Tema 5: Proceso de Cobros y Pagos (1) PDF

Tema 5: Proceso de cobros y pagos Grado en Ingeniería Informática  Índice  Vías de Pago  Condiciones de pago  Circuito de los instrumentos de cobro más comunes en las empresas ◦ Cheque ◦ Pagaré ◦ Letra de Cambio ◦ Recibo ◦...

Tema 5: Proceso de cobros y pagos Grado en Ingeniería Informática  Índice  Vías de Pago  Condiciones de pago  Circuito de los instrumentos de cobro más comunes en las empresas ◦ Cheque ◦ Pagaré ◦ Letra de Cambio ◦ Recibo ◦ Factoring ◦ Cofirming  Estructura de un documento de cobro  El asistente de cobros y pagos  Reclamaciones de facturas a clientes  Efectos impagados  Circuitos de Cobros y pagos ¿Para qué se utiliza la Gestión de Cobros en una empresa? RESPUESTA  Saber cuando vencen los plazos de nuestros clientes y poder cobrarles las facturas.  Para poder hacer frente a nuestros pagos con terceros (Proveedores, Personal de la empresa, Hacienda Pública, etc.)  La empresa pueda subsistir.  Condiciones de Pago  Contado  Reposición  Reembolso  30 días  60 días  90 días  120 días  150 días  180 días  30 y 60 días  30, 60, 90 días  90 y 120 días  ……  Son los días de aplazamiento desde la fecha de la factura hasta la fecha de cobro ó pago.  Acuerdo entre cliente y proveedor. Días de vencimiento Fijos  Son los días en los que el cliente desea agrupar sus pagos, por ejemplo:  10  25  Formas de pago más comunes en las empresas  Cheque  Pagaré  Letra de cambio  Recibo  Transferencia Bancaria  Domiciliación Bancaria  Factoring  Confirming  Préstamo  Se entrega la totalidad de la cantidad  Se pagan intereses desde el principio  Se paga una comisión  Se establecen garantías ◦ Hipotecarias: compra de inmuebles ◦ Leasing: compra de vehículos, maquinaria, mobiliario  Crédito  Se establece una cantidad máxima disponible  Se realizan disposiciones parciales de esa cantidad, descuento.  Se pagan intereses sobre la cantidad dispuesta  Se paga una comisión sobre el total  Líneas de crédito:  Las entregas se realizan contra un documento de cobro (efecto comercial)  CHEQUE  La empresa envía mercancía al cliente.  El cliente envía el cheque a la empresa.  La empresa recibe el cheque y lo presenta para su cobro en una entidad financiera.  La entidad financiera presenta el documento para su compensación en la Cámara de Compensación.  La entidad financiera adeuda el importe del cheque al librador (cliente).  Finalmente, la mencionada entidad financiera, abona la cantidad a la empresa.  CHEQUE  Instrumento de cobro/pago respaldado por una entidad financiera y autorizado por el emisor.  Tipos de cheque  Al portador.  Nominativo. ◦ Endoso o traspaso ◦ A la orden ◦ No a la orden  Cheque cruzado.  Cheque para abonar en cuenta.  Cheque conformado.  Cheque bancario  Cheque ventanilla.  Cheque: Evaluación del instrumento VENTAJAS INCONVENIENTES Flexibilidad de gestión de tesorería No está obligado a tener EMISOR la cantidad disponible el mismo día de la emisión del cheque Posibilidad de endosar Iniciativa en el pago el documento corresponde al cliente Poca fuerza legal en el caso de RECEPTOR impagados Retraso del pago por parte de los clientes  PAGARÉ  Recepción mercancía y comprobación con factura y albarán.  El cliente extiende pagaré.  La empresa recibe el pagaré y puede esperar al vencimiento, endosarlo o llevarlo al descuento.  Cobro.  PAGARÉ  Instrumento de cobro/pago similar al cheque  más flexible en los plazos (permite diferir la fecha en que puede ser hecho efectivo y, por tanto, con posibilidad de descuento)  Pagaré: Evaluación del instrumento VENTAJAS INCONVENIENTES  Financiación por  Cliente puede retrasar la descuento comercial. emisión deliberadamente.  Verificar la factura.  Mayor trabajo administrativo.  LETRA DE CAMBIO  Forma de cobro/pago diferido apropiado para clientes con crédito dudoso e importes medianos/grandes.  Letra de cambio: Evaluación del instrumento VENTAJAS INCONVENIENTES  Mayor seguridad en la  Costes de emisión transacción. y cobro.  