Auditoría Administrativa Proceso y aplicación PDF

00 Sotomayor.indd 2 25/7/07 15:51:48  AuditoríA AdministrAtivA Proceso y aplicación 00 Sotomayor.indd 1 25/7/07 15:51:48 00 Sotomayor.indd 2 25/7/07 15:51:48  AuditoríA...

00 Sotomayor.indd 2 25/7/07 15:51:48  AuditoríA AdministrAtivA Proceso y aplicación 00 Sotomayor.indd 1 25/7/07 15:51:48 00 Sotomayor.indd 2 25/7/07 15:51:48  AuditoríA AdministrAtivA Proceso y aplicación Alfonso Amador Sotomayor Catedrático de la Facultad de Contaduría Pública y Administración Universidad Autónoma de Nuevo León México auckland bogotá buenos aires caracas guateMala lisboa londres Madrid Milán Montreal nueva delhi nueva york san francisco san juan san luis santiago são Paulo sidney singaPur toronto 00 Sotomayor.indd 3 25/7/07 15:51:50  Director Higher Education: Miguel Ángel Toledo Castellanos Director editorial: Ricardo A. del Bosque Alayón Editor sponsor: Jesús Mares Chacón Editor de desarrollo: Edmundo Carlos Zúñiga Gutiérrez Supervisor de producción: Zeferino García García AuDitoríA ADminiStrAtivA. ProcESo y APlicAción Primera edición Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, por cualquier medio, sin la autorización escrita del editor. DERECHOS RESERVADOS © 2008, respecto a la primera edición por McGRAW-HILL INTERAMERICANA EDITORES, S. A. de C. V. A Subsidiary of The McGraw-Hill Companies, Inc. Prolongación Paseo de la Reforma 1015, Torre A, Piso 17, Colonia Desarrollo Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón, C.P. 01376, México, D.F. Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana, Reg. Núm. 736 iSBn-13: 978-970-10-6535-8 iSBn-10: 970-10-6535-2 1234567890 9865432107 Impreso en México Printed in Mexico 00 Sotomayor.indd 4 25/7/07 15:51:51  A mi esposa Rosalinda y a mis hijos Eduardo, Rocío, Lucero y Alfonso A mi padre Tomás y a mi madre Socorro (q.E.P.D) 00 Sotomayor.indd 5 25/7/07 15:51:51 00 Sotomayor.indd 6 25/7/07 15:51:51  Contenido Acerca del autor xiii Prólogo xv introducción xvii PRIMERA PARTE. INTRODUCCIÓN Capítulo 1. Administración y auditoría en las organizaciones 1 1.1 La administración. Conocimiento y práctica 4 1.2 Universalidad de la administración 5 1.3 Organización. Concepto y tipos 5 1.4 La auditoría como apoyo de la alta gerencia 7 1.5 Funciones de auditoría interna y externa 8 1.6 Evaluación 9 1.7 El porqué de la auditoría administrativa 10 Capítulo 2. La auditoría y el control 13 2.1 La auditoría y su necesidad en las organizaciones 14 2.2 El área de auditoría en las organizaciones 14 2.3 Distinción de tipos de auditoría 15 2.4 identificación de auditorías específicas 23 2.5 El papel del administrador como auditor o auditado 24 00 Sotomayor.indd 7 25/7/07 15:51:51  viii CONTENiDO 2.6 Expectativas de la administración en una auditoría 25 2.7 Concepto de control y sus tipos 25 Capítulo 3. Auditoría administrativa 29 3.1 Antecedentes 30 3.2 Corrientes de pensamiento 31 3.3 Concepto 33 3.4 Análisis del concepto 34 3.5 Objetivo 35 3.6 Campo de aplicación 36 3.7 implantación 39 Capítulo 4. Proceso en la ejecución de la auditoría administrativa 43 4.1 identificación del proceso de ejecución 44 4.2 Planeación 45 4.3 Desarrollo 46 4.4 Obtención del informe 47 4.5 Seguimiento 48 4.6 integración de personal 48 4.7 Calidad de la auditoría 49 SEGUNDA PARTE. PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA Capítulo 5. Planeación de la auditoría 55 5.1 Por qué planear la auditoría 56 5.2 importancia de la preparación del auditor 56 5.3 Estudio y documentación preliminar 58 00 Sotomayor.indd 8 25/7/07 15:51:52  CONTENiDO iX 5.4 Diagnóstico administrativo 60 5.5 Disposición del personal auditor 65 5.6 Funciones del equipo de trabajo 65 5.7 Conveniencia de la formación de comités 67 Capítulo 6. Programa de trabajo 71 6.1 Concepto de programa de trabajo 72 6.2 Utilidad de programas de trabajo anteriores 73 6.3 Estructura formal del programa 73 6.4 Clasificación de programas 75 6.5 ventajas de la utilización del programa 76 6.6 Discusión constructiva del programa 77 6.7 Seguimiento del programa 77 TERCERA PARTE. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Capítulo 7. Obtención, registro y validación de información 87 7.1 Obtención oportuna de información 88 7.2 Estudio del control interno 89 7.3 Utilización de técnicas de auditoría 90 7.4 Registro formal de información 94 7.5 Diseño y utilización de papeles de trabajo 97 7.6 Análisis y selección de información 99 7.7 Observaciones específicas 101 00 Sotomayor.indd 9 25/7/07 15:51:52  X CONTENiDO Capítulo 8. Evaluación de las funciones operacionales 107 8.1 identificación y definición de funciones operacionales 108 8.2 Auditoría funcional 109 8.3 Administración y finanzas 110 8.4 Mercadotecnia 112 8.5 Operaciones 115 8.6 Recursos humanos 117 8.7 Abastecimiento 119 CUARTA PARTE. INFORME DE AUDITORÍA Capítulo 9. Actividades preliminares en la obtención del informe 127 9.1 información periódica de la evaluación 128 9.2 Comunicación efectiva de la auditoría 129 9.3 intercambio de experiencias y criterios 129 9.4 Anomalías intrascendentes y su solución 130 9.5 Concepto de observaciones 131 9.6 Planteamiento y aceptación de observaciones 132 9.7 Acción compartida en las soluciones de observaciones 133 Capítulo 10. Informe de auditoría 137 10.1 El informe como producto de la auditoría 138 10.2 Objetivos del informe 138 10.3 Calidad del informe 139 10.4 Consideraciones básicas en la elaboración del informe 141 00 Sotomayor.indd 10 25/7/07 15:51:52  CONTENiDO Xi 10.5 Estructura del informe 145 10.6 importancia de la redacción 145 10.7 Presentación y utilización del informe 147 Capítulo 11. Seguimiento de las recomendaciones 155 11.1 Seguimiento de la auditoría 156 11.2 Oportunidad en la actividad del seguimiento 157 11.3 Modalidades en la instrumentación del seguimiento 157 11.4 Resultados del seguimiento 158 11.5 Claridad de medidas correctivas 159 11.6 implantación final de las recomendaciones 159 11.7 Disposición del personal a la nueva sistematización 160 QUINTA PARTE. AUDITORÍA EN EL SECTOR PÚBLICO Capítulo 12. Auditoría gubernamental 167 12.1 Antecedentes históricos 168 12.2 Campo de aplicación 171 12.3 Concepto 171 12.4 Finalidad 172 12.5 Clasificación de acuerdo con el objetivo 173 12.6 Normas de auditoría 177 12.7 importancia de la auditoría gubernamental 178 Casos prácticos 181 Glosario 211 Bibliografía 215 índice analítico 217 00 Sotomayor.indd 11 25/7/07 15:51:52 00 Sotomayor.indd 12 25/7/07 15:51:52  Acerca del autor Alfonso Amador Sotomayor obtuvo su título de Contador Público y Auditor en la Facultad de Contaduría Pública y Administración de la Universidad Autónoma de Nuevo León (UANL), y el grado de maestría en Administración en la Universidad Regiomontana, ambas del estado de Nuevo León. En su interés por mantenerse actualizado ha tomado cursos en el Instituto de Contadores Públicos de Nuevo León, el Instituto de Ejecutivos de Finanzas, el go- bierno del estado de Nuevo León, la Asociación Nacional de Facultades y Escuelas de Contaduría (ANFECA), el Comité Interinstitucional para la Evaluación de la Edu- cación Superior (CIEES), la Facultad de Contaduría Pública y Administración de la UANL y la Escuela de Ciencias de la Educación. Como profesional en el campo administrativo, se ha desempeñado en el sector privado en los puestos de contador general, auditor interno, contralor corporativo y gerente general; y en el público, en el gobierno del estado de Nuevo León como Direc- tor de Auditoría Paraestatal y Gubernamental en la administración central, así como Director de Contraloría de Finanzas en la paraestatal. En la docencia, fungió como maestro de tiempo completo en la Facultad de Con- taduría Pública y Administración de la UANL durante treinta y un años en las áreas de administración y auditoría a nivel licenciatura, y por trece años en posgrado, obte- niendo también su aceptación como maestro PROMEP. Asimismo, fue coordinador de la carrera de Licenciado en administración durante los años 2002 y 2003. En calidad de maestro invitado colaboró como docente en la división de posgrado de la Escuela de Ciencias de la Educación, perteneciente al gobierno del estado de Nuevo León, durante trece años en el área administrativa. En el año 2003, estando como maestro de planta, obtuvo el reconocimiento de la ANFECA como Académico Certificado en Contaduría Pública. Del año 2000 al 2005 fue Par Invitado en el Comité de Ciencias Sociales y Admi- nistración del CIEES. Asimismo, del 2004 al 2005 fue Evaluador para Certificación Académica por parte de la ANFECA. 