Project Planning Basics PDF

‫الدرس األول‪:‬‬ ‫ش‬ ‫الم�وع‬ ‫أساسيات تخطيط‬ ‫إن عدم وجود خطة إلدارة المشروعات يؤدي إلى ضياع الوقت وضعف األداء‪ ،‬ومن أجل تجنب مثل هذه المواقف‪ ،‬يتعين عليك تنظيم‬ ‫وإدارة المشروع بأكثر الطرق فعالية وكفاءة‪.‬‬ ‫ما المشروع؟‬ ‫َ‬ ‫منتج أو خدمة‪.‬‬ ‫المشروع هو سلسلة من األنشطة أو المهام الواجب إنج...

‫الدرس األول‪:‬‬ ‫ش‬ ‫الم�وع‬ ‫أساسيات تخطيط‬ ‫إن عدم وجود خطة إلدارة المشروعات يؤدي إلى ضياع الوقت وضعف األداء‪ ،‬ومن أجل تجنب مثل هذه المواقف‪ ،‬يتعين عليك تنظيم‬ ‫وإدارة المشروع بأكثر الطرق فعالية وكفاءة‪.‬‬ ‫ما المشروع؟‬ ‫َ‬ ‫منتج أو خدمة‪.‬‬ ‫المشروع هو سلسلة من األنشطة أو المهام الواجب إنجازها خالل إطار زمني محدد وضمن ميزانية محددة للتوصل إلى‬ ‫ما إدارة المشروع؟‬ ‫هي العملية التي تتضمن مراحل البدء والتخطيط والتنفيذ والتحكم واإلغالق وذلك لتحقيق أهداف محددة في زمن محدد إلنجاز عمل ما‪.‬‬ ‫تمكن إدارة المشروعات من تحقيق الفوائد اآلتية‪:‬‬ ‫> توفير الوقت والجهد بالتركيز على األولويات‪.‬‬ ‫> التغلب على الصعوبات والتقليل من احتماالت الفشل‪.‬‬ ‫> تحقيق درجة عالية من المتابعة‪.‬‬ ‫> التكيف مع المتغيرات‪.‬‬ ‫توفر إدارة المشروعات اإلطار العام للتحكم‪،‬‬ ‫وباستخدام بعض األدوات المساعدة مثل تطبيق‬ ‫جانت بروجكت والتقنيات األخرى‪ ،‬يمكن قيادة‬ ‫فريق العمل لتحقيق األهداف المرجوة في الوقت‬ ‫المحدد وفي حدود الميزانية‪.‬‬ ‫> إدارة الميزانية المخصصة للمشروع بفاعلية‪.‬‬ ‫مثلث إدارة المشروع (النطاق‪ -‬الزمن‪ -‬التكلفة)‬ ‫لضمان جودة المشروع يجب دراسة التغيرات التي يمكن أن تحدث في العناصر الرئيسة المرتبطة به‪ ،‬وفهمها والتعامل معها من أجل‬ ‫تحقيق الجودة المأمولة للمنتج أو الخدمة؛ وهذه العناصر هي‪ :‬النطاق والزمن والتكلفة‪.‬‬ ‫مثلث إدارة المشروع‬ ‫عناصر إدارة المشروع‪:‬‬ ‫النطاق‬ ‫النطاق‪ :‬المهام المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع‪.‬‬ ‫جودة المشروع‬ ‫الزمن‪ :‬الجدول الزمني للمشروع للوصول إلى المنتج‪.‬‬ ‫التكلفة‪ :‬ميزانية المشروع‪.‬‬ ‫الزمن‬ ‫التكلفة‬ ‫تشكل هذه العناصر مثلث إدارة المشروع وهو نموذج يساعد مديري المشروعات على تحقيق الجودة‪ ،‬من خالل الحفاظ على التوزان‬ ‫بين تلك العناصر ومراقبة التغييرات التي تطرأ عليها أثناء سير العمل في المشروع‪ ،‬ومعرفة تأثير زيادة أو نقصان كل محدد على بقية‬ ‫العناصر وتأثيره النهائي على الجودة‪.‬‬ ‫على سبيل المثال‪ ،‬في حال زاد نطاق العمل المطلوب إنجازه خالل المشروع‪ ،‬سيؤثر ذلك بالزيادة ً‬ ‫حتما إما في زمن االنتهاء أو في التكلفة‬ ‫المطلوبة أوكليهما‪.‬‬ ‫‪9‬‬ ‫ً‬ ‫قد تبدو هذه العناصر ً‬ ‫أمرا بسيطا‪ ،‬ولكن يمكن تفسير كل نقطة من النقاط الثالث لهذا المثلث الستكشاف المعنى األعمق لها وذلك‬ ‫على النحو اآلتي‪:‬‬ ‫النطاق‬ ‫يشير النطاق إلى كل األعمال واألنشطة التي يتم تنفيذها للوصول إلى المنتج أو الخدمة المطلوبة‪.