Términos de Gestión de Proyectos PDF

Términos de gestión de proyectos Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Definición: Proyecto Un esfuerzo temporal que produce un producto,...

Términos de gestión de proyectos Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Definición: Proyecto Un esfuerzo temporal que produce un producto, servicio o resultado único Es de naturaleza temporal y tiene un principio y un final definidos. Puede ser parte de un programa o portafolio grande Progresivam Único Temporal ente Elaborado Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Gestión de proyectos La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para satisfacer los requisitos del proyecto Preparación de un caso de negocio para justificar la inversión Estimación de recursos y tiempos Desarrollar e implementar un plan de gestión para el proyecto Liderar y motivar al equipo de ejecución del proyecto Gestionar los riesgos, problemas y cambios en el proyecto Seguimiento del progreso con respecto al plan Cerrar el proyecto de forma controlada cuando proceda Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Gestión de programas Conjunto de proyectos relacionados gestionados de forma coordinada para obtener beneficios y controles que no están disponibles al gestionarlos individualmente Debe haber algún valor agregado en la gestión de ellos juntos como un programa Un proyecto puede o no ser parte de un programa, pero un programa siempre tendrá proyectos Se centra en las interdependencias del proyecto y ayuda a determinar el enfoque óptimo para gestionarlas Programa Proyecto1 Proyecto2 Proyecto3 Proyecto4 Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Gestión de Portafolio Un portafolio es una colección de proyectos, programas, portafolios subsidiarios y operaciones administradas como un grupo para lograr objetivos estratégicos. Colecciones de Proyectos, Programas, Carteras de Subsidiariedad Alcanzar objetivos estratégicos (a largo plazo) Cartera Programa Programa Proyecto Proyecto 1 2 1 2 Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Gestión de Operaciones Se ocupa de la producción continua de bienes y/o servicios. Considera la adquisición, el desarrollo y la utilización de los recursos que las empresas necesitan para entregar los bienes y servicios. Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Valor de los proyectos ¿Qué valor aportará este proyecto a la empresa una vez finalizado? ¿Por qué emprender este proyecto? Dinero, Reputación de Marca, Servicio al Cliente, Producto o Servicio Nuevo o Cambiado Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Los proyectos permiten cambios El proyecto puede ser un vehículo para el cambio en una organización Lleva a una empresa de un estado actual a un estado deseado Actual Desead Estado o Estado Estado actual vs estado deseado Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Fases y entregables Una fase es una colección de actividades de proyecto relacionadas lógicamente que culminan con la finalización de uno o más entregables. El número de fases depende del tipo y tamaño de la industria y de la complejidad del proyecto Un entregable es cualquier producto, servicio o resultado único y verificable. Puede ser tangible o intangible Debe ser aceptado por el cliente o patrocinador para la fase Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Fase 1 Fase 2 Fase 3 Entregable Entregable Entregable Resultado del proyecto Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Ciclo de vida del proyecto Una representación de las fases por las que suele pasar un proyecto desde el principio hasta el final Puede ser predictivo o adaptativo Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Gobernanza del proyecto Gobernanza del proyecto Marco dentro del cual se toman las decisiones del proyecto Tres pilares: Estructura Gente Información Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Participantes Individuos, grupos u organizaciones que pueden afectar, ser afectados o percibir ser afectados por el proyecto. Principales partes interesadas Gerente de proyecto: administra el proyecto Cliente: utiliza el entregable del proyecto Equipo del proyecto: el conjunto de personas que completan el trabajo del proyecto. Patrocinador del proyecto: proporciona recursos y apoyo Gerente Funcional - Gerente Departamental, es decir, Gerente de Ingeniería, Vicepresidente de Marketing, Director de TI. Por lo general, controla los recursos Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Rol de Gerente de Proyecto 1. Iniciador: Un iniciador es alguien que da el primer paso o propone una idea o acción. Son proactivos a la hora de aportar nuevos conceptos, proyectos o soluciones a los problemas. Los iniciadores suelen ser personas innovadoras, creativas y con visión de futuro que impulsan la iniciación y el desarrollo de ideas dentro de un grupo u organización. 2. Negociador: Un negociador es una persona que participa en discusiones o negociaciones formales para llegar a soluciones o resultados mutuamente aceptables. Los negociadores se centran en encontrar puntos en común, resolver conflictos y llegar a compromisos que satisfagan los intereses de todas las partes involucradas. Poseen fuertes habilidades de comunicación, resolución de problemas e interpersonales para facilitar procesos de negociación efectivos. 3. Oyente: Un oyente es alguien que presta atención a las ideas, pensamientos o preocupaciones de los demás durante conversaciones o discusiones. Dan importancia a la escucha activa, a empatizar con los hablantes y a comprender los mensajes que se transmiten. Los oyentes crean un ambiente de apoyo y respeto, fomentando la comunicación abierta y fomentando la comprensión entre los miembros del equipo. 