00 Sotomayor.indd 13 25/7/07 15:51:53  Xiv ACERCA DEL AUTOR Como parte de su actividad académica ha visitado dieciocho facultades o escuelas de contaduría y administración del país, catorce del estado de Nuevo León, y una en Guatemala. Algunos de los reconocimientos a su labor académica que ha recibido son: Arturo Elizundia Charles, de parte de la ANFECA (18 de junio de 2004 en la XIV Asamblea Nacional de Mazatlán, Sinaloa), y la designación de Profesor Distinguido de la Contadu- ría Pública 2004, de parte del Instituto de Contadores Públicos de Nuevo León, A.C. Como una forma de apoyo a su labor académica, ha escrito diversos libros, tales como: Casos prácticos de administración. Planteamiento para solución de estructura organizacional privada y pública, Auditoría administrativa. Concepto y aplicación, Control interno y la auditoría. Su aportación a las organizaciones, Introducción a la administración de recursos humanos, Casos prácticos de estructura organizacional, Auditoría administrativa. Concepto y proceso básico (teoría), Auditoría administrativa (casos prácticos), Control interno (coautor), Cuaderno de laboratorio de control interno con enfoque administrativo, y, el más reciente, Administración de recursos humanos. Fundamentos y aplicación. En la actualidad participa, desde el año 2005, en la división de posgrado de la Universidad Metropolitana de Monterrey, de la Universidad Interamericana del Norte (Campus Monterrey-Sur) y de la Universidad Alfonso Reyes, en las maestrías de Edu- cación y Administración, así como en materias de actualización. 00 Sotomayor.indd 14 25/7/07 15:51:53  Prólogo He conocido el desarrollo docente, de investigación y profesional del Mtro. Alfonso Amador Sotomayor, así como su desenvolvimiento en las organizaciones de los sec- tores privado y público, lo que me permite recomendar esta aportación literaria de auditoría administrativa enfocada al campo de las ciencias económico-administrativas, cuya intención fundamental es apoyar al estudiante, al profesionista y al interesado en estos temas de educación superior. El mundo contemporáneo, caracterizado por la globalización, reviste múltiples retos, y el académico no es la excepción. La presente obra constituye una valiosa he- rramienta para abordar la materia. Está redactada en un lenguaje accesible, lo que per- mitirá la interrelación de los aspectos teóricos, y el análisis y solución de casos asocia los elementos para que el lector se prepare, afiance e inclusive aporte en el ejercicio profesional. La labor docente lleva implícita la actividad de investigación, y cuando ello se conjunta cristaliza en una obra como ésta, que indudablemente enriquecen su conte- nido. Este tipo de trabajos, en los que se vierten experiencias reales, deben alentarse y apoyarse, ya que plasmar este tipo de aportaciones constituye todo un reto, y con este toque de cotidianidad se obtiene un valioso cúmulo de elementos para enfrentar los casos de la vida real. Estoy convencido de que esta obra es una inestimable aportación para esta dis- ciplina, pues constituye el resultado de un esfuerzo persistente, ordenado, analítico y comprometido con el éxito académico. c.P.c. Horacio Bernal rodríguez Ex Director de la Facultad de Contaduría Pública y Administración de la Universidad Autónoma de Nuevo León, y Ex Presidente del Instituto de Contadores Públicos de Nuevo León, A.C. 00 Sotomayor.indd 15 25/7/07 15:51:53 00 Sotomayor.indd 16 25/7/07 15:51:53  introducción El presente texto constituye una respuesta a las necesidades que plantea el Programa NUMI, no solamente en lo que al programa de estudios se refiere, sino también por la actitud proactiva y visionaria que toma en cuenta la trascendencia de la evaluación admi- nistrativa en las organizaciones, independientemente del sector al que pertenezcan. La época actual se distingue por la velocidad en los cambios tecnológicos, orga- nizacionales, de calidad, excelencia, informáticos y económicos, así como del capital humano. Es por ello que las organizaciones deben de estar preparadas y atentas a lo que acontece o está por presentarse. En esta vorágine, la administración requiere ser eficiente, eficaz y congruente en el desarrollo de sus actividades para afrontar las circunstancias que se presenten, pues es muy factible que en ocasiones se vea obligada a tomar decisiones respecto a situaciones imprevistas que requieren resolverse en el momento. Existen decisiones dolorosas como la compactación de la empresa y la reducción del personal, además de aquellas acciones vitales para la supervivencia, como lo es la campaña de reducción de gastos y el manejo austero de los recursos. Las situaciones anteriores impactan en la forma en la que se desarrollan las activi- dades, pero al margen de ello, el orden, la disciplina y la consistencia deben de prevale- cer de tal forma que se logren alcanzar los objetivos organizacionales. No obstante la disposición de la alta gerencia para afrontar los retos que se presen- tan, y el apoyo que brinde la fuerza de trabajo, es prioritario evaluar aspectos o situa- ciones de carácter administrativo que se estime conveniente reforzar, aclarar o adecuar en su caso; de ahí la importancia de la mejora continua y la revisión de los procesos que implica la actividad evaluatoria en las organizaciones. Ésta representa una técnica de control que se utiliza para mejorar, y no para entorpecer el desarrollo de actividades; es por ello que el auditado debe considerar como una acción constructiva, no destructiva, la revisión de sus actividades y operaciones en general. La importancia en la aplicación de evaluaciones está plenamente reconocida en las organizaciones privadas y públicas, en donde se llevan a cabo (a veces con mayor o menor intensidad) en apoyo a la administración correspondiente. 