Gestión y Control Del Proceso De Recepción De Pedidos PDF

4 GESTIÓN Y CONTROL DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DE PEDIDOS  Objetivos del tema ▶ Aprender los procesos involucrados en la recepción de pedidos. ▶ Gestionar la información de seguimiento de un pedido para realizar una planifi- cación eficaz del trabajo. ▶ Comprender la impor...

4 GESTIÓN Y CONTROL DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DE PEDIDOS  Objetivos del tema ▶ Aprender los procesos involucrados en la recepción de pedidos. ▶ Gestionar la información de seguimiento de un pedido para realizar una planifi- cación eficaz del trabajo. ▶ Comprender la importancia de realizar correctamente el desembalaje de la mercancía y su impacto medioambiental. ▶ Saber cómo realizar un control físico y documental de la mercancía recibida y la importancia de este proceso para el control de inventarios. ▶ Aprender a gestionar las incidencias más comunes en este tipo de procesos. ▶ Conocer las distintas formas de clasificación y codificación de la mercancía para su almacenamiento, así como las herramientas informáticas más comunes para la gestión de almacenes. Pedido Recepción de pedidos Almacén Proveedor Logística Seguimiento de pedidos Hoja de recepción Albarán Embalaje Gestión de residuos Medio ambiente Control de inventarios Gestión de incidencias Almacenaje Introducción En este tema aprenderemos todo lo relacionado con la gestión de la recepción de pedidos por parte del proveedor, desde la documenta- ción que se genera hasta los procesos de manipulación física de la mercancía. Estudiaremos los sistemas actuales de seguimiento que existen para que el cliente tenga información permanente acerca de sus pedidos en tránsito, y cómo ayuda esta información para planificar la recepción. También conoceremos la política actual de gestión de los residuos que se generan durante el proceso de desembalaje de la mercancía recibida. Finalmente, comprenderemos la importancia de realizar un control eficaz de la mercancía, tanto documental como físico, de cara a la gestión de inventarios, y cómo tratar las incidencias que pudieran producirse. 161  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos 4.1. La recepción de pedidos La recepción de pedidos o recepción de mercancías en un almacén es el proceso de recibir, verificar e ingresar los produc- tos entregados directamente por el propio proveedor o por una empresa de transporte contratada por el proveedor. Este proceso sigue varias fases, que iremos desarrollando a lo largo de este tema. De forma general, estos son los pasos que hay que seguir para una correcta recepción de pedidos: 1. Preparación: es importante que el personal del almacén ha de estar informado de la fecha y hora previstas de llegada de la mer- cancía, para que tengan listos los medios de descarga y traslado, así como el espacio asignado para el almacenamiento. 2. Descarga: se trata del proceso físico de trasladar los embalajes de mercancía desde el vehículo de transporte hasta el espacio de re- cepción de mercancía del almacén, para lo que se utilizan medios de movilidad como carros; transpaletas manuales, eléctricas o elevadoras; etc. 3. Control de calidad, inspección visual, verificación y conteo de la mercancía: estudiaremos esta parte del proceso con más dete- nimiento a continuación. 4. Etiquetado de la mercancía y registro en el sistema de control de inventario: también profundizaremos en este paso con más detenimiento más adelante. 5. Almacenamiento: una vez se recibe la mercancía, esta se traslada al espacio designado en el almacén. 6. Comunicación interna: se comunica la recepción de la mercan- cía a los distintos departamentos de la empresa que gestionen procesos pertinentes; por ejemplo, el departamento de adminis- tración, que gestionará el pago, o el de compras, si fuera necesario reclamar al proveedor alguna incidencia, etc. Fundamentalmente, todo el proceso de recepción de pedidos tiene dos objetivos prioritarios que se deben cumplir: Que la mercancía sea recibida y almacenada sin incidencias que puedan dañarla, para que esté disponible en condiciones ópti- mas para su venta. Que no haya errores en el control de inventario. 162  Gestión de compras 4.1.1. Control y registro. Hoja de recepción Visita las páginas Como ya hemos estudiado, la entrega de mercancía por parte del pro- veedor, ya sea directamente o a través de una empresa de transporte, Para recordar toda la implica el intercambio de documentación entre proveedor, transpor- documentación que se tista y comprador. genera en las actividades de compra y venta de Aunque ya hemos estudiado todos los documentos implicados en este mercancías, puedes repasar los apartados re- intercambio en el tema anterior, vamos a ver rápidamente cuáles son lacionados con este tema: los documentos involucrados: 3.6. Órdenes de compra y pedido, 3.8. Carta de Si el transporte lo realiza el Albarán portes, 3.9. Avisos de envío y recepción y, sobre propio proveedor Nota de entrega todo, el 3.10. Albaranes de entrega. Carta de portes Si se contrata una empresa Albarán de transporte Nota de entrega De todos estos documentos, solamente la carta de portes es emitida por la empresa de transportes, el resto los emite el proveedor. En cuanto al comprador, en empresas grandes con mucho movimiento de mercancía es habitual que exista un documento llamado hoja de recepción, Se trata de un documento de carácter interno en el que el personal del almacén deja constancia de los pedidos que se reciben. 163  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos No es obligatorio ni está regulado, por lo que no existe un modelo oficial. Habitualmente, contiene la siguiente información: Número de pedido: si el comprador emitió una orden de compra o pedido, se refleja el número que corresponda para su comprobación. Proveedor: se indica el nombre de la empresa proveedora y su nú- mero de registro interno, si existiera. Número de albarán o nota de entrega: se registra el documento que acompañe a la mercancía recibida. Descripción de la mercancía: se especifican los distintos artícu- los recibidos, con su codificación interna, si la tuviera, así como su cantidad. Control de cantidad y calidad: se enumeran las incidencias que pudieran existir en la recepción del pedido, como diferencias entre lo pedido y lo enviado, entre lo recibido y lo documentado en el albarán, o posibles roturas u otras incidencias de calidad. Almacén de destino: de acuerdo con el volumen de mercancía que gestione la empresa, es habitual que se cuenten con varios almacenes; en este documento se especificaría a qué almacén se enviará la mercancía recibida. Estas hojas de pedido se trabajan en papel para que el personal de alma- cén pueda realizar las anotaciones mientras inspeccionan físicamente la mercancía, pero el paso importante es digitalizar esta información para que esté disponible para todos los departamentos de la empresa que necesiten acceder a ella. Dependiendo del volumen de negocio de la compañía, este documento se puede generar en una plantilla de Excel o bases de datos similares, o alojarse en un software de gestión de almacenes, que estudiare- mos más adelante. Controles cualitativos y cuantitativos Una vez que se ha descargado toda la mercancía del vehículo de trans- porte y se encuentra en la zona de recepción del almacén, se realiza la primera comprobación de los albaranes. Se debe constatar que todos los datos coincidan con lo que se había acordado previamente con los proveedores: cantidades, modelos y características. Asimismo, en esta primera inspección visual se debe comprobar que el embalaje sea adecuado para el tipo de mercancía y que se encuentre en buen estado, sin roturas ni deterioros. 