‬‬ ‫إذا لم تتمكن من التحكم في نطاق المشروع‪ ،‬فلن تستطيع تسليمه في الوقت المحدد أو في حدود ميزانيته‪ ،‬فمن المهم تحديد‬ ‫األولويات حتى تتمكن من تخطيط وتعيين الموارد بشكل ّ‬ ‫فعال‪.‬‬ ‫ُ‬ ‫ً‬ ‫عليك التأكد من قيامك بإدارة المهام المطلوبة سابقا والتي تمكن مشروعك من التطور بسالسة‪ ،‬وبــهذه الطريقة‪ ،‬يمكنك إسناد‬ ‫مهام المشروع المهمة لألشخاص المناسبين‪ ،‬وتمكين التعاون على مستوى المهمة نفسها‪.‬‬ ‫الزمن‬ ‫ُ ّ‬ ‫ُيحسب من خالل تدوين جميع المهام المطلوبة لالنتقال من بداية المشروع إلى نهايته‪ ،‬ثم يحدد الزمن الالزم إلنجازكل مهمة‬ ‫وأولويات كل واحدة منها‪.‬‬ ‫التكلفة‬ ‫تعتمد التكلفة المالية للمشروع على عدة متغيرات‪ ،‬ولها أمثلة عديدة مثل الموارد البشرية المطلوبة‪ ،‬واألدوات واألجهزة‬ ‫المستخدمة‪ ،‬والمواد الخام‪ ،‬وغير ذلك‪ ،‬وتنقسم التكاليف إلى قسمين هما‪:‬‬ ‫‪ -1‬التكاليف الثابتة‪ :‬مثل تكاليف رواتب العمال وتكاليف اإليجارات‪.‬‬ ‫‪ -2‬التكاليف المتغيرة‪ :‬مثل تكاليف الكهرباء والمياه وتكاليف المواد المستخدمة في اإلنتاج‪.‬‬ ‫ما المقصود بتخطيط المشروع؟‬ ‫ً ً‬ ‫ُ ُّ‬ ‫مهما جدا في كل مرحلة من‬ ‫ويعد تخطيط المشروع‬ ‫يقصد به كيفية إتمام مشروع في إطار زمني محدد‪ ،‬بمراحل محددة وموارد معينة‪،‬‬ ‫ُ ِّ‬ ‫مراحل المشروع؛ ألنه يحدد أساسيات المشروع‪ ،‬مثل النطاق والوقت والتكلفة‪ ،‬كما يمكن مديري المشروعات من تحويل الفكرة غير‬ ‫الملموسة إلى واقع‪.‬‬ ‫خطة المشروع‬ ‫هي وثيقة رسمية يتم إعدادها للمساعدة في مراقبة وتنفيذ المشروع‪ ،‬حيث تكون‬ ‫ُّ‬ ‫الخطة بمثابة المفتاح للمشروع الناجح‪ ،‬وتعد المستند األكثر أهمية الذي يجب‬ ‫إنشاؤه عند بدء أي مشروع‪ .‬خطة المشروع هي واحدة من أهم أجزاء عملية إدارة‬ ‫المشروع‪ ،‬ولذلك يجب إنشاؤها بحكمة‪ ،‬كما يجب أن يتم تقسيم خطة المشروع‬ ‫إلى مهام وأنشطة أصغر يجب تنفيذها الستكمال المشروع‪.‬‬ ‫‪10‬‬ ‫ُ ُّ‬ ‫ً‬ ‫عد التخطيط الفعال للمشروع ً‬ ‫أمرا ضروريا‬ ‫ي‬ ‫لضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد‪،‬‬ ‫وفي حدود الميزانية وبما يرضي أصحاب‬ ‫المصلحة‪ ،‬كما يساعد على تقليل المخاطر‬ ‫وضمان تحقيق أهداف المشروع‪.‬‬ ‫عناصر تخطيط المشروع‪:‬‬ ‫‪ .1‬تحديد نطاق المشروع‪ :‬من خالل تحديد أهداف المشروع والنتائج‬ ‫المرجوة وأصحاب المصلحة المعنيين‪.‬‬ ‫‪ .2‬تطوير خطة المشروع‪ :‬من خالل إنشاء خطة مشروع مفصلة تحدد‬ ‫المهام والموارد والجداول الزمنية الالزمة إلكمال المشروع‪.‬‬ ‫‪ .3‬تحديد مخاطر المشروع‪ :‬تحديد المخاطر المحتملة التي قد تحدث أثناء‬ ‫إنشاء المشروع ووضع إستراتيجيات للتغلب عليها أو للتخفيف منها‪.‬‬ ‫‪ .4‬تحديد أدوار ومسؤوليات المشروع‪ :‬من خالل تحديد أعضاء الفريق‬ ‫المشاركين في المشروع وأدوارهم ومسؤولياتهم‪.