RAMS 401: Document and Archives Assessment PDF

‫تقييم الوثائق والمحفوظات‬ ‫‪RAMS 401‬‬ ‫د‪.‬طارق الورفلي‬ ‫‪1‬‬  ‫مفهوم التقييم‬ ‫العملية التي بمقتضاها يتم تقرير مصير ما إذا كانت الوثائق ذات قيمة ويجب حفظها أو‬ ‫...

‫تقييم الوثائق والمحفوظات‬ ‫‪RAMS 401‬‬ ‫د‪.‬طارق الورفلي‬ ‫‪1‬‬  ‫مفهوم التقييم‬ ‫العملية التي بمقتضاها يتم تقرير مصير ما إذا كانت الوثائق ذات قيمة ويجب حفظها أو‬ ‫عديمة القيمة ويجب إتالفها‬ ‫عرفت لجنة المصطلحات المنبثقة عن جمعية األرشيفيين األمريكيين التقييم بأنه‬ ‫"مجموعة من العمليات واإلجراءات التي يتم بواسطتها تقدير قيمة ومكانة الوثائق‬ ‫اعتمادا على قيمتها اإلدارية الجارية والقيمة القانونية إضافة إلى القيمة اإلثباتية أو‬ ‫أهميتها البحثية "‪.‬‬ ‫التقييم هو عملية أرشيفية يقوم بها األرشيفي في إطار نشاطه اليومي بالمؤسسة‬ ‫وتعتبر هذه العملية أساسية في برنامج إدارة الوثائق والمحفوظات‪.‬إذ يعتبر التقييم‬ ‫هو المحدد الرئيسي لنجاح هذا البرنامج ليس فقط على مستوى مؤسسة وإنما أيضا‬ ‫على مستوى وطني‪.‬‬ ‫‪2‬‬  ‫مفهوم التقييم‬ ‫أهداف التقييم‬ ‫التقييم يحدد للمؤسسة مجموع الوثائق التي لها قيمة والتي تساعدها في العمل‬ ‫اإلداري وتطويره والرفع من مردوديته‪ ،‬ويحدد للمجتمع وللباحثين مجموعات‬ ‫من المحفوظات التي تساهم في تطوير البحث العلمي وترسيخ هوية المجتمع‬ ‫ونشر الثقافة فيه‬ ‫إشكاليات التقييم‬ ‫ال يوجد تقنين عالمي مطبق في عملية فرز الوثائق فالمسألة تبقى مفتوحة‬ ‫للدوائر واألقسام المكلفة بالتحليل الذي يعتبر أساس عملية الفرز األرشيفي‬ ‫‪3‬‬ ‫عالقة التقييم بمكونات برنامج إدارة الوثائق والمحفوظات‬ ‫حسب نظرية األعمار الثالث تمر الوثيقة بثالث مراحل عمرية ‪ :‬وثائق جارية‬ ‫ووثائق وسيطة ومحفوظات‪.‬ويتبع التقييم التسلسل الزمني حسب ترتيب هذه‬ ‫المراحل‪.‬‬ ‫ترتكز بعض العمليات األرشيفية األخرى على عملية التقييم خالل تطبيق برنامج‬ ‫إدارة الوثائق واألرشيف‪ ،‬نذكر أساسا الفرز واإلنتقاء واإلتالف والتحويل والترحيل‪.‬‬ ‫يتم التقييم عند نهاية الفترة العمرية األولى للقيام بالفرز لتحديد أنواع الوثائق التي‬ ‫ستحول كوثائق وسيطة والوثائق التي ستتلف‪.‬‬ ‫يتم التقييم أيضا عند نهاية الفترة العمرية الثانية للقيام بالفرز أو اإلنتقاء لتحديد‬ ‫أنواع الوثائق التي سترحل كمحفوظات والوثائق التي ستتلف‪.‬‬ ‫‪4‬‬  ‫أهمية التقييم في برنامج إدارة الوثائق‬ ‫يعتبر التقييم عملية أساسية وضرورية في برنامج إدارة الوثائق والمحفوظات‬ ‫لإلعتبارات التالية ‪:‬‬ ‫التقييم ضرورة تشريعية ‪ :‬يتوجب على المختص في إدارة الوثائق القيام بالتقييم‬ ‫باعتماد النصوص التشريعية التي تمكن من تحديد أنواع الوثائق التي مازالت ذات‬ ‫قيمة أولية وأنواع الوثائق التي فقدت هذه القيمة‪.‬‬ ‫التقييم ضرورة تقنية ‪ :‬يطرح الحجم الكبير للوثائق الذي تنتجه مؤسسة يوميا‬ ‫إشكالية تقنية تتمثل في توفير محالت عديدة مجهزة بكل تجهيزات الترفيف‬ ‫والحفظ‪.