164  Gestión de compras Si el personal de almacén detecta alguna incidencia en esta primera observación, se pueden realizar anotaciones en la documentación que entrega el transportista, para que conste de cara a una futura reclama- ción. Más adelante estudiaremos cómo se gestionan estas incidencias. Estos incidentes también se anotan en la hoja de recepción, como hemos visto en este mismo apartado. En un siguiente paso, si fuera necesario, se realiza un control de ca- lidad más exhaustivo. El tipo de mercancía de que se trate definirá el tipo de control que se realice: Si se trata de materias primas adquiridas por una empresa de manufacturación industrial, es habitual que cuenten con un de- partamento de control de calidad que realice pruebas específicas a una muestra de la mercancía. Algunas mercancías requieren condiciones especiales de tempe- ratura y humedad, tanto para su almacenamiento como para su transporte. Por ejemplo, productos alimenticios o farmacológicos. En estos casos, es importante comprobar que la empresa de trans- porte ha cumplido con estos requisitos. Con respecto a las mercancías peligrosas (productos químicos, inflamables, con riesgo biológico, etc.), existen normativas que regulan su embalaje, los procedimientos de carga y descarga, la gestión de deshechos, etc. En caso de que una empresa trabaje con este tipo de mercancías, ne- cesita contar con un espacio de “cuarentena” en sus almacenes. Allí se mantienen estos artículos durante el tiempo necesario para realizar los controles de calidad pertinentes. Obviamente, esta zona de cuarentena debe cumplir con los requisitos necesarios para su almacenamiento. Una vez que se hayan realizado dichos controles, se continúa con el proceso de recepción de la mercancía. 165  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos 4.2. Seguimiento del pedido La planificación de la recepción de pedidos en el almacén es indispen- sable para una gestión eficaz. Una buena coordinación de la cadena de suministro será vital para el éxito del proceso. La comunicación entre las empresas implicadas debe ser fluida para que todos los tra- bajadores implicados en el proceso sepan qué esperan y cuáles son las fechas y horas de llegada de los pedidos. El seguimiento de los pedidos es un proceso que permite localizar el envío y el estado de mercancía en cualquier mo- mento, incluida toda la información sobre la fecha, el lugar y el responsable del servicio de entrega. Los medios de comunicación digitales disponibles en la actualidad permiten que este seguimiento pueda hacerse casi en tiempo real. Se trata de una gran ayuda para poder planificar el trabajo de manera efi- caz, ya que se puede determinar la hora exacta de llegada del pedido al almacén, con un margen de error muy bajo. 4.2.1. Sistemas online y offline de seguimiento de pedidos Los sistemas de seguimiento de pedidos permiten detectar cualquier in- cidencia que pudiera producirse durante el transporte de la mercancía. Se trata de sistemas informatizados que pueden controlar cualquier etapa de la cadena de suministro. De esta forma se puede ver en qué fase se producen retrasos, roturas o cualquier otro incidente que pudie- se alterar el proceso de reparto. 166  Gestión de compras Los sistemas de seguimiento de pedidos son beneficiosos tanto para el proveedor como para el comprador, y por supuesto también para la empresa de transporte. Al tener una información concreta de la fecha y hora de entrega de la mercancía, el comprador puede preparar la re- cepción del pedido con antelación, y de esta manera la gestión es más eficaz y la operativa de descarga se realiza en menos tiempo. Estas son algunas de las ventajas que aporta un buen sistema de segui- miento de pedidos: Control del reparto en tiempo real: estas herramientas permi- ten el seguimiento en tiempo real del transporte de mercancías. Esto facilita un mayor control del proceso y de la información, y también permite una comunicación fluida entre las distintas em- presas implicadas. Información accesible y actualizada en todo momento: la información ofrecida por los sistemas de seguimiento de pedi- dos puede utilizarse también después de que la entrega se haya completado. Esto resulta de gran utilidad a la hora de medir resul- tados, así como con todo lo que tiene que ver con los procesos de logística inversa, que estudiaremos más adelante. Garantía del control de la trazabilidad del pedido: la trazabili- dad ayuda a seguir los diferentes procesos desde que la mercancía sale del almacén del proveedor hasta que es entregado en el del comprador, por lo que es posible conocer el lugar y el estado del producto en todo momento. De esta manera mejora el control so- bre la trazabilidad de los productos. 167  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos Para + info La Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) define la trazabilidad como “el conjunto de aquellos proce- dimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas”. Este concepto es fundamental para los productos alimenticios, pero también tiene su importancia en todo tipo de bienes de consumo. Minimiza los retrasos: desde el punto de vista de las empresas de transporte, los sistemas de seguimiento de pedidos permiten optimizar las rutas en todo momento e informar al cliente en tiempo real. Gracias a estos softwares se mejora la coordinación, se minimizan los retrasos y se consigue una operativa más eficaz, resultando beneficiadas todas las partes. Finalmente, si bien en la actualidad los sistemas de seguimiento son casi exclusivamente online, también pueden utilizarse algunos offli- ne, como la comunicación telefónica. La empresa de transportes suele poner a disposición de sus clientes un número de atención telefónica que puede dar información detallada sobre la situación de los envíos pendientes. También es muy habitual que, en la fase final de la entrega, el propio transportista se comunique con el cliente si surge algún imprevisto de última hora o retraso: algún problema en el tráfico, dificultades para encontrar la dirección de entrega, etc. En estas situaciones es más di- recto el uso del teléfono que los sistemas de tracking online. 