Sistemul informaţional în organizaţii PDF

Capitolul 3 Sisteme informaţionale în organizaţii „Orice sistem este o cămaşă de forţă, dacă aderi la el total şi fără umor.” (Erica Jong, scriitoare) Obi...

Capitolul 3 Sisteme informaţionale în organizaţii „Orice sistem este o cămaşă de forţă, dacă aderi la el total şi fără umor.” (Erica Jong, scriitoare) Obiective Parcurgerea acestui capitol vă asigură:  cunoaşterea importanţei sistemelor informaţionale în organizaţii;  familiarizarea cu tipurile de sisteme informaţionale;  detalierea avantajelor competitive şi a riscurilor implementării sistemelor informaţionale moderne (de ultimă generaţie);  formarea unei viziuni complete asupra necesităţii, coerenţei, acurateţii şi integrării informaţionale;  cunoaşterea componentelor sistemelor informaţionale;  identificarea tehnologiilor din „spatele” platformelor sistemelor informaţionale. 3.1. Importanţa sistemelor informaţionale Tehnologiile informaţionale au rescris regulile mediului de afaceri. Managementul relaţiilor cu clienţii, planificarea, proiectarea şi dezvoltarea producţiei, cercetările şi strategiile de marketing, planificarea, dezvoltarea şi exploatarea lanţurilor de distribuţie, managementul resurselor umane depind de tehnologiile informaţionale. În acest context, întrebarea de ce este necesar studiul sistemelor informaţionale? în programele educaţionale din domeniul Administrarea afacerilor avem un răspuns implicit: nu se poate fără. Este acelaşi răspuns pe care l-am avea la întrebarea dacă este necesar studiul contabilităţii, al finanţelor, al managementului sau al marketingului pentru profesia de economist. Toate sunt domenii vitale şi tehnologiile informaţionale oferă suport indispensabil tuturor. Visul oricărui manager, în condiţiile actuale de concurenţă acerbă, dar şi de supravieţuire în contextul crizei economice prelungite (ne amintim debutul: 2008, sfârşitul încă nu se întrevede la orizont) este de a obţine, în orice moment, o viziune globală asupra afacerii. Imaginea globală1 presupune asamblarea informaţiilor vehiculate de fiecare subsistem al organizaţiei, dar şi a celor din mediul înconjurător – proces denumit integrare informaţională. Noţiunea de sistem2 face parte din vocabularul curent. Vorbim de sisteme mecanice, economice, sociale, politice etc. Ştiinţa sistemelor este sistemica, iar de teoria sistemelor se ocupă cibernetica. Definit foarte simplu, sistemul este un ansamblu de elemente aflate în interacţiune. În general, sistemul reprezintă un ansamblu de elemente, dependente între ele, care formează un tot organizat şi care funcţionează împreună în scopul realizării unui obiectiv final comun. 1 Creţu, L., Op. cit., pp. 76-77. 2 Airinei, D., Grama, A., ş.a., Tehnologii Informaţionale pentru afaceri, Editura Sedcom Libris, Iaşi, 2006, pp.373- 374. 89 În cadrul unui sistem interacţionează trei componente de bază: 1. intrările – orice sistem este supus acţiunii mediului în care se află, acţiune care se manifestă sub forma intrărilor; 2. procesările (prelucrările) – transformarea înglobează ansamblul proceselor prin care din intrări se obţin ieşiri; 3. ieşirile – rezultatele proceselor care au loc în cadrul sistemelor. Schematic, într-o viziune sistemică, activităţile acestor componente sunt prezentate în figura nr. 3.1. Figura nr. 3.1. Rolul sistemului informaţional În cea mai mare parte activităţile de mai sus sunt asigurate prin sistemul informaţional care apare ca intermediar între sistemul operaţional şi sistemul de conducere. În afara acestora, în mod adiţional, teoria sistemelor adaugă feedback-ul şi controlul. Feedback- ul unui sistem presupune măsura performanţei acestuia. Noţiunea preluată din cibernetică, în vorbirea „curentă” feedback, sau conexiune inversă, sau buclă de retroacţiune, sau circuit de reglare desemnează un comentariu sau o reacţie la ceva, la o anumită acţiune, influenţă. Controlul presupune monitorizarea şi evaluarea feedback-ului pentru a determina modul în care sistemul şi-a atins obiectivele, aşa cum a fost prezentat şi în capitolul 2. Deschiderea sistemului informaţional poate fi tratată din minimum două puncte de vedere: al utilizatorului final (angajat, client sau furnizor) şi cel al altor sisteme informaţionale cu care ar trebui să intre în colaborare (sistemele partenerilor). Sistemul informaţional al unei întreprinderi este un sistem care înglobează toate componentele unei organizaţii. Rolul său ţine de derularea următoarelor activităţi:  culegerea datelor privind starea sistemului ce-l reprezintă întreprinderea şi despre mediul său;  transmiterea datelor la punctele de prelucrare prin canalele informaţionale;  prelucrarea datelor în vederea obţinerii informaţiilor necesare în procesul decizional;  stocarea datelor;  adoptarea deciziilor şi transmiterea lor la organele de execuţie;  asigurarea controlului şi urmărirea înfăpturii deciziilor. Noile sisteme informaţionale sunt deschise şi colaborative, împrumutând din caracteristicile Web-ului. În afacerile actuale, consumatorii sunt atraşi în procesul de producţie, generând multiple schimbări şi provocări care intervin în procesele de colaborare pe lanţurile de producţie şi aprovizionare-desfacere. Pentru competitivitate la nivel global este necesară monitorizarea 90 afacerilor la nivel internaţional, iar supravieţuirea este garantată de accesul la noi tehnologii, pieţe şi idei. Sistemele informaţionale oferă suport acţiunii globale pe piaţa afacerilor. Patru principii3 definesc, din ce în ce mai mult, modul în care companiile evoluează în secolul XXI: deschidere, colaborare, partajare şi acţiune globală. Studiu de caz Goldcorp O mică firmă4 specializată în extracţia minieră de aur, cu sediul la Toronto, făcea eforturi extraordinare să supravieţuiască, fiind asaltată de greve, datorii cu întârziere la plată şi cu un cost de producţie la un nivel extrem de ridicat, ceea ce a determinat încetarea operaţiunilor. Piaţa aurului se contracta, iar majoritatea analiştilor presupuneau că mina companiei, localizată în Red Lake, Ontario, cu o vechime de cincizeci de ani, era pe moarte. Fără dovada existenţei unor noi zăcăminte substanţiale, mina părea sortită închiderii, iar Goldcorp urma să se prăbuşească odată cu aceasta. Rob McEwen, CEO Goldcorp Inc., a avut o intuiţie grozavă: dacă angajaţii Goldcorp nu au putut găsi aurul de la mina din Red Lake, poate altcineva ar putea face acest lucru. Intenţia sa era să deschidă sistemul informaţional spre cercetare externă, fapt foarte rar întâlnit pentru că exploatarea minieră este o industrie cu caracter puternic secret şi, cu excepţia mineralelor propriu-zise, datele geologice sunt cele mai preţioase şi atent păzite resurse. Angajaţii Goldcorp s-au întrebat dacă întreaga comunitate globală de geologi va răspunde apelului în acelaşi mod în care dezvoltatorii de programe s-au adunat în jurul lui Linus Torvalds 5. McEwen şi-a expus ideea în faţa geologului şef: „Aş vrea să iau toate cunoştinţele noastre legate de geologie, toate datele pe câte le avem din 1948 şi până în prezent, să le asamblez într-un fişier şi să le împart oamenilor de pretutindeni. După aceea le vom cere să ne spună unde vom găsi următoarele aproximativ 17 tone de aur”. În martie 2000, Provocarea Goldcorp a fost lansată, împreună cu un premiu de 575 000 de dolari. Fiecare părticică de informaţie (în valoare de patru sute de megabiţi) în legătură cu cei 22,26 km pătraţi aflaţi în proprietatea companiei au fost dezvăluiţi pe site-ul Web al Goldcorp. Vestea s-a răspândit pe Internet. În săptămânile următoare, s-au primit la sediul Goldcorp aplicaţii de peste tot din lume fiind implicaţi nu numai geologi ci şi utilizatori, absolvenţi de facultate, consultanţi matematicieni şi ofiţeri militari, toţi căutând o cale de acţiune. Au folosit de la metode matematice, de fizică avansată, sisteme inteligente, afişare grafică pe calculator şi soluţii unitare pentru probleme neintegrate. “ Erau talente pe care nu le văzusem niciodată până atunci în industrie. Când am văzut afişările grafice pe calculator, aproape că am căzut de pe scaun. Participanţii la concurs identificaseră 100 ţinte pe proprietatea de la Red Lake, iar jumătate dintre acestea nu fuseseră localizate anterior de către companie. Peste 80% din noile ţinte au produs cantităţi substanţiale de aur, 22,7 tone”. Astăzi Goldcorp culege roadele abordării de tip open-source. În procesul de explorare, compania a fost evaluată la 9 miliarde dolari (de la 100 de milioane dolari). În acelaşi timp, a transformat o mină din zona de nord a regiunii Ontario, rămasă în urmă din punct de vedere al progresului, într-una din cele mai inovatoare şi mai profitabile proprietăţi din industrie. Inutil să mai spunem că McEwen este o persoană fericită. Ca şi ceilalţi acţionari. O sută de dolari investiţi în companie în 1993 valorează astăzi peste 3 000 de dolari. 3 Tapscott, D., Williams, A., Wikinomics. Cultura colaborării în masă, Editura Publică, Bucureşti, 2010, pp. 32-43. 4 Preluare după Tapscott, D., Williams, A., Wikinomics. Cultura colaborării în masă, Editura Publică, Bucureşti, 2010, pp. 25-28. 5 Linus Benedict Torvalds (n. 28 decembrie 1969, Helsinki, Finlanda) este un inginer software finlandez, care a început dezvoltarea nucleului sistemului de operare Linux, iar astăzi este coordonator la proiectul de dezvoltare al acestuia. Inspirat de sistemul de operare demonstrativ Minix creat de Andrew Tanenbaum, Linus a dorit să aibă propriul sistem UNIX pe PC-ul de acasă. Nucleul dezvoltat de el se află sub licenţa GNU, General Public License. 91   Care este specificul industriei miniere din punct de vedere informaţional?  Care a fost decizia luată de CEO companiei şi ce a implicat?  Ce credeţi că au învăţat angajaţii companiei din această experienţă?  Dacă o companie mică, neperformantă, care activează în una din cele mai vechi industrii din lume, a atins performanţe extreme prin deschiderea uşilor sale către contribuţia şi inovaţia externă, ce s-ar întâmpla dacă mai multe organizaţii ar urma aceeaşi strategie? 