RESUMEN TEMARIO 5 - GESTIÓN DE DOCS Y ARCHIVO.docx

RESUMEN TEMARIO 5- GESTIÓN DE DOCS Y ARCHIVOS ============================================= 1. Un documento es una información registrada, producida y /o recibida durante la iniciación, desarrollo o terminación de una actividad con contenido que sirve como testimonio de dicha actividad. Lo...

RESUMEN TEMARIO 5- GESTIÓN DE DOCS Y ARCHIVOS ============================================= 1. Un documento es una información registrada, producida y /o recibida durante la iniciación, desarrollo o terminación de una actividad con contenido que sirve como testimonio de dicha actividad. Los documentos son importantes porque sirven de soporte a las necesidades operativas habituales de una organización. 2. El soporte de un documento puede ser tradicional o electrónico. En los tradicionales, la información estaba unida al soporte y es legible sin intermediación, en los documentos electrónicos se necesitan hardware y software para que la información sea accesible. El documento electrónico es el generado, gestionado y conservado por medios informáticos. 3. Según la circular interna CI 3/2017 del BDE el documento es la información creada o recibida, conservada como acreditación y prueba por el BDE en el desarrollo de sus actividades y obligaciones legales. 4. Las características que hacen que los documentos sirvan de apoyo a las funciones de la organización y, a su vez puedan servir de prueba son 4 **(AFIU), y con independencia de su formato o estructura conservan estas características durante todo su ciclo de vida**.: a. **Auténticos** b. **Fiables** c. **Íntegros** d. **Usables** - La capacidad de que un documento se pueda probar que es lo que afirma ser, creado y enviado en el momento en que se afirma es la **Autenticidad** - La capacidad de un documento de servir de prueba fidedigna es la de [ **Fiable o Fiabilidad**] - La capacidad de un documento de ser completo e inalterado y de estar protegido contra modificaciones no autorizada es la de **Íntegro** - La capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento es la **Usabilidad.** 5. **El documento que cumple con estas características depende de su valor, identificamos 2 valores: primario y secundario. El valor de un documento irá cambiando a lo largo de su ciclo de vida, dependiendo del vaso del tiempo.** 6. **El valor primario** determina el fin para el que se crea **(creación):** e. Administrativo f. Legal g. Jurídico h. Probatorio i. Informativo, Fiscal...etc. 7. **El valor [secundario] de un documento es su [utilidad] histórica, científica, cultural, investigadora, informativa etc.,** nunca de otros valores. Lo determina el tiempo. 8. **Ciclo de Vida de los documentos**: entendemos por ciclo de vida las etapas sucesivas por las que los documentos pasan desde que se producen o reciben en las Unidades Administrativas= Archivo Oficina, posteriormente se transfieren al Archivo General y luego se eliminarán o conservarán en el Archivo Histórico. CI 3/2017, éste ciclo de vida se basa en el **Modelo de las 3 Edades.** 9. **¿Qué es el Modelo de las Tres Edades?** j. **Fase de Creación**: está en un archivo de oficina o gestión (uso frecuente, estado activo) k. **Fase en la que va perdiendo su uso frecuente= fase en la que los documentos se transfieren a un Archivo General.** l. **Fase en la que el documento pierde su valor primario y pasa a tener valores secundarios** m. Archivo de Oficina o Gestión n. Archivo General o Intermedio o. Archivo Histórico 10. **Metadatos:** son datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo y le acompañarán durante todo su ciclo de vida, hay 3 tipos ligados (DAT): p. Descriptivos o de Recuperación: enuncian tema del doc., identificar palabras q. Administrativos o de Gestión: Procedencia, identificación usuario creador, etc. r. Técnicos, de estructura del documento como por ejemplo formato, PDF, DOC, MPEG4...ETC. Los Técnicos son los que facilitan su identificación, recuperación, gestión e interoperabilidad. 11. **Sistema de gestión de documentos y de archivos** es un conjunto de normas técnicas, prácticas y aplicaciones corporativas para dar tratamiento a los documentos de cualquier soporte y crear un control sobre el flujo de documentos garantizando su correcta identificación, clasificación, conservación y transferencia. Cada Organización dispone de su propia política, estableciendo la normativa y herramientas **(COSMOS).