‬يمكن التقييم من اإلستغناء على الوثائق التي ال فائدة من حفظها وبالتالي‬ ‫الضغط على كلفة الحفظ‪.‬‬ ‫‪5‬‬  ‫أهمية التقييم في برنامج إدارة الوثائق‬ ‫التقييم ضرورة تاريخية وثقافية وعلمية وتراثية ‪ :‬تساهم الوثائق األرشيفية‬ ‫في الحفاظ على ذاكرة المجتمع وترسيخ هويته‪.‬كما يمكن أن تكون هذه الوثائق‬ ‫ضرورية للبحث العلمي ولتحسين الزاد المعرفي والثقافي لمختلف أفراد‬ ‫المجتمع‪.‬‬ ‫عند إنتفاء القيمة األولية للوثائق‪ ،‬على المختص أن يحدد أنواع الوثائق التي‬ ‫يمكن أن تكون لها قيمة تساعد على البحث العلمي وتساعد على ترسيخ هوية‬ ‫المجتمع‪.‬يتم تحديد هذه الوثائق من خالل تقييم محتواها ليتم حفظها حفظا دائما‪.‬‬ ‫‪6‬‬  ‫مبادئ التقييم‬ ‫المبدأ األول ‪ :‬يجب أن تكون األرشيفات شاهدًا على جميع أنشطة المؤسسة أو‬ ‫نشاط شخص ثم شاهدا على نشاط المجتمع‪.‬وهذا يعني أن التقييم يجب أن‬ ‫يؤدي إلى تكوين مجموعات من الوثائق التي تكون شاهدا على كل نشاط‬ ‫المؤسسة اي تطبيق مبدأ الشمولية في إختيار الوثائق‪.‬‬ ‫المبدأ الثاني ‪ :‬أن يكون تقييم األرشيفي موضوعيًا وغير متحيز مع القدرة على‬ ‫بلورة توقعات لتحديد أنواع الوثائق التي ستكون مستقبل أرصدة محفوظات تكون‬ ‫شاهد على نشاط المجتمع‪.‬هذه الموضوعية ال تجعل األرشيفي متحيزا لنوع‬ ‫معين من الوثائق ويقرر حفظ ما ال يجب حفظه وإتالف ما ال يجب إتالفه‪.‬‬ ‫المبدأ الثالث ‪ :‬ضرورة ربط التقييم بالعمليات األرشيفية األخرى حيث ترتبط‬ ‫جودة بعض اإلجراءات األرشيفية بجودة التقييم كإجراءات التحويل والترحيل‬ ‫واإلتالف واإلنتقاء‪.‬‬ ‫‪7‬‬  ‫مبادئ التقييم‬ ‫المبدأ الرابع ‪ :‬يجب على األرشيفي العمل على التوازن بين الحاجيات‬ ‫اإلدارية والحاجيات التراثية والتاريخية والعلمية‪.‬‬ ‫المبدأ الخامس ‪ :‬يجب أن يكون هناك توازن بين اإلعتبارات المتعلقة‬ ‫بسياق إنشاء المحفوظات وتلك المتعلقة باستخدامها‪.‬‬ ‫‪8‬‬ ‫نظريات تقييم وثائق األرشيف‬ ‫نظريات أخذت بعين اإلعتبار منشئ الوثائق‪،‬‬ ‫نظريات أخذت بعين اإلعتبار مستعمل الوثائق‪،‬‬ ‫نظرية التقييم الشامل‬ ‫‪9‬‬  ‫نظريات أخذت بعين اإلعتبار منشئ الوثائق‬ ‫تعتبر هذه النظرية من أولى النظريات التي تقدمت في مسألة التقييم حيث ظهرت‬ ‫منذ بداية القرن ‪20‬‬ ‫تؤكد النظرية‪” :‬على منشئ الوثائق تحديد قيمة الوثائق التي أنشأها آلنه هو‬ ‫الطرف الوحيد القادر على القيام بهذا العمل ‪...‬المنشئ هو الذي يحدد الوثائق‬ ‫التي هو في حاجة لها ويتطلب حفظها والوثائق التي ال حاجة من حفظها”‪.‬‬ ‫العيوب ‪:‬‬ ‫التسمح هذه النظرية للموظف من تحديد أنواع الوثائق التي ستصبح محفوظات‬ ‫وتحفظ حفظا دائما‪.‬‬ ‫تعطي النظرية فرصة للموظف للقيام بتقييم يطغى عليه الذاتي والال موضوعي‬ ‫عندما يتعلق األمر بما هو وثائق سرية ينتجها الموظف في إطار عمله والتي‬ ‫يسعى الموظف عادة إلى إتالفها‪ ،‬رغم قيمتها التاريخية‪ ،‬حتى ال يطلع عليها أي‬ ‫طرف‪.