00 Sotomayor.indd 17 25/7/07 15:51:53  Xviii iNTRODUCCiÓN El hecho de que el campo administrativo se encuentre tan bien identificado, faci- lita su funcionamiento y lo hace a la vez sujeto a evaluación. Esta cuestión, que resulta de gran interés tanto para los estudiantes como para profesionistas de la administra- ción y de auditoría, así como para directivos de empresas y funcionarios públicos, es lo que dio pie a la realización de este texto, donde se aborda el tema de la auditoría ad- ministrativa de una forma sencilla, directa y ordenada, además de definirse de manera clara los conceptos relacionados, todo ello con fines prácticos. Para su presentación, este trabajo académico se agrupa en cinco partes temáticas y una de casos prácticos. En la primera parte se trata lo relativo a la importancia del empleo de la admi- nistración y la auditoría en las organizaciones, el control, el concepto de auditoría administrativa y el proceso de ejecución de la misma. En la segunda, se hace referencia a la planeación de la auditoría, así como al programa de ésta. La tercera parte com- prende la ejecución de la auditoría, lo cual incluye la obtención, registro y validación de información, así como lo referente a la evaluación de las funciones operacionales. En lo correspondiente a la cuarta parte se mencionan las actividades preliminares en la elaboración del informe de auditoría y el seguimiento de las recomendaciones. Y la quinta, se refiere al tema de auditoría gubernamental. Finalmente, se presentan cuatro casos prácticos (de tres empresas privadas y una pública) que tienen como fin relacio- nar la teoría con la práctica. Debido a que este tema es bastante amplio, el presente trabajo académico no pre- tende ahondar exhaustivamente en él, sino tan sólo brindar los lineamientos necesarios para emprender una auditoría de este tipo. 00 Sotomayor.indd 18 25/7/07 15:51:54  PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN Capítulo 1 Administración y auditoría en las organizaciones Capítulo 2 La auditoría y el control Capítulo 3 Auditoría administrativa Capítulo 4 Proceso en la ejecución de la auditoría administrativa 01 Sotomayor.indd 1 25/7/07 15:37:19 01 Sotomayor.indd 2 25/7/07 15:37:19  Capítulo 1 Administración y auditoría en las organizaciones OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Después de dar lectura a este capítulo usted podrá: 1. Identificar la función administrativa en las organizaciones. 2. Explicar la universalidad de la administración. 3. Definir qué es una organización y diferenciar, de acuerdo con sus características, entre una organización privada y una pública. 4. Precisar la contribución de la auditoría. 5. Señalar los objetivos de la auditoría interna y la externa. 6. Comprender el significado de evaluación. 7. Explicar la formación del concepto auditoría administrativa.  01 Sotomayor.indd 3 25/7/07 15:37:20   PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN 1.1 La administración. Conocimiento y práctica Etimológicamente la palabra administración proviene de los vocablos latinos ad (junto de) y ministratio (prestación de servicio), que en conjunto se refieren a la acción de prestar servicio o ayudar. Por lo general, el proceso de coordinar las actividades de los trabajadores y obtener optimización y calidad en el manejo de los recursos mate- riales, humanos, financieros y técnicos se asocia a un beneficio para la organización y el personal. Es así que administrar en forma eficiente las diferentes actividades perso- nales y de grupo se ha convertido en una necesidad. Hoy en día los tratadistas coinciden en señalar cuatro funciones administrativas: planeación, organización, dirección y control (véase tabla 1.1). La observancia del proceso y su entrelazamiento permiten obtener los objetivos de la organización de acuerdo con su ámbito y giro, siempre y cuando haya vigilancia y continuidad. Los temas administrativos son objeto de estudio en innumerables instituciones académicas dentro de cursos, seminarios, diplomados, niveles de posgrado y docto- rado, y en cursos de alta administración de empresa. Aunque hay profesionistas de otras áreas que se desenvuelven eficientemente en el campo administrativo y llegan a especializarse en este sentido, existe una carrera específica para ello: la licenciatura en administración. En el aprendizaje de esta disciplina resulta altamente conveniente asociar el marco teórico con el aspecto práctico para dar al alumno la oportunidad de utilizar sus habili- dades, criterio, disposición y percepción del medio que lo rodea en cualquier actividad, ya sea de tipo personal, empresarial o público. Es pertinente señalar los enfoques administrativos que se han presentado en la historia (el enfoque funcional, la calidad, la excelencia y, más recientemente, los proce- sos); asimismo, existen tendencias que sustentan la prevalencia de la reinvasión. Tabla 1.1 Planeación Organización Dirección Control Funciones administrativas. Metas Estructura Comportamiento Normatividad Objetivos Niveles Liderazgo Vigilancia Estrategias Jerarquías Motivación Medición Políticas Esbeltez Decisiones Evaluación Programas Compactación Sensibilidad Informe 01 Sotomayor.indd 4 25/7/07 15:37:20  CAPÍTULO 1 ADMINISTRACIÓN Y AUDITORÍA EN LAS ORGANIZACIONES  1.2 Universalidad de la administración La administración está presente en las diferentes actividades de la vida por diver- sas que éstas sean, sin ninguna limitación más que las que la misma acción humana le presenta. Por ello es preciso que las diferentes instituciones privadas o públicas, lucra- tivas o no lucrativas, formales o informales integren esta disciplina en conjunto con algunas directrices como la estratégica, competitiva y de calidad. La universalidad de la administración propiamente dicha es una aportación del pueblo griego y concretamente del filósofo Sócrates (470-399 a.C.) y su seguidor Pla- tón (427-347 a.C.), quien expuso el principio de especialización. Pero se podría decir que sus orígenes son inmemoriales. Desde principios del siglo xviii, cuando era prácticamente desconocida, la admi- nistración ha evolucionado hasta llegar a ser un elemento esencial para llevar a cabo actividades con eficiencia (medios), eficacia (fines) y productividad (resultados), diri- gidas al logro de objetivos. La universalidad de la administración está presente en los diferentes tipos de or- ganizaciones, aunque en forma muy simple en las de pequeña dimensión, siendo signi- ficativo el hecho de que precisamente la administración, al igual que la comunicación organizacional, representa en ocasiones la principal deficiencia de las mismas, no sola- mente en lo que concierne a nuestro país sino también a nivel internacional. 1.3 Organización. Concepto y tipos Desde el punto de vista gramatical, organizar significa disponer, establecer o regu- larizar algo, así como ordenar, instruir, crear, fundar, establecer y dirigir. A este concep- to se le pueden dar los enfoques que se muestran en la figura 1.1. A lo largo del texto se hará referencia al primero de los enfoques (organizar una entidad, institución, empresa o compañía), ya que incluye la administración en apoyo a la alta gerencia con el fin de obtener los resultados esperados por sus inversionistas. El segundo enfoque, como se alcanza a apreciar, constituye un elemento de un proceso y, por lo tanto, es motivo de estudio en los temas de administración general. De acuerdo con lo anterior, la organización representa la unidad de trabajo pri- vada o pública debidamente planificada y estructurada, la cual tiene una misión y una visión plenamente identificadas, y que cuenta con características jurídicas, fiscales y administrativas propias, además de actuar dentro un marco social, económico, laboral y político determinado en cierto país o internacionalmente. 