3.2. Sisteme informaţionale – definiţii şi delimitări conceptuale Din figura nr. 3.2 observăm integrarea sistemului informaţional în mediul organizaţional având ca suport tehnologiile informaţionale, finalitatea reprezentând-o acoperirea cerinţelor manageriale. Figura nr. 3.2. Poziţia sistemului informaţional în mediul organizaţional Sistemele informaţionale se bazează pe trei resurse cheie: informaţia, tehnologiile informaţionale şi oamenii. Tehnologiile informaţionale asigură factorului uman accesul la informaţie şi fac posibilă gestionarea averii informaţionale, precum şi desfăşurarea eficientă a operaţiunilor din mediile de afaceri actuale. Astfel, cadrul cu ariile principale (explicate şi prezentate pe larg în capitolele 1 şi 2) pe care trebuie să le cunoască un profesionist în legătură cu sistemul informaţional poate fi reprezentat ca în figura nr. 3.3. În literatura noastră de specialitate sistemul informaţional6 este definit ca reprezentând totalitatea metodelor, procedeelor şi mijloacelor utilizate în culegerea, stocarea, prelucrarea, analiza şi transmisia datelor pentru fundamentarea şi urmărirea deciziilor la toate nivelurile unei entităţi economico-sociale. În consecinţă, în cadrul sistemului informaţional există întotdeauna un sistem de prelucrare a datelor care poate fi manual, informatizat sau combinat. Atunci când, la nivelul prelucrării datelor, al analizei şi transmisiei informaţiilor, se recurge la tehnologii informatice, sistemul este informatic. Sistemul informaţional este identic cu sistemul informatic atunci când toate 6 Airinei, D., Grama, A., ş.a., Tehnologii informaţionale pentru afaceri, Editura Sedcom Libris Iaşi, 2004, 2005, p. 376. 92 componentele informaţionale dintr-o organizaţie, toate mijloacele şi regulile sunt informatizate. Informatizarea transformă sistemele informaţionale manuale în sisteme informatice prin substituirea mijloacelor de lucru cu echipamente moderne, reducerea timpilor de lucru, eliminarea erorilor, prelucrarea unui volum mare de date şi distribuirea eficientă a informaţiilor. Astfel, sistemul informatic apare ca o componentă a sistemului informaţional în care mijloacele tehnice de prelucrare sunt calculatoarele electronice. Provocări la nivel de management Platforme pentru Sisteme Tehnologii afaceri informaţionale informationale Concepte Dezvoltare de fundamentale procese Figura nr. 3.3.Ariile sistemului informaţional Sursa: O’Brien, J., Introduction to Information Systems. Essentials for the Internetworked E-Business Enterprise, McGraw-Hill Irwin, USA, 2001, p.7 În literatura anglo-americană7, information system desemnează un sistem informaţional, iar computer based information system un sistem informatic. În ţările ultra-tehnologizate (e.g. SUA, Canada, Japonia), majoritatea autorilor folosesc doar sintagma information system, motivând gradul ridicat de informatizare. 3.3. Structura şi descrierea componentelor sistemului informaţional Dacă la nivel elementar descriem sistemul informaţional ca un ansamblu de resurse umane, hardware, software, reţele de comunicaţii şi date care se ocupă de colectarea, transformarea şi diseminarea informaţiilor dintr-un mediu organizaţional (figura nr. 3.4), analiza detaliată va trebui să acopere toate aceste componente. 3.3.1. Date În lumea de astăzi, a afacerilor extrem de complexe, organizaţiile sunt în căutarea de soluţii inovatoare pentru a se diferenţia de competitori, devenind colaborative, virtuale, exacte, sincronizate, adaptive şi agile. Acestea trebuie să fie în măsură să răspundă rapid la cerinţele pieţei şi la schimbările apărute. Multe organizaţii au observat că datele pe care le deţin şi modul în care folosesc aceste date le pot diferenţia de competitori. Datele şi informaţiile devin activele principale pentru multe organizaţii. De aceea, astăzi, cele mai multe organizaţii încearcă să colecteze şi să prelucreze date pe cât mai mult posibil. Există foarte multe forme de a colecta şi analiza date, în funcţie de domeniu şi modul în care vor fi utilizate pentru a eficientiza afacerile, 7 Oprea, D., Meşniţă, G., Sisteme informaţionale pentru manageri, Editura Polirom, Iaşi, 2002, p. 12. 93 plecându-se mereu de la premisa că o cercetare cantitativă precisă a unui set mare de date poate maximiza oportunităţile de venituri. TELECOMUNICAŢII DATE OAMENI SISTEME INFORMAŢIONALE SOFTWARE HARDWARE Figura nr. 3.4. Elemente cheie ale sistemului informaţional Sursa: adaptare după Valacich, J.S., Schneider, C., Information Systems Today, Prentice Hall, USA, 2013 Pentru clarificare, este necesară delimitarea diferenţelor dintre date, informaţii şi cunoştinţe astfel8:  datele constau în numere, fapte, diferite documente etc.;  informaţiile se referă la date organizate, date care au fost filtrate, ordonate după anumite criterii şi stau la baza deciziilor manageriale;  cunoştinţele apar datorită abilităţii de a interpreta informaţiile, de a formula opinii şi a lua decizii. Considerăm că sistemele de calcul operează cu date, care constituie forma fizică, efectivă, a informaţiei şi numai prin asociere cu realitatea putem spune că sistemele de calcul prelucrează informaţii. În astfel de condiţii datele prelucrate pot reprezenta o anumită informaţie pentru un utilizator şi o alta pentru alt utilizator. Datele pot fi clasificate în funcţie de formatul şi calitatea lor astfel:  structurate: informaţii cu un grad ridicat de organizare întâlnite în bazele de date, depozitele de date şi soluţiile enterprise. Google este o sursă de Big Data; 8 Harmon, P., Hall, C., Intelligent Software Systems Development. An IS Manager’s Guide, John Wiley & Sons, Inc., New York, 1993, pp. 13-28 94   nestructurate: date brute, care au fost extrase de aplicaţiile de pe Internet, dar nu au fost procesate în formate mai productive şi mai semnificative;  semistructurate: aceste date, care, în funcţie de punctul de vedere al utilizatorului, se găsesc acolo unde datele structurate şi cele nestructurate se întâlnesc. Datele de Social Media, date de tip localizare, precum şi datele generate de utilizatori sunt câteva exemple de date semi-structurate. Datele digitale reconfigurează frontierele sistemelor informaţionale actuale. Se vorbeşte în acest context de adevărate „oceane” de date digitale la a căror formare participă organizaţiile, agenţiile şi mediile guvernamentale, interacţiunile indivizilor în reţelele publice şi private din întreaga lume. Unele dintre companiile cele mai de succes din lume datorează ascensiunea lor, în mare parte, strategiilor inovative care le-au dezvoltat pentru accesarea, gestionarea şi utilizarea unor secţiuni din aceste date, pentru a identifica oportunităţi, pentru a lua decizii de afaceri mai bune şi pentru a oferi experienţe personalizate clienţilor. Specialiştii în modele matematice sunt cei care analizează datele şi concep algoritmi care generează modele de comportament. Comportamentul clienţilor nu mai este o necunoscută. Studiu de caz Numerati În fiecare zi, lăsăm urme lungi de date personale doar prin simplul fapt că trăim în lumea modernă. Dăm click pe pagini de internet, schimbăm canalele, trecem pe la punctele automate de încasare a taxei de autostradă, facem cumpărături cu cardul de credit şi vorbim la telefonul mobil. Companii precum Yahoo! şi Google colectează aproximativ 2500 de detalii despre noi în fiecare lună. Cine se uită prin toate aceste date? Şi ce fac cu ele? Asta caută să afle jurnalistul Stephen Baker în cartea sa, Numerati9, iar răspunsurile lui sunt şi surprinzătoare şi neliniştitoare. Captivantă şi informativă, Numerati arată cum o nouă şi puternică încercare – modelarea matematică a omenirii – va afecta fiecare aspect al vieţii noastre. Cum votăm, cum facem cumpărături, cum ne găsim perechea, chiar şi cum gândim – toate aceste aspecte ale vieţii noastre sunt algoritmizate. Aceasta este culmea răzbunării tocilarilor. Numerati fac ravagii prin toate domeniile, folosindu-se de biţi şi bytes pentru a construi replici digitale ale fiecăruia dintre noi, pentru ca mai apoi să ne previzioneze comportamentul. Ei au planuri ambiţioase, vor să calculeze pentru fiecare dintre noi o încrengătură uriaşă şi complexă de numere şi ecuaţii. Acestea sunt modele matematice. Oamenii de ştiinţă le folosesc de decenii pentru a simula orice, de la parcuri de camioane la bombe nucleare. Modelele sunt constituite din colecţii vaste de date, fiecare element reprezentând un fapt sau o probabilitate. Fiecare model trebuie să reflecte numeric adevărul fizic: mărimea şi greutatea, caracteristicile componentelor din metal şi plastic, răspunsul la schimbările de presiune atmosferică sau căldură. Modelele complexe pot avea mii sau chiar milioane de variabile şi trebuie să interacţioneze matematic unele cu altele aşa cum interacţionează în viaţa reală. E o muncă sisifică, insă odată creat modelul potrivit, oamenii de ştiinţă pot face previziuni precise.  Citiţi cartea şi prezentaţi 3 exemple celebre de implicare în afaceri a Numerati. Inovaţiile au loc pe mai multe fronturi pentru a ajuta companiile să gestioneze „potopul” tot mai mare de date şi de a-l folosi mai eficient. O parte din aceste inovaţii se bazează pe tehnologii tradiţionale de baze de date. Altele profită de noi paradigme ale bazelor de date pentru a îndeplini cerinţe mai extreme. Pe baza acestor progrese, furnizorii de platforme comercializează noi baze de date şi soluţii de analiză în care se pot gestiona volume masive de date şi oferă 9 Baker, S., Numerati, Editura Publica, Bucureşti, 2008 95 perspective mediului de afaceri, în timp real sau în timp aproape real. În mediul tehnologic actual fenomenul poartă numele de Big Data. Big Data este un termen care se referă la seturi de date sau combinaţii de seturi de date a căror dimensiune (volum), complexitate (variabilitate) şi rată de creştere (viteza) le face dificil de a fi capturate, gestionate, procesate sau analizate de tehnologii şi instrumente convenţionale. Studiu de caz Big Data De asemenea, studiile IDC au demonstrat că dimensiunea „universului digital” în cazul anului 2011 se situa la aproximativ 1.8 zettabytes10, în timp ce în cazul anului 2012 vorbim de aproximativ 2.8 zettabytes11. Un zettabyte înseamnă o mie de exabytes, un milion de petabytes, sau un miliard de terabytes. Toate aceste date înseamnă Big Data. Biroul Statelor Unite CSO (Conflict and Stabilization Operations) a anunţat că foloseşte un set de instrumente de analiză a datelor pentru a încerca să rezolve conflictele din lume, axându-se pe patru zone semnificative din punct de vedere strategic (Burma, Honduras, Kenya şi Siria). În cazul Siriei, monitorizează locaţiile în care liderii de afaceri se întâlnesc, convorbirile purtate, afirmaţiile politice şi religioase, întâlnirile publice cu scopul de a modifica politicile din zona respectivă astfel încât posibilele conflicte să fie descurajate. Instrumentul de analiză folosit este Senturion, care a fost utilizat cu succes de CSO şi pentru a previziona modul în care va progresa invazia Iraqului12. În raportul din anul 2012 este specificat faptul că, pentru a îmbunătăţi răspunsul la situaţiile de criză, sunt utilizate modele de analiză Big Data, rezultatul se concretizează în Sistemul de Prevenire din Timp a Crizelor a Agenţiei de Proiecte de Cercetare Avansată a Apărării. Prin acesta, au acces la 20 de milioane de poveşti noi pentru a identifica trendurile conflictelor la nivel local, naţional şi regional. De asemenea, Biroul a devenit mai activ pe reţelele sociale, având 1.464 de „followers” pe Twitter, 423 de like-uri pe Facebook şi 18.000 de cititori ai newsletter-ului, pentru a spori gradul de conştientizare în rândul cetăţenilor 13.  