‬‬ ‫‪10‬‬  ‫نظرية تأخذ بعين اإلعتبار مستخدم الوثائق‬ ‫تعتمد هذه النظرية في التقييم على أهمية الوثيقة كقيمة تاريخية للمجتمع بصفة عامة‬ ‫وأهمية الوثيقة كقيمة تاريخية لمنشئ الوثائق بصفة خاصة‪.‬يمكن اإلستفادة منها في‬ ‫إطار البحوث والدراسات من طرف كل افراد المجتمع‪.‬كما يمكن أن تكون لها اهيمة‬ ‫تاريخية للمؤسسة المنتجة بإعتبارها سشاهدا على أعمالها‪.‬‬ ‫‪11‬‬  ‫نظريات أخذت بعين اإلعتبار حاجيات المجتمع‬ ‫اعتمدت هذه النظرية على أهمية األرشيف في المجتمع ألنه يحفظ نشاطه‪.‬‬ ‫مرت هذه النظرية منذ ظهورها في الستينات من القرن الماضي بـ ‪ 04‬مراحل ‪:‬‬ ‫المرحلة األولى ‪ :‬المجتمع يحدد مهام لكل مؤسسة‪ ،‬البد أن تعود هذه الوثائق له‪،‬‬ ‫المرحلة الثانية ‪ :‬عالقة بين مهام المؤسسة ووظائفها والهياكل بنوع الوثائق‪،‬‬ ‫المرحلة الثالثة ‪ :‬عنصر المواطن‪/‬المستفيد ‪ /‬الباحث‪،‬‬ ‫المرحلة الرابعة ‪ :‬تقييم الوثائق يشمل كل المؤسسات وكل المناطق وكل األفراد‪.‬‬ ‫‪12‬‬  ‫نظريات تقييم وثائق األرشيف‬ ‫نظرية التقييم الشامل ‪:‬‬ ‫تعتمد التقييم الهرمي الذي ينطلق من تقييم شامل إلى تقييم جزئي كما‬ ‫تعتمد أيضا على وظائف المؤسسة وليس على تنظيمها الهيكلي‪.‬‬ ‫تعتمد هذه النظرية على مجموعة من المراحل ‪:‬‬ ‫المرحلة األولى ‪ :‬تقوم على ثالث نقاط أساسية‪:‬‬ ‫ دراسة وظائف المؤسسة من خالل التشريعات التي بمقتضاها تم بعث المؤسسة‪.‬‬ ‫تنقسم الوظائف إلى قسمين‪ :‬وظائف مشتركة وظائف خصوصية‬ ‫ دراسة هيكلة المؤسسة‪،‬‬ ‫ تحديد عالقة المؤسسة بالمجتمع‪،‬‬ ‫‪13‬‬  ‫نظرية التقييم الشامل‬ ‫المرحلة الثانية ‪:‬‬ ‫تقييم على مستوى الوثائق التي يتم إنتاجها مما يمكن من تحديد مدد الحفظ‬ ‫وإعداد جداول مدد اإلستبقاء‪.‬‬ ‫تتسم نظرية التقييم الشامل بما يلي ‪:‬‬ ‫ تأخذ هذه النظرية تمشيا هرميا من العام إلى الجزئي باعتماد الوظائف‬ ‫وليس الهيكل التنظيمي‪،‬‬ ‫ الوظائف تحدد منشئ الوثيقة ونوعها وليس محتواها‬ ‫ تطبيق كامل لمبدأ نشأة الرصيد‬ ‫‪14‬‬  ‫األسس النظرية لعملية التقييم‬ ‫نظرية األعمار الثالث أو قانون الدورة العمرية ‪:‬‬ ‫نظرية تنبني أساسا على مفهوم القيمة ‪ :‬القيمة األولية والقيمة الثانوية للوثائق و تعتمد‬ ‫على الدورة العمرية للوثائق وبالتالي تعتمد على المبادئ التالية ‪:‬‬ ‫ الفرق بين وثيقة قديمة ووثيقة حديثة إال من حيث القيمة‪،‬‬ ‫ تمر الوثيقة بثالث مراحل عمرية مختلفة تحددها قيمة الوثيقة ‪ :‬مرحلة النشاط‪ ،‬مرحلة شبه النشاط‬ ‫ومرحلة انعدام النشاط بالنسبة للمؤسسة‪.‬‬ ‫المرحلة األولى‪ :‬المرحلة الجارية ‪ :‬هي المدة (عادة تحتسب بعدد السنوات) التي‬ ‫تحفظ خاللها الوثيقة بمكاتب العمل من طرف من أنشأها أو تحصل عليها‪ ،‬خالل هذه‬ ‫المرحلة تكون الوثائق مستعملة باستمرار وبشكل متواتر آلغراض إدارية و‪/‬أو مالية‬ ‫و‪/‬أو قانونية‪،‬‬ ‫تعتبر الوثائق جارية منذ تاريخ نشأتها إلى غاية اإلنتهاء من المهام التي من أجلها‬ ‫أنشئت‪،‬‬ ‫قيمة الوثائق في المرحلة األولى‪ :‬قيمة قانونية ومالية وإدارية‪.