168  Gestión de compras 4.3. Desembalaje de productos El desembalaje de productos es el proceso que consiste en retirar los envoltorios, embalajes de seguridad o empaqueta- mientos que contienen la mercancía y que se utilizan para la seguridad de su transporte. Dependiendo del volumen de artículos que constituya el pedido, pueden existir distintos niveles de embalaje. Cada producto tiene un embalaje o envasado individual para su venta al por menor o detalle. Normalmente, este embalaje no se retira en almacenes. En el primer nivel, en el ámbito del comercio, este embalaje individual es el conocido como envase, para distinguirlo de los niveles secundario o terciario, que se conocen como embalaje. En el segundo nivel, se agrupa un determinado número de productos en embalajes prácticos para su distribución a comercios minoristas, cuya cantidad dependerá del volumen o peso del artículo. La que con- tiene cada caja estará especificada en el exterior para su almacenaje. En el tercer nivel, para su distribución mayorista, se agrupan un número determinado de cajas en embalajes mayores, normalmente en platafor- mas llamadas palés. Estos tienen medidas estándar que ayudan a su transporte y manipulación, tanto en vehículos de transporte como en naves de almacenaje. Pueden ser de distintos materiales: los más co- munes son de madera rústica, pero también los hay de cartón o plástico. Dependiendo del tamaño del almacén y los criterios de rotación de pro- ducto, se puede mantener el embalaje en palés para su almacenamiento o desembalarse para almacenar las cajas de producto individualmente en las estanterías acondicionadas para ello. 169  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos También dependerá de las necesidades específicas de cada pro- ducto. Por ejemplo, productos de alimentación o farmacia pueden requerir un almacenaje con condiciones de temperatura o humedad controladas. Existen normativas que establecen criterios de calidad para el embalaje de productos comerciales. Estas identifican una serie de pic- togramas estándar que se imprimen en la superficie de los embalajes para señalizar ciertas características importantes de los mismos o del producto que contienen. El personal del almacén debe comprender estos pictogramas para su correcta manipulación. n9.cl/4d0pc En España, la normativa que regula los embalajes de productos es la europea, UNE-EN ISO 780:2016, que se basa en la internacional, ISO 780:2015. Para + info La Asociación Española de Normalización (AENOR) es la agencia que controla las normas de calidad ISO en España. Puedes consultar toda la información al respecto en su página web: n9.cl/vwb35 Información que debe contener el embalaje secundario Para su correcta manipulación por el personal de almacén, las cajas de embalaje secundario deben contener cierta información importante: Marca del despachador País de origen de la mercancía Número de bultos y tamaño de caja Indicación de cantidad de mercancía contenida Indicación de peso Pictogramas de manipulación Pictogramas de características físicas o químicas 170  Gestión de compras Los pictogramas de manipulación fueron diseñados para que cual- quier persona de cualquier país pueda comprenderlos, más allá del idioma. La norma ISO 780 indica que los símbolos deben ser pintados en negro sobre un fondo claro, y los tamaños de los dibujos deben ser de 10, 15 o 20 cm, dependiendo del tamaño del embalaje. Estos son algunos de los pictogramas más comunes y su significado: Manipular con Este lado Sensible a la Punto de No utilizar Frágil cuidado arriba humedad equilibrio ganchos Mantener No apilar más Mantener No congelar Reciclable apartado de No apilar de ocho congelado fuentes de calor Asimismo, también según la norma ISO 780, las etiquetas que indi- can las características físicas y químicas de sustancias peligrosas deben tener una forma de rombo con ángulo de 45 grados. Sus di- mensiones mínimas son de 10 x 10 cm para embalajes y 25 x 25 cm para contendores. 171  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos Cada tipo de sustancia tiene un código de color, como podemos ver en la siguiente tabla: Tipo de material Color de etiqueta Explosivos Naranja Gas inflamable Rojo Gas no inflamable Verde Gas venenoso Verde Líquido inflamable Rojo Rojo y blanco en siete barras Sólido inflamable verticales Sólido inflamable de Rojo combustión espontánea Sólido inflamable Azul peligroso cuando húmedo Sustancia oxidante Amarillo canario Material venenoso Blanco Amarillo canario en triángulo supe- Material radiactivo rior y blanco en triángulo inferior Blanco en triángulo superior y Material corrosivo negro en triángulo inferior 172  Gestión de compras Estos son los ejemplos más comunes de este tipo de etiquetas: CONTAMINANTES MARINOS Etiquetas más comunes de químicas de sustancias peligrosas. Para + info En el siguiente enlace podrás conocer más sobre los pictogramas estándar más comunes que aparecen en el embalaje de productos para su distribución y su significado: n9.cl/laqi8 173  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos 4.3.1. Herramientas de desembalaje El material del embalaje, así como su tamaño y peso, además de los pictogramas impresos en la caja, determinarán qué herramienta será la más adecuada para realizar el desembalaje. En cajas de cartón precintadas con cinta adhesiva, lo más común es utilizar una cuchilla tipo cúter. Sin embargo, es posible que nos en- contremos con el pictograma de la izquierda impreso en la caja. Pictograma de “No utilizar cúter”. Este pictograma indica que el uso del cúter puede dañar el material contenido en la caja, por lo que se desaconseja su uso. Para este fin existen otras herramientas, como, por ejemplo, el cúter con punta redondeada, que corta la cinta adhesiva sin peligro de dañar dicho contenido. En ocasiones se utiliza flejes de plástico o acero para cerrar o unir va- rias cajas al palé de transporte. Para abrir estos flejes, dependiendo de su material, se utilizan tijeras, alicates o un cúter de formato especial llamado habitualmente corta flejes. Aunque cada vez son menos habituales, algunos materiales pueden transportarse embalados en cajas de madera cerradas con clavos, tor- nillos o algún sistema de sellado adhesivo. Para este tipo de embalaje, dependiendo del sistema de cierre, se utilizarán destornilladores, lla- ves, martillos o palancas. En establecimientos industriales que gestionan un gran volumen de material almacenado, se pueden utilizar sistemas robóticos de des- embalaje, que se adaptan al tipo de material y embalaje con que se trabaje. Para + info En los siguientes enlaces encontrarás dos artículos que informan sobre distintos sistemas robóticos para embalaje y desemba- laje de distintos productos, desde productos electrónicos hasta alimenticios: n9.cl/lme6i n9.cl/h8naj 174  Gestión de compras 4.3.2. Retirada de flejes, cantoneras, películas plásticas, redes, grapas, etc. Como hemos aprendido en el apartado anterior, es habitual que, en un nivel terciario de embalaje, se reúnan cajas de mercancía utilizando flejes de plástico o acero, que se tensan para mantener las cajas uni- das y cerradas. Puesto que al tensar dichos flejes estos pueden dañar los embalajes externos de cartón, se utilizan cantoneras, que son piezas de cartón rígido, espuma o plástico, que se colocan entre ellos y los ángulos de la caja. Cantonera de cartón. Dependiendo del sistema de transporte, el volumen y peso de la mercancía, es habitual proteger el nivel terciario de embalaje con un envoltorio externo que puede ser una película plástica, una malla de metal o una red de cuerdas textiles o plásticas. De todos estos sistemas, el más común es la película plástica, que se abre fácilmente con cúter o tijeras, herramientas habituales en todo almacén, como ya hemos visto. Palés con flejes envueltos en plástico. Las grapas para cerrar embalajes de cartón no se usan mucho actual- mente, aunque aún pueden verse en embalajes que contengan material pesado, ya que son más fuertes que la cinta adhesiva. Para retirarlas, pueden utilizarse llaves o palancas pequeñas. Pese a esto, lo más habitual es que nos encontremos con un sistema mixto de cierre de embalajes, que utilice grapas para cerrar la base de la caja y cinta adhesiva para el cierre superior. 