Project Management - Lezione 2: Project Planning PDF

PROJECT MANAGEMENT Lezione 2: Project Planning 7/11/2023 Eliana Zuliani Queiroz  Consegna Individuare le attività per organizzare un event...

PROJECT MANAGEMENT Lezione 2: Project Planning 7/11/2023 Eliana Zuliani Queiroz  Consegna Individuare le attività per organizzare un evento aziendale di natale prevedendo: 1. Location 2. Ristoro 3. Regali per i dipendenti Project Management 2 01 - Project Planning  Quali legami tra le attività prevediamo? Location Catering AVVIO CHIUSURA Regali Project Management 3 01 - Project Planning  Quali attività avete segnato Incontro con cliente per ogni voce? Location Catering Regali Valutazione delle persone Esigenze persone - Budget invitate quantità Tipologia e Ricerca del posto Opzioni ristoro diversificazione (grande-piccolo, service*) (definizione menù) Quantità Chiamate Personale servizio Produzione/ricerca Valutazione dei costi Acquisto Prenotazione *intrattenimento > banda musicale Verifica post evento Project Management 4 01 - Project Planning  Esempio di Gantt Novembre Dicembre 1-5 6-12 13-19 20-26 27-3 4-10 11-17 18-24 25-31 Brief Richiesta preventivi Location Approvazione E Conferma V E Richiesta preventivi N Fine tuning T Catering offerta O Conferma Regali Ricerca Definizione Acquisto Ricezione Comunicazione evento Project Management 5 01 - Project Planning  Esempio di Gantt Novembre Dicembre 1-5 6-12 13-19 20-26 27-3 4-10 11-17 18-24 25-31 Brief Richiesta preventivi Location Approvazione E Conferma V E Richiesta preventivi N Fine tuning Catering offerta T Conferma O Regali Ricerca Definizione Acquisto Ricezione Comunicazione evento Milestones Project Management 6 01 - Project Planning  Milestones "punti di controllo" o "traguardi", sono eventi o obiettivi chiave all'interno di un progetto che segnano importanti fasi di completamento o risultati significativi. Servono da indicatori di progresso e aiutano il team di progetto e gli stakeholder a valutare se il progetto sta avanzando secondo le aspettative. Sono temporizzati, ben definiti e specifici. Sono direttamente collegati agli obiettivi del progetto. Quando vengono raggiunti si completano fasi o compiti. Vengono utilizzati per comunicare il progresso del progetto. Project Management 7 02 - Project Planning  Questione di equilibrio. Il project manager deve saper bilanciare: Tempo Ogni giorno è il primo giorno del resto del progetto. qualità Costi Obiettivi Project Management 8 02 - Project Planning  Definizione dello scope - ambito Definisce i limiti di ciò che il progetto includerà e ciò che esclude. Saranno da considerare: i requisiti del progetto, gli obiettivi, i vincoli le aspettative degli stakeholder. Il project manager dovrebbe lavorare con gli stakeholder per stabilire i punti cardine. Project Management 9 02 - Project Planning  Definizione dei deliverable I deliverable in italiano “prodotti consegnabili”, rappresentano gli output del nostro lavoro. Sono: i risultati tangibili oppure i prodotti che devono essere prodotte o completate come risultato del progetto o di un’attività. Devono essere specifici, misurabili e concordati con gli stakeholder. Il project manager deve identificare i principali deliverables del progetto e assicurarsi che siano documentati in modo chiaro. Project Management 10 02 - Project Planning  Quali caratteristiche hanno i deliverable ? Tangibilità Specificità Rilevanza Responsabilità Accettazione possono assumere ben definiti e direttamente ha un responsabile o soggetti a processi di diverse forme, tra cui specifici in modo da collegati agli un team per la sua revisione e accettazione, documenti, report, poter essere obiettivi, creazione o dove le parti interessate, prodotti fisici, software, facilmente contribuiscono al consegna inclusi i clienti o gli prototipi, o qualsiasi identificati e successo del revisori, verificano che altra uscita misurabile e misurati progetto stesso soddisfino i requisiti concreta stabiliti. qualche esempio? Project Management 11 02 - Project Planning  Documenti utili 1 visione generale Project Charter autorizza formalmente il progetto e stabilisce l'obiettivo generale 2 identifica stakeholder e PM dichiarazione di visione Autorità superiore Brief si concentra sulla visione, sulla strategia e 3 sull'ispirazione del progetto Stakeholder - team pianificazione-esecuzione Work Breakdown Scope Statement Structure definizione dettagliata suddivide il progetto in attività del lavoro che deve 4 gerarchiche e aiuta a pianificare essere svolto e gestire il lavoro in dettaglio PM - team progetto Project Management 12 02 - Project Planning Project Charter Documento fondamentale nella gestione dei progetti, rappresenta il contratto formale che conferisce l'autorità al project manager per avviarlo e dirigere le risorse verso il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Solitamente viene elaborato prima dell'inizio effettivo del lavoro sul progetto. 