UT2. La Documentación En El Laboratorio PDF

UT2. LA DOCUMENTACIÓN EN EL LABORATORIO Gestión de muestras biológicas 24/25 Verónica Rivas Guerrero  CONTENIDOS 1. La documentación. 2. Los documentos del proceso analítico. 3. Los documentos de gestión. 4. El sistema informático del laboratorio. 1. LA DOCUMENTA...

UT2. LA DOCUMENTACIÓN EN EL LABORATORIO Gestión de muestras biológicas 24/25 Verónica Rivas Guerrero  CONTENIDOS 1. La documentación. 2. Los documentos del proceso analítico. 3. Los documentos de gestión. 4. El sistema informático del laboratorio. 1. LA DOCUMENTACIÓN 1.1. Reproducibilidad y trazabilidad. 1.2. Documentación clínica y datos personales  Los laboratorios manejan gran volumen de documentos: ✓ Solicitudes de análisis que realiza el personal médico. ✓ Procedimientos normalizados de trabajo (PNT) para cada proceso. ✓ Manuales de cada equipo, factura de los productos, etc. La gestión de esta documentación es imprescindible para garantizar dos requisitos básicos en todos los laboratorios: trazabilidad y reproducibilidad. Además, la documentación de los laboratorios incluye datos de especial protección: ✓ Información clínica. ✓ Información que contiene datos personales. Verónica Rivas Guerrero​​ 1.1. REPRODUCIBILIDAD Y TRAZABILIDAD Reproducibilidad: implica que un mismo procedimiento debe hacerse siempre de la misma forma, aunque se haga en distintos momentos o por distintas personas. Para garantizar la reproducibilidad es necesario trabajar siempre utilizando procedimientos normalizados de trabajo (PNT): documentos escritos que describen de forma detallada cómo se debe realizar un procedimiento. Todo el personal debe conocer y aplicar los PNT que requiera su trabajo. Verónica Rivas Guerrero​​ 1.2. REPRODUCIBILIDAD Y TRAZABILIDAD Trazabilidad: procedimientos que permiten reconstruir todos los pasos que han conducido hasta un resultado. La trazabilidad garantiza: 1. Asociar cada resultado a una persona de forma inequívoca: ✓ La identificación de la muestra se debe mantener durante todo el proceso analítico. ✓ Un error puede ser fatal: aplicar un tratamiento que no corresponde o no aplicar uno que se necesita. 2. Conocer los procesos que se han aplicado: ayuda a interpretar el resultado. 3. Detectar errores y averiguar su origen: se limita la afectación y se resolverá la incidencia de forma efectiva. Verónica Rivas Guerrero​​  ¿Cómo se asegura la trazabilidad? → documentos de registro: documentos en los que quedan reflejadas todas las actividades realizadas durante el proceso analítico. La mayoría están informatizados. Ejemplo de documentos de registro: ✓ Al cargar un reactivo en un autoanalizador se registra mediante un lector óptico toda la información sobre ese reactivo (lote, caducidad, etc.).. ✓ Este reactivo quedará asociado con las muestras que se procesen hasta que se cambie de nuevo el reactivo. Verónica Rivas Guerrero​​ 1. LA DOCUMENTACIÓN 1.1. Reproducibilidad y trazabilidad. 1.2. Documentación clínica y datos personales 1.2. LA DOCUMENTACIÓN CLÍNICA Y LOS DATOS PERSONALES Muchos de los documentos que se manejan en los laboratorios están sometidos a requisitos legales. Entre ellos cabe destacar: ❖ La documentación clínica. ❖ Los documentos que contienen datos personales. Verónica Rivas Guerrero​​  LA DOCUMENTACIÓN CLÍNICA Todos los documentos que registran (en cualquier soporte): ✓ Información sobre el estado de salud de un paciente. ✓ Información sobre la forma de cuidar, mejorar o recuperar la salud. La documentación clínica tiene unos requisitos legales de tratamiento y custodia que quedan reflejados en la Ley 41/2002, que regula la autonomía del paciente y los derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica: ✓ Forma de almacenar, custodiar y utilizar la historia clínica para asegurar la privacidad de la información. Verónica Rivas Guerrero​​  La historia clínica Conjunto de documentos que