‬‬ ‫‪ .5‬تحديد معالم المشروع‪ :‬بتحديد نقاط معينة في المشروع يمكن من‬ ‫خاللها قياس التقدم الذي تم إنجازه وتقييمه‪.‬‬ ‫‪ .6‬مراقبة المشروع والتحكم فيه‪ :‬من خالل تتبع سير المشروع‪ ،‬وتحديد‬ ‫المشكالت التي تطرأ‪ ،‬واتخاذ اإلجراءات التصحيحية حسب الضرورة‪.‬‬ ‫فوائد تخطيط المشروع‪:‬‬ ‫تحسين النتائج‬ ‫من خالل تحديد أهداف المشروع بوضوح‪ ،‬وإنشاء خطة مفصلة للمشروع‪ ،‬ومراقبة التقدم‪ ،‬بحيث يمكن‬ ‫لمدير المشروع التأكد من اكتمال المشروع في الوقت المحدد‪ ،‬وفي حدود الميزانية‪ ،‬وبما يرضي أصحاب‬ ‫المصلحة‪.‬‬ ‫انخفاض التكاليف‬ ‫من خالل تحديد متطلبات الموارد وتخصيصها بكفاءة‪ ،‬مما يقلل من احتمالية تأخير التنفيذ وإعادة العمل‬ ‫مرة أخرى‪.‬‬ ‫زيادة الكفاءة‬ ‫من خالل تحديد األدوار والمسؤوليات بوضوح‪ ،‬وتحديد اإلجراءات والمجاالت القابلة للتحسين‪.‬‬ ‫تعزيز مشاركة أصحاب‬ ‫المصلحة‬ ‫من خالل مشاركة أصحاب المصلحة في عملية تخطيط المشروع‪ ،‬وهذا يضمن لمديري المشروعات‬ ‫توافق توقعاتهم مع نتائج المشروع‪ ،‬وزيادة مشاركة أصحاب المصلحة ورضاهم‪.‬‬ ‫تحسين إدارة المخاطر‬ ‫من خالل تحديد المخاطر المحتملة ووضع إستراتيجيات للحد منها وتقليل احتمالية فشل المشروع‪.‬‬ ‫‪11‬‬ ‫دورة حياة خطة المشروع‬ ‫ُّ‬ ‫تعد دورة حياة المشروع (‪ )Project Plan Life Cycle‬مهمة لتخطيط المشروع؛ ألنها توفر ً‬ ‫إطارا إلدارة الحياة الكاملة للمشروع من‬ ‫بدايته إلى نهايته‪ ،‬حيث تساعد مديري المشروعات على فهم ما يجب تنفيذه في كل مرحلة من مراحل المشروع‪ ،‬والموارد المطلوبة‬ ‫ً‬ ‫َّ‬ ‫والمخاطر والتحديات التي قد تنشأ‪ .‬باتباع دورة حياة مشروع محددة جيدا ‪ ،‬يمكن لمديري المشروعات التأكد من اكتمال هذه‬ ‫ً‬ ‫المشروعات في الوقت المحدد‪ ،‬وفي حدود الميزانية ووفقا لمعايير الجودة المطلوبة‪ ،‬وتتكون دورة حياة خطة المشروع من خمس‬ ‫مراحل‪.‬‬ ‫مراحل دورة حياة خطة المشروع‪:‬‬ ‫‪1‬‬ ‫مرحلة البدء‬ ‫َّ‬ ‫ُيحدد فيها المشروع وترخيصه‪ ،‬حيث يعمل مدير المشروع مع أصحاب المصلحة لتحديد أهداف‬ ‫المشروع ونطاقه ومتطلباته‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫مرحلة التخطيط‬ ‫ُ ِّ‬ ‫يطور فيها فريق المشروع خطة مفصلة تحدد المهام والموارد والجداول الزمنية الالزمة لتحقيق أهداف‬ ‫المشروع‪.‬‬ ‫‪3‬‬ ‫مرحلة التنفيذ‬ ‫ِّ‬ ‫ً‬ ‫توضع خطة المشروع قيد التنفيذ‪ ،‬حيث ينفذ فريق المشروع المهام واألنشطة المحددة وفقا للخطة‪،‬‬ ‫بينما يراقب مدير المشروع التقدم ويدير الموارد‪.‬‬ ‫‪4‬‬ ‫مرحلة المراقبة‬ ‫والتحكم‬ ‫ُ َّ‬ ‫يتابع مدير المشروع فيها التقدم واألداء مقارنة بخطة المشروع‪ ،‬وتحدد فيها أي مشكالت أو أخطاء في‬ ‫الخطة التخاذ اإلجراءات التصحيحية‪.‬‬ ‫‪5‬‬ ‫مرحلة اإلنهاء‬ ‫يتم فيها االنتهاء من المشروع وتسليمه إلى العميل أو صاحب المصلحة‪.