Cuando es aceptado el efecto adquiere condición de título ejecutivo.  RECIBO  Se inicia con la entrega de la mercancía por parte de la empresa.  La empresa emite el recibo.  El cobro del recibo podrá hacerse: ◦ Mediante domiciliación bancaria ◦ Mediante soporte magnético (Norma 58)  RECIBO  Instrumento de cobro/pago por el que la empresa exige al cliente una cantidad en una fecha determinada por un producto o servicio prestados.  Recibo: Evaluación del instrumento VENTAJAS INCONVENIENTES  Se evita el uso de papel  Importante realizar especial. una gestión eficiente  Tratamiento mecanizado de los datos de con el banco. domiciliación.  Uso flexible en el ingreso  Recibos cedidos al de fondos. cobro al banco, fecha de valoración un día hábil después del vencimiento.  Transferencia  Se inicia con la entrega de la mercancía por parte de la empresa.  El proveedor emite la factura y en su caso un recibo.  Se establece el IBAN de la cuenta del proveedor donde se efectuará el pago.  El cliente realiza la transferencia a esa cuenta.  La iniciativa de pago es del cliente  Domiciliación  Se inicia con la entrega de la mercancía por parte del proveedor.  El proveedor emite la factura y en su caso un recibo.  Se establece el IBAN de la cuenta del cliente donde se efectuará el pago  El proveedor envía un recibo al banco para que carge el importe en la cuenta del cliente y se lo abone en su cuenta  La iniciativa de pago es del proveedor  El proveedor tiene que contratar con el banco el servicio.  FACTORING  Se inicia con la entrega de la mercancía por parte de la empresa.  El proveedor emite la factura y en su caso un recibo.  Se lo cede a la empresa Factor.  El factor abona la cantidad al emisor de la factura  El factor realiza el cobro al cliente.  FACTORING Proveedor Cliente Factoring jjj Factor l  Instrumento de cobro/pago por el que la empresa cede el cobro de la factura a una tercera empresa “Factor” que le adelanta el pago y despues se lo exige al cliente  Factoring: Evaluación del instrumento VENTAJAS INCONVENIENTES  Se evita el uso de papel  Si se producen especial. impagados se le  Se consigue finaciar la puede exigir al operación emisor la cantidad adelantada en función del contrato Costes de la operación.  Confirming  La empresa recibe la factura de un proveedor.  Si la factura está conforme, se comunica la orden de pago a un Banco* con una fecha de cargo en cuenta.  El Banco comunica al proveedor la conformidad de la factura y la fecha de vencimiento  Le ofrece el anticipo del cobro, estando garantizado, con intereses.  El proveedor elige entre esperar a la Confirming  Confirming: Evaluación del instrumento VENTAJAS INCONVENIENTES  Se evita el uso de papel  Si se producen especial. impagados se le  Se consigue finaciar la puede exigir al operación emisor la cantidad adelantada en función del contrato Costes de la operación.  Estructura de un documento de cobro Cobro recibido Cabecera de documento de cobro Facturas pendientes, abonos y asientos Totales, Comentarios Cabecera de documento de cobro Cobros Código Nº. (de serie o manual) Nombre Fecha de contabilización Dirección Fecha del documento del destinatario Referencia de pago o factura Persona de contacto Proyecto Registro Registro maestro maestro de la de cliente empresa o proveedor  Determinación del importe de cobro Cobro recibido Cabecera de documento de cobro  Visualizar facturas con la misma dirección de factura  Visualizar todas las operaciones  Número de referencia de cliente/proveedor Doc. Plazo * Total Saldo Descuento Clase de Total vencido documento pago 101 1 de 2 * 200 180 IN 180 101 2 de 2 100 100 2% IN 98 202 1 de 1 -50 -50 RC -50 303 1 de 1 25 25 JE 25  Cobro no basado en factura 25 25 Impuestos Importe vencido Añadir Cancelar Añadir en serie  El asistente de Cobros y Pagos (1)  El asistente de Cobros y Pagos se utiliza para crear automáticamente documentos de cobro/pago basados en las facturas de clientes y proveedores pendientes en el sistema.  