175  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos 4.3.3. La reutilización de los embalajes La preocupación sobre el impacto que tiene el uso excesivo de emba- lajes desechables sobre el medio ambiente ha derivado en una serie de normativas que estudiaremos en el apartado siguiente. Una de las medidas que muchas empresas productoras han tomado para reducir el volumen de residuos generado es utilizar embalajes reutilizables, es decir, aquellos que soportan más de un uso. Veamos algunos ejemplos: Envases de plástico: utilizan como embalaje secundario cajas de plástico que habitualmente contienen una o dos docenas de enva- ses, y las sirven al comercio minorista, que las devuelve vacías una vez que las ha utilizado. Este es un ejemplo muy habitual de las em- presas productoras de bebidas cuyo envase individual es de cristal. Cajas de cartón reutilizables: para poder reutilizar embalajes de cartón, las cajas tienen que ser de un cartón de buena calidad, grue- so y rígido, y su para su cierre no deben utilizarse grapas, ya que la apertura de una caja cerrada con estas deja daños en el embalaje. Reacondicionamiento de embalajes: en el uso de embalajes de material industrial, existen empresas que se dedican al reacondi- cionamiento de los mismos, para que puedan ser utilizados varias veces y se reduzcan los deshechos. 4.3.4. Desembalaje de mercancías y prevención de riesgos laborales La normativa legal que se rige en España se estableció con base en la directiva de la Unión Europea para minimizar el impacto medioambien- tal que generan los residuos de los envases y embalajes. 176  Gestión de compras El marco normativo básico actual es el Real Decreto 1055/2022, de n9.cl/vd97j 27 de diciembre, de envases y residuos de envases, que se va actua- lizando según la industria ha ido incorporando nuevos tipos de envases y nuevas tecnologías para gestionar los residuos generados. La normativa española vigente obliga a todos los agentes que participan en la cadena de distribución de productos envasados (envasadores, importadores y detallistas) a aplicar un sistema que minimice los efec- tos de los residuos y embalajes. La ley diferencia los envases en función del destino: Embalajes domésticos: son aquellos que, una vez consumido el producto que contienen, quedan en posesión del consumidor fi- nal. Se disponen en la ley dos sistemas para minimizar sus efectos: – Sistema de depósito, devolución y retorno (SDDR): se utiliza muy poco en la práctica por su coste y complejidad logística, por lo que solo es habitual para algunos envases de bebidas o para las botellas de gas butano. – Sistema integrado de gestión (SIG): es el más común en casi toda España, y está gestionado por las empresas Ecoembes, para envases de papel, cartón, latas y bricks, y Ecovidrio, para envases de vidrio. Las compañías que distribuyen sus produc- tos con estos tipos de envases pagan una tasa llamada Punto Verde para contribuir con la gestión de residuos. Embalajes industriales: son aquellos que están destinados a un uso industrial o comercial y que, cumplida su función de distri- bución, generan residuos en los establecimientos comerciales o industriales. La ley establece que la responsabilidad de la gestión de estos resi- duos recae sobre aquellas empresas que los ponen en circulación por primera vez. Estas tienen dos opciones para gestionarlos: – Adherirse voluntariamente a un sistema integrado de ges- tión (SIG), que es el mismo que se utiliza para los embalajes domésticos. – Traspasar a sus clientes la responsabilidad de la gestión de los residuos; con esta opción se debe hacer constar en la factura la responsabilidad que ello implica para el cliente, indicando el carácter comercial o industrial del embalaje. Además, se debe informar a la autoridad medioambiental del tipo, número y peso total de los envases y embalajes puestos en circulación en el mercado nacional anualmente. 177  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos Prevención de riesgos laborales en almacenes de logística En general, los problemas de salud más habituales relacionados con los trabajos de logística son los trastornos músculoesqueléticos (TME) que se derivan de la manipulación de cargas y de la utilización de carretillas elevadoras. Estos TME se traducen generalmente en le- siones de espalda, codos, hombros, antebrazos y omóplatos. La mayoría de los accidentes que se producen suelen ser calificados como leves. Las lesiones más comunes pueden ser cortes, golpes, torceduras, contusiones, etc. En cuanto a los accidentes más graves, que se dan con mucha menor frecuencia, están relacionados con la utilización y manejo de maquinaría de elevación y manutención y los accidentes de circulación de los vehículos de reparto. Para minimizar los daños a la salud del personal del sector logístico, los especialistas en prevención de riesgos laborales recomiendan las siguientes medidas preventivas: Conservar la limpieza y el orden, evitando dejar cajas o palés en las zonas de tránsito. Circular con precaución, evitar las distracciones o los descuidos, y no transportar las cargas que bloqueen la visión. Utilizar calzado de seguridad con suela antideslizante. No sobrecargar las estanterías más allá de su capacidad máxima. 178  Gestión de compras Mantener la distancia de seguridad durante la manipulación de cargas para evitar accidentes. No situarse nunca bajo cargas suspendidas; revisar los disposi- tivos de sujeción antes de utilizarlos, asegurarse de que las cargas estén bien sujetas y cerrar los pestillos de los ganchos. No levantar manualmente cargas que excedan los 25 kilos para hombres y 15 kilos para mujeres; pedir siempre la ayuda para ma- nipular cargas pesadas. Usar el cinturón de seguridad siempre; además, el conductor de- berá sentarse correctamente y mantener una velocidad adecuada. Conducir con precaución para evitar daños y no poner en peligro ni al conductor ni a los demás ocupantes del vehículo y al resto de usuarios de la vía. Asegurarse de que la distancia del asiento al volante, la inclina- ción del respaldo y la posición del reposacabezas sean adecuadas. En tareas de descarga y reparto, emplear equipos auxiliares (ca- rros, transpaletas, etc.) siempre que sea posible, y llevarlos en el vehículo por si se diera el caso de que el receptor de la carga no los tenga. 4.3.5. Logística inversa La logística inversa es el proceso que gestiona el flujo de pro- ductos, materiales y recursos en orden inverso, es decir, desde el consumidor final hasta el origen de la cadena de suministro. Se encarga, por lo tanto, de la recolección, clasificación y redistri- bución de productos devueltos, excedentes, envases y productos obsoletos o dañados. El sistema de logística inversa puede utilizarse, por ejemplo, en comer- cio electrónico para que el consumidor final retorne un artículo a su vendedor, o para que comercios de venta minorista devuelvan al dis- tribuidor artículos que no ha vendido, si existe un convenio contractual en este sentido. Pero en este tema esta logística se emplea para gestionar residuos in- dustriales. Se trata de empresas que recolectan, reutilizan y reciclan embalajes para reducir residuos y promover la sostenibilidad. 