contienen información sobre la situación y la evolución clínica de un paciente a lo largo del proceso asistencial. Actualmente está informatizada: historia clínica electrónica. ✓ Cualquier profesional que atiende al paciente puede acceder a ella en cualquier momento. El sistema informático debe garantizar su seguridad y restringir el acceso: ✓ Los profesionales autorizados deben identificarse. ✓ Accederán al nivel de información autorizado. Verónica Rivas Guerrero​​  Asistencial: ✓ Garantizar una buena calidad asistencial: ayudará al médico a hacer un buen diagnóstico y orientarlo en el tratamiento. ✓ Garantizar la continuidad asistencial: cualquier sanitario que atienda al paciente podrá, previa lectura de la historia, conocer la situación del paciente y continuar con la resolución de su problema de forma adecuada. Docente: facilita el aprendizaje de los profesionales sanitarios y permite mejorar la asistencia a los pacientes en casos similares por experiencias previas. Verónica Rivas Guerrero​​  Investigadora: es una fuente de investigación para determinadas patologías y tratamientos: permite plantear preguntas científicas. Médico-legal: contiene información veraz sobre la asistencia sanitaria prestada al paciente, por lo que es un documento clave para reclamaciones y juicios por negligencia profesional. Permite planificar y gestionar mejor los recursos sanitarios. Verónica Rivas Guerrero​​  la ley 41/2002 establece el contenido mínimo de la historia clínica. 1. Hoja clínico-estadística: ✓ Al principio de cada episodio asistencial del paciente. ✓ Contiene el Conjunto Mínimo Básico de Datos (CMBD): resumen de datos clínicos y administrativos sobre cada episodio asistencial del paciente. o Identificación del centro sanitario y del paciente. o Diagnóstico principal y secundarios. o Procedimientos diagnósticos y terapéuticos aplicados. o Datos del alta, etc. Verónica Rivas Guerrero​​ 2. Autorización de ingreso: documento que rellena el médico con la información que necesita el servicio de admisión para ingresar al paciente. ✓ Datos identificativos del paciente. ✓ Datos del ingreso: o Motivo del ingreso. o Fecha y hora. o Si es urgente o programado. o Servicio donde ingresa. o Médico que lo indica. Verónica Rivas Guerrero​​ 3. Informe de urgencias: documento que se genera si el paciente acude al servicio de urgencias. ✓ Datos identificativos del paciente. ✓ Datos del proceso asistencial realizado en urgencias: o Exploración física. o Pruebas complementarias. o Diagnóstico/s. o Evolución. o Tratamiento. o Otras recomendaciones. Verónica Rivas Guerrero​​ 4. Documento de anamnesis y exploración física: ✓ Anamnesis: datos que proporciona el paciente: motivo de la consulta, signos y síntomas, antecedentes familiares y personales, etc. ✓ Datos de la exploración física que realiza el médico al paciente: ordenada por aparatos y sistemas. ✓ Orientación diagnóstica: determinará el plan terapéutico a seguir en los primeros momentos. Verónica Rivas Guerrero​​ 5. Documento de evolución o curso clínico: recoge los cambios que se producen en la situación clínica del paciente durante el proceso asistencial. 6. Documento de órdenes médicas: ✓ Medicación prescrita por el médico: dosis, frecuencia, vía de administración. ✓ Pruebas complementarias solicitadas por el médico. 7. Documento de interconsulta: documento por el que se solicita que un paciente sea valorado por un especialista diferente. 8. Informes de exploraciones complementarias: resultados de las pruebas diagnósticas realizadas al paciente. Verónica Rivas Guerrero​​ 9. Consentimiento informado: documento que debe conocer y firmar el paciente antes de cualquier procedimiento invasor o que suponga riesgo o repercusión negativa sobre su salud. ✓ Consecuencias y los riesgos del procedimiento. ✓ Existencia de alternativas para la libre elección. 