‬‬ ‫‪15‬‬  ‫نظرية األعمار الثالث أو قانون الدورة العمرية‬ ‫المرحلة الثانية‪ :‬المرحلة الوسيطة أو شبه النشيطة ‪ :‬هي المدة (عادة تحتسب‬ ‫بعدد السنوات) التي تحفظ خاللها الوثائق وتجري معالجتها بمركز الوثائق‬ ‫الوسيطة داخل المؤسسة أو خارجها‪،‬‬ ‫تكون الوثائق مستعملة بصفة عرضية من طرف من أنشأها أو تحصل عليها‪،‬‬ ‫عادة ألغراض المراجعة والتدقيق والمراقبة‪،‬‬ ‫قيمة الوثائق في المرحلة الثانية ‪ :‬قيمة قانونية ومالية وإدارية‬ ‫المرحلة الثالثة ‪ :‬مرحلة الحفظ الدائم هي المرحلة التي يتم خاللها حفظ‬ ‫الوثائق بصفة دائمة باعتبارها سندا للذاكرة الوطنية ومصدرا للبحوث العلمية ‪/‬‬ ‫التاريخية وذلك بعد انتهاء الحاجة إليها من طرف الجهة التي أنشاتها أو‬ ‫تحصلت عليها‪،‬‬ ‫قيمة الوثائق في المرحلة الثالثة‪ :‬قيمة تاريخية‪ ،‬علمية‪ ،‬ثقافية‪ ،‬تراثية‪ ،‬تربوية‪.‬‬ ‫‪16‬‬  ‫األسس النظرية لعملية التقييم‬ ‫تتجسد نظرية األعمار الثالث و قانون الدورة العمرية في الواقع باستعمال أداة‬ ‫هامة وهي مخرج عملية التقييم‪.‬هذه األداة هي جداول مدد اإلستبقاء‪.‬‬ ‫تتضمن هذه األداة ‪ :‬مدد حفظ كل أنواع الوثائق التابعة للجهة ‪ :‬مدة الحفظ‬ ‫الجاري ومدة الحفظ الوسيط التي تكون عادة بعدد السنوات‪ ،‬كما تحدد المصير‬ ‫النهائي الذي تؤول إليه الوثائق بعد انتهاء قيمتها األولية‪ :‬إتالف أو الترحيل إلى‬ ‫هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وحفظها الدائم‪.‬‬ ‫‪17‬‬  ‫محتوى الجدول وتركيبه‬ ‫يتضمن الجدول بالنسبة إلى كل نوع من الملفات أو الوثائق عدة بيانات ترسم أفقيا في‬ ‫أعمدة هي اآلتية‪:‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪18‬‬  ‫محتوى الجدول وتركيبته‬ ‫‪ -‬رمز التصنيف ‪ :‬المتعلق بموضوع الملف أو الوثيقة حسب نظام التصنيف المعتمد‬ ‫‪-‬الموضوع ‪ /‬عنوان الملف ‪ :‬للتعريف بالملف ويتعين استعمال العنوان الوارد بالقائمة‬ ‫اإلسمية ألنواع الملفات والوثائق‪.‬‬ ‫الجهة المسؤولة ‪ :‬القسم الذي يحتفظ بالوثائق المعنية سواء كان قد أنشأها أو تحصل‬ ‫عليها في نطاق ممارسة مهامها‪.‬ويجب ذكر الوحدة المسؤولة حسب التسمية الواردة‬ ‫بالنصوص القانونية المتعلقة بتنظيم اإلدارة‬ ‫في بعض الحاالت توجد نسخ متعددة من نفس الوثيقة (الكتيب الخاص بالميزانية‪،‬‬ ‫تقرير نشاط ‪ )...‬فعند ذلك يكتب في عمود الوحدة المسؤولة "كل األقسام‪".‬‬ ‫‪19‬‬  ‫محتوى الجدول وتركيبته‬ ‫نسخة أساسية ونسخة ثانوية ‪ :‬توجد بالنسبة إلى بعض الملفات عدة نسخ ويجب في‬ ‫هذه الحالة التمييز بين وضعيتين‪:‬‬ ‫‪-‬نسخ متكررة ألصل وثيقة واحدة توجد بصفة مفردة أو داخل الملف‪ ،‬مثال ذلك‬ ‫جدول إرسال في خمس نسخ‪.‬يتعين عندئذ حفظ النسخ الالزمة وفق ضرورة‬ ‫المصلحة وإتالف البقية‪.‬‬ ‫‪-‬نسخ متكررة من أصل وثيقة واحدة أو من ملف أو أصول متكررة للوثيقة الواحدة‬ ‫أو الملف توجد لدى عدة أقسام معنية للقيام بأعمال تتعلق بهذه الوثائق‪.‬في هذه الحالة‬ ‫يتعين التمييز بين ما نسميه "نسخة أساسية" و"نسخة ثانوية‪".