179  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos La logística inversa se enfoca en recuperar, reusar, reacondicionar o reciclar productos y materiales para maximizar su valor y minimizar su impacto medioambiental. Ventajas Desventajas Ponte a prueba ¿Cuáles son los principales objetivos ¿Por qué se utilizan pictogramas en los de una buena gestión de recepción de embalajes para transmitir instrucciones de pedidos? manipulación y almacenamiento? a) Que la mercancía se descargue y almacene a) Porque se pueden comprender en cualquier sin daños y que se controle el inventario. lugar del mundo, independientemente del b) Que el transportista se pueda marchar idioma. rápidamente y el personal de almacén no b) Porque contribuyen al diseño y la estética trabaje horas extra. del embalaje. c) Que el almacén esté ordenado y no genere c) Para no utilizar tanto texto informativo. muchos residuos. ¿Cuál es el color de la etiqueta que indica ¿Para qué sirve el espacio de cuarentena que el material embalado es explosivo? de un almacén? a) Rojo. a) Para evitar posibles infecciones del perso- b) Naranja. nal, si se manipula mercancía con riesgo c) Negro. biológico. b) Para almacenar los productos de control de plagas. c) Para mantener la mercancía durante el tiempo necesario para realizar los controles de calidad pertinentes. 180  Gestión de compras 4.4. La inspección de mercaderías Como ya hemos estudiado, uno de los pasos del proceso de recepción de pedidos que realiza el personal de almacén es la inspección de la mercancía recibida. Este paso se realiza inmediatamente después de la descarga de la misma, y consiste en comprobar que esta se corres- ponde a la documentada en el albarán o nota de entrega que la acompaña. Visita las páginas Asimismo, las características específicas de ciertos tipos de mercancía pueden requerir un control de calidad más exhaustivo. Esto ocurre en Para repasar este tema, puedes acudir circunstancias especiales, como si el volumen de mercancías que al apartado 4.1.1. mueve una empresa es muy grande, o si se trata de comercio exterior; Control y registro. Hoja de es decir, mercancía destinada a la exportación o proveniente de una recepción. importación. Cuando la mercancía debe pasar un control aduanero, muchas empresas realizan una inspección previa, ya sea por parte de un depar- tamento específico de la propia empresa o contratando los servicios de una empresa de inspección externa, para asegurarse de que no se presentarán problemas en aduanas extranjeras. Estas inspecciones deben verificar que los productos cumplan con las especificaciones y regulaciones gubernamentales del país al que se exportan, o que cumplen las normativas locales, si se trata de mercan- cía proveniente de un país extranjero. Los puntos de control que realizan las empresas de inspección de mer- cancías cubren los siguientes aspectos: Aseverar la conformidad del producto de acuerdo con los están- dares aplicables. Asegurar que las cantidades correctas son despachadas. 181  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos Descartar la mercancía defectuosa. Detectar mercancía que contiene productos que no cumplen con los estándares aplicables. Garantizar las condiciones contractuales según las especificacio- nes de calidad y cantidad mediante las ordenes de pedido y cartas de crédito. 4.4.1. Control documental y físico de mercancías Como hemos visto anteriormente, el personal de almacén, una vez descargada la mercancía del vehículo de transporte, controla que la cantidad de bultos recibida coincida con la documentada en el albarán, nota de entrega o carta de portes. Una vez comprobado que dicha cantidad es correcta, se puede realizar un control cuantitativo más exhaustivo, abriendo algunos embalajes de manera aleatoria, para comprobar que la cantidad de envases indi- viduales de la mercancía se corresponde con la cantidad impresa en el exterior del embalaje. Si todas las cantidades que se inspeccionan son correctas, es decir, si coinciden con las que establece el albarán correspondiente al pedido, el personal de almacén remitirá este último al departamento de com- pras, que cotejará las cantidades corroboradas que figuran en él con la factura, cuando esta se reciba. Por el contrario, si se presenta alguna incidencia con respecto a la cantidad de la mercancía recibida, el personal de almacén realiza una anotación manual en el albarán. Será el departamento de compras quien comunique la incidencia al proveedor y gestionará la resolución del problema. 182  Gestión de compras 4.5. Incidencias en los pedidos En cualquier transacción puede producirse una incidencia. En el proce- so de recepción de pedidos, las incidencias más habituales son: En el momento de la entrega: – Se aprecian daños o deterioros en los embalajes. – Se presenta una discrepancia en el conteo de bultos. – Se ha realizado la entrega fuera de plazo. Con posterioridad a la entrega: – La cantidad de envases individuales no se corresponde con la cantidad especificada en los embalajes. – La mercancía no se corresponde con el pedido. – La calidad de la mercancía no está de acuerdo con lo acorda- do en contrato. – La mercancía presenta daños o deterioros no detectables con el embalaje cerrado. Con respecto a las incidencias detectadas en el mismo momento de la entrega, existen dos opciones: El personal de almacén rechaza la mercancía, que es retirada por el mismo transportista y devuelta al proveedor, que asume los gastos que esta operación implica. El personal de almacén acepta la mercancía, anotando la inciden- cia en la documentación que aporta el transportista; este llevará la documentación que comunica la incidencia al proveedor, mien- tras que el personal de almacén la hará llegar al departamento de compras. En cuanto a las incidencias detectadas con posterioridad a la entrega, deben ser comunicadas por las vías pertinentes y cumpliendo con pla- zos establecidos, como estudiaremos a continuación. 183  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos 4.5.1. Medios de comunicación de incidencias Toda incidencia en la recepción de mercancías debe ser comunicada al proveedor. Si la incidencia se produce en el mismo momento de la entrega, el proveedor recibirá una primera comunicación directamente del transportista. En caso de tratarse de una detectada con posteriori- dad a la entrega, toda la responsabilidad de la comunicación recae en el comprador. Como ya estudiamos en el apartado 3.4. Gestión administrativa de pedidos, lo más habitual es que un pedido no se sirva acompañado de la factura de compra. El motivo es justamente porque puede surgir la posibilidad de que haya incidencias o discrepancias en el albarán que documenta la entrega de la mercancía. Debido a que la factura de compra es un documento obligatorio y regu- lado por ley, cualquier modificación requiere seguir la normativa. Por el contrario, un albarán puede ser modificado fácilmente. Eso por esto que la factura de compra no se emite hasta unos días después de la entrega de la mercancía. De esta manera, si el albarán es aprobado por el comprador, la factura se emite con los datos pre- cisos del albarán, mientras que, si existieran incidencias, estas deben ser comunicadas por el comprador antes de que el proveedor emita dicha factura. El plazo habitual para comunicar una incidencia que obligue a modi- ficar la información para la factura es de cuatro días. Esto no significa que, si se detectara una incidencia con posterioridad a dicho plazo, esta ya no pueda ser comunicada por el comprador. Si los defectos de la mercancía son más difíciles de percibir y no se detectan hasta después de consumidos o distribuidos, también hay formas de realizar una reclamación y obtener una restitución económica por parte del proveedor o, si aún no se ha pagado la factura, se puede realizar una rectificación legal de la misma. 