4. Coach: Un coach es una persona que guía y apoya a individuos o equipos para que logren sus objetivos, mejoren su rendimiento y mejoren sus habilidades. Los entrenadores proporcionan comentarios constructivos, ofrecen orientación y ayudan a desarrollar planes de acción. Ayudan a las personas a liberar su potencial, superar desafíos y maximizar su crecimiento personal y profesional. 5. Miembro trabajador: Un miembro trabajador se refiere a un individuo que participa activamente como miembro de un equipo o grupo. Aportan sus conocimientos, habilidades y esfuerzos hacia el logro de objetivos colectivos. Los miembros que trabajan colaboran con otros, cumplen con las tareas asignadas y asumen la responsabilidad de sus contribuciones dentro de la dinámica del equipo. 6. Facilitador: Un facilitador es alguien que gestiona procesos grupales, discusiones o reuniones para garantizar una comunicación, colaboración y toma de decisiones efectivas. Crean un entorno estructurado, fomentan la participación igualitaria y ayudan al grupo a lograr los resultados previstos. Los facilitadores permanecen neutrales, imparciales y se centran en mantener un ambiente productivo e inclusivo. Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Rol de Gerente de Proyecto Iniciador: Un iniciador es alguien que da el primer paso o propone una idea o acción. Negociador: Un negociador es una persona que participa en discusiones o negociaciones formales para llegar a soluciones o resultados mutuamente aceptables. Oyente: Un oyente es alguien que presta atención a las ideas, pensamientos o preocupaciones de Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  los demás durante conversaciones o discusiones. Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Rol de Gerente de Proyecto Coach: Un coach es una persona que guía y apoya a individuos o equipos para que logren sus objetivos, mejoren su rendimiento y mejoren sus habilidades. Miembro trabajador: Un miembro trabajador se refiere a un individuo que participa activamente como miembro de un equipo o grupo. Facilitador: Un facilitador es alguien que gestiona procesos grupales, discusiones o reuniones para garantizar una comunicación, colaboración y Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  toma de decisiones efectivas. Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Hito frente a duración de la tarea Hito: Un hito es un evento o logro significativo en un proyecto que marca un punto clave o la finalización de un entregable importante. Duración de la tarea: La duración de la tarea se refiere a la cantidad de tiempo que se tarda en completar una tarea o actividad específica dentro de un proyecto. Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Roles del proyecto Empoderado para liderar el proyecto Gerente de Autorizado para tomar decisiones Proyectos Responsable del éxito o fracaso del proyecto Coordinación del proyecto o Más débil que el primer ministro Puede estar autorizado para tomar decisiones Expeditor de proyectos El papel más débil del mundo PM Capacidad de decisión muy limitada Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Oficina de Gestión de Proyectos Estructura organizacional que estandariza los procesos y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas Tipos: Apoyo: Apoya al gerente del proyecto, como proporcionar plantillas, capacitación o lecciones aprendidas de otros proyectos. Control: Determina el marco o la metodología y el uso de formularios específicos Directiva: Controla el proyecto. Se asignará un PM y reportará a la PMO. Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Jefes de proyecto Patrocinador Interno o externo Campeón del proyecto Financiación del proyecto Puede usarse para resolver conflictos en el proyecto Gerente de Programa De alto rango a Gerente de Proyecto Puede ser responsable de la ejecución de varios proyectos al mismo tiempo Puede usarse para resolver conflictos en el proyecto Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Estructuras Organizacionales Organizaciones funcionales Estructura que agrupa a los miembros del personal según su área de especialización (ventas, marketing, construcción, etc.). Las estructuras funcionales requieren que los miembros del equipo del proyecto reporten directamente al gerente funcional Organizaciones matriciales Hay tres estructuras de matriz: débil, equilibrada y fuerte. Las diferentes estructuras reflejan la autoridad del director del proyecto en relación con la autoridad del director funcional. Organizaciones Orientadas a Proyectos, (Proyectadas) Estructura en la que el PM tiene la mayor cantidad de autoridad. El equipo del proyecto se asigna al proyecto a tiempo completo. Una vez finalizado el proyecto, los miembros del equipo del proyecto pasan a otras tareas dentro de la organización. Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Híbrido Tipo mixto Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Organigrama Funcional Matriz débil Matriz de Matriz fuerte Proyectado equilibrio De bajo a De moderado a PM Poco/No Bajo Alto/Total moderado alto De bajo a De moderado a Disponibilidad de Poco/No Bajo Alto/Total moderado alto recursos. Pesebre Pesebre Controles Mixto PM PM funcional funcional presupuestarios Rol de Pm PT PT PT/FT PIES PIES Personal de PM PT PT PT/FT PIES PIES Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Restricciones del proyecto ▪ Alcance ▪ Horario ▪ Costar ▪ Riesgo ▪ Calidad ▪ Recursos Alcance Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO Calida COMPARTIR. d  Áreas de un proyecto Alcance Trabajo por realizar Horario Es hora de hacer el trabajo Costar Presupuesto de la obra Calidad Satisfacción del cliente en el trabajo Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Áreas de un proyecto Recursos Gestión de las personas y de los recursos materiales Comunicaciones Todas las partes interesadas reciben la información correcta en el momento adecuado Riesgo Identificar y responder al riesgo a lo