T3: LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Objetivos

• Conocer el ciclo de vida de un proyecto.
• Analizar en profundidad la gestión del tiempo.
• Demostrar saber gestionar la comunicación.
• Saber cómo funciona el trabajo en equipo con proyectos.
• Reconocer las principales plataformas digitales de gestión de proyectos.

Introducción y contextualización práctica

• Los temas principales son el concepto de proyecto y el de su ciclo de vida
• Se hace hincapié en sus fases o etapas
• Se detalla en qué consiste la gestión del tiempo, detallando algunos beneficios y estrategias.
• Se nombran los métodos Pomodoro, Time boxing, Time blocking o No dejarlo para mañana
• Se explican los procesos de la gestión de la comunicación que incluyen planificar, gestionar y supervisar
• Además se detallan las principales habilidades para la comunicación.
• Se explica la importancia del trabajo en equipo en la gestión de proyectos
• Se detallan los puntos a tener en cuenta a la hora de crear equipos de trabajo en la gestión de proyectos
• Se detallan el alcance del proyecto, las habilidades globales, las capacidades y personalidad individuales
• Se presentan los beneficios de las plataformas digitales para la gestión de proyectos
• Algunos de ellos son la comunicación, la centralización y la coordinación.
• Se explican los elementos a considerar para seleccionar un software

El ciclo de vida del proyecto

• Un proyecto planifica un conjunto de acciones a desarrollar y los recursos empleados para conseguir objetivos concretos
• La gestión de proyectos es la coordinación de procesos, de las herramientas, de los equipos así como las habilidades necesarias para desarrollar un proyecto correctamente
• El ciclo de vida de un proyecto son las etapas que atraviesa un proyecto desde que se idea, hasta que se finaliza
• Las cinco fases del ciclo de vida de un proyecto son:
• Inicio, donde se estudia su viabilidad, de acuerdo con los recursos y con la esencia del proyecto
• Planificación, donde se detallan con delicadeza los objetivos, indicadores, presupuesto, riesgos, participantes, y tareas a realizar
• Ejecución, donde se efectúan todas las acciones y tareas definidas previamente
• Supervisión, donde se comprueba que se alcanza lo planificado, los plazos, las tareas y los objetivos.
• Cierre, donde se prepara un informe final y se presenta a quien corresponda, además de que se archiva toda la documentación.
• El ciclo de vida aporta ventajas a las empresas para desarrollar el proyecto, supervisar el estado y el progreso, e identificar obstáculos con mayor facilidad
• Según Project Management Institute, por cada inversión de mil millones de dólares, 122 millones se pierden debido al mal rendimiento

La gestión del tiempo

• Consiste en gestionar determinadas tareas, o el trabajo en general, de manera que se utilice el tiempo de la manera más consciente posible
• Los principales beneficios de la gestión del tiempo son:
• Reducir el estrés, ya que permite realizar más trabajo con la misma cantidad de tiempo.
• Mejora la productividad, pues facilita realizar más o mejor trabajo con menos tiempo
• Elimina malos hábitos como la procrastinación
• Diferencia entre el tiempo personal y el laboral
• Algunas estrategias de gestión del tiempo son:
• Método Pomodoro, que consiste en repartir las tareas en periodos cortos de 25 minutos, alternados con descansos de cinco minutos.
• Time boxing, que consiste en definir un tiempo específico de máximo 3 horas por tarea.
• No dejarlo para mañana, se basa en dar prioridad a las tareas urgentes
• Time blocking, similar al Time boxing, separa periodos de tiempo del calendario para realizar trabajos relacionados
• Para gestionar el tiempo es importante organizar el espacio de trabajo, desactivar notificaciones, realizar tareas rápidas en huecos de tiempo, hacer descansos y evitar la multitarea

Caso práctico 1: Fases del ciclo de vida de un proyecto de turismo rural en Albania

• Arbër y Monika planean fundar una empresa en Albania para el desarrollo rural sostenible
• La idea es crear una granja y organizar estancias para que los clientes puedan conocer y participar en la vida rural
• Además, se busca firmar un convenio con dos ONG, con la universidad Shköder, la de Córdoba y la de Granada para fomentar la investigación y recibir financiación europea
• En este momento, Arbër y Monika están explorando y buscando posibles terrenos
• El proyecto de Arbër y Monika está aún en la fase de inicio
• Los pasos a seguir son:
  • Inicio, el proyecto todavía no está aprobado
  • Planificación, donde se concretan los detalles del proyecto
  • Ejecución, se llevan a cabo tareas y acciones
  • Supervisión, se comprueba lo planeado
  • Cierre, finaliza la ejecución