184  Gestión de compras Para notificar cualquier incidencia, el departamento de compras envia- rá una carta de reclamación, ya sea en formato físico o digital. No existe un modelo oficial para las cartas de reclamación. En su re- dacción es importante consignar: Identificación del comprador. Referencia de la documentación correspondiente a la transacción. Fechas de la notificación de la incidencia y de la recepción de la mercancía. Visita Detalle de las incidencias, descripción de la mercancía, can- las páginas tidad involucrada en la incidencia, descripción de los daños o deterioros. Acude al apartado 2.5.1. Transmisión electrónica Fotografías, en caso de que se trate de daños o deterioros. de documentos o EDI Copia del albarán modificado. para repasar lo que estudiamos sobre las Esta carta puede ser enviada en papel por correo o mensajería tradicio- características de este nal, o también como adjunto en un correo electrónico. medio de comunicación, muy utilizado en el sector También existe el sistema EDI (electronic data interchange), de inter- comercial. cambio de documentos comerciales codificados entre ordenadores. Para enviar reclamaciones a través del sistema EDI, la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) ha implantado unos modelos de formularios pertinentes: EDI-EANCOM RECADV, como aviso de recepción, y RETANN, como aviso de devolución de mercancía. Dentro de esos formularios se deben indicar los motivos de la devolu- ción y los detalles, igual que en la carta de reclamación. 185  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos 4.5.2. La pérdida desconocida La pérdida desconocida, también conocida como merma desconoci- da, es la diferencia resultante entre los valores del inventario teórico y el real. Esta pérdida se puede cuantificar económicamente calculando el valor de la mercancía faltante. Se la llama “desconocida” porque no se puede precisar el motivo de la merma. Los motivos posibles más habituales son: Errores logísticos: fallos en el conteo durante la recepción de mercancía, que posteriormente serán registrados en el inventa- rio, transacciones no registradas, errores en la codificación de artículos, etc. Hurto externo: robos de mercancía realizados por personas aje- nas a la empresa, algo muy habitual en empresas de retail. Hurto interno: robos de mercancía realizados por personal de la empresa o personas relacionadas a ella. Existe también la llamada merma conocida o controlada, que con- siste en la suma del valor de la mercancía dada de baja del inventario por diversos motivos: deterioro, caducidad, obsolescencia, cambio de surtido, etc. Valoración económica de la pérdida Para cuantificar la pérdida desconocida es necesario realizar un recuen- to de existencias. Este proceso es comúnmente llamado inventario, pero en comercio debemos distinguir entre estos términos: El inventario es el número de unidades de mercancías registradas por la empresa, a través de sus métodos de gestión de stock. Lla- mamos inventario teórico a la suma de cantidades resultante del cálculo siguiente: Inventario teórico = existencias iniciales + entradas - salidas El recuento de existencias, también llamado inventario real, es el proceso de realizar un conteo físico de toda la mercancía en po- sesión de la empresa para comprobar si coincide con el teórico. En España, la ley establece que toda empresa debe realizar al menos un recuento de existencias al año, que debe ser documentado y remitido a la Agencia Tributaria. 186  Gestión de compras Es habitual que muchas empresas, de acuerdo con el volumen de mer- cancías que mueva, realice más de un recuento anual. Muchas llevan a cabo controles periódicos, ya sea de una muestra parcial o de la totalidad de su mercancía. Una vez realizado el recuento de existencias, se obtienen las diferen- cias de inventario, resultantes del siguiente cálculo: Diferencias de inventario = inventario teórico - inventario real La pérdida o merma desconocida se cuantifica calculando el valor monetario de la mercancía faltante tras el recuento. Para reducirla, las empresas pueden tomar medidas de seguridad con el fin de evitar los hurtos, tanto externos como internos. Pero en este tema en concreto, se trata de controlar que el proceso logístico de recepción de pedidos se realice correctamente con el fin de minimizar los errores humanos, que pueden derivar en pérdidas económicas. 4.5.3. Resolución de incidencias Como vemos, los fallos en el proceso logístico provocan pérdidas eco- nómicas en las empresas. Es por esto por lo que es muy importante realizar controles durante el proceso para evitar o minimizar estos errores. Entre las principales causas de discrepancia entre el movimiento físico de la mercancía y el control de la información está la carencia de me- dios adecuados para la gestión de la información (falta de registros de entradas y devoluciones, gestión no informatizada, etc.). Los procedimientos críticos que causan las mayores diferencias entre inventario teórico y real son: 187  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos Las principales medidas que podemos tomar para evitar o minimizar las pérdidas son las siguientes: Establecer acuerdos logísticos entre los participantes en la ca- dena de suministros, como, por ejemplo, que todos sigan las recomendaciones de AECOC sobre la cadena de transporte. Codificar la mercancía de forma común, creando un catálogo electrónico y centralizado de productos en el que se precisen for- matos, dimensiones, lotes, etc. Implantar un sistema de identificación que conecte la in- formación con el flujo físico de la mercancía y que permita la trazabilidad de los productos, utilizando la estandarización de códigos de barras. Usar la transmisión telemática de documentación comercial con el fin de evitar errores en la transcripción de datos y procesos. Documentar y establecer canales de comunicación ante si- tuaciones irregulares, como mermas, productos en mal estado, devolución a proveedores, etc. Mantener un registro y un control exhaustivo de incidencias. Finalmente, en cuanto la resolución de las incidencias más comunes que se producen en el proceso de recepción de pedidos, lo más habitual es que no haya ningún problema por parte del proveedor si estas se comunican claramente y dentro de plazos adecuados. Normalmente, los proveedores aceptan la reclamación de los compra- dores y realizan las correcciones y ajustes pertinentes. Si no sucediera así, el contrato de suministro establece un fuero legal donde resolver los conflictos entre las partes contratantes, como estudiamos en el apartado 3.1.1. Elementos, contenido y obligaciones de las partes. 