Ce înseamnă Big Data în cifre? Oferiţi câteva exemple concrete.  Căutaţi un alt exemplu de utilizare a tehnologiilor Big Data. 3.3.2. Resurse umane Tehnologia nu se referă la natură, ci la om, nu se referă la instrumente, ci la modul în care lucrează omul. În egală măsură, se referă la modul de viaţă al omului şi la cum gândeşte 14. În spatele unui sistem informaţional se află o armată nevăzută – oamenii care lucrează şi pun în mişcare organizaţiile în care îşi desfăşoară activitatea şi îşi câştigă existenţa. Numele pretenţios în limbaj organizaţional este cel de Resurse Umane. În organizaţiile tradiţionale unde se operează pe un mediu relativ stabil, rolurile individuale sunt bine determinate, iar complexitatea afacerii este controlată prin transmiterea sarcinilor de lucru în sens descendent, pe scala ierarhică, spre structurile componente. La orice nivel, managerii 10 Gantz, J., Reinsel D., Extracting Value from Chaos, June 2011, http://www.emc.com/collateral/analyst- reports/idc-extracting-value-from-chaos-ar.pdf 11 ***, Press Release: New Digital Universe Study Reveals Big Data Gap: Less Than 1% of World’s Data is Analyzed; Less Than 20% is Protected, http://www.emc.com/about/news/press/2012/20121211-01.htm 12 Kolalowski, N., Using Big Data to Save the Planet, http://slashdot.org/topic/bi/using-big-data-to-save-the-planet/ 13 ***, CSO: One-Year Progress Report, http://www.state.gov/j/cso/releases/other/2013/206410.htm 14 Drucker, P., Realităţile lumii de mâine, Editura Teora, Bucureşti, 1999, p. 249 96 stabilesc planuri şi urmăresc îndeplinirea graduală a activităţilor sub controlul lor direct, alocă şi monitorizează resursele şi prevăd sumele limită acordate unităţilor operaţionale. În mediul de lucru din zilele noastre acest model de management s-a perimat; supravieţuirea organizaţiei depinde de cât de bine sunt definite stilurile de lucru, de eficienţa comunicării şi de înţelegerea corespunzătoare a interdependenţelor dintre membrii organizaţiilor 15. La prima vedere, imaginea este de haos. Dacă mai adăugăm un fapt deloc de neglijat în opinia noastră şi anume, acela că fiecare membru al organizaţiei îşi stabileşte propriile reguli de lucru, potrivit sarcinilor pe care le are de îndeplinit, practică un autocontrol continuu şi are responsabilităţi sporite, tabloul devine complet. Organizaţia este deschisă celor educaţi, cu o cultură evolutivă şi cu posibilităţi de formare profesionale continue. Peter Drucker recomanda reorientarea educaţiei, de la concentrarea exclusivă pe „învăţarea extensivă” a tineretului, spre „învăţarea continuă a adulţilor”. Acumularea permanentă este răspunsul sectorului public la confruntarea forţei de muncă cu o economie globală. Astfel, cunoaşterea este exploatată ca o resursă. Informaţia devine un activ „nou”, disponibil în mod liber pentru toţi. În cazul sistemelor informaţionale, organizarea pe echipe de proiect eclipsează modurile clasice de organizare. Principala dificultate, în acest caz, constă în formarea echipelor. Managerii îşi revizuiesc stilul, stabilesc un echilibru între asigurarea celei mai bune execuţii şi autonomia grupurilor de lucru. Flexibilitatea devine un obiectiv imperativ în cadrul întreprinderilor care trebuie să facă faţă unei cereri fluctuante. Raţionamentul axat pe „portofoliul cunoştinţelor” începe cu ştergerea straturilor ierarhice. Individul este poziţionat în cadrul organizaţiei în funcţie de calificarea şi de cunoştinţele pe care le deţine. El poate evolua apoi, progresiv, devenind şef de proiect. Managerii cunosc aşteptările clientelei, cercetează ambiţiile personalului firmei şi favorizează elaborarea unor noi structuri organizaţionale, capabile să dezvolte responsabilitatea şi iniţiativa şi să lărgească câmpul individual de competenţe. Organizaţiile cer echipelor să-şi stabilească şi apoi să-şi realizeze obiectivele. Studiu de caz Echipa Ceasul Apple16 Apple are o echipă de 100 de persoane care lucrează la un gadget care seamănă cu un ceas de mână, capabil să efectueze operaţiuni similare celor de pe iPhone şi iPad, au declarat două surse apropiate companiei, citate de Bloomberg. Echipa tot mai extinsă în ultimul an include manageri, membri ai birourilor de marketing şi programatori care au lucrat anterior la iPhone şi iPad, au precizat sursele, sub protecţia anonimatului. Dimensiunea echipei de lucru sugerează că Apple a depăşit faza de experimente şi a trecut la dezvoltarea produsului. Directorul executiv al companiei, Tim Cook, se confruntă cu o presiune tot mai mare din partea board-ului, după ce acţiunile Apple au scăzut cu mai mult de 30% de la maximul înregistrat în luna septembrie 2013. Vânzările Apple sunt tot mai afectate de competiţia intensă, în special din partea grupului sudcoreean Samsung Electronics. Toate aşteptările de la Apple sunt orientate spre acest nou gadget revoluţionar, care ar putea revitaliza vânzările grupului. Principalele provocări în dezvoltarea modelului de ceas ţin de baterie, care trebuie să fie suficient de perfomantă pentru a nu avea nevoie de reîncărcări zilnice. 15 Subiectul este tratat şi în lucrarea Fotache, D., Hurbean, L., Dospinescu, O., Păvăloaia, V-D., Procese organizaţionale şi integrare informaţională, Editura Universităţii „Alexandru Ioan Cuza Iaşi”, pp. 182-192. 16 preluare integrală după: Racu, R., O echipă de 100 de persoane lucrează la ceasul Apple, http://www.zf.ro/business-hi-tech/o-echipa-de-100-de-persoane-lucreaza-la-ceasul-apple-10559940 97  Căutaţi exemple de alte echipe celebre care au lucrat la proiecte inovatoare din istoria informaticii. Personalul trebuie să se pregătească pentru a face faţă cu succes necesităţilor informaţionale cerute de orice proiect. Tehnologiile care stau la baza sistemelor informaţionale sunt generatoare de formări profesionale continue. Primul pas în pregătirea specialiştilor îl reprezintă organizarea de sesiuni de instruire. Aceste întâlniri pot fi organizate în cadrul organizaţiei, la furnizori sau la firme specializate. Uneori cursurile pot fi deosebit de costisitoare. Observăm totuşi că în negocierile desfăşurate cu un furnizor de platformă pot fi incluse şi aceste servicii. Nivelurile minime de formare profesională sunt următoarele:  instruirea personalului IT în următoarele domenii: administrare baze de date; gestiune electronică a documentelor (GED); administrare aplicaţii distribuite în reţea; platforme de operare; instrumente de tip developer; aplicaţii de întreţinere şi securitate a sistemului; cunoştinţe hardware pentru întreţinerea echipamentelor; noi tehnologii informaţionale din categoria aplicaţiilor de gestiune: Customer Relationship Management, Supply Chain Management, Mobile Business, Bussines Process Outsourcing, E-Procurement etc.;  instruirea personalului IT şi a utilizatorilor finali, familiarizarea cu platformele alese;  instruirea specialiştilor din zona economică pentru operaţiunile sofisticate de analiză, familiarizarea acestora cu tablourile de bord, instrumentele de tip DSS (Decision Support System: Sisteme Suport pentru Decizii) sau BI (Business Intelligence), CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), E-procurement (facturarea electronică), Product Lifecycle Management (managementul ciclului de viaţă al produsului), managementul proiectelor;  instruirea managerilor, în special a celor din zona economică, cu analizele multidimensionale OLAP (On-line Analytical Processing), simulările, scenariile şi prognozele.  la toate aceste tipuri de formare se adaugă şi disponibilitatea de a lucra cu documentaţiile scrise sau help-ul contextual din soluţia software respectivă.  În termeni de dezvoltare profesională, oportunităţile de carieră în domeniul sistemelor informaţionale sunt importante. Programele universitare IT sunt gândite pentru a produce absolvenţi ce posedă combinaţia perfectă de cunoştinţe şi practică, pentru a putea administra infrastructura tehnologiei informaţionale a unei organizaţii. Specialiştii IT îşi asumă responsabilitatea pentru:  alegerea anumitor produse hardware şi software potrivite unei organizaţii,  integrarea acestor produse cu nevoile şi infrastructura organizaţiei,  instalarea, modelarea şi menţinerea acestor aplicaţii pentru utilizatorii de sisteme informaţionale din cadrul organizaţiei. Există zeci sau chiar sute de titulaturi utilizate, de multe ori acestea fiind legate de sarcinile asociate locului de muncă sau de mediul de lucru în care se desfăşoară activitatea. De exemplu, ocupaţia programator se întâlneşte în anunţurile de angajare sub diverse forme, cum ar fi: programator PHP, programator Web, programator ASP, Web developer, programator Java, programator VB, programator FoxPro, programator.NET etc. Specialiştii în informatică au 98 denumirile din nomenclatorul de meserii (COR) 17: analist, programator, proiectant de sisteme informatice, consultant în sisteme integrate, inginer de sistem în informatică, administrator de reţea de calculatoare, administrator baze de date, programator de sistem informatic, inginer de sistem software, manager proiect informatic, ofiţer cu securitatea informaţiilor, auditor de sistem informaţional etc. Cât despre profesia de economist şi rolul18 ei în sistemul informaţional, menţionăm poziţia sa principală, ce depinde în mod particular de rolurile asumate pe diverse ramuri ale acestuia. Cel mai adesea, însă, economiştii sunt cei care iniţiază achiziţia sau dezvoltarea de noi platforme, iar dacă specializarea absolvită este cea de Informatică Economică, participă la stabilirea strategiei sistemului informaţional şi la dezvoltarea acestuia. 3.3.3. Hardware Termenul de hardware desemnează toate echipamentele care intră în arhitectura generală sau extinsă a unui calculator electronic. Evoluţia claselor de calculatoare de-a lungul anilor este deosebit de variată şi surprinde evoluţia tehnologiilor informaţionale în general: de la echipamente proprietare, la echipamente cu utilizare pe scară largă şi până la acces în „nor” (sintagma Cloud Computing), unde echipamentul poate fi livrat în formă de serviciu (capitolul 1 a prezentat toate clasele de calculatoare electronice). Figura nr. 3.5. Evoluţia IT Sursa: Bias, R., The Evolution of IT Towards Cloud Computing, http://www.cloudscaling.com/blog/cloud- computing/the-evolution-of-it-towards-cloud-computing-vmworld/ 17 http://www.aippimm.ro/articol/info_util/resurse_umane_nomenclator_caen/formulare_1415 18 Airinei, D., Filip, M., Grama, A., ş.a., Instrumente software pentru afaceri, Editura Sedcom Libris, Iaşi, 2007, p. 20. 