01 Sotomayor.indd 5 25/7/07 15:37:20   PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN ORGANIZAR Figura 1.1 Significado de organizar desde dos Entidad, institución, Proceso de organizar enfoques diferentes. empresa o compañía como función administrativa Así como es posible palpar en las organizaciones un espíritu emprendedor, que demuestra su alto sentido de responsabilidad social que las lleva siempre a estar a la vanguardia e innovando su producto o servicio, en la misma forma se detecta el énfasis que ponen en los valores y ética. Al amalgamar estos aspectos se fortalece internamen- te, ya que está consciente de que su patrimonio está en juego, y los embates y presiones del entorno se presentan aleatoriamente. Las organizaciones son sensibles a las cuestiones que de una u otra forma in- fluyen en ellas; así, reconocen la posibilidad de la expansión, la internacionalización, el surgimiento de un nuevo producto, una fusión, la implantación de la cultura de calidad, una recesión económica, la inflación, la automatización y de nuevos inver- sionistas, entre otras situaciones; por ello se preparan administrativamente para en- frentarlas. Entre sus herramientas de apoyo está la práctica de revisiones (ya sean de carácter interno o externo), la cual se considera una labor necesaria y constructiva para la alta gerencia, que en su momento tomará las decisiones pertinentes para cada caso. Las organizaciones representan grupos formales heterogéneos, específicos y en ocasiones complejos, en donde el individuo que ahí labora pasa la mayor parte de su tiempo, por lo que su estancia debe ser agradable, motivante y de retos. Existe una clasificación de organizaciones plenamente aceptada, que las identifica por el sector en privadas y públicas (véase tabla 1.2). Es indudable que en el marco de cada una de las organizaciones que se indican estarán los aspectos normativos propios de su sector, pero, como se aprecia en la tabla 1.2, existe una coincidencia en lo administrativo, lo cual ratifica el concepto ya estudia- do de universalidad de la administración. En las organizaciones privadas se identifican las siguientes actividades empre- sariales: industrial, comercial, de servicio, agrícola, ganadera, pesquera y silvícola. En lo que respecta a su tamaño, se clasifican en: microempresa, pequeña, mediana, en desarrollo, industrializada corporativa y grande. En las organizaciones públicas se encuentran los organismos públicos descentralizados, empresas de participación estatal y fideicomisos contemplados en las leyes de la materia a nivel federal, estatal y municipal. 01 Sotomayor.indd 6 25/7/07 15:37:21  CAPÍTULO 1 ADMINISTRACIÓN Y AUDITORÍA EN LAS ORGANIZACIONES  Tabla 1.2 PRIVADAS PÚBLICAS Clasificación Misión y visión Misión y visión de organizaciones. Unidades jurídicas Unidades jurídicas Personalidad propia Personalidad propia Personas físicas o morales Consejo directivo Objetivo lícito Objetivo lícito Fin lucrativo o no Satisface demanda social Sujeta a legislación Sujeta a legislación Escritura constitutiva Decreto de constitución Sistematización Sistematización Control presupuestal Control presupuestal Estados financieros Estados financieros Auditadas interna y externamente Auditadas interna y externamente Existencia de comisario Existencia de comisario Juntas operativas y de consejo y asamblea Juntas operativas y de consejo 1.4 La auditoría como apoyo de la alta gerencia De manera general, entendemos por auditoría la revisión de la contabilidad de una empresa o negociación, pero técnicamente se conoce como un proceso debidamente sis- tematizado que examina evidencias y hallazgos relacionados con actividades de muy dis- tinto género e informa sobre sus resultados. Etimológicamente, el concepto de auditoría deriva del latín audiere, que significa oír y escuchar, por lo que se desprende que el audi- tor es el especialista que escucha, interpreta, revisa, analiza e informa los resultados. 01 Sotomayor.indd 7 25/7/07 15:37:21   PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN Como una forma de control, las organizaciones contratan el servicio externo de auditoría, mediante el cual firmas profesionales e independientes realizan una evalua- ción dirigida en primera instancia al aspecto financiero y fiscal, y en segundo término a las especialidades que sean requeridas por la alta gerencia. Esta actividad resulta de gran beneficio para la salvaguarda de los intereses de los inversionistas y consejeros, los cuales son informados de los resultados de la actividad. El servicio externo tiene características muy precisas de calidad técnica, respon- sabilidad, discreción y opinión formal. Por su parte, cuando se trata de una auditoría interna estamos hablando de que existe un área dentro de la organización que en la misma forma efectúa actividades de evaluación basadas en una calendarización anual y diversos aspectos de interés particular para la alta gerencia. Las auditorías interna y externa representan un fuerte apoyo para la alta gerencia, que al contar con una u otra tiene la seguridad de que la vigilancia de su actividad fi- nanciera y administrativa se está efectuando a tiempo, con oportunidad y resultados. 1.5 Funciones de auditoría interna y externa La auditoría interna constituye propiamente un mecanismo de control estableci- do en la organización, que cuenta con personal de la propia empresa designado para el desempeño de actividades de tipo interdisciplinario enfocadas al cumplimiento de los aspectos de vigilancia y sistematización. Sus objetivos se enmarcan en la figura 1.2. Este trabajo no debe considerarse como un proceso intimidatorio, ya que ello pro- vocaría predisposición del personal; tampoco es conveniente que se aboque en forma preponderante a actividades de depuración contable, ni que intervenga en despidos de personal o en su defecto se acomode a cualquier otra función, ya que ello demeritaría sus objetivos primarios. Metas y objetivos Actuación preventiva de la organización Apego a normatividad Confiabilidad de la información OBJETIVOS DE LA Salvaguarda del patrimonio Seguimiento a evaluaciones AUDITORÍA Figura 1.2 INTERNA Objetivos de la Promover calidad, Apoyo a auditoría externa auditoría interna. eficiencia y eficacia Promover controles prácticos Calificación del personal 01 Sotomayor.indd 8 25/7/07 15:37:29  CAPÍTULO 1 ADMINISTRACIÓN Y AUDITORÍA EN LAS ORGANIZACIONES  Examen de estados financieros Opinión profesional Independencia mental y económica OBJETIVOS Revisión periódica DE LA AUDITORÍA EXTERNA Figura 1.3 Respeto a normatividad técnica Resultados Objetivos de la auditoría externa. Presentación de recomendaciones Seguimiento La auditoría externa representa un trabajo profesional independiente que va en- focado básicamente a la evaluación, pero también a la consultoría en varias especia- lidades; es realizado por personal ajeno a la organización, el cual presta sus servicios mediante un contrato o carta compromiso que define la actividad que habrá de desa- rrollarse, tiempos, honorarios, así como tipo y calidad del personal que intervendrá y la fecha de terminación. Este tipo de auditoría contempla examinar la veracidad y razonabilidad de los estados financieros de la organización (los cuales son preparados por ella a una fecha o ejercicio social determinado), para luego presentar su opinión profesional en un do- cumento oficial denominado en el ámbito de la contaduría pública como dictamen; éste se emplea para lo concerniente al aspecto financiero, pero igualmente se emite una opinión profesional para los casos fiscales y de seguridad social. Los objetivos de la auditoría externa se presentan en la figura 1.3. Los resultados de este servicio profesional interesan a los inversionistas de la orga- nización, comisarios, consejo de administración, director, así como a los trabajadores, instituciones crediticias e indudablemente a las entidades gubernamentales. 