Sesión 4 y 5 - La Organización como Sistema (PDF)

UNIDAD I. SESION 3: LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA LECTURA DE APOYO SESIONES 3,4 2DO. SEM. 3 OCTUBRE 20 20221-MARZO 15 DEL 2022 FUENTES: SOLIDARIDAD Y ECONOMÍA SOLIDARIA. PROBLEMAS Y DEFINICIONES LUZ DOLLY LOPERA* Guía de diseño y ev...

UNIDAD I. SESION 3: LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA LECTURA DE APOYO SESIONES 3,4 2DO. SEM. 3 OCTUBRE 20 20221-MARZO 15 DEL 2022 FUENTES: SOLIDARIDAD Y ECONOMÍA SOLIDARIA. PROBLEMAS Y DEFINICIONES LUZ DOLLY LOPERA* Guía de diseño y evaluación de programas y proyectos de políticas para la Economía Social y Solidaria, Diego Valencia, Colección Nuevo Estado-IAEN  EL SISTEMA EMPRESARIAL EN EL SIGLO XXI Por Luis Miguel Manene Cerragería - 1.-TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS. - Los orígenes modernos del pensamiento de sistemas se pueden ubicar en una etapa temprana hacia la década de los veinte. Durante los años 1940 a 1960 se fue pergeñando la llamada Teoría General de Sistemas TGS, en especial desarrollada con las ciencias sociales. Se la considera como una teoría de teorías, ya que busca reglas de valor general que puedan ser aplicadas a cualquier sistema y en cualquier nivel de la realidad. Los sistemas son nódulos ordenados de elementos que se encuentran interrelacionados y que interceptan entre sí. Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente. También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. Como definiciones de un sistema organizacional podemos considerar las siguientes: 1. Sistema: Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. 2. Subsistemas: En la misma definición de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo está formado por partes o cosas que forman el todo. El modelo empresarial del nuevo milenio se ha ido fundamentando en los últimos años aplicando el sistema sociotécnico abierto a la concepción nueva de la organización empresarial. Ahora en los umbrales del siglo XXI, todos los modelos administrativos clásicos se vuelven obsoletos: ideas tales como la división del trabajo y el control se pierden, por tanto, la búsqueda de un diseño del modelo empresarial funcional para los próximos años es imprescindible. 2.-EVOLUCIÓN HISTÓRICA. - La evolución histórica del sistema empresarial comenzó ya en la era agrícola en el siglo III a.de J. con una organización tribal, para convertirse en militar, jerárquica y artesanal en la Edad Media, empezándose a desarrollarse una división del trabajo incluso con estudio de tiempos para seguir evolucionando hasta llegar en la Revolución Industrial a empezarse a aplicar en la organización del sector empresarial. Hacia 1850 las fábricas con centenares de obreros eran muy numerosas, pero no es hasta 1911 y 1916 en que Taylor y Fayol empiezan a aplicar la dirección científica del trabajo logrando incrementar la productividad y mejorando los salarios y condiciones de trabajo de los operarios. El cambio que ha ido produciéndose gracias al desarrollo de la comunicación física e intelectual. En ella represento los hitos que marcan la evolución del conocimiento que provocan las olas del progreso: agrícola, industrial, informática o de la comunicación desde la década del 1950, para vernos ahora en la llegada de lo que llamo la ola del conocimiento en pleno siglo XXI. Este gran salto hacia la organización empresarial fue debido especialmente a dos factores catalizadores, a saber: 1. El incremento de la comunicación física e intelectual al mejorar los medios de transporte (máquina de vapor en 1769) y de intercambio escrito y oral (telégrafo en 1837, teléfono en 1876 y visual (cinematógrafo en 1866) 2. El desarrollo de la estructura empresarial al pasar de la independiente organización artesanal a las fábricas de producción, con la utilización de máquinas cada vez más complejas y eficaces. A finales del siglo XVIII aparecieron diversas sociedades industriales debido a los siguientes hechos: El crecimiento de la población ya que disminuye la mortalidad y aumenta la natalidad produciéndose una explosión demográfica La urbanización con el crecimiento de las ciudades a ritmo superior al crecimiento de la población produciéndose un gran trasvase de la población agrícola a los núcleos residenciales. La industrialización que supone la aparición del concepto moderno de empresa, el nacimiento de las clases sociales y una nueva distribución de la fuerza de trabajo El auge de las comunicaciones facilitando el comercio y el