La gestión de la comunicación

• Un proyecto exige una comunicación fluida para desarrollarse correctamente
• La gestión de la comunicación en proyectos se basa en tres procesos:
  • Planificar cómo se gestionarán las comunicaciones entre todos los participantes
  • El plan debe incluir público, objetivo, mensaje y canal
  • Gestionar mediante la recogida y análisis de datos, elaboración de mensajes, distribución de las comunicaciones, su almacenamiento, recuperación y eliminación de comunicaciones antiguas
  • Supervisar mediante confirmación del envío correcto de comunicación en plazo, y cerciorarse de la recepción y comprensión del mensaje
• Para asegurar el éxito se deben reforzar habilidades de la conversación como escucha activa, buena escritura, capacidad de hacer preguntas, motivación y resolución de conflictos
• Para que un proyecto triunfe, la comunicación debe estar asegurada entre todos los participantes incluyendo clientes, directivos, proveedores, personal técnico y auxiliar

El trabajo en equipo en proyectos

• Incrementa el éxito de un proyecto, porque este se fundamenta en conjunto de relaciones profesionales en el que participan varias personas
• La importancia del trabajo en equipo en proyectos reside en:
  • Aumentar la productividad gracias a la colaboración fluida entre los miembros
  • Innovación y aprendizaje gracias a la multidisciplinariedad del equipo
  • Flexibilidad y la adaptación estimuladas por el debate y la reflexión
  • Autoconocimiento por la relación cercana y la persecución de un objetivo común
• Los elementos a considerar para crear un equipo de trabajo son:
  • Tener claro el alcance del proyecto
  • Elegir miembros diversos con el aporte global de habilidades
  • Considerar la capacidad individual de las personas que van a formar parte del proyecto
  • Personalidad compatibles y estilos de trabajo

Plataformas digitales para la gestión en proyectos

• La gestión de proyectos puede ser compleja
• Existen plataformas que facilitan el proceso y aportan ventajas
• Beneficios del software de gestión:
• Comunicación interna sencilla
• Centralización de base de datos
• Coordinación para automatizar
• Elementos a tener en cuenta:
  • Colaboración a tiempo real
  • Facilidad de uso
  • Elaboración de informes
  • Gestión de gastos
  • Avisos y gestión del tiempo
  • Elaboración de plantillas
  • Asignación de roles
  • Programación y control
• Las plataformas disponibles son:
• Trello, para gestión sencilla
• Smartsheet, ideal para organizaciones que usaban Excel
• Monday.com, para implementar y comenzar rápido
• ClickUp, para startups

Caso práctico 2: “Nerea tiene que hacer un plan para gestionar la comunicación de EDUCALAB"

• Nerea está a cargo de recursos humanos en una empresa de telecomunicaciones
• Quiere poner en marcha el proyecto EDUCALAB para mejorar la formación de los trabajadores en la atención al cliente
• El proyecto incluye a los trabajadores de telemarketing, de atención postventa y a los empleados de los 33 puntos de venta
• El plan de comunicación debe incluir:
• A todo el personal que pueda tener contacto con los clientes
• Debe quedar definido de forma precisa
• El mensaje debe ser muy concreto
• Debe enviarse por correo electrónico, correo interno, en persona

Caso práctico 3: "Vanesa elige un software para gestionar proyectos"

• Vanesa se quedó sin trabajo a los 43 años, por lo que decidió estudiar un ciclo formativo
• Ahora ha creado su startup junto con dos compañeras
• Está recibiendo encargos para llevar a cabo tres proyectos y cree que una plataforma digital de gestión de proyectos les podría facilitar todo el trabajo
• El software apropiado para gestionar proyectos debe ser capaz de:
• Trabajar con archivos compartidos en tiempo real
• Ser fácil de usar
• Que permita informes
• Que tenga funciones orientadas a la gestión
• Que proporcione avisos y herramientas
• Que sea capaz de asignar roles
• Un software apropiado es ClickUp