1.6 Evaluación En las organizaciones se establecen medidas normativas de control, tales como requisitos, procedimientos, políticas, reglamentos y condiciones, las cuales permiten guiar y orientar la realización de las actividades dentro de un marco de armonía, orden y disciplina. Sin embargo, es pertinente validar la operación por medio de una evalua- ción, misma que en un sentido amplio significa valorar lo realizado. La evaluación representa el corroborar en forma específica y periódica la forma en que se efectúan las actividades de la organización, y emitir un informe de resultados 01 Sotomayor.indd 9 25/7/07 15:37:36  10 PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN Positiva Constructiva Figura 1.4 Características CARACTERÍSTICAS de la evaluación. Sana DE LA Resultados EVALUACIÓN Solicitada Programada del desempeño observado, en el que se manifiesta ya sea aprobación, la sugerencia de una adecuación o cierta observación. En realidad la evaluación tiene un fin propositivo, cuyas características se indican en la figura 1.4. En toda evaluación intervienen tres personajes: el que evalúa (auditor) y el que es evaluado (auditado), además del directivo, que es quien solicita los resultados de esta actividad. Por lo tanto, todos los integrantes de la organización están involucrados en la evaluación y se mostrarán interesados y dispuestos a colaborar en esta tarea. 1.7 El porqué de la auditoría administrativa Así como es sano practicar auditoría a las operaciones de una organización, tam- bién resulta beneficioso que con un fin preventivo se aplique en aquellas que están por realizarse. El sentido positivo de esta disciplina, enfocado a la administración, ya sea general o en alguna de sus acentuaciones, da lugar a lo que llamamos auditoría administrati- va, la cual representa una faceta muy particular de la auditoría en el campo de la admi- nistración, cuyo proceso, funciones, teorías y aplicaciones norman en cierta medida la directriz a observar dentro de la organización. El surgimiento de la auditoría administrativa se dio en respuesta a una necesidad no satisfecha en el campo de la auditoría, ya que con ella se logró incursionar en revi- siones de áreas que requerían atención y que no necesariamente eran de tipo financie- ro. Su utilización es ampliamente apreciada tanto en el sector privado como público, pues ha demostrado su eficiencia como herramienta de control. RESUMEN 1. La observancia de la administración y su proceso es necesaria en todas las actividades de la vida para lograr eficiencia, eficacia, productividad y calidad. 01 Sotomayor.indd 10 25/7/07 15:37:43  CAPÍTULO 1 ADMINISTRACIÓN Y AUDITORÍA EN LAS ORGANIZACIONES 11 2. La universalidad de la administración representa una aportación de Sócrates, filósofo griego que expuso la presencia de esta característica en todas las actividades realizadas, ya sea en forma individual o institucional. 3. La organización representa la unidad de trabajo privada o pública debidamente es- tructurada, la cual tiene una misión claramente definida que actúa en el ámbito do- méstico o internacional. 4. La auditoría como disciplina técnica representa un proceso sistematizado que exami- na, revisa, analiza e informa respecto a la operatividad de una organización. 5. La auditoría interna representa un órgano de control que es aprobado en la organiza- ción para examinar y vigilar el apego a los lineamientos trazados, así como para partici- par en la mejora de los controles establecidos o por establecer y, en un momento dado, en la realización de actividades que de manera específica le solicite la alta gerencia. La auditoría externa consiste en la intervención de personal independiente que trabaja con base en un contrato de servicios profesionales en la evaluación de las ope- raciones de la empresa, para finalmente informar sus resultados en forma escrita en el periodo convenido. 6. La evaluación representa un concepto general que significa valorar lo realizado y que se caracteriza por ser positiva, sana, constructiva, con resultados, solicitada o progra- mada. 7. La auditoría administrativa representa un término compuesto en donde se hace re- ferencia a la revisión de la administración general o en su defecto de alguna de sus acentuaciones. Su surgimiento como especialidad se dio en respuesta a la necesidad detectada en las mismas organizaciones. REFLEXIONES DEL CAPÍTULO 1. Explique la importancia que tiene para usted la administración y su proceso inherente. 2. El concepto de universalidad de la administración sustenta que esta disciplina se encuentra inmersa en toda actividad de la vida. Mencione algunas de sus actividades cotidianas y por qué es necesario aplicar la administración en ellas. 3. La organización tiene dos enfoques específicos, como institución y como proceso. Describa el primero de ellos y clasifique sus tipos. 4. La auditoría representa un proceso de evaluación. Explique por qué. 5. Mencione los objetivos de la auditoría interna y externa e indique en qué se diferen- cian. 01 Sotomayor.indd 11 25/7/07 15:37:43  12 PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN 6. La evaluación representa una acción propositiva de la alta gerencia de una organiza- ción. Escriba sus características y mencione cuál de ellas considera usted que es la más representativa y por qué. 7. La auditoría administrativa es un término compuesto. Indique la relación de sus dos componentes (auditoría y administración). 01 Sotomayor.indd 12 25/7/07 15:37:43  Capítulo 2 La auditoría y el control OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Después de dar lectura a este capítulo usted podrá: 1. Explicar la importancia de la auditoría en las organizaciones. 2. Identificar la ubicación del área de auditoría en la estructura orgánica. 3. Distinguir el marco de aplicación de los diferentes tipos de auditorías. 4. Señalar y explicar la presencia de auditorías específicas. 5. Precisar el papel del administrador como auditor o auditado. 6. Explicar las expectativas administrativas ante una auditoría. 7. Conocer el concepto de control, su proceso y tipos. 13 02 Sotomayor.indd 13 25/7/07 15:38:29  14 PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN 2.1 La auditoría y su necesidad en las organizaciones Hoy en día es primordial que las organizaciones cuenten con la actividad de auditoría (interna o externa) para conocer la veracidad tanto de la información financiera que han generado como de las actividades relacionadas con el área administrativa (véase figura 2.1). En el caso de una auditoría financiera se revisarán estados financieros tales como: situación financiera, resultados, cambios en el capital contable y cambios en la situa- ción financiera. En lo que respecta a la auditoría administrativa, se consideran aspectos muy variados que toman en cuenta la eficiencia y eficacia de las operaciones. Existen también corrientes de pensamiento que circunscriben el campo de las auditorías a la de estados financieros y a la de cumplimiento, que ciertamente aluden al marco presentado en la figura 2.1. 