PDF - La gestión de proyectos

AMPLIACIÓN ITINERARIO PERSONAL PARA LA EMPLEABILIDAD l La gestión de proyectos 3  / 1. Introducción y contextualización práctica 3 / 2. El ciclo de vida del proyecto...

AMPLIACIÓN ITINERARIO PERSONAL PARA LA EMPLEABILIDAD l La gestión de proyectos 3  / 1. Introducción y contextualización práctica 3 / 2. El ciclo de vida del proyecto 4 / 3. La gestión del tiempo 5 / 4. Caso práctico 1:“Fases del ciclo de vida de un proyecto de turismo rural en Albania” 6 / 5. La gestión de la comunicación 6 / 6. El trabajo en equipo en proyectos 8 / 7. Plataformas digitales para la gestión en proyectos 9 / 8. Caso práctico 2: “Nerea tiene que hacer un plan para gestionar la comunicación de EDUCALAB” 10 / 9. Caso práctico 3: “Vanesa elige un software para gestionar proyectos” 10 / 10. Resumen y resolución del caso práctico de la unidad 11 / 11. Bibliografía 13 © MEDAC ISBN: 978-84-19885-89-0 Reservados todos los derechos. Queda rigurosamente prohibida, sin la autorización escrita de los titulares del copyright, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproducción, transmisión y distribución total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, incluidos la reprografía y el tratamiento informático.  Conocer el ciclo de vida de un proyecto. Analizar en profundidad la gestión del tiempo. Saber gestionar la comunicación. Saber cómo funciona el trabajo en equipo con proyectos. Conocer las principales plataformas digitales de gestión de proyectos. / 1. Introducción y contextualización práctica En esta unidad se describen el concepto de proyecto y el de ciclo de vida de un proyecto, haciendo énfasis en sus fases o etapas. También se expone en qué consiste la gestión del tiempo y se detallarán algunos beneficios, estrategias, como los métodos Pomodoro, Time boxing, Time blocking o No dejarlo para mañana y acciones para gestionar el tiempo adecuadamente. Además, se explican los tres procesos de la gestión de la comunicación: planificar, gestionar y supervisar. Se describen las principales habilidades Fig.1. La gestión de proyectos requiere trabajar para la comunicación. de forma estructurada. Después se cuenta qué es el trabajo en equipo en la gestión de proyectos y se justifica su importancia. También se detallan los puntos a tener en cuenta a la hora de crear equipos de trabajo en la gestión de proyectos, como el alcance del proyecto, las habilidades globales y las capacidades y personalidad individuales. Por último, se presentan los beneficios de las plataformas digitales para la gestión de proyectos, como la comunicación, la centralización y la coordinación. También se explican los elementos a considerar para seleccionar un determinado software y se describen brevemente algunos ejemplos. A continuación, se presenta un caso práctico a través del cual podremos aproximarnos de forma aplicada a la teoría de este tema. Escucha el siguiente audio donde planteamos la contextualización práctica de este tema. Encontrarás su resolución en el apartado ‘Resumen y resolución del caso práctico’. Audio intro. “Identificar los ladrones de tiempo de Juan” https://on.soundcloud.com/ DhCBBU5w8cvzemzp9  TEMA 3. LA GESTIÓN DE PROYECTOS Ampliación itinerario personal para la empleabilidad l /4 / 2. El ciclo de vida del proyecto Un proyecto comprende la planificación o definición de un conjunto de acciones a desarrollar y los recursos que se van a usar para conseguir unos objetivos determinados. En este contexto, la gestión de proyectos se refiere a la coordinación de procesos, las herramientas, los equipos y las habilidades necesarias para desarrollar con éxito un proyecto. Pues bien, el ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de etapas por las que pasa este desde su ideación hasta su finalización. Las cinco fases del ciclo de vida de un proyecto son: Inicio: El proyecto todavía no está aprobado ni se ha puesto en funcionamiento. Durante esta etapa, se estudia su viabilidad, de acuerdo con los recursos y capacidades de la empresa o del individuo y con la propia esencia del proyecto. Para