‬‬ ‫مدير المشروع (‪)Project Manager‬‬ ‫ُ ّ‬ ‫يؤدي مدير المشروع ً‬ ‫دورا ر ً‬ ‫عد المسؤول األول عن إكماله بنجاح‪.‬‬ ‫ئيسا في المشروع‪ ،‬حيث ي‬ ‫تتمثل وظيفة المدير في التأكد من أن المشروع يمضي خالل إطاره الزمني وفي نطاق ميزانيته المحددة مع تحقيق أهدافه‪.‬‬ ‫إن امتالك مدير المشروع خبرة وخلفية متعلقة بالمشروع تعتبر إضافة كبيرة لنجاح المشروع‪.‬‬ ‫‪12‬‬ ‫واجبات مدير المشروع‪:‬‬ ‫‪ .1‬وضع خطة المشروع‪.‬‬ ‫‪ .2‬توظيف فريق عمل المشروع‪.‬‬ ‫‪ .3‬قيادة وإدارة فريق المشروع‪.‬‬ ‫‪ .4‬وضع الجدول الزمني للمشروع وتحديد كل مراحله‪.‬‬ ‫‪ .5‬تعيين المهام ألعضاء فريق المشروع‪.‬‬ ‫‪ .6‬تقديم التقارير المحدثة بانتظام لإلدارة العليا‪.‬‬ ‫سمات مدير المشروع ّ‬ ‫الفعال‪:‬‬ ‫> يمتلك مهارات القيادة‪.‬‬ ‫> يعمل بشكل جيد تحت الضغوط‪.‬‬ ‫> صانع قرار جيد‪.‬‬ ‫> يتفاوض بفعالية‪.‬‬ ‫> يمتاز بالخبرة الفنية‪.‬‬ ‫> يراعي الجوانب اإلنسانية في العمل‪.‬‬ ‫> يسهم في بناء مهارات الفريق‪.‬‬ ‫تقع على عاتق مدير المشروع‬ ‫مسؤولية تحديد دوركل عضو بفريق‬ ‫العمل والتأكد من عملهم ً‬ ‫معا كفريق‬ ‫واحد‪ ،‬ويجب على مدير المشروع‬ ‫تحفيز الفريق واالستماع إلى أفكار‬ ‫الجميع‪ ،‬والتأكد من التزام كل أعضاء‬ ‫فريق العمل بجدول العمل المحدد‪.‬‬ ‫‪13‬‬ ‫خطط أخرى يحتاجها مدير المشروع‬ ‫باإلضافة إلى خطة نطاق المشروع‪ ،‬تفصل خطة المشروع المدة الزمنية لتنفيذ المهام والعمليات والتكلفة المالية لها‪ ،‬كما‬ ‫تتناول العديد من العناصر األخرى التي تسهم في دفع عجلة العمل وتضيف إلى جودة المنتج النهائي للمشروع‪ ،‬حيث‬ ‫تتفرع من خطة المشروع خطط أخرى مختلفة منها‪:‬‬ ‫‪ .1‬خطة الموارد (‪)Resource Plan‬‬ ‫‪ .2‬الخطة المالية (‪)Financial Plan‬‬ ‫‪ .3‬خطة القبول (‪)Acceptance Plan‬‬ ‫‪ .4‬خطة التواصل (‪)Communication Plan‬‬ ‫‪ .5‬خطة المشتريات (‪)Procurement Plan‬‬ ‫‪ .6‬خطة المخاطر (‪)Risk Plan‬‬ ‫خطة الموارد (‪)Resource Plan‬‬ ‫تتطلب بعض المشروعات خطة تفصيلية للموارد التي يحتاجها المشروع ليكتمل بنجاح مثل األدوات والمعدات‬ ‫واألجهزة والبرامج وغيرها‪ ،‬وتضم خطة الموارد العناصر اآلتية‪:‬‬ ‫‪ .1‬احتياجات المشروع من الموارد‪.‬‬ ‫‪ .2‬الكميات واألعداد المطلوبة لموارد المشروع‪.‬‬ ‫‪ .3‬طرق توفير الموارد وإعادة توفيرها عند نفادها‪.‬‬ ‫‪ .4‬طرق متابعة استهالك موارد المشروع واالستخدام الرشيد لها‪.‬‬ ‫قد تشمل هذه الخطة حاجة المشروع من الموارد البشرية‪ ،‬وعندها ستتضمن الخطة آليات توظيف أعضاء فريق‬ ‫المشروع واستبقائهم واالستفادة المثلى من إمكانياتهم ومهاراتهم وتطويرها‪ .‬وقد يتم فصل الموارد البشرية في خطة‬ ‫خاصة ً‬ ‫تبعا لحجم المشروع واحتياجاته من الموارد المختلفة‪.