‬‬ ‫‪20‬‬  ‫محتوى الجدول وتركيبته‬ ‫تطلق صفة "النسخة األساسية" على الوثيقة أو الملف الذي يحتوي على أشمل‬ ‫المعلومات حول الموضوع المعني باألمر‪ ،‬وتستخدم هذه النسخة بصفة إلزامية للقيام‬ ‫بالعمل اإلداري الخاص بها‪ ،‬وتمثل جزءا ال يتجزأ منه‪.‬وتحفظ هذه النسخة األساسية‬ ‫لدى الوحدة التي أنشأتها أو تحصلت عليها بحكم مشموالتها‪.‬‬ ‫أما "النسخة الثانوية" فهي تطلق على نسخة مماثلة للنسخة األساسية أو على نسخة توفر‬ ‫أقل معلومات منها وتوجد هذه النسخة الثانوية بوحدة أخرى دون التي أشرفت على‬ ‫إنشاء النسخة األساسية أو تحصلت عليها‪ ،‬وتكون كذلك قيمة استخدامها محدودة‬ ‫بالمقارنة مع النسخة األساسية‪.‬‬ ‫‪21‬‬  ‫محتوى الجدول وتركيبته‬ ‫مثال ذلك الفاتورة التي تتوفر في عدة نسخ أصلية‪ ،‬منها نسخة أساسية تحفظ لدى قسم‬ ‫أو دائرة المالية لكونها معنية بالمصاريف وتمثل هذه النسخة لديها حجة تطالب‬ ‫بحفظها‪.‬أما النسخة الثانوية من هذه الفاتورة‪ ،‬ولو كانت أصال‪ ،‬هي التي ترسل مثال‬ ‫مع المقتنيات المعنية إلى دائرة منتفعة وال تطالب بحفظها لنفس المدة‪.‬لذا‪ ،‬يمكن إتالف‬ ‫النسخ الثانوية بعد مدة قصيرة‪.‬‬ ‫ويشار في الجدول إلى النسخة األساسية أو الثانوية بوضع عالمة » ‪ « x‬في العمود‬ ‫المناسب‪.‬‬ ‫‪22‬‬  ‫محتوى الجدول وتركيبته‬ ‫مدد الحفظ ‪ :‬يمثل هذا الجزء الجانب األساسي من الجداول حيث تض ّمن به مدة حفظ‬ ‫الملف أو الوثيقة وذلك على مرحلتين‪:‬‬ ‫‪-‬فترة جارية يتم أثناءها استبقاء الوثائق بمكاتب العمل لإلستخدام العادي والمتواتر‬ ‫ألغراض إدارية ومالية وقانونية أو غيرها وإلى أن تنجز األقسام المعنية األعمال‬ ‫المنوطة بعهدتها؛‬ ‫‪-‬فترة وسيطة يتم خاللها حفظ الوثائق وجوبا لدى قسم أو دائرة الوثائق بالمؤسسة‬ ‫وذلك في محالت معدة للغرض داخل اإلدارة أو خارجها‪.‬ويكون استخدام الملفات‬ ‫والوثائق طيلة هذه الفترة عرضيا عند الحاجة‪.‬وبانقضاء فترة الحفظ تنتهي حاجة‬ ‫اإلدارة إلى الوثائق المعنية‪.‬‬ ‫‪23‬‬  ‫محتوى الجدول وتركيبته‬ ‫يتم التعبير عن مدة الحفظ عادة بحساب عدد السنوات في كلتا الحالتين (فترة جارية أو‬ ‫فترة وسيطة)‪.‬‬ ‫في بعض الحاالت يتعذر ضبط عدد السنوات الالزمة لذلك‪ ،‬فتُحدّد فترة االستبقاء إلى‬ ‫غاية إجراء عمل إداري معيّن تنتهي بمقتضاه حاجة اإلدارة إلى الوثيقة في الفترة‬ ‫المعنية‪.‬مثال ذلك الملف اإلداري لموظف يبقى جاريا إلى حدّ انقطاع الموظف عن‬ ‫العمل ‪.‬‬ ‫سر في عمود المالحظات بذكر‬ ‫وفي هذه الحالة يوضع هامش في العمود المناسب ويُف ّ‬ ‫هذا اإلجراء اإلداري‪.‬‬ ‫وبالنسبة إلى بعض الوثائق‪ ،‬ال يستوجب األمر حفظها لمدة انتقالية في فترة وسيطة‬ ‫فال يكتب شيء في العمود المناسب ‪.‬‬ ‫‪24‬‬  ‫محتوى الجدول وتركيبته‬ ‫المصير النهائي ‪ :‬يكون المصير الذي تؤول إليه الملفات بعد انتهاء حاجة اإلدارة‬ ‫إليها على النحو التالي‪:‬‬ ‫*الحفظ الدائم والكلي لنوع من الوثائق أو الملفات ويرمز إلى ذلك بـ ‪" :‬ح‪.