188  Gestión de compras 4.6. Clasificación y codificación La codificación de mercancías en el almacén permite una buena orga- nización de los stocks, facilitando todos los procesos logísticos. Por esto es importante que cada producto esté identificado desde su recepción. Este proceso consiste en identificar los productos de una manera que no provoque confusiones o errores, y para ello a cada artículo se le atri- buye un código o signo. Este código se asocia a una etiqueta adherida al producto, lo que permitirá acceder a la información electrónicamen- te. Los etiquetados más habituales en el mundo de la logística son los códigos de barras y las etiquetas RFID. Para + info El sistema RFID, acrónimo del inglés radio-frequency identification, es una tecnología que tiene como objetivo la identificación y el registro de datos. Se basa en el uso de etiquetas inteligentes o tags RFID, que son transpondedores de radio (es decir, que al recibir una señal responden con otra). Estas etiquetas contienen información del producto que puede ser leída a lo largo de toda la cadena logística. De esta manera, es posible realizar más fácilmente un seguimiento de la mercancía y acceder a toda su información: origen, destino, fecha de caducidad, etc. Otra ventaja con respecto a los códigos de barras tradicionales es que no se requiere una línea de visión directa entre la etiqueta y el lector, basta con que se encuentre cerca para leer el tag. En cuanto a sus desventajas, además del coste (unas diez veces mayor que los códigos de barras tradicionales), tiene dificultades para atravesar ciertos materiales (metales, agua) y también pueden producirse errores si hay muchas etiquetas cercanas. El papel del sistema de gestión de almacenes (SGA) es fundamental en este proceso, ya que genera el código de cada artículo, asigna las ubicaciones de los productos en el almacén y hace un seguimiento de las distintas fases en la vida útil de la mercancía, es decir, controla su trazabilidad. Establecer un control exhaustivo de los artículos y registrar todos sus movimientos es vital para estudiar con precisión los flujos de mercan- cía y poder optimizarlos. También, como estudiamos en un apartado anterior, el control del inventario minimiza las pérdidas económicas por merma desconocida. Gracias a la codificación y con la ayuda de un buen SGA, el personal de almacén puede localizar y expedir productos con mayor rapidez y menos errores. 189  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos Las ventajas de codificar y etiquetar los productos son las siguientes: Agilidad en las recepciones: las etiquetas permiten identificar más rápidamente a los artículos. Todo artículo queda registrado automáticamente en el sistema con la simple lectura de un termi- nal de radiofrecuencia. Trazabilidad: es más fácil hacer un seguimiento de las distintas etapas por las que transita la mercancía al tener a todos los artícu- los identificados. Control del stock en tiempo real: se puede conocer en todo mo- mento el stock teórico de todos los artículos en el almacén. Conocimiento más profundo del negocio: gracias a la codifica- ción, se pueden analizar multitud de variables: desde cuándo y en qué cantidad se vende cada producto, hasta qué espacio se nece- sita para alojarlo en el almacén. Preparación de pedidos eficiente: la etiqueta de productos y la gestión del SGA permite conocer tanto el stock como la loca- lización de cada artículo en el almacén, lo que ayuda a preparar pedidos. Sin errores: contar con el género identificado evita extravíos y equivocaciones en cualquier operativa, lo que resulta en un mejor servicio logístico y una considerable rebaja de costes. 4.6.1. Adaptación para su almacenamiento En este tema hemos mencionado varias zonas del almacén, sobre todo la zona de recepción de pedidos y la de cuarentena o control de calidad. Veamos en detalle cuáles son las aquellas en las que se divide tradicio- nalmente un almacén logístico de grandes dimensiones, de fuera hacia adentro: 190  Gestión de compras Como podemos ver, entre la zona de recepción y control de calidad y la zona de almacenamiento existe un proceso intermedio: el de adapta- ción de la mercancía para su almacenamiento. Dependiendo de las dimensiones y el peso de una mercancía determi- nada, así como del volumen de los embalajes secundario y terciario y de su nivel de rotación, se debe determinar si dicha mercancía debe ser almacenada con su embalaje secundario o terciario; es decir, si se la mantiene paletizada o se separan los bultos del palé. Visita las páginas Para realizar este proceso se debe disponer de un espacio que cuente con bancos de trabajo, las herramientas de desembalaje adecuadas Acude al apartado 4.3.4. Normativa medioambien- y los medios de transporte necesarios: carros, transpaletas mecánicas tal en el desembalaje de o eléctricas, etc. mercancías y prevención de riesgos laborales para Asimismo, en la zona de adaptación, se debe contar con un espacio recordar cuál es norma- destinado a descartar y almacenar los envases eliminados. Es desde tiva vigente de la gestión este espacio donde se realizará la gestión de residuos de acuerdo con de productos. la normativa vigente. 4.6.2. Etiquetas de producto y etiquetas de unidades lógicas Para identificar los productos que entran en almacén, se genera un có- digo de identificación llamado SKU. Los códigos SKU (del inglés stock keeping unit) son uno de los elementos fundamentales para llevar el control y gestionar el stock en el almacén, y se trata del número de referencia único de un producto, tal y como aparece registrado en el sistema de la empresa. Un código SKU identifica la unidad de venta más pequeña. Por ejem- plo, en una empresa de calzado, uno de sus códigos SKU podría ser un par de deportivas blancas de la talla 41 de un determinado modelo (y no cada una individualmente, porque no se venden por separado). Un SKU es un código único que está compuesto habitualmente de letras y números. Normalmente, a partir de él se puede concluir a qué pro- ducto se refiere, aunque también los hay generados automáticamente por sistemas informatizados que no son tan intuitivos. Siguiendo el ejemplo anterior, un SKU muy básico para un par de deportivas blancas talla 41 modelo XYZ podría ser DEPOR-XYZ-BLN-41. Los códigos SKU son generados por el ERP (planificador de recursos empresariales) de la empresa, mientras que el SGA (sistema de gestión de almacenes) se conecta a él y los gestiona en todas las operaciones del almacén. 191  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos Los parámetros sobre los que se crea un SKU son definidos a partir de los atributos del producto que se almacena, y cada combinación da lugar a un código diferente. La deportiva blanca talla 41 tendrá un SKU, pero la que sea de talla 39 llevará asignado uno distinto. Su finalidad es registrar las características de cada producto almace- nado en un lugar determinado. Al representar la unidad almacenada más al detalle, este código permite lograr una mayor precisión en el inventario disponible en el almacén y una mejor trazabilidad de las referencias en distintas etapas de la cadena de suministro. 