissen oder Wissenmüssen der AG Informationsabfragepflicht 15 3 Führung und Überwachung als Bestandteil der CG – Wie funktioniert die Aktiengesellschaft in Deutschland ? 3.1.14 Organpflichten 27.10.2023 3.1.14.1 Sorgfaltspflichten 3.1.14.2 Treuepflichten 3.1.14.3 Berichterstattung an den Aufsichtsrat 3.1.14.4 Verschwiegenheit 3.1.14.5 Pflichten in besonderen Situationen 3.1.14.6 Pflichten gegenüber der Hauptversammlung 3.1.14.7 Kapitalmarktrechtliche Pflichten Confidential 16 3 Führung und Überwachung als Bestandteil der CG – Wie funktioniert die Aktiengesellschaft in Deutschland ? 3.1.14 Überblick Organpflichten Sorgfaltspflichten Treuepflichten Berichterstattung an den Verschwiegenheit Aufsichtsrat Pflichten in besonderen Pflichten gegenüber der Situationen Hauptversammlung Kapitalmarktrechtliche Pflichten 27.10.2023 Confidential 17 3.1.14 Organpflichten 3.1.14.1 Sorgfaltspflichten § 93 I S. 1 AktG ▪ Maßstab ▪ Handeln wie Leiter eines Unternehmens vergleichbarer Art und Größe ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters Art + Größe des Unternehmens Konkrete Situation der Gesellschaft Konjunkturlage Aufgabenbereich des jeweiligen Vorstandsmitglieds nicht maßgeblich: individuelle Fähigkeiten + Usancen im Unternehmen Rahmen: Gesetz, Satzung, verbindliche Beschlüsse von AR + HV, Unternehmensinteresse Unternehmerischer Handlungsspielraum: solange Handeln in diesem Rahmen 27.10.2023 Confidential Vorstandsmitglied nicht für wirtschaftlichen . Erfolg einer Maßnahme verantwortlich 18 3.1.14 Organpflichten 3.1.14.1 Sorge für rechtmäßiges Verhalten d. Gesellschaft nach außen Pflicht zu gesetzmäßigem Handeln (auch Einhaltung ausländischen Rechts) Erfüllung öffentlichrechtlicher Pflichten, z.B. Umweltrecht Steuergesetze Kartellrecht 27.10.2023 Sorgfaltspflichten Sorge Rechtmäßigkeit der Organisation Einhaltung Entscheidungsprozesse Organisation + Zusammensetzung Vorstandsinterne Überwachungspflicht § 91 II AktG:Einrichtung von Frühwarn- und Überwachungssystemen § 91 III AktG: IKS und Risikomanagementsystem (börsennot.) Einzelpflichten Beachtung Regeln sorgfältiger Unternehmensleitung Ausschluss einer Pflichtverletzung Betriebswirtschaftliche Grundsätze ordnungsgemäßer Unternehmensführung Business Judgement Rule § 93 I S. 2 AktG Entsprechenserklärung § 161 S. 1 AktG Unternehmerische Entscheidung: ▪ Vorstandsmitglied sachlich unbefangen ▪ auf Grundlage angemessener Information ▪ Zum Wohle d. Unternehmens ▪ Guter Glaube Erklärungspflicht Hinsichtlich Empfehlungen des DCGK „soll“ Budget + langfristige Unternehmensplanung Ordnungsgemäße Organisation Vermeidung unangemessener Risiken Confidential Corporate Governance Kodex Keine rechtlich bindende Konkretisierung der Sorgfaltspflicht 19 3.1.14 Organpflichten des Vorstands 3.1.14.2 Treuepflichten umfassende Leitungsbefugnis Organschaftliche Treupflicht Vorstandsmitglied = treuhänderischer Verwalter des ihm anvertrauten Unternehmens „Vorstandsmitglieder sind dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Sie dürfen bei ihren Entscheidungen keine persönlichen Interessen verfolgen, unterliegen während ihrer Tätigkeit für das Unternehmen einem umfassenden Wettbewerbsverbot und dürfen Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, nicht für sich nutzen.