13 Project Charter 1. Fornisce un quadro di riferimento 2. Conferisce autorità per agire e avviare 3. Documenta le aspettative e aiuta a prevenire malintesi o fraintendimenti 4. Serve come linea guida per lo sviluppo del piano del progetto 14  Project Charter gli elementi che lo costituiscono 1. Nome e descrizione del progetto 2. Giustificazione del progetto: breve analisi sull’importanza, benefici e rischi del progetto 3. Obiettivi del progetto: Una dichiarazione degli obiettivi specifici del progetto, che devono essere misurabili e coerenti con la descrizione generale 4. Milestone, vincoli e assunzioni: presupposti che potrebbero influire sul progetto 5. Stakeholder chiave: persone o/e organizzazioni interessate al progetto e da coinvolgere 6. Identificazione Project Manager e responsabilità: responsabile della gestione del progetto. 7. Autorizzazione per avviare il progetto 8. Risorse - Budget preliminari: umane e materiali previste 9. Durata approssimativa: stima preliminare Project Management 15 02 - Project Planning  Fonte: Techno-pm.com Project Management 16 02 - Project Planning Brief Un documento che raccoglie in modo conciso e chiaro gli obiettivi, le aspettative e la visione di un progetto. È progettato per comunicare in modo efficace ai membri del team e agli stakeholder* chi partecipa al progetto, cosa dovrebbe essere realizzato e perché. In genere, fornisce una panoramica strategica. *può essere utilizzato anche come documento solamente interno 17  Brief gli elementi che lo costituiscono 1. Titolo del Progetto 2. Introduzione con panoramica del progetto o dell'attività, che spiega brevemente di cosa si tratta e qual è il suo scopo. 3. Riferimenti e concorrenza: informazioni su progetti o attività simili, utili per il contesto. 4. Obiettivi dovrebbero essere SMART - specifici, misurabili, realizzabili, rilevanti e limitati nel tempo. NB è bene separare obiettivi di business e obiettivi di comunicazione. 5. Pubblico di Riferimento può includere informazioni demografiche o specifiche caratteristiche del pubblico. Project Management 18 02 - Project Planning  1. Titolo del Progetto 2. Introduzione con panoramica del progetto o dell'attività, che spiega brevemente di cosa si tratta e qual è il suo scopo. 3. Riferimenti e concorrenza: informazioni su progetti o attività simili, utili per il contesto. Brief 4. Obiettivi dovrebbero essere SMART - specifici, misurabili, realizzabili, rilevanti e limitati gli 5. elementi che lo costituiscono nel tempo. NB è bene separare obiettivi di business e obiettivi di comunicazione. Pubblico di Riferimento può includere informazioni demografiche o specifiche caratteristiche del pubblico. 6. Messaggio Chiave: idea o messaggio che si desidera comunicare. Aiuta a definire il tono e la direzione creativa. 7. Stile e Tono informazioni che possono influenzare la presentazione creativa. 8. Vincoli e Limiti restrizioni che influenzano la realizzazione del progetto: scadenze, budget o risorse disponibili. 9. Responsabilità: principali responsabili all'interno del progetto, inclusi il project manager, il team creativo e altri ruoli chiave. 