‬‬ ‫الخطة المالية (‪)Financial plan‬‬ ‫ُ‬ ‫ذكرت التكلفة في مثلث إدارة المشروعات كأحد العناصر الرئيسة لنجاح المشروع‪ ،‬كما أشير إلى أن المشروع الناجح هو‬ ‫الذي تنتهي جميع عملياته ويتم الحصول على المنتج النهائي دون تجاوز الميزانية المحددة له‪ ،‬وهذا ما ُيقصد بالخطة‬ ‫المالية‪ .‬تتكون الخطة المالية من ثالثة عمليات رئيسة تتعلق بتكلفة المشروع‪ ،‬وهي‪:‬‬ ‫‪.1‬حساب التكلفة التقديرية للمشروع‪.‬‬ ‫تتعلق هذه العملية مباشرة بموارد المشروع‪ ،‬حيث يتم حصر احتياجات المشروع من الموارد وحساب تكاليفها بما في‬ ‫ذلك الموارد البشرية والموارد غير القابلة للتخزين مثل التراخيص والخدمات االستشارية ورسوم استخدام البيانات‬ ‫والصور والبرامج وغيرها‪.‬‬ ‫‪14‬‬ ‫‪ .2‬وضع ميزانية المشروع‪.‬‬ ‫بعد حساب تكلفة المشروع‪ ،‬يتم وضع الميزانية الخاصة به وتحديد بنود الصرف المختلفة على عمليات المشروع‪ ،‬ويتم‬ ‫توفير الموارد المالية لبدء العمل‪.‬‬ ‫‪ .3‬التحكم في نفقات المشروع‪.‬‬ ‫ً‬ ‫تحديا‪ ،‬وتشمل مراقبة نفقات المشروع وضبط التغييرات التي تطرأ على سير عملياته للتأكد من‬ ‫وهي العملية األكثر‬ ‫عدم تجاوز الميزانية المخصصة لكل عملية ولكل مورد من موارد المشروع‪ ،‬باإلضافة إلى توثيق تلك التغييرات وتحديث‬ ‫ميزانية المشروع والخطط المتعلقة بها‪ ،‬ورفع التقارير الالزمة بذلك لإلدارة العليا أو أصحاب المصلحة‪.‬‬ ‫خطة القبول (‪)Acceptance Plan‬‬ ‫وهي الخطة التي تحدد المعايير التي يجب أن تستوفيها موارد المشروع المطلوبة أو عملياته أو المنتج النهائي له ليكون‬ ‫ً‬ ‫مقبواًل من العمالء أو أصحاب المصلحة‪ ،‬وأهم مكوناتها هي‪:‬‬ ‫‪ .1‬معايير قبول المشروع ومتسلماته‪.‬‬ ‫‪ .2‬األدوات والمقاييس المستخدمة لتحديد جودة المتسلمات‪.‬‬ ‫‪ .3‬اإلستراتيجيات المستخدمة لضمان جودة المتسلمات‪.‬‬ ‫خطة التواصل (‪)Communications Plan‬‬ ‫تهدف خطة التواصل إلى إبقاء جميع أصحاب المصلحة على اطالع دائم بمجريات المشروع‪ ،‬كإطالعهم بالتقدم المحرز‬ ‫ً‬ ‫في مشروع تشييد المبنى مثاًل‪.‬‬ ‫خطة المشتريات (‪)Procurement Plan‬‬ ‫تساعد خطة المشتريات على شراء المنتجات والخدمات من الموردين الخارجيين‪ .‬يؤدي الموردون ً‬ ‫دورا ً‬ ‫مهما في عملية‬ ‫التعاقد والشراء من بدايتها وحتى تسليم المشروع؛ ولذلك يجب اختيار الموردين بعناية شديدة‪ .‬على سبيل المثال‪،‬‬ ‫تضمن خطة الشراء لمشروع بناء منزل شراء المواد الصحيحة المطلوبة بأفضل األسعار‪ .‬وبعدها يتعين عليك إعطاء‬ ‫مواصفات المنزل للمورد‪ ،‬ويجب عليه تزويدك بالمواد الالزمة والمناسبة كاللوازم العامة للبناء والخرسانة واألبواب‬ ‫والنوافذ‪ ،‬كما يتوجب عليه تقديم اإلرشادات المناسبة لك وإخبارك بكيفية التعامل مع هذه المنتجات‪.‬‬ ‫خطة المخاطر (‪)Risk Plan‬‬ ‫تهدف هذه الخطة إلى السيطرة على أي مشكالت محتملة ناتجة عن المخاطر التي قد تؤثر ً‬ ‫سلبا على استكمال المشروع‪.