2.2 El área de auditoría en las organizaciones Desde el inicio de la administración general (principios del siglo xx) el tratadista Henry Fayol señaló la necesidad de identificar en toda organización las siguientes fun- ciones básicas: técnicas, comercialización, seguridad financiera, contable y administrati- va, a lo cual actualmente agregaríamos la evaluación interna y externa de actividades. La actividad de auditoría interna nació por la necesidad de la organización de constatar el apego a los lineamientos establecidos, verificar la confiabilidad de la infor- mación y detectar o prevenir fraudes. En el transcurso del tiempo se le ha ubicado en el área administrativa en diferentes jerarquías. Inicialmente, dependía de la función contable por requerir de la verifica- ción y seguimiento de las operaciones financieras. Posteriormente, al consolidarse la labor de contraloría en las organizaciones como una corriente americana que aparece en nuestro país en la década de los sesenta y que persiste hasta la fecha, la auditoría dependió de ella. Y en época contemporánea se elige entre hacerla depender de la dirección o de la gerencia general. Cada organización decide qué jerarquía le da al área de auditoría, pero eso no afecta la tarea evaluativa. Sus diferentes jerarquías se ilustran en la figura 2.2. Financiera Administrativa VERACIDAD Figura 2.1 DE Veracidad de INFORMACIÓN información y actividades. Estados financieros Eficiencia, eficacia 02 Sotomayor.indd 14 25/7/07 15:38:30  CAPÍTULO 2 LA AUDITORÍA Y EL CONTROL 15 JERARQUÍA DEL ÁREA DE AUDITORÍA Figura 2.2 Jerarquía del área Contabilidad Contraloría Dirección o gerencia de auditoría. En ocasiones, por planteamientos específicos de la organización, el área de audi- toría interna es colocada junto con otras funciones (como la fiscal, sistemas y procedi- mientos, y servicios administrativos), de acuerdo con una justificación organizacional. La auditoría externa representa la prestación de un servicio independiente, el cual es solicitado y contratado por la administración de la empresa, quien presumiblemente lo selecciona entre varias firmas profesionales, en atención a su solvencia en el medio, integridad, capacidad técnica, referencias, catálogo de servicios y clientela. La firma de auditoría externa realiza su actividad, recibe sus honorarios y presenta su informe al Consejo de Administración, por ello es que dentro de la organización es presentado en forma de staff entre el Consejo de Administración y la Asamblea General de Accionistas o Consejo Directivo. 2.3 Distinción de tipos de auditoría Ahora que se ha consolidado la presencia de la auditoría en las organizaciones, la financiera ocupa un lugar prominente por ser la pionera en el campo evaluatorio, pero es innegable que en el transcurso de los años se ha incrementado la realización de auditorías especializadas. Por otra parte, es de esperar que exista igual número de auditorías entre las orga- nizaciones que tienen actividades paralelas, pero en el campo técnico no sucede así. Lo que sí se tiene identificado de manera similar es la clasificación de éstas, que atiende a disposiciones institucionales o legales (véase figura 2.3). Las auditorías internas y externas representan la primera clasificación natural, ya que obedecen a quien las realiza, y comprenden las especialidades que se enumeran posteriormente. Las auditorías ambientales, de calidad y social han sido requeridas con mayor exigencia en los últimos años y las organizaciones están conscientes de su contribución preventiva o, en su caso, correctiva; por su parte, la financiera representa el primer tipo de evaluación formal y su repercusión e influencia con las demás es trascendente. 02 Sotomayor.indd 15 25/7/07 15:38:31  16 PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN En la tabla 2.1 se presenta en forma sintetizada el objetivo de cada tipo de au- ditoría. Tabla 2.1 Auditoría Objetivo y normatividad Objetivos de diferentes tipos de auditoria. Examen y revisión de estados financieros, con base en los lineamientos del Instituto Financiera Mexicano de Contadores Públicos. Verificación del cumplimiento de obligaciones tributarias, de acuerdo con la normatividad de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, así como de Fiscal las tesorerías estatales y municipales, del Instituto Mexicano del Seguro Social, del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores. Revisar el desarrollo y eficiencia en la realización de operaciones y procesos, con Operacional base en los lineamientos del Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Evaluar la administración general; su proceso, cumplimiento y promoción. Su Administrativa normatividad general está delimitada por el conocimiento de esta disciplina. Revisa y evalúa actividades de tipo funcional, así como el hardware y el software, de Informática acuerdo con lineamientos de la Asociación Mexicana de Auditores en Informática. Evalúa la eficacia y eficiencia, así como la toma de decisiones, su repercusión y Integral resultados. Evalúa y examina los procesos e impactos industriales en el medio ambiente y Ambiental recursos materiales, con base en los lineamientos de normatividad oficiales de la autoridad federal y estatal en la materia. Evalúa tanto la calidad del producto o servicio como la del proceso, de acuerdo con la Calidad normatividad establecida por esta disciplina. Evalúa en forma fiel la actitud y comportamiento social del negocio, con base en las Social normas de ética y sociales. Examina operaciones de diferente naturaleza en entidades y dependencias del sector Gubernamental público, con base en preceptos de índole constitucional. Enseguida se mencionarán en forma general lo relativo a cada tipo de auditoría. 02 Sotomayor.indd 16 25/7/07 15:38:31  CAPÍTULO 2 LA AUDITORÍA Y EL CONTROL 17 Interna Informática Externa Integral Financiera TIPOS Ambiental DE Fiscal AUDITORÍA Calidad Operacional Social Figura 2.3 Administrativa Gubernamental Diferentes tipos de auditoría. Auditoría financiera Este tipo de auditoría está plenamente identificada con las organizaciones, ya que fue la pionera en el campo evaluatorio. Sus resultados y opinión se presentan en un docu- mento formal denominado dictamen, en donde se hace referencia a la situación financiera, estado de resultados, variaciones en el capital contable y los cambios en la situación finan- ciera, lo cual resulta de especial importancia para los inversionistas y medio externo. Como se mencionó anteriormente, el dictamen es la opinión del auditor finan- ciero externo. Existen tres modalidades de éste, las cuales se aplican conforme las cir- cunstancias que se presentan en el proceso de valuación; deben expresarse al concluir el informe. En la tabla 2.2 se presenta una descripción de las mismas. En ocasiones las empresas también presentan notas a los estados financieros, me- diante las cuales generalmente amplían o aclaran su información, así los lectores encuen- tran mayor claridad en el contenido del dictamen y los estados financieros auditados. Tabla 2.2 Dictamen Modalidad Modalidades del dictamen. Limpio Sin observaciones. Con salvedades Existencia de desviaciones a principios contables. Negativo Estados financieros que no muestran apego a principios contables. Abstención de opinión Limitaciones al examen practicado. 