4.6.3. Código de barras Una vez decidido el tipo de codificación, el siguiente paso es etiquetar la mercancía. Ahí es donde entra el código de barras, la forma más común de graficar un código en un almacén. Un lector láser reconoce las barras y las convierte en su equivalente alfanumérico, por lo que es un sistema rápido y preciso. Aunque hay alternativas más modernas, como los códigos QR o los tags RFID, el código de barras sigue siendo el sistema más simple y eficaz, por lo que todavía continúa siendo el más usado en el sector lo- gístico. Además, se puede emplear tanto a nivel interno como externo. Para utilizarse de manera externa entre empresas distintas empresas, se deben seguir ciertas normas y estándares. La GS1 (antes conocida como Asociación Internacional de Numeración de Artículos) ha desarrollado un sistema de codificación que asegura la identificación única de los productos a nivel global. A continuación veremos los códigos más habituales establecidos por esta asociación: EAN-13: identifica productos en puntos de venta, y consta de trece dígitos numéricos divididos en cuatro categorías: país de procedencia, empresa creadora, código de artículo y un núme- ro de control. El código del fabricante es asignado por la entidad competente en cada país (en España es la Asociación Española de Codificación Comercial, AECOC). EAN-128 o GS1-128: está diseñado para proporcionar informa- ción adicional a la que suministra el EAN-13, como puede ser el peso del producto, su fecha de producción, la caducidad, el lote, el número de serie, su destino final, etc. Es el código de referencia en el sector logístico. SCC (serial shipping container code): se emplea para la gestión y el seguimiento de los pedidos, y es especialmente útil para ase- gurar la eficiencia de las entregas. 192  Gestión de compras Aunque los códigos SKU son la herramienta usada en el almacén para un control de inventario exacto, en la práctica el rastreo de los productos se realiza escaneando códigos de barras que registran cada movimien- to de stock en el software de gestión. Es por ello por lo que a menudo se confunden con los EAN (European Article Number) o UPC (Universal Product Code), o genéricamente llamados códigos de barras. Veamos las diferencias entre los códigos SKU y los de barras: SKU Códigos de barras (EAN, UPC) Es alfanumérico. Es una sucesión de números. Tiene una longitud variable, Son doce dígitos que van aunque se recomienda que acompañados de un código de sea corta (entre ocho y doce barras que se escanea. caracteres). Cada empresa puede Hay estándares internacionales definir los parámetros que que regulan cómo deben estar lo forman en función de los configurados los códigos de productos que manejen. barras. Refleja información útil Está compuesto de información sobre el producto para necesaria para identificar a los gestionar el inventario de la fabricantes, empresas comerciali- empresa. zadoras u origen de producción. Es de uso externo, ya que es el Es de uso interno, y puede código universal que acompaña ser diferente en cada al producto, y permanece estable empresa que comercialice el durante su paso por toda la producto. cadena de suministro. 193  Tema 4: Gestión y control del proceso de recepción de pedidos 4.7. Aplicaciones informáticas de gestión de almacenes Como hemos estudiado a lo largo de todo este capítulo, un buen sis- tema de gestión de almacenes (SGA) es fundamental para que la empresa pueda llevar un control y una administración de sus stocks de manera adecuada. Un sistema de gestión de almacenes (SGA) es un programa diseñado para controlar, coordinar, supervisar y automatizar los procesos y actividad diaria de un almacén, así como todos los procesos logísticos, desde la recepción de las mercancías, la organización, el almacenamiento y la preparación hasta la expedición de pedidos. Para + info El mercado informático ofrece una gran cantidad Existen muchas empresas desarrolladoras de softwares que han diseña- de softwares de SGA. En do programas SGA con distintas capacidades. A continuación veremos cualquier búsqueda por cuáles son las funciones principales que debe tener un buen SGA: internet, cada empresa desarrolladora ofrecerá Controlar las cantidades de stocks. su producto como el mejor. En el siguiente Gestionar los pedidos de compra. enlace podrás leer un Organizar envíos y pedidos. artículo que realiza una comparativas entre Controlar las fechas de caducidad y la trazabilidad de la mercancía. varios productos dispo- Automatizar el orden y la distribución del almacén. nibles para el mercado, para que cada empresa Reducir los procesos de manipulación. elija el que más convenga Manejar los recuentos de existencias o el inventario real. a sus necesidades: De acuerdo con el volumen de negocio y de mercancías que gestione n9.cl/og7f5 cada empresa, un SGA debe adaptarse a estas características, pero es necesario para todas, independientemente de su volumen de negocio. Entre las principales características de los SGA está la de poder sincro- nizarse con el ERP (planificador de recursos empresariales) y ser flexible para adaptarse a las necesidades de cada empresa. 194  Gestión de compras Ponte a prueba ¿Qué debe comprobar principalmente ¿Cómo se establece el número identifica- una inspección externa en un envío de tivo de un producto que se codifica en un mercancía a un país extranjero? código de barras? a) Que la mercancía esté bien embalada para a) Siguiendo los estándares internacionales no deteriorarse durante el trayecto. que regulan su configuración, a través de b) Que la mercancía cumple con las normati- agencias oficiales. vas gubernamentales del país de destino. b) Cada empresa define sus parámetros, en c) Que la empresa de transporte tenga la función de los productos que manejen. dirección de entrega correcta. c) Se numeran los productos de manera co- rrelativa, según vayan llegando al almacén. ¿Cómo se realiza la valoración económica de la merma desconocida? ¿Cómo puede un SGA controlar la trazabi- a) Es imposible de valorar con exactitud, ya lidad de todos los productos almacenados? que es desconocida. a) A través de la información de cada produc- b) Se hace un cálculo estimativo, conside- to asociada a su SKU. rando las pérdidas que podrían haberse b) Es imposible si la empresa mueve un gran producido. volumen de mercancías. c) Se calcula con base en las diferencias c) Introduciendo los datos en el ordenador encontradas en el recuento de existencias uno a uno. entre el inventario teórico y el real. En este tema hemos aprendido cómo se gestiona todo el proceso Conclusiones de recepción de pedidos en un almacén de logística, desde la expedición de la mercancía del almacén del proveedor hasta su registro, codificación y almacenamiento en el propio. Asimismo, hemos estudiado la gestión de las incidencias que pudieran ocurrir durante este proceso y cómo se solucionan. También aprendimos la normativa española respecto a la ges- tión de residuos, de obligado cumplimiento por parte de todas las empresas logísticas y comerciales. Finalmente, conocimos los aportes tecnológicos recientes que facilitan la gestión logística, desde la comunicación entre las partes intervinientes hasta el control de inventarios. 195