‬‬ ‫بعض المخاطر في العمل تتمثل في تعرض أحد عمال البناء لحادث أثناء بناء المنزل على سبيل المثال‪ ،‬أو توقفت بطارية‬ ‫الروبوت عن العمل أثناء مسابقة الروبوت‪ ،‬ولذلك من المهم تحديد أولويات المخاطر وتحديد مجموعة من اإلجراءات‬ ‫للحد من احتمالية حدوث خطر وبطبيعة الحال الحد من تأثيره على المشروع في حالة حدوثه‪.‬‬ ‫ُّ‬ ‫تعد إدارة التكاليف (‪ )Cost Management‬وتعيين الموارد (‪ )Resource Mapping‬مكونين أساسيين لتخطيط‬ ‫المشروع؛ ألن إدارة التكاليف تتضمن تقدير التكاليف المرتبطة بالمشروع والتحكم فيها‪ ،‬بينما تعيين الموارد يتضمن‬ ‫تحديد الموارد المطلوبة وتخصيصها إلكمال المشروع‪.‬‬ ‫‪15‬‬ ‫إدارة التكاليف‬ ‫إدارة التكاليف هي عملية تقدير التكاليف‬ ‫المرتبطة بالمشروع والتخطيط لها والتحكم‬ ‫بها‪ .‬وهي تتضمن إنشاء ميزانية‪ ،‬ومراقبة‬ ‫النفقات‪ ،‬وإجراء التعديالت حسب الحاجة‬ ‫لضمان اكتمال المشروع ضمن الميزانية‬ ‫المحددة‪.‬‬ ‫ميزات إدارة التكاليف‪:‬‬ ‫‪1‬‬ ‫تساعد على وضع ميزانيات واقعية للمشروع‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫تسمح بتتبع ومراقبة نفقات المشروع بشكل أفضل‪.‬‬ ‫‪3‬‬ ‫ّ‬ ‫تمكن من التحكم الفعال في التكلفة وتدابير خفض التكاليف‪.‬‬ ‫‪4‬‬ ‫تساعد في تحديد أولويات أنشطة المشروع ً‬ ‫بناء على فعالية التكلفة‪.‬‬ ‫‪5‬‬ ‫ّ‬ ‫تمكن من اتخاذ قرارات أفضل من خالل توفير بيانات تكلفة دقيقة‪.‬‬ ‫أهمية إدارة التكاليف‪:‬‬ ‫إدارة التكاليف‬ ‫بها‬ ‫بدونها‬ ‫يمكنك التحكم في ميزانية المشروع وتنفيذ عملياته دون‬ ‫تجاوزات‪.‬‬ ‫قد يتم تجاوز نطاق الميزانية المخصصة‪ ،‬مما يؤدي إلى‬ ‫خسائر مالية للشركة‪.‬‬ ‫يمكنك إصدار تقارير مالية دقيقة‪ ،‬وتساعد في اتخاذ القرار‬ ‫وتمنع تجاوز حدود الميزانية‪.‬‬ ‫يتم إصدار تقارير مالية غير دقيقة ألصحاب المصلحة‪.‬‬ ‫عناصر تقدير تكلفة المشروع‪:‬‬ ‫‪16‬‬ ‫‪1‬‬ ‫الموارد البشرية‪ :‬تكلفة أجور أعضاء فريق العمل ومدة العمل على المشروع‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫المواد والمعدات‪ :‬األدوات والبرمجيات وتكلفة المعدات والتصاري ــح القانونية‪ ،‬وما شابه ذلك‪.‬‬ ‫‪3‬‬ ‫المنشآت‪ :‬اإليجارات المدفوعة لمساحات العمل‪.‬‬ ‫‪4‬‬ ‫الموردون‪ :‬المتعاقدون أو المقاولون التابعون لجهات خارجية‪.‬‬ ‫‪5‬‬ ‫التحديات والمخاطر‪ :‬قد يحيد المشروع عن المسار المخطط له نتيجة لحدوث بعض المشكالت التي قد تزيد التكلفة‪،‬‬ ‫وعليه ينبغي أخذ االحتياطات لذلك أثناء عملية التقدير‪.‬‬ ‫تقدير التكلفة‬ ‫إن تقدير التكلفة في إدارة المشروع هي عملية التنبؤ بالموارد المالية والموارد األخرى الالزمة إلكمال المشروع ضمن النطاق المحدد له‪.‬‬ ‫التحديات التي تواجه عملية تقدير التكلفة‪:‬‬ ‫ً‬ ‫تظل عملية تقدير التكلفة ً‬ ‫أمرا ليس سهاًل‪ ،‬وقد تكون غير دقيقة في بعض األحيان‪ ،‬خاصة في المشروعات التقنية الحديثة‪ ،‬وفيما يلي‬ ‫بعض المشكالت التي تواجه عملية تقدير التكلفة‪:‬‬ ‫> االستعجال في تقدير التكلفة‪.