ello se realiza un plan de negocio, se analizan las ventajas, sus posibles resultados y se definen indicadores de éxito. Planificación: Una vez que se ha definido de forma general el proyecto y este ha sido aprobado, se detallan con meticulosidad sus detalles y cómo se llevará a cabo. Para ello se definen sus objetivos, los indicadores de rendimiento, su alcance, su presupuesto, los riesgos asociados, los participantes, las tareas concretas y los hitos a cumplir. Ejecución: Se efectúan todas las acciones y tareas definidas en la planificación del proyecto. Supervisión: Se comprueba que se alcanza todo lo planificado, en el cumplimiento de plazos, la elaboración de tareas, el logro de objetivos, el presupuesto planificado, etc. Cierre: Ha finalizado la ejecución del proyecto y ahora hay que hacer un análisis retrospectivo, preparar un informe final y presentarlo a quien corresponda, además de almacenar toda la documentación Fig.2. Itinerario profesional para un titulado relacionada con el proyecto. en un ciclo formativo. La estructuración y secuencialización que supone el ciclo de vida proporciona ventajas a las empresas: Desarrollar el proyecto de manera organizada. Supervisar en todo momento el estado y el progreso del proyecto. Identificar con anticipación y superar los obstáculos devenidos más fácilmente. Sabías que... La buena gestión de proyectos permite un ahorro considerable de recursos. Un estudio del Project Management Institute mostró que, por cada inversión de mil millones de dólares, ciento veintidós millones se pierden debido al mal rendimiento de un proyecto.  TEMA 3. LA GESTIÓN DE PROYECTOS /5 MEDAC · Instituto Oficial de Formación Profesional / 3. La gestión del tiempo Consiste en gestionar determinadas tareas, o el trabajo en general, de manera que se utilice el tiempo de la forma más consciente posible. Los principales beneficios de la gestión del tiempo son: Reduce el estrés: Ya que permite realizar más trabajo con la misma cantidad de tiempo. Mejora la productividad: Permite hacer más o mejor trabajo, con menos cantidad de ‘recurso tiempo’. Elimina malos hábitos: Como la procrastinación, es decir, dejar las cosas para el último momento. Permite diferenciar entre el tiempo personal y el profesional: Al ser consciente del tiempo que se consume y cómo se consume, es más fácil poner límites entre el tiempo que se dedica al trabajo y el tiempo que se dedica a la vida privada. Algunas estrategias de gestión del tiempo son: Método Pomodoro: Se trata de repartir las tareas en periodos de tiempo cortos (25 minutos), alternados con descansos de cinco minutos. Después de cuatro sesiones, se intercala un descanso más largo, de 20-25 minutos. Time boxing: Se define un tiempo específico o ‘caja de tiempo’ para cada tarea. Cada bloque no debe durar más de tres horas. No dejarlo para mañana: Se basa en establecer prioridades para asegurar que las tareas más importantes y/o urgentes se hagan primero. Time blocking: Similar al Time boxing, pero separando periodos de tiempo del calendario para realizar trabajos relacionados. Algunas acciones sencillas para gestionar el tiempo: Organizar el espacio de trabajo, para saber dónde está cada cosa. Desactivar las notificaciones para favorecer la concentración. Realizar tareas rápidas en huecos de tiempo. Hacer descansos. Fig.3. La gestión del tiempo mejora la Evitar la multitarea. productividad. Audio 1. “Estilo, hábitos de trabajo y gestión del tiempo” https://on.soundcloud.com/ xhK9CeWmk6BEZ4Bs8  TEMA 3. LA GESTIÓN DE PROYECTOS Ampliación itinerario personal para la empleabilidad l /6 / 4. Caso práctico 1:“Fases del ciclo de vida de un proyecto de turismo rural en Albania” Planteamiento: Arbër y Monika están pensando en llevar a cabo un proyecto en Albania. El objetivo es fundar una empresa que se dedique al desarrollo rural sostenible en la región de Shkodër. La idea es crear una granja y desarrollar actividades rurales sostenibles, como la agricultura ecológica y la ganadería extensiva. Se organizarán estancias en el centro donde los clientes podrán