“ 27.10.2023 Confidential 20 3.1.14 Organpflichten des Vorstands 3.1.14.3 Berichterstattung an den Aufsichtsrat § 90 AktG Regelmäßige Berichte (Regelberichte) des Vorstands (gleichzeitig inhaltlich Kern der Leitungsaufgaben) 1. Jahresberichte ▪ Zeitpunkt Berichterstattung: mindestens 1 x jährlich ▪ Inhalt: ▪ beabsichtigte Geschäftspolitik ▪ grundsätzliche Fragen der Unternehmensplanung und Geschäftsführung (in Bezug auf letzteres v. a. Finanz-, Investitions- und Personalplanung) ▪ Periodenvergleich und Abweichungen von Entwicklungszielen + Gründe sind zu berichten ▪ geeigneter Rahmen für Bericht über Einrichtung + Funktionsweise des Risikofrühwarnsystems 27.10.2023 Confidential 21 3.1.14 Organpflichten des Vorstands 3.1.14.3 § 90 AktG Berichterstattung an den Aufsichtsrat Regelmäßige Berichte (Regelberichte) des Vorstands 2. Vierteljahresberichte ▪ Zeitpunkt Berichterstattung: mindestens regelmäßig, mindestens ¼ jährlich ▪ Inhalt ▪ Angaben zum Umsatz (insb. Verwirklichung der Umsatzplanung) ▪ Gang der Geschäfte (allg. Entwicklung der Gesellschaft; positive und negative Abweichungen gegenüber Vergleichsperioden; Zusammenfassung + Analyse der einzelnen Umsätze nach Sparten, Produktgruppen) ▪ Lage der Gesellschaft/Liquiditätsbericht (im Periodenvergleich; Produkt- oder spartenbezogene Darstellung; Analyse derjenigen Faktoren, die zu Abweichungen im Umsatz oder Ertrag geführt haben) 27.10.2023 Confidential 22 3.1.14 Organpflichten des Vorstands 3.1.14.3 § 90 AktG Berichterstattung an den Aufsichtsrat Regelmäßige Berichte (Regelberichte) des Vorstands 3. Rentabilitätsberichte ▪ Zeitpunkt Berichterstattung: mindestens 1 x jährlich in Bilanzsitzung ▪ Inhalt ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ 27.10.2023 Verzinsung des Eigenkapitals Cash-Flow Umsatzrentabilität Return on Investment Gewinn je Aktie Jahresplanung (Finanz-, Investitions-+ Personalplanung, Risikofrühwarnsystem) Jahres-Rentabilität mit Kennziffern und Vergleichszahlen (Soll-Ist-Vergleich) Jahres- Investitionsbudget + ggf. Investitionsrechnung Mittelfristplanung Confidential 23 3.1.14 Organpflichten des Vorstands 3.1.14.3 Berichterstattung an den Aufsichtsrat vorgenannte Regelberichte = Mindestpflichten Keine Einschränkung durch Satzung oder Beschluss des Aufsichtsrats ▪ Erhöhung der Informationsanforderungen durch die Satzung oder Beschluss des Aufsichtsrats möglich z.B. Anforderung von Monatsberichten anstelle von Quartalsberichten ▪ Grenze der regelmäßigen Informationsanforderungen: sinnlose oder unvernünftige Beschäftigung des Vorstands mit zusätzlichen Berichten von geringem Erkenntnisgehalt ▪ Berichtsempfänger: grundsätzlich gesamter Aufsichtsrat bzw. der zuständige Ausschuss des Aufsichtsrats 27.10.2023 Confidential 24 3.1.14 Organpflichten des Vorstands 3.1.14.3 Berichterstattung an den Aufsichtsrat Sonderberichte des Vorstands § 90 I Nr. 4 AktG Berichte über Geschäfte mit erheblicher Bedeutung ▪ Zeitpunkt Berichterstattung: Fallweise, rechtzeitig für Stellungnahme des AR vor Geschäftsabschluss ▪ Inhalt: ▪ Geschäfte/Führungsentscheidungen, die Entwicklung des Unternehmens mittel- oder langfristig steuern, mit bedeutsamen Einfluss auf Vermögens-, Ertrags-, od. Finanzlage od. Interessen der Belegschaft z.B. Erwerb/Veräußerung eines Betriebs-/-teils od. Beteiligung, Gründung/Schließung