desplazamiento a áreas geográficas de difícil acceso. El crecimiento de la tecnología con abandono creciente de la energía animal o humana. La burocratización y globalización actual con la apertura de fronteras físicas y culturales La producción en masa con capacidad de sobrepasar la demanda pasando del problema de la producción al consumo con lo que surge la sociedad del consumo. Y la sociedad de masas con su sometimiento a la propaganda en los medios de comunicación. A pesar de estar ingresando en el siglo XXI, muchas empresas todavía siguen funcionando bajo las premisas de Taylor. La estructura piramidal organizacional es una extensión de la marcada diferencia de clases dominante en la sociedad con lo que la empresa está dividida en áreas perfectamente delimitadas. 3.-ENFOQUE SISTÉMICO. - Es necesario que el cambio se asuma desde un enfoque de sistemas, que permita tener una visión integral del individuo, de las organizaciones y del cambio mismo. El enfoque sistémico señala que una empresa no es solamente la suma de sus partes, sino que, además, es la interacción que se da entre las empresas y entre éstas y el medio ambiente al que pertenecen. Para tal reto, es preciso pasar de estructuras piramidales rígidas y lentas hacia modelos dinámicos y flexibles, totalmente nuevos, que superen los inconvenientes de las estructuras verticales y fomenten la innovación constante y la participación plena de los empleados. El camino para lograr tal propósito será ver a la organización como una totalidad o como sistema que posee a su vez diversos subsistemas que interactúan entre sí y con el medio ambiente al que pertenecen. Durante los últimos años del siglo XX se ha ido incorporando la teoría de los sistemas a la organización empresarial, destacando, a mi criterio, la visión de la empresa como sistema abierto de Melese (1968), la incorporación del entorno con Kast y Rosenzweis (1979) los adelantos de Mintzberg (1979) y por último el enfoque de ,Bueno y Valero(1988 ) , Alvarez (1993) y Cabanelas(1997).- El modelo que creé en 1998 y que propongo se basa en la teoría de los sistemas y considera para la definición de valores clave a los concernientes al esquema de las 7 S ,es decir: 1. valores compartidos (cultura empresarial) 2. estructura (organización estructural) 3. sistemas (procedimientos y procesos) 4. estilo (estilo de dirección y liderazgo) 5. staff (gestión del personal) 6. capacidades (competencias esenciales) 7. estrategia (estrategias básicas) 8. Mencionadas en el libro de “En busca de la excelencia” de T.J. Peters y R.H.Waterman(1982)-páginas 10 a 13,considerando los sistemas del entorno y empresarial con sus correspondientes subsistemas, como se explicara seguidamente. EL_SISTEMA_EMPRESARIAL El sistema abierto de la organización empresarial lo interpreto como un sistema inmerso en el Sistema del Entorno que descompongo en cuatro subsistemas a saber: 1. Subsistema del entorno sociológico sujeto a cambios socio-económicos y político-legales 2. Subsistema del entorno tecnológico sujeto a las innovaciones y desarrollos tecnológicos 3. Subsistema del entorno ecológico con cambios climáticos y del medio- ambiente 4. Subsistema del entorno comercial que abarca a los agentes demandantes: clientes y distribuidores y a los oferentes, es decir: competidores y proveedores y7o incluso asesores externos El Sistema Empresarial en su organización interna estará formado por los siguientes subsistemas: 1. Subsistema de dirección cuya misión primordial será la toma de decisiones y coordinación de todos los subsistemas del sistema empresarial y su representación ante el sistema del entorno, además de la gestión y control de la organización interna de la empresa que dirija.  2. Subsistema del comportamiento que tendrá en cuenta todo lo relacionado con el estilo de dirección y la cultura empresarial a seguir en la organización de la empresa. 3. Subsistema estratégico que considera la definición de las estrategias básicas a seguir en la empresa, fijando asimismo las competencias esenciales o conocimientos necesarios para ser competitivos y rentables en los resultados. 