99 Platformele pentru gestiunea afacerilor sunt dependente de parcul de calculatoare şi de software- ul existent (vezi tabelul nr. 3.1). Iniţial sistemele informaţionale au însemnat numai sisteme de talie mare. Prima generaţie de calculatoare din anii 1950 a fost consacrată ca generaţia sistemelor mari, foarte costisitoare: mainframe-urile. Utilizatorii partajau între ei cele câteva resurse ale sistemului: CPU (unitatea centrală de prelucrare), discul dur, imprimantele etc. şi comunicau fie direct prin mesaje simple, fie indirect, partajând, de exemplu, aceeaşi bază de date. Conceptul de partajare era o problemă deoarece utilizatorii foloseau, de fapt, acelaşi sistem în intervale diferite de timp. Partajarea, în adevăratul sens al cuvântului, a fost posibilă odată cu dezvoltarea explozivă a Internet-ului. PC-urile au jucat un rol primordial în evoluţia sistemelor colaborative pentru afaceri (groupware). Disponibile în cantităţi mari şi amplasate peste tot, începând cu anii `80, Macintosh-ul companiei Apple şi PC-ul IBM au constituit, în versiunile lor de reţea, coloana vertebrală groupware. Evoluţia a fost surprinzătoare deoarece cele două tipuri de calculatoare au fost concepute pentru a dezvolta aşa-numita informatică „personală”. Tabelul nr. 3.1. Caracteristicile calculatoarelor integrate în sistemele informaţionale actuale Sursa: Valacich, J.S., Schneider, C., Information Systems Today, Prentice Hall, USA, 2013, p.56 Tipuri de Numărul de Dimensiunea Destinaţia Memoria Cost mediu calculatoare utilizatori fizică simultani Supercalculator De la 1 la mai Automobil Cercetări + 5000 GB Cel mai puţin 1 mulţi până la o ştiinţifice milion de clădire cu dolari, cel mai camere mult 20 de multiple milioane de dolari Mainframe + 1000 Frigider Aplicaţii + 1500 GB 0,5 milioane – guvernamentale 10 milioane $ sau militare Microcalculatoare 1 utilizator Desktop, Productivitate 512 MB – 4 200-5000$ tabletă personală GB În literatura de specialitate19 s-a conturat şi conceptul de „tehnologii disruptive” (tabelul nr.3.2). Una dintre ideile vehiculate se referă la faptul că firmele care inventează tehnologii disruptive, tehnologii considerate „vârf de lance” la momentul apariţiei lor, nu beneficiază întotdeauna de pe urma acestor inovaţii dacă nu alocă suficiente resurse pentru a exploata în modul cel mai profitabil nişa de oportunitate. Un exemplu celebru este cel al calculatorului MITS Altair 8800, considerat a fi primul calculator personal (PC), însă inventatorii săi nu au obţinut avantajul conferit de faptul că au fost primii în domeniu. Inovatorii de pe piaţă, cunoscuţi sub denumirea de „urmăritorii rapizi” (IBM şi Microsoft) au cules de fapt adevăratele roade oferite de această inovaţie. În aceeaşi ordine de idei, ATM-urile bancare au revoluţionat modul în care se realizau operaţiunile bancare, dar inventatorul (Citibank) a fost rapid copiat de alte bănci şi, în foarte scurt timp, toate băncile au folosit această tehnologie. Singurii care au câştigat cu adevărat de pe urma acestei invenţii au fost clienţii băncilor. Tot din acest punct de vedere putem privi şi succesul Google pe zona căutărilor, cu toate că nu Google a fost primul motor de căutare. 19 Laudon, K., Laudon, J., Management Information Systems, Pearson, USA, 2010, p. 113. 100 Tabelul nr. 3.2. Tehnologii disruptive: învingători şi învinşi Sursa: Prelucrare după Laudon, K., Laudon, J., Management Information Systems, Pearson, USA, 2010, p.113 Tehnologie Descriere Învingători şi învinşi Cipurile de tip Mii şi chiar milioane de Firmele de microprocesoare (Intel, Texas microprocesor (1971) tranzistori într-un singur cip Instruments) au câştigat, în timp ce firmele de de silicon. tranzistori (GE) au suferit un declin puternic. Calculatoare personale Mici, ieftine, dar pe deplin Furnizorii de PC-uri (HP, Apple, IBM) şi (1975) funcţionale sub forma unor producătorii de cipuri (Intel) au prosperat, în calculatoare de birou. timp ce firmele care s-au axat pe mainframe- uri (IBM) şi minicalculatoare (DEC) au pierdut. Procesoare de texte (1979) Ieftine şi funcţionale pentru Furnizorii de PC-uri şi dezvoltatorii de editarea textelor direct pe PC- software (Microsoft, HP, Apple) au câştigat, în uri. timp ce industria maşinilor de scris a intrat în declin puternic. World Wide Web (1989) Bază de date globală cu fişiere Au avut de câştigat proprietarii de conţinut on- digitale şi pagini disponibile line şi generatorii de ştiri în format electronic, instant. în timp ce editorii tradiţionali (ziare, reviste) au intrat în agonie. Servicii muzicale pe Depozite de muzică ce poate fi Proprietarii de colecţii muzicale on-line Internet (1998) descărcată de pe Web la (MP3.com, iTunes) şi reţelele de standarde de calitate telecomunicaţii (ATT, Verizon) au avut de acceptabilă. câştigat, în timp ce distribuitorii tradiţionali de muzică au intrat în declin. Algoritm PageRank Metodă de ierarhizare a Câştigătorul de necontestat este Google (1998) paginilor Web în funcţie de (compania deţine patentul acestei invenţii), în popularitatea şi de relevanţa timp ce alte motoare de căutare (Altavista) nu lor, astfel încât să se poată mai au succes. realiza căutări facile pe Web în funcţie de termeni cheie. Software ca serviciu Web Utilizarea Internet-ului pentru Companiile de servicii software on-line (SaaS: Software as a a accesa software la distanţă. (Salesforce.com) au avut de câştigat, în timp de Service)(2001) companiile de software „tradiţional” (Microsoft, SAP, Oracle) au pierdut din cota de piaţă. Elementele ilustrate în figura nr. 3.6 sunt considerate componente de bază din structura unui sistem informaţional. Astfel, datele generate de tranzacţiile economice zilnice sunt culese şi stocate în baze de date, oferind informaţiile necesare conducerii întreprinderii. Prelucrarea cade în sarcina programelor, iar comunicarea este absolut necesară pentru valorificarea informaţiilor generate. Remarcăm delimitarea funcţională concretizată în module de aplicaţii şi integrarea, caracteristică esenţială şi deziderat al sistemelor informaţionale moderne. Datele reprezintă fundaţia unui sistem informaţional (despre date am discutat şi în subcapitolul precedent). Baza de date (BD) reprezintă un depozit central pentru stocarea şi organizarea datelor. Formal BD20 poate fi definită ca o colecţie de date aflate în interdependenţă, împreună cu descrierea datelor şi a relaţiilor dintre ele sau, similar, o colecţie de date utilizată într-o organizaţie, colecţie care este automatizată, partajată, definită riguros (formalizată) şi controlată la nivel central. 20 Fotache, M., Proiectarea bazelor de date. Normalizare şi postnormalizare. Implementări SQL şi Oracle, Editura Polirom, Iaşi, 2005, pp. 14-15 101 Accesul utilizatorilor la informaţiile din bază este posibil numai prin intermediul componentei software reprezentate de sistemul de gestiune a bazei de date (SGBD). Oferta de baze de date comerciale este mai restrânsă în comparaţie cu oferta suitelor integrate pentru afaceri: sunt 20 de platforme de baze de date la sute de aplicaţii. Programele realizează legătura între bazele de date şi funcţionalităţile deservite. Altfel spus, funcţionalitatea este atinsă prin interacţiunea dintre programe şi bazele de date. Programele asigură culegerea datelor, validarea, prelucrarea şi transferul lor, ca şi exportul datelor către alte medii. BAZE DE DATE PROGRAME R E Comunicare Culegere Stocare A R Prelucrare E G N T DATE I FUNCŢIONALITĂŢI Figura nr. 3.6. Elementele unui sistem informaţional Pentru a obţine informaţiile cerute, programele preiau date din bazele de date create prin alte programe, dar şi din alte surse. Astfel, datele pot fi introduse de operatori, de la tastatură ori prin preluare directă (scanarea codurilor bară, spre exemplu, sau preluarea datelor direct prin RFID, Radio-Frequency IDentification, identificare prin frecvenţă radio). Interfeţele devin tot mai importante, odată cu dezvoltările tehnologice, deoarece asigură comunicarea mai uşoară între diferite medii. Prin interfeţe adecvate, programele pot prelua date şi din alte surse: Internet, XBRL21, echipamente de producţie, alte programe de aplicaţii. În prelucrarea datelor, programele se bazează pe reguli. Acestea sunt interpretate, programate şi se regăsesc în codul sursă. Ele constau din funcţii logice, operatori de comparare şi valori. Multe din sisteme sunt realizate cu ajutorul instrumentelor de proiectare automată a sistemelor 22, care simplifică munca programatorilor, preluând regulile şi generând automat codul sursă. Avantajele sunt: reducerea timpului de dezvoltare şi obţinerea unui produs de calitate, prin minimizarea erorilor. În plus, aceste instrumente sprijină consistenţa aplicaţiilor şi standardizarea sub aspect funcţional. După elaborarea codului sursă, prin compilare se obţine programul în format executabil. Acesta are avantajul unei viteze de execuţie superioare. După compilare, obiectul executabil obţinut, denumit în general program, este inclus în structura aplicaţiei şi ataşat într-un meniu de unde este apelat şi lansat în execuţie de către utilizator (despre interpretoare şi compilatoare s-a vorbit în capitolul 1). 21 XBRL (eXtensible Business Reporting Language) este un standard internaţional pentru publicarea, schimbul şi analiza financiară a datelor raportate. XBRL simplifică pregătirea şi publicarea documentelor financiare. 22 CASE este un acronim pentru Computer Aided Systems Engineering, proiectarea sistemelor cu ajutorul calculatorului, Sisteme computerizate pentru îmbunătăţirea eficienţei, corectitudinii, proiectării, realizării şi întreţinerii sistemelor informaţionale (Sursa: Oprea, D., Premisele şi consecinţele informatizării contabilităţii, Editura Graphix, Iaşi, 1994, p. 201). 