largo del ciclo de vida del proyecto Contrataciones Adquisición de recursos externos al equipo del proyecto Participación de las partes interesadas Mantener a todas las partes interesadas activas y alerta sobre el proyecto Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Enfoques de gestión de proyectos Dos enfoques principales: predictivo (también conocido como tradicional o en cascada) y adaptativo (también conocido como ágil o iterativo). Enfoque predictivo: El enfoque predictivo sigue un proceso lineal y secuencial. Implica una planificación detallada y documentación por adelantado, con un enfoque en predecir y definir el alcance, los objetivos, el cronograma y los entregables del proyecto. Amplia planificación inicial Ejecución secuencial Énfasis en el control y la documentación: Flexibilidad limitada, cambios limitados con un proceso de control de cambios bien definido Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Enfoques de gestión de proyectos El enfoque adaptativo se centra en la flexibilidad, la colaboración y el desarrollo iterativo. Abarca el cambio a lo largo del proyecto y hace hincapié en la retroalimentación y la mejora continuas. Desarrollo iterativo e incremental Colaboración con el cliente Énfasis en la adaptabilidad Equipos autoorganizados El enfoque adaptativo, comúnmente utilizado en metodologías ágiles como Scrum o Kanban Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Gestión de productos vs. proyectos Gestión de productos: La gestión de productos abarca la planificación estratégica, el desarrollo y la gestión del ciclo de vida de un producto o servicio. Implica comprender las necesidades del mercado, definir la estrategia del producto, recopilar requisitos y supervisar el desarrollo, el lanzamiento y la optimización continua del producto. Los gerentes de producto son responsables del éxito general del producto, alineándolo con los objetivos comerciales y las demandas de los clientes. Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Gestión de productos vs. proyectos Gestión de proyectos: Se enfoca en la ejecución y entrega exitosa de proyectos específicos dentro de un alcance, cronograma y presupuesto definidos. Los gerentes de proyecto son responsables de planificar, coordinar y administrar las actividades necesarias para lograr los objetivos del proyecto. Se aseguran de que el proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con los estándares de calidad especificados. Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Gestión de productos vs. proyectos Los gerentes de producto trabajan en estrecha colaboración con los gerentes de proyecto para traducir la estrategia de producto y la hoja de ruta en planes de proyecto accionables. Los gerentes de proyecto supervisan la ejecución de esos planes, asegurándose de que el producto se desarrolle, pruebe y entregue de acuerdo con las especificaciones definidas. Si bien la gestión de proyectos es una parte del desarrollo de productos, es solo un componente. Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Problemas, riesgos, suposiciones y restricciones Los riesgos son eventos o situaciones potenciales que pueden ocurrir en el futuro y tener un impacto en el éxito del proyecto. Los problemas se refieren a problemas o desafíos que surgen durante el curso de un proyecto. Por lo general, son eventos o circunstancias negativas que pueden obstaculizar el progreso o afectar los objetivos del proyecto. Las suposiciones son afirmaciones o creencias que se consideran verdaderas o válidas para fines de planificación y toma de decisiones. Las restricciones son limitaciones o restricciones que afectan a la planificación y ejecución del proyecto. Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Liderazgo vs. Gestión Administración La gestión se centra en las tareas, los procesos y las operaciones para garantizar una ejecución eficiente Implica planificar, organizar, coordinar y controlar los recursos Los gerentes tienen autoridad y responsabilidad formales dentro de la organización Mantienen la estabilidad, el control y el orden, asegurando que se sigan los procesos y procedimientos establecidos. Concéntrese en coordinar y dirigir tareas, recursos y procesos para lograr objetivos predeterminados. Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Liderazgo vs. Gestión Asegúrese de que el trabajo se complete de manera eficiente La gestión suele centrarse en los objetivos inmediatos y en la eficiencia operativa La gerencia tiene como objetivo mantener la estabilidad, implementando procesos y procedimientos que minimicen los riesgos Los gerentes se enfocan en lograr la eficiencia y optimizar los recursos Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Liderazgo vs. Gestión Liderazgo: Se enfoca en inspirar e influir en los demás Implica establecer una dirección, motivar y empoderar a las personas Inspiran e influyen en los demás Fomentan la colaboración, la confianza y el empoderamiento Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Liderazgo vs. Gestión PMI, Guía de Práctica del Grupo A de Procesos, Página: Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Inteligencia Emocional La Inteligencia Emocional (EQ) se refiere a la capacidad de reconocer, comprender y gestionar las emociones, tanto en uno mismo como en los demás. Implica ser consciente de las propias emociones, manejarlas de manera efectiva, empatizar con los demás y usar las emociones para guiar el pensamiento y el comportamiento. En la gestión de proyectos, la inteligencia emocional juega un papel importante Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.  Inteligencia Emocional Construcción de relaciones Comunicación y Gestión de Conflictos Motivación e influencia Liderazgo y Toma de Decisiones Gestión de Grupos de Interés Términos de Gestión de Proyectos, ©TIA Education Group. NO COMPARTIR.