4. Subsistema operativo que abarcara lo relativo a la configuración de las estructuras organizativas de la empresa, junto a la institución e implantación de los sistemas, procesos y procedimientos de la organización con su mantenimiento y seguimiento continuo, además de la gestión de los recursos humanos aplicando la delegación de responsabilidades y formación en continuidad con una adecuada gestión de conocimientos esenciales. sistema-subsistemas Este sistema empresarial rodeado por el sistema del entorno requiere un quinto doble Sistema de Comunicación Interna y Externa de máxima capacidad de interrelación que facilite la fluidez y retroalimentación de conocimientos y cambios que surjan , actuando como vasos comunicantes de ida y vuelta intercambiando las informaciones en todos los sentidos internamente entre los subsistemas del sistema empresarial y externamente con los subsistemas del sistema del entorno, vigilando y reaccionando a los cambios e incidencias que sucedan externa o internamente en el transcurso del tiempo. Este sistema de comunicación es fundamental para concebir con criterio la complejidad de cualquier organización, ya que el cruce de información dentro de los estamentos de la propia empresa, así como el producido con los subsistemas del entorno, conducen a un incremento del conocimiento que facilitará la creatividad y capacidad innovadora , con lo que la empresa seguirá consolidándose de una manera proactiva , manteniendo su competitividad y rentabilidad en el transcurso del tiempo. 05septiembre LOS 7 PARADIGMAS DE LA GESTIÓN QUE CAMBIARÁN DURANTE EL SIGLO XXI IEXE Staff La preocupación de los empresarios por ser competitivos y no morir en el intento, ha sido una constante desde la revolución industrial. Sin embargo, las estrategias para mantenerse competitivo y las premisas básicas de lo que supone una buena administración de negocios, es lo que ha cambiado gracias a los conocimientos, tecnologías y las nuevas necesidades de la economía internacional. Muchos de los supuestos que se han utilizado hasta la fecha, ya no son útiles para entender el entorno competitivo que se está viviendo. Por lo tanto, es necesario encontrar nuevas formas de afrontar los problemas y, a la vez, buscar la mejora constante de la empresa; adoptando nuevas estructuras organizacionales y mentalidades gerenciales, que rompan con las antiguas formas de hacer las cosas. Son incontables los paradigmas de gestión que el siglo pasado nos ha heredado, no obstante, he aquí siete de ellos que se deben cambiar si es que las empresas quieren mantenerse vigentes en el siglo XXI: 1. De las economías de alcance, a la velocidad y fluidez Las economías de escala y de alcance ocurren cuando una empresa logra generar dos o más productos en forma simultánea, a un costo más bajo de lo que costaría si se hicieran por separado. Un ejemplo de ello es cuando Apple produjo iPads, aprovechando los componentes ya presentes en el iPhone. Durante todo el siglo XX, esta fue una de las maneras en cómo las empresas buscaron reducir y optimizar sus costos. Sin embargo actualmente esto ya no asegura su competitividad. En esta lucha por sobrevivir, los procesos productivos deben ser más dinámicos para así tener una rápida velocidad de respuesta. En un ambiente de mercado disruptivo que se distingue por ser volátil, incierto y cambiante a una velocidad vertiginosa, las empresas deben reducir sus ciclos de planeación y producción para poder operar a la misma velocidad que el mercado en el que quieren competir. 2. De la intención estratégica, a los beneficios y el propósito La planeación estratégica de una empresa consiste en hacer un análisis y actualización de la misión, las tácticas para el cumplimiento de los objetivos y la obtención de resultados. Es una herramienta que sirve como guía para la toma de decisiones en un tiempo determinado. La intención de una estrategia empresarial es fijar metas y desarrollar los mecanismos para alcanzarlas. Empero, no se puede definir una estrategia si no se tiene claro cuál es el propósito, característica cualitativa del proceso de planeación. Es decir, no basta saber qué objetivo se va a alcanzar, es importante saber para qué. El propósito es indispensable durante la implementación de una estrategia puesto que, durante la misma, será necesario tomar decisiones difíciles y hacer sacrificios. Si no se tiene a la vista el panorama completo o si no se tiene siempre presente la razón por la que hacemos las cosas, ninguna estrategia hará sentido y se convertirá en un documento más que no deja claro para qué sirve.  