10. Approvazione e Revisione, procedure e punti di di controllo da fare durante il processo di creazione o di progettazione. Project Management 19 02 - Project Planning  esempio word Project Management 20 02 - Project Planning  esempio excel Fonte: Smartsheet Project Management 21 02 - Project Planning  Fonte: Asana Project Management 22 02 - Project Planning  Mettiamoci all’opera! Project Management 23 02 - Project Planning  GRUPPO 1 - i Div class GRUPPO 2 - Baggage GRUPPO 3 - Recycle BERTAN DEVI BOSCOSCURO ARIANNA VOLTOLINA DAVIDE MISTRETTA MATTIA VEGGIS MATTIA NALESSO CHIARA GIRARDEL NICOLA BIANCO DAVIDE PARISATTO VERONICA MOCCIA MAROTTO SIMIONATO DIEGO MARCHIORI DARIO RICCARDO RAGAZZO GIOVANNI GRUPPO 4 - gli Sfacciati GRUPPO 5 - i Vinitaly DE BASTIANI GIULIO CENSI TOMMASO FACCHIN BEATRICE BOZZOLA DIEGO RINALDO SAMUELE ZORZI SEBASTIANO INDOVINO ALESSANDRO MARINELLI ILARIA Project Management 24 02 - Project Planning  Per l’assegnazione dei progetti… sceglie chi risponde correttamente. Project Management 25 02 - Project Planning  A cosa serve il CPM? Project Management 26 02 - Project Planning  Come funziona il modello divisionale? Fai un esempio. Project Management 27 02 - Project Planning  Elenca 3 caratteristiche che deve avere un Project Manager Project Management 28 02 - Project Planning  Quali sono le fasi di vita di un progetto? Project Management 29 02 - Project Planning  PROGETTI Campagna di marketing digitale per un nuovo marchio di moda sostenibile: Lancio di un podcast aziendale: Pianifica e gestisci una campagna pubblicitaria per “Re-circle” un nuovo brand Lavori per un’azienda che produce valigie. Ti hanno chiesto di emergente. Producono t-shirt con cotone riciclato, ricamando delle scritte creare un podcast che ispiri gli ascoltatori a esplorare nuove divertenti. Essendo un prodotto in fase di lancio, chiedono al tuo team di destinazioni. Dovrai coinvolgere almeno 3 tiktoker nel progetto verificare tendenze e competitor. Crea infine un piano di pubblicità multicanale perché il tuo capo vuole che “i giovani” siano incentivati ad (social FB + IG e sito). ascoltare i contenuti e poi a comprare le valigie. Budget media: €2.000, Timing: lancio il 25/3/2024 Budget: €7.500, lancio podcast: 14 febbraio 2024. Rilancio del brand per un ristorante locale: Campagna di Social Media per il consolidamento del Il proprietario del ristorante “I Sapori” ha contattato la tua azienda per farsi brand aziendale aiutare nel rilancio del locale. Ha un budget di €35.000 (ma meno gli fai L’azienda in cui ti trovi produce una pregiata tipologia di vino spendere più contento è). Chiede idee originali, ha una particolare attrazione rosso. Devi pianificare una campagna social media che per le idee di guerrilla marketing, solo che non ne capisce molto. Timing: vuole promuova una conferenza settoriale nella quale si un prospetto attività entro la prossima settimana. Ah, ricorda i KPI. comunicherà ufficialmente che nel 2023 hanno conferito 13 importanti premi al vino del brand. Ristrutturazione del sito web per una casa editrice: Budget: €10.000. Timing: 30/1/24 La casa editrice veneta “Edizioni Nebbia” si è resa conto che il suo sito non è per nulla user friendly. Gli utenti che lo utilizzano non capiscono dove trovare le informazioni sui libri e come acquistarli. Serve un restyle. Budget: €5.175 Timing: 2 mesi. Project Management 30 02 - Project Planning  CONSEGNA: Rispetto alle indicazioni che hai ricevuto, imposta un documento che contenga: 1. Inserendo il nome del gruppo + nomi persone 2. Predisponendo il project charter. 3. In seguito, imposta il brief da trasmettere a un creativo affinché si occupi di una parte operativa delle tue attività. A questo link trovi i template ;) https://rb.gy/4n6kiv Project Management 31 02 - Project Planning Scope Statement Definisce in modo chiaro e dettagliato cosa sarà incluso e cosa sarà escluso dal progetto. Specifica le attività, le risorse necessarie, i criteri di successo e i limiti del progetto. Serve come riferimento per il team del progetto e aiuta a evitare "scope creep", ossia l'espansione non controllata delle attività del progetto. È uno strumento essenziale per garantire che il progetto rimanga allineato con gli obiettivi iniziali. 32  Scope Statement gli elementi che lo costituiscono 1. Titolo del progetto, data, descrizione del progetto 2. Obiettivi del progetto (SMART) 3. Criteri di successo: definizione di come si misurerà il successo del progetto. 4. Deliverables: elenco dei prodotti, dei risultati o delle consegne che devono essere creati o completati come parte del progetto. 5. Requisiti: funzionali e non funzionali 6. Vincoli: fattori o condizioni che influenzano il progetto 7. Assunzioni: supposizioni che sono fatte all'inizio del progetto e che possono influire su come il progetto viene pianificato o eseguito. 8. Esclusioni: cosa non è incluso nel progetto e quali sono i limiti del suo scopo. 