‬د"‬ ‫*الحفظ الدائم لجزء من الوثائق بعد إجراء فرز وانتقاء مدروس ثم إتالف الباقي‬ ‫والرمز هو ‪" :‬إن"‬ ‫*اإلتالف الكلي للوثائق والرمز هو ‪" :‬إت‪".‬‬ ‫‪25‬‬  ‫محتوى الجدول وتركيبته‬ ‫تحفظ بعض الملفات بصفة دائمة ألنها تمثل مصدرا للبحوث والدراسات في كل‬ ‫المجاالت ومرجعا لبعض القضايا المهمة التي تخص البالد ومستندات لحقوق‬ ‫األشخاص والهيئات‪ ،‬وكذلك سندا للذاكرة الجماعية والذاتية الوطنية‪.‬ويعني الحفظ‬ ‫الدائم ترحيل الوثائق المعنية وجوبا إلى هيئة الوثائق والمحفوظات‬ ‫وفي حالة حفظ جزء فقط من مجموعة ملفات تُحدّد الحقا طرق ومعايير االنتقاء‬ ‫للوثائق المعنية من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات‪.‬ويجري إتالف الوثائق ال ُمعدّة‬ ‫لذلك بعد تأشيرة هيئة الوثائق والمحفوظات وفق األحكام القانونية المطبقة ‪.‬‬ ‫‪26‬‬  ‫األطراف المتدخلة في عملية التقييم‬ ‫في مرحلة األرشيف الجاري ‪:‬‬ ‫يؤخذ بعين اإلعتبار وجهة نظر الموظف المستخدم للوثيقة‪.‬فالموظف‬ ‫يحفظ األرشيف الجاري( بمكتبه لقيمته األولية وإلستعماله المتواتر‬ ‫للوثائق وبالتالي له معرفة‪/‬دراية بالمدة الزمنية التي يمكن ان تقضيها‬ ‫الوثيقة في المكتب حتى إنتهاء حاجته إليها بطريقة متواترة‪.‬‬ ‫يكون قياس تداول الوثيقة وتكرار مرات الرجوع إليها مؤشرا يمكن من‬ ‫تحديد بقائها كأرشيف جاري أو تحويلها كأرشيف وسيط‪.‬‬ ‫يعتبر الموظف هو الطرف األساسي في تحديد مدة حفظ الوثيقة كأرشيف‬ ‫جاري‬ ‫‪27‬‬  ‫األطراف المتدخلة في عملية التقييم‬ ‫في مرحلة األرشيف الوسيط ‪:‬‬ ‫لضبط الفترة شبه النشطة بكل دقة يجب أخذ رأي عدة متدخلين ‪:‬‬ ‫المسؤول القانوني أو المستشار القانوني والمسؤول المالي للمؤسسة ‪ :‬لهم إلمام‬ ‫شامل بالقوانين واللوائح التي تهم القيمة القانونية والمالية لبعض أنواع من الوثائق‪.‬‬ ‫جهة التفقد ومختلف الجهات الرقابية بالمؤسسة ‪ :‬يقومون بمراقبة إنجاز المشاريع‬ ‫وبعمليت تفقد وتقييم عمل المؤسسة ولهم حاجيات خاصة لبعض الوثائق للتدقيق‬ ‫والتثبت عند إنجاز تقاريرهم كالتقارير السنوية‪.‬‬ ‫األرشيفي ‪ :‬للمقارنة مع ما هو جاري به العمل في بعض المؤسسات األخرى‬ ‫المشابهة او بعض البلدان األخرى بالنسبة للوثائق المماثلة‪.‬‬ ‫‪28‬‬  ‫األطراف المتدخلة في عملية التقييم‬ ‫في مرحلة األرشيف النهائي ‪:‬‬ ‫لضبط فترة الحفظ الدائم للوثائق كمحفوظات بكل دقة يجب أخذ رأي‬ ‫األرشيفي ‪ :‬لتحديد الوثائق التي لها قيمة اثباتية للمؤسسة‪ :‬يقيم الوثائق التي تكون‬ ‫شاهدا على كيفية نشأة المؤسسة ونموها وتطور انشطتها ونتائج أعمالها‪.‬‬ ‫الباحثين والمؤرخين في جميع المجاالت ‪ :‬لتحديد القيمة الثانوية للوثائق نظرا لما‬ ‫تحتويه من معلومات تاريخية واقتصادية وسياسية وعلمية وغيرها‪.‬‬ ‫‪29‬‬  ‫معايير تقييم األرشيف والمحفوظات‬ ‫قيم الوثائق ومعايير التقييم‬ ‫تكتسب وثيقة األرشيف منذ نشأتها إلى حين حفظها حفظا دائما قيمتين‪:‬‬ ‫قيمة أولية‪ :‬هي القيمة التي من أجلها تم إنشاء الوثيقة‪.