‬‬ ‫ في أحيان كثيرة يتم تقدير التكلفة قبل أن تتضح المتطلبات الخاصة بالمشروع بشكل كامل‪ ،‬وعليه ينبغي أن تتم مراجعة التكلفة أكثر‬ ‫من مرة خالل سير المشروع لتفادي تجاوزات الصرف‪.‬‬ ‫> قلة الخبرة لدى األشخاص القائمين على تقدير التكلفة‪.‬‬ ‫تؤدي الخبرة ً‬ ‫دورا ً‬ ‫مهما في دقة تقدير التكلفة‪ ،‬فوجود بيانات من مشروعات سابقة أو مماثلة يسهم في دقة التقدير‪.‬‬ ‫> انحياز العنصر البشري إلى تقليل التكلفة‪.‬‬ ‫ قد يميل مدير المشروع إلى تقدير التكلفة بشكل أقل مما هي عليه في الواقع‪ ،‬فقد ال يكون على دراية كاملة بالجوانب الفنية الدقيقة‬ ‫للمشروع‪ ،‬لذلك فمن المهم إشراك أعضاء فريق المشروع في عملية تقدير التكلفة لالستفادة من خبراتهم في الجوانب الفنية التي‬ ‫تخص كل عضو‪.‬‬ ‫> ضغوط اإلدارة وأصحاب المصلحة لتقليل التكلفة‪.‬‬ ‫ً‬ ‫ضغوطا على مدير المشروع لتقليل التكاليف‪ ،‬وقد تؤدي هذه الضغوط إلى أخطاء في تقدير التكلفة‪.‬‬ ‫ تمارس اإلدارات في الغالب‬ ‫تعيين الموارد‬ ‫ُ‬ ‫تعتبر الموارد البشرية (‪)Human Resources‬‬ ‫من أهم اإلدارات في مؤسسات وشركات‬ ‫األعمال‪ ،‬حيث أنها تركز على العنصر البشري‬ ‫الذي سينفذ مهام وأنشطة أي مؤسسة‪ .‬تعيين‬ ‫الموارد هو عملية تحديد وتنظيم جميع الموارد‬ ‫الالزمة إلكمال المشروع‪ ،‬مثل الموارد البشرية‬ ‫والمعدات والمواد والمرافق‪ ،‬وتحديد كيفية‬ ‫تخصيصها وإدارتها في جميع أنحاء المشروع‪.‬‬ ‫ميزات تعيين الموارد‪:‬‬ ‫‪1‬‬ ‫يضمن تعيين األشخاص ذوي المهارات المناسبة للمهام المناسبة‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫يساعد على تجنب فرط االستغالل أو االستغالل الناقص للموارد‪.‬‬ ‫‪3‬‬ ‫يسهل اإلدارة االستباقية لتوافر الموارد وتخصيصها‪.‬‬ ‫‪4‬‬ ‫يساعد على تحسين استخدام الموارد لتحقيق أهداف المشروع‪.‬‬ ‫‪5‬‬ ‫ً‬ ‫مقدما‪.‬‬ ‫يساعد على تحديد قيود الموارد المحتملة أو االختناقات‬ ‫‪17‬‬ ‫أنواع الموارد‬ ‫موارد قابلة للتخزين (‪ :)Storeable Resources‬هي موارد ملموسة‪ ،‬يمكن تخزينها أو تحويلها إلى سيولة عند الحاجة‪ ،‬مثل األدوات‬ ‫واآلالت والمعدات‪.‬‬ ‫موارد غير قابلة للتخزين (‪ :)Non-Storable Resources‬هي موارد غير ملموسة‪ ،‬ويصعب تقدير قيمتها المالية‪ ،‬ولكنها تسهم في‬ ‫تنفيذ عمليات المشروع وجودة المنتج‪ ،‬مثل التراخيص والعالمات التجارية وسمعة الشركة المنفذة للمشروع وغيرها‪.‬‬ ‫فريق المشروع والعمل الجماعي‬ ‫عندما يعمل أعضاء الفريق ً‬ ‫معا‪ ،‬يكونون قادرين على مشاركة خبراتهم لتحديد الموارد المطلوبة لكل مهمة والطريقة األكثر فعالية‬ ‫ً‬ ‫لتخصيص تلك الموارد‪ ،‬ولهذا السبب يكون العمل الجماعي مفيدا بشكل كبير في تعيين موارد المشروع من خالل أنه‪:‬‬ ‫> يعزز اإلبداع والتعلم‪.