vivir desde dentro la vida rural sostenible y participarán de todas las actividades diarias. Además, se contempla firmar un convenio con dos ONG que trabajan en la región, con la Universidad de Shkodër, con la Universidad de Córdoba y con la Universidad de Granada, para fomentar la investigación y para acceder a financiación europea. Actualmente, Arbër y Monika están explorando la región para identificar la disponibilidad y el precio de posibles terrenos en los que se podría instalar el centro. Nudo: ¿En qué fase de su ciclo vital se encuentra el proyecto de Arbër y Monika? Desenlace: En primer lugar, repasaremos las distintas fases del ciclo de vida de un proyecto: 1. Inicio: El proyecto todavía no está aprobado ni se ha puesto en funcionamiento. Se estudia su viabilidad. 2. Planificación: Una vez aprobado, se concretan los detalles del proyecto y cómo se llevará a cabo, detallando los objetivos, indicadores de rendimiento, su alcance, su presupuesto, los riesgos asociados, los participantes, las tareas concretas y los hitos a cumplir. 3. Ejecución: Se llevan a cabo todas las acciones y tareas. 4. Supervisión: Se comprueba que se alcanza todo lo planificado. Fig.4. En la fase de inicio todavía no se ha 5. Cierre: Ha finalizado la ejecución del proyecto. aprobado el proyecto. El proyecto de Arbër y Monika se encuentra en la fase de inicio, ya que todavía no ha sido aprobado y están estudiando su viabilidad. Una vez que comprueben que el proyecto es viable, podrán continuar con las otras fases del ciclo de vida de su proyecto de turismo rural. / 5. La gestión de la comunicación Es clave para que un proyecto se desarrolle con éxito. La gestión de la comunicación en proyectos se basa en tres procesos fundamentales: Planificar: El primer paso es planificar cómo se gestionarán las comunicaciones entre todos los participantes implicados. » El plan de gestión de comunicaciones debe incluir: » El público al que se dirige. » El objetivo. » El mensaje. » El canal.  TEMA 3. LA GESTIÓN DE PROYECTOS /7 MEDAC · Instituto Oficial de Formación Profesional Gestionar: Una vez que se ha definido y aprobado el plan, se debe gestionar mediante las siguientes acciones: » Recogida y análisis de datos. » Elaboración de mensajes. » Distribución de las comunicaciones. » Almacenamiento de la documentación. » Recuperación de la información almacenada. » Eliminación de comunicaciones antiguas. Supervisar: Es lo que antes se llamaba ‘control de las comunicaciones’ y consiste en: » Confirmar que las comunicaciones salieron en plazo y modo. » Verificar su recepción por las partes interesadas. » Confirmar la comprensión del mensaje. » Comprobar la recepción y comprensión de comentarios relevantes asociados a los mensajes. Para asegurar el éxito en el proceso de comunicación de un proyecto, es conveniente reforzar las habilidades de comunicación de los participantes. Las habilidades de comunicación más importantes son: » Práctica de la escucha activa. » Habilidades para la escritura. » Habilidad para hablar. » Capacidad para preguntar con el fin de aclarar dudas y asegurar la comprensión de los mensajes. » Motivación. » Habilidades para resolver conflictos. Para que un proyecto tenga éxito, la comunicación debe estar asegurada entre todos los participantes del proyecto, como clientes, directivos y jefes de área, proveedores (si los hay), personal técnico, personal auxiliar y de administración. Vídeo 1. “La gestión de la calidad en proyectos” https://vimeo. com/986312034/095df9a4ba Sabías que... El 30% de los proyectos relacionados con las tecnologías de la información y la comunicación que se emprenden fracasan y el 60% presentan fallos, por tres factores: la mala gestión del tiempo, del alcance del proyecto y de su coste.  