Aula 03 - UFERSA (Assistente em Administração) PDF

Aula 03 UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público + Noções de Gestão de Processos e Projetos -...

Aula 03 UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público + Noções de Gestão de Processos e Projetos - 2024 (Pós-Edital) Autor: Stefan Fantini 16 de Maio de 2024 08610162460 - Wagner Felipe de Souza  Stefan Fantini Aula 03 Índice 1) Organização. Estrutura Organizacional..............................................................................................................................................................................................3 2) Questões Organização. Estrutura Organizacional.............................................................................................................................................................................................. 110 UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +2Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza  Stefan Fantini Aula 03 Olá, amigos do Estratégia Concursos, tudo bem? Preparados para mais uma aula? Então vamos em frente! ☺ Um grande abraço, Stefan Fantini Para tirar dúvidas e ter acesso a dicas e conteúdos gratuitos, siga meu Instagram, se inscreva no meu Canal no YouTube e participe do meu canal no TELEGRAM: @prof.stefan.fantini https://www.instagram.com/prof.stefan.fantini Stefan Fantini https://www.youtube.com/channel/UCptbQWFe4xIyYBcMG-PNNrQ UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +3Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 3  Stefan Fantini Aula 03 t.me/admconcursos Os canais foram feitos especialmente para você! Então, será um enorme prazer contar com a sua presença nos nossos canais! ☺ UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +4Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 4  Stefan Fantini Aula 03 Sumário Função Organização................................................................................................................... 7 1 - Componentes da Função Organização........................................................................................ 8 2 - Abrangência da Função Organização......................................................................................... 8 Estrutura Organizacional........................................................................................................... 10 1 - Elementos da Estrutura Organizacional...................................................................................... 12 1.1 - Especialização do Trabalho................................................................................................ 14 1.2 - Departamentalização.......................................................................................................... 16 Departamentalização Funcional.............................................................................................................................................. 16 Departamentalização por Produto (ou por Serviços).............................................................................................................. 21 Departamentalização por Cliente (Departamentalização por Clientela)................................................................................ 26 Departamentalização por Processo (Departamentalização por Fase do Processo)................................................................ 28 Departamentalização por Projetos.......................................................................................................................................... 31 Departamentalização Territorial (Departamentalização Geográfica).................................................................................... 35 Departamentalização Híbrida (Departamentalização Mista)................................................................................................. 37 Departamentalização por Matriz (Departamentalização Matricial ou “em Grade”).............................................................. 38 1.3 – Cadeia de Comando.......................................................................................................... 43 1.4 – Amplitude de Controle........................................................................................................ 45 1.5 – Centralização e Descentralização...................................................................................... 48 Descentralização x Delegação x Desconcentração................................................................................................................. 51 1.6 – Formalização...................................................................................................................... 56 2 - Tipos de Estrutura Organizacional............................................................................................. 57 2.1 – Estrutura Organizacional x Departamentalização............................................................. 57 UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +5Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 5  Stefan Fantini Aula 03 Organograma......................................................................................................................................................................... 57 2.2 – Organização Formal x Organização Informal................................................................... 58 2.3 – Diferenciação e Integração................................................................................................ 59 2.4 – Organização Mecanicista x Organização Orgânica......................................................... 60 2.5 – Tipos de Estrutura Organizacional (Desenho Estrutural) – Estruturas Tradicionais e Contemporâneas.......................................................................................................................... 63 Organização Simples (Estrutura Simples)................................................................................................................................ 63 Organização Linear (Estrutura Linear)..................................................................................................................................... 64 Organização Funcional (Estrutura Funcional)........................................................................................................................... 66 Organização Linha-staff (Estrutura Linha-staff)....................................................................................................................... 68 Organização Divisional (Estrutura Divisional).......................................................................................................................... 71 Organização Matricial (Estrutura Matricial ou “em grade”).................................................................................................... 74 Organização Adhocrática (Estrutura temporária)................................................................................................................... 76 Organização Burocrática (Estrutura Burocrática)..................................................................................................................... 78 Organização em Rede (Estrutura em Rede)............................................................................................................................ 89 Organização Virtual (Estrutura Virtual)................................................................................................................................... 91 Organização sem Fronteiras (Estrutura sem Fronteiras)........................................................................................................... 93 Organização de Equipe (Estrutura de Equipe)........................................................................................................................ 93 2.6 – Estruturas Organizacionais de Mintzberg........................................................................... 93 Considerações Finais................................................................................................................101 Resumo Estratégico..................................................................................................................102 UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +6Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 6  Stefan Fantini Aula 03 FUNÇÃO ORGANIZAÇÃO Nessa aula estudaremos sobre uma das quatro funções administrativas que compõe o processo administrativo: a função organização. Antes de tudo, é importante que você se recorde que, no âmbito da administração, a palavra “organização” é vista, principalmente, sob 02 ângulos diferentes (em outras palavras, possui 02 significados diferentes): 1- Organização, enquanto Entidade Estruturada: Conjunto de pessoas e recursos, que trabalham juntos para alcançarem objetivos comuns. 