3. De las estructuras organizacionales rígidas, a las flexibles Las empresas altamente burocráticas y verticales que ejercen un grado de control centralizado tienen una capacidad de respuesta y de adaptación al cambio muy baja, lo que ya no va acorde a los tiempos que estamos viviendo. La flexibilidad organizacional fomenta la creatividad entre el personal, lo que permite estar más alerta a los cambios internos y externos, tanto a las oportunidades que se presentan en el mercado como a los retos. Esta flexibilidad se traduce en la capacidad para utilizar los recursos disponibles de la empresa en forma oportuna, asequible y relevante, con el propósito de responder de manera efectiva a dichos cambios. 4. De capturar valor, a crear valor Más del 80 por ciento de los mecanismos, técnicas y sistemas de gestión que se utilizan hoy en día, están enfocados a capturar valor y no a crearlo (Mootee, 2014). Algunos ejemplos de estas técnicas son: la Gestión de la Calidad Total (TQM, por sus siglas en inglés); los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), entre otros. Estos instrumentos son útiles para hacer que un negocio funcione como reloj suizo, pues están enfocados en optimizar la producción; pero el nuevo paradigma implica no solo producir más, sino innovar, es decir, crear valor y no únicamente capturarlo. Para crear valor es necesario fomentar y darle espacio a la creatividad, ya que esta capacidad aporta claridad en la toma de decisiones estratégicas, pues revela un equilibrio sutil entre lo cualitativo y lo cuantitativo, que en ocasiones es necesario para que encajen todas las piezas del rompecabezas. 5. De estrategias reactivas y adversas, al intrapreneur En las empresas reactivas y adversas al riesgo, los directivos no pueden percibir el cambio e incertidumbre de mercado a tiempo, o bien, lo interpretan como una amenaza al status quo, por lo que no logran responder con eficiencia a las demandas de sus clientes, usuarios, proveedores o empleados. Por lo tanto, sus organizaciones no tienen una estrategia flexible o abierta a la detección de nuevas oportunidades de mercado, o a las potenciales ideas de sus propios empleados. Por el contrario, las empresas que permiten el intercambio de ideas, un aprendizaje social en su organización interna y el desarrollo de la creatividad para la resolución de problemas empresariales, abren una nueva era en la que se llenan espacios y se cubren deficiencias desde adentro. Así, es de vital importancia fomentar la figura del intrapreneur, quien es un emprendedor interno, es decir, un empleado de la empresa que presenta y/o desarrolla nuevas ideas o iniciativas de negocio para la organización. Los intrapreneurs pueden ser las nuevas mentes creativas y los motores que le den vitalidad a las empresas del futuro. 6. De la predictibilidad, a la agilidad La predictibilidad en una empresa es la capacidad de anticiparse a cualquier problema, riesgo y tendencia en el mercado. Sin embargo, es imposible tener bajo control factores externos a las operaciones de la empresa y disponer siempre de la información necesaria para tomar decisiones que ahorren costos o que optimicen tiempos. Por ello, el nuevo paradigma para encontrar soluciones eficientes ante riesgos, nuevas tendencias o problemas imprevistos, debe ser la agilidad. Esta implica ciclos de aprendizaje más rápidos que, a su vez, necesitan cierto diseño organizacional; estructuras de equipos de trabajo distintos; formas más eficientes de enmarcar problemas y estrategias de solución que no pierdan de vista al usuario o consumidor final. 7. De los datos y el análisis, a la síntesis de grandes datos La planificación estratégica es gestada por los tomadores de decisiones a partir de la información disponible. Durante el siglo XX regularmente, se contaba con información parcial o escasa para respaldar análisis significativos. No obstante, gracias al Big Data, en la actualidad, sucede justo lo contrario. El Big Data normalmente se describe en términos de tres elementos clave: 1) el volumen de información (la cantidad procedente, de todas las fuentes de datos), 2) la variedad de esta (la naturaleza de la información en todos los formatos) y 3) su velocidad (la rapidez con la que se pueda acceder a la información). El acceso a más y mejor información permite que las empresas tomen decisiones estratégicas más acertadas. El reto ahora no es recopilar la información, sino sintetizar e interpretar gran cantidad de información que no cesa de generarse. El siglo XXI está obligando a las empresas a adoptar e integrar nuevas tendencias derivadas del desarrollo científico y tecnológico, solo aquellas que sean capaces de entender y reaccionar al nuevo contexto, podrán sobrevivir o, en el mejor de los casos, crecer y fructificar. Aquellas que no lo hagan, estarán condenadas a desaparecer.