10. Informe de anestesia: ✓ Datos preanestesia: pruebas previas a la anestesia. ✓ Datos durante la anestesia: tipo, dosis. ✓ Datos postanestesia: seguimiento en la reanimación. 11. Informe de quirófano o registro de parto: ✓ Técnica quirúrgica, tipo de anestesia. ✓ Incidencias. Verónica Rivas Guerrero​​ 12. Informe de anatomía patológica: resultados de las muestras analizadas. 13. Evolución y planificación de los cuidados de enfermería: ✓ Diagnóstico de enfermería. ✓ Plan de cuidados que se le va a prestar al paciente y todas las incidencias o modificaciones. 14. Aplicación terapéutica de enfermería: condiciones en las que se administra la medicación el equipo de enfermería (pautada por el médico). ✓ Hora, dosis, vía de administración, etc. 15. Gráfico de constante vitales: frecuencia cardiaca y respiratoria, temperatura, tensión arterial, balance hídrico. Verónica Rivas Guerrero​​ 16. Informe clínico de alta: ✓ Información sobre el proceso asistencial que ha recibido el paciente durante el ingreso. ✓ Información sobre el destino del paciente al alta: domicilio, atención primaria, otro hospital. ✓ Recomendaciones al alta. Verónica Rivas Guerrero​​  La Ley 41/2002 establece que los centros sanitarios tienen la obligación de: ✓ Conservar la documentación clínica garantizando su correcto mantenimiento y seguridad. ✓ El personal sanitario debe cooperar en la creación y el mantenimiento de una documentación clínica ordenada y secuencial del proceso asistencial. Verónica Rivas Guerrero​​  Plazo de conservación: al menos 5 años desde el alta del último proceso asistencial. Excepciones: ✓ Por causas judiciales. ✓ Por causas epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de salud. En estos casos, se evita en lo posible la identificación de las personas afectada. Verónica Rivas Guerrero​​  En los hospitales, la gestión de la historia clínica la realiza el Servició de Admisión y Documentación Clínica (SADC). ✓ Gestión de la documentación clínica: ❖ Organizar y custodiar las historias clínicas. ❖ Clasificar e integrar toda la información clínica. ❖ Desarrollar sistemas de recuperación de la información. ✓ Gestión de pacientes: ❖ Coordinación con otros centros y derivaciones. ❖ Consultas externas. ❖ Demanda de ingreso o quirúrgica, etc. Verónica Rivas Guerrero​​  DOCUMENTOS QUE CONTIENEN DATOS PERSONALES El derecho fundamental de las personas a la protección de sus datos personales está regulado en: ✓ Reglamento (UE) 2016/679: ❖ Son datos personales: toda información sobre una persona física identificada o identificable (hay un nombre, datos de localización u otros datos que permiten saber quién es la persona). ✓ Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Verónica Rivas Guerrero​​  Los datos personales asociados a muestras biológicas se obtienen con dos objetivos: ✓ Diagnóstico o seguimiento de una enfermedad: ❖ Imprescindible asociar la muestra a la persona. ❖ El tratamiento se hace según las normas de la HC. ✓ Investigación: los datos personales asociados a las muestras no se facilitan al personal investigador. Hay dos formas de ocultar los datos personales: ❖ Anonimización. ❖ Seudonimización. Verónica Rivas Guerrero​​  Anonimización: ✓ Se suprimen los datos personales que puedan permitir la identificación de la muestra. ✓ No hay forma de averiguar la identidad de la persona donante de la muestra. Seudonimización: ✓ No se incluyen datos denominativos de la persona, pero sí alguna información que permitiría obtenerlos si se accede a datos adicionales que están debidamente protegidos. ✓ Ejemplo: uso de códigos o claves (DNI, tarjeta sanitaria, código interno del hospital). Verónica Rivas Guerrero​​ 2. LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO ANALÍTICO 2.1. Documentos de la fase preanalítica. 2.2. Documentos de la fase analítica. 2.3. Documentos de la fase postanalítica.  