El asistente de Cobros y Pagos (1)  Cuando se inicia el asistente de pagos, se especifican varios criterios de selección: ◦ Parámetros generales, como la fecha contable, la clase (cobro o pago), los medios de pago (cheque, transferencia bancaria, efecto) y la serie a utilizar para crear los documentos. ◦ Los clientes o proveedores para que el sistema compruebe y localice las facturas. ◦ Criterios de selección para los documentos que incluye el sistema. ◦ Las vías de pago que utiliza el sistema.  El asistente de Cobros y Pagos (1) Criterios de selección Opciones Parámetros Interlocutores Parámetros Vía de pago: del generales comerciales: de Criterios de asistente Criterios de selección documento selección Cargar Ejecuciones Grabar Recomendaciones de asistente grabadas Ejecutar  El asistente de Cobros y Pagos (1)  Basándose en estos criterios, el sistema crea un informe de recomendación que es una lista de cobros o pagos propuestos.  Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones.  Puede grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior o bien puede ejecutar los cobros o pagos.  El asistente de Cobros y Pagos (2) Criterios de selección Opciones Parámetros Interlocutores Parámetros Vía de pago: del generales comerciales: de Criterios de asistente Criterios de selección documento selección Impresión de informes Recomendaciones Impresión de documentos Cuaderno bancario Documentos de pago Transferencia Deutsche Bank bancaria - Impresión - € Cuatrocientos - 400,- de A cheques El texto impreso no puede modificarse ni tacharse. $ X Nºcuenta X X X 00000150900 12131400 67291500 11 El asistente de Cobros y Pagos (2)  Cuando ejecutamos el proceso final, el sistema crea automáticamente los documentos de cobro o pago de las recomendaciones aceptadas. Reclamaciones de facturas a clientes  Se utiliza para realizar reclamaciones automáticas a los clientes cuando no pagan sus facturas a tiempo.  Consiste en enviar al cliente una carta (varios niveles) en la cual se reflejan las facturas pendientes, los importes y los vencimientos.  Asistente de reclamación  Cuando se inicia el asistente de reclamación, se especifican varios criterios de selección: ◦ Los parámetros generales, como el nombre de la reclamación, la fecha de ejecución de la reclamación y los niveles de reclamación que el sistema tendrá en cuenta. ◦ Los clientes que el sistema debe comprobar para localizar las facturas que deben reclamarse. ◦ Seleccionar el método de reclamación:  Una carta por factura  Una carta por nivel de reclamación  Una carta por cliente  Asistente de reclamación Criterios de selección Opciones Parámetros Seleccionar Parámetros de del asistente generales Clientes documento Cargar Ejecuciones de asistente Grabar Informe de Recomendaciones grabadas recomendación Imprimir Entrada en el registro Reclamación maestro de cliente  Asistente de reclamación 4 3 2 Niveles de 1 reclamación Días Registro maestro Comisiones de cliente de reclamación e interés de reclamación Método de reclamación Condición de reclamación  Asistente de reclamación  Basándose en estos criterios, el sistema crea un informe de recomendación que es una lista de reclamaciones propuestas.  Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones.  Puede grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior o bien imprimir las reclamaciones.  Asistente de reclamación  Al optar por imprimir las reclamaciones, el sistema imprime las cartas y, al mismo tiempo, almacena el nivel de reclamación y la fecha de la ejecución de la reclamación en la factura de clientes.  También almacena el nivel de reclamación más elevado de las facturas en el registro maestro de cliente.  EFECTOS IMPAGADOS  Los efectos se descuentan en una entidad financiera. (nos adelantan el dinero)  Llegado el vencimiento del efecto, el cliente no atiende el efecto y se produce el impagado.  