02 Sotomayor.indd 17 25/7/07 15:38:33  18 PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN Desde el año 1955 se integró en México la Comisión de Procedimientos de Au- ditoría, cuya labor ha resultado fructífera en la profesión y que además es la expresión aceptada en el ejercicio de la actividad. Dicha comisión cuenta con normas, técnicas y procedimientos que denotan una alta profesionalización y la observancia de los Prin- cipios de Contabilidad Generalmente Aceptados, que establecen las guías formales del registro y presentación de rubros. Auditoría fiscal En todo el mundo, el aspecto tributario merece la atención de organizaciones y gobierno, ya que ambos se benefician de él. De ahí el interés de cumplir con apego a las disposiciones de la materia y en forma solvente y oportuna. Este tipo de auditoría es practicada por las organizaciones como una ampliación de la auditoría financiera. Es aplicada como una medida administrativa (con sus reper- cusiones fiscales) por parte de firmas privadas de contadores públicos o por auditores fiscales (cuando es efectuada por la autoridad). En una iniciativa poco usual, algunas organizaciones solicitan ante diferentes au- toridades que se les practique una auditoría de este tipo a fin de regularizarse; esto incluye a las relacionadas con seguridad social y vivienda. En nuestro país la auditoría fiscal está reglamentada en disposiciones fiscales tales como el Código Fiscal y Reglamento y las leyes particulares de organismos públicos, o en su defecto de las entidades federativas. Las organizaciones establecen mecanismos de control para asegurar la correcta aplicación, determinación, cálculo y presentación de las manifestaciones fiscales, ade- más de contar con profesional capacitado para esta actividad. Auditoría operacional Aparece en nuestro país como una respuesta a las inquietudes organizacionales en los ámbitos privado y público. Fue en 1971 cuando el Instituto Mexicano de Con- tadores Públicos estableció una comisión que elaboró los aspectos normativos para la revisión en este campo evaluatorio; los temas fueron los siguientes: Esquema básico de la auditoría operacional. Metodología de la auditoría operacional. Auditoría operacional de compras. Auditoría operacional de ventas. Auditoría operacional de cobranzas. Auditoría operacional de la administración de recursos humanos. Auditoría operacional del centro de proceso electrónico de datos. 02 Sotomayor.indd 18 25/7/07 15:38:33  CAPÍTULO 2 LA AUDITORÍA Y EL CONTROL 19 Auditoría operacional de otorgamiento de crédito. Auditoría operacional de administración de inventarios. Auditoría operacional de los sistemas administrativos de información. Para desarrollar este tipo de auditoría resulta pertinente identificar las metas, mi- sión, visión y filosofía de la organización. Auditoría administrativa La auditoría administrativa, que es el tema principal de este texto, representa en forma general un examen de la administración y su proceso. En ocasiones este tipo de auditoría suscita divergencias entre los profesionistas que la practican y los que se en- cuentran involucrados con la auditoría operacional, situación que muchas veces surge por el celo profesional entre el contador público y el licenciado o maestro en adminis- tración, que reclaman ésta como su área natural. Pero dicha situación debe subsanarse; lo justo es que preste el servicio quien esté mejor preparado, independientemente de si es contador o administrador. Cabe señalar que desde 1977 la Asociación Nacional de Colegios de Licenciados en Administración, alienta la práctica de la auditoría por parte de sus profesionistas en los diferentes sectores de la sociedad. Auditoría informática La auditoría de este campo es de vital importancia en las empresas, pues informa sobre la organización, funcionalidad e idoneidad del proceso de sistematización de operaciones con que se cuenta. Asimismo, analiza sus medidas de seguridad, el tipo de hardware y software que utilizan, y la calidad del personal que participa, todo lo cual repercute en la calidad de la información. Este tipo de auditoría apareció a nivel mundial en 1965, mientras que en nuestro país se comenzó a implementar en la década de los años setenta, cuando las insti- tuciones financieras y el Instituto de Contadores Públicos de México apoyaron su desarrollo. Posteriormente, en 1977 se formó la Asociación Mexicana de Auditores en Informática (AMAI), promovida por profesionistas de esta disciplina, quienes fueron los precursores de las tendencias americanas. El campo de aplicación de la auditoría informática comprende aspectos de orga- nización, operación, prevención y seguridad tales como: Organización del área. Selección de equipo. Planeación y desarrollo de sistemas. Utilización efectiva del equipo. 02 Sotomayor.indd 19 25/7/07 15:38:33  20 PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN Estudio y evaluación del control interno. Diagnóstico general. Documentación del sistema. Manuales operativos. Auditoría integral Este tipo de auditoría también se conoce en el ámbito mundial como compren- siva y evalúa la eficiencia y eficacia de las decisiones que la organización ha tomado. En la década de los años ochenta existió una corriente que en sus inicios impulsó su aplicación en los gobiernos, entre ellos Canadá, Estados Unidos, Alemania y México, quien hizo algunos intentos en este sentido en la industria del papel; otro de los países latinoamericanos que abordó el tema y lo difundió fue Colombia. La auditoría integral está basada en un enfoque interdisciplinario, que comprende aspectos legales, financieros, administrativos, operacionales, informáticos, entre otros, lo cual goza de aceptación en las organizaciones. Existe una asociación profesional en nuestro medio que difunde su metodología, aplicación y orientación general. El desarrollo de esta auditoría en nuestro país ha sido paulatino, pero es indudable que su contribución positiva al mundo de los negocios y al sector público. Auditoría ambiental La auditoría ambiental ha acrecentado su importancia en el mundo actual: por medio de ella se realizan exámenes técnicos en relación al impacto industrial y de desechos sobre el medio ambiente y los recursos naturales, situación que se agrava día tras día y requiere la implementación de medidas preventivas. La contaminación del agua, la tierra y el aire resulta perjudicial para todos, de ahí la relevancia de las normas establecidas por el gobierno y las aportaciones de los grupos ecologistas. Auditoría de calidad La evaluación de la calidad consiste en un examen minucioso del producto o ser- vicio que ofrece la organización (privada o pública), así como de los procesos que la integran. Dicha evaluación requiriere certificación de los resultados. Las políticas de calidad que se tengan establecidas son un punto clave. Algunos ejemplos de ellas son: Personal con disposición y comprometido. Personal capacitado en forma continua. Claridad en los procesos de trabajo. 02 Sotomayor.indd 20 25/7/07 15:38:34  CAPÍTULO 2 LA AUDITORÍA Y EL CONTROL 21 Excelencia en la operación general. Documentación de los procesos. Disposición a la mejora continua. Actualización creativa. El concepto de calidad engloba dos enfoques, uno referente a la calidad en sí y otro al control. Éste se realiza por dos conductos: el interno (presidente o jefe de uni- dad) y el externo (comprador, vendedor y verificación de normas). En la calidad es imprescindible que los factores administrativos, técnicos y huma- nos se mantengan controlados de manera que respeten la normatividad establecida y el aseguramiento de la misma. Auditoría social El peso de este tema evaluatorio es grande, porque considera la forma en que afectan las acciones de una empresa a la comunidad. La auditoría social representa un examen del comportamiento social del negocio, lo cual incluye las acciones empren- didas y la manera en que han repercutido en la sociedad de su localidad, de su país e internacionalmente. Algunos de los aspectos que se consideran son: salud, vivienda, obras viales, escolares, seguridad y programas de tipo social en las comunidades. Un aspecto positivo de esta auditoría es que apoya a la alta administración al aportar los resultados obtenidos en los programas que han apoyado, lo cual les permite conocer la situación prevaleciente para, en caso necesario, rediseñar y mejorar la operatividad. Auditoría gubernamental El sector público ha mejorado sus controles en las diferentes partes que lo com- ponen a efecto de asegurar la optimización de sus recursos; ha puesto énfasis en la honestidad, claridad y transparencia de su manejo, lo cual ha redundado en beneficio del mismo gobierno y consecuentemente de la sociedad. La auditoría gubernamental representa una evaluación del sector que comprende la fiscalización de ingresos, gastos, inversiones, programas, organización y sistemas, principalmente. Recibe su nombre por el sujeto pasivo que recibe la auditoría y no por el que la realiza, ya que este último puede ser un auditor del gobierno o una firma externa contratada con este fin. Con el empleo de este instrumento se busca evitar la corrupción y la actuación no ética del funcionario o empleado público y propiciar una actitud de servicio y plena responsabilidad en el quehacer gubernamental. La auditoría gubernamental opera en los niveles federal, estatal y municipal, y tiene como marco legal de referencia la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (o en su caso estatal o municipal), así como reglamentos y leyes específicas. 