Muestra biológica: ✓ Material excretado por un ser vivo o extraído de su organismo que recogemos para analizarlo. Proceso analítico: ✓ Todos los procesos que se desarrollan desde que se recibe una solicitud de análisis de una muestra biológica hasta que se emiten los resultados de este análisis. Fases del proceso analítico: ✓ Fase preanalítica. ✓ Fase analítica. ✓ Fase postanalítica. Verónica Rivas Guerrero​​  Verónica Rivas Guerrero​​ FASE PREANALÍTICA Desde que se recibe la solicitud de análisis hasta que la muestra llega al equipo responsable de analizarla. Los aspectos claves de la fase preanalítica son los siguientes: Garantizar que se toma la muestra a la persona correcta. Obtener correctamente la muestra según el protocolo establecido. Identificar la muestra de forma que posteriormente no pueda haber dudas sobre su procedencia. Clasificar y distribuir la muestra de forma correcta.  FASE ANALÍTICA Fase en la que se lleva a cabo el análisis de la muestra, aplicando el método analítico elegido. Durante esta fase sigue siendo clave la identificación de la muestra, que se debe mantener durante todos los procesos a los que sea sometida. FASE POSTANALÍTICA Desde que ha finalizado el análisis. En esta fase tiene lugar la elaboración del informe: debe responder a los datos requeridos en el impreso de solicitud de análisis. Verónica Rivas Guerrero​​ Verónica Rivas Guerrero​​ 2. LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO ANALÍTICO 2.1. Documentos de la fase preanalítica. 2.2. Documentos de la fase analítica. 2.3. Documentos de la fase postanalítica.  Solicitud de análisis. Instrucciones para el 2.1. paciente. DOCUMENTOS DE LA FASE Documentos para la toma PREANALÍTICA e identificación de la muestra. El registro de las muestras. Verónica Rivas Guerrero​​  SOLICITUD DE ANÁLISIS La cumplimenta el personal médico. Debe contener toda la información necesaria para que el laboratorio identifique de manera clara y precisa qué pruebas deben practicarse y a quién. El formato debe estar acordado con el laboratorio, para que sea comprensible y permita el registro informático de los datos. Verónica Rivas Guerrero​​  Normalmente contiene los siguientes datos: ✓ Identificación de la petición: generalmente un número o código. ✓ Identificación del profesional que solicita el análisis. ✓ Datos del paciente que permitan la identificación inequívoca de la persona a la cual se le debe tomar la muestra: nombre, apellidos, número de tarjeta sanitaria, número de historia clínica, etc. ✓ Datos clínicos y demográficos (edad, sexo): necesarios para interpretar correctamente los resultados. ✓ Indicación de la prioridad con la que debe ser tratada la muestra: ordinaria, preferente (7-15 días) o urgente (1-3 días). Verónica Rivas Guerrero​​  INSTRUCCIONES PARA EL PACIENTE Una vez recibida la solicitud de análisis se cita a la persona. Junto con su cita, las persona recibe instrucciones para: ✓ Prepararse para la toma de muestras: horas de ayuno, beber un volume determinado de agua, no tomar algún medicamento. La toma de muestras se puede hacer en el propio laboratorio o en otras instalaciones (unidad de extracción, centro de salud). ✓ Para tomar la muestra en casa si es necesario. La información se transmite de forma oral y por escrito: los documentos explicativos suelen estar elaborados y validados. DOCUMENTOS PARA LA TOMA E IDENTIFICACIÓN DE LA MUESTRA 1. Toma de la muestra: el personal debe tener toda la información necesaria para hacerla correctamente (según el tipo de muestra y los análisis a realizar): PNT ✓ Documentos debe recibir y/o comprobar. ✓ Preguntas al paciente: sobre su identidad y la preparación previa. ✓ Forma de identificar la muestra: etiqueta generada por el sistema informático. ✓ Tipo de envase con o sin alguna sustancia. ✓ Pretratamiento de la muestra una vez obtenida. ✓ Conservación y transporte: refrigerada, protegida de la luz, etc. ✓ Cómo se hace el traslado: tipo de contenedores, etiquetado. ✓ Tiempo máximo desde la toma de muestras hasta su análisis. 