einer Niederlassung, Übernahme eines Großauftrags ▪ „Erhebliche Bedeutung“: abhängig von Größe, Gegenstand, wirtschaftlicher Lage des Unternehmens 27.10.2023 Confidential 25 3.1.14 Organpflichten des Vorstands 3.1.14.3 Berichterstattung an den Aufsichtsrat Sonderberichte des Vorstands § 90 I S. 3 AktG Berichte aus sonstigen wichtigen Anlässen ▪ Zeitpunkt Berichterstattung: unverzüglich nach Bekanntwerden ▪ Inhalt: ▪ Ereignisse von außen, Möglichkeit nachteiliger Auswirkung ▪ Z.B.: erhebliche Betriebsstörung, Arbeitskampf, empfindliche behördliche Auflagen, wesentliche Steuernachforderungen, Kreditkündigung ▪ Berichtsempfänger: AR-Vorsitzender (Beschleunigungsinteresse); auch über Vorgänge bei Tochterunternehmen, wenn AR- Vorsitzender des Mutterunternehmens 27.10.2023 Confidential 26 3.1.14 Organpflichten des Vorstands 3.1.14.3 Berichterstattung an den Aufsichtsrat Sonderberichte des Vorstands § 90 III AktG Anforderungsberichte ▪ Zeitpunkt Berichterstattung: auf jederzeitiges Verlangen durch den AR ▪ Inhalt ▪ ▪ ▪ ▪ Angelegenheiten der Gesellschaft, ihre rechtlichen + geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen geschäftliche Vorgänge bei diesen Unternehmen Erheblicher Einfluss auf Lage der Gesellschaft möglich ▪ auf Verlangen eines einzelnen AR-Mitglieds, aber: ▪ Berichtsempfänger: Gesamter Aufsichtsrat bzw. zuständiger Ausschuss 27.10.2023 Confidential 27 3.1.14 Organpflichten des Vorstands 3.1.14.3 Berichterstattung an den Aufsichtsrat Vorlageberichte Vorstand ist immer berichtspflichtig, wenn er Beschluss des AR braucht oder will ▪ Beispiele: ▪ Jahresabschluss mit Anhang und Lagebericht (Vorlage unverzüglich nach Aufstellung) ▪ Ggf. Konzernabschluss und Konzernlagebericht (Vorlage unverzüglich nach Aufstellung) ▪ Bestellung Sonderprüfer (Kapitalbeschaffung/-herabsetzung), §§ 142 ff. AktG ▪ Prüfungsbericht des Abschlussprüfers (Vorlage durch Abschlussprüfer ohne Umweg über Vorstand) ▪ Abhängigkeitsbericht gemäß § 312 AktG (Vorlage durch Vorstand unverzüglich nach Aufstellung) ▪ Berichte zu Maßnahmen, die der Mitwirkung (Zustimmung) des Aufsichtsrats bedürfen (Vorlage durch Vorstand, wenn dieser die Maßnahmen umsetzen möchte) 27.10.2023 Confidential 28 3.1.14 Organpflichten des Vorstands 3.1.14.3 Berichterstattung an den Aufsichtsrat Ausgestaltung der Berichte ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Gestaltung der Berichte obliegt Vorstand den Grundsätzen eines gewissenhaften + getreuen Rechenschaft entsprechend inhaltliche Vollständigkeit Unterscheidung zwischen Tatsachen und Bewertung Anknüpfung an frühere Berichte regelmäßig Textform ▪ mündliche Aktualisierung in e. Sitzung möglich + erforderlich ▪ Mündliche Berichterstattung ausnahmsweise zulässig bei besonderer Geheimhaltungsbedürftigkeit oder Eilbedürftigkeit ▪ möglichst rechtzeitige Übersendung der Berichte 27.10.2023 Confidential 29 Abschließende Fragen zum heutigen Tag • • 27.10.2023 Welche besonderen Aufgaben soll die ComplianceAbteilung wahrnehmen? Welche Aufgabe hat der Vorstand in Bezug auf die Compliance des Unternehmens? Der Vorstand einer börsennotierten Aktiengesellschaft hat grundsätzlich sieben Kernpflichten in seiner Funktion als Organ der Gesellschaft zu beachten. Um welche sieben Pflichten handelt es sich? Confidential 30