102 Rezultatele prelucrării sunt oferite utilizatorilor sub formă de rapoarte, fie afişate pe ecranul monitorului (display-uri), fie tipărite la imprimantă, dar şi sub formă de fişiere, care pot fi exportate şi prelucrate cu ajutorul altor medii de lucru. Prima modalitate de furnizare a rezultatelor – pe ecran – are avantajul interactivităţii: actualele sisteme informaţionale au dobândit tot mai multă flexibilitate. Informaţiile afişate pe ecran sunt diferite în funcţie de tipul de utilizator care le solicită şi pot fi chiar personalizate pentru fiecare utilizator în parte. Astfel, după delimitarea câmpurilor de date solicitate, pot fi operate selecţii asupra acestora, sunt posibile sortări după criterii diferite şi pot fi stabilite niveluri de centralizare (totaluri, alte calcule). Pe de altă parte, afişarea diferenţiată a informaţiilor pe categorii de utilizatori este un aspect impus de politica de securitate a datelor în cadrul organizaţiei. În sistemele de ultimă generaţie sunt incluse form-uri (formulare) care afişează informaţiile într-o interfaţă grafică, cu un mod simplu şi intuitiv de operare. Utilizatorul poate obţine ad-hoc şi interactiv informaţiile dorite. Din punct de vedere tehnic, este vorba în primul rând de programarea soft, care a înlocuit programarea hard (care permitea scrierea de programe fixe ca şi funcţionalitate, în care opţiunile sunt limitate la cele avute în vedere iniţial). Programarea soft a devenit posibilă odată cu generalizarea interfeţelor grafice utilizator şi se combină cu programarea vizuală şi cea dirijată de evenimente. În acest mod a fost îmbunătăţită flexibilitatea aplicaţiilor, nu numai pentru ieşiri, ci şi pentru intrări şi prelucrări de date: acelaşi program poate fi operat în mod diferit de către utilizatori diferiţi. În ceea ce priveşte rapoartele, pe lângă posibilitatea de parametrizare a acestora, sistemele actuale pot include un generator de rapoarte, cu ajutorul căruia pot fi construite noi rapoarte, ce nu au fost prevăzute în cerinţele iniţiale. Cel mai des întâlnit este formatul tabelar (Excel în principal), care poate fi salvat şi exploatat mai apoi cu ajutorul spreadsheet-ului (pentru analize complexe asupra datelor, calcule suplimentare, grafice). Această opţiune de export este deosebit de importantă în sporirea funcţionalităţii de ansamblu, deoarece elimină cererile de modificare ulterioară a aplicaţiilor din partea beneficiarilor. În fine, sistemele informaţionale pot genera ca ieşiri diferite documente, cu formă şi conţinut standard: facturi, avize de expediţie, NIR-uri, comenzi etc. Dacă în primele sisteme nu era posibilă configurarea documentelor de ieşire în forma dorită (firmele fiind nevoite să modifice formatele), sistemele actuale oferă diverse soluţii pentru obţinerea ieşirilor în formatul dorit. Sunt utilizate instrumente de proiectare third-party pentru flexibilitate în definirea ieşirilor. Majoritatea oferă facilităţi grafice, pentru utilizarea însemnelor firmei (logo/antet specific). 3.4 Evoluţia sistemelor informaţionale Sistemul informaţional are ca finalitate furnizarea de informaţii sub o formă direct utilizabilă, la momentul oportun, în scopul asigurării bunei funcţionări a sistemelor operaţionale. Distingem două obiective esenţiale ale sistemelor informaţionale: sprijinirea procesului decizional şi coordonarea într-un sistem cu mai multe niveluri. Evoluţia cronologică a acestora s-a înscris în aceste două coordonate. Figura nr. 3.7 prezintă tipurile de sisteme informaţionale din punct de vedere al suportului oferit la nivel organizaţional. Prezentarea formelor de existenţă a sistemelor informatice/informaţionale, în ordinea apariţiei lor, va contribui la punctarea diferenţelor dintre ele (figura nr.3.8). Până în anii ’60 vorbim de faza embrionară a activităţilor informatizate, iar rolul sistemului informaţional era simplu: procesarea tranzacţiilor şi colectarea datelor. În consecinţă, sunt 103 cunoscute sub numele de sisteme informaţionale pentru prelucrarea tranzacţiilor (Transaction Processing Systems - TPS). În perioada ’60-’70 obiectivul prioritar a fost uşurarea procesului de luare a deciziilor. Astfel, după onorarea cererii de informaţii pentru nivelul intermediar (tactic) prin sistemele informaţionale pentru conducere (Management Information Systems - MIS), în perioada ’70-’80, s-au dezvoltat sistemele suport pentru decizii (Decision Support Systems – DSS). La mijlocul anilor ’80 necesitatea sistemelor informaţionale pentru utilizatorii finali a fost evidentă datorită succesului PC-urilor. În aceeaşi perioadă se trece la prelucrarea cunoştinţelor umane prin sistemele expert şi la sprijinirea nivelului executiv al conducerii datorată sistemelor informaţionale pentru conducerea executivă (Executive Information Systems-EIS). Figura nr. 3.7. Sisteme informaţionale pe niveluri decizionale Sursa: http://luqman-masor-alhakeem.blogspot.ro/2012/03/week-6-type-of-information-system.html Anii ’90 au adus revoluţia reţelelor de calculatoare ce a generat digitizarea afacerilor provocând, în mediile organizaţionale actuale, importante reproiectări tehnologice. Sistemele informaţionale pentru comerţul şi afacerile electronice (e-Commerce, e-Business Information Systems) sunt cele care reţin atenţia specialiştilor în prezent. Începutul mileniului trei a adus îmbunătăţirea desfăşurării proceselor de afaceri cu ajutorul tehnologiilor mobile şi wireless. Noile tehnologii mobile îmbunătăţesc procesele curente în primul rând, prin eliminarea întârzierilor generate de inexistenţa accesului instant la resursele aplicaţiilor. Cel mai important beneficiu 23 este legătura 23 Dragne, S., Mobilitatea – eficienţă şi acces rapid la informaţie, ComputerWorld Romania nr.12/iulie 2004 104 permanentă dintre client şi companie, precum şi faptul că permite angajaţilor mobili, celor de la vânzări sau tehnicienilor de teren să fie în continuă legătură cu resursele companiei şi cu ceilalţi colegi. Utile, dinamice, personalizabile şi disponibile la cerere, aceste tehnologii au dăruit infrastructurii IT mai multă flexibilitate şi au făcut ca informaţiile şi aplicaţiile să fie mult mai accesibile, fără a le compromite securitatea. Primul deceniu al mileniului trei a venit cu alternativa Cloud Computing. Cloud Computing este un nou brand în lumea dezvoltatorilor de software, care descrie cum va arăta lumea informatică în viitor şi reprezintă una dintre componentele fundamentale ale Web 3.0. Cel mai des întâlnită analogie a conceptului Cloud Computing este cea cu energia electrică: tot aşa cum ne-am obişnuit să consumăm energie electrică pe baza conectării la reţeaua electrică, putem accesa aplicaţii informatice şi servicii de stocare la cerere, plătind doar resursele consumate. Principalul beneficiu promis de această tehnologie este reducerea costurilor, investiţiile în infrastructură fiind evitate. O problemă majoră a Cloud-ului este conferită de confuzia care domneşte pe fundalul nenumăratelor definiţii. Acesta este şi motivul diferenţelor de opinii în ceea ce priveşte costul real al serviciilor furnizate, pentru că tehnologia are costuri ascunse referitoare la transformarea sistemului actual al companiei, implementarea integrării, instruirea personalului, reproiectarea arhitecturii şi a proceselor implicate. Figura nr. 3.8. Evoluţia sistemelor informaţionale Sursa: prelucrare, actualizare şi adaptare după Buffam, W., E-Business and IS solutions, Addison-Wesley, 2000, p.4. Remarcăm că, pentru întreprinderile mici şi mijlocii, accesul la o infrastructură complexă, evitarea implementării şi administrării efective a acesteia, soluţia Cloud Computing este ca un balon de oxigen în lupta de supravieţuire pe piaţă. Deloc de neglijat este şi mobilitatea şi ubicuitatea tehnologiei, deoarece permite accesul la datele companiei de oriunde şi oricând. Astfel, sintetizând, vorbim de şase mari perioade în dezvoltarea sistemelor informaţionale (tabelul nr. 3.3). 105 Tabelul nr. 3.3. Evoluţia sistemelor informaţionale Sursa: prelucrare, actualizare şi adaptare după O’Brien, J., Management Information Systems, McGraw-Hill Irwin, 2002, p.22 Suport pentru afaceri globale cu acces la resurse globale: 2010-… Platforme Cloud Computing, Sisteme informaţionale distribuite, Sisteme informaţionale sociale, integrarea reţelelor sociale în platformele pentru afaceri E-Business şi E-Commerce: 1990-2010 Sisteme informaţionale Internet: E-Business şi E-Commerce Întreprinderea Internet, operaţiuni e-business globale şi comerţ electronic pe Internet, intranet, extranet sau alte tipuri de reţele. Integrarea tehnologiilor mobile şi wireless Extinderea Strategie şi suport pentru utilizatorii finali: 1980-1990 Extinderea rolului Sisteme informaţionale suport pentru utilizatorii finali participării sistemelor Sistem informatizat direct pentru productivitatea utilizatorilor utilizatorilor informaţionale finali şi în afaceri şi finali şi colaborarea grupurilor de lucru managerilor în management Sisteme informaţionale pentru conducerea executivă sisteme Informaţii critice pentru top-management informaţionale Sisteme expert Încorporează cunoştinţele experţilor pentru utilizatorii finali Sisteme informaţionale strategice Produse şi servicii strategice pentru avantajul competitiv Suport decizional: 1970-1980 Sisteme de sprijinire a procesului decizional Suport interactiv, ad-hoc destinat managerilor în procesul decizional Raportări manageriale: 1960-1970 Sisteme informaţionale pentru conducere Raportări manageriale ce conţin informaţii importante pentru procesul decizional Procesarea datelor: 1950-1960 Sisteme de procesare electronică a datelor Procesarea tranzacţiilor şi aplicaţii pentru contabilitate Un sistem informaţional poate fi achiziţionat de la un furnizor sau poate fi dezvoltat intern. Potenţialul oferit de un sistem informaţional modern pentru crearea de valoare poate fi exprimat prin următoarele caracteristici:  aduce la un loc toate activităţile firmei, deoarece procesele „traversează” mai multe arii funcţionale, ceea ce constrânge firma să iasă din tiparele clasice ale aplicaţiilor funcţionale. Astfel, datele care în varianta veche rezidă în mai multe aplicaţii specializate eterogene sunt acum integrate într-un sistem unic;  promit utilizarea celor mai bune practici, ele înglobând analiza a mii de procese de afaceri şi expertiza specialiştilor;  asigură standardizare organizaţională. Prin implementarea unui sistem informaţional de ultimă generaţie toate componentele organizaţionale sunt aduse la un numitor comun. Acest lucru este resimţit cel mai mult de firmele în a căror structură sunt mai multe puncte de lucru sau unităţi organizatorice, adesea dispersate teritorial. De exemplu, o 106  platformă Enterprise Resource Planning (exemple şi explicaţii veţi regăsi în paragraful următor) va determina alinierea proceselor acestora şi va face posibil ca firma să ofere în exterior o imagine unică, de ansamblu. Pe de o parte, standardizarea măreşte eficienţa operaţională, iar pe de altă parte retuşează şi rafinează imaginea firmei în