** 12. **¿Cuántos tipos de Archivo hay en el BDE?** En el BDE hay tres tipos de archivos, archivos de oficina, archivo general y archivo histórico, depende de si los documentos tienen en sus diferentes fases valor administrativo, legal e histórico para determinar los plazos de conservación: s. **[Archivo de Oficina/Gestión]**: aquí los documentos están en fase de tramitación y es el propietario o usuario de la unidad administrativa el responsable y custodio. t. **[Archivo General:]** aquí los expedientes están cerrados, los plazos administrativos y legales han transcurrido y las Unidades Administrativas lo transfieren al Archivo General. **en esta etapa el archivo tiene la responsabilidad compartida ya que el propietario del documento es la Unidad Administrativa, ya que mantiene el acceso a la documentación y define el derecho de acceso a otras Unidades Administrativas y a su vez, el Archivo General es el responsable de su depósito, custodia, gestión, conversación y accesibilidad.** u. **[Archivo Histórico:]** aquí es donde ser conservan los documentos con valor histórico, informativo o científico y la responsabilidad de la guarda y custodia corresponde únicamente al archivero. La fecha es la indicada en el Inventario de Seris y en los calendarios de conservación. Son los documentos que no tengan que ser construidos porque tengan valor secundario los que se transfieren al Archivo histórico y pasan a formar parte del patrimonio del BDE. 13. **¿Cuándo se realizan las transferencias al Archivo (General)?** Las transferencias se realizan por las Unidades Administrativas y son las encargadas de enviar la documentación a Archivo General, siguiendo siempre los plazos marcados para los documentos en los calendarios de conservación con la fecha marcada en los calendarios de envíos. 14. **Documento:** son el soporte de la actividad de una organización, reflejo de sus responsabilidades y prueba de sus actuaciones en las tareas que tiene asignadas. 15. En el BDE **el estado de trámite de la documentación/ archivos tiene un ciclo de vida que son 3 etapas (ASI):** v. **Activo** w. **Semiactivo** x. **Inactivo** 16. **En el Archivo General del BDE** únicamente están los documentos en expedientes cerrados/conclusos. 17. **¿Qué es el Mapa Documental?** El Mapa Documental es una fotografía de los documentos que se producen y reciben en la organización y en el que se establecen las pautas que llevarán durante su ciclo de vida. donde, además están descritos los documentos que se generan o se reciben y que, por su contenido, requieren de tratamiento documental. Sus características son 3: y. Información sobre documentos (tipos, Unidad Responsable) z. Información sobre políticas a aplicar (conservación, Seguridad, acceso) a. Información sobre su presentación: FLUJOGRAMA 18. **El BDE adopta la clasificación FUNCIONAL** para su gestión de documentos ya que garantiza: b. Estabilidad para que perdure en el tiempo ya que depende de la Función, no de a Estructura de la Organización c. Los criterios de normalización son más objetivos d. Los usuarios asocian y clasifican los documentos con sus procesos de trabajo 19. ¿Qué son las series documentales? Son documentos del mismo tipo resultantes de un proceso de trabajo o de la misma actividad, solo agrupan documentos. 20. En el Inventario de Series del BDE solo se recogen las series que se generan en las Unidades y que deben depositarse posteriormente en el Archivo. 21. **La estructura del COSMOS** es: e. Grupo Funcional (Nivel 1) f. Función (Nivel 2) g. Serie Documental (Nivel 3). Para la implantación de las series se precisa que las Unidades implicadas aprueben la parte del MAPA DOCUMENTAL que recoge la información sobre las mismas. h. Documentos (Nivel 4) 22. **El Cuadro de clasificación** es una herramienta que refleja las funciones y actividades del BDE, es decir la jerarquización dada la documentación producida por la organización, y está compuesto por el **Mapa Documental** y el **Inventario de Series.** 23. Las herramientas disponibles para el usuario para clasificar los documentos son**:** i. **Mapa Documental** y j. **Inventario de Series.** 24. **El Inventario de Series: es la herramienta en la que se describen las series documentales generadas en soporte papel en cada Unidad y que son susceptibles de archivo. En el Inventario de Series se recogen las series en soporte papel generadas por cada Unidad que van a remitirse al Archivo General.