02 Sotomayor.indd 21 25/7/07 15:38:34  22 PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN Tabla 2.3 Objetivos de la auditoría gubernamental Campo de aplicación de la auditoría Financiera Estados financieros gubernamental. Administración general Proceso administrativo Administrativa y operacional Sistemas Operaciones y control Marco jurídico Legalidad Leyes específicas Programas Específica Adquisiciones y obra pública Servicios personales En este campo se audita tanto la administración central como la paraestatal y des- de 1983 se cuenta a nivel federal con una secretaría responsable del control. La auditoría gubernamental, de conformidad con su objetivo, se clasifica en cuatro áreas: financiera, administrativa y operacional, legalidad y específica. En la tabla 2.3 se menciona el campo que comprende cada una de ellas. Históricamente, en México ha existido la Contaduría Mayor de Hacienda como un órgano fiscalizador de la Cámara de Diputados, y los estados de la República han adoptado la misma estructura. Este tipo de auditoría representa un instrumento de control importante, pero no es una solución pragmática, es decir, requiere de un alto sentido de responsabilidad y colaboración de los sectores de la administración pública, para que en cada caso los auditados se muestren con disposición y otorguen las facilidades necesarias a los auditores correspondientes, ya que en un sentido constructivo el procedimiento es preventivo, correctivo y de fiscalización, en su caso. En ocasiones se llegan a presentar reclamos sociales en los que se exige una au- ditoría. En estos casos se debe tener sensibilidad, ya que la respuesta a la auditoría representa una respuesta a la sociedad. Los casos que desarrolla la auditoría gubernamental no tienen respuestas precon- cebidas, ya que cada caso es diferente. De manera que el auditor no se debe dejar llevar por ningún prejuicio ni por el apasionamiento de un tema, sino que debe guardar la serenidad y la ecuanimidad. 02 Sotomayor.indd 22 25/7/07 15:38:34  CAPÍTULO 2 LA AUDITORÍA Y EL CONTROL 23 2.4 Identificación de auditorías específicas En lo que a organizaciones se refiere, se encuentran identificados plenamente los tipos de auditoría; sin embargo, en ocasiones los directivos proponen casos específicos de evaluaciones, a las cuales les otorgan una denominación precisa; esto también suce- de en los organismos empresariales. En la tabla 2.4 se ilustran las más usuales. Tabla 2.4 Auditorías específicas Auditorías específicas. Recursos humanos Etapas de su administración Deportiva Membresía y financiamiento Adquisiciones Abastecimiento de insumos Documentación laboral Aspecto jurídico laboral Espacios Distribución de oficinas Legal Marco normativo Nominal Proceso de nómina Vehículos Parque vehicular Académica Maestros, programas y avances Obra Construcciones en proceso o terminadas Activo fijo Inmuebles, muebles e instalaciones Contratos Documentación legal autorizada Analítica Procedimientos Inventarios Existencia física de bienes Ingresos y egresos Administración del efectivo Legal corporativa Certificados de participación 02 Sotomayor.indd 23 25/7/07 15:38:35  24 PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN Los casos específicos que se indican tienen su razón de ser, ya que su denomi- nación obedece a la naturaleza propia de su actividad, pero de cualquier forma están integrados en los tipos principales que ya se explicaron. 2.5 El papel del administrador como auditor o auditado La práctica de una auditoría, ya sea por medio de auditores internos o externos, suele ocasionar inquietud en los directivos cuando no se sienten plenamente seguros de la efectividad de lo que administran. Sea éste el caso o no, una actitud de disposición siempre es sana para el proceso. El alto directivo de la organización debe estar consciente de que la práctica de la auditoría es una actividad positiva que le permitirá corroborar lo realizado en su gestión, y que representa una opinión profesional (dependiente o independiente) libre de condicionamientos, que expresa en forma proactiva señalamientos sobre los errores detectados y la forma de enmendarlos. Para atender a los auditores es conveniente que se designe a un empleado que sirva de enlace para agilizar la actividad. Cuando la auditoría es interna, la persona idónea es el titular del área auditada o el empleado que él designe, y cuando es externa gene- ralmente es el auditor interno o en su defecto un empleado del área administrativa, aunque tal vez el tema requiera de alguien del área técnica. La actitud del administrador que es auditado debe ser mesurada, receptiva y de colaboración; no debe subestimar la práctica de la auditoría, ya que de ella obtendrá información significativa para decidir acciones preventivas o correctivas. En caso de observar alguna discrepancia de fondo en el resultado, tiene la opción de revertir el comentario que se le presente. La actividad de auditoría representa una medida administrativa sana y de alta relevancia para la organización en general o el segmento de ella que es evaluada; sin embargo, la disposición del personal debe ser plena para augurar un éxito. En el papel de auditor, el administrador debe enfocar su acción a la solicitud de información, análisis de la misma, examen, revisión de operaciones y la aportación de su opinión profesional sobre el tema tratado. Por su preparación en el medio económico administrativo, el licenciado en ad- ministración está preparado para practicar auditorías en la especialidad que domina, pero también debe estar consciente de que hay otras profesiones igualmente aptas que representan una competencia natural y profesional. Como ya hemos mencionado, debe existir respeto entre las profesiones que audi- tan y dar el crédito a la preparación y desenvolvimiento personal. Por ejemplo, en el caso de la auditoría financiera y fiscal es innegable la participación predominante del contador público, aunque también participa en las de otro tipo. 02 Sotomayor.indd 24 25/7/07 15:38:35  CAPÍTULO 2 LA AUDITORÍA Y EL CONTROL 25 2.6 Expectativas de la administración en una auditoría Por lo general, la práctica de las auditorías es aceptada por las organizaciones (independientemente de si pertenecen al sector privado o público) en un sentido cons- tructivo, ya que en éstas se cuida de no asumir actitudes que infundan temor, o de realizar una vigilancia excesiva, ni mucho menos extralimitarse en sus func