2. Identificación de la muestra: Etiqueta adhesiva que se coloca en el envase de la muestra con información detallada (nombre del paciente o donante, número de identificación, fecha y hora de recolección, etc). La información de la etiqueta está codificada (códigos de barra o QR), lo que reduce el riesgo de que se produzcan errores. La etiqueta se debe mantener durante todo el proceso analítico. La etiqueta debe colocarse en el lugar indicado del recipiente: ✓ No se dificulta o impide que se realicen las pruebas. ✓ Agiliza el manejo y facilita la lectura informatizada. Verónica Rivas Guerrero​​ EL REGISTRO DE LAS MUESTRAS Las muestras que llegan al laboratorio se verifican y, si todo es correcto, se registra su entrada en el sistema informático. Los laboratorios tienen protocolos para: ✓ Rechazar la muestra: envase roto, que no estén bien identificadas, etc. ✓ Qué hacer cuándo se rechaza la muestra: citar de nuevo al paciente, comunicarlo al médico que solicitó el análisis, etc. Verónica Rivas Guerrero​​ 2. LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO ANALÍTICO 2.1. Documentos de la fase preanalítica. 2.2. Documentos de la fase analítica. 2.3. Documentos de la fase postanalítica. 2.2. DOCUMENTOS DE LA FASE ANALÍTICA Principales documentos (los propios de un laboratorio): ✓ PNT de cada análisis. ✓ Fichas de seguridad de todos los productos químicos. ✓ Manuales de instrucciones de todos los equipos. ✓ PNTs para el mantenimiento de los equipos. ✓ PNTs para la limpieza, desinfección y esterilización de materiales y equipos. ✓ Documentos de registro de las actividades realizadas. Si en la fase analítica se fracciona la muestra, las alícuotas también deben estar etiquetadas. Verónica Rivas Guerrero​​ VALIDACIÓN TÉCNICA Una vez obtenido el resultado, se lleva a cabo una validación técnica (con ella termina la fase analítica). En ella se comprueba y se registra en documentos: ✓ El método que se ha empleado está validado para hacer ese tipo de determinación. ✓ Los equipos usados funcionan correctamente y han sido calibrados y sometidos a los controles previstos. ✓ No se ha producido ninguna incidencia: los equipos registran y tienen alarmas por exceso de temperatura, necesidad de reponer algún reactivo, bloqueo mecánico, etc. ✓ Las muestras control dan los resultados previstos. Verónica Rivas Guerrero​​ 2. LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO ANALÍTICO 2.1. Documentos de la fase preanalítica. 2.2. Documentos de la fase analítica. 2.3. Documentos de la fase postanalítica.  2.3. DOCUMENTOS DE LA FASE POSTANALÍTICA Los principales procesos de la fase postanalítica son los siguientes: La validación facultativa La realización del informe El archivo Verónica Rivas Guerrero​​ VALIDACIÓN FACULTATIVA Verónica Rivas Guerrero​​ El facultativo recibe los resultados: ✓ Revisa la congruencia de los resultados entre sí, cuando se ha solicitado varios parámetros. ✓ Revisa la coherencia de los resultados con: ❖ El tipo de paciente. ❖ El proceso patológico. ❖ El tratamiento. ❖ El historial clínico analítico anterior. Una vez revisados los datos, el facultativo podrá: ✓ Ordenar la repetición de alguna prueba o la realización de nuevas pruebas. ✓ Añadir comentarios interpretativos y recomendaciones, dirigidos al profesional que ha solicitado las pruebas. ✓ Ponerse en contacto con el solicitante para transmitir un resultado. REALIZACIÓN DEL INFORME Una vez validados los resultados por el facultativo, se emite el informe. Los datos mínimos que debe llevar un informe son los siguientes: ✓ Identificación del laboratorio y de la persona responsable del informe. ✓ Procedimientos aplicados en cada determinación. ✓ Valores de los parámetros analizados e intervalos de referencia. ✓ Indicación de si el dato obtenido es patológico en relación con los valores de normalidad o referencia. ✓ Si la determinación se realiza en otro laboratorio de referencia colaborador. Verónica Rivas Guerrero​​ EL ARCHIVO En la fase postanalítica se archivará toda la documentación generada que lo requiera. Como los laboratorios utilizan sistemas informáticos, el archivo de la documentación se suele realizar de forma automática. También se puede archivar una alícuota de la muestra analizada: para un contraanálisis o verificación posterior: ✓ El tiempo de archivado puede estar establecido legalmente o depender de las normas de laboratorio. ✓ Una vez transcurrido el tiempo establecido, la alícuota se desechará adecuadamente. Verónica Rivas Guerrero​​ 3. DOCUMENTOS DE GESTIÓN 3.1. Documentos administrativos. 3.2. Documentos de gestión del almacén. Verónica Rivas Guerrero​​ 3.1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Entre los documentos administrativos que encontramos en un laboratorio podemos destacar: ✓ Agenda de citas. ✓ Autorizaciones para la recogida de informes. ✓ Consentimiento informado para la toma de ciertas muestras. ✓ Autorizaciones de mutuas de salud. No tienen información clínica, pero sí datos personales → su tratamiento debe cumplir la legislación referente a la protección de datos personales. Verónica Rivas Guerrero​​ 3. DOCUMENTOS DE GESTIÓN 3.1. Documentos administrativos. 3.2. Documentos de gestión del almacén. Verónica Rivas Guerrero​​ 3.2. DOCUMENTOS DE GESTIÓN DEL ALMACÉN En cualquier almacén es necesario manejar ciertos documentos para mantener su funcionamiento: ✓ Realización del pedido. ✓ Recepción del pedido. ✓ Devoluciones. ✓ Facturación. ✓ Las notas de abono y cargo. Verónica Rivas Guerrero​​  REALIZACIÓN DEL PEDIDO Documento de pedido: permite a un cliente solicitar a un proveedor la entrega de productos. No es un documento oficial que deba contener unos datos legalmente establecidos, sino un documento privado entre cliente y proveedor. Los pedidos se suelen realizar mediante sistemas telemáticos (online) → el sistema informático genera automáticamente las hojas de pedido. Verónica Rivas Guerrero​​ RECEPCIÓN DEL PEDIDO Las mercancías llegan acompañadas del albarán: documento que detalla el contenido enviado. A partir del albarán se hace la factura → es necesario verificar que se reciben los productos reflejados en el albarán. Verónica Rivas Guerrero​​  En la zona de recepción se verifica la mercancía que se recibe y, para ello debe haber todo lo necesario: ✓ Espacio y superficie de apoyo para abrir los paquetes. ✓ Ordenador para verificar la hoja de pedido e introducir los datos de la recepción. ✓ Sistema de archivo para guardar los albaranes recibidos. Comprobaciones de las mercancías que hay que realizar: ✓ Contar los productos y verificar que lo que llega es: o Lo que consta en el albarán: revisar el albarán. o Lo que se ha pedido: revisar la hoja de pedido. ✓ Verificar el estado de los productos: o No se deben admitir productos en mal estado. o Se debe comunicar al proveedor y solicitar la devolución o el cambio de producto.  LAS DEVOLUCIONES Los productos son rechazados cuando: ✓ Hay errores en los productos enviados. ✓ Hay roturas o desperfectos atribuibles al proveedor. Otras devoluciones dependen de acuerdos previos con el proveedor: si se ha acordado la devolución de una parte del importe de productos caducados dentro de un plazo de tiempo establecido. Para tramitar las devoluciones se utilizan hojas de devolución, que contienen la misma información que los albaranes. ✓ Tienen un espacio para detallar el motivo de la devolución: según el motivo que sea, el proveedor devolverá el importe íntegro de los productos o solo un porcentaje de éste. LA FACTURACIÓN Una vez recibido y aceptado el pedido, el proveedor emite la factura en el tiempo que se haya establecido. La factura debe indicar el número del albarán que se ha utilizado para hacerla. Tanto la factura como el albarán se deben