‬هي القيمة التي‬ ‫تكون فيها الوثيقة ضرورية لعمل المؤسسة و اداء مهامها واثبات حقوقها‬ ‫إلخ‪.‬‬ ‫القيمة األولية هي القيمة اإلدارية والقانونية والمالية للوثيقة‪.‬‬ ‫تتمتع وثائق األرشيف بالقيمة األولية في مرحلة األرشيف الجاري‬ ‫واألرشيف الوسيط‬ ‫‪30‬‬  ‫قيم الوثائق ومعايير التقييم‬ ‫القيمة الثانوية ‪:‬‬ ‫هي القيمة التي تكتسبها الوثيقة بعد إنتفاء القيمة األولية اي انتهاء حاجة‬ ‫منشئها لها‬ ‫القيمة الثانوية هي القيمة التاريخية والتراثية والعلمية والثقافية لوثائق‬ ‫األرشيف‬ ‫قيمة المنفعة التي يمكن أن تعود على المؤسسة والمجتمع عند حفظ أنواع‬ ‫معينة من الوثائق‪.‬‬ ‫المحفوظات هي التي تتمتع بالقيمة الثانوية وتحفظ حفظا دائما‬ ‫تنقسم القيمة الثانوية من وجهة نظر التقييم أساسا إلى نوعين‪:‬‬ ‫ القيمة اإلثباتية‬ ‫ القيمة المعلوماتية‬ ‫‪31‬‬  ‫القيمة الثانوية‬ ‫القيمة اإلثباتية ‪:‬‬ ‫هي الوثائق التي تحتوي على إثبات أو برهان على أنشطة وسياسات وقرارات‬ ‫وإجراءات التي قامت بهم المؤسسة‪.‬فهذه الوثائق تمثل عنصر إثبات لوجود‬ ‫المؤسسة ودليل على إنجازاتها‪.‬وبالتالي هناك ضرورة من حفظ الوثائق التي لها قوة‬ ‫إثباتية عالية كدليل يحفظ الحقائق عن المؤسسة‪.‬‬ ‫هناك ‪ 3‬أنواع من الوثائق اإلثباتية ‪:‬‬ ‫ الوثائق التي كان لها استخدام اداري أو قانوني أو مالي دائم‪ :‬الوثائق الحيوية‬ ‫أساسا‪.‬‬ ‫ الوثائق التي أستخدمت في حماية الحقوق‬ ‫ الوثائق التي تعكس تطور المؤسسة من حيث تكوينها ومهامها وسياساتها‬ ‫‪32‬‬ 33  ‫القيمة الثانوية‬ ‫القيمة المعلوماتية‬ ‫هي القيمة التي تساهم في تطوير البحث والدراسات في مختلف‬ ‫المعارف والعلوم والتقنيات‪.‬‬ ‫أبرز أنواع الوثائق التي لها قيمة معلوماتية مثل ملفات القضايا بالمحاكم‬ ‫أو ملفات الطلبة أو الملفات الطبية‪.‬فعادة ما تكون اعدادها كبيرة وهامة‬ ‫من حيث القيمة المعلوماتية ولكن‪ ،‬ال يمكن حفظ كل الملفات‪.‬فالحل‬ ‫يكمن في اإلعتماد على عملية اإلنتقاء ألخذ عينة من هذه الملفات وذلك‬ ‫بضبط معايير اإلنتقاء‪.‬‬ ‫‪34‬‬ ‫متطلبات تحديد القيمة المعلوماتية‬ ‫‪35‬‬ ‫متطلبات تحديد القيمة المعلوماتية‬ ‫‪36‬‬  ‫منهجية إعداد الجدول‬ ‫‪ -1‬إعداد اإلستمارات‬ ‫يمكن أعداد نوعين من اإلستمارات‬ ‫ اإلستمارات الخاصة بالملفات‪ :‬يستحسن استعمال ورقة واحدة لكل ملف ويمكن‬ ‫عند اإلقتضاء نقل اإلستمارة على ورقة ‪ A 3‬لتصبح أعمدة الجدول طويلة إذا‬ ‫كانت الوثائق المكونة للملف عديدة‪.‬وترقم مختلف أوراق اإلستمارات ويوضع‬ ‫الرقم في أعلى اإلستبيان على اليسار‬ ‫ اإلستمارة المتعلقة بالوثائق المفردة‪ :‬تستعمل إستمارة واحدة لعدة وثائق مفردة‪.‬‬ ‫كما يمكن إستعمال إستمارة واحدة تخصص للملفات وللوثائق المفردة‬ ‫‪37‬‬  ‫منهجية إعداد الجدول‬ ‫‪ -2‬تحديد قواعد حفظ‬ ‫تتمثل قواعد الحفظ في فترة بقاء الوثيقة كأرشيف جاري و فترة بقائها كأرشيف وسيط‬ ‫وتشمل قواعد الحفظ النسخ األساسية والنسخ الثانوية‪.