9. Responsabilità e approvazioni 10. Revisione e modifica + sistemi di controllo Project Management 33 02 - Project Planning  Scope Creep Fenomeno in cui il contenuto o lo scopo di un progetto inizia a espandersi non controllatamente al di là dei limiti inizialmente stabiliti. Può avere impatto significativo sulle risorse, i tempi e i costi del progetto. es. richieste del cliente di cambiamenti, nuove funzionalità, aggiunte Project Management 34 02 - Project Planning  Scope Creep - cosa fare? Lo facciamo rosso rosso Pianificazione iniziale + tenere traccia + determiniamo un breakdown point oltre il quale mostrare l’effetto cumulativo e rinegoziare la parte di implementazione. Project Management 35 02 - Project Planning  Scope Creep - cosa fare? forse blu è meglio il verde è in trend Lo facciamo rosso rosso Lo facciamo rosso rosso Pianificazione iniziale + tenere traccia + Richieste o nuove esigenze determiniamo un breakdown point oltre da parte del cliente il quale mostrare l’effetto cumulativo e + raggiungimento rinegoziare la parte di implementazione. del breakdown point Project Management 36 02 - Project Planning  Scope Creep - cosa fare? forse blu è meglio Lo facciamo il verde è rosso in trend Lo facciamo rosso rosso Lo facciamo rosso rosso Pianificazione iniziale + tenere traccia + Richieste o nuove esigenze Confronto con recupero della traccia determiniamo un breakdown point oltre da parte del cliente iniziale e allineamento sulle nuove il quale mostrare l’effetto cumulativo e + raggiungimento attività richieste (rimodulazione, rinegoziare la parte di implementazione. del breakdown point integrazione). Project Management 37 02 - Project Planning  Gestione dello scope change IDENTIFICAZIONE E 1 DOCUMENTAZIONE 3 VALIDAZIONE DA PARTE DEL CLIENTE forse blu è meglio Lo facciamo il verde è rosso in trend Lo facciamo rosso rosso Lo facciamo rosso rosso AGGIORNAMENTO APPROVAZIONE 2 INTERNA 4 DELLA PIANIFICAZIONE 5 APPROVAZIONE Project Management 38 02 - Project Planning  Facciamo attenzione anche allo Scope Gold Plating Quando si aggiungono deliberatamente funzionalità o caratteristiche non richieste o non necessarie a un progetto senza una valida ragione o senza l'approvazione degli stakeholder. es. video ricette aggiunta di info grafiche e stop motion Project Management 39 02 - Project Planning  1. Quali aspetti è bene esplicitare e scrivere per evitare lo scope creep? 2. Quali attività potrebbero rientrare nello Scope Gold Plating? Aggiungili al documento! Project Management 40 02 - Project Planning Work Breakdown Structure Scompone il progetto e le attività in unità minime (WB Element) Rappresenta il tutto tramite un diagramma. Possono esserci differenti criteri per categorizzare le attività, è importante però utilizzare sempre le stesse logiche (es: dividendo i deliverable, pensando alle funzionalità degli output, per fasi, per limiti…). 41  Fonte: ErreviSystem Project Management 42 02 - Project Planning  1. Imposta la WBS delle attività principali Aggiungila al documento! Project Management 43 02 - Project Planning  Work Breakdown Structure Consigli utili Costruzione su Assegnare Completezza: misura in relazione responsabilità rappresentare tutte le ai progetti che per ogni elemento: attività del progetto seguiamo (è molto “Il cane di due (dall’avvio alla complesso? iper padroni muore di chiusura) strutturato?) fame” Project Management 44 02 - Project Planning  Project Charter Brief Scope Statement Work Breakdown Structure Scopo e contenuto Autorizzare ufficialmente il Ispirare la visione del Definire il lavoro Suddivide il progetto in incluso/escluso, obiettivi, progetto, stabilire obiettivi, progetto, definire la requisiti, orientato attività gerarchiche, all’esecuzione ruoli, responsabilità strategia definendo le parti gestibili Autorità Autorità superiore o Team creativo o Project manager Project manager e dal team sponsor del progetto stakeholder chiave del progetto Comunicazione e Linguaggio formale, tov Linguaggio accessibile Linguaggio Tecnico Linguaggio visivo-operativo pubblico contrattualistico Fasi del progetto Creato in una fase di Creato all’inizio del Creato dopo la Creato prima di avviare le prospect progetto pianificazione iniziale parti operative Dettagli Stabilisce autorità, obiettivi Si concentra sulla visione, Dettaglia il lavoro e i limiti Dettaglia il lavoro in attività del progetto suggerimenti creativi. del progetto. Generalmente