‬‬ ‫ً‬ ‫ُ‬ ‫نوعا من التكاملية‪.‬‬ ‫وجد‬ ‫>يمزج نقاط القوة لدى أعضاء الفريق مما ي ِ‬ ‫> يعزز بناء الثقة‪.‬‬ ‫> يعلم مهارات حل النزاع‪.‬‬ ‫> يعزز الشعور باالنتماء‪.‬‬ ‫النقاط الواجب مراعاتها لعمل جماعي ناجح‪:‬‬ ‫فريق المشروع هوكيان ديناميكي يتمتع باستقاللية نسبية واتصال داخلي قوي يتطلب‪:‬‬ ‫‪18‬‬ ‫‪1‬‬ ‫تنوع التخصصات والمواهب وتكاملها‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫التوازن في توزي ــع المهام على األعضاء ٌ‬ ‫كل فيما يتميز به‪.‬‬ ‫‪3‬‬ ‫مشاركة األعضاء في صناعة القرارات داخل الفريق بشكل فاعل‪.‬‬ ‫‪4‬‬ ‫وجود قنوات اتصال فاعلة بين مدير المشروع وأعضاء الفريق‪ ،‬وكذلك مع األطراف األخرى المعنية بالمشروع‪.‬‬ ‫‪5‬‬ ‫ّ‬ ‫توفير بيئة عمل تسمح بالتعبير عن الرأي والنقد البناء وتوليد األفكار والمقترحات التي تسهم في رفع جودة األداء في‬ ‫المشروع‪.‬‬ ‫‪6‬‬ ‫ّ‬ ‫حل الخالفات والنزاعات بين األعضاء بشكل سري ــع والحفاظ على وحدة الفريق والتركيز على تحقيق أهداف المشروع‪.‬‬ ‫الموارد وإدارة المشروعات الناجحة‬ ‫‪1‬‬ ‫مفاتيح اإلدارة‬ ‫الناجحة للمشروع‬ ‫جدولة الموارد‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫توفير الموارد‬ ‫االستخدام األمثل‬ ‫للموارد‬ ‫يعتمد تخصيص الموارد المحدودة على األولوية الممنوحة لكل مهمة من مهام المشروع‪ ،‬ويتم احتساب أولويات تلك الموارد باستخدام‬ ‫ً‬ ‫طريقة المسار الحرج (‪ )Critical Path Method‬والتي ستدرسها بالتفصيل الحقا‪.‬‬ ‫إن أعضاء فريق بناء المنزل الذين يعملون في المشروع يشكلون موارد حيوية لهذا المشروع‪ ،‬والهدف هو إنشاء جدول زمني أكثر كفاءة‬ ‫قدر اإلمكان‪ ،‬فعلى سبيل المثال‪ ،‬يمكن أن يحتوي فريق بناء المنزل على ثالثة عمال بناء‪ ،‬مما يسمح بتقليل مدة المشروع قدر اإلمكان‪.‬‬ ‫التقسيم إلى ِفرق فرعية‬ ‫َّ‬ ‫ألداء العمل بشكل ّ‬ ‫فعال‪ ،‬قد يكون من الضروري تقسيم فريق العمل إلى ِفرق فرعية‪ ،‬حيث إن تشكيل فرق عمل أصغر يعني تقسيم‬ ‫ٍ‬ ‫العمل إلى أجزاء أصغر وأبسط‪..‬يتولى كل فريق فرعي تنفيذ مهمة خالل فترة زمنية معينة‪ ،‬على سبيل المثال مهمة إعداد تصاميم بناء‬ ‫المنزل مع التصميم السابق للديكور الداخلي‪.،‬وبــهذه الطريقة يمكن إكمال المهام غير المترابطة ببعضها ألداء العمل في نفس الوقت من‬ ‫قبل ِفرق فرعية مختلفة وبالتالي إنجاز األعمال في أقل وقت ممكن‪.‬‬ ‫أهم معايير اختيار فريق العمل‪:‬‬ ‫التخصص والخبرات‬ ‫السابقة‬ ‫يستحسن اختيار أعضاء الفرق المتخصصين في مجاالت عمل المشروع‪ ،‬وأصحاب الخبرات السابقة‪.‬‬ ‫مهارات أعضاء الفريق‬ ‫اختيار أعضاء الفريق ذوي المهارات المتنوعة والمتكاملة‪ ،‬والتي تخدم طبيعة المشروع‪.‬‬ ‫السمات الشخصية‬ ‫ألعضاء الفريق‬ ‫مراعاة الجوانب الشخصية ألعضاء الفرق مثل االلتزام والحماس والرغبة في العمل‪ ،‬وغيرها من‬ ‫السمات المرغوبة‪.‬‬ ‫‪19‬‬