TEMA 3. LA GESTIÓN DE PROYECTOS Ampliación itinerario personal para la empleabilidad l /8 / 6. El trabajo en equipo en proyectos Contribuye positivamente de manera rotunda al éxito de un proyecto, ya que la propia esencia de este se basa en un conjunto de relaciones profesionales entre múltiples y diversos participantes. La importancia del trabajo en equipo en proyectos reside en los siguientes puntos: Aumento de la productividad: La colaboración fluida entre los miembros de un proyecto permite alcanzar los objetivos de un proyecto antes y mejor. Innovación y aprendizaje: La multidisciplinariedad del trabajo en equipo puede favorecer el aprendizaje. Así, la colaboración con participantes externos puede aportar nuevos conocimientos específicos e innovaciones. Aportación de flexibilidad y capacidad de adaptación: Se estimula la capacidad para el debate, la reflexión y el pensamiento crítico. Autoconocimiento: La relación estrecha con otros compañeros de trabajo, el hecho de compartir tareas y perseguir un objetivo común, hace que cada persona aprenda a identificar sus habilidades más destacables. Los elementos a considerar para crear un equipo de trabajo para un proyecto son: El alcance del proyecto: En primer lugar, conviene tener claras las necesidades del proyecto para elegir quién debe estar en el equipo. La contribución global en términos de habilidades: Elegir miembros del equipo diversos y adecuados al conjunto de habilidades que requiere el proyecto. La capacidad individual de los participantes: Hay que tener en cuenta la disponibilidad o carga actual de las personas que formarán parte del proyecto. Una persona puede ser muy válida para un proyecto, pero no tener tiempo para ocuparse de esta tarea en un momento dado. La personalidad y los estilos de trabajo: La diversidad en los equipos es muy enriquecedora, pero conviene que sean compatibles. Fig.5. El trabajo en equipo mejora las interrelaciones entre los participantes de un proyecto. Vídeo 2. “Elaborar un plan de acción personal” https://vimeo. com/986282332/920aa8d029  TEMA 3. LA GESTIÓN DE PROYECTOS /9 MEDAC · Instituto Oficial de Formación Profesional / 7. Plataformas digitales para la gestión en proyectos La gestión de proyectos puede resultar, en ocasiones, compleja, sin embargo, existen multitud de plataformas digitales que facilitan el proceso. Estas aplicaciones proporcionan múltiples ventajas para el usuario. Los beneficios del software de gestión de proyectos son: Comunicación: Proporciona un canal de comunicación interno sencillo. Centralización: Crea un espacio de trabajo y una base de información compartida en comunicación, seguimiento y almacenamiento de archivos. Coordinación: Permite coordinar tareas y automatizar flujos de trabajo. También proporciona información sobre el progreso de las tareas. Los elementos que hay que tener en cuenta para elegir un software de gestión de proyectos adecuado son: Colaboración a tiempo real y almacenamiento de archivos. Facilidad de uso. Elaboración de informes. Gestión de gastos. Avisos y gestión del tiempo. Elaboración de plantillas. Asignación de roles. Fig.6. Las plataformas digitales para la gestión de proyectos deben proporcionar unas Programación y control del programa. funcionalidades mínimas. Algunas de las plataformas digitales para la gestión de proyectos disponibles son: Trello: Para gestión de proyectos simples. Permite almacenar las tareas en tableros clasificados por temas. Utiliza un tablero Kanban. Smartsheet: Se basa en una especie de hoja de cálculo ‘avanzada’, con más funciones. Es ideal para organizaciones que usaban una hoja de Excel para planificar horarios y tareas. Monday.com: Facilita la implementación de proyectos y comenzar rápidamente, pero sus funcionalidades son limitadas, por lo que es apropiado para pequeñas empresas. ClickUp: Adecuado para startups o equipos pequeños. Tiene una interfaz intuitiva y muy amigable. Enlaces de interés... En el siguiente enlace podrás encontrar algunas estadísticas muy interesantes sobre gestión de proyectos: https://findstack.es/resources/project-management-statistics  TEMA 3. LA GESTIÓN DE PROYECTOS Ampliación itinerario personal para la empleabilidad l / 10 / 8. Caso práctico 2: “Nerea tiene que hacer un plan para gestionar la comunicación de EDUCALAB” Planteamiento: Nerea es responsable de recursos humanos en una empresa del sector de