‬‬ ‫تحديد قواعد حفظ النسخ األساسية‪:‬‬ ‫لتحديد قاعدة حفظ النسخ األساسية يجب أخذ رأي‪:‬‬ ‫المسؤول القانوني‬ ‫المسؤول المالي‬ ‫جهة التفقد ومختلف هياكل الرقابة‬ ‫هيئة استشارية يكون رأيها مفيدا‬ ‫المقارنة مع ما هو جاري به العمل في البلدان األخرى بالنسبة للوثائق المماثلة‪.‬‬ ‫أخذ رأي الموظف حتى تحدد فترة بقاء الوثيقة بالمكتب كأرشيف جاري‬ ‫توزيع القيمة األولية بين الفترة العمرية األولى والفترة الثانية‪.‬‬ ‫‪38‬‬  ‫منهجية إعداد الجدول‬ ‫تحديد قواعد حفظ النسخ الثانوية‪:‬‬ ‫الفترة النشطة ‪ :‬أقل مما يسند للنسخة األساسية‪.‬‬ ‫الفترة شبه نشطة ‪:‬اليسند لها مدة‪.‬‬ ‫المصير النهائي ‪ :‬يكون عادة اإلتالف‪.‬‬ ‫مالحظة‪ :‬وثائق ال يجدر حفظها كأرشيف وسيط مثال النسخ المتكررة من نفس الوثيقة‬ ‫األساسية‪.‬‬ ‫‪39‬‬  ‫منهجية إعداد الجدول‬ ‫‪ -3‬تحديد المصير النهائي‬ ‫بعد انتهاء حاجة اإلدارة المنشئة لوثائقها يكون مصيرها على النحو التالي ‪:‬‬ ‫ الحفظ الدائم والكلي لنوع من الوثائق ويرمز إلى ذلك بـ ‪" :‬ح‪.‬د"‬ ‫ الحفظ الدائم لعينات من الوثائق وإتالف الباقي والرمز هو ‪" :‬إ‪.‬ن"‬ ‫ اإلتالف الكلي للوثائق والرمز هو ‪" :‬إ‪.‬ت"‬ ‫‪40‬‬ ‫منهجية إعداد الجدول‬ ‫‪ -4‬تحديد رقم قاعدة الحفظ‬ ‫‪41‬‬ ‫منهجية إعداد الجدول‬ ‫رقم قاعد الحفظ‬ ‫‪42‬‬  ‫منهجية إعداد الجدول‬ ‫‪ 5‬اإلعداد النهائي لجدول مدد اإلستبقاء‪:‬‬ ‫جمع اإلستمارات ونقل البيانات في شكل جدول مسترسل يضم الملفات والوثائق‬ ‫ترتب هذه البيانات حسب هيكلة المؤسسة مع إسناد عدد رتبي تسلسلي لكل ملف أو‬ ‫وثيقة‪.‬‬ ‫تقسيم الجدول حسب التنظيم الهيكلي للمؤسسة‪.‬‬ ‫‪43‬‬  ‫منهجية إعداد الجدول‬ ‫في جدول الوثائق والملفات‪ ،‬يجب إضافة عمودين على يمين عنوان الملف أو الوثيقة‪:‬‬ ‫ عمود يخصص لرقم قاعدة الحفظ‪ :‬هي أرقام تسند لكل وثيقة أو ملف‪.‬إختيار هذه األرقام يتم‬ ‫حسب تسلسل منطقي‪ :‬حسب التنظيم الهيكلي وحسب رتبة الملف في القائمة‬ ‫ عمود يخصص لذكر رمز تصنيف الوثيقة أو الملف مأخوذ من نظام تصنيف الوثائق والملفات‬ ‫‪44‬‬  ‫منهجية إعداد الجدول‬ ‫المكونات المادية لجدول مدد حفظ الوثائق‬ ‫كأداة إدارة نظام الوثائق‪ ،‬يتكون جدول مدد حفظ الوثائق من األجزاء‬ ‫التالية‪:‬‬ ‫ توطئة عامة حول جداول مدد حفظ الوثائق وطريقة استعمالها‬ ‫ قائمة المصطلحات المستخدمة توضع قبل الجدول‪.‬‬ ‫ قواعد الحفظ على شكل جدول‪.‬‬ ‫ كشاف ألفبائي ألسماء الملفات والوثائق يتضمن اإلحالة إلى العدد الرتبي‬ ‫للقاعدة المستعملة للملف أو الوثيقة‬ ‫‪45‬‬  ‫منهجية إعداد الجدول‬ ‫تحديث جداول مدد استبقاء‬ ‫تعتبر عملية تحديث جداول مدد اإلستبقاء ضرورية إلستمرارية نجاح نظام إدارة‬ ‫الوثائق في المؤسسات لإلعتبارات التالية ‪:‬‬ ‫ الهياكل التنظيمية ووظائف المؤسسات الحكومية متغيرة (دمج مؤسستين مثال)؛‬ ‫ الوثائق والملفات التي تنتجها المؤسسات متغيرة؛‬ ‫ تقييم عملية تطبيق جدول مدد اإلستبقاء يمكن من معرفة بعض النقائص مما يستوجب مراجعته‬ ‫لتطويره وبالتالي يجب تحديثه‬ ‫‪46‬‬ 47