2- Organização, enquanto Função Administrativa: É uma das funções administrativas que integram o processo organizacional (processo administrativo). É sobre ela que iremos estudar na aula de hoje. Vejamos algumas das ações que são desenvolvidas nessa função: Dividir o trabalho e atribuir as responsabilidades para a realização do trabalho. Estabelecer os meios e os recursos necessários para se alcançar o objetivo Organização proposto pelo planejamento. Está relacionada à alocação de recursos para as equipes e departamentos e à atribuição (distribuição) de tarefas. Vale lembrar que a palavra organização também tem um terceiro significado, qual seja: 3- Organização, no sentido de Ordem: Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Trata-se da ordem material e humana. Por exemplo: você arruma seu guarda-roupas para deixá-lo em ordem, isto é, para que ele fique organizado. Ao longo dessa aula, buscarei, sempre que possível, utilizar o termo “empresa” ou “companhia” para me referir à “organização enquanto entidade estruturada”, no intuito de não causar confusões entre os termos. Contudo, é necessário que você (especialmente na hora da prova) sempre observe atentamente o contexto que a palavra “organização” está inserida, para compreender corretamente o seu sentido. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +7Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 7  Stefan Fantini Aula 03 1 - Componentes da Função Organização De acordo com Chiavenato1, a função organização envolve quatro componentes básicos: Tarefas: As tarefas são o resultado da divisão do trabalho dentro da empresa. O trabalho realizado dentro da companhia é fragmentado em atividades e funções. Essas funções, por sua vez, são subdivididas em tarefas. Todo esse processo gera especialização para as áreas, funções e pessoas. Pessoas: Cada uma das pessoas da empresa é designada para ocupar um cargo dentro da organização formal. Este cargo representa uma parte específica do trabalho “global”. As pessoas são escolhidas de acordo com suas aptidões, habilidades, etc. Órgãos: As tarefas e as pessoas da organização são agrupadas em órgãos (departamentos, áreas, divisões, unidades, etc.). Esses órgãos podem ser organizados em níveis hierárquicos ou em áreas de atividades. Relações: Tratam-se dos relacionamentos dentro da empresa. De início, o foco eram apenas as relações “internas” da empresa; posteriormente, a preocupação também se estendeu para os aspectos externos (de “fora” da empresa). Nesse sentido, envolvem as relações entre: os órgãos da empresa; as pessoas e os seus trabalhos; a empresa e seus clientes; e a empresa e seus fornecedores. 2 - Abrangência da Função Organização A função organização está presente nos três níveis organizacionais (Institucional, Departamental e Operacional). Nesse sentido, Chiavenato2 explica que a função organização se desdobra nos três níveis organizacionais (estratégico, tático e operacional): 1 CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática, 5ª edição. Barueri, Manole: 2014. PP. 215-216. 2 CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática, 5ª edição. Barueri, Manole: 2014. PP. 215-216. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +8Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 8  Stefan Fantini Aula 03 Organização no Nível Global Nível Institucional -Abrange toda a empresa (Nível Estratégico) -Desenho Organizacional (Estrutura Organizacional) Organização no Nível Departamental Nível Departamental -Abrange departamentos, áreas, ou unidades da empresa (Nível Tático) -Desenho Departamental (Departamentalização) Organização no nível das Tarefas e Operações Nível Operacional -É focado em cada tarefa, atividade ou operação -Modelagem do trabalho (Trabalho isolado ou em equipe) (CESPE – EMAP – Analista Portuário - 2016) Estabelecer responsabilidades pela execução das tarefas, distribuir tarefas entre as várias unidades organizacionais e alocar recursos para o funcionamento da organização caracterizam ações da função organização. Comentários: Perfeito! As ações relacionadas à atribuição de responsabilidades, alocação de recursos, divisão de trabalho e atribuição de funções, correspondem à função administrativa chamada organização. Gabarito: correta. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +9Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 9  Stefan Fantini Aula 03 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL A estrutura organizacional decorre das decisões tomadas pela alta cúpula da companhia (nível estratégico). Ela representa a forma como a empresa está organizada estruturalmente. Ou seja, a estrutura organizacional define de que forma o trabalho será dividido entre as áreas, departamentos e unidades; estabelece a alocação dos recursos; indica o que as pessoas devem e não devem fazer (por meio das descrições dos cargos e rotinas de trabalho); define a estrutura hierárquica; indica de que forma os órgãos internos irão se integrar e inter-relacionar; etc. Em outras palavras, ela envolve tanto a definição da estrutura básica da empresa, bem como de que maneira as tarefas serão divididas e distribuídas entre os departamentos, áreas, unidades e cargos. A estrutura organizacional é o alicerce de sustentação e funcionamento de toda a empresa e inclui 04 sistemas: Autoridade, Responsabilidade, Decisão e Comunicação. Esses quatro sistemas devem ser consideramos quando do delineamento da estrutura organizacional. Autoridade Responsabilidade Decisão Comunicação Já os Fatores Condicionantes da Estrutura Organizacional, ou seja, os fatores que condicionam e interferem no funcionamento da estrutura organizacional, são os seguintes: Fator Humano: Toda organização tem, fundamentalmente, o fator humano como força motriz para alcançar seus objetivos. Fator sistemas de objetivos, estratégias e políticas da empresa: O objetivo é a situação (o “alvo”) que se pretende alcançar; a estratégia é o “caminho” para se alcançar esse objetivo; e a política é responsável por orientar a tomada de decisões. Esses fatores também têm UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +10Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 10  Stefan Fantini Aula 03 bastante influência na estrutura organizacional, uma vez que, quando todos esses aspectos estão claros e bem definidos, torna-se mais fácil “organizar”. Para alcançar seus objetivos, a empresa deve traçar estratégias sólidas. Fator Tecnologia: No atual mundo em que vivemos, competitivo e dinâmico, a tecnologia é um fator essencial. A empresa deve estar sempre em busca de se renovar no quesito tecnologia, sob pena de perder mercado para a concorrência. Fator ambiente externo da empresa: A comunicação entre a empresa e o ambiente externo é um fator fundamental para o desenvolvimento da empresa. A interação e as mudanças entre a empresa e seu ambiente externo devem ser avaliadas continuamente. Fator Humano Fator objetivos, estratégias e políticas Fatores Condicionantes da Estrutura Organizacional Fator Tecnologia Fator Ambiente Externo (FEPESE – UFS – Assistente em Administração – 2018 - ADAPTADA) A São componentes da Estrutura Organizacional os seguintes sistemas, EXCETO: a) Sistema de responsabilidade b) Sistema de autoridade c) Sistema informal d) Sistema de comunicação e) Sistema de tomada de decisão Comentários: UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +11Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 11  Stefan Fantini Aula 03 A estrutura organizacional inclui 04 sistemas: Autoridade, Responsabilidade, Decisão e Comunicação. O gabarito é a letra C. 1 - Elementos da Estrutura Organizacional Conforme vimos, a estrutura organizacional é responsável por definir como as tarefas serão formalmente distribuídas, agrupadas e coordenadas. Nesse sentido, Robbins 3 destaca que, quando da definição a estrutura organizacional, devem ser levados em consideração 06 elementos básicos: Especialização do Trabalho (Divisão do Trabalho): Indica até que ponto as atividades podem ser divididas em tarefas separadas. Departamentalização: Indica qual é a base para o agrupamento de tarefas. Cadeia de Comando (Hierarquia de Autoridade): Indica a “quem” os indivíduos (ou grupos) devem se reportar. Amplitude de Controle: Indica quantas pessoas cada executivo pode dirigir de forma eficaz e eficiente. Centralização e Descentralização: Indica “onde” fica a autoridade no processo decisório. Formalização: Indica até que ponto existirá regras e regulamentos para dirigir e coordenar os funcionários e os executivos. Estudaremos cada um desses elementos a seguir. (FGV – PC-RN – Agente - 2021) Um órgão público decidiu rever sua estrutura organizacional, como forma de dar suporte a novas orientações relativas a sua missão institucional. Um grupo foi designado para desenhar a nova estrutura. 3 ROBBINS, Stephen P. Comportamento Organizacional, 11ª edição. São Paulo, Pearson Prentice Hall: 2015, pp. 350-356. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +12Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 12  Stefan Fantini Aula 03 Nesse processo de definição da estrutura organizacional, será preciso tomar decisões acerca de elementos básicos, tais como: a) metas de desempenho para as áreas; b) amplitude de controle; c) desenho do sistema de controle; d) portfólio de produtos e serviços; e) indicadores de desempenho das áreas. Comentários: Os 06 elementos básicos que devem ser considerados quando da definição da estrutura organizacional são: Especialização do Trabalho, Departamentalização, Cadeia de Comando, Amplitude de Controle, Centralização/Descentralização e Formalização. Portanto, a única alternativa que trouxe um dos 06 elementos básicos da estrutura organizacional é a letra B. O gabarito é a letra B. (CESPE – INMETRO – Analista Executivo - ADAPTADA) A Entre os elementos que devem ser observados no projeto de uma estrutura organizacional, incluem-se: especialização do trabalho; departamentalização; cadeia de comando; amplitude de controle; centralização e descentralização; e formalização. Comentários: Isso mesmo! A assertiva trouxe, corretamente, os 06 elementos básicos que devem ser observados quando da definição da estrutura organizacional. Gabarito: correta. (FGV – IBGE – Agente Censitário - 2017) A O processo de organização segue alguns princípios básicos e exige que se tomem decisões acerca de certos elementos, entre eles: a) especialização do trabalho e amplitude de controle; b) missão e visão organizacionais; UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +13Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 13  Stefan Fantini Aula 03 c) cultura organizacional e sistemas de gestão; d) divisão de tarefas e definição de metas; e) estrutura e estratégia organizacionais. Comentários: Os 06 elementos básicos que devem ser considerados quando da definição da estrutura organizacional são: Especialização do Trabalho, Departamentalização, Cadeia de Comando, Amplitude de Controle, Centralização/Descentralização e Formalização. O gabarito é a letra A. 1.1 - Especialização do Trabalho A especialização consiste em pegar um trabalho “global” e dividi-lo em várias “partes”. Por exemplo: pense em uma fábrica de automóveis. Ao invés de um operário montar o carro inteiro, cada operário irá se especializar apenas em uma tarefa. Assim, o “operário A” irá se especializar apenas em instalar a porta traseira do carro; por sua vez, o “operário B” será especialista em instalar os vidros dianteiros; etc. A especialização do trabalho se refere ao grau em que as atividades podem ser subdivididas em tarefas isoladas. A especialização do funcionário e a divisão do trabalho resultam em tarefas mais “simples”, que podem ser mais facilmente ensinadas e aumentam a padronização e a uniformidade do trabalho executado pelo operário. Além disso, a repetição da tarefa melhora a habilidade do funcionário para a execução daquela tarefa. Portanto, a especialização do trabalho aumenta a eficiência e a produtividade. Contudo, essa “superespecialização”, muitas vezes, torna o trabalho “chato”. O operário fica “entediado”, cansado, estressado e não trabalha com satisfação. Isso faz com que a produtividade e a qualidade diminuam. Nesse momento, surgem as chamadas “deseconomias humanas” decorrentes da especialização. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +14Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 14  Stefan Fantini Aula 03 Em regra, a especialização do trabalho aumenta a produtividade e eficiência. Contudo, chega um ponto em que a trabalho executado pelo operário se torna extremamente especializado, gerando as “deseconomias humanas”. Portanto, deve-se encontrar o “ponto certo” de especialização do trabalho (ou seja, o ponto máximo que o trabalho pode ser dividido e especializado sem gerar deseconomias humanas). Por fim, vale destacar que essa especialização pode ocorrer tanto em “pessoas” (conforme acabamos de estudar), quanto em “áreas”. Nesse sentido, Chiavenato (2014) ensina que a especialização (ou diferenciação) pode ser dar em duas direções diferentes: horizontal e vertical. Especialização vertical: Trata-se do desdobramento em níveis hierárquicos, através da criação de mais níveis de autoridade. Especialização horizontal: Se refere ao desdobramento em departamentos ou divisões, através da departamentalização. Acontece quando é necessária, dentro de um mesmo nível hierárquico, a criação de mais unidades organizacionais (departamentos, áreas) especializadas em determinada atividade. Especialização Vertical (Níveis hierárquicos) Especialização Horizontal (Departamentalização) UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +15Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 15  Stefan Fantini Aula 03 1.2 - Departamentalização Após dividir o trabalho (por meio da especialização), é hora de agrupar as atividades para que as tarefas possam ser devidamente coordenadas. É aí que entra a departamentalização, a qual pode ser conceituada como o agrupamento de atividades “homogêneas” e dos respectivos recursos (financeiros, humanos, tecnológicos e materiais), em unidades organizacionais. Trata-se do “grau” em que as atividades do trabalho são agrupadas e coordenadas. Chiavenato4 explica que, “na medida em que ocorre a especialização do trabalho e o aparecimento de funções especializadas, a empresa passa a necessitar de coordenação dessas diferentes atividades e, para tanto, agrupa-as em unidades maiores. Ocorre o princípio da homogeneidade: as funções devem ser atribuídas a unidades organizacionais na base da homogeneidade de conteúdo, com o objetivo de alcançar operações mais eficientes e econômicas. As funções são homogêneas na medida em que seu conteúdo apresenta certas semelhanças entre si. Assim, o princípio que deve reger a departamentalização ou o agrupamento de atividades é o princípio da homogeneidade.” Departamentalização, portanto, é a maneira de alocação de pessoas, recursos, e atividades homogêneas em unidades organizacionais (departamentos, áreas, etc.), com o objetivo de obter uma melhor coordenação e focalização dos esforços. Estudaremos, a seguir, os principais tipos de departamentalização (desenho departamental). Um dos assuntos que mais aparece em prova se refere às vantagens e às desvantagens de cada um dos tipos de departamentalização. Esses aspectos reúnem diferentes visões de diversos autores. Portanto, busquei sintetizar as principais vantagens e desvantagens de cada um dos tipos, tomando como base os ensinamentos de Chiavenato (2014) e de Djalma Oliveira (2014). Vamos lá! Departamentalização Funcional Nesse tipo de departamentalização as atividades são agrupadas de acordo com as diversas funções especializadas que são realizadas dentro da empresa. As atividades “semelhantes/similares” são agrupadas em áreas (departamentos) especializadas. Exemplo de departamentalização funcional em uma indústria: 4 CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática, 5ª edição. Barueri, Manole: 2014. PP. 262-263. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +16Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 16  Stefan Fantini Aula 03 Diretoria (Indústria) Departamento Departamento Departamento Departamento de Produção de Vendas Financeiro de RH Trata-se do tipo de departamentalização mais utilizado pelas empresas. Contudo, não é o tipo de departamentalização adequado para as empresas que estão inseridas em ambientes instáveis e dinâmicos. Como nesse tipo de departamentalização a empresa volta-se para “si mesma” (introversão), a departamentalização funcional é mais indicada para empresas que desempenham atividades rotineiras, que tenham poucas linhas de produtos ou serviços, e que operam em um ambiente estável, de poucas mudanças. Vantagens: - Especialização do trabalho: agrupa especialistas em um só departamento. - Favorece a convergência e a focalização dos esforços: orienta as pessoas para uma atividade específica, facilitando a ação conjunta dos especialistas para uma determinada atividade. - Maior estabilidade e segurança: permite uma maior estabilidade nos relacionamentos (uma vez que os empregados, por serem pessoas da mesma “área”, possuem percepções e opiniões similares) e uma maior segurança na execução das tarefas. - Aumento da economia de escala: utilização integrada de pessoas, conhecimentos, habilidades, máquinas, equipamentos e competências, favorece o aumento da economia de escala. - Concentra as competências de maneira eficaz: isso simplifica o treinamento e o desenvolvimento do pessoal Desvantagens: - Foco introvertido: a empresa volta-se para si mesma. Ao invés de se preocupar com o ambiente externo e com seus produtos e serviços, a empresa se preocupa apenas com o seu arranjo organizacional interno. - Dificuldade em adaptar-se às mudanças: a introversão faz com que seja difícil se adaptar às mudanças que ocorrem em um meio externo dinâmico e instável. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +17Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 17 Stefan Fantini Aula 03 - Foco em “objetivos funcionais”: cada departamento passa a focar exclusivamente em seus objetivos funcionais, “deixando de lado” os objetivos organizacionais. - Conflito de Interesses e de Objetivos: pelo fato de cada departamento passar a focalizar exclusivamente em seus objetivos funcionais, muitas vezes ocorrem conflitos de interesses e de objetivos entre os diversos departamentos organizacionais. - Superespecialização: a superespecialização impede a formação de profissionais “generalistas”. Além disso, as pessoas ficam “bitoladas” e restritas às suas áreas de especialização, ao invés de adotarem comportamentos sinérgicos voltados a objetivos globais. - Perda da visão “macro”: esse tipo de departamentalização impede que os profissionais tenham uma visão generalista (global) da organização. Normalmente, apenas os profissionais dos níveis mais elevados da empresa têm uma visão sistêmica e “global”. - Dificuldade de coordenação, integração e comunicação entre os departamentos (interdepartamental): como cada setor se preocupa apenas com seus “próprios objetivos”, a comunicação e a coordenação interdepartamental é bastante precária. Isso faz com que os problemas de coordenação e integração tenham que ser resolvidos pelos níveis mais elevados da organização. Departamentalização Funcional Vantagens Desvantagens Especialização do trabalho Foco introvertido Dificuldade em adaptar-se às mudanças Favorece a convergência e a focalização dos esforços Foco em “objetivos funcionais” Maior estabilidade e segurança Conflito de Interesses e de Objetivos Superespecialização Aumento da economia de escala Perda da visão “macro” Concentra as competências de maneira eficaz Dificuldade de coordenação, integração e comunicação entre os departamentos UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +18Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 18  Stefan Fantini Aula 03 (FGV – TRT - 16ª REGIÃO (MA) - Técnico Judiciário - Área Administrativa – 2022) A implementação, em uma organização, de um modelo de departamentalização do tipo funcional tende a ter como vantagem um aumento na economia de escala, fator que ajuda na redução de custos. No entanto, esse modelo também pode trazer problemas à organização, como, por exemplo, a) divergências evidentes de objetivos de cada área, dificultando a coordenação entre os departamentos. b) instabilidade e imprevistos recorrentes nas relações formais entre os cargos, criando situações de autoridade dual. c) abrangência exacerbada de competências realizadas por colaboradores de um mesmo setor, prejudicando a aquisição de habilidades específicas. d) perda da visão “micro” das atividades da organização, atendo-se apenas aos planos globais. e) foco demasiado em objetivos organizacionais, em detrimento dos funcionais. Comentários: Letra A: correta. De fato, dentre as desvantagens da departamentalização funcional podem-se citar o conflito de interesses e de objetivos entre os departamentos e a dificuldade de coordenação, integração e comunicação entre os departamentos (interdepartamental). Letra B: errada. Na departamentalização funcional não ocorre a autoridade dual. Letra C: errada. Pelo contrário. Uma das vantagens da departamentalização funcional é a especialização do trabalho. Letra D: errada. Nada disso. Uma das vantagens da departamentalização funcional é a perda da visão “macro”. Esse tipo de departamentalização impede que os profissionais tenham uma visão generalista (global) da organização. Letra E: errada. Pelo contrário. Uma das vantagens da departamentalização funcional é o foco em “objetivos funcionais”. Cada departamento passa a focar exclusivamente em seus objetivos funcionais, “deixando de lado” os objetivos organizacionais. O gabarito é a letra A. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +19Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 19  Stefan Fantini Aula 03 (CESPE – TCE-PB – Agente de Documentação - 2018) A departamentalização é um método de subdivisão do trabalho e dos trabalhadores em unidades organizacionais distintas. Uma desvantagem da departamentalização funcional está relacionada a) à concentração de trabalhadores com habilidades específicas em apenas um foco de atividade b) à elevação dos custos administrativos, uma vez que cada unidade tem sua própria equipe especializada em determinada atividade. c) ao direcionamento da organização para as necessidades do público-alvo, e não para as funções internas. d) a dificuldades na execução de tarefas complexas e de grande amplitude. e) a dificuldades de comunicação interdepartamental. Comentários: Letra A: errada. Esta é uma das vantagens da departamentalização funcional. Letra B: errada. Pelo contrário. A departamentalização funcional permite o aumento da economia de escala, tendo em vista a utilização integrada de pessoas, conhecimentos, habilidades, máquinas, equipamentos e competências. Letra C: errada. É exatamente o contrário. Uma das desvantagens da departamentalização é o seu foco introvertido (a empresa volta-se para si mesma). Ou seja, ao invés de se preocupar com o ambiente externo e com seus produtos e serviços, a empresa se preocupa apenas com o seu arranjo organizacional interno. Letra D: errada. A departamentalização funcional permite a especialização do trabalho e favorece a convergência e focalização dos esforços. Portanto, não se pode dizer que, nesse tipo de departamentalização, há dificuldades na execução de tarefas complexas. Letra E: correta. Aqui está o nosso gabarito. De fato, uma das desvantagens da departamentalização funcional é a dificuldade de coordenação, integração e comunicação entre os departamentos (interdepartamental). Como cada setor se preocupa apenas com seus “próprios objetivos”, a comunicação e a coordenação interdepartamental é bastante precária. O gabarito é a letra E. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +20Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 20  Stefan Fantini Aula 03 Departamentalização por Produto (ou por Serviços) Aqui, as atividades são agrupadas de acordo com os produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Todas as atividades que envolvem cada produto ou serviço, ou seja, todas as atividades necessárias a cada produto ou serviço (mesmo que não sejam similares) devem ser agrupadas em um único departamento. Isso faz com que surjam unidades “semiautônomas” operando dentro da empresa. A departamentalização por produtos é contraindicada para ambientes estáveis. Esse tipo de departamentalização é indicada para ambientes mutáveis, tendo em vista que há cooperação entre diversas equipes multidisciplinares (cooperação entre diversos especialistas), as quais coordenam esforços para criação, produção e comercialização de um produto. Vejamos um exemplo de departamentalização por produtos em uma fábrica de bebidas: Diretoria (Fábrica de Bebidas) Divisão de Divisão de Cervejas Refrigerantes Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento de Vendas de Produção de Compras de Vendas de Produção de Compras Vantagens: - Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto ou linha de produtos (ou serviços): o departamento orienta-se para todos os aspectos do produto (produção, comercialização, etc.). - Facilita a coordenação interdepartamental (entre departamentos): a preocupação básica é o produto ou serviço. Portanto, as diversas atividades departamentais tornam-se secundárias, e sujeitam-se ao objetivo principal (produto ou serviço). Por exemplo: no caso do exemplo acima (fábrica de bebidas), ocorre a facilitação da coordenação entre os departamentos de uma mesma “divisão”. - Facilita a coordenação dos resultados esperados: cada departamento é responsável por um produto específico. Portanto, torna-se uma unidade de resultados. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +21Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 21  Stefan Fantini Aula 03 - Permite maior flexibilidade: as unidades departamentais podem ajustar-se de acordo com as condições ambientais. Ou seja, poderão aumentar de tamanho ou reduzir de tamanho, de acordo com as necessidades, sem interferir na estrutura da organização. - Propicia a inovação e a criatividade: isso decorre da comunicação e cooperação entre diversas equipes multidisciplinares que estão orientadas para a criação, produção e comercialização do produto. Desvantagens: - Aumento de custos: devido à “duplicidade” de atividades, recursos e esforços, que ficam distribuídos em diversos departamentos de produtos ou serviços. Por exemplo: o departamento de cervejas terá de ter uma gerência financeira; o departamento de refrigerantes, também terá de ter uma gerência financeira e; da mesma forma, também ocorrerá com o departamento de sucos. Perceba que há uma “duplicidade” (multiplicidade) de recursos e atividades. - Risco de obsolescência técnica: como os especialistas estão distribuídos (isolados) em diversos departamentos, eles perdem a interação com os demais especialistas de sua “área”. Essa interação é importante para a competência técnica do especialista. Além disso, é mais difícil treinar e desenvolver os especialistas. - Contraindicada para empresas com poucos produtos ou poucas linhas de produtos: isso porque o custo operacional é maior nesse tipo de departamentalização. - Prejudica a especialização: a forte ênfase na coordenação, em detrimento da especialização, melhora a coordenação. Contudo, prejudica a especialização. - Pode causar insegurança e ansiedade nos profissionais: os profissionais “dependem” dos produtos ou serviços. Portanto, em virtude da mutabilidade e instabilidade do ambiente externo, os profissionais ficam receosos em relação à possibilidade de perderem o emprego quando os produtos encerrarem seu ciclo de vida, ou então de ocorrer um retardamento em suas carreiras profissionais. - Dificuldade em estabelecer as políticas gerais da empresa: a existência de diversas unidades “semiautônomas” dificulta o estabelecimento das políticas gerais da empresa. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +22Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 22  Stefan Fantini Aula 03 Departamentalização por Produto (ou Serviço) Vantagens Desvantagens Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto ou linha de produtos (ou Aumento de custos serviços) Risco de obsolescência técnica Facilita a coordenação interdepartamental Contraindicada para empresas com poucos Facilita a coordenação dos resultados produtos ou poucas linhas de produtos esperados Prejudica a especialização Permite maior flexibilidade Pode causar insegurança e ansiedade nos profissionais Propicia a inovação e a criatividade Dificuldade em estabelecer as políticas gerais da empresa Alguns autores entendem que a departamentalização por Produto (ou por Serviços) facilita a coordenação intradepartamental (coordenação “dentro” do departamento). Esse entendimento decorre do fato de que esses autores propõem uma “estrutura” diferente, conforme se observa: UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +23Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 23  Stefan Fantini Aula 03 Diretoria (Fábrica de Bebidas) Departamento Departamento de Cervejas de Refrigerantes Área de Área de Área de Área de Área de Vendas Área de Vendas Produção Compras Produção Compras Perceba que, no exemplo que vimos anteriormente, existem a “Divisão de Cervejas” e a “Divisão de Refrigerantes” as quais, por sua vez, são compostas por “departamentos” (caso em que há uma facilitação na coordenação interdepartamental). Contudo, aqui nesse exemplo, os autores constroem uma estrutura trocando as “Divisões” por “Departamentos”. Portanto, nesse caso, os autores explicam que há uma facilitação na coordenação intradepartamental. A ideia é exatamente a mesma. No fundo, o que ambas correntes de pensamento querem dizer é que há uma facilitação da coordenação entre os diversos “setores” que foram criados para lidarem especificamente com determinado produto. Portanto, se for criada uma “divisão de cervejas”, a qual é composta por diversos departamentos, haverá uma facilitação na coordenação interdepartamental. Ou seja, facilitação na coordenação entre os departamentos que compõem a divisão de cervejas. Vale dizer que esse é o entendimento mais “comum” (que mais aparece nas provas). De diferente modo, se for criado um “departamento de cervejas”, haverá uma facilitação na coordenação intradepartamental. Ou seja, facilitação na coordenação entre as diversas “áreas” que compõem o departamento de cervejas. Vejamos duas questões para sedimentarmos esse entendimento: (CESPE – TC-DF – Analista de Administração) A departamentalização por serviços no atendimento ao cidadão facilita a atividade fim e a cooperação interdepartamental, embora acarrete aumento de custo. Comentários: Isso mesmo! Questão correta. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +24Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 24  Stefan Fantini Aula 03 A questão se baseou no primeiro “exemplo” que estudamos. Nesse sentido, pode-se dizer que há uma facilitação na coordenação interdepartamental: Diretoria (Fábrica de Bebidas) Divisão de Divisão de Cervejas Refrigerantes Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento de Vendas de Produção de Compras de Vendas de Produção de Compras Gabarito: correta. (Prefeitura do Rio de Janeiro – PGM-RJ – Auxiliar de Procuradoria) O tipo de departamentalização que apresenta como principal vantagem facilitar a coordenação intradepartamental e a inovação, que fixa a responsabilidade para um produto ou serviço, sendo indicada para circunstâncias externas e mutáveis, e que permite flexibilidade é a por: a) processos b) funções c) clientes d) produtos Comentários: O gabarito é a letra D (departamentalização por produtos). A questão se baseou no segundo “exemplo” que estudamos. Nesse sentido, pode-se dizer que há uma facilitação na coordenação intradepartamental: Diretoria (Fábrica de Bebidas) Departamento Departamento de Cervejas de Refrigerantes Área de Área de Área de Área de Área de Área de Vendas Produção Compras Vendas Produção Compras O gabarito é a letra D. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +25Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 25  Stefan Fantini Aula 03 (CESPE – TRE-TO – Técnico Judiciário - 2017) A estruturação organizacional baseada nos produtos que a organização oferece ao mercado denomina-se a) departamentalização funcional. b) organização horizontalizada. c) departamentalização por produtos. d) departamentalização por projetos. e) organização matricial. Comentários: Sim, meu amigo, é simples assim! (risos) Se a estruturação da empresa é baseada nos produtos, trata-se da departamentalização por produtos. Nessa hora, minha dica é: não comece a “viajar”, imaginando que é uma pegadinha da banca. Marque a assertiva correta, garanta seu ponto, e economize o precioso tempo de prova. Tudo bem, eu sei que o CESPE não costuma dar esse tipo de “moleza”. Mas, quando dá, devemos aproveitá-la! Não podemos desperdiçar esse tipo de questão. O gabarito é a letra C. Departamentalização por Cliente (Departamentalização por Clientela) Nesse tipo de departamentalização as atividades são agrupadas de acordo com o tipo de pessoa para quem o trabalho é realizado, ou seja, de acordo com o tipo de cliente. Em outras palavras, pode-se dizer que as atividades são agrupadas de acordo com as necessidades dos clientes. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +26Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 26  Stefan Fantini Aula 03 Ao contrário da departamentalização funcional, a departamentalização por cliente é baseada na extroversão administrativa, uma vez que este tipo de departamentalização se ajusta às demandas externas. A ênfase é no cliente. Esse tipo de departamentalização, normalmente, é mais utilizado no nível operacional da empresa. Exemplo de departamentalização por cliente em uma loja de roupas: Diretoria de Vendas (Loja de Roupas) Departamento Departamento Departamento Masculino Feminino Infantil Vantagens: - Permite um melhor conhecimento do cliente. - Permite um atendimento contínuo e rápido às necessidades do cliente. - Possibilita que a empresa tire proveito dos grupos de clientes bem definidos. - Possibilita que a empresa se adeque aos diferentes tipos de clientes. - Reforça a cultura de atendimento ao cliente. Ou seja, tanto os executivos, como os empregados, estão voltados à satisfação das necessidades dos clientes. Desvantagens: - Pode transformar as demais atividades da empresa em “secundárias” ou “acessórias”: a preocupação excessiva com as necessidades dos clientes pode fazer com que as demais atividades da empresa se tornem “secundárias” ou “acessórias”. - Sacrifício dos demais objetivos da empresa: os demais objetivos da empresa (como lucratividade, produtividade, etc.) são “deixados de lado” em função da satisfação do cliente. - O processo decisório da organização fica dependente das decisões do cliente. - Podem surgir dificuldades de coordenação entre os departamentos: isso ocorre pois os gerentes dos departamentos acabam exigindo condições de tratamento especial para seus departamentos. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +27Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 27  Stefan Fantini Aula 03 Departamentalização por Cliente Vantagens Desvantagens Conhecimento do cliente Pode transformar as demais atividades da empresa em “secundárias” ou “acessórias” Atendimento contínuo e rápido Sacrifício dos demais objetivos da empresa Tirar proveito dos grupos de clientes O processo decisório da organização fica dependente das decisões do cliente Adequação aos diferentes tipos de clientes Podem surgir dificuldades de coordenação Reforça a cultura de atendimento ao cliente entre os departamentos (QUADRIX – CRM-DF – Assistente Administrativo - 2018) A departamentalização por clientela tem a desvantagem de poder deixar os demais objetivos da organização sacrificados em função da satisfação do cliente. Comentários: Isso mesmo! O “sacrifício dos demais objetivos da empresa, em função da satisfação do cliente” é uma das desvantagens da departamentalização por clientela. Gabarito: correta. Departamentalização por Processo (Departamentalização por Fase do Processo) Nesse tipo de departamentalização as atividades são agrupadas de acordo com os principais processos do fluxo de produção, isto é, de acordo com as fases do processo produtivo. Esse tipo de departamentalização é quase sempre restrito aos níveis operacionais das empresas. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +28Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 28  Stefan Fantini Aula 03 De acordo com Chiavenato5, a departamentalização por processo depende do arranjo físico dos equipamentos. Além disso, ele destaca que nesse tipo de departamentalização o processo é o mais importante, e algumas de suas principais características são: foco na sequência do processo; foco na tecnologia utilizada; e ênfase na ação integrada, ou seja, a “estrutura do processo” não é vertical e nem hierárquica (como acontece com a estrutura organizacional). O processo é uma sequência horizontal de atividades e ações que se repetem reiteradamente (atividades contínuas e duradouras). Ao contrário do que ocorre com as funções, o processo não tem dono ou responsável por sua totalidade, pois cada área participa apenas de uma parte de sua execução. Exemplo de departamentalização por processo em uma fábrica de automóveis: Diretoria de Produção (Fábrica de automóveis) Montagem do Montagem do Instalação dos Colocação das Lataria Pintura chassi Motor vidros rodas Vantagens: - Processos integrados: permite a interligação entre as diversas áreas, as quais se voltam tanto para os clientes internos quanto para os clientes externos. - Maiores economias de escala: o foco e a ênfase na tecnologia permitem que sejam extraídas maiores vantagens econômicas dos equipamentos e das tecnologias utilizadas. - Permite que a empresa atinja maiores níveis de produtividade e qualidade. Propicia, portanto, uma melhor utilização dos recursos. - Aumento da eficácia organizacional. - Otimização e aprimoramento do arranjo físico (layout). Desvantagens: 5 CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática, 5ª edição. Barueri, Manole: 2014. PP. 273-274. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +29Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 29 Stefan Fantini Aula 03 - Inflexibilidade dos processos: o processo depende da tecnologia utilizada. Portanto, os processos não podem ser modificados sem que ocorra uma modificação da tecnologia empregada nesse processo. - Depende de tecnologia fixa e permanente e de produtos estáveis e permanentes: se a tecnologia sofre grandes mudanças, há um alto custo envolvido na alteração da tecnologia. Da mesma forma, se os produtos necessitam ser mudados, consequentemente, há a necessidade de alterar a tecnologia utilizada na produção dos produtos, e isso também envolve altos custos. - Perda da visão “macro”: assim como ocorre na departamentalização funcional, cada departamento é especialista em apenas uma fase do processo. Isso dificulta a substituição do administrador de determinado departamento, por exemplo. - Maior risco operacional: se uma das “fases” do processo der problema, o processo produtivo como um todo será afetado. Departamentalização por Processo Vantagens Desvantagens Processos integrados Inflexibilidade dos processos Maiores economias de escala (vantagens econômicas) Depende de tecnologia fixa e permanente e de produtos estáveis e permanentes Maiores níveis de produtividade e qualidade (melhor utilização dos recursos) Perda da visão “macro” Aumento da eficácia Maior risco operacional Otimização do arranjo físico (layout) UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +30Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 30  Stefan Fantini Aula 03 (CESPE – ABIN – Oficial Técnico de Inteligência - 2018) A departamentalização por processos propicia otimizar o arranjo físico e o uso de recursos, embora se caracterize por baixa flexibilidade para mudanças organizacionais. Comentários: Perfeito! A assertiva elencou corretamente duas vantagens (otimização do arranjo físico e otimização dos recursos) e uma desvantagem (baixa flexibilidade para mudanças) da departamentalização por processos. Gabarito: correta. Departamentalização por Projetos Antes de tudo, precisamos entender o que é um projeto. Para Djalma Oliveira 6, “projeto é um trabalho, com datas de início e término, com resultado final previamente estabelecido, em que são alocados e administrados os recursos, tudo isso sob a responsabilidade de um coordenador.” Chiavenato7, por sua vez, explica que “projeto é um conjunto de atividades que ocorrem apenas uma vez, com ponto de partida e ponto de chegada definidos no tempo. Tem início, meio e fim previamente determinados.” Para ele, “a administração de projetos é a atividade de fazer com que as operações sejam realizadas no prazo, dentro do orçamento e de acordo com as especificações.” Na departamentalização por projetos as atividades são agrupadas de acordo com os resultados (outputs). As pessoas e as atividades recebem atribuições temporárias para a realização de todo o trabalho, ou de apenas uma parte dele. Finalizado o projeto, as pessoas são transferidas para um novo projeto ou retornam para seus departamentos de origem. 6 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Estrutura organizacional: uma abordagem para resultados e competitividade, 3ª edição. São Paulo, Atlas: 2014. pp. 140. 7 CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática, 5ª edição. Barueri, Manole: 2014. PP. 273-274. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +31Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 31  Stefan Fantini Aula 03 Esse tipo de departamentalização é utilizado para a criação de produtos ou serviços bastante complexos e que envolvem a alocação de muitos recursos. O objetivo é a construção ou produção de um serviço ou produto “unitário/único”. Por exemplo: construção de prédios, construção de barcos, construção de estádios de futebol, etc. Um outro exemplo são as construtoras. Elas desenvolvem diversos projetos ao mesmo tempo (construção de prédios, construção de praças, construção de casas, construção de estradas, etc.). É necessário que a empresa tenha uma estrutura flexível e mutável, que seja capaz de se adaptar às diferentes demandas. Diretoria (Construtora) Gerência do Gerência do Gerência do Gerência do Projeto A Projeto B Projeto C Projeto D (Prédio) (Casa) (Praça) (Estrada) Vantagens: - Focalização e Convergência de Esforços: esse tipo de departamentalização permite convergir esforços provenientes de pessoas com diferentes habilidades, conhecimentos e competências, de forma intensificada, para a construção de produtos de grande porte. - Aumenta o grau de responsabilidade coletiva. - Eficiência na alocação de recursos: a alocação temporária de recursos é uma maneira que traz bastante economia e eficiência para a construção de produtos de grande porte. - Equipes multidisciplinares: isso facilita a execução dos trabalhos, e permite que os funcionários tenham conhecimento de todos os trabalhos envolvidos no projeto (permite uma visão “macro”). - Flexibilidade e adaptabilidade: permite que novas ideias e técnicas sejam utilizadas durante os trabalhos. - Permite melhor cumprimento dos prazos. - Possibilita melhor atendimento às necessidades dos clientes. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +32Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 32  Stefan Fantini Aula 03 - Permite trabalhar com produtos altamente complexos. Permite, também, atingir resultados efetivos em problemas complexos. Desvantagens: - Temporalidade: concluído o projeto, a equipe é desfeita e as pessoas são transferidas para um novo projeto (ou retornam para seus departamentos de origem). Caso não exista outro projeto, muitas vezes, a empresa se vê obrigada a dispensar pessoal e deixar máquinas e equipamentos “parados”. - Medo de desemprego: como o processo tem início e fim, os empregados tem medo de não serem aproveitados em novos projetos e ficarem desempregados. - Foco exclusivo no projeto: a atenção é direcionada para cada projeto, reduzindo o foco institucional da empresa. Além disso, como o foco é no projeto, quem dita as regras é o cliente. - Comunicação deficiente e inadequado sistema decisório: cada equipe se preocupa com seu próprio projeto, esquecendo que também são partes integrantes da empresa como um todo. - Problemas relacionados ao tamanho da equipe: em geral, quanto maior a equipe, menor é a probabilidade de sucesso. O gerenciamento de grandes equipes é mais dificultoso. Além disso, as equipes numerosas vão perdendo a flexibilidade e o senso de responsabilidade coletiva. - Requer alocação de altos investimentos. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +33Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 33  Stefan Fantini Aula 03 Departamentalização por Projetos Vantagens Desvantagens Focalização e Convergência de Esforços Temporalidade Aumenta o grau de responsabilidade coletiva Medo de desemprego Eficiência na alocação de recursos Foco exclusivo no projeto Equipes multidisciplinares Flexibilidade e adaptabilidade Comunicação deficiente e inadequado sistema decisório Melhor cumprimento dos prazos Problemas relacionados ao tamanho da equipe Melhor atendimento às necessidades dos clientes Produtos altamente complexos / resultados Requer alocação de altos investimentos efetivos em problemas complexos (CESPE – EBSERH – Analista Administrativo - 2018) Entre as vantagens da departamentalização por projetos em uma organização incluem-se o foco na integração de esforços e o fato de que esse tipo de departamentalização constitui uma solução inteligente para produtos complexos. Comentários: De fato, entre as vantagens da departamentalização por projetos estão a Focalização e Convergência de Esforços (esse tipo de departamentalização permite convergir esforços provenientes de pessoas com diferentes habilidades, conhecimentos e competências, de forma intensificada, para a construção de produtos de grande porte) e a possibilidade de trabalhar com produtos altamente complexos. Gabarito: correta. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +34Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 34  Stefan Fantini Aula 03 Departamentalização Territorial (Departamentalização Geográfica) Na departamentalização territorial as atividades são agrupadas de acordo com a localização onde o trabalho será executado ou de acordo com a área em que a organização irá atender. Nesse tipo de departamentalização, todas as atividades e produtos (similares ou não) que são executadas em determinada localização geográfica, devem ser agrupados e colocados sob as ordens de um único administrador. Cada divisão ou departamento opera como se fosse uma empresa independente. Normalmente, é o tipo de departamentalização utilizada por empresas territorialmente dispersas. Exemplo de departamentalização territorial em uma empresa multinacional que atua em 3 países: Diretoria Geral Superintendência Superintendência Superintendência do Brasil dos Estados Unidos da Alemanha Vantagens: - Administradores consideram uma maior abrangência: os administradores se preocupam com o sucesso do território inteiro. Isso representa uma abrangência bem maior, quando comparado aos tipos de departamentalizações anteriores, onde os executivos preocupam- se com o sucesso de um departamento especializado (departamentalização funcional) ou de um produto específico (departamentalização por produto), por exemplo. - Melhor acompanhamento das variações e preferências locais e/ou regionais. - Melhoria na tomada de decisão: a “proximidade” facilita reconhecer os fatores de influência e os problemas locais, auxiliando a tomada de decisão. - Possibilidade de obtenção de vantagens econômicas em determinadas operações locais. - Ações e respostas mais rápidas às demandas. - Melhor treinamento e capacitação do pessoal: em virtude da atuação direta no território considerado. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +35Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 35  Stefan Fantini Aula 03 Desvantagens: - Dificulta o controle efetuado pelo nível estratégico (nível institucional) da empresa. - Duplicação das instalações físicas e de pessoas: esse tipo de departamentalização exige maiores investimentos, pois os recursos e as pessoas estão distribuídos entre as diversas regiões “cobertas” pela empresa. - Desequilíbrio no processo administrativo da empresa: a preocupação territorial se concentra mais nos aspectos mercadológicos e de produção, deixando “de lado” as demais áreas (contabilidade, recursos humanos, etc.), transformando-as em atividades “secundárias”. Isso provoca um desequilíbrio no processo administrativo da empresa. - Desequilíbrio de poder: os departamentos que abrangem áreas maiores, tendem a terem maiores poderes de deliberação nas decisões. - Dificuldade de coordenação: o enfoque pode deixar a coordenação entre os departamentos em segundo plano. Isso pode prejudicar tanto aspectos de planejamento, execução ou controle. Consequentemente, afeta o comportamento global da empresa. Departamentalização Territorial Vantagens Desvantagens Administradores consideram uma maior Dificulta o controle efetuado pelo nível abrangência estratégico Melhor acompanhamento das variações e preferências locais e/ou regionais Duplicação das instalações físicas e de pessoas Melhoria na tomada de decisão Desequilíbrio no processo administrativo da empresa Possibilita vantagens econômicas em determinadas operações locais Desequilíbrio de poder Ações e respostas mais rápidas às demandas Dificuldade de coordenação Melhor treinamento e capacitação do pessoal UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +36Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 36  Stefan Fantini Aula 03 (CESPE – PGE-PE – Assistente de Procuradoria - 2019) Caso uma organização, para estabelecer seus departamentos, deseje considerar a distribuição territorial de suas atividades, ela deverá observar as técnicas de departamentalização geográfica. Comentários: Perfeito! Na departamentalização territorial (ou geográfica) as atividades são agrupadas de acordo com a localização onde o trabalho será executado ou de acordo com a área em que a organização irá atender. Em outras palavras, a departamentalização territorial (ou geográfica) considera a “distribuição territorial das atividades”. Gabarito: correta. Departamentalização Híbrida (Departamentalização Mista) Na departamentalização híbrida a empresa utiliza mais de um tipo de departamentalização (ou mais de um tipo de critério) para compor a sua estrutura organizacional. É o tipo mais frequente de departamentalização, pois cada pedaço da empresa deve possuir a estrutura que mais se adapte à sua realidade. Diretoria Geral Departamento Departamento Departamento de Projetos de Contabilidade de Vendas (por Projeto) (Funcional) (Territorial) Projeto A Projeto B Projeto C Região Norte Região Sul UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +37Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 37  Stefan Fantini Aula 03 (IESES – CRA-SC - 2013) O modelo de departamentalização que estabelece mais de um critério para composição das partes da estrutura de uma organização, é conhecido por: a) Departamentalização Regional. b) Departamentalização Mista. c) Departamentalização Clássica. d) Departamentalização Funcional. Comentários: O modelo de departamentalização que utiliza mais de um tipo de critério para compor a sua estrutura organizacional é a departamentalização mista (híbrida) O gabarito é a letra B. Departamentalização por Matriz (Departamentalização Matricial ou “em Grade”) É um tipo de departamentalização híbrida em há a sobreposição de dois ou mais tipos de departamentalização sobre a mesma pessoa (múltipla subordinação). Trata-se de um tipo de departamentalização que não leva em consideração o princípio da unidade de comando (proposto por Fayol). Isso porque o empregado fica subordinado a dois ou mais gerentes de diferentes departamentos. Normalmente, essa “dupla subordinação” é decorrência da fusão da departamentalização funcional com a departamentalização por projetos. Ela surge como uma forma de buscar reduzir as desvantagens constantes desses dois tipos de departamentalização (funcional e por projetos), e aproveitar as vantagens oferecidas por cada um deles. Pode-se dizer que a departamentalização matricial é um tipo intermediário entre a departamentalização funcional e a departamentalização por projetos. Uma das características dessa departamentalização é a responsabilidade compartilhada. Portanto, exige um alto nível de confiança mútua entre os administradores. Muitas vezes, ocorre um conflito de comando entre os gerentes. Contudo, esse conflito pode ser evitado se houver clara definição de atribuições e responsabilidades de cada um dos profissionais envolvidos. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +38Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 38  Stefan Fantini Aula 03 Esse tipo de departamentalização requer que os gestores sejam capazes de cooperar uns com os outros. Os gestores deixam de ser “chefes absolutos” e passam a compartilhar a autoridade com outros gestores. Exemplo de uma departamentalização por matriz: Diretoria Geral Departamento de Departamento Departamento Departamento de Projetos Financeiro Jurídico Recursos Humanos (por Projeto) (Funcional) (Funcional) (Funcional) Projeto A Projeto B Nesse exemplo as linhas pontilhadas indicam, por exemplo, que um funcionário do departamento financeiro irá participar tanto do Projeto A, quanto do Projeto B. Nesse caso, ele estará subordinado tanto ao gerente financeiro, quanto ao gerente de projetos (mútipla subordinação). Por exemplo: Imagine que “João das Neves” trabalhe no departamento financeiro de uma empresa. Portanto, ele está subordinado ao chefe do departamento financeiro desta empresa. João desempenha atividades rotineiras extremamente importantes ao bom andamento da empresa “como um todo”. Certo dia, o gerente de projetos inicia um “novo projeto”, e convoca João para participar desse projeto. Contudo, João não poderá “largar” suas atividades diárias (afinal, o andamento financeiro da empresa depende de João). Sendo assim, João terá que continuar desempenhando suas atividades rotineiras diárias (nesse caso, continuará subordinado ao chefe do departamento financeiro, e continuará recebendo UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +39Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 39  Stefan Fantini Aula 03 tarefas e ordens dele), mas também terá que desempenhar atividades junto ao “novo projeto” (onde estará subordinado ao chefe do departamento de projetos, recebendo ordens e tarefas deste). Vantagens: - Maior aprimoramento da capacidade técnica da equipe. - Coordenação mais coerente das equipes. - Facilita a cooperação interdisciplinar entre departamentos. - Maior grau de especialização das atividades. - Maior otimização na utilização dos recursos. - Melhor cumprimento dos prazos e dos orçamentos previstos. - Melhor atendimento aos clientes. - Aprimora a coordenação lateral. A estrutura matricial tem a capacidade de facilitar a coordenação quando a organização realiza uma multiplicidade de tarefas complexas e interdependentes. O contato direto e frequente entre os diferentes especialistas permite que a informação permeie a organização e atinja mais rapidamente as pessoas que dela necessitam. - Permite maior flexibilidade e adaptabilidade da organização ao ambiente mutável. - Promove o “conflito construtivo” entre os membros da organização. Desvantagens: - Conflito de comando entre os gerentes funcionais e os gerentes de projetos: ocorre a duplicidade de autoridade sobre um mesmo empregado. - Conflito de interesses entre os gerentes funcionais e os gerentes de projetos. - Propensão a estimular “lutas” pelo poder. - Conflito de papéis: cada empregado tem mais de um chefe (autoridade dual), o que pode causar o recebimento de demandas e ordens “conflitivas” ao mesmo tempo, gerando o conflito de papéis. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +40Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 40 Stefan Fantini Aula 03 - Dificulta a coordenação (do trabalho) em razão da autoridade dual, o que pode causar confusão e frustração. - Enfraquecimento da coordenação vertical (enfraquecimento da coordenação realizada pelo gerente sobre seu subordinado – coordenação hierárquica). - Dificuldade de coordenação entre o departamento de projetos e os departamentos funcionais. Trata-se de uma estrutura complexa, com potenciais focos de conflito e desequilíbrios de poder entre os dois “lados” da matriz. - Perda excessiva de tempo em reuniões para discutir problemas e solucionar conflitos. - Dificuldade em definir claramente as atribuições e as responsabilidades. - Exige que os gestores tenham maturidade e um conjunto de competências de relacionamento interpessoal. Departamentalização Matricial Vantagens Desvantagens Maior aprimoramento da capacidade técnica da equipe Conflito de comando Coordenação mais coerente das equipes Conflito de interesses Facilita a cooperação interdisciplinar entre departamentos Propensão a estimular “lutas” pelo poder. Maior grau de especialização das atividades Conflito de papéis Maior otimização na utilização dos recursos Dificulta a coordenação em razão da autoridade dual Melhor cumprimento dos prazos e dos Enfraquecimento da coordenação vertical orçamento previstos Dificuldade de coordenação entre o Melhor atendimento aos clientes departamento de projetos e os departamentos funcionais. Aprimora a coordenação lateral. Dificuldade em definir claramente as atribuições e as responsabilidades Permite maior flexibilidade e adaptabilidade da organização ao ambiente mutável. Perda excessiva de tempo em reuniões para discutir problemas e solucionar conflitos Promove o “conflito construtivo” entre os membros da organização. Exige que os gestores tenham maturidade e competências de relacionamento interpessoal. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +41Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 41  Stefan Fantini Aula 03 (IF-TO – IF-TO – Assistente em Administração - 2019) O desenho departamental é o agrupamento, com base em um critério específico de homogeneidade das atividades e correspondentes recursos em unidades organizacionais. Com base no assunto, a departamentalização que não leva em consideração o princípio clássico de unidade de comando estabelecido por Fayol, tendo em vista a sua característica de responsabilidade compartilhada, corresponde a: a) Departamentalização territorial. b) Departamentalização por cliente. c) Departamentalização funcional. d) Departamentalização por processo. e) Departamentalização matricial. Comentários: É a departamentalização matricial que tem como característica a responsabilidade compartilhada e não leva em consideração o princípio da unidade de comando (proposto por Fayol), tendo em vista que o empregado fica subordinado a dois ou mais gerentes de diferentes departamentos. O gabarito é a letra E. (IESES – CEGÁS – Assistente em Técnico Administrativo e Financeiro - 2017) Assinale a alternativa que se refere à departamentalização matricial: a) Ocorre quando há mais de um tipo de distribuição de tarefa ocorrendo ao mesmo tempo. b) Os funcionários são agrupados conforme a função que exercem na empresa. c) Consiste na distribuição de departamentos conforme sua localização geográfica. d) Cada departamento é direcionado a um público-alvo do produto. Comentários: UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +42Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 42  Stefan Fantini Aula 03 Letra A: correta. Isso mesmo! Lembre-se do nosso exemplo, onde o “João das Neves” ficou subordinado a dois departamentos, recebendo tarefas e ordens de dois chefes ao mesmo tempo. Letra B: errada. Trata-se de uma característica da departamentalização funcional. Letra C: errada. A assertiva trouxe uma característica da departamentalização geográfica (territorial). Letra D: errada. Esta é uma característica da departamentalização por cliente. O gabarito é a letra A. (...) Continuemos nosso estudo sobre os elementos da estrutura organizacional. Falaremos, agora, sobre a cadeia de comando. 1.3 – Cadeia de Comando A cadeia de comando é uma linha de autoridade contínua que vai do topo da organização (alta cúpula) até o nível mais baixo da empresa. A cadeia de comando descreve a relação de hierarquia e subordinação existente dentro de uma empresa. Basicamente, ela demonstra “quem manda em quem” e “quem deve obedecer quem”. A cadeia de comando está baseada nos conceitos de autoridade e unidade de comando. - Autoridade consiste nos direitos que certos cargos possuem de dar ordens e esperar que essas ordens sejam obedecidas. - Unidade de comando, por sua vez, é um princípio (da administração clássica de Fayol) o qual prevê que cada pessoa deve obedecer a apenas um superior. Esse princípio ajuda a preservar o conceito da “linha única de autoridade”. Exemplo de cadeia de comando: UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +43Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 43  Stefan Fantini Aula 03 Diretor Geral Diretor de Diretor de Marketing Recursos Humanos Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Recrutamento Treinamento e Criação Arte Redação e Seleção Capacitação Perceba que o Gerente de Criação está subordinado hierarquicamente ao Diretor de Marketing que, por sua vez, deve obediência ao Diretor Geral. (FUNRIO – IF-PA – Auxiliar em Administração - 2016) A linha contínua de autoridade que se estende do topo até a base da organização e que evidencia quem se subordina a quem denomina-se a) cadeia de comando. b) delegação. c) centralização. d) descentralização. e) atribuição indireta. Comentários: A linha contínua de autoridade que se estende do topo até a base da organização e que evidencia “quem se subordina a quem” denomina-se cadeia de comando. O gabarito é a letra A. UFERSA (Assistente em Administração) Administração + Relações Humanas + Qualidade no Serviço Público +44Noções de www.estrategiaconcursos.com.br 155 08610162460 - Wagner Felipe de Souza 44  Stefan Fantini Aula 03 1.4 – Amplitude de Controle A amplitude de controle (amplitude administrativa ou amplitude de comando) indica quantas pessoas cada executivo consegue dirigir de forma eficaz e eficiente. É de acordo com a amplitude de controle que são definidos quantos níveis hierárquicos uma empresa terá. Por exemplo: Imagine que a empresa A possua 200 funcionários e uma amplitude de controle de 10 (ou seja, cada executivo consegue controlar 10 funcionários); enquanto a empresa B, que também possui 200 funcionários, possui uma amplitude de controle de 5 (cada executivo consegue controlar 5 funcionários). Nesse exemplo, a empresa A possui uma maior amplitude de controle e, portanto, terá menos níveis hierárquicos (terá uma estrutura mais “achatada”, horizontalizada). Por outro lado, a empresa B possui uma menor amplitude de controle e, consequentemente, terá mais níveis hierárquicos (estrutura mais “alta”, verticalizada). Em regra, quanto maior a amplitude de controle, menor são os custos envolvidos, isto é, a empresa é mais eficiente em termos de custo (isso acontece pois a empresa tem menos “executivos”, assim, gasta menos com “altos salários”). Contudo, depois de certo ponto, a grande amplitude de controle começa a reduzir a eficácia, pois os chefes começam a não conseguirem dar o apo