las telecomunicaciones. Ahora mismo se siente muy ilusionada, porque está pensando en poner en marcha el proyecto EDUCALAB, que pretende mejorar la formación de los trabajadores en diversas cuestiones relacionadas con la mejora de la atención al cliente. El proyecto involucra a los trabajadores de los departamentos de telemarketing, atención postventa y pedidos, así como a todos los empleados de los puntos de venta de la empresa, un total de 33. Nudo: ¿Qué elementos debe tener en cuenta Nerea para hacer el plan de gestión de EDUCALAB? Desenlace: El plan de gestión de la comunicación de EDUCALAB debe incluir: El público al que se dirige: En este caso, debería incluir a todos los trabajadores que en algún momento tengan contacto con los clientes y a los responsables de sección. El público estaría formado por los trabajadores de los departamentos de telemarketing, atención postventa y pedidos, más los empleados de los 33 puntos de venta de la empresa. También sería conveniente incluir a algún directivo. El objetivo: Debe quedar definido con precisión. En este caso, sería comunicar la información relacionada con la formación de personal para la atención al cliente. El mensaje: Debe ser muy concreto, incluyendo los cursos programados para el próximo año, sus objetivos, contenidos, fechas y horarios, el lugar/modo de impartición y la forma de inscripción. El canal: Se debe explicitar el medio a través del cual se enviará la información: correo electrónico, correo interno, en persona, etc. Fig.7. La comunicación entre todos los participantes de un proyecto debe estar asegurada. / 9. Caso práctico 3: “Vanesa elige un software para gestionar proyectos” Planteamiento: Vanesa se quedó sin trabajo con 43 años y decidió reciclarse y estudiar un ciclo formativo de Técnico Superior en Diseño y Gestión de la Producción Gráfica. Obtuvo su título hace dos meses y acaba de crear su propia startup, junto con dos compañeras más de su titulación. De momento, son solo tres socias y un auxiliar contratado a jornada completa, que realiza tareas de auxiliares, pero Vanesa ya ha recibido encargos para llevar a cabo tres proyectos y cree que una plataforma digital de gestión de proyectos les podría facilitar todo el trabajo relacionado con su gestión.  TEMA 3. LA GESTIÓN DE PROYECTOS / 11 MEDAC · Instituto Oficial de Formación Profesional Nudo: ¿Qué elementos debe considerar Vanesa para elegir un software adecuado para la gestión de proyectos en su startup? Desenlace: Los elementos que Vanesa debe tener en cuenta para elegir un software de gestión de proyectos adecuado para su startup son: La posibilidad de trabajar en tiempo real y de almacenar archivos compartidos. Que sea fácil de usar. Que permita la elaboración de informes. Que tenga funciones asociadas a la gestión de gastos. Que proporcione avisos y herramientas de gestión del tiempo. Que proporcione plantillas. Que sea capaz de asignar roles diferentes, por ejemplo, para las socias y para la persona auxiliar. Que permita la programación, modificación y el control del programa. Una plataforma digital de gestión de proyectos que le podría ir muy bien es ClickUp, ya que está especialmente diseñada para la gestión de proyectos en empresas emergentes. Fig.8. ClickUp está especialmente diseñado para la gestión de proyectos en startups. / 10. Resumen y resolución del caso práctico de la unidad En este tema se ha estudiado el concepto de proyecto y se han visto las fases de su ciclo de vida. Además, se ha descrito en qué consiste la gestión del tiempo y cuál es el marco de trabajo de la gestión de la comunicación. Después, se ha justificado la importancia del trabajo en equipo en proyectos y se ha explicado cómo crear equipos de trabajo. Por último, se han analizado los beneficios y los elementos de las plataformas digitales para la gestión de proyectos y se han detallado algunos de estos software.  