strutturate. Flessibile in Soggetto ad evoluzioni stabile, cambiamenti gestiti relazione agli sviluppi. durante i processi con procedure mirate. Project Management 45 02 - Project Planning  I documenti sono definitivi? Project Management 46 02 - Project Planning  I documenti sono definitivi? NO Project Management 47 02 - Project Planning Cassetta degli attrezzi Introduction Metodologie TRADIZIONALI  Waterfall PROGETTAZIONE Metodologia sequenziale in cui il progetto procede attraverso fasi REALIZZAZIONE ben definite, con ciascuna fase che deve essere completata prima COLLAUDO di passare alla successiva. Non c'è spazio per cambiamenti o ritorni alle fasi precedenti. È adatto a progetti con requisiti chiari e stabili. es. Gantt Project Management 49 02 - Project Planning  Critical Path Method (CPM) Tecnica di project management che si concentra sull'identificazione delle attività critiche che determinano la durata totale del progetto. Aiuta a pianificare le attività in base alle loro dipendenze e a garantire che il progetto sia consegnato in tempo. Project Management 50 02 - Project Planning  Critical Path Method (CPM) Tecnica di project management che si concentra sull'identificazione delle attività critiche che determinano la durata totale del progetto. Aiuta a pianificare le attività in base alle loro dipendenze e a garantire che il progetto sia consegnato in tempo. Critical Chain Project Management (CCPM) Metodologia che si focalizza sulla gestione delle risorse, identificando la "catena critica" di attività che può causare ritardi. Questa catena viene protetta da sovraccarichi di lavoro o interruzioni, assicurando una consegna tempestiva del progetto. Project Management 51 02 - Project Planning Cassetta degli attrezzi Introduction Approccio AGILE  Approccio AGILE non è tecnicamente una metodologia, ma piuttosto un principio di gestione dei progetti. COLLABORATIVO: individui e interazioni sono anteposti a processi e strumenti VELOCE e ITERATIVO: approccio orientato al riuscire a gestire i cambiamenti che si incontrano nel percorso Project Management 53 02 - Project Planning  Approccio AGILE - i principi 01 02 Un software/prodotto le persone sono la risorsa funzionante è più importante di di più valore tutta la documentazione 03 04 Collaborazione e fiducia Rispondere a un cambiamento con il cliente sono è più importante più importanti del contratto di seguire il piano Project Management 54 02 - Project Planning  Agile Project Management Approccio collaborativo che enfatizza la flessibilità e la consegna incrementale. Le attività sono divise in iterazioni, permettendo cambiamenti nei requisiti durante il progetto. Project Management 55 02 - Project Planning  Scrum è un framework Agile che divide SPRINT SPRINT SPRINT il lavoro in cicli chiamati "sprint". Un team di sviluppo lavora su PROTOTIPO 1 PROTOTIPO 2 elementi prioritari del progetto, promuovendo la comunicazione e FINALE la trasparenza. Project Management 56 02 - Project Planning  Kanban TO DO IN PROGRESS DONE è un metodo che si basa sulla visualizzazione del flusso di lavoro e sulla limitazione del lavoro in corso. Le attività vengono spostate attraverso colonne in una tavola Kanban per monitorare lo stato del lavoro in modo visivo. Project Management 57 02 - Project Planning Cassetta degli attrezzi Introduction PROCESS based documentazione, misurazione miglioramento costante dei processi  Lean “ MUDA spreco Fare di più con meno pratiche che consumano MURI sovraccarico relativo alle Mira a eliminare gli aspetti non necessari o gli sprechi e adottare un approccio semplice ed efficiente alla gestione del progetto. risorse senza risorse MURA portare valore Si concentra sull'ottimizzazione irregolarità dei processi esistenti per ridurre i sovra costi e migliorare la qualità. produzione, produce sprechi OBJ: evitare che si verifichino Project Management 59 02 - Project Planning  Six Sigma σ (deviazione standard) Metodologia (filosofia) che si analisi concentra sulla riduzione della misurazione variabilità nei processi. miglioramento definizione Attraverso l'uso di tecniche controllo statistiche avanzate, mira a migliorare la qualità e la soddisfazione del cliente cercando di migliorare i processi e eliminare i difetti. Project Management 60 02 - Project Planning Ciò che dobbiamo imparare a fare, lo impariamo facendolo. Aristotele 61