La entidad financiera carga el importe del efecto y los gastos originados en nuestra cuenta bancaria.  EFECTOS IMPAGADOS: Renegociación  Gestión telefónica con el cliente para renegociar el efecto impagado.  El acuerdo obtenido puede traducirse en: ◦ El envío por parte del cliente de un cheque por el importe del efecto más los gastos originados. (se recupera todo) ◦ El envío por parte del cliente de un cheque por el importe del efecto. (no se recuperan los gastos del impagado) ◦ El libramiento de un nuevo efecto que incorpora un plazo de tiempo adicional en el vencimiento. El efecto renegociado suele incluir los gastos habidos por el impagado y cierta suma representativa de los intereses que cargamos al cliente por el aplazamiento convenido.  EFECTOS IMPAGADOS: Definitivo  Si el acuerdo no llega a un buen fin: ◦ El impago del efecto es definitivo, sin posibilidad de recuperación del importe. ◦ Recuperar la mercancía vendida. ◦ Si la venta estaba asegurada con una compañía (por ejemplo: Crédito y Caución), deberemos crear un expediente con dicha compañía para cobrar el % que tengamos acordado para estos casos. (suele ser el 80%  CIRCUITO CARTERA DE PAGOS: PROCESO DE GENERACIÓN DE INFORMES Facturas Maestro Condicione Maestro Compras Vías de s de Pago Proveed. Pago - Proceso manual (proveedor a Solicitar datos Proceso Generación de proveedor) Cartera -Proceso automático (generación masiva) Status = ‘G’ Disponer de una trazabilidad de los diferentes status por los Historial Asiento Cartera de Mantenimiento Solicitar que pasa un pago. Cartera de Contable Pagos cartera de pagos proveedor Pagos - Modificar datos (Vto., cuenta Bco. prevista). - Añadir manualmente. Informes de Situación - Eliminar. Solicitar datos Por Proveedor Por fecha Por Cta, Bco. Vencimiento prevista  CIRCUITO CARTERA DE PAGOS: PROCESO PAGOS A PROVEEDORES - Banco nuestro para pago. - Hasta vto. a pagar. - Fecha contable. - Seleccionar medio de pago (Cheque, Pagaré, Norma-34). Solicitar datos Status = ‘P’ Cartera de Proceso de Pagos a Proveedores Asiento Pagos contable de pago Emisión de pagarés Emisión de Cheques Emisión cartas a Historial Norma-34 proveedores Cartera de Pagos Disponer de una trazabilidad de los Ordenes de transferencias para pagos diferentes status por los que pasa un en fichero txt. pago.  CIRCUITO CARTERA DE COBROS: PROCESO DE GENERACIÓN DE INFORMES Facturas Maestro Condicione Maestro Ventas Vías de s de Pago Clientes Pago - Proceso manual Solicitar datos Proceso Generación de (cliente a cliente) Cartera -Proceso automático (generación masiva) Status = ‘G’ Disponer de una trazabilidad Historial Cartera de Mantenimiento Solicitar de los diferentes status por los Asiento cartera de Cobros que pasa un cobro. Cartera de Contable Cobros Cliente Cobro - Modificar datos (Vto., cuenta Bco. cliente). - Añadir manualmente. - Eliminar. Solicitar datos Informes de Situación Por Por fecha Por Tipo de (Cheque, Pagaré, Cliente Vencimiento Cartera Recibo, etc.)  CIRCUITO CARTERA DE COBROS: PROCESO REMESA COBROS A CLIENTES - Banco nuestro para cobro. - Seleccionar cobros Al vencimiento de los - Fecha contable. - Seleccionar medio de cobro (Cheque, efectos, se pasan a cobrados Pagaré, Norma-58). y el status = ‘P’ - Seleccionar: Cobro / Descuento Si un cliente no atiende el efecto a su vencimiento se Solicitar produce el impagado y el Status = ‘R’ datos status = ‘I’ Asiento contable Remesa Cartera de Solicitar Proceso vencimiento Proceso Remesa de efectos Cobros Cobros a Clientes datos MaestroB Status = ‘P’ ancos (Riesgo) Emisión carta Acompañamos los documentos Asiento Historial Norma-58 para el Banco físicos (cheques, Pagarés, contable del Cartera de Letras) cobro o Cobro impagado Disponer de una Anticipo de crédito en trazabilidad de los fichero txt diferentes status por los que pasa un cobro.