TEMA 3. LA GESTIÓN DE PROYECTOS Ampliación itinerario personal para la empleabilidad l / 12 A continuación podrás ver el esquema resumen del tema. LA GESTIÓN DE PROYECTOS El ciclo de vida del proyecto La gestión del tiempo La gestión de la comunicación El proyecto requiere Consiste en gestionar Se basa en tres procesos: planificación de tareas de manera que acciones se utilice el tiempo de la 1. Planificar forma más consciente Fases del ciclo de vida: 2. Gestionar posible Inicio, planificación, 3. Supervisar ejecución, supervisión Beneficios (no estrés, y cierre productividad, no malos Habilidades hábitos, diferencia comunicativas: Escucha Ventajas del ciclo tiempo personal y de activa, habilidades de vida trabajo) para escribir y hablar bien, capacidad para Estrategias: Pomodoro, preguntar, motivación, Time boxing, No dejarlo resolución de conflictos para mañana, Time blocking Acciones Plataformas digitales para la gestión El trabajo en equipo en proyectos de proyectos Importancia del trabajo en equipo: Aumenta la productividad Beneficios: Comunicación, Innovación y aprendizaje centralización y coordinación Flexibilidad Elementos a tener en cuenta Autoconocimiento Algunos ejemplos: Trello, Smartsheet, Monday.com, Elementos a considerar para crear ClickUp equipos de trabajo: Alcance del proyecto, contribución global de habilidades, capacidad de participantes y personalidad y estilos de trabajo Fig.9. Esquema resumen del tema.  TEMA 3. LA GESTIÓN DE PROYECTOS / 13 MEDAC · Instituto Oficial de Formación Profesional Resolución del caso práctico de la unidad Este tema comenzaba con un caso práctico en el que se solicitaba identificar los ladrones de tiempo de Juan, que trabaja de responsable comercial en una empresa del sector de la papelería. Revisando la actividad de un día cualquiera de Juan, se pueden identificar claramente varios ‘ladrones de tiempo’, es decir, distracciones que hacen que Juan no aproveche todo su tiempo. Son los siguientes: Multitarea: El hecho de realizar varias actividades simultáneamente hace que Juan, además de perder tiempo, cometa errores. Falta de organización: Provoca que Juan haya perdido ¡casi una hora!, buscando documentos físicos y digitales, por no tenerlos organizados. No saber decir no y no delegar: Puesto que tiene tareas mucho más importantes y urgentes que hacer, Juan debería haber dicho que no a hacer las fotocopias. En su defecto, debería haber delegado en el becario, que estaba sin hacer nada. Procrastinar: Como ha dejado para última hora el cierre de una visita, finalmente no ha podido hacerla. Correo electrónico: Cada vez que Juan revisa el correo electrónico, pierde tiempo. Debería dedicar unos momentos al día para hacerlo, limitados en el tiempo. Falta de concentración: Todos los elementos anteriores agudizan la falta de concentración de Juan, que, a su vez, le hace perder aún más el tiempo. / 11. Bibliografía Atlassian (2024). Gestión de proyectos. Disponible en: https://www.atlassian.com/es/work-management/project-management/phases#:~:text=El%20ciclo%20de%20 vida%20de,%2C%20ejecución%2C%20supervisión%20y%20cierre García, B. J., Tena, D., de Fez, M. C., García, M. D. y Hernández, M. V. (2023). Formación y orientación laboral. Editorial TuLibrodeFP SLU. Jenkin, M. (2024). ¿Cómo es su personalidad en relación a la gestión del tiempo? Disponible en: https://www.regus.es/work-spain/es-es/whats-your-time-management-personality/ Martins, J. (2024). 18 consejos, estrategias y soluciones rápidas de gestión del tiempo para lograr trabajos excelentes. Disponible en: https://asana.com/es/resources/time-management-tips Top10.com (2024). Top programas de gestión de proyectos 2024. Disponible en: https://top10.com/project-management Wrike (2024). Consejos para el trabajo en equipo eficaz para los equipos del proyecto. Disponible en: https://www.wrike.com/es/project-management-guide/consejos-para-el-trabajo-en-equipo/ Wrike (2024). ¿Qué es la gestión de la comunicación de los proyectos? Disponible en: https://www.wrike.com/es/project-management-guide/faq/que-es-la-gestion-de-la-comunicacion-de-los-proyectos/ Wrike (2024). Software de gestión de proyectos. Disponible en: https://www.wrike.com/es/project-management-guide/software-de-gestion-de-proyectos/