exterior;  elimină asimetriile informaţionale, deoarece pune toate datele într-un sistem unic de baze de date care alimentează toate aplicaţiile. Implicaţiile acestei caracteristici sunt majore, începând cu obţinerea unui control operaţional mai riguros, continuând cu asigurarea accesului la date pentru toţi cei interesaţi. Efectele se resimt în rândul managerilor, care primesc oportun informaţiile de care au nevoie, ceea ce contribuie la îmbunătăţirea procesului de luare a deciziilor, dar şi la nivelul utilizatorilor obişnuiţi, care sunt în aceeaşi măsură informaţi – se vorbeşte în acest context de fenomenul de „aplatizare” a organizaţiei;  oferă informaţii oriunde (on-line), în timp real. Dacă în sistemele tradiţionale informaţia circula între departamente cel mai adesea în formă tipărită, acum ea este disponibilă direct tuturor utilizatorilor care au nevoie de ea, imediat ce a fost introdusă în sistem acolo unde a fost generată;  oferă acces simultan, concurenţial la aceleaşi date, pentru planificare şi control. Un sistem informaţional modern este centrat pe o bază de date unică, în care informaţia este introdusă o singură dată;  facilitează comunicarea şi colaborarea intra-organizaţională;  facilitează comunicarea şi colaborarea inter-organizaţională. Materializarea acestei caracteristici depinde exclusiv de strategia fiecărei organizaţii. Aşteptările formulate în ceea ce priveşte reducerea costurilor şi îmbunătăţirea activităţii depind de măsura în care sistemul informaţional dezvoltat sau achiziţionat se potriveşte funcţionalităţilor organizaţionale şi de cât de bine se adaptează procesele (re)definite şi configurate în structura, cultura şi strategia organizaţiei. În acelaşi timp, rata de recuperare a unei astfel de investiţii este mai greu de calculat din cauza dificultăţii în cuantificarea (măsurarea) beneficiilor intangibile şi a celor strategice. Tabelul nr. 3.4 prezintă beneficiile principale aduse de implementarea acestor sisteme. Tabelul nr. 3.4. Avantajele sistemelor informaţionale moderne Sursa: adaptare după Rashid, M., Hossain, L., Patrick, J.D., Enterprise Resource Planning: global opportunities and challenges, Idea Group Publishing, 2002, p.5 Avantaj Mod de concretizare Informaţii de calitate Bază de date unică (date consistente şi corecte), rapoarte îmbunătăţite Evitarea redundanţei Baza de date unică elimină operaţiile repetitive de actualizare (introducere şi datelor şi operaţiunilor modificare) Scăderea timpului de Rapoarte şi informaţii ad-hoc oferite de sistem răspuns Adaptabilitate Schimbările în procesele economice se reconfigurează uşor în sistemul informaţional Scalabilitate Structura modulară a sistemului facilitează adăugarea de noi componente Sistem de întreţinere Contractul de întreţinere pe termen lung cu furnizorul de sistem nu este îmbunătăţit facultativ, ci face parte din proiectul de implementare sau dezvoltare 107 Avantaj Mod de concretizare Dimensiune colaborativă Sistemul poate fi extins cu alte module care permit deschiderea către furnizori şi clienţi Deschidere către e- Arhitectura sistemelor informaţionale moderne permite integrarea noilor business tipuri de aplicaţii e-business Cum întotdeauna există şi un revers al medaliei, literatura de specialitate abundă în exemple de implementări sau dezvoltări nereuşite (dezavantajele sunt prezentate în tabelul nr. 3.5). Tabelul nr. 3.5. Dezavantajele sistemelor informaţionale moderne Sursa: adaptare după Hossain, L., Patrick, J.D., Rashid, L., Op. cit., p. 6 Dezavantaj Mod de combatere/diminuare Proiecte de implementare şi Implicarea activă a managementului, obţinerea consensului şi acceptului dezvoltare consumatoare de timp general Costuri mari Dificil şi nerecomandat Neconformitatea modulelor Alegerea unui sistem ale cărui arhitectură şi componente corespund proceselor economice, culturii şi obiectivelor strategice ale organizaţiei Dependenţa de furnizor Analiza atentă a celor două alternative: furnizor unic sau mai mulţi furnizori, prima însemnând implicarea furnizorului pe termen lung, a doua oferind şansa alegerii soluţiilor „best of breed” Complexitate Selectarea doar a modulelor, componentelor de sistem care sunt absolut necesare Necesitatea extinderii şi Poate fi eliminată, dar va reduce potenţialul sistemului, care va deveni la dezvoltării ulterioare a sistemului un moment dat un banal sistem operaţional În majoritatea cazurilor publicate, eşecul implementării sau dezvoltării unui sistem informaţional modern s-a datorat problemelor organizaţionale. Într-un top 10 al motivelor am putea include (ordinea este oarecare): 1. tratarea sistemului informaţional ca pe un sistem software; 2. lipsa implicării reale a managerilor executivi (top-manageri); 3. aşteptări nerealiste în privinţa duratei de implementare; 4. utilizarea sistemelor doar pentru colectarea, prelucrarea datelor şi obţinerea informaţiilor; 5. neimplicarea şi neacceptarea din partea utilizatorilor, ceea ce este cunoscut sub numele de rezistenţă la schimbare; 6. instruirea insuficientă a utilizatorilor; 7. lipsa pregătirii psihologice corespunzătoare a utilizatorilor; 8. comunicare defectuoasă între membrii echipei de proiect; 9. implementări realizate de consultanţi şi specialişti externi; 10. proiectul nu a fost pregătit corespunzător sau resursele necesare dezvoltării sale au fost insuficiente. În condiţiile în care organizaţiile se confruntă zilnic cu o multitudine de surse şi factori de risc, cunoaşterea şi managementul riscurilor având la dispoziţie platforme integrate reprezintă un suport important. 108 Riscul este definit ca probabilitatea apariţiei unor evenimente cu efecte negative asupra unei afaceri sau unei activităţi24. Altfel spus, sunt avute în vedere acele evenimente care, în caz că s- ar produce, ar cauza pierderi, pagube financiare, cheltuieli suplimentare neprevăzute sau chiar pierderea parţială sau integrală a profitului aşteptat. Ca să poată fi ţinute sub control riscurile trebuie identificate. Elementele identificării riscului25 sunt:  identificarea expunerilor la risc (ex.: expunerea la risc a resurselor umane, expunerea la risc a proprietăţilor-activele tangibile şi intangibile ale organizaţiei, expunerea la riscul de răspundere civilă legală etc.);  identificarea surselor de risc pentru organizaţie (ex.: mediul fizic-natural, mediul socio- cultural, mediul politico-legislativ, mediul intern al firmei, mediul economic etc.);  identificarea consecinţelor posibile ale riscurilor (ex.: consecinţe fizice, consecinţe funcţionale, consecinţe financiare etc.). Am prezentat aceste informaţii pentru că în cazul implementării sau dezvoltării sistemelor informaţionale putem identifica riscuri generale şi riscuri ale managementului proiectului de implementare sau de dezvoltare de sistem informaţional. Managementul riscului este un proces care se aseamănă foarte mult cu un control medical: pacientul prezintă simptomele, medicul stabileşte un diagnostic, stabileşte un tratament, urmează în cazul maladiilor grave urmărirea pacientului, iar după efectuarea tratamentului pacientul vine din nou la control. În consecinţă, prin extrapolare, prima etapă este aceea de diagnoză la nivel de sistem informaţional, la acest nivel fiind identificate şi categoriile de risc. În tabelul nr. 3.6 prezentăm o sinteză privind clasificarea riscurilor. Tabelul nr. 3.6. Sinteză privind clasificarea riscurilor Sursa: preluare după Măzăreanu, V. P., Economia şi managementul riscurilor, Editura Tehnopress, Iaşi, 2010, pp. 71-72 Sursa de Clasificare Exemple risc Riscuri provenite din comportamentul uman Incapacitatea de a termina o sarcină la timp, slaba Riscuri provenite din trăsăturile calitate a personalului Factorul psihologice ale persoanei Aşteptări nerealiste, accent pe detalii şi pierderea uman Riscuri provenite din activităţi din vedere a obiectivelor individuale Comunicare ineficientă cu utilizatorul, training Riscuri provenite din nivelul de insuficient al utilizatorului final implicare şi pregătire al utilizatorului Strategice: riscuri legate de strategia Riscuri ce ţin de capitalul intelectual al firmei, de firmei schimbările ce au loc la nivel macroeconomic Operaţionale: riscuri ce afectează Frauda, resurse insuficiente, eşecuri în Organizaţia activitatea curentă a companiei reproiectarea proceselor de afaceri Financiare: riscuri ce au legătură directă Lipsa de lichidităţi, neachitarea obligaţiilor cu fluxurile financiare ale firmei contractuale ale partenerilor de afaceri De hazard: evenimente imprevizibile Catastrofele naturale, incendiile (naturale) Stilul de Riscuri provenite din inconsistenţe în Lipsa sprijinului conducerii executive 24 Anton, S.G., Gestiunea riscurilor financiare. Abordări teoretice şi studii de caz, Editura Universităţii „Alexandru Ioan Cuza” Iaşi, 2009, p. 17. 25 Anastasiei, B., Managementul riscului, Managementul riscului organizaţional, Editura Tehnopress, Iaşi, 2010, citat şi în Măzăreanu, V-P., Economia şi managementul riscurilor, Editura Tehnopress, Iaşi, 2010, p. 67. 109 conducere politica de conducere Schimbări în cerinţe, leadership slab Riscuri provenite din activităţile şi Eşec în atragerea de personal calificat, cunoştinţe controalele managementului insuficiente Riscuri la nivel de aptitudini ale conducerii organizaţiei Mediul extern Riscuri provenite din circumstanţe Condiţii de piaţă în schimbare, acţiuni dăunătoare organizaţiei economice, sociale, politice şi de mediu ale competiţiei, aplicaţii software depăşite Resursele Riscuri provenite din probleme tehnice Documentare inadecvată, aplicaţii implementate tehnologice şi tehnologice fără a îndeplini cerinţele iniţiale, know-how şi Riscuri provenite din modul de inadecvat informaţion proiectare şi implementare a aplicaţiei Instabilitatea tehnologiei curente, imposibilitatea ale ale software de conectare cu sistemul moştenit organizaţiei Riscuri provenite din modul de Neînţelegerea cerinţelor de schimbare, administrare a informaţiei neintegrarea sistemelor din organizaţie Riscuri provenite din relaţiile legale şi Performanţa inadecvată a terţelor părţi, protecţie Relaţia cu contractuale inadecvată a proprietăţii intelectuale, tensiuni terţe părţi Riscuri ce provin din afectarea între clienţi şi contractori; populaţiei Încălcări sau neconformitate cu legislaţia 3.5. Tipuri de sisteme informaţionale În acest subcapitol prezentăm toate tipurile de sisteme informaţionale pe criterii. Precizăm că tipologia mai este întâlnită în literatura de specialitate şi sub denumirea de taxonomie. 