** 25. **EL Mapa Documental: es un cuadro donde el BDE identifica las funciones a las que pertenecen los documentos, los clasifica y agrupa, indica cuál es su soporte y su relación con las aplicaciones informativas, especifica su valor para la organización y define las políticas de conservación y transferencia documental.** 26. **El Calendario de Conservación: es el instrumento que recoge el plazo de permanencia de los documentos en cada una de sus fases de ciclo de vida relacionadas con las etapas de archivo para su:** k. **Selección** l. **Conservación** m. **Eliminación** 27. **El Usuario de la Unidad es el que clasifica el documento** en su fase de archivo en la oficina, es decir los usuarios autorizados son los responsables de realizar la clasificación. La clasificación es una operación clave para realizar una correcta gestión del documento y facilitar su localización y recuperación. 28. La **clasificación** se realiza solo sobre [Documentos.] 29. **La ordenación**, hay varios métodos el más utilizado es el cronológico, AÑO/MES/DÍA, comenzando por el más antiguo ya que facilita la visualización. en personas entidades O MATERIAS se utiliza más el método alfabético, 1er APELLIDO, 2º APELLIDO Y NOMBRE. También existe la numérica o la combinación de números y letras (alfanuméricas) y pueden combinarse los criterios de ordenación y aplicarlos sobre todos los niveles del Mapa documental. 30. **La descripción:** es el conjunto de tareas orientadas a dar información acerca del contenido del contexto y estructura de los documentos. En el caso de los doc. Electrónicos se define mediante el uso de metadatos su contenido y contenido. 31. **La valoración:** sirve para determinar los plazos de conservación y seleccionar qué documentos deben conservarse en el patrimonio de la organización; BDE, Archivo Histórico. Entonces, podemos decir que el objetivo final de la valoración es determinar cuánto tiempo los documentos tienen valor primario y si poseen valor secundario. 32. ¿Dónde se encuentran los Expedientes y Documentos en fase de tramitación? están depositados y custodiados en los archivos de oficina de las Unidades, 33. El **ciclo de vida de los documentos** hace referencia a las fases de vida por las que pasa el documento, que son 3 (OGH): n. Oficina o. General p. Histórico 34. ¿Podemos afirmar que un documento auténtico tiene valor primario y que uno "no auténtico" tiene un valor secundario? No, no está relacionado. La autenticidad de un documento es una característica que indica que es lo que afirma ser mientras y su valor primario define el fin para el que se ha creado, el valor secundario es el que se adquiere con el paso del tiempo (valor histórico, cultura...etc.). 35. ¿Dónde se **reflejan las políticas de valoración, conservación y expurgo/eliminación del BDE**? En los calendarios de conservación, además de las acciones que se precisan realizar sobre los documentos. 36. **¿Qué establece la valoración?** Determina el valor **[primario]** de un documento, durante cuánto tiempo tiene dicho valor y, si posee valor secundario. 37. **¿Para qué hay una [Comisión de Expertos] en la valoración de los documentos?** Según la CI 3/2017 es preciso establecer una Comisión de Expertos para garantizar la objetividad en la valoración de la documentación. 38. **¿Es la expurgación/eliminación de documentos un proceso irreversible?** La destrucción de documentos es necesaria, ya que implica la eliminación de documentos superfluos y el abaratamiento en los costes de almacenamiento y es un proceso irreversible. 39. **¿Quiénes son las encargados/as de envío de los documentos a Archivo General?** Las Unidades Administrativas son las encargadas. Este proceso se llama transferencia y se lleva a cabo cuando los documentos que hayan cumplido con el plazo establecido en los **Calendarios de conservación** se envían según las fechas marcadas en los **Calendarios de envíos,** se prepara del envío de los documentos que tienen en sus archivos de oficina o Gestión al Archivo General. Para soporte físico/papel, se debe revisar que todos los expedientes originales estén cerrados, ordenados y completos, sin grapas ni clips e introducidos en cajas específicas para su envío al Archivo General. 40. **¿Cómo es el proceso de cumplimentar la transferencia al Archivo General?