archivar durante el tiempo que determine la legislación vigente, ya que tienen validez legal. Información que debe contener la factura: ✓ Datos del proveedor y del cliente. ✓ Datos de los productos: ✓ Fecha. código, concepto, ✓ Número de factura. unidades, precio unitario. ✓ Número de pedido y albarán. ✓ Impuestos (IVA). ✓ Descuentos si los hay. Notas de abono y cargo Si hay alguna discrepancia entre el albarán y la factura, no se puede cambiar la factura (debe reflejar los datos del albarán). En estos casos, además de la factura se generará: ✓ Nota de abono: factura por la que el proveedor comunica al cliente que va a pagarle el importe cobrado de más. ✓ Nota de cargo: factura por la que el proveedor pide al cliente un importe que no estaba reflejado en la factura. EL PAGO A la fecha del vencimiento que conste en la factura se debe hacer efectivo el pago mediante el sistema acordado: ✓ Pago domiciliado. ✓ Transferencia bancaria. ✓ Cheque bancario… Una vez efectuado el pago, el proveedor puede hacer dos cosas: ✓ Firma y sella la factura como pagada. ✓ Emite un recibo: con los datos de ambas empresas, el importe y el número de factura que se paga. 4. EL SISTEMA INFORMÁTICO DEL LABORATORIO (SIL) 4.1. Características de un SIL. 4.2. Integración con otros sistemas. 4.3. Ventajas del SIL.  El sistema informático de los laboratorios (SIL) ayuda a gestionar el volumen de información que se maneja en ellos, ya que ayudan a: ✓ Gestionar las citas. ✓ Realizar informes. ✓ Codificar las muestras. ✓ Realizar la trazabilidad de las muestras. ✓ Realizar el control de caducidades de los productos, etc. 4.1. CARACTERÍSTICAS DE UN SIL 1. Debe facilitar la trazabilidad: registrar todos los procesos del laboratorio para que puedan ser consultados. o Quién realizó una petición y cuándo. o Quién introdujo los datos de la petición. o Quién realizó la extracción. o Qué pretratamiento se le realizó a la muestra. o Cuándo se analizó, en qué equipos y qué pruebas hicieron. o Quién validó el informe. o Quién entregó el informe y cuándo. 2. Deben ser adaptables: debe permitir el crecimiento y la incorporación de los avances tecnológicos en los laboratorios. 3. Deben asegurar la seguridad y la confidencialidad: deben garantizar el cumplimiento de las normativas sobre la documentación clínica y la protección de datos personales. 4. Deben organizar la información en categorías: o Datos del paciente. o Petición: tipo, fecha y hora, motivo, peticionario, etc. o Tipo de muestra. o Prueba realizada. o Resultado: si es necesario con unidades de referencia. 4. EL SISTEMA INFORMÁTICO DEL LABORATORIO (SIL) 4.1. Características de un SIL. 4.2. Integración con otros sistemas. 4.3. Ventajas del SIL. 4.2. LA INTEGRACIÓN CON OTROS SISTEMAS El SIL puede relacionarse con otros sistemas informáticos del centro hospitalario: ✓ Con el laboratorio de urgencias. ✓ Con el sistema informático general del hospital. ✓ Con el departamento de farmacia. ✓ Con el sistema informático de otros centros médicos asociados, etc. Cualquier integración del SIL con otros sistemas informáticos debe cumplir la normativa de protección de datos clínicos y personales. 4. EL SISTEMA INFORMÁTICO DEL LABORATORIO (SIL) 4.1. Características de un SIL. 4.2. Integración con otros sistemas. 4.3. Ventajas del SIL. 4.3. VENTAJAS DEL SIL 1. Reducción de errores: el SIL alerta al personal cuando detecta incoherencias y reduce así el número de errores. 2. Facilitar las búsquedas: la base de datos permite recuperar datos de pacientes, documentos, registros, etc. 3. Facilita el mantenimiento de la confidencialidad del paciente: la información personal queda protegida por el sistema informático. 4. Facilitar y mejorar la elaboración de informes: permite generar informes normalizados que el personal podrá personalizar. 5. Facilita la gestión del laboratorio: gestión de la documentación, gestión del almacén, etc.