3.5.1. Sisteme informaţionale funcţionale Sistemele informaţionale funcţionale se bazează pe utilizările informaţiilor în mediile organizaţionale conform structurilor delimitate prin funcţiunile întreprinderii. Structura funcţională grupează angajaţii cu activităţi similare (cercetare-dezvoltare, producţie, marketing, personal, contabilitate, financiar) într-un compartiment specializat. Conţinutul semantic şi destinaţia informaţiilor definesc sistemul informaţional funcţional. Sistemul informaţional al întreprinderii poate fi descompus, pe baza criteriului funcţiunilor acesteia astfel: contabil, financiar, personal, producţie, desfacere şi marketing. În fiecare arie funcţională, există un set de sarcini repetitive, esenţiale pentru buna desfăşurare a activităţii organizaţionale. Sistemul informaţional care suportă aceste sarcini este denumit sistem informaţional pentru prelucrarea tranzacţiilor (Tranzaction Processing Systems - TPS). Funcţionarea întreprinderii presupune activităţi circumscrise mai multor funcţiuni. Cunoaşterea lor este importantă, întrucât se concretizează diferit în funcţie de tipul întreprinderii, influenţând esenţial organizarea ei. Tabelul nr. 3.7. Procese economice şi structura funcţională a întreprinderii Sursa: prelucrare după Alter, S., Information Systems, Benjamin/Cummings Publishing Co., 1996, p.60 citat şi în Fotache, D., Hurbean, L., Dospinescu, O., Păvăloaia, V-D., Procese organizaţionale şi integrare informaţională, Editura Universităţii „Alexandru Ioan Cuza” Iaşi, 2010, p. 56 Procese economice care solicită eforturi coordonate din partea mai multor arii funcţionale  crearea unui produs nou  crearea unui plan de afaceri pentru o acţiune  îndeplinirea cerinţelor clienţilor/consumatorilor 110  Procese economice specifice fiecărui compartiment funcţional Producţie Desfacere şi Cercetare Financiar- Resurse umane marketing dezvoltare Contabilitate achiziţia de materii identificarea identificarea înregistrarea stabilirea prime clienţilor de noi metode tranzacţiilor necesarului de fabricarea potenţiali de producţie întocmirea personal produsului studii de piaţă inovaţii rapoartelor angajare service identificarea identificarea financiar contabile pregătire şi oportunităţilor posibilităţilor identificarea şi dezvoltare de pe piaţă de îmbunătăţire plata taxelor rezolvarea promovarea a produselor investiţii conflictelor produselor diverse urmărirea operaţiuni vânzărilor financiare Subprocese şi activităţi ce se desfăşoară în toate ariile funcţionale o comunicarea dintre indivizi o analiza datelor o motivarea personalului o planificarea sarcinilor o urmărirea modului de desfăşurare a activităţii o controlul 3.5.1.1. Sistemul informaţional contabil Sistemul informaţional contabil este un set de resurse umane şi de capital care se ocupă de pregătirea informaţiilor contabile şi, de asemenea, de informaţiile obţinute prin colectarea şi prelucrarea tranzacţiilor economice. Funcţiunea contabilă este responsabilă cu înregistrarea tuturor tranzacţiilor şi raportarea informaţiilor financiare ale întreprinderii. Reflectarea în contabilitate are în vedere atât bunurile întreprinderii, averea acesteia (clădiri, echipamente, lichidităţi), cât şi datoriile acesteia. Contabilitatea26 oferă un sistem de informaţii corelat şi verificat, nelăsând loc subiectivismului în economie şi promovând rigurozitatea în reflectarea fenomenelor economice sociale. Astfel, sunt înregistrate cu fidelitate toate veniturile şi cheltuielile. Sintetizând toate informaţiile, contabilitatea oferă periodic rapoarte despre situaţia financiară a întreprinderii. Exemplu27 - Pentru multe afaceri mici şi mijlocii din regiunea Iaşi-ului, managerii au ales programul WinMentor (produs de TH Invest Iaşi) pentru contabilitate. La nivel naţional şi datorită unei campanii publicitare agresive produsul ales este Ciel (produs de Ciel Romania) – un program financiar-contabil, destinat rezolvării cerinţelor atât la nivelul sistemului informaţional contabil, cât şi a celui financiar. 3.5.1.2. Sistemul informaţional financiar Sistemul informaţional financiar este un set de resurse umane şi de capital care se ocupă de corelarea informaţiei contabile cu decizia financiară, de resursele de capital, de gestiunea 26 Bouquin, H., Contabilitate de gestiune, Tipografia Moldova, Iaşi, 2004, p.5, p. 19. 27 http://www.winmentor.ro/produse.php?section=mentor; http://www.ciel.ro/ 111 financiară a întreprinderii. În majoritatea cazurilor se vorbeşte de un sistem informaţional financiar-contabil – cele două funcţiuni fiind strâns legate între ele şi interdependente. Contabilitatea şi informaţiile furnizate de aceasta constituie baza gestiunii financiare, oferindu-i acesteia materia primă pentru fundamentarea deciziilor financiare. Sistemul informaţional financiar-contabil ocupă poziţia centrală prin faptul că furnizează, tuturor celorlalte sisteme, informaţii şi reflectă cel mai fidel activitatea întreprinderii şi situaţia ei economico-financiară. Funcţiunea financiară asigură obţinerea resurselor financiare necesare întreprinderii şi planificarea utilizării acestor resurse. Sursele financiare sunt: vânzarea bunurilor şi serviciilor, investiţiile financiare realizate de întreprindere, împrumuturi obţinute de la bănci sau alte instituţii. Atunci când întreprinderea obţine fonduri, ea le poate folosi în operaţiunile curente sau poate investi pe termen lung. Exemplu28 – Programul Pionier (produs de Nexus Media Iaşi) este un sistem integrat la nivel de module componente, creat pentru gestiunea de date financiar-contabile, oferind un larg suport, prin prelucrările şi rapoartele sale, pentru managementul şi marketingul firmelor mici şi mijlocii. Un alt exemplu cunoscut este Neomanager de la firma Transart care se situează în TOP 3 al produselor entry-level care permit gestiunea informatizată a unei afaceri. 3.5.1.3. Sistemul informaţional resurse umane Sistemul informaţional resurse umane acoperă, ca arie, salarizarea şi politica de personal a firmei. Evidenţa operaţiunilor legate de resursele umane dintr-o firmă este deosebit de complexă. Până la informatizarea sarcinilor din departamentul Personal-Salarizare-Resurse Umane, procesul necesita un volum mare de muncă din partea personalului contabilitate-resurse umane. În prezent, datorită aplicaţiilor informatice, sarcinile legate de salarizare sunt automatizate şi pot fi obţinute, într-un format atractiv, diverse raportări despre activităţile şi performanţele angajaţilor. Firma trebuie să aibă definit un sistem de recompense şi premii, pentru stimularea şi cointeresarea personalului. În fine, pe baza prevederilor legale şi a procedurilor interne, se desfăşoară activităţi specifice în cazul terminării contractelor de muncă prin demisie, concediere ori pensionare. Această funcţiune există în orice tip de firmă, indiferent de profil ori dimensiune. Desigur, în marile companii această funcţiune este mult mai complexă deoarece, în managementul firmei, resursa umană determină succesul şi prosperitatea ei. Cât pot dura o bună politică comercială şi una financiară sănătoasă, dacă angajaţii desfăşoară în magazine, ateliere şi hale o muncă de slabă calitate, dacă aceştia se fac că muncesc, dacă-şi petrec timpul de muncă într-un mediu conflictual sau dacă sabotează afacerea? Resursa umană este greu de stăpânit, de condus, dacă nu-i sunt cunoscute dimensiunile care îi afectează performanţa. Managementul resurselor umane presupune existenţa unei politici de personal coerente, care înseamnă mult mai mult decât angajare, salarizare şi încheiere de contracte de muncă. Ne referim aici la un sistem de recompense şi la instruirea continuă a personalului. Exemplu29 – Ciel Salarii Windows 2004 este un program de salarizare care se evidenţiază printr-o arhitectură deosebită, ce conferă întregii aplicaţii flexibilitate şi putere în abordarea oricărei situaţii, putându-se efectua întreaga activitate de evidenţă a salariilor, pentru orice tip de companie. 28 http://www.ciel.ro/, http://www.pionier.ro/produse.php 29 www.ciel.ro, www.transart.ro, http://www.winmentor.ro/produse.php?section=salarii 112 Neomanager Salarizare şi Personal permite configurarea după dorinţă a denumirilor locurilor de muncă, funcţiilor, tipurilor de contracte de muncă, categoriilor de personal şi de impozitare, precum şi actualizarea grilei de impozitare şi a celei de vechime. De asemenea, este posibilă preluarea tuturor procentelor care intervin în calculele din sistemul de salarizare (CAS pe grupe de muncă, pensie suplimentară, ajutor şomaj, etc.). WinMentor cu modulul SALARII oferă posibilitatea calculului salariilor angajaţilor, lăsând utilizatorul să opteze între înregistrarea lor contabilă direct în modulul de bază WinMENTOR şi includerea lor manuală prin note contabile. În afară de această posibilitate, care permite funcţionarea modulului independent de produsul de bază WinMENTOR, modulul are facilităţi de configurare a contribuţiilor, indemnizaţiilor, sporurilor şi reţinerilor, cu un grad ridicat de adaptabilitate la cerinţele utilizatorului şi la modificările de legislaţie. De asemenea, este permisă preluarea realizărilor din producţie pentru angajaţii salarizaţi în acord, calculând automat indicele de realizare a salariului şi oferind date pentru calculul costurilor pe produs realizat. Există, de asemenea, posibilitatea de a opera regularizarea automată a impozitului pe venitul global la sfârşit de an şi de a exporta fişele fiscale pe suport electromagnetic în fişiere de tip.TXT. 3.5.1.4. Sistemul informaţional de vânzări şi marketing Cercetarea de piaţă este crucială în actualul mediu de afaceri competiţional. Lansarea unei firme sau a unui produs/serviciu presupune cunoaşterea prealabilă a valorii pieţei, a structurii şi segmentării acesteia, precum şi perspectivele şi potenţialul ei de creştere. Managementul marketing-ului, publicitatea şi promovarea, studiile de piaţă, managementul pe produs, previziunea şi direcţionarea vânzărilor sunt câteva din activităţile care se regăsesc în aria sistemului informaţional de vânzări şi marketing. Exemplu30 – Statistical Package for the Social Sciences (pe scurt, SPSS) este un produs al firmei americane SPSS Inc., destinat analizei statistice a datelor. Una din pricipalele lui utilizări este cea a analizei vânzărilor şi a pieţei – analize de marketing. Oferă o foarte mare varietate de prelucrări statistice, de la cele mai des folosite în practică (statistici descriptive, teste statistice) şi până la cele care pretind cunoştinţe statistice avansate (modele liniare generale, analiza ANOVA, MANOVA etc.). Rezultatele prelucrărilor statistice pot fi vizualizate prin tabele de diverse formate şi prin multe tipuri de reprezentări grafice: histograme, diagrame în coloane – izolate sau grupate, diagrame de structură circulare, nori statistici în care punctele corespunzatoare unor grupe diferite de cazuri sunt colorate diferit, diagrame care indică în acelaşi timp media, valorile extreme şi repartiţia valorilor unei variabile pentru valori diferite ale altei variabile (de exemplu, reprezentarea clienţilor, în funcţie de localitatea de domiciliu). 