** La Unidad que realiza el envío rellena un documento llamado Relación de Envío y se envía al Archivo General para que valide y acepte la relación, siempre y cuando se respete la fecha marcada en los calendarios de envío que garantiza la entrega de los documentos. 41. **¿Cómo es el proceso de transferencia de documentación al Archivo General en las Sucursales?** La documentación que se pruebe con valor secundario histórico y por tanto de conservación indefinida se envía al Archivo Histórica mediante su relación de envío correspondiente. Para el caso de eliminar archivos hay que recodar que las sucursales hacen de Archivo de Oficina y de Archivo General en sus dependencias. Cuando quieran destruir documentación deben remitir la propuesta a la Unidad de Archivo Histórico y General cuando la sucursal reciba la autorización, se procederá a la destrucción de los documentos propuestos. 42. **¿De quién es la responsabilidad de la eliminación de documentos?** Los expurgos tienen como finalidad destruir lo que no es importante, la destrucción se realiza mediante controles rigurosos dependiendo de la fase/momento donde se encuentren los documentos. q. Si el documento está en los Archivos de Oficina los responsables son las **propias Unidades** r. Si los documentos están en el Archivo General, los responsables son **los archiveros**, con las autorizaciones de las unidades productoras y propietarias de documentos. 43. **¿Cuándo se realizan las transferencias documentales?** Las transferencias documentales se realizan en las fechas señaladas en los **calendarios de envío.** 44. **¿Es la Unidad de Gestión y Política documental la única responsable de decidir la eliminación o conservación de un archivo?** **No,** la Unidad de Gestión Política Documental es responsable de establecer los mecanismos de seguridad y acceso a los documentos. La Política de eliminación o conversación de archivos es definida conjuntamente por: s. Las Unidades Productivas t. La Unidad de Archivo Histórico y General u. Aprobada por el Comité de Valoración 45. **¿Cuál es el Gestor documental corporativo del BDE? El [COSMOS]** mantiene todas las garantías de Seguridad de acceso a la información y controla las operaciones que los usuarios pueden hacer mediante los niveles de acceso y roles establecidos. 46. **¿Qué es un Gestor Documental?** es una **aplicación informática creada para almacenar, administrar, gestionar y controlar el flujo de los documentos dentro de una organización**. Permiten clasificar y compartir la información de manera segura, estableciendo flujos de trabajo para la revisión y aprobación de los documentos, ayudando a gestionar cada fase del archivo relacionada con su ciclo de vida, r realizando transferencias y expurgos mediante procesos automáticos o semiautomáticos. También dispone de servicios web integrados con otras aplicaciones corporativas. 47. **¿Qué circular interna establece los niveles de confidencialidad del BDE?** La CI **1/2018** sobre protección de información, hay 5 niveles (PIRCS) v. Pública w. Interna x. Restringida y. Confidencial z. Secreta 48. **¿Qué requisitos necesita un usuario para incorporar documentación al COSMOS Gestor documental?** Debe estar dado de alta, tener permisos sobre la serie y tener el rol adecuado. Así cada operación que haga (modificaciones, versiones, etc.) queda reflejada en el historial del propio documento. 49. **¿Cómo de importante es el papel de los usuarios a la hora de clasificar un documento?** Mucho ya que se le vincula de forma automática, además de los permisos de accesos que tiene autorizados. 50. **¿Quiénes son responsables en el proceso de catalogación de la información?** Los usuarios son responsables, junto con: a. La Unidad de Gestión Y Política Documental b. Archivo Histórico General de definir el mapa documental y el inventario de SERIES. 51. **¿Quién realiza las transferencias de los documentos desde los archivos de Oficina la Unidad de Archivo General e Histórico[?]** [los usuarios] de las Unidades son los responsables de la preparación de la documentación para realizar las transferencias y elaborar la relación de envío. 52. **¿Con qué herramientas cuenta el usuario para la gestión de los documentos? los usuarios cuentan con una serie de herramientas como:** c. **El Mapa documental** d. **El Inventario de Series** e. **Acciones formativas y material formativo específico.**