3.5.1.5. Sistemul informaţional de producţie-servicii Sistemul informaţional de producţie-servicii sprijină planificarea şi urmărirea producţiei, planificarea necesarului de materiale, planificarea şi urmărirea consumurilor şi costurilor, proiectarea şi fabricaţia asistată de calculator, gestiunea stocurilor. Eficientizarea procesului de producţie constituie premisa succesului unei companii pe piaţă. Acest sistem oferă suport procesului decizional cu informaţii şi instrumente eficiente, organizate riguros. Funcţiunea de producţie este responsabilă cu fabricarea bunurilor, începând de la achiziţia materiilor prime, materialelor ori semifabricatelor şi gestiunea acestora în depozit, 30 Jaba, E., Grama, A., Analiza statistică cu SPSS sub Windows, Editura Polirom, Iaşi, 2004. 113 continuând cu procesul de producţie propriu-zis, până la obţinerea produselor finite, inclusiv controlul de calitate şi stocarea acestora. Trebuie să asigure fluiditatea procesului de producţie şi eficienţa acestuia, în principal din perspectiva costurilor. Această funcţiune apare doar în întreprinderile ce operează în diferite ramuri industriale, complexitatea fiind dată de dimensiunile organizaţiilor. În alte tipuri de întreprinderi această funcţiune nu există. Ea poate apărea însă în alte forme: spre exemplu, în sfera serviciilor există o dimensiune operaţională care urmăreşte activităţile prin care se oferă servicii clienţilor (fluxul tehnologic este înlocuit de un flux operaţional). Funcţiunea de producţie este în principal de natură tehnică, ea vizând, aşa cum am arătat, fabricaţia sau exploatarea, controlul tehnic de calitate, întreţinerea şi repararea utilajelor, producţia auxiliară. Dar nu exclusiv, pentru că, pe lângă aceste activităţi, se regăsesc şi cele de aprovizionare, de la calculul necesarului de aprovizionat, la studiul şi alegerea furnizorilor. Exemplu – Aerostar Bacău31, datorită specificului său de producător de vârf din industria aeronautică românească, şi-a câştigat recunoaşterea internaţională în domeniul modernizărilor şi reparaţiilor de avioane, fabricaţiei de avioane uşoare de şcoală şi antrenament, de echipamente hidraulice de aviaţie precum şi de motoare cu piston, în fabricarea de echipamente electronice, avionică şi alte echipamente specializate. Centrul de greutate al proiectului de integrare informaţională, printr-o aplicaţie de tipul Enterprise Resource Planning a constat în punerea în funcţiune a componentei SIVECO Applications – Managementul Producţiei, integrate cu MPM - Matrix Product Manager (aplicaţie de tip Product Data Management). Sistemul a contribuit la: creşterea productivităţii muncii în proiectarea structurilor tehnologice, reducerea şi urmărirea costurilor de producţie în scopul optimizării lor, monitorizarea performanţelor componentelor structurii organizatorice; monitorizarea proceselor de producţie. 3.5.2. Sistemele informaţionale organizaţionale Sistemele informaţionale organizaţionale urmăresc structura organizaţională (pe departamente), la nivelul întregii întreprinderi şi structura interorganizaţională. 3.5.2.1. Sistemele informaţionale departamentale Sistemele informaţionale departamentale sunt aceleaşi cu cele funcţionale descrise în paragraful precedent. Pentru fiecare departament există o aplicaţie program care informatizează toate lucrările desfăşurate în cadrul lui. Analiza pieţei a demonstrat că în organizaţiile româneşti aceste programe nu comunică între ele, generând adevărate insule informaţionale şi fenomenul de redundanţă informaţională. Situaţia se schimbă în cazul produselor integrate, unde lucrările fiecărui departament sunt rezolvate modular de aceeaşi aplicaţie. În acest caz, fenomenul de coerenţă informaţională este foarte important. Exemplu – APAVITAL32 Iaşi. O inventariere rapidă a aplicaţiilor care rulau independent la sfârşitul anului 1999 prezintă situaţia sistemului informaţional: o aplicaţie pentru contabilitate (în care pur şi simplu se introduceau notele contabile, note ce rezultau din diverse rapoarte ale altor aplicaţii, obţinându-se în final balanţa); o aplicaţie pentru mijloace fixe (MIFIX-ul de la SINTA – pentru evidenţa mijloacelor fixe şi a amortizării acestora); o aplicaţie pentru gestiunea stocurilor (GESTOC), o aplicaţii pentru salarii şi facturare (dezvoltată de programatorii firmei) şi o aplicaţie urmărire contoare. La toate acestea se adăugau diverse alte aplicaţii de genul tabelelor EXCEL sau al aplicaţiilor FOX PRO pentru MS-DOS construite de diversele compartimente funcţionale pentru nevoile proprii. Aceste aplicaţii insulare, din cauza inflexibilităţii şi a lipsei de comunicare, au dus la grave neajunsuri în circuitul informaţional: datele 31 http://www.aerostar.ro/, http://www.siveco.ro/expert_case_studies_details.jsp?ID=47 32 http://www.crisoft.ro/compania/Clienti/rajac.html 114 erau preluate de mai multe ori în sistem; existau întârzieri repetate în preluarea datelor şi centralizarea lor în contabilitate; întârzieri în obţinerea informaţiilor necesare sprijinirii deciziilor; neconcordanţa în ceea ce priveste informaţiile despre aceeaşi situaţie între diverse compartimente. În anul 2000 s-a luat decizia implementării unei soluţii integrate. După analiza ofertei de pe piaţă a fost ales produsul CROS (Crisoft, Braşov). Până în prezent33 sunt implementate următoarele module: Contabilitate generală, Încasări şi plăţi, Aprovizionare - Recepţie, Lansare Consumuri, Comenzi interne/Predări, Date articole, Inventar, Resurse Umane şi Administrare. 3.5.2.2. Sistemele informaţionale la nivelul întregii întreprinderi Coerenţa informaţională este principalul obiectiv al implementării sistemelor informatice integrate (Enterprise Resource Planning). Pentru mediile organizaţionale care au intrat în jocul integrării, implementarea suitelor de aplicaţii de întreprindere înseamnă performanţă, eficienţă şi control eficient asupra afacerii. Enterprise Resource Planning34 reprezintă sisteme bazate pe arhitectura client-server 35 pentru realizarea, urmărirea tranzacţiilor şi facilitarea integrării tuturor proceselor, din faza planificării şi dezvoltării producţiei, până la relaţiile cu furnizorii, clienţii şi alţi parteneri de afaceri. Exemplu – Continuăm exemplul APAVITAL36. A fost cumpărată soluţia CROS datorită unui raport cost/performanţă satisfăcător şi pentru a realiza integrarea informaţiilor din toate compartimentele şi departamentele. În plus, departamentul IT al firmei a considerat că existenţa unei baze de date unice, bazate pe platforma Oracle 8i, ar fi cel mai important avantaj al acestei soluţii. Firma a făcut astfel o investiţie în viitor, fiind cunoscută portabilitatea aplicaţiilor construite pe mediul Oracle. Toţi utilizatorii din cadrul APAVITAL lucrează simultan, on-line, prin reţeaua de calculatoare, asupra aceloraşi date în funcţie de atribuţiile pe care le au, ceea ce a condus la diminuarea timpul necesar pentru introducerea datelor şi a verificării acestora şi s-a realizat eficientizarea procesului decizional prin reducerea marjei de timp pentru luarea deciziilor. 3.5.2.3. Sistemele informaţionale interorganizaţionale Tehnologiile Web oferă posibilitatea construirii unor „pasarele” informaţionale din interiorul spre exteriorul organizaţiei, a cuplării cu sistemele informaţionale ale partenerilor de afaceri şi dezvoltării de pieţe şi parteneriate electronice. Sistemele informaţionale interorganizaţionale sunt întâlnite în cazul comerţului electronic (e-commerce) şi al afacerilor electronice (e-business). Aceste tehnologii au avut succes în special datorită companiilor internaţionale sau multinaţionale cu locaţii în mai multe ţări. În mod obişnuit, pe reţelele întreprinderilor rulează sute de aplicaţii dezvoltate de diferite case de software. Generalizarea sistemelor interorganizaţionale depinde de protocoalele de comunicaţii care rezolvă problemele apărute în comunicarea dintre sistemele individuale şi în schimbul de date dintre diversele aplicaţii. Internet-ul a democratizat pieţele şi a 33 informaţii de pe site-ul Crisoft (ianuarie-februarie 2005) 34 Fotache D., Hurbean, L., Soluţii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor –ERP, Editura Economica, Bucureşti, 2004, p. 134. 35 Arhitectura facilitează distribuirea datelor, portabilitatea între platforme şi accesul standardizat la resurse. Termenul client/server presupune accesarea unui calculator central, numit server, de către calculatoare aflate la distanţă (clienţi) într-o infrastructură de reţea. 36 http://www.crisoft.ro/compania/Clienti/rajac.html 115 transformat relaţia vânzător-cumpărător. Platformele colaborative pentru afaceri au redus substanţial costurile tranzacţiilor şi au facilitat noi tipuri de tranzacţii electronice. Exemple – Sistemul informaţional SABRE37 cuplează mai mult de 500 de companii internaţionale printre care şi compania americană American Airlines. Sistemul s-a dovedit a fi un succes de afacere electronică, clienţii rezolvând toate problemele cu ajutorul lui: de la rezervări de bilete la curse aerene, la servicii de transbordare între diferite aeroporturi din lume, la aprovizionarea magazinelor şi restaurantelor din incinta aeroporturilor, rezervări de locuri la hotel. Sunt integrate în sistem serviciile a peste 50 000 de agenţii de turism din toată lumea – totul la cel mai avantajos preţ pentru cei care sunt în această reţea. Internet-ul face legătura dintre aceste sisteme şi persoanele interesate. Serviciile sunt la cel mai înalt nivel calitativ. Un caz38 concret de cooperare între companii şi stat cu scopul de a sprijini populaţia este cel din Haiti: în contextul cutremurului din 2010, o mare parte din persoane au migrat din capitală, iar această mutare nu le permitea organizaţiilor umanitare să distribuie în mod corect resursele de ajutor. Din acest motiv, cercetătorii de la Institutul Karolinska şi Universitatea Columbia au cooperat cu cel mai mare operator de telefonie mobilă din Haiti, Digicel, pentru a monitoriza mutările zilnice ce aveau loc, iar informaţiile au fost trimise în scurt timp organizaţiilor. În acelaşi an, mai târziu, a fost o epidemie gravă de holeră, iar modul de acţiune a fost